Kommunens evisoe Vänesbogs Kommun Vekställighet av Kommunfullmäktiges beslut Götebog 2005-05-16 ERNST & YOUNG AB Vilhelm Rundquist
Kommunens evisoe Sammanfattning Enst & Young ha på de fötoendevalda evisoenas uppdag ganskat vekställigheten av fullmäktiges beslut. Syftet med ganskningen ha vait att ganska fullmäktiges beslut fån det att de ha fattats tills dessa att de vekställts, följts upp och åteappoteats. Nedan edovisa vi våa fågeställninga samt slutsatse: Hu säkeställs att beslut som fattats i fullmäktige komme nämndena till del? Hu säkeställs att fullmäktigebeslut vekställs? Avappoteas vekställigheten till fullmäktige och i så fall på vilket sätt? Hu hanteas fullmäktiges beslut i nämndena? Utifån de beslut vi ganskat kan vi konstatea att: kommunallagens intentione avseende beedning av äenden följts. det famgå i potokoll, veksamhetsplane och veksamhetsbeättelse hu besluten hanteats i beöda nämnde. samtliga nämnde ha fattat beslut om hu vekställigheten skall åteappoteas till fullmäktige. det finns kommungemensamma utine fö hu vekställigheten av fullmäktiges beslut följs upp och att dessa följs. Vå bedömning ä att uppättade utine fö hu fullmäktiges beslut skall kommuniceas och expedieas fungea väl i Vänesbogs kommun. Beedningsgången ä tydlig och följe kommunallagens intentione.
Innehållsföteckning Sammanfattning 2 Innehållsföteckning 3 1. Inledning 4 1.1 Syftet 4 1.2 Metod och uval 4 1.3 Bakgund 4 2. Ganskade beslut 5 2.1 Samodnad måltidspoduktion, dn 2004.276 5 2.1.1 Bakgund till beslutet 5 2.1.2 Beslut 6 2.1.3 Implementeing och uppföljning av beslutet 6 2.1.4 Våa kommentae 7 2.2 Dispositionsätt ehållet av efte Paul Lindgen, dn 2004.178 7 2.2.1 Bakgund till beslutet 7 2.2.2 Beslut 7 2.2.3 Implementeing och uppföljning av beslutet 8 2.2.4 Våa kommentae 8 2.3 Kultuplan fö Vänesbogs kommun, dn 2003.206 8 2.3.1 Bakgund till beslut 8 2.3.2.Beslut 9 2.3.3 Implementeing och uppföljning av beslutet 9 2.3.4 Våa kommentae 9 3. Kommunens utine fö att säka att fullmäktiges beslut vekställs och åteappoteas till fullmäktige 9 3.1 fullmäktigebeslut till nämnd 9 3.2 Uppföljning av vekställighet och 10 4. Vå bedömning 11 3
1. Inledning Enst & Young ha på de fötoendevalda evisoenas uppdag ganskat vekställigheten av fullmäktiges beslut. 1.1 Syfte Syftet ä att ganska om beslut fattade av fullmäktige ha blivit vekställda och att de ha blivit så i enlighet med det uspungliga beslutet. Följande fågeställninga skall belysas: Hu säkeställs att beslut som fattats av fullmäktige komme nämndena till del? Hu säkeställs att fullmäktigebeslut vekställs? Avappoteas vekställigheten till fullmäktige och i så fall på vilket sätt? Hu hanteas fullmäktiges beslut i nämndena? 1.2 Metod och uval Ett uval av fullmäktige beslut fån å 2003 och å 2004 ha valts ut. Uvalet ä gjot efte genomgång av samtliga fullmäktigepotokoll fö dessa å. De fötoendevalda evisoena ha utifån en buttolista valt ut följande te beslut: Samodnad måltidspoduktion, dn 2004.276 Dispositionsätt ehållet av efte Paul Lindgen, dn 2004.178 Kultuplan fö Vänesbogs kommun, dn 2003.206 Vi ha följt besluten genom ganskning av nämndspotokoll, uppdagshandlinga, undelag och intevjue med ansvaiga tjänstemän. 1.3 Bakgund Vaje å fatta fullmäktige ett stot antal beslut som ä av pincipiell betydelse fö kommunen. Nä ett beslut ha fattats som beö en nämnd elle styelse lämnas beslutet öve till den beöda nämnden/styelsen som sedan ha till uppgift att tillse att beslutet bli vekställt. Fullmäktiges oll egleas i Kommunallagens 3 kap. 9. Fullmäktige besluta fämst i äenden öande: mål och iktlinje fö veksamheten budget, skatt och anda viktiga ekonomiska fågo nämndenas oganisation och veksamhetsfome val av ledamöte och esättae i nämnde och beedninga val av evisoe och evisosesättae gundena fö ekonomiska fömåne till fötoendevalda åsedovisning och ansvasfihet fö styelse och nämnde samt folkomöstning 4
Fullmäktige besluta även i anda fågo som anges i kommunallagen elle i anda föfattninga. Fullmäktige skall tillsätta en kommunstyelse samt de nämnde som utöve styelsen behövs fö att fullgöa kommunens uppgifte enligt säskilda föfattninga elle fö veksamheten i övigt. Det ä således fullmäktiges uppgift att ta ställning till vilka nämnde som skall finnas och uppgiftsfödelningen mellan dem. En nämnd ha enligt kommunallagens 6 kap. 7 till uppgift att se till att veksamheten bedivs i enlighet med de mål och iktlinje som beslutats av kommunfullmäktige samt de föeskifte som gälle fö veksamheten. Innan ett beslut i ett äende kan tas skall det ha beetts, antingen av en nämnd elle av fullmäktigebeedning (5 kap. 26 ). Syftet ä att till fullmäktige ta fam ett tillfölitligt och allsidigt belyst undelag. Det ä viktigt att de nämnde som beös få möjlighet att tillföa sina synpunkte. Det ingå således alltid ett visst mått av sakpövning i beedningen. Detta makeas ytteligae genom att nämndena och fullmäktigebeedningana föutsätts utfoma föslag till beslut. Kommunstyelsen ä alltid den sista instansen i beedningspocessen och ä yttest ansvaig fö beedningen av alla äenden. Kommunstyelsen beede nomalt alla äenden som skall behandlas i fullmäktige. Kommunstyelsen svaa fö att långsiktig planeing på det ekonomiska omådet samodnas. Styelsens uppgift ä att lämna ett slutligt föslag till beslut fö fullmäktige. Alla handlinga i äendet skall ha kommit till fullmäktiges kännedom och inga ytteligae omständighete få i pincip tillföas äendet i detta skede. Nä fullmäktige sammantäde tas beslut i de äenden som anmälts på dagodningen. Enligt 5 kap 23 i kommunallagen få äenden i fullmäktige väckas av: En nämnd En ledamot genom motion Revisoena om äendet gälle fövaltning som ha samband med evisionsuppdaget En fullmäktigebeedning Styelsen i ett sådant föetag som avses i 3 kap. 17. Potokollet skall justeas inom två vecko och det skall anslås två daga efte det att det ha justeats. Beslutet anslås efte justeingen tills dess att tiden fö ätt att öveklaga beslutet gått ut. Registato expediea de veksamhete som ä beöda av äendet. 2. Ganskade beslut 2.1 Samodnad måltidspoduktion, dn 2004.276 2.1.1 Bakgund till beslutet Kommunstyelsen beslut vid sammantäde 2003-11-19, 276, att uppda åt kommunchefen att tillsätta en abetsgupp med uppdag att abeta med fågan om samodnad måltidspoduktion. En abetsgupp tillsattes unde ledning av utvecklingsseketeae Las Rudstöm. Abetsguppens utedning diskuteades vid kommunstyelsens abetsutskotts sammantäde 2004-05-26, 55. Kommunstyelsens abetsutskott beslöt vid sitt sammantäde att emittea utedningen fö yttande till Samhällsbyggnadsnämnden, Gymnasienämnden, Ban- och ungdomsnämnden, Socialnämnden samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden. 5
Utvecklingsseketeaen infomeade Kommunstyelsen om utedningen vid dess sammantäde 2004-09-15, 218. Samtidigt edovisades nämndenas emissva. Kommunstyelsen behandlade äendet vid sitt sammantäde 2004-09-29, 229. Kommunstyelsen beslöt att föeslå fullmäktige att besluta: Att ställa sig positiv till den av abetsguppen famtagna appoten Att uppda åt samhällsbyggnads att fövekliga föslaget. Detta inbegipe även att göa avsteg fån appoten som efodas fö att få en så väl fungeande veksamhet som möjligt Att uppda åt Samhällsbyggnadsnämnden att senast vid åsskiftet 2005/2006 åteappotea till Kommunstyelsen om hu abetet fotskide Att uppda åt kommunchefen att ytteligae föbätta ett köp/säljsystem som passa veksamheten i appoten Att eglementet fö Samhällsbyggnadsnämnden kompletteas med att den skall svaa fö ifågavaande veksamhet 2.1.2 Beslut I äende 77, dn 2004.276 beslöt fullmäktige att besluta i enlighet med Kommunstyelsens föslag. Av beslutet famgå att potokollsutdag skall skickas till: Samhällsbyggnadsnämnden Gymnasienämnden Ban- och Ungdomsnämnden Socialnämnden Miljö- och Hälsoskyddsnämnden Las Rudstöm Av den potokollskopia vi tagit del av famgå att expedieing av potokollet skedde 2004-11-01. 2.1.3 Implementeing och uppföljning av beslutet Fövaltningschefen begäde att utifån fullmäktiges beslut få i uppdag av nämnden att ända oganisationen så att den stödje fullmäktiges beslut. Nämnden ha fattat beslut i fågan 2004-12-09, 153, Dn 2004.137. Fö att genomföa uppdaget ha fövaltningschefen bildat en gupp som ha ansva att sköta övetagandet av pesonal, oganisea veksamheten och skiva avtal med fövaltningana. Guppen ha i stot slutföt sitt abete. Det ä endast en del diskussione med ban- och ungdomsnämnden och gymnasienämnden som åtestå. 6
Kommundiektöen fick enligt fullmäktiges beslut i uppdag att ytteligae föbätta ett köp/säljsystem som passa veksamheten i appoten. Han ha tillsammans med samhällsbyggnadschefen samlat en abetsgupp. Guppen ha dagit upp linje fö vad ett utvecklat köp/säljsystem skall innehålla. Guppens abete följs upp i ledningsguppen och skall vaa klat unde våen å 2005. En åteappoteing till kommunstyelsen komme att ske unde mas månad. Uppföljningen av fullmäktiges beslut ske dels i samband med uppföljning av avtal samt månadsvis i fövaltningen. Åteappoteing komme att ske till fullmäktige senast vid åsskiftet å 2005/2006. Nämndens eglemente ha inte ändats så som beslutats. 2.1.4 Våa kommentae Nämnden ha till stoa dela följt fullmäktiges beslut. Tidsplanen följs och åteappoteing komme att ske i enlighet med beslutet. Nämnden bö begäa av fullmäktige att eglementet ändas så att nämndens ansvasomåde stämme med den faktiska veksamheten. 2.2 Dispositionsätt ehållet av efte Paul Lindgen, dn 2004.178 2.2.1 Bakgund till beslutet Socialnämnden ha av Paul Lindgen fått ett av om 243 300 k efte avsskatt. Enligt testamentet skall avet användas fö att föbätta och fösköna den sociala miljön fö boende på sjukhem och åldedomshem i Vänesbogs kommun. Socialnämnden behandlade äendet vid sitt sammantäde 2004-02-26, 25 och beslöt att anhålla hos kommunstyelsen om att få ta emot avet och få bemyndigande att disponea medlen i enlighet med testamentet. Kommunstyelsen behandlade äendet vid sitt sammantäde 2004-03-31, 106 och beslöt att föeslå kommunfullmäktige att besluta att med tacksamhet mottaga av fån Paul Lindgen om 242 300 k efte avsskatt och bemyndiga socialnämnden att disponea medlen i enlighet med uppättat testamente. 2.2.2 Beslut Fullmäktige beslutade i enlighet med Kommunstyelsens föslag. Av potokollet famgå att potokollsutdag skall skickas till: Paul Lindgens dödsbo Socialnämnden Av den potokollskopia vi tagit del av famgå även att potokollet ä expedieat enligt uppdag 2004-05-11. 7
2.2.3 Implementeing och uppföljning av beslutet Socialnämnden beslöt vid sitt sammantäde 2004-06-23 att utifån fullmäktiges beslut, avdelningschefen fö våd- och omsog ges ätten att disponea medlen efte ehållet av fån Paul Lindgen i enlighet med uppättat testamente samt att Socialnämnden skall infomeas om hu medlen ha använts. Av samtal med avdelningschefen fö våd- och omsogsfövaltningen famgå att: Medlen inte tagits i anspåk, men att så komme att ske unde å 2005 En abetsgupp bildats fö att besluta om hu medlen skall födelas mellan kommunens säskilda boenden och om vilka inköp som skall ske. Avdelningschefen ha fö avsikt att edovisa fö Socialnämnden hu medlen använts i samband med att veksamhetsbeättelsen fö å 2005 edovisas i nämnden. 2.2.4 Våa kommentae Äendet ä koekt behandlat. Nämnden ha vekställt fullmäktiges beslut i enlighet med beslutet och ha hanteat fågan på ett sådant sätt att det säkeställs att avet efte Paul Lindgen används i enlighet med hans önskan. 2.3 Kultuplan fö Vänesbogs kommun, dn 2003.206 2.3.1 Bakgund till beslut Kommunfullmäktige beslöt vid sitt sammantäde 2002-12-17, N 29, att fastställa en ny politisk oganisation innebäande bland annat att en kultunämnd inättades. Med anledning av den nya oganisationen skulle en kultuplan uppättas fö Kultunämnden veksamhetsomåde. Kultunämnden beslöt vid sitt sammantäde 2003-02-12 att uppda åt fövaltningen att utabeta ett föslag till kultuplan. Vid Nämndens sammantäde 2003-03-03, 12 beslutade nämnden att anta fövaltningens föslag till kultuplan som sitt. Kultuplanen skulle gälla mandatpeioden 2003-2006. Föslaget föedogs kommunstyelsen vid dess sammantäde 2003-05-21, 137. Kommunstyelsen beslutade att åteemittea äendet till kultunämnden. Ett evideat föslag pesenteades fö kultunämnden vid dess sammantäde 2003-11-03. Nämnden beslöt att anta planen och att övesända föslaget till kommunstyelsen. Kommunstyelsen beslöt vid sitt sammantäde 2003-12-03, 296 att föeslå kommunfullmäktige att anta evidead kultuplan datead 2003-10-14 att gälla unde mandatpeioden 2003-2006. 8
2.3.2 Beslut Fullmäktige beslutade vid sitt sammantäde 2003-12-16, 123 i enlighet med Kommunstyelsens föslag. Av potokollet famgå att potokollsutdag skall skickas till: Kultunämnden Föfattningana Infomationsavdelningen Av den potokollskopia vi tagit del av famgå att expedieing av potokollet skedde 2004-01- 09. 2.3.3 Implementeing och uppföljning av beslutet Unde det fösta ået som kultuplanen gällt ha nämnden och fövaltningen i fösta hand abetat med att implementea planen i befintliga veksamhete. De ha samvekat med banoch ungdomsnämnden i detta abete. En kultuseketeae komme att anställas unde å 2005. Av veksamhetsplanen fö å 2004 famgå hu nämnden abetat med att fövekliga planen. 2.3.4 Våa kommentae Å 2004 va fösta ået som gällande kultuplan ha kunnat påveka veksamhetens iniktning och innehåll. I ett fösta skede kävs att samtliga medabetae få en inblick och en föståelse fö planen. Det ä däfö natuligt att nämnden i fösta hand iniktat sig på att implementea planen i den egna veksamheten. Att nämnden edan unde fösta ået utvecklat samvekan med ban- och ungdomsnämnden se vi som positivt. 3. Kommunens utine fö att säka att fullmäktiges beslut vekställs och åteappoteas till fullmäktige 3.1 Fullmäktigebeslut till nämnd Uppdag till en nämnd att vekställa ett beslut ske antingen genom att potokollsutdag sänds diekt till beöd nämnd elle att kommunstyelsen elle kommunstyelsens fövaltning ges ett uppdag att tillse att beöd nämnd infomeas om fullmäktiges beslut. I sistnämnda fall sänds en skivelse fån kommunstyelsens fövaltning. Till skivelsen bifogas potokollsutdag av vilket fullmäktiges beslut famgå. Expedieingen av potokollsutdag noteas i akten på kommunkansliet. Expedieingen diaiefös hos kommunstyelsen. 9
Någon säking av att potokollsutdag espektive skivelse tas emot på beöd nämnd föetas inte. Däemot expedieas kommunfullmäktiges potokoll i sin helhet till nämnde och fövaltninga. I fletalet fall åtekopplas kommunfullmäktiges beslut till fövaltningschefena vid de egelbundna öveläggninga som äge um i den fövaltningsövegipande ledningsguppen (FÖL). 3.2 Uppföljning av vekställighet Enligt av kommunfullmäktige fastställt eglemente ä kommunstyelsen ansvaig fö att tillse att uppföljning ske till kommunfullmäktige fån samtliga nämnde om hu veksamheten utvecklas och hu den ekonomiska ställningen ä unde budgetået ( 3 i eglementet). I kothet ske det på följande sätt: Den helt domineande delen av de beslut i kommunfullmäktige som ta beö nämndena ske genom Mål- och esusplanen. Åtekoppling ske genom att espektive nämnd enligt sitt eglemente egelmässigt till fullmäktige skall appotea hu nämndens veksamhet utvecklas och hu nämndens ekonomiska ställning ä unde budgetået. Unde det löpande ået ske denna uppföljning och åteappoteing genom delåsboksluten. Åligen ske också uppföljning av beslut och åteappoteing i åsbokslutet och genom ett säskilt dokument Nämndenas veksamhetsbeättelse. Kommunstyelsens uppgift att se till att fullmäktiges beslut vekställs fullgös i övigt genom egelbundna täffa mellan kommunstyelsens pesidium och espektive nämnd pesidium samt genom budgetbeedningens öveläggninga med nämndpesidiena. På tjänstemannasidan ske motsvaande genom egelbundna öveläggninga i FÖL men också genom kommunchefens diekta kontakte med fövaltningschefena. Vidae ha kommunstyelsens fövaltningskonto till uppgift att inom sina espektive ansvasomåden tillse att fullmäktiges beslut vekställs vilket ske på olika sätt. Åteappoteingen ske på sätt som beskivits tidigae. I undantagsfall kan åteappoteingen ske på annat sätt. En annan typ av uppföljning av kommunfullmäktiges beslut gälle olika policyfågo samt pogam. Det kan gälla pesonalpolitiska fågo dä beslut följs upp av pesonalkontoet och som åligen åteappoteas av kommunstyelsen till fullmäktige i Pesonalekonomisk edovisning-hälsobokslut. Ett annat exempel ä det handikappolitiska pogammet som genom handikappådet följs upp åligen och åteappoteas till fullmäktige 10
4. Vå bedömning Vå bedömning ä att uppättade utine fö hu Kommunfullmäktiges beslut skall kommuniceas och expedieas fungea väl i Vänesbogs kommun. Beedningsgången ä tydlig och följe kommunallagens intentione. Vi ekommendea Samhällsbyggnadsnämnden att tillse att dess eglemente ändas så att det öveensstämme med nämndens uppdag. Götebog 2005-05-16 ERNST & YOUNG AB Vilhelm Rundquist 11