Styrelsen nr 11/2014 ÄRENDELISTA till sammanträde fredagen den 14 november 2014 kl 12.00 i styrelserummet. Paragraf Ärende 86. Sammankallande och beslutsförhet. 87. Justering av protokoll. 88. Föredragningslistans godkännande. 89. Strejkinformation. 90. Budgetuppföljning per september 2014. 91. Ombildning av tjänst - specialplanerare till controller. 92. Ombildning av tjänst - budgetplanerare till controller. 93. Styrelsens mötesdagar januari - juni 2015. 94. Parkeringssituationen för anställda inom ÅHS. 95. Delgivning. OBS. Vänligen meddela Anita Husell-Karlström, tel. 538 412 eller e-post anita.husell-karlstrom@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Mia Hanström Ordförande
PROTOKOLL Nr 11 Datum fredagen den 14 november 2014 Paragraf nr 86-95 Plats och tid Styrelserummet kl. 12.00 14.10 Beslutande Mia Hanström ordförande Roger Jansson vice ordförande Runar Karlsson ledamot Stig Brolin ledamot Torbjörn Björkman ledamot Hanna Segerström ledamot Nina Lindfors ledamot Föredragande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör Övriga närvarande Jaana Lignell chefläkare Marie Lövgren ekonomichef Bengt Michelsson vårdchef Solveig Carlsson personalchef Carina Aaltonen minister Roger Nordlund minister, närvarande under 89 Tiina Holmberg arkitekt närvarande under 94 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Roger Jansson Mia Hanström Ordförande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 86 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 87 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Beslöt utse Roger Jansson till protokolljusterare. FÖREDRAGNINGSLISTANS GODKÄNNANDE 88 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista godkänns. BESLUT: Beslöt godkänna föredragningslistan med tillägg av en delgivning. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1 :
STREJKINFORMATION 89 Tehy varslade torsdagen den 23 oktober 2014 om strejk per 6.11.2014 kl 14.00. Landskapsregeringen anhöll hos riksförlikningsmannen om att skjuta upp strejken med 21 dagar. Riksförlikningsmannen meddelade att en ev. strejk bryter ut 20.11.2014 kl. 14.00. Förhandlingar äger rum i Helsingfors hos riksförlikningsman Esa Lonka. Det är riksförlikningsmannen som styr förhandlingarna. Från landskapsregeringen deltar Tiina Robertsson och Terese Åsgård och från ÅHS deltar Bengt Michelsson och Solveig Carlsson. Förhandlingsdelegationen har per 14.11 varit totalt 4 dagar i Helsingfors. På ÅHS pågår planeringen inför en ev. Tehystrejk. Informationen är viktig i det här läget och kontinuerliga möten hålls med klinikchefer och överskötare, icke tehyiter, läkare och övrig personal. Media följer noggrant läget och hälso- och sjukvårdsdirektören är ansvarig för informationen. Vi planerar att samla medicinska, kirurgiska och geriatriska patienter på en allvårdsavdelning med 30 vårdplatser. Allvårdsavdelningen placeras på medicinavdelningen. Förflyttningen av patienterna på rehab- och geriatrikliniken till alternativa omhändertaganden har påbörjats och personalen skolas in på allvårdsavdelningen i den takt det är möjligt. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
STREJKINFORMATION. 89 I dagsläget planerar vi också hålla en sluten avdelning på psykiatrin öppen samt några platser på barn- och ungdomsavdelningen. Tandvårdskliniken, ögonkliniken samt öron-, näs- och halskliniken jobbar med lägre bemanning. Tandvårdsmottagningen i Godby stängs. ÅHS kommer att ha ett operationsteam för akuta operationer samt röntgen och laboratoriet för akut undersökningar. Akuten och hälsocentralen i Mariehamn (läkare + sekreterare) håller öppet för akuta ärenden. Ett meddelande har gått ut till de patienter som har planerad operationstid under en ev. strejk. Av meddelandet framgår att personen blir uppringd om det blir strejk och att operationstiden annulleras. En ny operationstid ges ut så fort det är möjligt. De patienter som under dessa förutsättningar inte vill hålla kvar sin operationstid erbjuds ny operationstid så snart som möjligt. Orsaken till att vi gör så här är att vi inte vill gå med tomma salar en dag mer än nödvändigt och då måste det bli ett dag-till-dag ställningstagande om planerat operationsprogram kan genomföras eller om vi bara kan ta akuta operationer. Den operationspersonal som står till förfogande under strejken kommer att infinna sig varje morgon för dagsplanering. Då kan dom också snabbt dra igång ordinarie operationsverksamhet om strejken t.ex. avblåsts under natten eller kvällen innan. Beträffande operationsplanering för veckan innan ev strejkstart (dvs 17-19 nov) så har vi planerat endast dagkirurgisk verksamhet eller kirurgi där patienterna endast ligger till dagen efter. Onsdagen (dag före ev strejkstart) utförs endast dagkirurgisk verksamhet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
STREJKINFORMATION. 89 Vi planerar att ha ¼ av vårdplatserna under en ev. strejk, fördelat enligt följande: Barn- och ungdomsavdelningen 3 BB-gynavdelningen 4 Psykiatriska avdelningen 9 IVA 1 Allvårdsavdelningen 30 Totalt 47 vårdplatser IVA platsen flyttas till torget på akutmottagningen. Avtalssjukhusen i Åbo och Uppsala är vidtalade. ÅHS har varit i kontakt med Valvira angående frågan om läkare får utföra arbete som vanligtvis görs av sjukskötare. ÅHS har fått svaret att läkare kan utföra uppgifter som sjukskötare brukar utföra men om läkaren inte har erfarenheten eller kunskapen behöver han/hon själv ta ansvar att säga till att han/hon inte kan utföra uppgiften. Allmänheten har uppmanats att lämna prover före 20.11 om läkarbesöket infaller under en eventuell strejk. VIKTIGT MEDDELANDE från LABORATORIET vid ÅHS Har du fått kallelse till provtagning inför ett läkarbesök som kan infalla under en eventuell strejk? (strejken kan bryta ut 20.11.2014 kl. 14.00) Vänligen besök då provtagningen vid ÅHS så fort som möjligt enligt följande öppettider: Måndag-torsdag kl. 07.45-13.30 Fredag (och dag före helg) kl. 07.45-12.00 Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
STREJKINFORMATION. 89 Vi behöver skyddsarbete för att klara vissa kritiska verksamhetspunkter. ÅHS har två kanaler för diskussioner om skyddsarbete, riksförlikningsmannen och tjänstetvistnämnden. Landskapsregeringen har begärt att tjänstetvistnämnden prövar om den planerade stridsåtgärden är samhällsfarlig och om man kommer fram till att den är det, så ska parterna uppmanas att avstå från åtgärden eller begränsa den så, att den inte längre är samhällsfarlig. I 12 3 mom LL om tjänstekollektivavtal avses med skyddsarbete arbete som vid arbetsstrid är oundgängligt för förhindrande av fara för medborgarnas liv och hälsa eller för skyddande av sådan egendom, som särskilt utsätts för fara till följd av arbetsstriden. Om vi inte blir beviljade skyddsarbete för planerade förlossningar kommer gravida som är i vecka 37 eller senare den 20.11 att behöva åka från Åland nära en överenskommen förlossningsklinik och förlösa. Orsaken är att medicinsk säkerhet inte kan garanteras utan skyddsarbete. Det rör sig om ca 20 gravida som den 20.11 är i vecka 37 eller senare. Dessa gravida är kontaktade per telefon för att efterhöra deras önskemål. Vi behöver ständigt påminna varandra om att vi ska jobba ihop före och efter en ev. strejk. Vi behöver hjälpas åt, vara flexibla och skilja på sak och person. Vi finns här för våra patienter och vi ska göra allt för att de ska bli så lite lidande som möjligt. FÖRSLAG: Ovannämnda information antecknas till kännedom. Finansminister Roger Nordlund deltar vid mötet. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
BUDGETUPPFÖLJNING PER SEPTEMBER 2014 90 ÅHS ÅHS lämnade ett överskott 2013 på ca 3,53 miljoner (2,93 miljoner + överskottet från 2012 på ca 598 000). Av överskottet 2013 fördelades 501 000 (sänkt budgetram) + 110 000 (friskvård och förbättrad tillgänglighet) till driftbudgeten och 1,2 milj. fördelades till investeringsbudgeten. ÅHS reserv för 2014 är 1,72 miljoner. ÅHS har en kostnadsram 2014 som är 635 000 högre än 2013. September De totala kostnaderna för ÅHS är ca 2,06 milj. högre än 2013. De totala kostnaderna för Linjeorganisationen är ca 1,9 milj. högre än 2013. De totala kostnaderna för Stabsorganisationen är ca 0,17 milj. högre än 2013. Den största orsaken till kostnadsökningen är externvården utom Åland. De totala intäkterna är ca 0,29 milj. lägre än 2013. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
BUDGETUPPFÖLJNING PER SEPTEMBER 2014 90 Prognos Prognosen per september för hela ÅHS pekar på ett budgetunderskott för inkomster på ca 0,3 milj. och ett budgetöverskott för kostnader på ca 0,56 milj. (exkl. överskott 2013). Prognosen följer försiktighetsprincipen och bygger på budgetuppföljningsrapporterna, historisk och framtida kostnadsanalys samt övrig tillgänglig information om verksamheten. Kostnaderna för extern vård utom Åland är fortsättningsvis på en rekordhög nivå. Av verksamhetsenheterna har kirurgikliniken ett förväntat budgetunderskott. Orsaken är bl.a. höga kostnader för läkarkonsulter p.g.a. brist på egna läkare men också för att kostnadsposten vårdmaterial är underbudgeterad (vissa kostnader som tidigare kostnadsförts på OP-AN-IVA kliniken belastar idag kirurgikliniken). Personalkostnader Personalkostnaderna är ca 297 000 högre än 2013. Lönekostnaderna för läkare är lägre än förra året (p.g.a. läkarbrist) medan lönekostnaderna för vårdpersonal och övrig personal är högre. Konsumtionskostnader Konsumtionskostnaderna är ca 355 000 högre än 2013. Ser man på vissa enskilda kostnadsposter som ökat så är det bl.a. patientförsäkringspremierna ca 120 000, sjuktransporter ca 86 000, sterilt vårdmaterial ca 45 000, underhåll för medicinteknisk utrustning ca 43 000 och konsult- och vikarietjänster ca 34 000. Kostnadsposter som minskat är bl.a. läkemedelspreparat ca 111 000, implantat ca 65 000 och externvård på Åland ca 38 000. Extern vård utom Åland Kostnaderna för extern vård utom Åland är ca 1,36 milj. högre än 2013. För tillfället är det främst kostnaderna för extern vård utom Åland som ger anledning till oro. De är historiskt sett på den högsta nivån under perioden janseptember. De största kostnadsökningarna 2014 jämfört med 2013 har kirurgikliniken ca 799 000 och barn- och ungdomskliniken ca 406 000. Även ÖNH kliniken, bb/gyn kliniken, primärvårdskliniken, psykiatriska kliniken och rehabiliterings- och geriatrikliniken har högre kostnader än 2013. Not: Chefläkarens enhet belastas av kostnaderna för extern vård utom Åland. HSD FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen antecknar budgetuppföljningen för kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
BUDGETUPPFÖLJNING PER SEPTEMBER 2014 90 BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
OMBILDNING AV TJÄNST - SPECIALPLANERARE TILL CONTROLLER 91 I verksamhetsplanen för 2014 fastslogs att tjänsten som specialplanerare nr 0578 vid ekonomienheten skulle ombildas till controller per 1.12.2014. Motiveringen är att förenhetliga tjänstebenämningarna vid ekonomienheten. Inga ändringar i arbetsuppgifter föreslås. Avlöningsgrund för tjänsten: 01HAL023. LR har i sitt utlåtande 18/2014 den 24.9.2014 inget att anmärka mot ombildningen. Medgivande av den ordinarie tjänsteinnehavaren har införskaffats. FÖRSLAG: Föreslår att tjänst nr 0578 ombildas från specialplanerare till controller per 1.12.2014. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
OMBILDNING AV TJÄNST - BUDGETPLANERARE TILL CONTROLLER 92 I verksamhetsplanen för 2014 fastslogs att tjänsten som budgetplanerare nr 0780 vid ekonomienheten skulle ombildas till controller per 1.12.2014. Motiveringen är att förenhetliga tjänstebenämningarna vid ekonomienheten. Inga ändringar i arbetsuppgifter föreslås. Avlöningsgrund för tjänsten: 01HAL023. LR har i sitt utlåtande 17/2014 den 24.9.2014 inget att anmärka mot ombildningen. Medgivande av den ordinarie tjänsteinnehavaren har införskaffats. FÖRSLAG: Föreslår att tjänst nr 0780 ombildas från budgetplanerare till controller per 1.12.2014. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
STYRELSENS MÖTESDAGAR JANUARI - JUNI 2015 93 Styrelsen har tidigare sammanträtt på fredagar. FÖRSLAG: Styrelsen sammanträder följande fredagar under perioden januari juni 2015: den 23 januari, 12 februari, 13 mars, 17 april, 22 maj och 12 juni. Sammanträdena inleds kl. 12.00. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
PARKERINGSSITUATIONEN FÖR ANSTÄLLDA INOM ÅHS 94 Regelverket gällande personal-/patientparkering fastslås årligen. Regelverket är fastslaget för perioden 1.11.2014-30.10.2015. Alandia Security Ab kontrollerar att regelverket följs. Diskussioner med Mariehamns stad ÅHS träffade 22.9.2014 representanter för Mariehamns stad för att diskutera parkeringssituationen. Av diskussionen samt senare skriftväxling följer: parkering kunde anläggas i princip var som helst fram till år 2007. Enligt nu gällande stadsplan kan p-platser anläggas enbart på de angivna platserna samt inom byggnadsyta som inte är bebyggd. Befintliga platser som inte är förenliga med stadsplanen är följande, se tomtkarta bilaga 1. 1. Befintliga bilplatser vid ambulansinfarten. Dessa finns med i den bilplatsutredning som ingår i bygglovet för nybyggnad av psykiatribyggnaden beviljat 2008. Det följer inte stadsplanen men prövades ändå inte som någon avvikelse. De kan betraktas som tillsvidare godkända men ska inte räknas med vid framtida bygglovsansökningar. På sikt ska de kunna tas bort och området planteras. 2. Bilplatser norr om psykiatribyggnaden. Dessa är också godkända i ovannämnda bygglov utan notering att de avviker från stadsplanen. De kan bli kvar så länge de behövs. 3. P-platserna invid Doktorsvägen är på område som ska planteras. Dessa finns inte med i något bygglov och eftersom de avviker från stadsplanen så ska de snarast tas bort och området planteras. På det området så ryms det ca 40 bilar. Antalet parkeringsplatser Det finns 35 parkeringsplatser vid ambulansinfarten, 37 parkeringsplatser norr om psykiatribyggnaden och ca 40 parkeringsplatser invid Doktorsvägen, bilaga 2. Bruna villorna Byggnaden (12.) som även kallas för bruna villorna är byggd 1973. Den användes som läkarbostäder i många år men ingen ville bo där någon längre tid eftersom man upplevde att inomhusluften inte var bra. Ett flertal större fuktskador i våtutrymmena åtgärdades på 1980-talet. Lokalerna började också användas som tillfälliga utrymmen för sjukvården. Bland annat var personalhälsovården där på 1990-talet. De måste flytta därifrån till gula villorna på grund av att delar av personalen började må dåligt på grund av inomhusklimatet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12
PARKERINGSSITUATIONEN FÖR ANSTÄLLDA INOM ÅHS 94 I slutet av 90-talet upptäcktes ett större läckage på värmeledningen som går igenom båda lokalerna. Skadorna var omfattande och renoveringsåtgärder eller rivning av husen var alternativen. På grund av behovet av lokaler gick man inför renovering av lokalerna. Grunden runt huset dränerades och mekaniskt ventilerade innergolv sattes in. Yttertaken förnyades också. Miljöhälsovården flyttade in sin verksamhet till ena lokalen då hälsocentralen utrymdes. Personalen vid miljöhälsovården upplevde att inomhusklimatet inte var bra och den verksamheten flyttade också vidare till gula villorna. 2008 installerades ett mekaniskt ventilationssystem i den södra lokalen. Ett antal mottagningar flyttade sin verksamhet dit men personalen upplevde fortsättningsvis att inomhusklimatet inte var bra. Bostadsförvaltningen har under många år använt villorna till vikariebostäder. I dessa två villor har ÅHS haft plats för 10 personer. Bostadsservice använder villorna till vårdpersonal, föreläsare och studerande som gör sin praktik på ÅHS. År 2014 har villorna använts från mars månad och de är bokade till 21 december. På marknaden ligger hyrorna för ettor runt 450-600 euro/månad. Det är svårt att hitta hyresvärdar som endast hyr ut under sommaren. Parkeringsdäck, bilaga 3 Med tanke på parkeringssituationen på sjukhusområdet kan en rivning av byggnaden (12) för att ge plats för ett parkeringsdäck i två plan övervägas. Det finns två skissritningar. Alternativ 1 är ett parkeringsdäck för 86 bilar för ca 1.160.000 euro exkl. moms. Alternativ 2 är ett parkeringsdäck för 135 bilar för ca 1. 820.000 euro exkl. moms. HSD FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att ÅHS vidtar följande åtgärder till följd av att parkeringsplatserna för personalen på området inte räcker till; - ÅHS anhåller till Mariehamns stad om tillfälligt tillstånd om fem år för parkeringsplatserna invid Doktorsvägen. Motiveringen är att antalet parkeringsplatser är för få trots att p-platserna vid Doktorsvägen används. ÅHS behöver få tid på sig att nå en långsiktig lösning. - Bruna villorna rivs hösten 2017 och ett parkeringsdäck för 135 bilar läggs i investeringsplanen år 2018 med placering där bruna villorna är idag. BESLUT: Beslöt bordlägga ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13
DELGIVNING 95 Information från avgiftsgruppen. BESLUT: Styrelsen antecknar informationen för kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14