Styrelsematerial Arbetstider, flex och dyl. för heltidare Färdigställt 2016-11-10 För: Beslut/diskussion/information Bilaga 3 - Flex för heltidare Projektgrupp: Kasper Fantenberg & Gustav Svensson Presenterades: 2016-11-14 Bakgrund Med bakgrund i diskussion på styrelsemöte den 6/9 2016 där vi beslutade kring en timmes flex samt att vi skulle utvärdera efter lite längre tid med givna arbetsförutsättningar kommer här ett mer extensivt uppdaterat material. Vi har sen sist också gjort en del benchmarks samt inkluderat en tabell över antal timmar för Kasper per vecka som spenderas i föreningens tjänst. Värt att nämna är att vi vid senaste mötet så lämnade jag och Kasper efter att ha förklarat oss jävliga. Vi är en part i avtalet gällande våra arbetstider varför det är viktigt att vi ska kunna lyfta hur våra förutsättningar för arbetstider fungerar. På detta möte avser vi därför presentera denna uppdatering av materialet och svara på frågor som avtalspart för att sedan förklara oss jäviga och lämna rummet när styrelsen som andra part i avtalet håller diskussion och tar eventuellt beslut. I det arvoderingsavtal vi tecknat med föreningen står det följande: Punkt 5 Arbetstider Helårsarvoderad bör vara på plats i föreningens lokal vardagar kl 09-17, om densamma inte är på uppdrag i tjänsten, exklusive lunch. Under perioder kan arbetsbelastning vara högre än 40/veckan. Den helårsarvoderade kan, i enlighet med arbetsbeskrivning i reglementet, även förväntas arbeta på helger och röda dagar Benchmarks Frågorna föreningarna nedan har svarat på gäller specifikt vilka riktlinjer som finns kring arbetstider för heltidare, närvaro i föreningslokal samt möjligheter till flex i olika sammanhang. Detta utifrån frågor som Har ni fasta tider ni måste befinna er i föreningslokalen på vardagar (undantaget när man är borta i tjänst såklart) och vilka tider är det i så fall? Om ni har varit på representation sent en kväll, får komma in senare dagen efter och hur mycket flex har ni i så fall? 1 (1)

Styrelsematerial Arbetstider, flex och dyl. för heltidare Färdigställt 2016-11-10 För: Beslut/diskussion/information Om ni varit på en "vanlig" utekväll, gäller det andra regler då än vid frågan ovan? HHGS (Handelshögskolan i GBG) Ingenting fast är satt, däremot är jag alltid på kontoret och jobbar så det blir i princip att jag är här från 9 till ungefär 5. Det man inte ska glömma är att det ofta är representationsevenemang på kvällen så för att det inte ska vara från 9-sent på kväll kan det vara skönt att komma hem en timma eller 2 mellan där. Vi kör i regel på att man får inse sådant själv, har man något man måste komma in till tidigt dagen efter så är det bara att göra det. Vanligtvis får man tänka till själv. Vanlig utgång är ingen ursäkt för att ligga hemma, däremot kan man ju planera sin dag efter att komma in vid 11 istället för 9 om man nu vill det. Så länge jobbet blir gjort. SASSE (Handels i sthlm) Vi har full flex i vår styrelse. 5 av oss är heltidsarvoderade (motsvarar CSN ish) och 6 får ett mindre belopp efter delårsbokslutet och efter bokslutet. Att vi har full flex fungerar väl då förväntningarna och arbetsbelastningen är hög på de arvoderade men jag kan förstå att det skulle vara bra att börja med någon typ av regel som säger att man måste vara tillgänglig x antal timmar under perioder man är arvoderad/under timmarna som receptionen ska vara öppen. Kasper mailade även kårerna i Uppsala med följande fråga: I vår styrelse diskuterar vi just nu hur vi ska se på arbetstider för våra arvoderade då det ingår mycket helg- och kvällsarbete. Som ett led i detta gör vi lite benchmark med våra vänkårer för att se hur de gör. Hur mycket av er arbetstid är reglerad (alltså när ni måste vara på plats) och hur mycket kan ni styra över själva? 2 (1)

Styrelsematerial Arbetstider, flex och dyl. för heltidare Färdigställt 2016-11-10 För: Beslut/diskussion/information UTN Tjena kompis!! Hos oss får man isch flexa innan 10.00 och efter 15.00. Mellan 10.00-15.00 vill vi att man ska vara på kontoret om man inte har särskilda skäl att inte vara det. Givetvis kan detta tänjas på lite om någon exempelvis varit iväg på internat flera dagar. Men generellt sett försöker vi hålla oss till detta :) Skulle säga att folk får ganska stort utrymme att styra över detta själva faktiskt. Tycker oftast det fungerar rätt bra. JF Hej, Mycket intressant! Vi tar gärna del av vad ni kommer fram till. Vi har inget bestämt om detta rent konkret. Men det är även hos oss en aktiv diskussion. Som det ser ut just nu bestämmer vi mycket själva över hur och när vi arbetar så länge vi gör allt det vi måste göra och sköter våra åligganden. Detta innebär i realiteten just nu att vi jobbar betydligt mer än 40h i veckan. Tabell med Kaspers antal timmar sedan V38 V.38 63 V.39 49 V.40 68 V.41 57 V.42 60 V.43 57,5 V.44 52 Snitt 58,07143 Vi har gjort bedömningen att dessa antal timmar återspeglar arbetsbördan för båda representativt. Vi kan först och främst konstatera att vi inte bara i perioder jobbar mer än 40 timmar utifrån tabell där den lugnaste veckan inneburit 49 timmars arbetstid för Kasper. Med ett snitt på 58 timmar lägger vi nästan ekvivalent med 3 heltidsposter räknat i arbetstimmar. 3 (1)

Utvärdering arbetstid 9-17 med en timme flex Styrelsematerial Arbetstider, flex och dyl. för heltidare Färdigställt 2016-11-10 För: Beslut/diskussion/information Vi anser att arbetstiden 09-17 med en timmes flex har fungerat helt okej under hösten och listar nedan problem och fördelar med restriktionerna.. Det har varit tufft vid flera repptillfällen samt med sena möten att alltid vara tvungna att vara på Borgen senast kl 10:00 dagen efter vilket har påverkat produktivitet samt välmående negativt. Styrelsemöten är bra exempel där vi förväntas vara på Borgen från morgon till ofta runt midnatt, en arbetsdag på minst 14 timmar för att sedan vara på Borgen dagen efter med samma tid på morgonen. För Kasper har styrelsemötena varit extra tuffa att ha energi upp då han varje måndagsmorgon har förmöten kl 09:00. För Gustav har det tuffaste varit att vissa veckor reppar upp till 3 tillfällen, ofta på helger, och därmed får nästintill ingen tid till återhämtning då det blir 7 dagars arbetsvecka. Ett problem är att utifrån att vi är på morgonen på Borgen på morgonen så lämnar vi sedan väldigt sällan vid kl 17:00. Detta kan ha flera anledningar som att vi själva vill jobba väldigt hårt men vi anser att detta handlar delvis om att en stor del av föreningsarbete för andra engagerade görs kl 17:00 och senare på Borgen. Där går det att argumentera för att det finns ett stort värde att vi är närvarande efter 17 samt att vi bedömer att 8 timmar per dag inte räcker för att uppfylla de uppgifter vi förväntas göra enligt reglemente och med förväntningar från andra engagerade. Detta resulterar ofta i att vi sitter kvar efter att arbetsdagen är slut. Nämnvärt är att vi försöker pusha varandra att gå hem/gymma mm kl 17:00 med blandat resultat. Det som är bra med den väldigt fasta arbetstiden är att vår närvaro är otroligt hög på Borgen under vanliga dagar på både för och eftermiddagar, speciellt för Gustav som har färre möten utanför Borgens och därmed sällan lämnar lokalen. Vi kan alltid hittas här och vi är här under de förmiddagarna som är väldigt lugna och ser till att allt rullar på här. Vi får enligt arbetstiden även en väldig tydlighet i att vi ska befinna oss på Borgen, oavsett förutsättningar och därmed får in relativt bra rutiner gällande det samtidigt som medlemmar vet när de kan hitta oss. För att försöka konkretisera hela frågan har vi på nästa sida ställt ett antal frågor som vi gärna ser att ni tar ställning till innan mötet då punktens tidsestimat inte är för att ha längre diskussion kring de exakta exemplen. 4 (1)

Styrelsematerial Arbetstider, flex och dyl. för heltidare Färdigställt 2016-11-10 För: Beslut/diskussion/information Slutligen kan vi säga att vi anser att det är av värde att se över förutsättningar för heltidsarbete i föreningen då nuvarande system enligt oss som sitter heltid inte fungerar optimalt. Frågor Om vi har styrmöt / repp under kvällstid, får vi försvinna iväg hemma på eftermiddagar för att ladda för kvällen? Får vi gå på UEs event där vi inte officiellt reppar under arbetstid? T.ex. utskottsmöten, lunchföreläsningar, andra företagsevent, besöka Kontaktdagarna etc. Här avses nödvändigtvis inte resor och heldagsevent som får klassas som speciella event. Om vi är borta en helg/några dagar i föreningssyfte som ofta innebär heldagsarbete (dvs ink kväll) får vi flexa en halvdag och komma in vid lunch? Yrkande Vi arbetar betydligt mer än 40h i veckan och vi vill vara tydliga med att vi inte eftersträvar att få ned antalet timmar vi jobbar, snarare allokering med viss minskning i belastning. Vi kan se med benchmarks att vi har mer fasta tider samt mindre utrymme för flex än resterande föreningar. Slutligen har våran egen utvärdering kommit fram till att förutsättningarna kan förbättras varför vi nedan yrkar för följande förutsättningar för arbete. Vi anser att vi ska fortsätta utgå ifrån grunderna att vi är på Borgen från kl 09-17 med en timmes flex. Dvs en helt vanlig dag där kommer vi in till Borgen mellan kl 09-10 och stannar till minst 17:00. Vi anser vidare att när i de fall vi har varit iväg på sena möten eller repp, inför sena möten samt att när vi varit borta en eller flera heldagar i föreningens namn så ska vi själva få förtroendet att kunna flexa mer än den timmen som tidigare var satt. Detta motiveras av att vi vill måna om vårt välmående samt att va topp när vi jobbar på Borgen. Vanliga utgångar/fester omfattas ej av detta. Vid osäkerhet om flex bör vi höra av oss till styrelsen för tolkning av eventuell regel. 5 (1)