Verksamhetsplan 2018 KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN MEDICINSKA FAKULTETEN LUNDS UNIVERSITET

Verksamhetsplan 2018 KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN MEDICINSKA FAKULTETEN LUNDS UNIVERSITET

1 Verksamhetsplan 2018 för Medicinska fakultetens kommunikationsavdelning, Lunds universitet Dnr STYR 2018/316 Beslutad av Medicinska fakultetens styrelse 2018-02-13 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 2 Resurser för fakultetens kommunikationsarbete... 3 Kommunikationsavdelningen på medicinska fakulteten... 3 Kommunikatörer vid institutioner och forskningscentrum/miljöer... 3 Sektionen kommunikation vid universitetsförvaltningen... 3 Kommunikationsverktyg... 3 Kommunikationsavdelningens uppdrag... 4 Ledningsstöd... 5 Intern kommunikation... 5 Extern kommunikation... 6 Prioriterade utvecklingsprojekt 2018... 7 Bilaga: Fokusområden för Lunds universitets samlade kommunikationsverksamhet 2018... 9

2 Inledning Fakultetens kommunikationsarbete syftar till att stödja organisationens övergripande mål och strategier, möta kommunikationsbehov såväl internt som externt och bidra till att stärka Medicinska fakultetens och Lunds universitets varumärke. För att kunna bedriva en strukturerad och professionell informations- och kommunikationsverksamhet med optimalt utnyttjande av befintliga kompetenser och resurser krävs en genomtänkt plan för fakultetens kommunikationsarbete. För närvarande har Medicinska fakulteten ingen strategisk plan eftersom den förra upphörde att gälla vid årsskiftet och en ny ska tas fram under ledning den nya fakultetsledningen under året, men denna verksamhetsplan grundar sig på fakultetens verksamheters kommunikationsbehov och är kopplad till Fokusområden för Lunds universitets samlade kommunikationsverksamhet 2018 1 samt de övergripande beslut och riktlinjer som finns för Lunds universitets kommunikationsarbete 2. Dessa övergripande beslut och riktlinjer tar bland annat upp ansvar för kommunikationsarbetet, kommunikationens kännetecken och vilka som är universitetets prioriterade målgrupper och kanaler. Beskrivningen av Lunds universitets visuella identitet och grundläggande gemensamma budskap finns i Lunds universitets grafiska manual samt i ett universitetsgemensamt budskapsverktyg för Lunds universitet. 3 För närvarande har Medicinska fakulteten ingen strategisk plan eftersom den förra upphörde att gälla vid årsskiftet och en ny ska tas fram av den nya fakultetsledningen under året. Medicinska fakultetens verksamhetsplan för kommunikationsarbetet revideras årligen och fastställs genom fakultetsstyrelsebeslut. Verksamhetsplanen ligger till grund för såväl övergripande kommunikationsstrategiskt arbete som för kommunikationsstrategier för enskilda frågor, projekt och arrangemang. Verksamhetsplanen 2018 är uppdelad i två delar. 1. Den första delen beskriver vilka resurser som finns för fakultetens kommunikationsarbete, både vad gäller personal och olika former av hjälpmedel och verktyg. 2. Den andra delen beskriver hur kommunikationsavdelningen vid Medicinska fakulteten arbetar för att nå de uppsatta målen för kommunikationen. 1 Fokusområden för Lunds universitets samlade kommunikationsverksamhet 2018, se bilaga sid 9 2 Riktlinjer för Lunds universitets kommunikationsarbete, Dnr STYR 2914/95, beslutade 2014-12-18, http://www.medarbetarwebben.lu.se/kommunikation 3 Lunds universitets grafiska manual finns på http://www.medarbetarwebben.lu.se/kommunikation. Universitetsgemensamt budskapsverktyg för Lunds universitet finns i universitetet mediadatabas: https://lu-mediaportal.qbank.se/

3 Resurser för fakultetens kommunikationsarbete Riktlinjer för Lunds universitets kommunikationsarbete 4 beskriver ansvar för kommunikationsarbetet inom Lunds universitet. Här nedan listas vilka resurser som finns för fakultetens kommunikationsarbete, både kontaktpersoner och information om olika verktyg och användbara länkar: KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN PÅ MEDICINSKA FAKULTETEN Fakultetens kommunikationsavdelning 5 ansvarar för att skapa förutsättningar för fakultetens interna och externa kommunikation. Detta inkluderar pressarbete, forskningskommunikation och profilering, projekt och evenemang samt fakultetens webbnärvaro. Läs mer om avdelningens verksamhet under rubriken Kommunikationsavdelningens uppdrag på sid 5. KOMMUNIKATÖRER VID INSTITUTIONER OCH FORSKNINGSCENTRUM/MILJÖER Inom fakulteten finns ett nätverk av kommunikatörer vid fakultetens institutioner samt ett antal större forskningscentrum/miljöer 6. Deras ansvar varierar, men ofta ansvarar de för institutionens/centrumets webbplats och de interna informationskanalerna inom institutionen/centrumet. Flertalet av kommunikatörerna arbetar även med forskningskommunikation och pressarbete i samarbete med fakultetens kommunikationsavdelning. SEKTIONEN KOMMUNIKATION VID UNIVERSITETSFÖRVALTNINGEN Sektionen kommunikation 7 inom universitetets centrala förvaltning svarar för universitetets övergripande interna och externa kommunikation och profilering. Sektionen kommunikation ansvarar bland annat för varumärkesfrågor, universitetets grafiska profil, presskontakter för universitetsförvaltningen, upphandling av fotografer, reklambyråer, tryckerier mm., den universitetsövergripande externa webbplatsen www.lu.se, medarbetarwebben, förvaltning och utveckling av det universitetsgemensamma webbpubliceringsverktyget Drupal och universitetets magasin LUM. KOMMUNIKATIONSVERKTYG Både fakulteten och universitetet centralt har ett antal hjälpmedel och verktyg som alla medarbetare själva kan använda i sin kommunikation. o På webbsidan www.med.lu.se/intramed/kommunikation finns information om logotyper och grafisk profil, bilder/fotografier och hur de får användas, översättning och språkgranskning, samt gemensamma interna informationskanaler vid fakulteten. o Universitetet har även har en omfattande webbplats om kommunikation vid universitetet som helhet, www.medarbetarwebben.lu.se/kommunikation Där finns bland annat information om ramavtal med reklam- och produktionsbyråer, fotografer, annonsförmedlare och tryckerier, universitetets grafiska profil, budskapsverktyg, universitetets bildbank, tips inför mediekontakter, guide för sociala medier och beskrivning av hur man gör en kommunikationsplan. 4 Riktlinjer för Lunds universitets kommunikationsarbete, Dnr STYR 2914/95, beslutade 2014-12-18, http://www.medarbetarwebben.lu.se/kommunikation 5 Kontaktuppgifter: www.med.lu.se/om_fakulteten/organisation/fakultetskansli 6 En aktuell lista över kommunikatörer vid institutioner/forskningscentrum finns på webbsidan www.med.lu.se/intramed/kommunikation 7 Information om Sektionen kommunikation www.medarbetarwebben.lu.se/kommunikation

4 Kommunikationsavdelningens uppdrag Medicinska fakultetens kommunikationsavdelning har till uppgift att utgöra ett strategiskt ledningsstöd till fakultetsledningen och andra med chefspositioner inom fakulteten, att utveckla och underhålla strukturer och kanaler för intern- och externkommunikation för fakultetens medarbetare samt erbjuda råd och stöd i kommunikationsprocesser. Avdelningen ger även råd om vad som ska kommuniceras, till vem, val av kanaler och tidpunkt. Syftet är att med genomtänkt och effektiv kommunikation stödja fakultetens grundläggande verksamheter och bidra till att fakulteten når de strategiska målen. Avdelningen har ett omfattande samarbete med främst kommunikatörer på institutioner och centrumbildningar inom fakulteten, kommunikationsavdelningar vid Lunds universitets förvaltning, fakulteter och områden samt universitetssjukvården inom Region Skåne, men även med landets övriga medicinska fakulteter och andra relevanta aktörer för att göra gemensamma kommunikationssatsningar. Avdelningen ansvar också för den webbaserade informationen för rekrytering av studenter samt övergripande information till fakultetens studenter som grupp, i samråd fakultetens utbildningsorganisation. På kommunikationsavdelningen arbetar för närvarande 8 sju personer (5,5 heltidsekvivalenter); en forskningsjournalist, två kommunikatörer, en engelskspråkig kommunikatör, en webbstrateg, en webbmaster och en kommunikationschef. Dessutom finns två forskningsjournalister som är anställda tillsammans med Region Skåne och Malmö universitet specifikt för vår gemensamma tidskrift och forskningssajt Vetenskap & Hälsa. På följande sidor beskrivs hur kommunikationsavdelningen arbetar för att stödja fakultetens arbete under 2018. För att göra informationen överskådlig är den uppdelad under rubrikerna Ledningsstöd, Intern kommunikation, Extern kommunikation samt Fakultetens webbplats även om dessa områden i hög grad är integrerade. Som avslutning anges prioriterade projekt för kommunikationsavdelningens arbete under 2018. Därtill kommer ett stort antal övriga projekt samt löpande uppdrag. 8 Januari 2018.

5 Ledningsstöd Kommunikationsavdelningen ska med genomtänkt och effektiv kommunikation stödja fakultetens grundläggande verksamheter och bidra till att fakulteten når de strategiska målen. Kommunikationsverksamheten ska bidra till transparens, förankring och implementering av beslut. Kommunikationsavdelningen ger stöd och rådgivning kring vad som ska kommuniceras, till vem, val av kanaler och tidpunkt. Här i ingår: o Stöd till ledningskommunikation & strategisk rådgivning o Kommunikationsplanering & projektkommunikation o Mediestöd & omvärldsbevakning o Kriskommunikation Intern kommunikation Medicinska fakultetens verksamhet är av flera skäl en internkommunikativ utmaning. Fakulteten är en stor organisation med många olika kategorier av medarbetare (totalt ca 1 800 anställda samt ca 1 100 doktorander), som är geografiskt utspridda. En stor andel av medarbetarna är kliniskt verksamma och många är dessutom inte anställda vid fakulteten utan inom hälso- och sjukvården. En stor del av medarbetarna har inte svenska som modersmål. Kommunikationsavdelningen ska tillhandahålla strukturer för grundläggande information för att medarbetare effektivt ska kunna göra sitt jobb. Internkommunikationen ska bidra till god kännedom om vår fakultet, vårt universitet, ledningens arbete och strategier och relevanta skeenden i vår omvärld. Kommunikationsavdelningen ska tillhandahålla kanaler för grundläggande service och information till våra studenter på fakultetens alla program, som ett komplement till den programnära informationen. Fakultetens kommunikationsavdelning ansvarar för följande fakultetsgemensamma interna informationskanaler som är tvåspråkiga (svenska och engelska): o Intramed - fakultetens internwebb för medarbetare På www.med.lu.se/intramed publiceras intern information som medarbetare behöver i sitt dagliga arbete, så som information om vad som gäller kring anställningar, styrdokument, interna nyheter och händelser. Här finns information från olika delar av organisationen, som fakultetskansliet, institutionskanslier, nämnder och kommittéer, husservice, bibliotek & IKT och infrastrukturenheter. Webbsidorna är åtkomliga även för icke-anställda, vilket underlättar för anställda vid Region Skåne att komma åt relevant information. o Medicinska fakultetens nyhetsbrev Nyhetsbrev från Medicinska fakulteten/newsletter from the Faculty of Medicine skickas med e-post varannan vecka till fakultetens samtliga medarbetare. En gång i månaden fokuserar nyhetsbrevet på ledningsinformation, då fakultetsledningen informerar om pågående arbete vid fakulteten. Alla fakultetens medarbetare har möjlighet att bidra med innehåll. o Studentwebben Fakultetsgemensam information för befintliga studenter, www.student.med.lu.se.

6 Arbetet sker i nära samverkan med utbildningsavdelningen och fakultetens utbildningsorganisation. Därutöver ansvarar kommunikationsavdelningen för följande kommunikativa insatser för att främja den interna kommunikationen: o Stöd till intern kommunikation vid förändringsarbete och beslutsprocesser. o Leder nätverk av kommunikatörer inom fakulteten. o Kommunikationsarbete och rådgivning vid interna projekt och evenemang. Extern kommunikation Som universitet har vi till uppgift att samverka med vårt omgivande samhälle. Inom kommunikationsområdet innebär det att kommunicera både enskilda forskningsresultat och forskningen i ett större perspektiv för att berätta om forskningens roll i samhället. Kommunikationsavdelningens arbete syftar även till att synliggöra fakultetens verksamhet för allmänhet, samarbetspartners, beslutsfattare och intresserade. Arbetet ska även bidra till att ge presumtiva studenter relevant och attraktiv information om våra utbildningar och de yrken de leder till. Medicinska fakultetens webbplatser Medicinska fakultetens webbplatser har en central roll i hur fakulteten uppfattas och beskriver vårt uppdrag och vår verksamhet. Webbplatserna är fakultetens viktigaste kontaktväg för de som söker kontakt med verksamheter eller personer inom fakulteten. Fakultetens externa webbplatser ska: o följa post- och telestyrelsens officiella riktlinjer för hur man bör arbeta med webbplatser i offentlig sektor. o hålla hög kvalitet, ha ett tydligt syfte och en eller flera tydliga målgrupper. o ha ett innehåll som för varje webbplats är anpassat efter respektive målgrupper. o kopplas ändamålsenligt till andra webbplattformar inom Lunds universitet, som lärplattformar och Lunds universitets forskningsportal, LUCRIS. För att presentera relevant information för olika målgrupp med vitt skilda behov, undvika dubbelpubliceringar och dubbelarbete och för att arbeta resurseffektivt med webben har fakulteten olika webbplatser för olika typer av innehåll. o Utbildningsinformation för presumtiva studenter finns på www.lu.se samt www.lunduniversity.lu.se o Populärvetenskaplig information om vår forskning finns på Vetenskap & hälsa (se nedan). o Information om vår forskning samt om våra institutioner, avdelningar, forskargrupper och presenteras framför allt i forskningsportalen (LUCRIS). o Information för andra externa målgrupper finns på fakultetens externa webbplats www.medicin.lu.se (under utveckling 2018). Målgruppen är forskarvärlden, donatorer, myndigheter, beslutsfattare, näringsliv, samarbetspartners, jobbsökande, skolor/elever med flera. Samverkan med universitetssjukvården Flera av fakultetens externa kommunikationsinsatser görs i samverkan med universitetssjukvården inom Region Skåne. Det är viktigt att vi i vår externa kommunikation visar att vi

7 som organisationer jobbar nära varandra vad gäller forskning och utbildning. I dagsläget inkluderar detta samarbete: o Utgivning av den populärvetenskapliga tidskriften Vetenskap & hälsa, som trycks i två nummer per år och den populärvetenskapliga forskningssajten Vetenskap & hälsa www.vetenskaphalsa.se som för närvarande har mellan 70 000 90 000 besökare per månad. I samarbetet ingår Region Skåne, Medicinska fakulteten och Malmö universitet. o Det årliga populärvetenskapliga evenemanget Forskningens dag. o Gemensamt pressarbete. Medicinska fakultetens kommunikationsavdelning ansvarar även för följande fakultetsgemensamma externa kommunikationsinsatser: o Press- och mediakontakter, rådgivning och utveckling av mediestrategier: - mediebevakning, analys och uppföljning - pressmeddelanden, fakultetens medverkan i det universitetsgemensamma nyhetsbrevet Apropå, service till journalister, svar på förfrågningar i journalisttjänsten Expertsvar och andra presskontakter - stöd till forskare som skriver för den internationella nyhetsförmedlaren the Conversation o Fakultetsövergripande närvaro i sociala medier på Facebook (målgrupp framförallt studenter), Twitter (målgrupper framför allt journalister, organisationer, forskarvärlden) och Youtube (inklusive inspelningar av populärvetenskapliga föreläsningar) samt bidrag till universitetsgemensamma konton i sociala medier. Under året kommer det även att göras en analys vilka möjligehter närvaro på Instagram skulle kunna bidra till inom studentrekrytering och/eller samverkan. o Profilering av fakulteten och universitetet med fakultetsövergripande presentationsmaterial, så som t.ex. broschyrer, mediadatabas och powerpoint-presentationer. o Externa arrangemang; Natur-, medicin- och teknikdagarna riktade till gymnasieungdomar; Vetenskapsluncher i samarbete med Crafoordska stiftelsen, Strokedagen i oktober, fakultetens medverkan under Almedalsveckan och andra arrangemang i Lunds universitets regi. o Kommunikationsstöd till fakultetens fundraisingarbete som bidrar till donationer till fakultetens verksamhet. o Deltagande i arbetet med Sveriges medicinska fakulteters och Vetenskapsrådets gemensamma webbplats om djurförsök i forskning, www.djurförsök.info. o Kommunikationsstöd vid externa evenemang. Hantering av förfrågningar från externa aktörer. Prioriterade utvecklingsprojekt 2018 Kommunikationsarbete kring arbetet med en ny strategisk plan för fakulteten under 2018. Kommunikation om projektet Forum Medicum - ett framtida medicinskt och hälsovetenskapligt kunskapscentrum vid Lunds universitet där verksamheterna vid nuvarande HSC och BMC integreras. Intern information och förankring under processen samt kommunikation med externa intressenter. Kommunikation om projektet CMU (Comparative Medicine Unit). Intern information och förankring under processen. Kommunikativt stöd till fakultetens fundraisingarbete. Vidareutveckling av fakultetens press- och mediearbete för att ytterligare synliggöra vår forskning och öka förtroendet för fakultetens arbete.

8 Närmare kommunikationssamarbete med Skånes universitetssjukvård för att öka vår synlighet tillsammans och också att öka kunskapen om att vi tillsammans arbetar med universitetssjukvård och har ett gemensamt uppdrag att utveckla densamma. Identifiera och synliggöra forskningsprojekt som nyttjat MAX IV-laboratoriet för att lyfta en av Lund universitets unika fördelar samt synliggöra samarbeten med naturvetenskapliga och tekniska forskare inom exempelvis infrastruktur, bioinformatik och analysstöd. Kommunikation och stöd till utveckling och vidare implementering av Lunds universitets forskningsinformationssystem LUCRIS (Lund University Current Research Information System). Översyn av och flytt av Medicinska fakultetens externa webbnärvaro. Sedan 2016 pågår ett arbete med att byta webbpubliceringsverktyg från ez-publish till det universitetsgemensamma publiceringsverktyget Drupal. I detta arbete ingår även en översyn över all information som finns på fakultetens webbplatser samt en omstrukturering av informationen. Här ingår ändamålsenlig koppling till andra webbplattformar, som lärplattformar och framför allt Lunds universitets forskningsinformationssystem LUCRIS. Målet är en webbnärvaro som tydligare riktar sig till olika målgrupper med för dem relevant information. Webbplatsens innehåll ska styras av besökarens informationsbehov, inte fakultetens organisation.

9 Bilaga: Fokusområden för Lunds universitets samlade kommunikationsverksamhet 2018

MEDICINSKA FAKULTETEN LUNDS UNIVERSITET Box 117 221 00 Lund Tel 046-222 00 00 www.med.lu.se