Fastighetsnämnd 2018-11-14 1(14) Plats och tid Nymansgatan 23, sammanträdesrum Galgberget, 14 november 2018 kl 14:00-15:00 ande Ledamöter Carl-Johan Berthilsson (M), ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Anders Blomqvist (L) Urban Landström (S) Peter Vencel (S) Pierre Håkansson (C) Ersättare Magnus Hedman (KD) Rose-Marie Jönsson (S) Övriga deltagare Bo Lindmark, Ulrika Ståhl, Martin Zetterman, Kerstin Lorick, Malin Östlund samt Sofia Lyberg. Justeringsplats Fastighetskontoret Nymansgatan 23 Paragrafer 74-82 Justeringsdag 28 november 2018 Sekreterare... Sofia Lyberg Ordförande... Carl-Johan Berthilsson Justerare... Kent Gustafsson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Fastighetsnämnd 2018-11-14 Datum då anslaget sätts upp 29 november 2018 Datum då anslaget tas ned 23 december 2018 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, Nymansgatan 23 Underskrift...... Sofia Lyberg
Fastighetsnämnd 2018-11-14 2(14) Ärenden FN 74 Dnr FN 16390 Val av protokollsjusterare... 3 FN 75 Dnr FN 16389 Godkännande av dagordning... 4 FN 76 Dnr FN 2018/00118 Fastighetsnämndens ställningstagande till bildandet av Alets naturreservat och detaljplan för del av Halmstad 1:1, m.fl.... 5 FN 77 Dnr FN 2017/00039 Skador på fastighet, om- och tillbyggnad av Linehedsskolan... 7 FN 78 Dnr FN 2018/00122 Fastighetsnämndens verksamhetsplan 2019-2021... 8 FN 79 Dnr FN 2018/00006 Ekonomisk redovisning... 10 FN 80 Dnr FN 2018/00004 Redovisning av delegationsbeslut... 11 FN 81 Dnr FN 2018/00007 Information... 12 FN 82 Dnr FN 2018/00130 Delegering till fastighetsnämndens ordförande att teckna hyresavtal för kontorslokaler... 13
Fastighetsnämnd 2018-11-14 3(14) FN 74 Dnr FN 16390 Val av protokollsjusterare Jämte ordföranden (M) utses Kent Gustafsson (S) att justera protokollet.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 4(14) FN 75 Dnr FN 16389 Godkännande av dagordning Fastighetsnämnden godkänner dagordningen för den 14 november 2018.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 5(14) FN 76 Dnr FN 2018/00118 Fastighetsnämndens ställningstagande till bildandet av Alets naturreservat och detaljplan för del av Halmstad 1:1, m.fl. Fastighetsnämnden har inga invändningar mot bildandet av Alets naturreservat och detaljplanen för del av Halmstad 1:1 m.fl. Ärendet Huvudsyftet med detaljplanen är att möjliggöra ett bildande av Alets naturreservat. Detaljplanen syftar till att upphäva delar av gällande detaljplaner för att möjliggöra en reservatsbildning. Den syftar också till att skapa en vändplan i slutet av Gentoftevägen och en besöksanläggning med informations- och servicebyggnader för Alets naturreservat. Alets naturreservat är det första kommunala naturreservatet. Området ligger centrumnära, därför värnas och förhöjs både områdets naturvärde och närrekreationsvärde genom att tillåta småskalig nybyggnation för besökare. Planförslaget bidrar till ekosystemtjänster och stärker biologisk mångfald i Alet. Detaljplanen medger byggrätt till en befintlig återvinningsstation, samt en tillkommande besöksanläggning, preciserad som informations- och servicebyggnader för Alets naturreservat. Delar av gällande detaljplaner som medger byggrätt för flerbostadshus inom planområdet kommer att upphävas. Del av kvartersmark utmed Gentoftevägen övergår till kvartersmark för besöksändamål i Alets naturreservat. Området i gällande detaljplan som angivits som parkeringsplatser i anslutning till Gentoftevägen ändras till Gata och utökas något söderut mot Aleskogen för att anordna en trafiksäker vändplan i Gentoftevägens ände. Fastighetsnämnden har fått ärendet som remiss med sista svarsdatum den 29 november 2018. Fastighetskontoret förslår att fastighetsnämnden lämnar remissvar utan invändningar mot bildandet av Alets naturreservat och dess detaljplan. Ärendets beredning Ärendet är på fastighetskontoret berett inom fastighetsavdelningen. Ärendet faller inte inom ramen för MBL.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 6(14) Förslag till beslut Fastighetsnämnden har inga invändningar mot bildandet av Alets naturreservat och detaljplanen för del av Halmstad 1:1 m.fl. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 7(14) FN 77 Dnr FN 2017/00039 Skador på fastighet, om- och tillbyggnad av Linehedsskolan 1. Fastighetsnämnden beslutar att fastighetskontoret fortsätter med projektet enligt plan samt säkerställer att skadorna inte förvärras. Fastighetskontoret ska inkomma med redovisning angående sin syn på ansvarsfrågan, kostnadsuppskattning för samtliga åtgärder samt teknisk lösning. 2. Fastighetsnämnden beslutar att informera kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott om att de uppkomna skadorna kan medföra en kostnadsökning i projektet, beroende på ansvarsfrågan, och att den inte täcks i nuvarande budget, samt att projektet riskerar att försenas. Ärendet Under projektets gång har det uppdagats skador på befintlig del av skola. Skadorna måste åtgärdas för att skolan ska kunna ta den delen i bruk. De skador som uppdagats är: Asbests i takkonstruktionen. Vattenskador i stor del av bottenplattan samt i vissa väggar Ärendets beredning Ärendet är berett inom bygg- och projektavdelningen på fastighetskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att fastighetskontoret fortsätter med projektet enligt plan samt säkerställer att skadorna inte förvärras. Fastighetskontoret ska inkomma med redovisning angående sin syn på ansvarsfrågan, kostnadsuppskattning för samtliga åtgärder samt teknisk lösning. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag med tillägget att informera kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott om att de uppkomna skadorna kan medföra en kostnadsökning i projektet, beroende på ansvarsfrågan, och att den inte täcks i nuvarande budget, samt att projektet riskerar att försenas.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 8(14) FN 78 Dnr FN 2018/00122 Fastighetsnämndens verksamhetsplan 2019-2021 Fastighetsnämnden antar verksamhetsplanen för 2019-2021, innehållande verksamhetsmål, internbudget samt internkontrollplan. Ärendet Enligt visionsstyrningsmodellen ska varje nämnd och bolag fastställa en verksamhetsplan med internbudget. Fastighetskontoret har med utgångspunkt från kommunstyrelsens anvisningar tagit fram ett förslag till verksamhetsplan. Denna ska sedan utgöra underlag för rapportering på delårs- och årsbas. Internt i respektive förvaltning utgör verksamhetsplanen en grund för arbetsplaneringen. Under 2018 genomfördes val till riksdag, kommun och landsting. Detta påverkar arbetet med kommunens styrdokument Planeringsdirektiv med budget. Den 28 november 2017, KS 300, beslutades att en annan arbetsmetodik skulle tillämpas för valåret 2018 och planeringsdirektiv med budget 2019-2021 jämfört med de senaste två valåren 2010 och 2014. Kommunchefen fick i uppdrag att ta fram ett ännu mer genomanalyserat och komplett underlag, inkluderande förslag på ekonomiska anslag och prioriteringar, för det politiska arbetet med planeringsdirektiv med budget 2019-2021 som antas i december månad 2018. Kommunchefens underlag färdigställdes i maj 2018 och presenterades för politiken så att de politiska partierna och grupperingarna gavs möjlighet att analysera och arbeta med materialet under en längre period. Nämnder och styrelser uppmanas att planera sin verksamhet för 2019 och åren därefter utifrån den ekonomiska och verksamhetsmässiga plan som presenterats i planeringsdirektiv med budget 2018-2020, samt beakta de övergripande ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningar som presenterades i kommunchefens underlag i maj 2018. Nämnderna ska besluta om en preliminär verksamhetsplan för 2019 (med planering för perioden 2020-2024) i november 2018, men att kompletteringar utifrån antaget planeringsdirektiv med budget 2019-2021 kan göras fram till och med februari 2019 då slutliga verksamhetsplaner behöver beslutas. Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden fastställer förslaget till verksamhetsplan för 2019-2021.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 9(14) Ärendets beredning Verksamhetsmålen har arbetats fram i samarbete med all personal på fastighetskontoret på en gemensam förvaltningsdag, samt med fastighetsnämnden på planeringsdagar. Verksamhetsplanen ska tas upp i fastighetskontorets samverkansgrupp. Förslag till beslut Fastighetsnämnden antar verksamhetsplanen för 2019-2021, innehållande verksamhetsmål, internbudget samt internkontrollplan. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 10(14) FN 79 Dnr FN 2018/00006 Ekonomisk redovisning Fastighetsnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen, med tillhörande helårsprognos. Ärendet Ekonomisk uppföljning har upprättats för perioden januari till och med oktober 2018 med tillhörande helårsprognos per 31:e december 2018 Ärendets beredning Ärendet är berett av ekonomiavdelningen på samhällsbyggnadskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen, med tillhörande helårsprognos. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 11(14) FN 80 Dnr FN 2018/00004 Redovisning av delegationsbeslut Fastighetsnämnden lägger redovisningen av delegationsbeslut till handlingarna. Ärendet Följande anmäls till fastighetsnämnden: om bidrag för bostadsanpassning oktober 2018 Förslag till beslut Fastighetsnämnden lägger redovisningen av delegationsbeslut till handlingarna. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 12(14) FN 81 Dnr FN 2018/00007 Information Ärendet PCB Projektredovisning Visning VR-studio
Fastighetsnämnd 2018-11-14 13(14) FN 82 Dnr FN 2018/00130 Delegering till fastighetsnämndens ordförande att teckna hyresavtal för kontorslokaler Fastighetsnämnden ger ordförande Carl-Johan Berthilsson (M) i uppdrag att teckna hyresavtal för lokaler för den kommunala förvaltningsorganisationen inom ramen för en årshyra av högst 7,5 miljoner kronor. Ärendet Arbetsmiljön i Rådhuset har i takt med att förvaltningarna vuxit ifrågasatts. Flera anställda delar rum där ventilationen är avsedd för en person. Totalt finns 170 kontorsplatser i Rådhuset där det i dagsläget arbetar 230 personer. För att lösa situationen på ett hållbart sätt har kommunledningsförvaltningen letat alternativa kontorslokaler med syftet att kunna flytta ut viss verksamhet från Rådhuset, vilket kan frigöra yta för de delar som sitter kvar. Efter att ha tittat igenom vilka möjliga kontorslokaler som finns tillgängliga har man kunnat identifiera totalt ca 5000 kvm där förutsättningslösa samtal hållits med fastighetsägare. För att säkerställa att de lokaler som behövs för verksamheteten inte hyrs ut till annan verksamhet behöver kommunen agera snabbt. Kommunstyrelsen har därför den 6 november 2018, KS 293, beslutat att delegera åt kommundirektör att besluta om att säkerställa tillräckliga lokaler för den kommunala förvaltningsorganisationen inom ramen för en årshyra av högst 7,5 mkr. Med anledning av den skyndsamma hanteringen behöver fastighetsnämnden delegera till ordförande Carl-Johan Berthilsson (M) att teckna hyresavtal, då fastighetsnämndens beslut i december inte kan avvaktas. Ärendets beredning Ärendet är berett inom fastighetsavdelningen på fastighetskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden ger ordförande Carl-Johan Berthilsson (M) i uppdrag att teckna hyresavtal för lokaler för den kommunala förvaltningsorganisationen inom ramen för en årshyra av högst 7,5 miljoner kronor.
Fastighetsnämnd 2018-11-14 14(14) sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.