Från rutinpärm till digitala processer MVTe-mässan 2017 2017-01-23
Agenda Bakgrund: varför, vad hade vi, vad har vi idag Visning av Fyren Hur gjorde vi?
Norrtälje kommun Norrtälje kommun ligger i Stockholms län och här bor cirka 58 000 personer, kommunen sträcker sig över en tredjedel av Stockholms län. Norrtälje kommun har ca 2 300 anställda. Socialförvaltningen har 120 anställda.
Bakgrund SOSFS 2011:9 krav från lagstiftaren på kartläggning av verksamhetens processer? Vad som ska göras När det ska göras Hur det ska göras Vem som ska göra det
Rutinhandböcker Inte uppbyggda utifrån processer Omständliga att uppdatera Tog tid att hitta det man letade efter
Blanketter och mallar Otydligt ansvar för uppdatering Fanns flera versioner
Skrivborden Sekretessmaterial och egna mallar kunde förekomma
Verksamhetssystem Mallar finns även här Missnöje med utseendet Skapar egna
Humankapitalet Rutinhandboken var inte komplett Olika uppfattning hos olika medarbetare Nya medarbetare introducerades på olika sätt Kunskap försvann när medarbetare slutade
Syfte och omfattning Föreskrifter Alla medarbetare Arbetsledare och chefer Förbättringsarbete Inte endast uppfylla SOSFS Stödja alla medarbetares processer Stödja arbetsledare och chefer Stödja kontinuerligt förbättringsarbete
Projektmål Identifierade processer är beskrivna och överlämnade Processorganisation etablerad och redo att ta emot resultatet Plan för vem som äger/förvaltar dokument
Fyren Visualiserade processer Tydlig ansvarsfördelning Allt samlat på ett ställe Lättillgängligt digitalt på intranätet
Visning av Fyren Omedelbart omhändertagande LVU
Processorganisation Fyren Förvalta Utbilda i processer Utbilda i verktyget Utbilda i processorganisation Förbättra Idéförslag/avvikelse Granska och godkänna Implementera
Processägare Förvaltningsdirektör äger processer som berör flera avdelningar, andra förvaltningar samt ledningsprocesser Avdelningschef äger sin avdelnings processer
Processledare Processledare leder det dagliga arbetet med processerna inom egen enhet
Processutförare Processutförare arbetar i enlighet med processer och deltar aktivt i förändringsarbetet
Processutvecklare Processutvecklaren ansvarar för metodstöd och samordning
Processassistent Processassistenten uppdaterar processbeskrivningarna i verktyget
Hur gjorde vi? 01 FÖRSTUDIE: 2013 02 PROJEKT: 2014-2015 03 FÖRSTUDIE: 2015 04 PROJEKT: 2015/2017 1. Målbild 2. Planering 3. Genomförandemodell 4. Processmodell 5. Verktyg 1. Pilot inom barn och unga 2. Huvudprocesskarta 3. Processorganisation 1. Mål 2. Planering 3. Processinventering 4. Tester 1. Bredd 160 processer 2. 19 leveranser
Teknisk plattform Modellering Publicering Backup Gemensam lagring Statistik
Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Planera med projektresurser Uppstartsmöte med projektresurser Förankra med hela verksamheten
Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Workshops med projektresurser Skapa användarmanualer till verksamhetssystem Skapa/revidera mallar Skapa relaterade dokument
Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Logisk vandring med verksamheten Validering av processer Utbildning i verktyget Revidering efter validering
Genomförandemodell Initiera Kartlägga Förankra och fastställa Leverera Publicering Överlämning Utbildning i processorganisation
Framgångsfaktorer Satsa på förstudien Bestäm syfte och omfattning redan i förstudien Gör det i projektform Beskriv nuläget först Förankra, förankra, förankra
Framgångsfaktorer Dela upp i hanterbara leveranser Gör en pilot Utvärdera kontinuerligt Etablera processorganisation tidigt Säkra resurser och finansiering
Effektmål och nyttor Genom att Fyren används så utvecklas och säkras kvaliteten i socialnämndens verksamhet systematiskt och fortlöpande Socialkontorets medarbetare känner sig trygga i sina yrkesroller Socialnämndens chefer och arbetsledare upplever att de har stöd i att: leda, följa upp och anpassa verksamheten
Vad hade vi gjort annorlunda Kommungemensam satsning Rusta processorganisationen för hela projektet Revidera inventeringen inför varje ny leverans
Framtiden Lean-satsning i Norrtälje Digitalisering av processer med processmotor Modeller och verktyg införs nu i övriga förvaltningar
Samverkan Therese Mattsson 0176-712 28, therese.mattsson@norrtalje.se Maja Lindgren Helin 0176-712 03, maja.lindgren-helin@norrtalje.se Niclas Hanell 070-999 10 31, niclas.hanell@kommunkonsult.com
Tack för att ni lyssnade!