BÄTTRE AFFÄRER 15+ år inköpserfarenhet Nacka kommun DoubleCheck AB PostNord SEB Sebastian Nordgren Inköpschef I Carema Vård & Omsorg AB Silf Competence AB Blendow Marketing AB Flottan, Försvarsmakten Övrigt Inköpskonsult i facundior AB (ägare) Lärare på Silf Competence AB
NACKA STAD 2030 Idag 100 844 Nackabor Mål till 2030: 20 000 bostäder 2700 klara 4300 startade 15 000 arbetsplatser En ny stad som är: NÄRA och NYSKAPANDE TÄT och BLANDAD
Från
88 100 90 108 91 900 94 400 100 000 140 000 2030 2009 2010 2011 2013 2016 4
Undrar vad fiaskot var? Vad är försenat??
Inköps olika mognadsgrader Effektivitet & Besparingar Decentraliserat inköp Funktionellt fokus Imorgon Central inköpsledning Tvärfunktionellt fokus Idag Transaktionsorientering Kommersiell orientering Samordning av inköp Intern integration Extern integration Integration av värdekedjan Fokus: Servicefunktion Kostnadssänkningar Besparingar genom synergi Totalkostnader Optimering av leveranskedjan Total kundnöjdhet Kännetecken: Decentraliserat Alla köper in Orderläggare i produktion Upphandlingsfokus Inköp egen avdelning Besparingar mäts Strategi & mål Gemensamma policies, processer & system Globala leverantörer Tvärfunktionella inköpskategoriteam Processinriktat inköp Klassificering av leverantörer Make or buy outsourcing Innovationssamarbete med leverantörer Avtalssystem & e-procurement Kunddrivna värdeskapande aktiviteter Globalt leverantörsnätverk Hela organisationen delar en gemensam vision Source: PURCHASING AND SUPPLY CHAIN MANAGEMENT, CENGAGE LEARNING, 5TH EDITION (2010), Arjan van Weele
Sveriges bästa inköp Ett professionellt stöd till kunderna, beställarna och leverantörerna Konsultativt arbetssätt Jobba tillsammans med verksamheterna Genomföra upphandlingar effektivt, med god kvalitet i rätt tid Faktabaserade beslut Professionellt stöd och projektledning genom hela inköpsprocessen Affärsfokus inte LOU-fokus. Vi skall göra bra affärer! Omvärldsanalyser och dialog med marknaden Lära oss av och jämföra oss med andra Kommuner, statliga verk och privata företag. Möta, följa upp och utvärdera oss själva. Ligga i framkant. Utmana verksamheten, marknaden och regelverket
Vi har börjat prioritera Vi har en plan S O W T
Utveckling av inköpsfunktionen Strategier, mål, uppföljning och rapportering 2016 2017 2018 Lång sikt Sveriges bästa affärer Kategoristyrning Personal, organisation och kompetens Processer, rutiner och flöden (P2P) Policys, regler och riktlinjer E-Handel Miljö och socialt ansvarstagande (CSR) Systemstöd
2017-2019 Kategoristyrningsprocess 2016-2017 Inköpsprocess Leveransprocess Uppföljningsprocess Behovsanalys Upphandlingsprocess Marknadsanalys Upphandlingsprocess
Kategoristyrning inom inköp Category Management Tänka nytt och utmana (Breakhtrough thinking) Stora förändringar ger stora resultat Störa = Utmana Kundfokusering (Customer focus) För Nacka: Medborgarfokus Öka kunskapen om medborgarna och svara upp till deras behov och önskemål Tvärfunktionella team (Cross- functional teams) Nära samarbete med sakägarna Kommunikation Projektledning Fakta och data (Facts and data) Fakta och data ger dig makt Fakta reducerar risken I affärerna Strategisk inköpsstyrning Påverka och utmana marknaden Driva förändring Källa: O Brien, The principles of category management
Kategoristyrningsprocessen Spendanalys Omvärldsanalys Aktivitets- och upphandlingsplan Spendanalys hur mycket har vi köpt för inom en kategori? Erfarenheter från uppföljningsprocessen? Omvärldsanalys vad påverkar affärslogiken i kategorin internt och externt? Brainstorming/Möjligheter/Prioritering vad finns det för möjligheter att utveckla affärerna i kategorin? Och hur prioriterar vi de möjligheter vi vill genomföra? Aktivitets- och upphandlingsplan Genomförandefas. Inköpsprojekt i upphandlingsplanen och andra aktiviteter i en aktivitetsplan. Rapportering och uppföljning av aktivitets- och upphandlingsplaner
Kategoristyrningsprocessen
Inköpsprocessen Behovsanalys, datainsamling & analys Hitta fakta Uppföljningsprocess Behovsanalys Marknadsanalys Hur kan marknaden tillfredsställa behoven? Hur påverkar marknadsläget våra affärsmöjligheter? Upphandlingsprocesser Inköpsprojekt och andra initiativ Marknadsanalys Leveransprocess Leveransprocess Implementation av leverantörer och leveranser Upphandlings -process Uppföljningsprocess Leverantörsuppföljning (SRM Supplier Relationship Management) och värdering (SPM Supplier Performance Management)
Uppföljning Behovsanal s-process ys Leveransprocess nalys Marknadsa Upphandli ngsprocess Nacka kommuns Inköpsprocess
Uppföljn Behovs ingsprocess analys Levera Markna nsprocess s dsanaly Uppha ndlings - proces s Nacka kommuns upphandlingsplan
Behovsanalys Uppföljningsprocess Leveransprocess Marknadsana lys Upphandlingsprocessen Tidsplan & avstämningspunkter Upphandling s-process
Leverans-process Uppföljnings-process Upphandlings-process Behovsanalys Marknadsanalys Leverans-process Uppföljnings-process Upphandlings-process Behovsanalys Marknadsanalys Leverans-process Uppföljnings-process Upphandlings-process Behovsanalys Marknadsanalys Leverans-process Uppföljnings-process Upphandlings-process Behovsanalys Marknadsanalys Leverans-process Uppföljnings-process Upphandlings-process Behovsanalys Marknadsanalys Uppföljningsprocess Behovsanalys Roller & Ansvar Leveransprocess Marknadsana lys Upphandling s-process Behovsanalys Marknadsanalys Upphandlingsprocess Implementation & Leverans Uppföljning Inköp Roll Analysera spend samt säkerställa fakta Objektivt utmana befintliga leverantörer och situation Tar fram förfrågningsunderla g, utvärdering ev. Förhandling, teckna avtal Bistår I säkerställandet av leverans Uppföljning av avtalade nyckeltal samt bidra I affärsutvecklingen Ansvar Deltar aktivt Driver Driver Deltar Deltar aktivt Roller och ansvar Verksamheten Roll Äger och ansvarar för kravspecifikationen och verksamhetens behov Bidrar aktivt I marknadsanalys med verksamhetsperspektivet Deltar aktivt i alla delar av upphandlingsprocessen Säkerställer avtalsimplementation och att rätt leverantörer nyttjas till avtalade villkor Ansvarig för leverantörsrelation en och Ansvar Driver Deltar aktivt Deltar aktivt Driver Driver Avtalsägaren Roll Ytterst ansvarig. Ansvarig för prioriteringar Objektivt utmana befintliga leverantörer och situation Ytterst ansvarig. Intern ambassadör Ansvarig för prioriteringar Ytterst ansvarig. Intern ambassadör Gate keeper Ytterst ansvarig. Intern ambassadör Delta i leverantörsmöten Gate keeper Ansvar Informerad. Äger kravspecifikationen Godkänner Godkänner Informerad. Ytterst ansvarig Informerad 100% 80% Behovsanalys Marknadsanalys Upphandlingsprocess Implementation & Leverans Uppföljning I N K BU/GF Ö Lead P Ansvarsfördelning Inköp/Verksamheten 60% 40% 20% Purchasing Lead *) V E R K S A M H E T E N
Inköp en del av Näringslivsstrategin!
Nivåer för godkännande av kategoriplaner, upphandlingsplaner och upphandlingsresultat Ytterst affärsansvarig Styrgrupp Sponsor och ytterst affärsansvarig inför KS Undertecknar avtal Ambassadör för tecknade avtal Ansvariga för strategiska beslut. Leds av verksamheten Skapar förutsättningarna Ambassadör för tecknade avtal Tillsammans!!! Direktörer Verksamhetsansvariga Enhetschefer Inköpschef Projektledare Inköpsprojekt Användare/Brukare/ kund Inköpsenheten genomför upphandlingar på uppdrag av verksamheten och sponsorn Leder leverantörsuppföljning Tvärfunktionella kompletterande kompetenser Ambassadör för tecknade avtal Ropar av produkter och tjänster Leverantörsuppföljning Bidrar med brukarkompetens Ambassadör för tecknade avtal Leverantörsuppföljning och utveckling Enhetschefer Medarbetare Controllers Inköpare Projektledare eller projektdeltagare Medarbetare Inköpare Projektledare eller projektdeltagare Användare Kunder
Dialog och kommunikation Nya gatan/entreprenad Simhallar Bibliotek Museet Hamn Välfärdsteknik Multisportarenan
E-handel & samlastning -Implementation av Visma Proceedo -Fler produktområden via e-handel -Ökning inom e-handel jämfört emot 2016 -Diskussion med Bring kring brister vid samlastning -Strategisk processutveckling av e- handelsområdet
Spendanalys Nacka kommun 2015 SPEND FÖR NACKA KOMMUN 2015 Total spend: 3.794.908.321 kr Antal leverantörer: 5.231 st (unika organisationsnummer) STORLEK PÅ LEVERANTÖRERNA Omsättning Antal <1.000kr 307 stycken <5.000kr 1.272 stycken <10.000kr 1.904 stycken <100.000kr 3.697 stycken 100.000kr< 1.534 stycken Top 10/100/500 Top X lev Omsättning % av total spend Top 10 757.212.016kr 20% Top 100 2.335.032.093kr 62% Top 500 3.410.034.145kr 90% Top 523* 3.431.748.850kr 90,4% Top 1.046** 3.680.265.706kr 97% *10% av leverantörerna, **20% av leverantörerna
Spendanlys i QlikSense
Leverantörsuppföljning i QlikSense
Styrmodell för ett Nacka för fler! VÄRDERING AMBITION ÖVERGRIPANDE MÅL VISION STYRPRINCIPER 26
Indikatorer och uppföljning Mars 2016 Bästa utveckling för alla Nöjda kunder (medborgare, leverantörer, kollegor) Naturliga valet som inköpsresurs Attraktiva livsmiljöer i hela Nacka Gröna inköp Gröna transporter Nöjda och glada medarbetare Stark och balanserad tillväxt CSR-krav i upphandlingar Sunda och konkurrenskraftiga leverantörer Omvärldsbevakning Maximalt värde för skattepengarna Lätt att göra rätt Rätt saker görs i rätt tid och på rätt sätt Rätt kvalitet till rätt pris Inköpsenhetens budget och ekonomi
Tack! Och lycka till med dina affärer