Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 1/2014 Datum: 2014-01-14 Tid: 20:00-22:30 Plats: Telefon Närvarande: Ordförande Ragnar Bergståhl Christer Lundberg Anders Dahlstedt Monica Eriksson Dag Brück Ange ev. nedan Anmält förhinder: LET Andersson Annika Sällvik Katarina Swahn (kansliet) Från kansliet: - Övriga deltagare: - Ange ev. nedan Justerare: Vid protokollet: Monica Eriksson Christer Lundberg Postadress: Box 4, 123 21 Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: 08-505 875 00 Fax: 08-505 875 99 Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: 802000-4605 Brukshundservice Sverige AB: 556448-6453 info@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se
1 Sammanträdets öppnande Sammankallande Ragnar Bergståhl hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat 20:03. 2 Val av sekreterare Christer Lundberg valdes till mötessekreterare. 3 Val av protokollsjusterare Monica Eriksson valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 4 Fastställande av dagordning Utskottet beslutade att godkänna framlagt förslag på dagordning med följande justeringar: 1. Mötets öppnande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av protokolljusterare 4. Fastställande av dagordning NY 5. Ekonomi 6. Rapport från utskottsgrupperna Föreningssupport Kommunikation Etik & Policy Värdegrund Ledarutveckling Stadgar 7. Svar på inkomna motioner 8. Organisationskonferensen 9. Årshjulet 10. Övriga frågor 11. Mötets avslutande 5 Ekonomi Utskickad ekonomisk rapport gicks igenom och man konstaterade att utskottet håller goda marginaler mot arbetsbudgeten. Funktionärsutveckling är den enda post som dragit över budget men det kan balanseras inom utskottets totala budget. Utskottet konstaterade att det är viktigt att arbetet med kommunikation kommer igång och får resurser att röra sig med. Då kommunikationsgruppen befinner sig i ett uppstartsskede med mycket research och lokala möten har man kunnat hålla tillbaka kostnaderna. Utskottet tackade för informationen. 6 Rapport från utskottsgrupperna UG Kommunikation Monica Eriksson informerade om att man lämnat in ett förslag till uppdragsbeskrivning för UG Kommunikation. FS har efterfrågat en tydligare strategisk plan för UG Kommunikations arbete. Det finns ett visst behov av att förtydliga den plan som lämnades in efter mötet i november 2013. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 5
FS efterfrågar även ett förtydligande av hur man tänkt sig upplägget med en verksamhetskonferens, framförallt vad gäller specificering av kostnader, för att kunna få in det i budget och plan. Det finns många kontaktytor och många av dem kostar pengar och vi behöver fundera över hur vi får bäst utväxling för våra pengar. Som exempel nämndes att man kunde tänka sig att ställa in närvaron på tillfällen som My Dog och Stora Stockholm för att frigöra medel för en verksamhetskonferens. Monica konstaterade också att det troligtvis finns en del pengar att spara genom att försöka pressa priserna vid våra konferenser. De rabatter vi får idag ligger på en standardnivå som i princip alla får. Svenska Brukshundklubben borde vara en intressant kund och borde därmed kunna få en bättre rabatt. En verksamhetskonferens skulle också kunna utgöra en lämplig startpunkt för arbetet med att blicka framåt och ta ett gemensamt avstamp. Utskottet konstaterade att det är viktigt med mötesplatser för organisationens verksamheter på alla nivåer och att en verksamhetskonferens har en självklar plats att fylla. Utskottet beslutade att Utskottet för organisation ska lämna in specificerade kostnader till GS och Skattmästare. Tillsammans med detta lämnas förslag på omfördelning av medel. UG Kommunikation har konstaterat att det finns ett behov av att ytterligare förklara och understryka vikten av en grafisk profil. Gruppen är tydlig med att det handlar om så mycket mer än logga och brevpapper. Det är viktigt att organisationen tänker igenom vilket budskap man vill förmedla både inom och utom organisationen och att detta speglas i den grafiska profilen. FS har även meddelat att man ser UG Kommunikation som en naturlig del av Utskottet för organisation och att den kommer att stanna där. UG Föreningssupport Christer Lundberg informerade om arbetet med utbildningen av föreningscoacher. Första utbildningstillfället hölls den 21-22 september på Göteborg-Mölndals BK. Nästa tillfälle genomförs den 18-19 januari 2014 på Scandic Crown i Göteborg. Temat är konflikthantering (Zonja Ottosson), styrdokument och policys (Dag Brück). UG Föreningssupport kommer även att närvara på Organisationskonferensen i Sollentuna 31 januari 2 februari. Anders Dahlstedt läste upp ett avidentifierat exempel på frågeställning som kommer i stor mängd runt årsmötestider. Problemställningen i exemplet löses lätt med hjälp av en bättre föreningskunskap och kännedom om vad som står i våra styrdokument. Tyvärr är exemplet långt ifrån unikt och visar på ett uppdämt behov för föreningscoacher. Utskottet diskuterade även vikten av att vara närvarande och delta vid utbildningstillfällena för att få en auktorisation som föreningscoach. Andra saker som diskuterades var hur rekrytering av nästa kull ska ske. Utskottet konstaterade att det finns en kravspecifikation på föreningscoachen och att frågan kommer att fortsätta att diskuteras i olika sammanhang. Klart är dock att inför nästa omgång kommer distrikten att behöva rekommendera och föreslå kandidater till utbildningen. UG Ledarutveckling Ragnar Bergståhl meddelade att gruppen för närvarande för en diskussion med Studiefrämjandet om olika möjliga samarbetsformer. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 5
UG Etik och policy Dag Brück meddelade att han kommer att vara lärare vid föreningscoachutbildningen 19 januari med fokus på styrdokument och policys. Dag kommer även att närvara under lördagen. UG Värdegrund Ragnar Bergståhl berättade att UG Värdegrund inte kommit igång av olika orsaker. Bland annat så är Annika Sällvik inte längre intresserad av att leda gruppens arbete. Hon kan däremot tänka sig att fortsatt delta i gruppens arbete. John Sjöberg föreslås som ny sammankallande efter Annika Sällvik. Utskottet beslutade att föreslå John Sjöberg som sammankallande för UG Värdegrund. Utskottet beslutade även att föreslå att gruppen, utöver John Sjöberg ska bestå av Ragnar Bergståhl, Greta Sköld, Annika Sällvik och LET Andersson. En diskussion inleds i samband med Organisationskonferensen. En första presentation planeras inför Kongresen 2014 för sedan var klart till Kongressen 2015. UG Stadgar Ragnar Bergståhl meddelade att UG Stadgars arbete fortlöper och fortsatt är inriktat på en tolkningsmanual för stadgarna. Gruppen svarar även löpande på frågor om stadgarna. Många av frågorna skulle kunna förebyggas med en bättre föreningskunskap, vilket visar på behovet av föreningscoacher. Utskottet tackade för informationen från de olika grupperna. 7 Svar på inkomna motioner FS har bett Utskottet för organisation att yttra sig över tre motioner. Motionerna är motion från Vit Herdehundklubb om stadgeändring gällande fullmaktsröstning och motion från SBK Skånes och SBK Blekinges distrikt om ordinarie kongress vartannat år i stället för som nu varje år samt motion från SBK Västras distrikt om förbundskongresser bör hållas vartannat år. Utskottet diskuterade motionerna och konstaterade att motionerna rörande kongress vartannat år kan behandlas gemensamt. Utskottet konstaterade att utöver de skriftliga yttrandena kan man fylla på med exempel om det behövs vid muntlig framställan. Utskottet beslutade att föreslå följande yttrande om motionerna: Förslag till FS yttrande över Vit Herdehundklubbens motion om fullmaktsröstning: Frågan ligger utanför kongressens beslutsdomän då grundstadgarna ( 6) anger att det är förbundsstyrelsen som fastställer stadgar för distrikt, lokal- och rasklubbar. I och med detta ska frågan inte tas upp till behandling på kongressen. Det är viktigt att detta förhållande inte uppfattas som att det inte finns någon möjlighet att föreslå förändringar. Förbundsstyrelsen vill gärna ha synpunkter på och förslag till förbättringar av stadgarna. Dessa behöver inte formuleras som motioner eller invänta en kongress utan kan istället skickas in löpande till UG Stadgar. Förslag till FS yttrande över motioner om Kongress vartannat år: Förbundsstyrelsen ser de fördelar med förslaget som motionärerna pekar på, men menar att en så stor omställning i Svenska Brukshundklubbens demokratiska process Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 5
måste utredas mer grundligt. FS ser fler konsekvenser, som måste analyseras och klarläggas, innan organisationen tar ett beslut i denna fråga. FS föreslår, mot denna bakgrund, att föreliggande motioner avslås, men att FS ges uppdraget att till kongressen 2015 återkomma med en utredning i frågan och förslag till beslut. 8 Organisationskonferensen Ragnar Bergståhl och Dag Brück meddelade att planeringen för Organisationskonferensen är klar och att man nu ser fram emot själva konferensen. 9 Årshjulet Årshjulet för Utskottet för organisation har inte uppdaterats på grund av tekniska problem, men uppdatering kommer. Ur innehållet i årshjulet ser vi utskottsmöte andra tisdagen i varje månad via telefon kl. 20:00 samt ett planerat fysiskt möte november. 10 Övriga frågor Ragnar Bergståhl konstaterade att han ser fram emot att få träffa alla på Organisationskonferensen. 11 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat 22:33. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Ragnar Bergståhl Monica Eriksson Christer Lundberg Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 5