Patientsäkerhetsberättelse för år 2016 för elevhälsans

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning 2017-05-26 SKDN 2017/0103 Martin Westbrandt Södermöre kommundelsnämnd Patientsäkerhetsberättelse för år 2016 för elevhälsans medicinska del Förslag till beslut Södermöre kommundelsnämnd beslutar att godkänna upprättad patientsäkerhetsberättelse för år 2016 för elevhälsans medicinska del. Bakgrund Patientsäkerhetsberättelsens målsättning är att öppet och tydligt redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten. Den ska beskriva hur vårdgivaren har arbetat för att identifiera, analysera och minska riskerna i vården. Patientsäkerhetsberättelsen ska även innehålla en beskrivning av hur vårdpersonalen bidragit, men även hur patienters och närståendes synpunkter på patientsäkerheten har hanterats, samt redogöra för de resultat som uppnåtts under föregående år. Sammanfattningsvis har elevhälsans medicinska del under året bedrivit en god och säker vård i enlighet med uppdraget, det vill säga att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja eleverna mot utbildningens mål. Elevhälsans medicinska del har också uppnått de specifika mål som sattes upp inför verksamhetsåret 2016: - Säkerställa att medicinsk elevhälsapersonal finns tillgänglig enligt kommunens riktlinje 500 elever per heltidsarbetande skolsköterska. - Arbete med kvalitetssäkring av verksamheten genom fördjupad genomgång av Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats och verksamhetens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. - Arbete med att utarbeta vägledningsdokument för hantering inom elevhälsan av flickor som utsatts för eller riskerar att bli utsatta för könsstympning - Fortsatt arbete med att förbättra samarbetet med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken genom regelbundna samverkansmöten. Under kommande år kommer kvalitetsarbetet att fortsätta med fokus på de delar av kvalitetsmåtten där förbättringar är nödvändig eller möjliga: Inventering av verksamhetens lokaler med avseende på sekretess, golvyta, Södermöre kommundelsförvaltning Förvaltningskontoret Adress Harbyvägen 3, 388 32 LJUNGBYHOLM Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax

SKDN 2017/0103 2 (2) tillgänglighet, tillgång till vilrum, hygien, hantering av riskavfall och tillgång till adekvat medicinsk utrustning. - Hur elevhälsans medicinska insats deltar i elevhälsaarbetet med avseende på deltagande i elevhälsateam, hälsofrämjande arbete utifrån livsstilsfaktorer, psykisk ohälsa, arbetsmiljö, lärandemiljö, särskilt stöd, skolfrånvaro och extern samverkan. Lena Thor Förvaltningschef Martin Westbrandt Verksamhetsutvecklare Bilagor Patientsäkerhetsberättelse för år 2016 för elevhälsans medicinska del

Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare År 2016 170201 Karin Linge Verksamhetschef Elevhälsans medicinska insats/skolhälsovården Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting (reviderad 2013-11-19)

Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Sammanställning och analys 8 Samverkan med patienter och närstående 9 Resultat 9 Övergripande mål och strategier för kommande år 10 2

Sammanfattning Under verksamhetsåret 2016 har följande åtgärder vidtagits för att öka patientsäkerheten: Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor med utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner samt löpande utvärdering av verksamheten innefattande avvikelserapportering, hantering av inkomna synpunkter från elever, målsmän och andra intressenter. Medicinsk elevhälsapersonal har deltagit vid nationella kongresser med fortbildning och kompetensutveckling (skolsköterskekongress, skolläkarkongress och ledningskonferens för elevhälsapersonal) Samverkansmöten med BUP. Utvecklingsdagar för alla skolsköterskor och skolläkaren. Ständigt pågående aktivt arbete för att ta fram och utveckla säkra rutiner i det medicinska arbetet involverande både skolsköterskor och skolläkare/verksamhetschef. Inrapportering av risker, tillbud och händelser enligt gällande avvikelserutin. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Elevhälsans uppdrag är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Skolhälsovården i Kalmar kommun arbetar fortlöpande för att upprätthålla en så hög grad av patientsäkerhet som möjligt. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker elimineras genom tidig identifiering och förebyggande arbete. För att minimera risken för vårdskada är det viktigt att bemanningen är fullgod och att personalen har den kompetens som krävs för att bedriva en säker vård. Arbetsmiljön måste vara tillfredställande och det måste finnas tid för planering och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är att: Skolsköterska finns tillgänglig på alla skolor och att dessa har ansvar för ett rimligt antal elever, ca 500 elever per heltidstjänst enligt Kalmar kommuns riktlinjer. Personalen har den kompetens som krävs och ges möjlighet till utbildning och kompetensutveckling. Riktlinjer och rutiner följs genom systematisk egenkontroll. En fungerande avvikelserapportering finns och att den leder till åtgärder som sedan följs upp. 3

Under 2016 hade verksamheten som mål att fortsätta kvalitetsarbetet med fokus på följande punkter: Säkerställa att medicinsk elevhälsapersonal finns tillgänglig enligt kommunens riktlinje 500 elever per heltidsarbetande skolsköterska. Arbete med kvalitetssäkring av verksamheten genom fördjupad genomgång av Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats och verksamhetens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Arbete med att utarbeta vägledningsdokument för hantering inom elevhälsan av flickor som utsatts för eller riskerar att bli utsatta för könsstympning Fortsatt arbete med att förbättra samarbetet med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken genom regelbundna samverkansmöten. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Barn- och ungdomsnämnden, Kalmar kommun är vårdgivare för den hälsooch sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ansvarar för att verksamhetschef för elevhälsans medicinska del utses. Verksamhetschef Verksamhetschef för elevhälsans medicinska del är skolläkare Karin Linge. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska del är ansvarig för att verksamheten bedrivs på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Verksamhetschefen ansvarar för att alla medarbetare har rätt kompetens och för att de får kontinuerlig fortbildning för att upprätthålla denna. Verksamhetschefen har i detta arbete stöd av samordnande skolsköterska. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal Legitimerad sjukvårdspersonal har ett eget ansvar för att arbetet de gör utförs med god kvalité, enligt vetenskap och beprövad erfarenhet, och med hög patientsäkerhet. Varje medarbetare är skyldig att identifiera avvikelser och risker i verksamheten och att rapportera dessa. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Systematiskt kvalitetsarbete Elevhälsans medicinska del har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anpassat efter socialstyrelsens riktlinjer (SOSFS 2011:9). 4

Barn- och ungdomsförvaltningen är ISO-certifierad och elevhälsans medicinska del omfattas därmed av interna och externa revisioner inom ramen för denna kvalitetscertifiering. Datajournalsystemet PMO genomgår fortlöpande kvalitetsförbättringar i syfte att förbättra säkerheten. En gång per månad görs även loggkontroller där man kontrollerar öppnade journaler och samkör dessa med behörighet på de aktuella enheterna. Det finns en utarbetad rutin för avvikelserapportering. Avvikelser rapporteras till verksamhetschefen som sammanställer dessa en gång per månad och fattar beslut om eventuell åtgärd. En gång per månad träffas samtliga skolsköterskor och skolläkaren på ett gemensamt yrkesnätverksmöte. Vid detta möte sker fortbildning och erfarenhetsutbyte i syfte att öka kvalitet och säkerhet i verksamheten. Yrkesnätverksmötet har en stående punkt för information om inkomna avvikelserapporter. I anslutning till denna punkt förs diskussion kring åtgärder för ökad patientsäkerhet. Det finns en utarbetad rutin för anmälan av skada/olycksfall/tillbud barn/elev och dessa uppgifter sammanställs årligen. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll medicinskteknisk utrustning utförs enligt gällande rutin. Inrapportering till vaccinationsregister. Kontroll av hur stor andel elever som utnyttjar möjligheten att ha ett hälsosamtal med skolsköterska. Journalgranskning där varje skolsköterska tillsammans med en kollega granskar avidentifierade journalanteckningar med avseende på kvalité och innehåll. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under 2016 har flera insatser gjorts för att öka patientsäkerheten och ytterligare höja kvalitén i verksamheten. Yrkesnätverksmöten och utvecklingsdagar 5

Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har anordnats en gång i månaden. I samband med dessa möten har utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner genomförts. Dessutom har löpande utvärdering av verksamheten skett. Denna innefattar avvikelserapportering och hantering av inkomna synpunkter (från egen personal, övrig skolpersonal, elever, vårdnadshavare och andra intressenter). Under året har också utvecklingsdagar anordnats där alla skolsköterskor och skolläkaren fick utbildning i kulturkompetens och interkulturell kommunikation samt i motiverande samtal som är en strukturerad samtalsmetodik som används inom elevhälsan. Utbildning inom bland annat följande områden har också anordnats under året: Smittskydd Barn som anhöriga Barn- och ungdomshälsans arbete Socialtjänstens arbete, Familjehuset och Multiversum Förebyggande tandvård Droganvändning bland ungdomar Ergonomi i skolan Språkstörning Deltagande i kurser och konferenser Samtliga skolsköterskor inom organisationen har deltagit i Skolsköterskeföreningens årliga skolsköterskekongress. Syftet med detta är att säkerställa att skolsköterskorna bibehåller och utvecklar sin kompetens då det är en mycket viktig faktor för att kunna bedriva ett patientsäkert arbete. Skolläkaren har deltagit i Skolläkarföreningens årliga konferens Skolläkardagarna och har därmed fått möjlighet att inhämta aktuell information avseende elevhälsa och skolhälsovård, medicinska forskningsresultat, organisatoriska frågor och lagstiftning. Skolläkare och samordnande skolsköterska har också deltagit i nationell ledningskonferens med fokus på ledningsfrågor inom elevhälsa och skolhälsovård. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Intern samverkan Elevhälsateam där skolans personal och elevhälsans personal gemensamt identifierar elever som är i behov av elevhälsans insatser s.k. utökade EHT. Samordning av insatser inom elevhälsan. Information om nya elever på skolorna så att dessa får ta del av elevhälsans rutinmässiga insatser som görs i hälsofrämjande och förebyggande syfte. Regelbundna möten mellan skolläkare och skolpsykologer. 6

Regelbundna möten med central elevhälsapersonal och förvaltningens administrative chef under vårterminen och med verksamhetschefen för central elevhälsa under höstterminen. Extern samverkan Fungerande rutin för remittering till annan vårdgivare när behov av detta finns. Regelbundna möten med externa samverkansparter såsom BHV, ungdomsmottagning, socialtjänst, primärvård, sjukhuskliniker m fl. Regelbundna möten med barn- och ungdomspsykiatrin där övergripande samverkansfrågor diskuteras och där även specifika elevärenden kan tas upp. Skolläkarens deltagande vid barn- och ungdomsklinikens utbildningsmöte en gång per vecka. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Rapportering av risker och händelser Det finns rutiner för hur elevhälsans medicinska personal går till väga för att rapportera risksituationer och avvikelser inom verksamheten. Genomgång av inkomna risk- och avvikelserapporter sker veckovis så att akuta åtgärder kan vidtas vid behov. Inkomna rapporter analyseras och sammanställs av verksamhetschefen tillsammans med samordnande skolsköterska veckovis. Genomgång och analys av de aktuella risk- och avvikelserapporterna sker också vid regelbundna yrkesnätverksmöten en gång per månad. Verksamhetschefen vidtar lämplig åtgärd beroende på avvikelsens karaktär och gör vid behov anmälan enligt Lex Maria. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Under året har 4 avvikelserapporter inkommit till verksamhetschefen. Dessa har hanterats enligt den rutin för avvikelserapportering som gäller. Ingen av avvikelserapporterna har föranlett anmälan enligt Lex Maria. Två rapporter rör journalföring och dokumentation. En rapport gäller missat hälsosamtal för elev inflyttad från ett annat land. En rapport rör uppföljning och informationsöverföring. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har ett system för att ta till vara klagomål, beröm och synpunkter. Inkomna klagomål och synpunkter gällande verksamheten sammanställs och behandlas löpande en gång i månaden vid Ledningens genomgång. Inga klagomål eller synpunkter har under året nått verksamhetschefen. Verksamheten har inte heller tagit emot några klagomål eller synpunkter från Patientnämnden eller Inspektionen för vård och omsorg(ivo). 7

Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6, 7 kap.2 Avvikelserapporteringen omfattar både risker och händelser. Det finns en strukturerad plan för hur dessa hanteras och följs upp. Sammanställning av avvikelserapporterna sker i patientsäkerhetsberättelsen. Under verksamhetsåret har inga klagomål eller synpunkter på verksamheten framkommit via det system som vårdgivaren har för detta, från Patientnämnd eller från IVO. 4 avvikelserapporter har inkommit under året vilket är färre än föregående verksamhetsår. Samtliga avvikelserapporter har hanterats enligt de rutiner som finns för detta. Två rapporter berör journalföring och dokumentation. I det ena fallet finns ingen anteckning från hälsosamtal i förskoleklass trots att skolsköterskan är övertygad om att samtalet och hälsokontroller genomförts. Då relativt lång tid gått när misstaget upptäcks kan skolsköterskan inte komma ihåg händelsen. I det andra fallet är dokumentationen från hälsobesöket i förskoleklass bristfällig och uppgifter om syn- och hörselkontroller saknas trots att både elev och vårdnadshavare kommer ihåg att undersökningarna gjorts och utfallit normalt. I båda fallen har de kontroller som ej finns dokumenterade gjorts om. För att undvika liknande misstag i framtiden är det viktigt att arbetsmiljön är sådan att man inte blir störd mitt i dokumentationen eftersom detta ökar risken för misstag. Det är också viktigt att man använder sig av en besökslista i journalsystemet där planerade besök läggs in. Man kan då på ett enkelt sätt kontrollera sin dokumentation i slutet av dagen. Detta minimerar risken för att dokumentation inte utförs. En avvikelse gäller en elev inflyttad från ett annat land som inte erbjudits hälsosamtal hos skolsköterska. Däremot har en bedömning av elevens vaccinationsstatus gjorts. Eleven har fungerat helt problemfritt och inte haft några hälsobekymmer. Elevhälsan bör erbjuda alla nyanlända elever ett hälsosamtal, oavsett vilken årskurs de går i. Det är viktigt att det finns rutiner på skolorna för hur skolsköterskan får reda på att det kommit nya elever till skolan och skolsköterskan bör sätta upp nya elever på väntelistan så att de inte glöms bort. En avvikelse gäller en utebliven ryggkontroll. Eleven har tidigare kontrollerats på grund av sned rygg och uppföljning har planerats. Eleven har inte satts upp på väntelista och när eleven bytte skola mellan årskurs 6 och 7 så rapporterades inte den planerade uppföljningen till skolsköterska på mottagande skola. Ryggkontrollen uteblev därmed. Detta upptäcktes sedan av en slump och kontrollen utfördes, men senare än planerat. Det är ytterst viktigt att kontrollelever placeras på enhetens väntelista och att elever som är uppsatta för uppföljande kontroller överrapporteras till mottagande skolsköterska. Samtliga avvikelserapporter har analyserats och diskuterats i skolsköterskegruppen. 8

Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Elevhälsans bedriver frivillig vård och samtycke från elev och vårdnadshavare är en förutsättning för insatser. Elever har rätt att själva söka elevhälsans personal och kontakt tas med vårdnadshavare i de fall där man bedömer att detta är lämpligt eller nödvändigt. Eleverna informeras om att skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer har tystnadsplikt och om vad detta innebär. De får också information om att tystnadsplikten kan brytas i vissa situationer t ex vid misstanke om att barn far illa. Information till och samverkan med elever och vårdnadshavare är en viktig del av elevhälsans arbete. Information skall vara anpassad efter elevens behov, ålder, kunskap och situation och kan t ex beröra följande områden: Beskrivning av elevhälsans medicinska del(roll och uppdrag) Information inför vaccinering Information inför hälsobesök och inför eventuell uppföljning av hälsobesök Information om vidtagna åtgärder vid symtom eller skada Det är viktigt att elevhälsans personal uppmärksammar faktorer som kan medföra svårigheter i informationsöverföringen t ex behov av tolk. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått Skolsköterska har funnits tillgänglig på alla skolor under verksamhetsåret men på några enheter i för låg omfattning på grund av skolsköterskebyte. Antalet elever per skolsköterska avviker inte i alltför stor utsträckning från de riktlinjer som finns. Elevhälsans medicinska personal har deltagit i utbildningsinsatser och utvecklingsarbete i planerad utsträckning. Avvikelserapportering har fungerat tillfredsställande och har lett till adekvata åtgärder. Processmått Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har genomförts enligt planering med verksamhetsutveckling och utbildningsinsatser för kompetensökning. Utvecklingsdagar med fokus på strukturerad samtalsteknik(motiverande samtal) och kulturkompetens har genomförts. Egenkontroll har genomförts enligt planering. Fördjupad genomgång av Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats och verksamhetens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete har genomförts. 9

Resultatmått Vägledningsdokument för hantering inom elevhälsan av flickor som utsatts för eller riskerar att bli utsatta för könsstympning har utarbetats. Regelbundna samverkansmöten med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken har genomförts. Avvikelserapportering har skett enligt gällande rutin. Bemanningssituationen har varit god. Elevhälsapersonalen har fått tillgång till utbildning och innehar den kompetens som krävs för att bedriva en patientsäker verksamhet. Journalgranskning visar att skolhälsovårdens journaler håller en hög kvalitet. Närmare 100% av grundskolans elever har haft hälsosamtal med skolsköterska och 100% av eleverna har genomgått de föreskrivna hälsokontrollerna. 4 avvikelserapporter har inkommit. Dessa har analyserats, bedömts och relevanta åtgärder har vidtagits. Inga av händelserna har lett till allvarlig vårdskada eller anmälan enligt Lex Maria. Systemet för rapportering av risker och händelser fungerat väl. Inga klagomål har inkommit från IVO eller Patientnämnd. Verksamheten uppnår de flesta av de kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats som finns angivna. Måluppfyllelse Elevhälsans medicinska del har under året bedrivit en god och säker vård i enlighet med uppdraget, det vill säga att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja eleverna mot utbildningens mål. Elevhälsans medicinska del har också uppnått de specifika mål som sattes upp inför verksamhetsåret 2016. Övergripande mål och strategier för kommande år Under kommande år kommer kvalitetsarbetet att fortsätta med fokus på de delar av kvalitetsmåtten där vi ser att förbättringar är nödvändiga eller möjliga: Inventering av verksamhetens lokaler med avseende på sekretess, golvyta, tillgänglighet, tillgång till vilrum, hygien, hantering av riskavfall och tillgång till adekvat medicinsk utrustning Hur elevhälsans medicinska insats deltar i elevhälsaarbetet med avseende på deltagande i elevhälsateam, hälsofrämjande arbete utifrån livsstilsfaktorer, psykisk ohälsa, arbetsmiljö, lärandemiljö, särskilt stöd, skolfrånvaro och extern samverkan. 10