Personlig tillämpning vid avläggande av examen Utveckling av elektronisk PEP (personlig examensplan) inom YA! Malin Överholm Administration 23.01.2017 1
Innehåll 1. Inledning 2. Genomförande 3. Produkten 4. Resultat Uppfyller den förordningen (794/2015 samt 575/2016)? Vad tyckte du fungerade bra? Vad var mindre bra? Har du några förbättringsförslag? Övriga synpunkter? Reflektioner 5. Självvärdering 2
1. Inledning Personlig examensplan, som förkortas PEP, är YA:s (Yrkesakademin i Österbotten) dokument för tillämpningen av Statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning (25.6.2015/794) samt Statsrådets förordning om ändring av statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning (29.6.2016/575). I nuläget används en PEP i pdf-format med skrivvänliga fält. Vid YA! har det länge funnits ett önskemål om elektronisk PEP (personlig examensplan). Administreringsprogrammet som vi använder inom YA! är StarSofts MultiPrimus och Wilma (notering: StarSoft övergick till koncernen Visma i november 2016, men detta utvecklingsarbete var så gott som klart då så därför låter jag det stå StarSoft). Fördelen med en elektronisk PEP är att den senaste versionen alltid finns tillgänglig i Wilma för examinanden, för varje utbildare som är i kontakt med examinanden samt för studiesekreterare. Det här skulle förbättra och säkra kvaliteten av verksamheten med fristående examina. Att utveckla PEP:en elektroniskt är ett omfattande arbete. Därför beslöts att inom ramen för detta utvecklingsarbete ligger fokus på personlig tillämpning vid avläggande av examen. Personlig tillämpning vid avläggande av examen motsvarar del II i PEP:en och benämns som Plan för examenstillfälle. Slutprodukten är verktyget som utformats i Wilma och presenteras i kapitel 3. 2. Genomförande Arbetet startade med att jag i april 2016 skickade ut en förfrågan om förslag på utvecklingsarbeten till hela resultatenheten jag arbetar med samt några andra kolleger. Jag fick ett antal förslag och att utveckla PEP:en elektronisk var det förslag som det var störst efterfrågan på och som skulle gynna flest inom YA!. Utmaningen här var mina datatekniska kunskaper. Jag har inte tidigare arbetat med något motsvarande. Inledde därför med att läsa in mig på vårt studerandeadministrationsprogram MultiPrimus och programleverantören StarSofts anvisningar. En kollega har också kunnat hjälpa till ibland med det datatekniska. Inom YA! har Primus länge fungerat som studerandeadministrationsprogram och användes från början enbart för den läroplansbaserade utbildningen och därför finns en del utmaningar inom YA! att få det att även passa det fristående examenssystemet. I augusti 2016 gjorde jag det första utkastet av den elektroniska PEP:en. Jag har gjort ett flertal ändringar vartefter jag har diskuterat med kolleger, presenterat på möten och fått feedback av utbildare som ska arbeta praktiskt med detta verktyg. Flera utbildare har varit engagerade då jag presenterat den elektroniska PEP:en och kommit med förslag på olika uppgifter som de gärna skulle vilja finns med i planen och uppgifter som kunde tas bort. Olika branscher har olika arbetssätt och därför finns många olika önskemål. Då har det varit viktigt att komma ihåg att utgångspunkten är att PEP:en ska uppfylla Statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning (25.6.2015/794) samt Statsrådets förordning om ändring av statsrådets förordning om personlig tillämpning inom 3
yrkesinriktad vuxenutbildning (29.6.2016/575), samt att den ska kunna betjäna så många branscher som möjligt. I september 2016 ansåg jag PEP:en klar att testas. Kontaktade utbildare från olika branscher för att höra om de hade någon examinand som var i det skedet att en plan för examenstillfället skulle göras. Det gick till början av oktober. Testgruppen kom att bestå av tre utbildare med varsin examinand från olika branscher. En examinand avlägger en grundexamen, den andra examinanden avlägger en yrkesexamen och den tredje avlägger en specialyrkesexamen. I samband med att de använde den elektroniska PEP:en skulle de också besvara följande frågor: 1. Uppfyller den förordningen (794/2015 samt 575/2016)? 2. Vad tyckte du fungerade bra? 3. Vad var mindre bra? 4. Har du några förbättringsförslag? 5. Övriga synpunkter? 3. Produkten Plan för examenstillfälle Personlig tillämpning vid avläggande av fristående examen är uppbyggd utgående från Statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning (25.6.2015/794) samt Statsrådets förordning om ändring av statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning (29.6.2016/575). Produkten består av nio delar. Den första delen består av rubriken och hänvisning till förordningarna. I andra delen framkommer uppgifter om examinanden. Examensdelens namn och den examen som avläggs framkommer i tredje delen. Skärmdump på del 1-3 Examinand och examensdel. 4
Del fyra benämns som 10. Information om examenstillfället (tid, plats och innehåll). Det här med direkt hänvisning till paragraf 10 i förordningen. I den här delen framkommer tidpunkten för examenstillfället samt presentation av platsen där examenstillfället avläggs. Skärmdump på del 4 Tid och plats. Del fem är en fördjupning i innehållet hämtat från e-grunder. Skärmdump på del 5 - Innehåll. 5
Del sex hänvisar till paragraf 12 och gäller konkreta stödåtgärder. Här skriver examinanden och ansvariga handledaren/utbildaren in vilka stödåtgärder som examinanden har rätt till vid examenstillfället om det för examinanden har konstaterats behov av särskilt stöd. Skärmdump på del 6 Konkreta stödåtgärder. I del sju presenteras bedömarna och den delen motsvarar paragraf 11 i förordningen. Examinanden ska ta reda på om bedömarna fått bedömarintroduktion samt om bedömarna är examensmästare. Inom vissa examina kan även andra uppgifter om bedömarna behövas och det är examinandens uppgift att ta reda på det av sin ansvariga handledare/utbildare. Skärmdump på del 7 - Bedömare. Del åtta utgörs av en ruta som inte examinanden kan fylla i. Det är utbildaren som ska fylla i datum då planen godkänts samt sitt eget namn. Då det finns ett datum sparat i planens godkännandedatum kan inte examinanden längre göra ändringar i planen. Blir det aktuellt med ändringar efter att planen godkänts, så kan antingen utbildaren ta bort datumet i planens godkännande datum så att examinanden själv kan göra ändringarna eller så gör utbildaren ändringarna i planen. Skärmdump på del 8 Godkännande av planen. 6
Del nio används på den utskrivna planen. Planen ska undertecknas av examinanden och utbildaren. Med sina underskrifter bekräftar examinanden och utbildaren att examinanden har fått information om förfarandet vid rättelse och omprövning av bedömning av kunnande. Skärmdump på del 9 - Underskrifter. 4. Resultat Nedan följer en presentation av svaren på frågorna som ställdes till testgruppen. Uppfyller planen förordningen (794/2015 samt 575/2016)? Den här frågan ställdes enbart till utbildarna och svaren på den här frågan kan kort redovisas som Ja. Frågan om den elektroniska PEP:en uppfyller förordningen ställdes till utbildarna för att de ska komma ihåg att det är en förordning som ligger bakom PEP:en och att man bör tänka ur ett större perspektiv än enbart den examen man själv arbetar med. Vad tyckte du fungerade bra? Examinanderna tyckte det var enkelt att fylla i. Även en utbildare svarade att hen tyckte det var tydligt och klart samt enkelt att handleda examinanden hur hen ska fylla i planen. En utbildare svarade att det är superbra att examinanden ska beskriva per innehåll hur hen planerar visa sitt kunnande vid examenstillfället. Examinanden blir på så sätt mer medveten om vad som bedöms vid examenstillfället. Vad var mindre bra? Vid grundexamen framkommer inte vilket innehåll som hör under bedömningsfälten 1-4 (1. Behärskande av arbetsprocessen, 2. Behärskande av arbetsmetoder, -redskap och material 3. Behärskande av den kunskap som ligger till grund för arbetet, 4. Nyckelkompetenser för livslångt lärande). En utbildare uttryckte oro för att examinanden hade dålig internetförbindelse och var därför rädd att examinanden skulle bli utkastad och arbetet gå förlorat. Utbildaren uppmanade 7
examinanden att spara ofta, så att hen inte behöver skriva om allt om något skulle gå fel med internetförbindelsen. Då man varit inloggad en viss tid i Wilma, meddelar programmet att man blir automatiskt utloggad. Den automatiska utloggningen upplevde en utbildare kom alltför snabbt och ansåg att åtminstone 1,5 timmar borde man kunna vara inloggad före man automatiskt blir utloggad. Har du några förbättringsförslag? Alla tre utbildare har ett önskemål om ett fält med tilläggsuppgifter. Det här fältet kan användas för att uppfylla de examensspecifika krav som oftast kommer från examenskommissionerna. Fältet kunde användas på olika sätt inom olika examina, men det gemensamma är att utbildarna vill ge examinanderna möjlighet till att mer detaljerat beskriva hur de lägger upp själva examenstillfället, t.ex. kan det handla om exakta klockslag. Övriga synpunkter? Då examinanderna skriver planen för examenstillfället med detta verktyg kommer det även att stöda bedömarnas arbete, eftersom det utgår helt och hållet från examensgrunderna och det på ett tydligt och överskådligt sätt blir beskrivet hur examinanden planerar visa sitt kunnande utgående från kriterierna. Det blir nu också ett synligare krav på att examinanden faktiskt måste sätta sig in i kriterierna och fundera hur hen ska visa sitt kunnande. Ett annat resultat är att examinandernas planer för et blir mer enhetligt utformade, vilket också underlättar för bedömare som kanske ska bedöma flera examinander samtidigt. En utbildare ansåg att en risk med denna elektroniska PEP är att den är för allmänt hållen och att examinanderna kan ha svårt att klara av den på egen hand. För att få det att fungera behövs examensspecifika anvisningar och handledning. Mestadels positiv feedback från dessa tre utbildare. De ser framemot att kunna använda det här verktyget. Ett steg i rätt riktning upplevs det vara och en utbildare upplever att det kommer att spara arbetstid åt hen. Positivt att alla dokument samlas naturligt på ett och samma ställe, alltså i Wilma. Reflektioner Vid grundexamen framkommer inte vilket innehåll som hör under bedömningsfälten 1-4 (1. Behärskande av arbetsprocessen, 2. Behärskande av arbetsmetoder, -redskap och material 3. Behärskande av den kunskap som ligger till grund för arbetet, 4. Nyckelkompetenser för livslångt lärande). Frågan är om de bör framkomma eller inte. För tydlighetens skull tror jag det skulle vara bra om de framkommer. Det här överförs tyvärr inte i överföringen från e- grunder. I versionen som testades hade jag inte utformat någon utskrift, utan man kan printa ut den direkt från Wilma. Jag fick en del förslag på hur en utskrift kan utformas och det är jag såklart tacksam för. Anledningen till att jag inte gjort någon utskrift i testskedet var att jag 8
ville få feedback på verktyget och kunna göra förbättringar utgående från den. Och först efter det sätta tid på att utforma en utskrift. I det här utvecklingsarbetet är det verktyget som är det viktiga och att det fungerar ändamålsenligt. Att få en snygg utskrift blir aktuellt då planen tas i bruk. Ett förbättringsförslag var att ta bort all onödig text, som vilken förordning som styr planen för examenstillfället samt examinandens adressuppgifter med motiveringen att ju mindre text desto bättre. Hänvisningen till förordningen vill jag gärna ha kvar som en påminnelse om att detta är lagstadgat. Gällande uppgifterna om examinanden kan man fundera över vilka som faktiskt är nödvändiga i planen och vilka som eventuellt kan tas bort några. En utbildare lyfte fram examensspecifika anvisningar och det håller jag med om. Jag utgår ifrån att utbildarna själva handleder sina examinander och utformar anvisningar utgående från de krav som finns i examensgrunderna och av examenskommissionen. Den elektroniska versionen ställer krav på internetförbindelse och möjlighet till att kunna skriva ut planen på papper för att kunna underteckna den. I samband med testningen framkom att det fungerar på olika sätt med olika webbläsare. Till exempel med Explorer blir texten flerradig i textrutorna, medan i Chrome måste man själv trycka enter för att få en ny rad. Trycker man inte enter fortsätter raden längre och det blir istället en scrollruta. Det här är inget jag kan göra något åt, utan YA:s kontaktperson till StarSoft har meddelat detta till dem och det är något som de förhoppningsvis åtgärdar. Under utvecklingsarbetet har jag också varit i kontakt med en annan utbildningsanordnare som YA! har ett gott samarbete med. De använder en elektronisk PEP redan, men en enkel variant. De berättade att deras examinander ofta gör två planer för ett examenstillfälle, dels den elektroniska där det framkommer det lagstadgade, dels en icke-elektronisk plan som är mer specifik. Inom många examina inom YA! skriver examinanderna två planer för examenstillfälle idag också, den som ingår i PEP:en och därtill en skild, mer specifik plan. Min förhoppning är att det är möjligt att få med allt som behövs för en plan för examenstillfälle i den elektroniska versionen och att examinanderna bara behöver göra en plan per examensdel. Genom att lägga till ett fält med tilläggsuppgifter som utbildarna önskade tror jag att det skulle kunna vara möjligt. Många utbildare har varit väldigt ivriga och ser framemot att få använda verktyget, medan andra tycker att de har ett fungerande arbetssätt i pappersformat och varför ändra något som fungerar. För att ta den här i bruk inom YA! krävs ännu en del arbete. Det ska överföras alla examina och examensdelar vi behöver från e-grunder till Primus. Bygga upp det i Primus så att det passar in i vårt system (inom det här utvecklingsarbetet har jag gjort en testversion för de examinander som deltog i testet). Samt att fundera hur och om ändringsförslagen som inkom i testningen ska beaktas. 9
4. Självvärdering Jag har fått inse att det är svårare än jag trodde att göra detta utvecklingsarbete. Inom YA! har vi redan ett dokument för den personliga tillämpningen och jag utgick ifrån att jag bara ska göra den elektronisk. Det blev mer djupgående än så. För att kunna motivera varför den utvecklas och ser ut som den gör var det viktigt att känna till förordningar, examensgrunders uppbyggnad och hur olika man kan arbeta med examinander inom olika examina och branscher. 10