Förstudie avseende uppbyggnad av ett bygdekontor i Ljustorps affär Lägesrapport 2 Tid: 1/6 till 31/10 2006 Verksamhetsmål och resultat Projektet är en förstudie, men är tänkt att vara en arbetande förstudie dvs vi undersöker, provar och arbetar oss fram till en lämplig inriktning på verksamheten. Det är alltså inte ett skrivbordsprojekt, utan vi utreder, testar, utvärderar dom tankar och idéer som kommer fram hur Bygdekontoret skall verka. Vi vill visa handlingskraft för att få större möjligheter att överleva på lång sikt. Det innebär att vi har faktiska utförandekostnader för arbeten som projektet gör redan i förstudieskedet. Huvudmålet för projektet är att sammanföra service och mänsklig kontakt på en gemensam och tillgänglig plats i bygden. Medlem för att klara av det är att bereda en person anställning på kontoret efter projekttidens slut. Projektet skall därför utreda vilka möjligheter et finns att förverkliga idén så att den blir ekonomiskt genomförbar i framtiden. Se förra lägesrapporten för mer detaljerad beskrivning. Vi har därmed två personer sysselsatta i projektet. Vi har under hösten förhandlat med arbetsförmedlingen om att anställa en av de två sysselsatta i projektet på 25%. Anställning kommer just nu att vara viss tid och begränsad till projekttiden. Under sommaren hade vi två ungdomar anställda för att ersätta den personal som var ledig. Dom arbetade tre veckor var och arbetade framförallt med att ta emot kunder som in och gjorde visst administrativt arbete för kontoret. Periodens verksamhet och kostnader Externa kontakter Timrå Kommun Två kommunala verksamheter kommer idag och informerar om sin kommunala service på Bygdekontoret regelbundet: Träffpunkten och Konsument Timrå. Fortsatta kontakter med Timrå kommun för att etablera mer samarbete. Vi har utrett möjligheter för att öka samarbetet emd Timrå kommun och knyta och närmare samman. Samarbetet med Timrå kommun är av största vikt för projektet i och med att vi vill erbjuda samhällelig service i bygden. Vi har fått löfte av kommunen att starta en referensgrupp med en medlem från Timrå kommun för att hitta möjliga vägar till samarbete. Bredband Möte kring Optisk fiber. Vi har haft ett(två) möten kring indragning av opstisk fiber. Ett för de byansvariga och ett riktat till centrala Ljustorp där ett projekt kring optisk fiber har börjat. Informationsmaterial Vid det föreningsmöte som vi hade i våras visade det sig att en viktig fråga som föreningarna ville att vi skulle arbeta med var information och marknadsföring av det föreningar och näringsidkare skapat som sevärdheter och turistmål. Man upplevde att man behövde hjälp för
att öka mängden besökare i Ljustorp, så att det skulle finnas större möjlighet att leva på sin verksamhet. Under första kvartalet skapades allmänt informationsmaterial om Ljustorp som samtidigt gav en faktagrund för projektet att stå på. Vad har vi gjort, Faktablad över Ljustorp, Ljustorps föreningar 2006, Bygdekontoret och Ljustorps Handel. Målgruppen för detta material var bygden själv. Bilagor på dessa material fick ni förra projektrapporten Därefter har vi arbetat oerhört mycket med allmän marknadsförning av bygden som helhet med målgrupp på utomstående. Det har varit ett arbete som har tagit mycket mer tid och kraft av kontoret än vad vi trodde innan. Vi har dels skapat ett marknadsföringsmaterial över Ljustorp, men vi har också gått ut med att vi tar på oss arbete med att göra material för andra, för att skapa möjlighet till intäkter. Vi har under perioden slutför arbetet med 5 turistbroschyrer. Vi har också hjälp idrottsföreningen utan kostnad med att skapa 1 turistbroschyr för Björkängen. Vi har slutfört arbetet med? faktablad som informerar om enskilda turistmål i Ljustorp. Vi har också gjort 7 informationspärmar om Ljustorp som spridits till turistinformationer i Timrå, Sundsvall och Härnösand. Vi har lagt ut offerter på arbetet på Internet får att få fram billigaste möjliga tryckning till produkterna. Arbetet har blivit mycket uppskattat i bygden och är en stor anledning till att vi idag har blivit så accepterade som Bygdekontor. Att göra ett turistmaterial var inget huvudsyfte i sig för oss som Bygdekontor, men det var en stor fråga för bygden. I och med att vi gjorde det så fick vi bygden med oss och har blivit accepterade och det underlättar allt vårt andra arbete oerhört mycket. Dessutom hjälper vi företagare att överleva på sin verksamhet, vilket gör att tycker att arbetet faller inom projektets ramar. Vi har också gjort en större broschyr åt ett annat EU projekt i bygden mot betalning. En annan positiv bieffekt är att vi också hittat ett område där vi kan arbeta i framtiden för att få ekonomisk lönsamhet på kontoret på sikt. Vi har lärt oss oerhört mycket av att göra dessa broschyrer både vad gäller bilder, layout, kontakter med tryckerier mm. Det här kommer att kunna bli ett av de ben vi kan stå på för att få in kostnader för att täcka kontorets verksamhet i framtiden. Då kan vi också använda det material vi gjort för att visa på jobb vi gjort. För att underlätta detta arbete jobbar vi kontinuerligt med att bygga upp en informationsbank med både material och bilder över Ljustorp. Detta arbete sker med hjälp av referensgrupp i bygden inom föreningar, företag och byagrupper. Årets by I samband med att Ljustorp blev årets by tog bygdekontoret ansvar att vara sammankallande för en stor del av det arrangemanget. Under den här perioden har vi arbetat tillsammans med föreningslivet med att skapa en årets by fest för bygdens invånare i augusti. På festen hade vi också en monter för att presentera bygdekontoret och det arbete som vi har gjort framförallt inom turistområdet. Till det ändamålet och framtida utställningar köptes ett antal hjälpmedel in för att kunna visa upp material och vi hyrde dessutom ett partytält för att hålla till i. Konferensförplägnad Som en del för projektet att få in ekonomiska medel, så erbjuder vi konferensfika och luncher vid konferens i bygdegården. Däremot är det inte alltid de anställda på kontoret som genomför dessa pga deras för nuvarande begränsade arbetstid. Vi har under perioden haft? konferens
med mat eller fika under projektets första halvår. Det här arbetet ger ett mycket begränsat överskott och måste utvecklas om det ska vara någon ide att hålla på med i framtiden. Ljustorpsbladet Kontoret har producerat Ljustorpsbladet från och med nummer 1 år 2006. Det innebär att man har gett ut tre nummer under våren. I och med att det är en ny syssla, den tidigare redaktören slutade vid årsskiftet, så har det gått mycket tid till att lära sig programvaror och kontaktnät. Det här är en arbetsuppgift för kontoret, men ansvaret för produkten ligger inte inom projektet. Däremot kommer det i framtiden att bli vår största möjlighet till inkomst för kontoret. Tidningen fyller redan i dag uppgiften som bygdens stora informationsportal och passar därför ypperligt in i Bygdekontorets verksamhet. Får vi dessutom fortsätt att arbeta upp tidningen layoutmässigt och annat så ska den kunna ge tillräckligt med annonsintäkter för att hjälpa till att betala en deltidsanställning på kontoret. Inflyttning Det här arbetet har vi inte arbetat så mycket med under den här perioden Folkhälsa Vi har börjat utreda möjligheterna till att jobba med någon form av folkhälsoprojekt för att bredda Bygdekontorets verksamhet och starta någon form av samarbete med landstinget. Långtidssjukskrivna Vi har under perioden utrett och arbetat för att försöka få igång ett nätverk bland långtidssjukskrivna, men vi har inte lyckats speciellt bra. Vi har försökt kalla till möte, men det var inga som kom. Vi funderar nu på att försöka arbeta mer genom direktkontakt person till person och dessutom genom att försöka börja ett samarbete med Försäkringskassan. Företagarmöten Vi har börjat arbetet med att utreda hur vi ska arbeta upp ett nätverk bland bygdens företagare för att i ett senare skede kunna rikta in oss på kvinnliga företagare. Det finns inte så många kvinnliga företag i bygden och i det fall det finns är man oftast delägare, men vi har några. Vi behöver också karlägga företagen i bygden, vilket är ett digert arbete. Det finns idag inga uppgifter om hur många företag som finns, hur många som är anställda inom företagen i Ljustorp mm. Vi har tillsatt en ansvarig inom området. Kontorsutrustning Vi har under perioden måst uppgradera vår utrustning för att klara av den verksamhet som vi har. Det har inneburit inköp av framförallt en laserskrivare. Kontorets skrivande och producerande verksamhet gjorde att kostnaderna för bläckpatroner blev oerhört höga, vi ansåg därför att det på sikt blev billigare med en laserskrivare. Personalkostnader Eftersom vi har två arbetsprövande som arbetar hos oss har det medfört vissa anpassningar. Vi har köpt in vissa hjälpmedel för att underlätta för dem att klara sina arbetsuppgifter. Dessutom fick vi under sommaren investera i en fläkt, eftersom temperaturen på kontoret blev alldeles för hög. Vi har också godkänt att ta över kostnaderna för rehabiliterande massage på en av de
arbetsprövande från hennes egentliga arbetsgivare. Massagen möjliggör att hon kan arbetspröva igen och kom till efter en längre tids frånvaro pga av hennes grundsjukdom. Tidsplan Jan-Febr: Eftersom vi fick beslutet om projektet så sent, så kom vi inte igång med den verksamhet som planerats. Vi sökte studiebesöksobjekt, men hittade tyvärr inga bra möjligheter. Vi gjorde istället en egen detaljplanering se bilaga över hur vi såg projektet under året. Mars-april: Vi följde tidplanen och gjorde framförallt behovsdiskussioner inom bygden. Parallellt med Årets by och kontakter med Timrå kommun för att komma igång med extern verksamhet. Maj-okt: Enligt planen skulle tiden inriktas mot kontakt med externa samarbetspartner. Det här är ett arbete som bli invävt i allt arbete som vi gör, men vi har inte hunnit specialarbeta så mycket med det här som vi hoppades. Vi har under hösten haft en av våra arbetare borta vissa tider pga sjukdom och vi har fått prioritera det som varit akut. Mycket tid har gått till att slutföra arbetet kring turistmaterialet. Vi har informerat, spridit materialet och,,, Informationsinsatser och skyltning av projektet Vi har informerat om projektet löpande i Ljustorpsbladet, se bilagor. Vi har gjort en informationsbroschyr, se bilaga. Vi har en enkel information på webben, se bilaga. Vi har också vid flertalet tillfällen informerat föreningar, grupper eller olika intressen om verksamheten, se bilaga med presentationsmaterial. Sundsvalls tidningar har också skrivit en artikel om när Träffpunkten startade sin verksamhet här på bygdekontoret, bilaga skickad förra gången. Sundsvalls tidning hade också en artikel om Konsument Timrå och deras verksamhet på kontoret, se bilaga. Vi har en skylt ovanför vår dörr med Bygdekontor där också klistermärket om EU projektet sitter med. Vi har också klistermärket på vår anslagstavla och på dörren in till affären. Frågor eller eventuella förändringar av projektet Den 7 mars fick vi beslut att förlänga projektet tom 2007-03-31. När vi ansökte om projektet hade vi en annan anställd i tanke, men som tyvärr hann sluta hos oss innan vi fick beslutet. Det innebar att vi då hade högre personalkostnader, än vad som nu blir fallet. Omprövning kring avslag på kostnader från förra rapporten Avslag verksamhet I vår förra rapportering av projektet fick vi avslag på ett antal kostnader för att de rörde verksamhet och inte utredning i och med att det här är en förstudie. Som vi försökt att lyfta fram den här gången är det en arbetande förstudie. Det innebär att vi redan idag har
konsumentverksamhet på kontoret och kostnaderna för Hantverksguiden och Råd och Rön kommer därifrån. Vi anser att det är väsentligt att vi redan nu kan visa upp och testa verksamheten, risken är annars att det blir ett skrivbordsprojekt. Vi bedriver konsumentrådgivning på enkel nivå i projektet, vilket vi också gör ut och måste därför ha vissa produkter för verksamheten. Samma sak gäller material för anslagstavlor, det är oerhört viktigt för vår verksamhet i och med att vi ska vara en informationskanal för bygden. Omfördelning av budgeten Vi fick också avslag på förbrukningsinventarier eftersom vi inte hade detta i budgeten. Vi vill därför föreslå en omfördelning av vår budget, se bilaga. Det var svårt för oss att göra en korrekt uppskattning om var pengarna skulle fördela sig när vi gjorde ansökan. Vi missbedömde hur kostnaderna skulle fördela sig, men inte den totala omslutningen. Förlängning av projektet Vi har under hösten inte kunnat få besked om hur och när vi ska kunna söka pengar för ett nytt EU projekt som i så fall skulle handla om att komma igång och driva själva verksamheten. Vi anser själva att vi oerhört mycket gjort för lite pengar, men inser att vi i dagsläget ännu inte har ekonomi föra att kunna fortsätta verksamheten på egen hand. Däremot ser vi att det finns goda förutsättningar på längre sikt, bara vi hinner arbeta in oss. Därför vill vi ansöka och en tillfällig förlängning av förstudien till augusti 2007, så vi hinner få besked om vi söker en fortsättning på själv projektet.