Valnämnden 18 april 2018

2018-04-18 1 Valnämnden 18 april 2018 Sid nr Justering... 4 43 Valärenden - ledamöter i Valnämnden... 5 44 Vallokaler i valen 2018... 6 45 Förtidsröstning i valen 2018... 7 46 Utformning av ambulerande förtidsröstning samt institutionsröstning... 10 47 Dataskyddsombud för Valnämnden... 12 48 Fullmakt för ta emot förtidsröster... 15 49 Valnämndens riktlinjer för röstmottagning... 16 50 Information från valkansliet... 17

2018-04-18 2 Tid 13:00 16:00 onsdag 14 mars 2018 Plats Sammanträdesrum 434, Kommunhuset Beslutande Rose-Marie Antonic(S) Stefan Aronson(S) Lena Sjöberg(S) Lars-Olof Boström(S) Jan Heijbel(M) Ulla Grelsson(L) Mats Lindblad(C) Margareta Engström(M) Karin Gustavsson(V) Ordförande v ordförande Ersättare Per-Olof Andréasson(S) Lena Olofsson(S) Martin Liljeros(L) Hans Olov Westerlund(C) Övriga Ingela Lindqvist Sekreterare

2018-04-18 3 Protokollet omfar 43-50 Justeras Rose-Marie Antonic Ordförande Ingela Lindqvist Sekreterare Per-Olof Andréasson Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Valnämnden Justeringsdatum Anslagsdatum 2018-04-18 2018-05-14 2018-05-17 Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) eller hos Koncernstaben 572 Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande 2018-06-07 Ingela Lindqvist

Justering 2018-04-18 4 Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Per-Olof Andréasson med Lena Olofsson som ersättare

2018-04-18 5 43 Valärenden - ledamöter i Valnämnden Beslut Valnämnden beslutar notera informationen Ärendet Martin Liljeros(L) utses till ny ersättare i valnämnden efter Anders Persson(L) för återstående delen av mandatperioden, Beslut i KF 2018-03-26 42

2018-04-18 6 VN-2018-00004 44 Vallokaler i valen 2018 Beslut Valnämnden beslutar godkänna föreslagna lokaler enligt listan ge valkansliet i uppdrag byta ut någon/några utav dessa innan valdagen om det blir nödvändigt Bakgrund Vid sammanträdet 4 maj 2017 beslutade nämnden utse Stefan Aronson(S), Ulla Grelsson(L) samt Hans Olov Westerlund(C) som tillsammans med valkansliet, fick i uppdrag göra en översyn av vallokaler samt förtidsröstningsställen inför valen 2018. Ärendet Arbetsgruppen har tagit fram förslag till vilka vallokaler som kan användas i 2018 års val. Flera av lokaler har använts vid tidigare val men ett antal av lokalerna har bytts ut för förbättra tillgängligheten för väljaren. Valkansliet föreslår nämnden godkänna de föreslagna lokalerna enligt listan samt ge valkansliet i uppdrag ersätta vallokaler som av någon orsak, som inte kan förutses i dagsläget, kommer måsta bytas ut innan valdagen 9 september 2018. Förslag till uppföljning Uppföljning sker i samband med analys av enkätundersökningen och tas upp vid uppföljning av valen i oktober 2018. Bilaga Vallokaler i valen 2018

2018-04-18 7 VN-2018-00005 45 Förtidsröstning i valen 2018 Beslut Valnämnden beslutar förtidsröstning ska ske vid stadsbibliotekets huvudbibliotek och närbiblioteken förtidsröstning ska ske vid Mittuniversitetets bibliotek, Selångers fotbollsklubb, samt i kommunhusets reception, uppdra åt valkansliet ordna förtidsröstning i Sundsvalls sjukhus, Galleria In, Hälsocentralen, Liden samt i Birsta City extra förtidsröstning på valdagen ska ske i Järkvissle och i Anundgård inte nyttja mobibblan i förtidsröstningen och därmed avslå motionen ge valkansliet i uppdrag byta ut någon/några utav dessa inför förtidsröstningsperiodens start om det blir nödvändigt Bakgrund Vid sammanträdet 4 maj 2017 beslutade nämnden utse Stefan Aronson(S), Ulla Grelsson(L) samt Hans Olov Westerlund(C) som tillsammans med valkansliet, fick i uppdrag göra en översyn av vallokaler samt förtidsröstningsställen inför valen 2018. Ärendet En motion har inkommit där (M) föreslår Mobibblan ska användas som förtidsröstlokal 2018. Valnämndens arbetsgrupp har utrett vilka förtidsröstningslokaler som ska användas i RKL-valet 2018. Förutsättningarna för använda

2018-04-18 8 Mobibblan som en utav kommunens förtidsröstningsställen har utretts. Utredningen visat : nyttja mobibblan ger endast väljaren möjlighet förtidsrösta vid ett tillfälle under hela förtidsröstperioden då det, enligt tidtabellen, är maximalt ett besök per plats per månad. på landsbygden finns tillgång till lantbrevbärare som agerar budröstmottagare samt förstärkt särskild förtidsröstningsställe Anundgård samt Järkvissle på valdagen. I Liden finns möjlighet förtidsrösta centralt vid flera tillfällen under förtidsröstperioden. resursmässigt innebär det minst två röstmottagare ska närvara, enligt nya lagkrav inför årets val, samt under vissa kortare stopp kan det bli svårigheter hålla tidtabellen om flera väljare önskar rösta. Det innebär utökade tider och högre kostnader där det är tveksamt om tillgängligheten för väljaren ökar nämnvärt. försök tidigare valår med bokbussen(2009,10) resulterade i endast ett 20-tal röster, trots kommunikationsinsatser genomfördes inför besöket, med orimliga kostnader i paritet med utfall. Valnämndens bedömning är de övriga biblioteken, med Stadsbiblioteket öppet samtliga dagar under förtidsröstningen, tillsammans med de övriga förtidsröstningsställen som erbjuds ger väljaren hög tillgänglighet förtidsrösta i Sundsvalls kommun. På valdagen ordnar valnämnden extra förtidsröstning i Järkvisse och Anundgård för ge de boende möjlighet rösta på valdagen. Nämnden beslutar enligt arbetsgruppens förslag till förtidsröstningsställen i 2018 års val.

2018-04-18 9 Förslag till uppföljning Uppföljning sker i samband med analys av enkätundersökningen och tas upp vid uppföljning av valen i oktober 2018.

VN-2018-00006 2018-04-18 10 46 Utformning av ambulerande förtidsröstning samt institutionsröstning Beslut Valnämnden beslutar godkänna förslag till utformning av förtidsröstning samt institutionsröstning Bakgrund Kommunala bud har erss av ambulerande röstmottagare från och med valen 2018. Budröstning finns kvar som ett alternativ men får inte hjälpa väljaren utan är enbart en transportör av väljarens iordningställda röst till en förtidsröstningslokal eller väljarens vallokal. Ärendet En ambulerande röstmottagare tar emot väljarens röst på samma sätt som i en förtidsröstningslokal och är, på begäran av väljaren, även skyldig hjälpa väljaren göra i ordning sin röst. Ambulerande röstmottagare fungerar också som röstmottagare vid den institutionsröstning som planeras ske. I samråd med verksamhetsansvariga inom vård och omsorg görs överenskommelser vilka som ska ha institutionsröstning och vilka som får besök av ambulerande röstmottagare. Allmänhet som önskar nyttja ambulerande bud får anmäla sig till valkansliet och får då besök enligt överenskommelse. Information om detta annonseras i dagspressen samt finns tillgängligt på sundsvall.se närmare valdagen.

2018-04-18 11 Valnämnden beslutar enligt valkansliets förslag till utformning av ambulerande förtidsröstning samt institutionsröstning. Lista på beslutade vallokaler samt förtidsröstningsställen 2018 bifogas till utskicket. Förslag till uppföljning Uppföljning sker i samband med analys av enkätundersökningen och tas upp vid uppföljning av valen i oktober 2018. Bilagor Information till boende Alternativ för hjälp rösta

2018-04-18 12 VN-2018-00007 47 Dataskyddsombud för Valnämnden Beslut Valnämnden beslutar utse Ms Boman, Medelpads räddningstjänstförbund, till dataskyddsombud för valnämnden meddela datainspektionen Ms Boman är utsedd till valnämndens dataskyddsombud Bakgrund Den nya dataskyddsförordningen träder i kraft den 25 maj 2018 och ersätter i samband med det Personuppgiftslagen (PUL). Dataskyddsförordningen kommer gälla som lag i alla EU:s medlemsländer. I dataskyddsförordningen finns regler som den som är personuppgiftsansvarig måste följa. De här reglerna är till för den enskildes personuppgifter ska skyddas på ett bra sätt. Enligt nuvarande personuppgiftslag kan nämnden välja utse ett PUL-ombud till sin hjälp. I samband med den nya dataskyddsförordningen träder i kraft ersätts denna roll med ett obligatoriskt dataskyddsombud (DSO). Varje nämnd är ansvarig för sina personuppgifter och behöver därmed utse ett dataskyddsombud för sin verksamhet. Sundsvall, Timrå och Ånge kommuner har anställt ett gemensamt dataskyddsombud vid Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF), Ms Boman. Varje nämnd och bolag har möjlighet tillsätta Ms Boman som sitt dataskyddsombud. För han ska kunna verka som DSO för den personuppgiftsansvarige (respektive nämnd eller bolag) krävs ett aktivt beslut om detta fas.

2018-04-18 13 Ärendet Enligt datainspektionens anvisningar ansvarar dataskyddsombudet för informera och ge råd inom organisationen, övervaka dataskyddsförordningen följs, utbilda och genomföra intern granskning, fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten (Datainspektionen), och de registrerade samt på begäran ge råd om de konsekvensbedömning avseende dataskydd som kan behöva göras och övervaka genomförandet. Den personuppgiftsansvariges ansvar och skyldigheter förtydligas och utökas och de registrerades rättigheter förstärks. Några förändringar i dataskyddsförordningen är bland annat: Krav på konsekvensbedömning: Innan man planerar en ny personuppgiftsbehandling som innebär särskilda risker för de registrerade ska man göra en bedömning av vilka konsekvenser behandlingen kan få och vilka åtgärder som behövs för minska riskerna. Säkerhetsincident: Om det inträffar en säkerhetsincident, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av uppgifter, måste man anmäla det till Datainspektionen inom 72 timmar. Man kan också behöva informera de registrerade (anmälan om personuppgiftsincident). Dataskyddsombud: Vissa organisationer; myndigheter, de som behandlar känsliga uppgifter eller uppgifter som innebär en kartläggning av enskildas beteende måste utse en person i organisationen som har till särskild uppgift bevaka dataskyddsfrågor, ett dataskyddsombud. Sanktionsavgift: Datainspektionen kan komma utdöma en sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler. Avgiften ska bedömas utifrån hur allvarlig överträdelsen är, om det skett avsiktligt eller inte, vilka åtgärder man har vidtagit för minska skadan, om man tjänat ekonomiskt på överträdelsen och andra försvårande eller förmildrande omständigheter. Sanktionsavgiften uppgår till 20 miljoner euro eller fyra procent av organisationens omsättning.

2018-04-18 14 Missbruksregeln försvinner: I personuppgiftslagen finns en förenklad regel för behandling av personuppgifter i löpande text och enkla listor, missbruksregeln. Den innebär kort och gott man får behandla uppgifter i vissa situationer så länge det inte är kränkande för någon. Den här regeln försvinner när dataskyddsförordningen träder ikraft. Sådan behandling måste alltså följa förordningens regler. Valnämnden beslutar utse Ms Boman, Medelpads räddningstjänstförbund, till dataskyddsombud för valnämnden. Valnämndens sekreterare meddelar datainspektionen Ms Boman är utsedd till valnämndens dataskyddsombud. Uppföljning Dataskyddsombudet rapporterar till Valnämnden.

VN-2018-00008 2018-04-18 15 48 Fullmakt för ta emot förtidsröster Beslut Valnämnden beslutar nedanstående personer ges fullmakt ta emot/kvittera förtidsröster i RKL-valen 2018 Bakgrund Posten har bestämmelser angående de förtidsröster som kommer till valnämnden. Dessa hämtas personligen på postens företagscenter. Ärende Nämnden ger följande personer fullmakt ta emot/kvittera förtidsröster i samband med förtidsröstningen i RKL-valet: Caj Sundberg Servicecenter Anders Uhlan Servicecenter Uppföljning Uppföljning sker vid uppföljning av valen i oktober 2018.

2018-04-18 16 VN-2018-00009 49 Valnämndens riktlinjer för röstmottagning Beslut Valnämnden beslutar godkänna förslag till riktlinjer för röstmottagning enligt bilaga Bakgrund Söndagen den 9 september går Sverige till val och folkvalda i alla samhällets nivåer skall utses. Det väljs en ny riksdag, nya region/landstingsfullmäktige och nya kommunfullmäktige. För valen skall kunna genomföras rättssäkert och effektivt krävs många engagerade medarbetares medverkan och lång planering. Sundsvall har 53 valdistrikt på valdagen med ca 400 personer som kommer vara engagerade. Ärende Det är valnämnden som ansvarar för genomförandet av val och som utser röstmottagare för uppdraget. Rekrytering sker genom intresseanmälan på webben. Inför bemanning av röstmottagare i valdistrikten har valkansliet tagit fram förslag till riktlinjer för röstmottagning, nämnden godkänner förslag enligt bilaga. Förslag till uppföljning Uppföljning sker i samband med analys av enkätundersökningen och tas upp vid uppföljning av valen i oktober 2018. Bilaga Riktlinjer för röstmottagning

2018-04-18 17 50 Information från valkansliet Beslut Valnämnden beslutar notera informationen Ärendet Valnämndens sekreterare delger nämnden aktuell information