Dnr 1329/16 Ansökan om stimulansmedel för utvecklingsprojekt med syfte att skapa ett mer hållbart arbetsliv (Fyll i blanketten direkt på datorn. Flytta mellan fälten med tabb-tangenten. Fälten expanderar vartefter ni skriver) Kontaktuppgifter Organisation Askim-Frölunda-Högsbo, Särskilt boende, Gerdas gård, 414 83 Göteborg Kontaktperson Camilla Gazic Elisabeth Åberg Telefonnummer 031-366 02 83 031-366 33 83 E-post camilla.gazic@afh.goteborg.se elisabeth.aberg@afh.goteborg.se Beskrivning av projektet Ange för vilket eller vilka områden ansökan gäller Upplägg där äldre medarbetare ges möjlighet att ägna en del av sin arbetstid åt handledarstöd eller mentorskap för nyanställda och praktikanter. Upplägg där högt belastade yrkesgrupper avlastas på arbetsplatsen genom att vissa arbetsuppgifter lyfts av. Arbetstidsinnovationer Nyskapande metoder för att förverkliga arbetsmiljöplanen inom äldreomsprgen. Projektets/projektens namn Handledarskap, mentorstöd och nyskapande metoder på Gerdas Gård Beskrivning av projektet/projektet med särskild tonvikt på hur de: uppvisar genomförbarhet inom befintlig verksamhet, har goda förutsättningar för att kunna spridas till fler delar av staden, samt har innovativa inslag
Inledning och bakgrund Gerdas gård är ett särskilt boende för 96 äldre i Askim- Frölunda- Högsbo. Enheten drivs som intraprenad. 84 vård- och omsorgspersonal arbetar tillsammans med administratör, vaktmästare, verksamhetsutvecklare och en enhetschef. Motsvarande storlek på enhet i Göteborg stad har tre enhetschefer. För en verksamhet med engagerade medarbetare vill vi ytterligare stimulera och utöka medarbetaransvaret på Gerdas gård. Fr.o.m. våren 2017 möjliggör vi för fler undersköterskor från andra särskilda boenden att komma till oss och gå dubbelt med våra medarbetare för inspiration. Vi har regelbundet studiebesök från andra verksamheter. Våra erfarna medarbetare ansvarar och föreläser om vårt arbetssätt för dessa grupper tillsammans med ledningen. Vi är glada för detta förtroende och det ger extra glädje i det dagliga arbetet. Med projekmedel vill vi nu ta verksamheten vidare genom intern utveckling och förbättrad kompetens för oss alla. Gerdas gård har rönt positiv uppmärksamhet både i Sverige och utomlands där vi hållit föreläsningar om vårt arbetssätt och ledarstil, men allt på vår arbetsplats har inte gått lätt att möjliggöra. Samarbetet och uppföljningen i våra medarbetargrupper har ibland blivit bristfällig pga personalbrist. Omsorgsarbetet kommer alltid först och annat arbete har då fått stryka på foten. Detta har resulterat i att ansvarsgrupperna inte har kunnat fungera på det sätt som varit avsett och vår sjukfrånvaro har stigit i takt med bristen på vikarier. Gerdas gård har sedan start haft ambitionen att stärka och utöka det salutogena arbetssättet. Vår ambition och som i ett led i detta är också att successivt utöka ansvaret i medarbetarskapet. Tanken är att föreliggande projekt ska gynna detta och implementeras i befintlig verksamheten vid slutet av 2018. Vi avser att under 2017 fokusera och ge tre av våra ansvarsgrupper en omstart. Under 2018 har vi sedan för avsikt att starta ytterligare ansvarsgrupper. En äldre medarbetare är ordförande. Deltagare till gruppen tillfrågas och ingår efter intresse i de olika gruppperna. På sikt bör varje medarbetare som vill, kunna ingå i någon av grupperna. Intresse att delta bland våra hyresgäster ska efterfrågas och möjliggöras efter önskemål. Vi avser att under 2017 starta Metod, Budget/ inköp samt Aktivtetsgrupper. Under 2018 kommer vi att utöka med Demens, Kost, Schema och Larmgrupper. Vi avser att i projektet samordna tre av de fyra projektidéerna i ett samarbetsprojekt,som ska löpa från våren 2017t.o.m.2018. Härefter ska ansvarsgrupperna fortsätta i ordinarie verksamhet. I projektet kommer nedanstående tre delar att ingå. Syfte 1. Äldre medarbetare ges möjlighet till att ge handledarskap och mentorstöd till nyanställda och praktikanter. 2. Våra högt belastade undersköterskor avlastas genom att vissa arbetsuppgifter lyfts av. 4. Nyskapande metoder för att förverkliga arbetsmiljöplanen inom äldreomsorgen.
Utvecklingsidé för ett mer hållbart arbetsliv Undersköterskor är en är tungt belastad yrkesgrupp. De har både ett psykiskt och fysiskt ansträngande arbete. Genom ansvarsgrupperna vill vi frigöra tid för både äldre och erfarna medarbetare att vara förebild i utvecklingen av det dagliga arbetet. Härigenom ges de möjlighet till att handleda och ge mentorsstöd till mindre erfarna kollegor. Vi vill också frigöra tid för våra högt belastade undersköterskor och ge dem möjlighet till utveckling och växande genom att delta i någon av grupperna. Varje ansvarsgrupp har ett tydligt uppdrag. Förslag och idéer från övriga medarbetare och hyresgäster ska efterfrågas. Grupperna ska arbeta efter en agenda, där vissa punkter är gemensamma för samtliga grupper och andra är specifika. Mötena ska dokumenteras och dokumentationen vara tillgänglig för alla i den gemensamma databasen för Gerdas gård. Efter inventering bland medarbetarna vet vi att intresse för dessa ansvarsgrupper finns. Några grupper fungerar periodvis eller på sparlåga redan idag, men vi vill ge dem en nystart. Dokumentation av gruppens arbete ska rotera bland gruppens medlemmar. Dokumentationen möjliggör systematisk uppföljning på flera nivåer och över tid. Att delta och ansvara för gruppens gemensamma uppdrag, ska fördelas över så många medarbetare som möjligt. För projektet förordas att en medarbetare från varje enhet deltar i respektive grupp. Det innebär att 18 medarbetare kommer att engageras stadigvarande under 2017 och under 2018 kommer ytterligare 24 medarbetare att ingå i grupperingarna. Minst sju äldre erfarna medarbetare kommer att ingå 2018. Gruppernas arbete kommer att följas upp på både individuell nivå dvs. vid medarbetarsamtal, i samband med att individuell beställning, men också på verksamhetsnivå i verksamhetsberättelsen vid årets slut. Verksamhetsutvecklare ansvarar för uppföljning på verksamhetsnivå samt att arbetet fungerar och bedrivs långsiktigt. Verksamhetsutvecklaren är resurs för ordföranden i respektive grupp och deltar vid uppstarten av grupper och vid fortsatta gruppmöten om önskemål finns. Tillsammans med enhetschefen efterfrågar verksamhetsutvecklaren gruppernas arbetsresultat månadsvis. Vår bedöming är att grupperna bör träffas med regelbundenhet en gång varannan vecka. Ordförande kommer att behöva mer tid än deltagarna, för samordna uppdraget och kalla till möten. Kort beskrivning av ansvarsgruppernas uppdrag 2017 Metodgrupp - Uppdraget avser att vara övriga medarbetare behjälpliga med social dokumentation, främja det salutogena förhållningssättet, bevaka MR och värdegrund samt att formulera och förbättra rutiner. Värdegrundsledning och /eller utbildning för att kunna starta värdegrundsledning ska ingå i arbetsguppens uppgifter fr.o.m hösten 2017. Budget/inköpsgrupp - Anvarar för att inköp för hela huset görs på ett
kostnadseffektivt sätt för verksamheten. Gruppen ansvara för alla kontinuerliga inköp för driften, såsom livsmedel, engångsartiklar mm. Gruppen ska månadsvis ha dialog med enhetschef för informationsutbyte och gemensamt ansvar för att budgeten hålls. Investeringsinsinköp eller extra ordinära inköp ska alltid ske efter samråd med enhetschef. Enhetschef och grupp samråder kring alla gemensamma inköp över 30 000 kr. Samråd med enhetschef ska långsiktigt övergå till mer informationslik dialog med enhetschef där motivering till större inköp ska finnas med. Ekonom deltar i gruppen och ger feedback på arbetet minst en gång/ kvartal. Ekonom är vidtalad. Aktivitetsgruppen- Gör kontinuerligt intervjuer med hyresgästerna, för att säkerställa att vi erbjuder rätt aktiviteter, som t.ex. SPA, PUB kvällar, utflykter, samarbete med externa samarbetspartners, storfester vid jul, midsommar, samarbetar med övrig personal och samverkar för att få större gemensamma arrangemang att fungera etc. Gubbkvällarna- ingår i aktivtetsgruppen som en undergrupp Anhöriga - planering och genomförande av fester och utbildning både utifrån tradtion och efterfrågan Gemensamma träffar/möten/fester/utbildningar för alla (hyresgäster, anhöriga och medarbetare) Kort beskrivning av nya ansvarsgruppers uppdrag 2018 Demensgruppen - Ansvara för uppdatering av arbetsmetoder och förmedla nya forskningsrön för demenssjukdomar. Här ingår också utbildning i Demens ABC samt BPSD register. Uppföljning ska ske månadsvis med enhetschef och verksamhetsutvecklare. Kostgruppen - Ansvara för uppföljning av att vi erbjuder en bra varierad kost. Vi ska erbjuda bra kost och den ska vara efterfrågad av våra hyresgäster. Kostgruppen ansvara också för hur matens serveras, vilken typ av tallrik, bestik och servetter som kan omgärda en trevlig måltid. Omvärldsanalys, hur andra gör är viktiga inslag. Dialog med Budget/ inköpsgrupp görs med regelbundenhet. Schemagruppen - Ansvara för att ta in schemaönskemål från sina arbetskamrater och diffa detta för kommande perioder. Scheman ska efter diffning skickas till central administratör för slutgiltigt fastställande. I uppgiften ingår att ta hänsyn till aktiviteter och önskemål från våra hyresgäster, så att bemanningen överensstämmer med hyresgästerna behov. Larmgruppen - Ser över larmfunktion och att nya hyresgäster som behöver har tillgång till personlarm. Gruppen ser också regelbundet över larmloggar för att säkerställa att hyregästerna känner sig trygga och att de får snabb återkoppling med ev insats från medarbetarna. Genom att att använda resurser hos våra erfarna medarbetare erbjuder vi dem en utvecklingmöjlighet i olika grupperingar tillsammans med övriga medarbetare. Delaktighet och inflytande ökar hos fler av våra medarbetare. Vi förstärker det
politiska målet om inflytande och delaktighet för äldre i särskilt boende samt gör insatser som enligt forskning är bra för arbetsmiljön och därmed för att uppnå arbetmiljömålet. Vi gör det vi ska göra för våra hyresgäster och vi gör det för hela Gerdas gård.genom deltagande av hyresgästerna i grupperingarna, säkerställs delaktighet och inflytande. Vi kommer att uppnå ökad tillgänglighet och ett ökat nära ledarskap, förbättrad kommunikation, ökad lyhördhet, ökad stöttning, regelbunden uppföljning, tillit och förtroende i relationen, ökat ansvarstagande av medarbetarna, ömsesidig förståelse och klara förväntningar mellan hyresgäst och organisation. Vi kommer förutom uppföljningen i grupperna att kunna följa resultatet de aktiviteter som redan görs samt ett antal nya aktiviteter som vi skapar. Dessa är bl.a budgetuppföljning, antal uppdaterade genomförandeplaner, intervjuer med hyresgäster (två per vecka ska genomföras enligt uppdrag från områdeschef),uppföljning i brukarenkät och medarbetarenkät, belagda platser per månad, avvikelser, synpunkter och klagomål, bemanning, sjukfrånvaro och frisknärvaro, larmuppföljning. Forskningsstöd Av forskning har vi valt att visa vad arbetmiljöverket tar upp i kunskapsöversikt från 2012. Denna visar att välbefinnande är bra för både individer och organisationer. Lärande och förmåga att agera i hög grad påverkas i gynnsam riktning av ett gott emotionellt klimat och tillit. När en person befinner sig i en positiv sinnesstämning kan hjärnan ta emot fler informationsaspekter samtidigt. Det går lättare att tänka ut komplexa och kreativa handlingsmönster, liksom att agera på grund av ökad handlingskraft. Faktorer som kännetecknar en god arbetsmiljö är bla positiva, tillgängliga och rättvisa ledare, utvecklad kommunikation, samarbete/teamarbete, medinflytande, att utvecklas och få växa i arbetet samt bra relationer till intressenterna (Arbetsmiljöverkets kunskapsöversikt; Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer 2012:7). Vi tror på ett medarbetarskap som Stefan Tengblad (prefekt och professor vid Högskolan i Skövde) redovisade i rapporten Medarbetarskap på 60 min,2009. Vår ambition är att sträva mot ett organistationsorienterat medarbetarskap med ett tydligt delegerat ansvar, ett ömsesidigt ansvar mellan ledare och medarbetare, kontinuerlig utveckling och att få med så många som möjligt. Vi har fått positivt förhandsbesked om följdforskning från FORE, Forskningsgruppen Medarbetarskap och Organisatoriskt resiliens, som arbetar med praktiknära studier av relationer, processer och förhållningssätt i organisationer. Professor Stefan Tengblad ingår i denna gruppering. Gruppen utgår från ett relationellt perspektiv, vilket innebär att de ser ledarskap som konstruerat mellan formella ledare, informella ledare, medarbetare och kontext. Medarbetarskap innebär att de lyfter fram medarbetares betydelse för ledarskapet och arbetet i organisationer, vilket är särskilt viktigt i ett decentraliserat arbetsliv som det svenska. De är nationellt ledande inom sitt område.
Kostnadsberäkning Vi beräknar att kostnaden för del 1 av vårt projekt under ett år uppgår till motsvarande en årsarbetare (åa). Då vi beräknar att inte påbörja projektet förrän vi halvårsskiftet 2017 kommer vi att äska medel motsvarande 50 % åa. Under del 2 som startar och pågår under hela 2018 har vi beräknat att del 1 fortsätter parallellt med fortsatt implementering samt start av del 2, dvs. ytterligare fyra grupperingar. Kostnaden under 2018 har vi beräknat motsvara två åa. Se bilaga
Belopp som ansökan avser 2017: 288 000 kr 2018: 986 000 kr 1 274 000 kr För vilka insatser söks medel? Område 1, 2 och 4 i utlysningen dvs. 1. Äldre medarbetare ges möjlighet till att ge handledarskap och mentorstöd till nyanställda och praktikanter. 2. Våra högt belastade undersköterskor avlastas genom att vissa arbetsuppgifter lyfts av. 4. Nyskapande metoder för att förverkliga arbetsmiljöplanen inom äldreomsorgen. Projektets/projektens löptid Från och med 2017-07-01 till och med 2017-12-31 Från och med 2018-01-01 till och med 2018-12-31 Från och med Från och med till och med till och med Lämnas ansökan gemensamt med annan nämnd? Ja annan Nej Om ja, ange vilken nämnd: Kommer projektet/projekten att innebära samverkan med andra parter? Ja annan Nej Om ja, ange vilken eller vilka parter: Kommer projektet/projekten att samfinansieras av annan part? Ja annan Nej Om ja, ange vilken eller vilka parter: Om ja, ange också med vilket belopp: Ingår följeforskning som en del av projektet? Ja annan Nej Om ja, ange universitet eller högskola samt institution: Högskolan i Skövde, Institutionen för företagande och handel, Forskningsgruppen Medarbetarskap och Organisatorisk
resiliens (FORE), se bilaga Övrig information Ansökan skickas elektroniskt till Arbetsmarknad och vuxenutbildnings förvaltningsbrevlåda: arbetsmarknadvuxenutbildning@arbvux.goteborg.se. Till ansökan ska protokollsutdrag från aktuellt nämndsammanträde bifogas.