Förfrågningsunderlag 2015-06-26
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG GÄLLANDE: Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 1 1.1 Parter 1 1.2 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 2 1.3 Beskrivning av uppdraget 2 1.4 Avtalsperiod 3 1.5 Avtalsomfattning 3 1.6 Avtalets startdatum 3 1.7 Vid eventuell överprövning 3 1.8 Upphandlingens värde 3 1.9 Annonsering 3 1.10 Kontaktperson under anbudstiden 4 1.11 Planerad tidplan för upphandlingen 4 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 4 2.1 Upphandlingsform 4 2.2 Offentlig handling 5 2.3 Frågor under anbudstiden 5 2.4 Inlämning av anbud 5 2.5 Formkrav på anbud 5 2.6 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 6 2.7 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 6 2.8 Avtalstid och uppsägning 6 2.9 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 7 2.10 Ersättning för anbud 7 2.11 Tilldelningsbesked 7 2.12 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 8 2.13 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 8 2.14 Bedömning av anbud 8 2.15 Utvärdering av anbud 8 2.16 Hänvisningar till standarder 8 2.17 Miljö 9 2.18 Elektroniska fakturor 9 2.19 Prisuppgifter 9 1(2)
2.20 Fakturerings och betalningsvillkor 9 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 9 3.1 Språk 9 3.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 9 3.3 Uteslutningsgrunder 10 3.4 Ekonomisk och finansiell situation 10 3.5 Tvistelösning 12 3.6 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer 12 3.7 Miljöarbete 12 3.8 Kvalitetsarbete 13 4 LEVERANSVILLKOR FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. 4.1 Behov, syfte med upphandlingen 13 4.2 Leveranskrav 13 4.3 Leveransrutiner 13 4.4 Leveransavgifter 13 4.5 Leveransplats 13 4.6 Rutiner vid avvikelser 13 4.7 Felbeställning 13 4.8 Leveransförsening Vite 13 4.9 Vite i maximalt antal veckor 14 4.10 Hävningsrätt 14 4.11 Leveransförseningsavisering 14 4.12 Leveransförseningsaccept 14 4.13 Ej leveransförseningsaccept 14 4.14 Fel eller brist i varan 14 4.15 Vid fel eller brist i varan, ersättningsleverans 14 4.16 Säljarens och köparens ansvar 14 4.17 Reklamation 14 4.18 Reklamation tider 15 4.19 Funktionella krav 15 4.20 Accept 15 2(2)
1 Allmänt om upphandlingen Kontaktpersoner under avtalstiden är: För den upphandlande enheten Namn Janina Reitz FO Nummer 0145076-7 Adress PB 1060, 22 111 Mariehamn E-post Janina.reitz@regeringen.ax Telefon +358 45 734503250 För leverantören Namn FO nummer/org. nummer Adress E-post Telefon 1.1 Parter Upphandlande myndighet är Landskapsregeringen som har mandat att upphandlanda och teckna avtal för de nedan angivna beställarna. Vardera part förbinder sig att utan dröjsmål skriftligen meddela om förändrade kontaktuppgifter. Avtalspart 1. Landskapsregeringen 2. Leverantör Beställare 1. Ålands hälso- och sjukvård Psykiatriska kliniken PB 1055 22111 Mariehamn 2. Ålands hälso- och sjukvård Primärvårdskliniken PB 1055 22 111 Mariehamn 3. ÅMHM Norragatan 17 AX-22100 Mariehamn 1(15)
4. Ålands Gymnasium Neptunigatan 21 AX-22100 Mariehamn 5. Landskapsregeringens Museibyrå Storagatan 1 22100 Mariehamn Tullkundnummer: 5520-2 6. Ålands landskapsregering Infrastrukturavdelningen Produktionsbyrån 22111 Mariehamn 1.2 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i sju avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Avtalsförslag 3. Regler för upphandling och anbud 4. Leveransvillkor Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Anbudsbegäran Kravspecifikation Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.3 Beskrivning av uppdraget Ålands landskapsregering, nedan förkortat landskapsregeringen, inbjuder leverantörer att lämna anbud på ramavtal för bilar. LR upphandlar för egen del och för Ålands hälso-och sjukvård, miljö-och hälsoskyddsmyndighet, Ålands museibyrå och Ålands gymnasium. Behovet under år 2015 beräknas uppgå till ungefär 10 stycken bilar. LR förbehåller sig rätten att under hela avtalsperioden utifrån den här i angiven kravspecifikation beställa ytterligare 2-5 stycken bilar per år. Minst en leverantör per produktgrupp kommer att antas. Vid varje ny avtalsperiod eller beställning, kommer det sedan att konkurrens utsättas på nytt genom att LR ber om skriftliga anbud av de leverantörer som omfattas av ramavtalet. Den upphandlande enheten ska välja det bästa anbudet med iakttagande av det kriterium för valet av anbud och de jämförelsegrunder som angetts i denna anbudsförfrågan. Angivna kvantiteter är baserade på tidigare förbrukning. Beroende på förhållanden som kan vara svåra att förutse kan angivna kvantiteter över- eller underskridas. 2(15)
1.4 Avtalsperiod Avtalet ska gälla i 1 + 1 år med möjlighet till förlängning med en option på 1+1 år. Planerad avtalsstart är 08.09.2015. 1.5 Avtalsomfattning Säljaren förbinder sig att leverera i enlighet med överenskommelser i avtal. 1.6 Avtalets startdatum Avtalet aves träda i kraft, under förutsättning att överprövning inte sker: 08.09.2015 1.7 Vid eventuell överprövning Vid eventuell överprövning kan dock villkorat avtal med befintlig leverantör tillämpas fram till det datum domstol beslutar om eventuell ändring eller rättelse alternativt ny upphandling genomförs i enlighet med domstolens beslut. 1.8 Upphandlingens värde Upphandlingens värde beräknas uppgå till ungefär: 600 000 Euro Ovanstående angiven summa är beräknad på 10 stycken bilar som är det aktuella behovet utgående från cirka priser, och ska tjäna som en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven summa. Den upphandlande enheten garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Anbudsgivaren ska kunna leverera 2-5 nya bilar per år under hela avtalsperioden. 1.9 Annonsering Upphandlingen har den 26.06.2015 annonserats på webbplatsen HILMA på adressen www.hankintailmoitukset.fi/sv/. Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns samma dag att hämta elektroniskt på LR:s webbplats: www.regeringen.ax/upphandlingar.pbs 1.9.1 Organisation Landskapsregeringen utövar förvaltning på de områden som enligt självstyrelselagen (ÅFS 1991:71) ska skötas av landskapet i stället för staten. Landskapsregeringen består av den politiska landskapsregeringen med lantråd och ministrar samt av en förvaltning med ett flertal olika avdelningar. Avdelningarna handlägger regeringens ärenden inom sina sakområden. Myndighetens uppdrag är att biträda den politiska regeringen i arbetet att styra landskapet Åland och förverkliga sin politik. Totalt arbetar cirka 450 personer inom den allmänna förvaltningen. Landskapsregeringens finansavdelning som ansvarar för den här upphandlingen hör till den allmänna förvaltningen. Enhetens huvudsakliga verksamhetsområde är landskapets ekonomi dess utveckling, följa ekonomiska relationer, handlägga lön-och pensionsutbetalningar samt sköta och förvalta förvaltningens bokföring. 3(15)
1.10 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Janina Reitz, Upphandlingsjurist E-post: janina.reitz@regeringen.ax 1.11 Planerad tidplan för upphandlingen 2015 Aktivitet 26.06.2015 Annonsering av upphandlingen 24.07.2015 kl.16 31.07.2015 kl.16 07.08.2015 kl. 15 Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 10 dagar innan anbudstiden går ut Sista dag för svar, tidsfrist 6 dagar innan anbudstiden går ut Sista dag att lämna anbud 10.08.2015 Utvärdering 12.08.2015 Ev. möte/kontakt med referenser 13.08.2015 Tilldelningsbesked Delgivning av val av levererantör, väntetid på 21 dagar + 7 om delgivningen sker per post. 08.09.2015 Avtalstecknande 08.09.2015 Start av kontrakt Augusti 2016 Uppföljning / förnyad konkurrensutsättning av avtalet År 1 Augusti 2017 Uppföljning / förnyad konkurrensutsättning av avtalet År 2 Augusti 2018 Uppföljning / förnyad konkurrensutsättning av avtalet År 3 2 Regler för upphandling och anbud 2.1 Upphandlingsform Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 207 000. I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 2007/348) på upphandlingsförfarandet. Mervärdet av upphandlingen avser 4(15)
produkter/tjänster/byggentreprenader (väl), varför denna upphandling genomförs som en produkt-/tjänste-/byggentreprenadsupphandling(välj). Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 2.2 Offentlig handling Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt har slutits blir som huvudregel alla anbud offentliga handlingar. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna och därför är prisuppgifter i huvudsak inte möjligt att sekretessbelägga. 2.3 Frågor under anbudstiden Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, senast 24.07.2015. Samtliga frågor och svar på dessa kommer att publiceras löpande, dock senast 31.07.2015. Endast skriftliga svar är bindande för landskapsregeringen. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan. 2.4 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag är den 07.08.2015 kl. 15 finsk tid. Anbudet ska sändas i slutet kuvert till: Ålands landskapsregering, PB 1060, 22 111 Mariehamn, Åland Kuvertet ska märkas med texten Anbud Bilar Anbud som skickas per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst fyra (4) månader efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 2.5 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. 5(15)
Kopia på anbudet bör även lämnas i elektronisk form på datamedium. Filerna ska vara läsbara i MS Office-, PDF- eller motsvarande format. Anbudets språk ska vara svenska (exklusive bilagor som även får lämnas på engelska men om anbudsgivaren ombeds ska denne stå för en översättning) Ifyllnad av Svarsbilagor etc.: Bifogade svarsbilaga ska användas för att besvara förfrågningsunderlaget. Fältet för redogörelse i svarsbilagan fylls i för respektive krav för att beskriva hur kravet tillgodoses. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i detta förfrågningsunderlag och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i förfrågningsunderlaget före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 2.6 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 2.7 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter anges: Namn: Befattning: Företag: Tel: Email: 2.8 Avtalstid och uppsägning Avtalstiden beräknas vara från och med 08.09.2015 till och med 08.09.2016 (1 år) med möjlighet till ett + ett + ett års förlängning (max 4 år). Förenklad konkurrensutsättning mellan avtals leverantörer görs internt inom ramavtalet. Den upphandlande enheten sänder en ny skriftlig anbudsförfrågan, jämför inkomna anbud och väljer bästa anbudet utifrån de kriterierna som har satts upp tidigare. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning vid avtalstidens utgång. LR förbehåller sig rätten att besluta om förlängning. Beslut härom ska skriftligen meddelas leverantören senast 6 månader före avtalsperiodens utgång. Eventuell uppsägning under pågående avtalstid skall vara skriftlig och uppsägningstiden är sex månader. Uppsägningstiden börjar löpa från och med ingången av den månad som följer efter uppsägningen. Båda parter har rätt att utan ersättningsskyldighet uppsäga avtalet. 6(15)
Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för LR, så att LR vid kommande upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare likvärdiga förutsättningar att beräkna sina anbud eller för att ta över uppdraget. 2.8.1 Beställningsperiod Köpare som omfattas av avtalet har rätt att avropa/beställa och säljaren tar emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverens inom den angivna leveranstiden. 2.8.2 Försäkringar Leverantören ska teckna och under ansvarstiden ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat skadeståndsansvar. Leverantören ska på begäran till LR lämna bevis om att sådan ansvarsförsäkring finns. Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning. 2.9 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: http://www.regeringen.ax/upphandlingar.pbs Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid och bör ställas minst 10 arbetsdagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 6 arbestsdagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare. 2.10 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.11 Tilldelningsbesked Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per e-post i enlighet med leverantörens uppgifter i svarsbilaga. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen. 7(15)
2.12 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 2.13 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. Anbudsgivaren skall även lämna in en censurerad version av anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna. 2.14 Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel 3. 2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts. 3. Utvärdering enligt lägst pris, där anbudsgivaren som uppfyller alla ska-krav till lägst pris antas En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. 2.15 Utvärdering av anbud 2.15.1 Lägsta pris Det anbud som har det lägsta totalpriset kommer att antas. 2.15.2 Tilldelningsbesked (delgivning av anbud) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. En besvärsanvisning bifogas delgivningen. 2.16 Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 8(15)
2.17 Miljö Syftet med miljökrav är att minska bränsleförbrukningen och därmed koldioxid utsläppet. Upphandlande myndigheter ska beakta energi-miljöpåverkan vid drift under bilens hela livslängd. De parametras som måste tas med är: 1. Energianvändning 2. Utsläpp av koldioxid 3. Utsläpp av kväveoxider (NOx), icke-metankolväten (NMHC) och partiklar. Samtliga bilar ska minst uppfylla bestämmelser i EU:s utsläppsklass Euro 5 också kallad, Euronormerna. 2.18 Elektroniska fakturor Vi värdesätter uppgift om huruvida anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering men detta har inte betydelse för val av leverantörer. 2.19 Prisuppgifter Prisuppgifter för efterfrågade produkter ska anges i kravspecifikationen. Ange engångskostnaden för varje enskilt produktgrupp exklusive eventuella driftkostnader. Samtliga priser ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. Mer efterfrågade prisuppgifter se punkt 1.5.6 2.20 Fakturerings och betalningsvillkor Fakturering sker per beställning. Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt. Inga fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. Dröjsmålsränta erläggs enligt vad som stadgas i räntelagen (FFS 340/2002). 3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Språk I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av detta förfrågningsunderlag på svenska. 3.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en eller flera leverantörer. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. 9(15)
Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 3.3 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 lagen (FFS 2007/348) om offentlig upphandling 1 föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 lagen (FFS 2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även underleverantörer. Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer: är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av landskapsregeringen, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat landskapsregeringen uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt 53-54 lagen (FFS 2007/348) om offentlig upphandling. 3.4 Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med landskapsregeringen. 1 http://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2007/20070348 10(15)
Anbudsgivaren antingen ska uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala) alt. A (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. 1. Bifoga ett intyg, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud, eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar: a) garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b) företag, även nystartade företag, ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis utgörs av senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. Anbudsgivare skall vara registrerade i tillämpliga företagsregister. 2. Bifoga till anbudet en utredning som visar huruvida anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land, samt 3. Ett handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land. Anbudsgivare skall ha betalt sina skatter och socialförsäkringsavgifter, eller en uppgjord betalningsplan angående obetalda sådan. 4. Bifoga till anbudet ett intyg över betalda skatter från skattemyndigheten i Leverantörens registrerade hemort eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp samt 5. Ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att betalningsplan har gjorts upp. 11(15)
Anbudsgivarna skall vid utförande av uppdraget följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser. 6. Bifoga till anbudet en utredning om vilket kollektivavtal som skall tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen. För utländska företag skall motsvarande ovanstående (2-6) uppgifter bevisas. Uppgifterna på intygen/utredningarna i 2-6 ovan ska inte vara äldre än sex månader räknat från sista dag att lämna anbud. Om någon av uppgifterna uppräknade ovan (2-6) är onödig eller omöjlig att få skall detta kunna motiveras i anbudet. Utövning av näring på Åland är vanligen tillståndspliktig och förutsätter då att Ålands landskapsregering beviljar näringsrätt. Om tillståndsplikt föreligger ska leverantören ha beviljats sådan näringsrätt senast när upphandlingsavtal ingås, se 4 landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. 3.5 Tvistelösning Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i Ålands tingsrätt enligt åländsk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår 3.6 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivaren ska ha teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer för att fullfölja uppdraget. Anbudsgivare med underleverantörer får redogöra för sina sammanlagda tillbudsstående resurser avseende teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer. Bifoga en kortfattad beskrivning av företaget/organisationen (företags-/organisationsform, branscherfarenhet, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, kompetensutveckling etc.) samt redovisa en väl utvecklad verksamhetsidé kring föremålet för denna upphandling. Anbudsgivaren ska lämna 3 stycken referenser. Referenserna ska avse liknande uppdrag som denna upphandling avser och som är utförda under de senaste 3 åren räknat från sista anbudsdag. För nystartade företag som saknar referenser, bör referenser istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren bör lämna redogörelse om referensens namn, uppdragets tidsperiod, omfattning och innehåll, kontaktperson och kontaktuppgifter. Referenterna kontaktas efter sista anbudsdag för att bekräfta uppdragen. 3.7 Miljöarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Intyg lämnas för redogörelse. 12(15)
3.8 Kvalitetsarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt arbete för kvalitetsäkringsåtgärder. Intyg lämnas för redogörelse. 4 Leveransvillkor 4.1 Behov, syfte med upphandlingen Uppdraget består i att leverera 10 stycken fordon till olika myndigheter. Behovet varier mellan de olika uppdragsgivare, varför kravspecifikationen är uppdelat i olika produktgrupper och en leverantör per produktgrupp kommer att antas. Behovet sträcker sig från personbil till skåpbil och även krav på drivmedel varierar. Syftet med upphandlingen är att täcka samtliga uppdragsgivares behov och täcka eventuella framtida behov genom option på att beställa ytterligare 2-5 bilar vid behov under avtalsperioden. Var god se bilaga kravspecifikation. 4.2 Leveranskrav Leverans sker successivt efter avrop, dock senast 16 veckor från och med att beställningen har gjorts ska bilen vara levererat. Leveranstiden gäller för samtliga bilar under hela avtalsperioden. Varje år vid efterfråga ska det finnas möjlighet att få 2-5 bilar levererade inom 16 veckor från att efterfrågan har konkurrensutsatts. 4.3 Leveransrutiner Leverans sker under ordinarie arbetstider som är vardagar mellan 08.00-16.00 finsk tid. 4.4 Leveransavgifter Fri leverans till av köparen uppgett adress. Villkor för särskilda hanteringskostnader, (t ex snabbakutleverans) får inte belasta priset utan specificeras separat. 4.5 Leveransplats Leveransadresser varierar beroende på vem som avropar. Adress uppges vid respektive avroparens beställning. 4.6 Rutiner vid avvikelser Annullering av order accepteras till och med leverans har packats för köparens räkning och avser ej kundanpassade och specialtillverkade produkter. 4.7 Felbeställning Felbeställning krediteras, exklusive kostnader för säljaren. 4.8 Leveransförsening Vite Vid avvikelse från avtalet utgår vite i % på ordervärdet från och med första dagens utgång per vecka med: 5% 13(15)
4.9 Vite i maximalt antal veckor Vite uttagas maximalt vidstående antal veckor: 10 veckor 4.10 Hävningsrätt Efter maximalt antal veckor äger köparen rätt att häva köpet. 4.11 Leveransförseningsavisering Leveransförseningsavisering aviseras av säljaren i god tid före avtalad leveranstidpunkt för avroparens bedömning om senareläggning av leveransen kan accepteras. 4.12 Leveransförseningsaccept Kan senare läggning accepteras fastställs ny leveranstid. Vite utgår ej i sådant fall. 4.13 Ej leveransförseningsaccept Kan senareläggning ej accepteras föreslår säljaren ersättning av samma eller högre kvalitet, till oförändrad kostnad, ur eget sortiment eller annan på marknaden förekommande jämförbar produkt. 4.14 Fel eller brist i varan Är varan felaktig och beror det inte på köparen eller något i förhållande på köparens sida är säljaren skyldig att utan kostnad för köparen företa omleverenas eller avhjälpa felet. Köparen har dock rätt att kräva omleverans om felet är av väsentligt betydelse för honom och säljaren insett eller borde inse detta eller avhjälpande inte kan ske utan väsentlig olägenhet för köparen. Sker inte rättelse enligt första stycket inom skälig tid efter det att köparen reklamerat felet har köparen rätt att antingen kräva prisavdrag som svarar mot felet eller låta avhjälpa felet på säljaren risk och bekostnad. Om felet är av väsentlig betydelse för köparen och säljaren insett eller borde inse detta, får köparen häva köpet vad avser felaktiga varan. Köparen får även häva avtalet i dess helhet om avtalsbrott är av väsentlig betydelse för köparen vad avser hela avtalet och säljaren insett eller borde inse detta. 4.15 Vid fel eller brist i varan, ersättningsleverans Vid fel eller brist i varan svarar säljaren för att kostnadsfri ersättningsleverans omgående ( express - snabb leverans om så erfordras) tillsänds avropare efter godkännande av köparen. 4.16 Säljarens och köparens ansvar Säljarens ansvar omfattar inte fel orsakade av omständigheter som tillkommit efter att risken för varan gått över till köparen. Ansvaret omfattar således inte fel som orsakades av bland annat bristfällig underhåll, felaktig lagring eller oriktig montering från köparens sida, normal förslitning eller försämring eller genom köparens försorg genomförda reparationer. Säljaren ansvarar dock för fel som uppstått till följd av att säljarens instruktioner varit bristfälliga. 4.17 Reklamation Köparen får inte åberopa fel eller brist i varan om han inte reklamerar hos säljaren inom skälig tid efter det att han märkt eller borde märka felet eller bristen. 14(15)
4.18 Reklamation tider Vid felaktig leverans gör säljaren, så snart han får meddelande från den avropande enheten en omleverans, tidsmässigt enligt överenskommelse med köparen. Om en vara avviker från kvalitets eller miljökrav enligt avtal reklameras felet inom två arbetsdagar från det att felet uppdagades. Köparen behöver inte betala för varor som inte beställts eller inte uppfyller avtalade kvalitets- och miljökrav. 4.19 Funktionella krav Se bifogat kravspecifikation. 4.20 Accept Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren och samtliga ska krav se bifogade dokument. Accepteras avtalsvillkoren enligt detta dokument, anbudsbegäran och samtliga ska krav? Anbudsgivaren anger och intygar Accepteras/Uppfylls samtliga avtalsvillkor Ja Nej Kommentar: Intyg lämnas för att bevisa krav uppfyllnad. Intyg lämnas som separat bilaga. Krav på intyg ställs i detta dokument och bilagor. Intyg lämnas som bilaga till anbud. 15(15)