Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) rapport 2018

Tjänsteskrivelse 2018-05-02 Dnr 2018/253-026 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) rapport 2018 Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentera uppföljningen (AFS 2001:1). Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna, och för att få en bild av på vilket sätt det behöver förbättras. Målet med uppföljningen är att arbetsgivarens högsta ledning får klart för sig hur arbetsmiljöarbetet har fungerat samt om och på vilket sätt arbetsmiljöarbetet behöver förbättras. Uppföljningen är alltså på samma vis som arbetsmiljöpolicyn ett verktyg för den högsta ledningen när det gäller att styra arbetsmiljöarbetet. Ansvar Barn- och utbildningsnämnden har det yttersta ansvaret för att årlig uppföljning sker vid alla verksamheter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inom förvaltningen har varje chef som fått en arbetsmiljöuppgift tilldelad sig ansvar för att genomföra en årlig uppföljning av SAM inom sin verksamhet. Genomförande Rektor eller förskolechef har med hjälp av intendent och tillsammans med skyddsombud svarat på frågor om arbetsmiljöarbetet utifrån en checklista för årlig uppföljning av SAM. Vid vissa enheter har man inte hunnit samverka med skyddsombuden med hänvisning till den snäva deadline som gavs för när uppföljningen skulle vara klar. En sammanställning av svaren från samtliga checklistor redovisas i rapport. Förslag till beslut Barn- och utbildningskontoret föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att godkänna lämnad redovisning samt att godkänna redovisad rapport. Magnus Bengtsson Barn- och utbildningschef Charlotte Löthman Utredningssamordnare

Rapport 2018-05-02 Dnr 2018/253-026 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) rapport 2018 Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentera uppföljningen (AFS 2001:1). Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna, och för att få en bild av på vilket sätt det behöver förbättras. Målet med uppföljningen är att arbetsgivarens högsta ledning får klart för sig hur arbetsmiljöarbetet har fungerat samt om och på vilket sätt arbetsmiljöarbetet behöver förbättras. Uppföljningen är alltså på samma vis som arbetsmiljöpolicyn ett verktyg för den högsta ledningen när det gäller att styra arbetsmiljöarbetet (se Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete). Ansvar Barn- och utbildningsnämnden har det yttersta ansvaret för att årlig uppföljning sker vid alla verksamheter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inom förvaltningen har varje chef som fått en arbetsmiljöuppgift tilldelad sig ansvar för att genomföra en årlig uppföljning av SAM inom sin verksamhet. Genomförande Rektor eller förskolechef har med hjälp av intendent och tillsammans med skyddsombud svarat på frågor om arbetsmiljöarbetet utifrån en checklista för årlig uppföljning av SAM. Vid vissa enheter har man inte hunnit samverka med skyddsombuden med hänvisning till den snäva deadline som gavs för när uppföljningen skulle vara klar. En sammanställning av svaren från samtliga checklistor redovisas i denna rapport. Vad ska följas upp? Den årliga uppföljningen ska minst säkerställa att följande delar av SAM fungerar: Att SAM är en naturlig del i den dagliga verksamheten Att samverkan sker mellan arbetsgivaren, arbetstagarna och skyddsombud/samverkansgrupp Att det finns arbetsmiljöpolicy, mål och rutiner Att det finns uppgiftsfördelning gällande arbetsmiljöuppgifter

Att de som har arbetsmiljöuppgifter har tillräckliga kunskaper för uppgifterna Att det finns rutiner för undersökningar och riskbedömningar av arbetsmiljön Att rutiner finns för att utreda och åtgärda olycksfall och tillbud Att årlig uppföljning görs Att tillgång till företagshälsovård finns Uppföljningen Nedan presenteras bestämmelserna i föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete tillsammans med frågorna och svaren från skol- och förskoleenheterna utifrån den checklista som använts om årlig uppföljning av SAM. Naturlig del i verksamheten och samverkan 3 Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. 4 Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan med skyddsombud och arbetstagare? Uppföljningen visar att arbetsmiljöarbetet inom de allra flesta enheter sker i samverkan mellan skyddsombud och arbetstagare. Flera enheter lyfter att arbetsmiljörelaterade frågor tas upp kontinuerligt på APT: er, skyddsronder, ledningsgruppsmöten, vid medarbetarsamtal, fackliga samarbetsråd och med skyddsombud. Vid vissa enheter saknas skyddsombud och vid andra finns brister i att skyddsombuden inte alltid är inbjudna till möten där arbetsmiljö diskuteras. På en skolenhet framför skyddsombuden önskemål om förbättring avseende framtagande av tjänsteplaner samt tid för samverkan. Arbetsmiljöpolicy, mål och rutiner 5 Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Finns det en arbetsmiljöpolicy? De flesta skol- och förskoleenheter svarar ja på den frågan, några svarar delvis. De flesta använder kommunens arbetsmiljöpolicy men det finns flera som har tagit fram arbetsmiljöplaner, kontrakt eller riktlinjer för den egna enheten. Någon använder sig av kommunens policy kring medarbetarskap som finns i lönekriterierna. Kommentarer som återfinns är att det kan behöva förtydligas för personal var man hittar arbetsmiljöpolicyn och att den behöver göras mer tillgänglig. Finns det tydliga och välkända mål för arbetsmiljön? Här är svaren spridda mellan ja, delvis och nej. Flera enheter lyfter att det saknas ett samlat dokument i förvaltningen som tydliggör målen och information var man kan ta del 2 (7)

av det. Det framkommer också att det finns en osäkerhet med vad det är för mål som avses. Flera enheter svarar att de använder handlings- och åtgärdsplaner utifrån resultatet på medarbetarundersökningen. Någon enhet hänvisar till att man har egna värdeord som man arbetar aktivt med och som genomsyrar verksamheten. Vid vissa förskoleenheter lyfts att man önskar kommunövergripande mål för hur man jobbar med att minska sjukskrivningarna i förskolan, samt mål för att uppnå rena lokaler. Följs dessa mål upp? Många svarar ja, vissa svarar delvis och några nej. Man lyfter bl.a. att protokoll och handlingsplan som upprättas efter skyddsrond finns tillgängliga på skolans intranät, och att handlingsplaner från medarbetarundersökningen följs upp på APT: er. Andra kommentarer som förekommer är att målen följs upp så långt det är möjligt och att en bättre systematik kan finnas kring uppföljningen. Vid någon enhet önskar facket mer återkoppling. En annan fråga som lyfts är att det saknas ett förvaltningsövergripande årshjul, som skulle underlätta upprättande, revidering och uppföljning av måldokument. Finns rutiner för hur SAM ska gå till? Här är svaren spridda mellan ja och delvis. Vissa hänvisar till att det finns ett generellt årshjul för SAM och vissa skolenheter har egna aktivitetsplaner för SAM-arbetet. På flera håll lyfts emellertid att det saknas kommungemensamma rutiner för SAM och att man skulle önska ett samlat dokument för hela kommunen eller för barn- och utbildningsförvaltningen. Ett gemensamt årshjul skulle underlätta uppföljning och revidering tror man. Uppgiftsfördelning och kunskaper 6 Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om regler som har betydelse för arbetsmiljön, fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall, åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. 7 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet. Har skyddsombudet tillräcklig arbetsmiljöutbildning för sitt uppdrag? Vid de flesta enheter har skyddsombuden tillräcklig utbildning för sitt uppdrag. Vid vissa skolenheter pågår utbildning för skyddsombud och vid vissa ska utbildning ske framöver. Det framkommer också att rektor och skyddsombud behöver friska upp sina kunskaper och därför ska anmäla sig till ny utbildning inom området. 3 (7)

Finns skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser? Många skol- och förskolor svarar ja på den frågan, några svarar delvis. Någon enhet kommenterar svaret med att det finns en blankett som ges till den anställde vid påskrift av anställningsbevis. De som svarar delvis hänvisar bl.a. till att resurser inte är tilldelade. Har behov av kunskap och utbildning för chefer och arbetsledande personal klarlagts och tillgodosetts? På den frågan är svaren spridda mellan ja och delvis. Vissa svarar att det finns möjlighet gå i HR:s regi, andra anser att det bör ske utbildningar/uppdatering varje år. En synpunkt som lyfts är att vi behöver bli bättre på hantering av kränkande behandling (barn) i förskolan och generellt i kommunen. Vet alla anställda vilka risker som förekommer i deras arbete? Många svarar delvis och vissa nej på denna fråga även fast det förekommer flera ja. Flera skol- och förskoleenheter framhåller att detta behöver förbättras när det gäller vikarier som kanske inte alltid får den information de behöver. Ett förslag som lyfts är att ta fram en checklista för vikarier där arbetsmiljöfrågor får en tydlig plats med t.ex. information om vem man vänder sig till när det händer något. Fler tillfällen med information från centralt håll efterlyses från en enhet. Man framför också att information om risker bör uppdateras årsvis eftersom det sker förändringar i och omkring verksamheten. Finns det skrivna instruktioner i det fall en riskbedömning visar på allvarliga risker? De allra flesta svarar att det finns skrivna instruktioner förutom några enstaka som svarar delvis med kommentaren att förbättring ska ske framöver och att instruktionerna behöver bli mer kända i verksamheten. Flera hänvisar till att det finns kommunövergripande instruktioner för ensamarbete, samt hot och våld. Vissa enheter har egna rutiner för t.ex. aktiviteter utanför skolområdet (rutiner för bad utomhus och barns försvinnande), kris- och katastrofplaner. Får nyanställda, inhyrd personal och personal med nya arbetsuppgifter en bra introduktion där arbetsmiljö ingår? Många svarar nej och delvis på denna fråga och lyfter att introduktion för nyanställda, och information till vikarier, är ett utvecklingsområde. Många enheter har rutiner för introduktion; vikariepärmar, ny-på-jobbet-handbok eller så hänvisar man till kommunens personalhandbok. Vid vissa enheter tillämpar man mentorskap under första året enligt skolverkets rekommendationer. De flesta säger att de egna rutinerna behöver bli bättre, och att informationen i pärmar och dylikt behöver uppdateras. Man lyfter också önskemålet om att det bör införas ett generellt introduktionsprogram för nyanställda från HR, eller att rutiner och information upprättas centralt och gäller kommunövergripande. En rekommendation som görs är att anamma Oskarshamns modell där rutiner tydliggör när och vem som ger informationen till nyanställda. Riskbedömning och handlingsplaner 8 Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 4 (7)

10 Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren skall också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Genomförda åtgärder skall kontrolleras. Undersöks, bedöms och åtgärdas risker fortlöpande både vad gäller den fysiska och den psykiska och sociala arbetsmiljön? De allra flesta svarar ja på frågan förutom några enstaka som svarar delvis. Som exempel lyfts att man gör fysisk skyddsrond, genomför medarbetarsamtal, medarbetarenkät och checklista för hot och våld och att undersökningarna mynnar ut i handlings- och åtgärdsplaner. De som svarar delvis menar att den skriftliga dokumentationen kan bli bättre. En skolenhet lyfter att arbetet med att kartlägga kränkningar/hot/våld mot personal måste förbättras och förtydligas och att det inte finns någon blankett att anmäla hot och våld mot personal. Facken efterfrågar tydlig policy från arbetsgivaren i denna fråga och föreslår att genomföra en kommungemensam undersökning för kartläggning. Dokumenteras riskbedömningarna? De flesta skol- och förskoleenheter svarar att riskbedömningarna dokumenteras men flera svarar delvis med kommentarer så som att den skriftliga dokumentationen kan bli bättre. Finns det skriftliga handlingsplaner för åtgärder som inte kan genomföras direkt? De flesta skol- och förskoleenheter svarar att det finns skriftliga handlingsplaner men några säger att det inte finns. Kontrolleras och utvärderas genomförda åtgärder? De allra flesta skol- och förskoleenheter kontrollerar och utvärderar genomförda åtgärder. Som exempel nämns att åtgärderna följs upp vid skyddsronder, på APT, i ledningsgruppen, vid fackliga samråd och vid medarbetarsamtal. Vissa svarar delvis med hänvisning till att det inte görs skriftligt. Undersöks, bedöms och åtgärdas risker vid planering av och beslut om till exempel ny eller ändrad verksamhet, inköp, reparation, underhåll eller ombyggnad? Många enheter har svarat ja och flera har svarat delvis på denna fråga. En skolenhet kommenterar svaret med att om man till exempel ska byta sal, så diskuteras detta på möten och fördelar och nackdelar tas upp men det kanske inte alltid dokumenteras. Arbetsskador, olycksfall och tillbud 9 Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. Utreds ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud Vissa svarar ja och flera svarar delvis med kommentaren att det tar för lång tid innan åtgärd utförs. Några skolenheter efterfrågar digitala verktyg för rapportering. 5 (7)

Följs ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud upp? Vissa svarar ja och flera svarar delvis. Som exempel nämns att uppföljning görs tillsammans med företagshälsovården. Årlig uppföljning 11 Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Följs arbetsmiljöarbetet upp årligen? Många svarar ja, en skolenhet svarar nej och ett flera delvis. Kommentarer som ges är att det saknas ett förvaltningsövergripande årshjul som skulle underlätta upprättande, revidering och uppföljning. Företagshälsovård 12 När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering, skall arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. När företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp anlitas skall den vara av tillräcklig omfattning samt ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete. Har behovet av extern hjälp i arbetsmiljöarbetet, till exempel från företagshälsovård, undersökts? Samtliga svarar ja på den frågan och hänvisar till att man tar kontakt med företagshälsovården och HR. Vid en enhet lyfts behovet att företagshälsovården kunde kopplas in i frågor som gäller ohälsosam arbetsmiljö och där de egna resurserna inte räcker till, stöd behövs på individ- och gruppnivå. Sammanfattning Uppföljningen visar att som helhet är arbetet med arbetsmiljöfrågor en naturlig del i verksamheten och hanteras i samverkan med skyddsombud och arbetstagare vid bl.a. skyddsronder, på APT och medarbetarsamtal. Vissa enheter saknar dock skyddsombud och vid andra anser man att en förbättring kan ske när det gäller att bjuda in skyddsombuden till möten där arbetsmiljöfrågor diskuteras. Vid en skolenhet lyfter skyddsombuden bl.a. att de önskar en förbättring gällande tid för samverkan. Frågan om huruvida elevskyddsombuden har medverkat i SAM finns inte med i den checklista som använts av verksamheterna. I nästa års uppföljning bör checklistan kompletteras med den frågan. De flesta förskole- och skolenheter anser att det finns en arbetsmiljöpolicy, mål för arbetsmiljöarbetet och rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det varierar dock mycket i huruvida man utformat egna planer och mål för sin enhet eller hänvisar till kommunens arbetsmiljöpolicy. Många lyfter behovet av gemensamma dokument inom förvaltningen (eller kommunen) som är lätta att hitta. Ett gemensamt årshjul efterfrågas som skulle underlätta upprättande, revidering och uppföljning av mål för arbetsmiljön. Kommunens arbetsmiljöpolicy kan också behövas göras mer känd bland personalen. Vid en enhet efterfrågas mål för att minska sjukskrivningarna inom förskolan. I likhet med vad som lyfts av vissa enheter, anser barn- och utbildningskontoret att det är något oklart vilka mål för arbetsmiljön som avses i checklistan. Är det arbetsmiljömål som kan utläsas av arbetsmiljöpolicyn eller är det mer specifika mål för den egna 6 (7)

verksamheten? Vid en granskning av bestämmelserna så framkommer att det endast finns ett måste gällande framtagande av mål för arbetsmiljön, och det är mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön enligt AFS 2015:4. Inför nästa års uppföljning rekommenderar kontoret att frågan ses över och att checklistan uppdateras med en fråga om mål för organisatorisk och social arbetsmiljö. Det finns skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser och chefer och skyddsombud har (eller ska snart få) kunskaper och utbildning i arbetsmiljöarbetet. Behov av att få möjlighet att med jämna mellanrum uppdatera sina kunskaper genom utbildning i arbetsmiljöfrågor lyfts fram. En fråga som också lyfts är att vi behöver bli bättre på hantering av kränkande behandling (barn) i förskolan och generellt i kommunen. Ett utvecklingsområde som tydligt framkommer i uppföljningen är tillfälligt anställdas kunskaper om risker i arbetsmiljön och nyanställdas introduktion. Tillfällig personal får inte alltid den information som de behöver om arbetsmiljörisker och vem de ska vända sig till om något händer. Introduktionen för nyanställda bör vidare utvecklas. Flera efterfrågar ett generellt introduktionsprogram från HR, och/eller centralt upprättade rutiner och information. Något som fungerar bra i det stora hela är undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön. Det finns rutiner och dokument för detta ändamål, åtgärder som bestäms följs normalt upp och kontrolleras. Vissa enheter behöver förbättra den skriftliga dokumentationen. Och vissa behöver börja jobba med handlingsplaner för brister som inte kan åtgärdas direkt. Utredning och uppföljning av ohälsa, olyckor och allvarliga tillbud fungerar också generellt sätt bra. Det förekommer dock synpunkter på att arbetet med att kartlägga kränkningar/hot/våld mot personal måste förbättras och förtydligas samt att det kan ta för lång tid innan åtgärd sker. Vidare efterfrågas digitala verktyg för rapportering av detta. När det gäller den årlig uppföljning anser man att den skulle underlättas av gemensamma rutiner och dokument. På grund av tidsbrist har inte alla skyddsombud varit delaktiga i besvarandet av checklistan vilket är ett utvecklingsområde för nästa år. Uppföljningen kommer att behandlas i skyddskommittéerna och där kommer förbättringsåtgärder att preciseras och beslutas om. Magnus Bengtsson Barn- och utbildningschef Charlotte Löthman Utredningssamordnare 7 (7)