AD 263/2013. Årsredovisning 2012

AD 263/2013 Årsredovisning 2012 1

Innehållsförteckning 1 Verksamhetsresultat... 2 1.1 Intäkter och kostnader per verksamhetsdel 2 1.2 Bolagsverkets organisation 5 2 Resultatredovisning... 6 2.1 Bolagsverkets serviceåtagande 6 2.2 Verksamhetsdel Företagsregistrering 7 2.2.1 Kostnader per prestationstyp 7 2.3 Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar 9 2.3.1 Förseningsavgifter 11 2.3.2 Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering 11 2.3.2.1 Kötid för registreringsärenden 14 2.3.2.2 Näringsförbud och personliga konkurser 15 2.3.2.3 Inkomna räkenskapshandlingar 15 2.3.2.4 Telefonförfrågningar 17 2.3.3 Kvalitet 17 2.3.3.1 Förbättring av e-tjänster 18 2.3.3.2 Undersökning av kundnöjdhet 19 2.3.3.3 Synpunkter och klagomål 20 2.3.3.4 Gallring 22 2.4 Verksamhetsdel Företagsinteckning 23 2.4.1 Kvalitet 24 2.5 Verksamhetsdel Kungörelser 25 2.5.1 Kvalitet 26 2.6 Verksamhetsdel Finansiering av likvidatorer 26 2.6.1 Kvalitet 26 2.7 Verksamhetsdel Försäljning 27 2.7.1 Kvalitet 27 2.8 Bolagsverket samordnar och utvecklar effektiva tjänster för företag och företagande 28 2.8.1 Utvecklingsmyndighet inom området företag och företagande 28 2.8.2 Myndighetssamarbetet Starta och driva företag 28 2.8.3 Förenklat och minskat uppgiftslämnande 29 3 Kompetensförsörjning... 30 3.1 Mål och återrapporteringskrav 30 3.2 Återrapportering 30 3.2.1 Kompetensstrategi och kompetensinventering 30 3.2.2 Personalläget 2012 30 3.2.3 Myndighetsnätverket 31 3.2.4 Kompetensåtgärder 31 3.2.5 Redovisning av analys och bedömning 31 4 Resultaträkning... 33 5 Balansräkning... 34 6 Anslagsredovisning... 36

7 Tilläggsupplysningar och noter... 37 8 Resultat och underskrift... 48 9 Sammanställning över väsentliga uppgifter... 49

1 (49) Generaldirektören har ordet För Bolagsverket har det i flera avseenden varit ett historiskt år. Vi har lyckats arbeta ner våra handläggningstider och samtidigt genomfört ett av våra största projekt, både i tid och med ett fantastiskt lyckat resultat, vi har lyft oss till nya möjligheter genom bytet av vår tekniska plattform. Vi har tagit ytterligare ett steg i vårt arbete med att vara till nytta för våra kunder. En avmattning i antalet nyregistrerade företag för samtliga företagsformer har skett under året. Effekten av de nya reglerna kring slopande av revisorsplikt, i form av ett mycket högt antal bolagsordningsärenden, som visades under 2011, har fortsatt även i början av 2012. Detta innebar att handläggningstiderna under årets första månader var längre än normalt. En något minskad volym ärenden, extra insatt personal under sommarmånaderna samt en tydligare och mer målinriktad produktionsstyrning har inneburit att handläggningstiderna har kunnat minska avsevärt. Från augusti har handläggningstiderna legat på en bra nivå och inom Bolagsverkets serviceåtagande. Det ekonomiska resultatet visar ett negativt resultat på tre mnkr. De huvudsakliga orsakerna till det försämrade utfallet i jämförelse med förra året är de ökade kostnaderna med anledning av bytet av den tekniska plattformen. Byte av teknisk plattform Bolagsverkets har under november bytt sin tekniska plattform. Projektet har pågått i två år och har involverat många resurser. Bytet gick mycket bra och Bolagsverket står nu bättre rustad för att möta framtiden. Det finns nu en bra grund för fortsatt utvecklingsarbete och vi kan nu arbeta mer med det som syns utåt och ger kundnytta. Utvecklingsmyndighet inom området företag och företagande Regeringen beslutade under 2011 att ge Bolagsverket i uppdrag att vara utvecklingsmyndighet för e-förvaltning inom området företag och företagande. Uppdraget innebär att ta ett särskilt ansvar för utveckling och samordning mellan de myndigheter som berörs av ett företags hela livscykel, från start till avveckling. Bolagsverket ska avrapportera arbetet årligen till regeringen. Uppdraget ska slutredovisas den 2014-12-31. Minskat och förenklat uppgiftslämnande På uppdrag av regeringen har fjorton statliga myndigheter under 2012 genomfört en kartläggning över företags uppgiftslämnande i syfte att möjliggöra förenklingar. Bolagsverket ansvarade för att koordinera och leda arbetet, som genomförs i nära samverkan mellan myndigheterna. Resultatet lämnades i en lägesrapport till regeringen den 19 juni 2012. För att ta tillvara resultatet från kartläggningen har regeringen beslutat att förlänga uppdraget till november 2013. Annika Bränström Generaldirektör, Bolagsverket

2 (49) 1 Verksamhetsresultat 1.1 Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Verksamhetsresultat för varje verksamhetsdel Belopp i tkr Offentligrättslig verksamhet Drift (disp.) 2012 2011 2010 Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Verksamhetsdel Företagsregistrering Registreringsverksamheten Intäkter avgifter 331 525 351 715 298 753 Kostnader 345 972 307 125 258 712 Förseningsavgifter Intäkter avgifter 28 217 92 565 13 467 98 587 9 715 88 227 Kostnader 28 217 92 565 13 467 106 685 9 715 97 030 Resultat Företagsregistrering -14 447 0 44 589-8 099 40 041-8 804 Verksamhetsdel Företagsinteckningar Intäkter avgifter 7 228 178 331 7 523 213 749 6 968 294 753 Kostnader 12 394 184 031 7 453 209 132 4 940 295 575 Resultat Företagsinteckningar -5 166-5 700 70 4 617 2 028-822 Verksamhetsdel Kungörelser Intäkter avgifter 25 306 23 465 22 140 Kostnader 16 708 16 514 16 180 Resultat Kungörelser 8 598 6 951 5 960 Uppdragsverksamhet Verksamhetsdel Försäljning Intäkter avgifter 102 986 101 025 98 329 Kostnader 94 928 94 871 90 037 Resultat Försäljning 8 058 6 154 8 292 Resultat avgiftsbelagd verksamhet - 2 956 57 764 56 321

3 (49) Belopp i tkr Drift (disp.) 2012 2011 2010 Uppbörd Uppbörd (ej Drift (ej Drift disp.) (disp.) disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Anslag och Bidrag Verksamhetsdel Finansiering av likvidatorer Intäkter anslag 11 896 9 778 10 056 Kostnader 11 896 9 778 10 056 Resultat Finansiering av likvidatorer 0 0 0 Verksamhetsdel Finansiering av övertagande av ärenden från tingsrätten Intäkter anslag - 1 100 Kostnader - 1 100 Resultat Finansiering av övertagande av ärenden från tingsrätten - 0 Verksamhetsdel Gemensamt e- förvaltningsprojekt av strategisk betydelse Intäkter anslag 4 000 926 Kostnader 4 000 926 Resultat e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse 0 0 Verksamhetsdel Minskat och förenklat uppgiftslämnande Intäkter bidrag 6 494 931 Kostnader 6 494 931 Resultat Minskat och förenklat uppgiftslämnande 0 0 Bolagsverket totalt 1 Intäkter 498 799 252 611 491 645 312 335 426 741 382 980 Kostnader 501 755 258 311 433 881 315 817 370 420 392 605 Resultat -2 956-5 700 57 764-3 482 56 321-9 625 Totalt har Bolagsverkets kostnader ökat från 433 881 tkr 2011 till 501 755 tkr 2012. Den största delen av kostnadsökningen utgörs av kostnader i samband med bytet av vår tekniska plattform för det verksamhetsstöd som finns i verkets stordator. Arbetet har pågått under två år och slutfördes i november 2012. De kommande åren kommer att följas av utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionalitet och effektivisera verkets register och e-tjänster vilket troligen medför att en del av kostnadsökningen består. 1 I den totala summan ingår intäkter och kostnader för Patentombudsnämnden men inte intäkter och kostnaderna för Bolagsverkets egna kungörelser.

4 (49) Från och med 2012 har vi bytt redovisningsmodell, det vill säga hur vi fördelar kostnader per verksamhetsdel. Införandet av tidredovisning för samtlig personal har medfört att vi kan fördela personalkostnaderna samt de gemensamma indirekta kostnaderna utifrån redovisad tid. Bolagsverket har även arbetat fram en ekonomimodell för att identifiera och fånga alla it-kostnader, för att sedan kunna fördela dessa på system och koppla dessa kostnader till varje verksamhetsdel. Den nya redovisningsmodellen medför att verket nu på ett mer rättvisande sätt kan fördela våra kostnader per verksamhetsdel. Bolagsverkets största verksamhetsdel till omfattning är Företagsregistrering. Denna del står för den största delen av kostnadsökningen för bytet av vår tekniska plattform och därmed det negativa resultatet på -14 447 tkr. Under 2012 låg ärendevolymen på en fortsatt hög nivå. Den stora ärendevolymen har lett till fortsatt höga intäkter framförallt vad gäller registreringsavgifter för aktiebolag. De administrativa kostnaderna för förseningsavgifterna har ökat i och med ny ekonomimodell, se not 12. Bolagsverkets verksamhetsdel Företagsinteckningar visar ett negativt resultat. Intäkterna för 2012 ligger något under utfallet 2011 då vi haft färre ärenden. De direkta personalkostnaderna har ökat, orsaken är sannolikt att alla medarbetare nu redovisar all nedlagd tid. Verksamhetsdelen får även bära en större del av it-kostnaderna jämfört med tidigare år. Verksamhetsdelen Kungörelser visar ett positivt resultat. Intäkterna har ökat med anledning av ökade volymer. Trots volymökningen har ingen ökning av personalkostnaderna skett, då de flesta ärenden sker med automatik. Bolagsverket kungör nu även bygglovsbeslut enligt den nya plan- och bygglagen. Med anledning av volymökningen och att vi visat ett positivt resultat under flera år har vi under hösten samrått med Ekonomistyrningsverket om att sänka avgiften för e-ingivna kungörelser. Verksamhetsdelen Försäljning visar även den ett fortsatt positivt resultat. Försäljningen av transaktioner i Näringslivsregistret har gått mycket bättre än förväntat. Kostnadssidan ligger på samma nivå som 2011. Den nya ekonomimodellen har lett till att verksamhetsdelen fått bära mindre del av it-kostnaderna än tidigare. Verksamhetsdelen Finansiering av likvidatorer har under verksamhetsåret fortsatt höga kostnader. Till följd av den slopade revisionsplikten ser vi en försämrad kvalitet på årsredovisningar, med fler beslut om förseningsavgifter vilket i sin tur genererar fler likvidationsärenden och därmed också fler antal ersättningar till likvidatorer. Bolagsverket har utnyttjat hela anslaget gällande gemensam e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse. Anslaget avser uppdraget som utvecklingsmyndighet samt vidareutvecklingen av myndighetsgemensamma företagsportalen verksamt.se. Bolagsverket har ett bidrag på 9 400 tkr för att arbeta med kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande samt koordinera och leda detta arbete. Årets utnyttjande uppgår till 6 494 tkr.

5 (49) 1.2 Bolagsverkets organisation Bolagsverket har inte gjort några stora förändringar i organisationen under året. Registeravdelningen har slagit ihop enheterna Starta och Driva till en enhet. Detta är ett led i att nå full flexibilitet när det gäller att kunna sätta in resurser där de behövs och kunna möta variationer i efterfrågan. Då ärendetillströmningen varierar över tid är det viktigt att produktionsplaneringen är styrd av efterfrågan och att medarbetare kan arbeta med den ärendetyp där trycket för tillfället är högst.

6 (49) 2 Resultatredovisning I detta kapitel redovisar och kommenterar Bolagsverket verksamhetens resultat i förhållande till Bolagsverkets instruktion och vad som står i regleringsbrevet för verksamhetsåret 2012. 2.1 Bolagsverkets serviceåtagande Enligt regleringsbrevet ska Bolagsverket, i ett serviceåtagande, lämna tydlig och relevant information om myndighetens tjänster och service. Serviceåtagandet ska publiceras på Bolagsverkets webbplats och redovisa de mål, i form av leveranstider, för företagsregistreringar, företagsinteckningar och ärenden om ersättning till likvidatorer. Serviceåtagandet lyder: Oavsett på vilket sätt du väljer att kontakta oss ska du uppleva att det går snabbt, är enkelt, att det blir rätt och att det känns tryggt. Vi lovar dig som kund att vi ska vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden ge tydliga och begripliga besked lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning svara snabbt på synpunkter och klagomål Mål för våra handläggningstider: Våra mål är att registrera ett företag inom sju arbetsdagar registrera företagsinteckningar senast nästa arbetsdag Handlägga ett ärende om ersättning till likvidatorer inom fjorton arbetsdagar. Det kan gå snabbare än vad målen säger, men ibland behöver vi mer tid för att utreda ditt ärende eller få in mer information. Om det finns brister i inskickade ärenden ska Bolagsverket skicka ett meddelande inom sju arbetsdagar.

7 (49) 2.2 Verksamhetsdel Företagsregistrering 2.2.1 Kostnader per prestationstyp Bolagsverket definierar prestationerna inom verksamhetsdelen Företagsregistrering som antal avslutade ärenden. Prestationerna redovisas utifrån volymer och kostnader för Bolagsverkets tre största register. Beräkningen av kostnaderna för avslutade ärenden inom aktiebolags-, handels- och föreningsregistret utgår från kostnaderna för verksamhetsdelen Företagsregistrering. Bolagsverket har grupperat ärendena inom registren per prestationstyp det vill säga ärenden av likartad karaktär. De prestationstyper som vi har valt är: Nybildning när kunden lämnar in en nyregistrering av ett företag. Ändring när kunden vill ändra sina registrerade uppgifter i ett företag. Årsredovisning Bolagsverkets arbete med att godkänna årsredovisningar. Kostnader per prestationstyp 2 Prestationstyp Antal avslutade ärenden 2012 2011 2010 Kostnad tkr Kostnad/ prestations typ Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ prestations typ Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ Prestations typ Nybildningar 39 487 13 498 342 44 127 14 179 321 39 182 9 198 235 Ändringar 342 538 253 418 740 325 649 213 452 655 269 547 173 088 642 Årsredovisningar 369 653 23 063 62 341 814 21 136 62 327 003 18 306 56 Ändringar 58 338 18 389 315 62 287 21 493 345 174 066 23 687 136 Årsredovisningar 4 934 1 379 279 5 224 664 127 5 372 224 42 Aktiebolagsregistret Summa 751 678 289 979 386 711 590 248 766 350 635 732 200 593 316 Handelsregistret Nybildningar 25 818 15 074 584 29 162 17 502 600 35 061 16 560 472 Summa 89 090 34 841 391 96 673 39 659 410 214 499 40 471 189 Föreningsregistret Nybildningar 1 739 946 544 1 739 923 531 1 796 793 442 Ändringar 32 613 16 860 517 31 737 15 396 485 30 149 15 182 504 Årsredovisningar 1 258 393 313 1 216 257 212 1 207 82 68 Summa 35 610 18 200 511 34 692 16 576 478 33 152 16 057 484 2 Metoden för beräkning av kostnader per prestationstyp har ändrats sedan 2011. Statistiken är framtagen på samma sätt som övrig statistik och vi fördelar den totala kostnaden för verksamhetsdelen utifrån tidredovisning och ledtid. Alla redovisade år i tabellen är omräknade.

8 (49) Antalet avslutade ärenden har ökat för Aktiebolagsregistret. Detta gäller för prestationstypen ändringar och årsredovisningar. Effekten av de nya reglerna kring slopande av revisorsplikt har påverkat volymerna även 2012, framförallt har vi haft fortsatt högt antal bolagsordningsärenden. För att möta ökningen av inkomna ärenden och kravet på korta handläggningstider har fler resurser tillsatts och fler ärenden har därmed avslutats under 2012 jämfört med 2011. Nyregistrerade företag har dock minskat under året. Inom Handelsregistret har antalet avslutade ärenden minskat. Minskningen beror till största delen på att Bolagsverket tidigare år skickat ut betydligt fler gallringsförfrågningar. Fler väljer också att starta aktiebolag i stället för att starta enskilda firmor och handelsbolag. Antalet avslutade ärenden för Föreningsregistret har ökat något inom prestationstypen ändringar jämfört med 2011. Den totala kostnaden för verksamhetsdelen Företagsregistrering har ökat i och med bytet av den tekniska plattformen. Tidredovisning, ledtid 3 och antal avslutade ärenden är parametrar som styr kostnadsfördelningen enligt Bolagsverkets beräkningsmodell. Variation i dessa parametrar medför att kostnaden inom prestationstyperna varierar mellan åren. Variation i parametrarna tillsammans med en ökning av de totala kostnaderna har lett till att verket har högre kostnader för Aktiebolags- och Föreningsregistret jämfört med 2011. Eftersom även antalet avslutade ärenden är högre jämfört med 2011 leder det till att kostnaderna per prestationstyp inte ökat i så stor grad i dessa register. 3 Ledtiden är den tid det tar från att ett ärende diarieförs till att det registreras (avslutas). Tiden då handläggaren avvaktar svar från kund är inte medräknad.

9 (49) 2.3 Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Mål enligt serviceåtagandet: Registrera ett företag inom sju arbetsdagar eller skicka ett meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar. Målet i serviceåtagandet ovan baseras på att kunden skickar in ett komplett ärende och ett företagsnamn som Bolagsverket kan godkänna. Om ärendet inte är komplett måste Bolagsverket be kunden att komplettera ärendet. Idag godkänner verket endast 65 procent av kundernas förstahandsval av företagsnamn och i de övriga fallen ber verket kunden om fler namnförslag. Kunden väljer i många fall att skicka in ett ärende som inte är komplett för att det ska komma in till Bolagsverket så snabbt som möjligt. Anledningen till detta är att förändringen i exempelvis styrelsesammansättningen inte börjar gälla förrän den dag då ärendet kommer in till Bolagsverket. Bolagsverket har inte möjlighet att påverka tiden från att verket skickar ett meddelande om komplettering av ärendet tills kunden återkommer. Därför redovisar Bolagsverket den andel ärenden som verket registrerat inom sju arbetsdagar eller där verket skickat ett meddelande om komplettering inom samma tid. I inledningen av 2012 var antalet ärenden fortsatt högt för flera register, främst aktiebolagsregistret. En orsak till detta var 2010 års ändringar i aktiebolagslagen då kravet på revisor i små aktiebolag togs bort. Detta har inneburit att många aktiebolag förändrat sin bolagsordning. Under året har dock den totala ärendemängden minskat. Ett ärende kan innehålla flera ändringar eftersom ärendet rubriceras utifrån de ändringar som kunden vill göra. Vid redovisningen av antal avslutade ärenden (vilket likställs med myndighetens prestation) har Bolagsverket valt att gruppera efter den ändring som innebär mest arbete att handlägga. I tabellen på nästa sida redovisas antalet avslutade ärenden, vilka i sin tur kan innebära flera ändringar av uppgifterna i registren. Måluppfyllelsen inom varje ärendegruppering redovisas i tabellen nedan. En jämförelse finns också för de två sista åren. Måluppfyllelsen förbättrades avsevärt 2012 jämfört med 2011. I början av 2012 skickades det in många fler bolagsordningsärenden än normalt till följd av de nya reglerna kring slopande av revisorsplikt. Detta har avtagit och ärendevolymerna har succesivt minskat mot föregående år. Handläggningstiderna var i början av året, med anledning av ärendevolymerna, längre än normalt. Insatser har gjorts för att styra produktionen mer målinriktat. En fortsatt satsning på kompetensbreddning så att fler handläggare kan handlägga flera typer av ärenden samt att något fler resurser än tidigare år tagits in redan under maj månad inför semesterperioden har sammantaget bidragit till att handläggningstiderna förbättrats väsentligt under året.

10 (49) Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar 4 Ärendegrupp Antal avslut 2012 7 dagar, procent 2012 jmf med 2011 2011 2010 7 dagar, procent Antal 7 dagar, Antal -enhet avslut procent avslut Avslut, procent 7 dagar, procent Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden 39 487 79-11 20 44 127 59 39 186 74 Firmaärenden 38 931 51-8 36 42 118 15 36 808 45 Bolagsordningsärenden 68 206 36 48 31 46 154 5 15 334 33 Styrelse- och revisorsärenden 90 931 55 2 24 89 241 31 80 972 40 Kapitalökningsärenden 10 056 64 6 26 9 526 38 10 109 65 Fusionsärenden 6 157 95 9 3 5 627 92 5 878 94 Konkursärenden 11 805 100-1 0 11 892 100 11 676 99 Likvidationsärenden 16 019 43-9 0 17 621 43 18 265 49 Tillståndsärenden 321 95-11 4 359 91 291 92 Övriga ärenden 99 631 88-3 11 102 532 77 87 008 75 Summa 381 544 64 3 18 369 197 46 305 527 59 Handelsregistret Nybildningsärenden 25 818 59-11 41 29 162 18 35 059 51 Firmaärenden 6 136 59-7 41 6 619 18 7 276 50 Övriga ärenden 52 198 90-6 23 55 663 5 67 166 779 91 Summa 84 152 78-8 30 91 444 48 209 114 83 Föreningsregistret Nybildningsärenden 1 739 76 0 40 1 739 36 1 796 53 Firmaärenden 442 68 0 40 444 28 474 53 Övriga ärenden 32 164 66 3 14 31 278 52 29 658 53 Summa 34 345 67 3 16 33 461 51 31 928 53 Filialregistret Summa 2 733 94-29 - 1 3 844 95 2 293 86 Bank- och försäkringsregistret Summa 796 90-8 0 861 90 809 88 Registret över försäkringsförmedlare Summa 1 509 97 43 1 1 052 96 1 312 91 Europabolagsregistret Summa 10 80-17 38 12 42 13 54 4 År 2010 var målet andelen avslutade ärenden inom sju arbetsdagar. Målet är numera förändrat till att omfatta andelen som har fått meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar. 5 Antalet gallringsförfrågningar i handelsregistret har minskat med 56 000 ärenden år 2011 och 688 ärenden år 2012. Många av dessa förfrågningar leder även till en avregistrering. Det innebär att även avregistreringar som är en följd av gallringsförfrågan minskat i motsvarande omfattning, vilket är anledningen till den stora skillnaden i antalet ärenden i jämförelse med 2010.

11 (49) 2.3.1 Förseningsavgifter Aktiebolag som inte skickar in sina fullständiga årsredovisningshandlingar till Bolagsverket i tid måste betala en förseningsavgift. Avgiften är olika beroende på om aktiebolaget är privat eller publikt och den blir större ju längre förseningen varar. Privata aktiebolag som inte har lämnat in årsredovisningen inom sju månader efter räkenskapsårets utgång måste betala en avgift på 5 000 kronor (beslut 1). Om de inte har lämnat in årsredovisningen efter ytterligare två månader beslutar Bolagsverket om en andra avgift på 5 000 kronor (beslut 2). Efter ytterligare två månader beslutar verket om en tredje avgift på 10 000 kronor (beslut 3). För publika aktiebolag är dessa avgifter dubbelt så höga. Tabellen nedan visar antalet beslut för de olika förseningsavgifterna. Förseningsavgifter 2012 2012 jmf med 2011, procent 2011 2010 Beslut 1 15 697 9 14 465 12 883 Beslut 2 7 937 9 7 291 6 705 Beslut 3 4 616 8 4 275 3 978 Summa 28 250 9 26 031 23 566 Antalet beslut om förseningsavgift ökade 2012 jämfört med tidigare år eftersom många aktiebolag skickade in årsredovisningar utan revisionsberättelse. Detta beror på de nya reglerna om slopande av revisorsplikt. Att lämna en ofullständig årsredovisning leder till förseningsavgift. Det är betydligt fler som överklagar förseningsavgiften jämfört med tidigare år. Detta innebär en stor resursåtgång att hantera hos Bolagsverket. Bolagsverket började informera företagen om reglerna kring revisorsreformen redan 2010 och 2011 och har under 2012 intensifierat kommunikationen. Informationen har lämnats i fyra större utskick, dels i den förtida påminnelsen om att lämna in årsredovisning, dels i en informationsfolder. Verket har dessutom genomfört ett antal seminarier, tillhandahållit informationsblad tillsammans med blanketter och andra utskick. Bolagsverket har också kontaktat media vilket resulterat i flera artiklar om slopad revisionsplikt. Förutom detta har verket gjort speciella utskick till de bolag som valt bort revisor men som anmält det för sent. Information kring dessa regler finns också på verkets webbplats. 2.3.2 Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering Andelen elektroniskt inlämnade ärenden har ökat något i jämförelse med föregående år. Detta beror dels på att avgiften är lägre om man lämnar in sitt ärende via Bolagsverkets elektroniska tjänster, dels på att fler känner till de elektroniska tjänsterna. Verket fortsätter arbetet med att öka allmänhetens kännedom om e-tjänsterna. I tabellen på nästa sida redovisas totalt inkomna ärenden och den andel som skickades in elektroniskt. Alla ärenden är inte möjliga att lämna in elektroniskt. I tabellen anges andelen ärenden som har lämnats in elektroniskt av vad som är möjligt att lämna in elektroniskt. Den största andelen elektroniskt inlämnade ärenden fanns bland nybildningsärendena (66 procent

12 (49) för samtliga register). Av totalt antal inkomna ärenden skickade 21 procent in sina ärenden via Bolagsverkets e-tjänster (att jämföra med 20 procent 2011). Av de som är möjliga att lämnas in elektroniskt är andelen 29 procent (27 procent 2011). Bolagsverket fortsätter arbetet för att ytterligare öka allmänhetens kännedom om e-tjänsterna samt att förenkla verkets e-tjänster. Ett annat sätt att öka e-ingivningen är om det införs ett krav på obligatorium att lämna in vissa ärendetyper elektroniskt. Ett ökat användande av våra e-tjänster har inte medfört någon enklare eller smidigare handläggning av dessa ärenden hos Bolagsverket. För kunden är avgiften lägre om ärendet lämnas in elektroniskt. Många använder e-tjänsterna för att ta del av den lägre avgiften men lämnar in ofullständiga ärenden, vilket leder till en komplettering i ett senare läge. För att tjänsterna ska nå önskvärt resultat med en enklare hantering hos Bolagsverket arbetar vi med att lägga in fler kontroller i e-tjänsterna, som också gagnar företagaren. Verket försöker dessutom identifiera och förenkla för företagaren i de krav på bilagor som ställs vid inlämning av ärenden. En förstudie har genomförts för att koordinera och styra insatser för att öka e-ingivningen, effektivisera handläggningen samt framtidssäkra verkets it-tjänster. Detta är några fokusområden i verkets långsiktiga strategier. Syftet med förstudien är att tydliggöra prioriteringen av de utvecklingsinsatser som görs inom dessa områden för att uppnå den fastslagna målbilden för Bolagsverket. Genom det arbete som genomförts när det gäller Bolagsverkets tekniska plattform har en bra grund skapats för vidareutveckling av verkets tjänster. Befintliga e-tjänster och nya e-tjänster ska utvecklas i samverkan med andra intressenter och utifrån kundens behov samt krav på användarvänlighet. Elektronisk ingivning ger dessutom god kvalitet i registren genom automatiserade kontroller i e-tjänsterna. Elektroniskt inlämnade ärenden Ärendegrupp 2012 Antal ärenden E-inl. procent 2012 jmf med 2011 2011 2010 Ärenden, E-inl. E-inl. Antal E-inl. Antal proc- procenenthedeendeenhet proc- ären- proc- ärenent- 6 Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden 39 074 71-11 1 43 990 70 40 682 71 Firmaärenden 37 925 26-7 11 40 881 15 39 267 23 Bolagsordningsärenden 61 393 13 7 3 57 561 10 15 715 20 Styrelse- och revisorsärenden 89 445 12-1 1 89 994 11 81 164 6 Kapitalökningsärenden 9 865 0 1 0 9 774 0 10 185 0 Fusionsärenden 6 168 0 9 0 5 684 0 5 834 0 Konkursärenden 11 807 0-1 0 11 894 0 11 620 0 Likvidationsärenden 16 313 0-4 0 17 038 0 18 065 0 Tillståndsärenden 324 0-9 0 356 0 292 0 Övriga ärenden 101 122 21-1 2 101 839 19 85 585 15 Summa 373 436 24-1 2 379 011 22 308 409 24 6 Bolagsverket har tidigare mätt andelen elektroniskt inlämnade mot totalt inlämnade ärenden. Eftersom alla ärenden inte kan lämnas in elektroniskt mäter verket den andel av dem som kan lämnas in elektroniskt. Andelen för 2010 är därför förändrade mot vad som redovisats i årsredovisningen för 2010.

13 (49) Ärendegrupp 2012 Antal ärenden E-inl. procent 2012 jmf med 2011 2011 2010 Ärenden, E-inl. E-inl. Antal E-inl. Antal proc- procenenthedeendeenhet proc- ären- proc- ärenent- 6 Handelsregistret Nybildningsärenden 25 156 61-13 4 28 861 57 34 798 58 Firmaärenden 5 933 58-10 8 6 629 50 7 199 49 Övriga ärenden 51 944 42-6 7 55 419 7 35 166 175 37 Summa 83 033 48-9 3 90 909 45 208 172 46 Föreningsregistret Nybildningsärenden 1 716 35-1 4 1 737 31 1 830 29 Firmaärenden 429 20-3 6 442 14 489 2 Övriga ärenden 32 017 21 2 2 31 304 19 30 016 16 Summa 34 162 24 2 4 33 483 20 32 335 16 Filialregistret Summa 2 705 0-30 0 3 840 0 2 280 0 Bank- och försäkringsregistret Summa 797 0-8 0 862 0 813 0 Registret över försäkringsförmedlare Summa 1 523 0 46 0 1 042 0 1 290 0 Europabolagsregistret Summa 9 0-18 0 11 0 13 0 Total summa 495 665 29-3 2 509 158 27 553 312 30 6 Bolagsverket har tidigare mätt andelen elektroniskt inlämnade mot totalt inlämnade ärenden. Eftersom alla ärenden inte kan lämnas in elektroniskt mäter verket den andel av dem som kan lämnas in elektroniskt. Andelen för 2010 är därför förändrade mot vad som redovisats i årsredovisningen för 2010. 7 Antalet gallringsärenden i handelsregistret har minskat med 56 000 ärenden mellan 2010 och 2011 och ytterligare 688 ärenden 2012. Det är anledningen till den stora förändringen i antalet ärenden för handelsregistret i jämförelse med 2010. Många av dessa förfrågningar leder även till en avregistrering.

14 (49) 2.3.2.1 Kötid för registreringsärenden Bolagsverkets övergripande mål är att inte ha några kötider för registreringsärenden. Diagrammet nedan visar hur kötiderna har varierat under året. Kötiden är den tid som kunden får vänta innan verket börjar handläggningen. Den tid som krävs för att handlägga registreringsärendet är normalt tämligen kort, men i de fall kunden måste komplettera ärendet kan det ta längre tid. Under de tre första månaderna av 2012 översteg kötiden på sju arbetsdagar för många ärendetyper. Speciellt i början av året kom det in stora mängder bolagsordningsändringar med anledning av revisorsreformen, vilket har inneburit långa kötider för den typen av ärenden. Under året har dock den totala ärendemängden minskat vilket inneburit att även kötiden minskat. Även andra faktorer, som ett förändrat sätt att styra och planera produktionen, har bidragit till de goda resultaten. Från och med senare delen av augusti har kötiderna legat på en bra nivå. Den europeiska kommissionen beslutade under 2011 om ett direktiv om sammankoppling av de europeiska företagsregistren för att förenkla ett utbyte av elektronisk företagsinformation mellan medlemsstaterna. Direktivet kan bland annat komma att innebära krav på ett reglerat antal arbetsdagar i handläggningstid för komplett och korrekt inlämnade ärenden, vilket i sin tur kommer att ställa stora krav på Bolagsverkets verksamhet.

15 (49) 2.3.2.2 Näringsförbud och personliga konkurser Bolagsverket har ett register över personer med näringsförbud och ett register med personer i personlig konkurs. Vid utgången av 2012 var 1 116 personer med näringsförbud registrerade och 1 560 personer i personlig konkurs. Det är en minskning med cirka två procent mot året innan. I tabellen nedan visas antalet avslutade ärenden. Ett ärende genereras både vid inledda och avslutade näringsförbud och personliga konkurser. Avslutade ärenden 2012 2012 jmf med 2011, procent 2011 2010 Näringsförbud 487 5 464 457 Personliga konkurser 2 254-12 2 561 2 378 2.3.2.3 Inkomna räkenskapshandlingar Alla aktiebolag ska skicka in sin årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket. Verket tar även emot delårsrapporter och räkenskapshandlingar från andra företagsformer. I tabellen på nästa sida visas antalet räkenskapshandlingar som skickats in. I e-tjänsten Lämna årsredovisning har det funnits möjlighet att lämna in årsredovisningar till Bolagsverket. Nya regler om frivillig revision samt några andra justeringar har inneburit att det i slutet av året bestämdes att tillfälligt stänga tjänsten då taxanomin har förändrats. En utredning är startad för att belysa vilka ändringar som behöver genomföras i tjänsten. Handlingarna ska lämnas in i XBRL-format (en internationell XML-standard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information). Idag finns det endast ett fåtal bokföringsprogram på marknaden som stödjer XBRL, vilket gör att andelen elektroniskt inlämnade årsredovisningshandlingar fortfarande är låg. Under 2012 lämnades 108 årsredovisningar in via Lämna årsredovisning. Under året har Bolagsverket tagit över skanningen av alla inlämnade årsredovisningar i egen regi. Detta innebär att kunden får snabbare service genom att handlingarna finns tillgängliga snabbare än tidigare.

16 (49) Inkomna räkenskapshandlingar 8 Register Inkomna handlingar Via Lämna årsredovisning 2012 2011 2010 9 2012 2011 2010 Aktiebolagsregistret 371 157 340 774 327 014 6 36 50 Handelsregistret 5 123 5 215 5 383 20 12 12 Föreningsregistret 1 317 1 208 1 236 65 43 38 Filialregistret 804 891 825 15 14 14 Bank- och försäkringsregistret 411 436 450 2 5 4 Europabolagsregistret 5 7 6 0 0 0 Summa 378 817 348 531 334 914 108 110 118 Alla inkomna årsredovisningar granskas av Bolagsverket, som har som mål att godkänna dem inom två arbetsdagar 10. Under 2012 handlade verket 86 procent av alla inlämnade årsredovisningar inom målet. Årsredovisningarna innehåller viktig information till näringslivet och skannas därför för att enkelt kunna hämtas. Bolagsverket godkände 378 107 årsredovisningar under 2012. Bolagsverket har fått in flera årsredovisningar med bristande kvalitet än tidigare år. Sedan de nya reglerna gjorde det möjligt att välja bort revisorn i aktiebolag har Bolagsverket fått in ett stort antal ärenden där de äldre bolagen tar bort sina revisorer. Bland nyregistrerade aktiebolag väljer 73 procent att inte ha en kvalificerad revisor. Bolagsverkets oro är att årsredovisningarna kommer att ha sämre kvalitet om bolaget inte har en auktoriserad eller godkänd revisor. Särskilt om bolagen inte anlitar redovisningskonsult eller kunnig bokföringsbyrå. I en förlängning innebär det att fler aktiebolag kommer att få förseningsavgift. 8 Begreppet räkenskapshandlingar omfattar både årsredovisningar och delårsrapporter. 9 I tidigare årsredovisningar har Bolagsverket redovisat antalet inkomna årsredovisningar. Det som nu redovisas är antalet inkomna räkenskapshandlingar. 10 Vi ska handlägga 80 procent av inkomna årsredovisningshandlingar inom två arbetsdagar, med undantag för perioden en vecka före och efter sista inlämningsdag för de fyra räkenskapsperioderna, då de ska handläggas inom fyra arbetsdagar.

17 (49) 2.3.2.4 Telefonförfrågningar Telefonförfrågningar 2012 2011 2010 Antal besvarade samtal 487 369 533 119 570 823 Servicegrad, procent 81 80 83 Antalet telefonförfrågningar har minskat jämfört med tidigare år. En orsak till detta är att kötiderna sista halvåret varit kortare än tidigare år, vilket resulterar i färre samtal. Ytterligare en orsak till minskningen är att vi har börjat skicka meddelande via e-post, vilket har gjort att följdfrågor till meddelandet kommer via e-post istället för som tidigare via telefon. Andra anledningar till att telefonförfrågningarna har minskat är att informationen på bolagsverket.se har förbättras och att möjligheten att själv söka information om till exempel företagsinteckningar via Näringslivsregistret har ökat. Bolagsverkets interna mål för 2012 är att 80 procent av alla telefonförfrågningar ska besvaras inom 60 sekunder. Detta mål har Bolagsverket nått. I mars startade Bolagsverket den gemensamma kundtjänsten för verksamt.se. Kundtjänsten består av besvarande av telefonsamtal samt e-post kring webbplasten verksamt.se och dess e-tjänster. Tidigare sköttes den supporten av Tillväxtverket. Kundtjänsten för verksamt.se besvarar cirka 1 200 telefonsamtal varje månad och har en servicegrad på 98 procent. 2.3.3 Kvalitet Mål enligt serviceåtagandet: Vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade. Vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden. Ge tydliga och begripliga besked. Bolagsverkets ambition är att erbjuda tjänster och produkter med så hög kvalitet som möjligt. Begreppet kvalitet kan mätas på olika sätt. Bolagsverkets erfarenhet säger att det viktigaste för kunderna är snabb service tillsammans med ett positivt bemötande. Bolagsverkets tjänster ska vara tillgängliga. Under 2012 uppgick verkets tillgänglighet till 99,9 procent, vilket är en mycket bra tillgänglighet. Bolagsverkets tjänster ska även vara korrekta, rättsäkra och skapa trygghet hos kunden. Andelen rättelser av registreringsfel är därför också en del i kvalitetsbedömningen. Fel i registren som Bolagsverket är källa till måste hållas på ett minimum. Ett kontinuerligt arbete pågår inom registreringsverksamheten för att få ner antalet rättelser av registreringsfel till myndighetens interna mål - en procent av