Byte av mjukvarusystem - en kartläggning av faktorer som kan ha betydelse för upplevd stress

Byte av mjukvarusystem - en kartläggning av faktorer som kan ha betydelse för upplevd stress Författare: Silvia Mathiasson Boråshälsan AB, Alingsås Handledare: Mats Eklöf Projektarbete vid Företagssköterskeutbildning 40 poäng, 2003-2005, Örebro Universitet och Yrkes- och miljömedicinska kliniken, Örebro

Förord Projektarbetet (5p) har utförts under utbildning till företagssköterska 40 poäng vid Örebro Universitet och Yrkes- och miljömedicinska kliniken, Universitetssjukhuset i Örebro under tiden 2003-2005. Handledare vid Arbets- och miljömedicinska kliniken i Göteborg har varit psykolog Mats Eklöf. Undertecknad står ensam som ansvarig för innehållet i rapporten. Alingsås 2005-04-16 Företagssköterska Silvia Mathiasson, Boråshälsan AB i Alingsås Brunnsgatan 1 441 34 Alingsås Tfn 0322-670 370 Fax 0322-670379 silvia.mathiasson@borashalsan.se Kursansvarig: Sofia Loodh, miljösköterska Yrkes- och miljömedicinska kliniken Örebro Examinator: Carl-Göran Ohlsson, överläkare Yrkes- och miljömedicinska kliniken Örebro Byte av mjukvarusystem - en kartläggning av faktorer som kan ha betydelse för upplevd stress

Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 2 Syfte... 3 Studiegruppen... 3 Metod... 4 Resultat... 5 Kvalitativt delresultat... 5 Kvantitativt delresultat... 6 Diskussion... 10 Referenser... 12 Bilaga 1... 13 Bilaga 2... 14

Sammanfattning Denna kartläggning som är en tvärsnittsstudie har genomförts vid ett tjänsteföretag som säljer hälso- och sjukvårdstjänster. Kartläggningens syfte var att fånga eventuella faktorer som kan ha betydelse för upplevd stress i samband med byte av mjukvarusystem som pågått under 2 års tid på arbetsplatsen. 38 personer deltog i enkätundersökningen. Kartläggningen genomfördes med enkätfrågor. Ansatsen var kvantitativ med kvalitativa inslag. Det kvalitativa inslaget har sammanfattats med citat gjorda av respondenterna. Den kvantitativa delen redovisas i tabeller. Tvärsnittstudien omfattade 55 tillfrågade personer med blandad yrkesbakgrund. 38 personer svarade på enkäten. Bortfallet var personer som bl.a. uppgav att de inte arbetade i systemet. Resultatet visar att 37 % i den totala undersökningsgruppen instämde i påståendet helt eller delvis om att upplevelsen av stress ökat sedan det nya mjukvarusystemet började användas. Fler män upplevde en ökad stress pga. systemet än kvinnor. Personer över 40 år samt personer som gjorde tidsredovisningar upplevde mer stress jämfört med personer under 40 år samt personer som ej tidsredovisade i mjukvarusystemet. De kvalitativa inslagen i kartläggningen kan sammanfattas i begreppen: Tålmodighet hos användarna med systemet pga. det ständigt utvecklas, samt ett kontinuerligt kunskapsbehov hos användarna. Faktorer som kan spela roll för upplevelsen av stress vid byte av mjukvarusystem kan sammanfattas med ålder, kön, användartid i systemet samt tidredovisning i systemet. En fortsättning skulle kunna vara att gå vidare och kartlägga strategier som mjukvaruanvändarna använder för att mildra, lösa eller avvärja problemsituationer som uppkommer i arbetet. 1

Bakgrund Datorsystem som hjälpmedel vid dokumentation av journaler, tidsredovisning, intern kommunikation etc. har används under de senaste decennierna och fortsätter att öka i användning. Belastningsergonomi, synförhållanden samt mental anspänning är faktorer som påverkar människor vid datorarbete (6). Statistik visar att 66 % av arbetskraften i Sverige använder datorer dagligen i sitt arbete. 35 % av kvinnorna och 30 % av männen arbetar minst 4 timmar vid datorer varje dag (7). De viktigaste problemen kan beskrivas under rubrikerna Bundenhet-Styrning-Stress vid datorarbete. Med bundenhet menas stillasittande vid datorn en stor del av dagen och då ofta i låsta ensidiga arbetsställningar. Med styrning menas en känsla av att vara styrd i arbetet av datorsystemet, att sakna tillräcklig möjlighet att kontrollera och påverka systemet. Med stress menas känslan av att arbetets krav, både i form av arbetsmängd och tidspress och i form av dåligt fungerande datorstöd är pressande (7). Teknostress är ett begrepp som delas upp i två delar, teknocentrering och teknoångest (3). Begreppet myntades av Craig Brod, en amerikansk stressforskare på 1980-talet, då datoriseringen tog fart inom många områden och man började se olika symptom hos datoranvändare främst i USA. Teknocentrering, menar Brod, kan drabba personer som är positiva, motiverade och anstränger sig att tillägna sig ny teknik så fort som möjligt. Det kan beskrivas som ett tillstånd som innehåller störningar i empati, intuition och social förmåga när det är som allvarligast. I manifest form kan det leda till ett antisocialt beteende, oförmåga att tänka intuitivt mm. Teknoångest kan utvecklas hos personer som är negativa, tveksamma eller rädda för datorteknik. Dessa kan utveckla psykosomatiska symptom samt ibland bli avståndstagande till tekniken. Många datoranvändare har problem att skapa en mental modell av det informationssystem de arbetar med. En karta som kan underlätta orienteringen. Utan en modell minskar möjligheten att uppleva arbetssituationen som begriplig, meningsfull och påverkbar. Risken för skadlig stress ökar eftersom känslan av sammanhang KASAM uteblir (1). Statistik från Statistiska Centralbyrån visar att det finns en signifikant ökning av rapporterade besvär av olika slag vid bildskärm-pc arbete för kvinnor men en signifikant minskning av besvär för män under perioden 2003-2004 (8). Det finns studier där bla. Åborg och Billing visat, att efter införande av elektronisk dokumenthantering så ökade tiden som tillbringades vid datorn. Den upplevda arbetsbelastningen ökade. Deltagarna kände sig mer begränsade, kontrollerade och hade högre frekvens av statiska arbetspositioner. Problem med att hantera mjukvarusystemet och en ökning av ohälsosymptom rapporterades också (9). Det finns också fynd gjorda under olika tidsperioder efter införande av datorisering före, efter 6 månader och efter 18 månader som tyder på en ökad risk för arbetsrelaterade muskelskeletala symptom, speciellt musarm samt stressrelaterade psykiska och fysiska symptom. För att inte hälsorisker skall uppstå för användarna är upprättandet av en handlingsplan för bl.a. ergonomin, arbetsorganisationen, arbetsuppgifter och arbetsplatser nödvändigt (6). Vid ett tjänsteföretag infördes det nya mjukvarusystem våren 2003. Systemet är inte färdigutvecklat utan uppdateringar görs varje halvår utifrån användarnas önskemål och funna förbättringar. Mjukvarusystemet, kallat XX i den här rapporten, har funnits på marknaden sedan 2001. Systemet används av ca 65 kunder med totalt 1500-2000 användare. Målgruppen är hälsovårdsföretag samt skolhälsovårdens dokumentation. Nationell journalutveckling bevakas av företaget. Det som är styrande för utvecklingen av systemet är responsen från kunderna som använder systemet. Man har även verksamhet i Storbritannien. I Sverige arbetar ca 10 personer med datasystemutvecklingen enligt Marie Haraldsson vid Lorensberg Communication AB. 2

Hur upplever användare av mjukvarusystem arbetssituationer när ett verktyg byts ut mot ett annat? Finns det faktorer som kan tänkas inverka på upplevelsen av stress? Perspektivet är ett inifrånperspektiv i den här kartläggningen. Syfte Denna undersökning syftar till att kartlägga faktorer som kan ha betydelse för upplevd stress samt bundenhet och styrning hos datoranvändare, i samband med byte av mjukvarusystem. Studiegruppen I tvärsnittsundersökningen ingick 55 personer. Underlaget var personallistan vid företaget samt en del konsulter vid företaget. Efter genomgång återstod 38 enkäter som var fullständiga. Studiegruppen kontaktades muntligt vid ett månadsmöte på arbetsplatsen. De som inte var närvarande fick information och enkät hemskickad. Flera yrkeskategorier är representerade men inte specificerade. En del har arbetat i systemet sedan det infördes för drygt två år sedan. Andra har arbetat endast ett par månader. Personerna arbetar på olika lokalkontor och har uppkoppling till huvudkontoret. Uppkopplingshastigheten kan variera i systemet. Någon uppdelning av kontoren har inte gjorts i denna undersökning. Studiegruppen har delats på följande parametrar: Kön, män/kvinnor Ålder, under 40 år/över40 år Användartid i det nya systemet, mindre än 12 mån./mer än 12 mån. Typ av arbete, med tidredovisning/utan tidredovisning Erfarenhet av liknande system, ja/nej Svarsfrekvensen var 70 % (38 svar bearbetades i undersökningen). Bortfallet var 30 %. Det innefattar personer som inte är i tjänst, inte arbetar i datorsystemet eller avstod från att svara. Frågeformuläret om arbetsförhållanden och upplevelser i samband med användningen av mjukvarusystemet skickades hem/delades ut till de anställda i mitten av december 2004 (bilaga 1och 2). I studiegruppen ingick 25 kvinnor och 13 män. 11 personer var under 40 år 27 personer var över 40 år 10 personer hade arbetat i systemet mindre än 12 månader. 22 personer hade arbetat i systemet mer än 12 månader. Bortfallet var 6 personer som inte uppgett användartid i det nya systemet. 27 personer gjorde tidsredovisning i systemet 9 personer gjorde inte tidsredovisning i systemet Bortfallet var 2 personer som inte uppgett om de gjorde tidsredovisning i systemet. 16 personer hade erfarenhet av liknande mjukvarusystem 21 personer hade inte erfarenhet av liknande mjukvarusystem Bortfall av 1 person som inte uppgivit eventuell tidigare erfarenhet av liknande mjukvarusystem. 3

Metod Mätinstrumentet var en enkät med 13 frågor samt utrymme för egna kommentarer (bilaga 2). Upplevelsefrågorna är till sin karaktär bundna i form av påståenden med fyra fasta svarsalternativ. Alternativen rör sig från Stämmer helt, stämmer ganska bra, stämmer dåligt samt stämmer inte alls. Frekvenser har angivits i Flera gånger per dag, någon gång per dag, någon gång per vecka, någon gång per månad. Samt mer än 1 gång/timma, mer än 1gång/dag, mer än 1gång/vecka, mindre än 1gång/vecka. Enkäter är till sin huvudsakliga natur kvantitativa men kan innehålla kvalitativa delar (5). Kvantitativ forskning beskrivs som ett sätt att använda statistisk bearbetning av material (4). Den kvalitativa delen av resultatet skall ses som ett komplement till den kvantitativa delen av undersökningen. Angivande av frekvenser kan användas för att belysa ett område. För att göra generaliseringar krävs mer (2). Avsikten med att låta deltagarna ge synpunkter på sitt arbete var att öka belysningsgraden. Den kvalitativa delen redovisas i citat gjorda av deltagarna, samt en enkel begreppsanalys som summerar citaten. Frågorna är sammanställda delvis utifrån Presents frågeformulär (www.prevent.se) avseende datorarbetsmiljö. Ytterligare frågor har konstruerats som riktar sig till de aktuella förhållandena och grupperats efter områdena styrning, bundenhet, stress, samt upplevd kunskap om mjukvarusystemet. Fråga 1 söker bundenhet. Fråga 5-6 söker styrning. Fråga 2-3-4 söker stress. Fråga 7-13 söker svar på utbildnings- och kunskaps nivå hos användaren (bilaga2). Underlag för frågekonstruktionen har också delvis tagits från the Computer Technology Hasslers scale, en skala som är konstruerad efter upplevelser av datorkrångel hos 1190 slumpmässigt utvalda amerikanska studenter (10). Svarsalternativen är fyra till antalet i varje fråga. Tiden användarna har brukat i mjukvarusystemet har delats upp i mer eller mindre än 12 månader. Fem bakgrundsvariabler ingick också, nämligen ålder (>40 år, <40 år), kön, tid i månader som användaren arbetat i systemet XX (<12 månader, 12 månader), tidsredovisning i systemet XX /ej tidsredovisning i systemet XX samt om användaren arbetat i liknande system tidigare. Databearbetningen har gjorts i MS Excel. 4

Resultat Den kvalitativa delen redovisas med citat och sammanfattning. Den kvantitativa delen redovisas i tabellform med kommentarer. Kvalitativt delresultat Mjukvarusystemet kallas i texten för XX. Följande synpunkter av kvalitativ art framkom från användarna av mjukvarusystemet: XX: s journaldel är en dålig kopia av t.ex. Profdoc/Journal 3 Den ekonomiska delen är fortfarande alltför dåligt kontrollerad, utvärderad, strukturerad av ledningen. Diverse avbrott i dataarbetet ger automatiskt pauser. Jag behärskar XX vad beträffar dokumentation och bokningar. Men är inte rutinerad på uppdragsbekräftelser. Andra program än XX, vet jag inte vad som förväntas av mig. Har hjälp av annan personal vad gäller kallelser, informationsblad, rapportskrivning etc. Bättre lön, om jag också behärskar detta till fullo? Måste ha mer utbildning om XX och repetitionsutbildning någon gång/år. Bättre support behövs. Måste finnas tid till detta Det behövs alltid mer kunskap Fått bra utbildning vad gäller XX, men inte avseende annat datorarbete. Mycket har varit dåligt/svårt med XX men mycket håller på att rättas till. Systemet är långsamt. Det kanske blir snabbare med ADSL Journalföring utan tangentbordsutbildning tar enormt lång tid. Företagskostnad? XX, ett system under utveckling. Det finns brister som behöver åtgärdas. För mitt behov är systemet ok. Upplevde högre stress under första året med systemet. Upplever fler tekniska avbrott med åtföljande frustration på platser utanför huvudkontoret. Genom analys av citaten sammanfattas de med att ge uttryck för kunskapsbehov om systemet samt tålmodighet med systemet hos respondenterna. 5

Kvantitativt delresultat Resultatet av den kvantitativa delen av undersökningen, oberoende av variablerna presenteras i tabell 1. Därefter presenteras resultat i tabellform under områdena bundenhet, styrning, stress och kunskaps/utbildnings område. Tabell 1. Svarsfördelning för de olika frågorna (se bilaga 2 för frågeformuleringen). Fråga 1 gång/ tim 1 gång/d ag 1 gång/v ecka < 1 gång/veck a 1 Mikropaus=ett kort avbrott med t.ex. lätt stretching. 41 14 3 43 Stämmer.. helt ganska bra dåligt inte alls 2 Ökad stress piga. byte till system xx 3 34 29 34 3 Frustration över avbrott orsakade av människor 0 39 34 26 4 Frustration över avbrott orsakade av teknik 25 44 14 17 Antal gånger: Flera Någon/ Någon Någon/må /dag dag /vecka n 5 Avbrottsfrekvens pga. tekniska fel 0 13 32 55 6 Avbrottsfrekvens pga. andra människor 66 18 8 8 Stämmer.. helt ganska bra dåligt inte alls 7 Nöjdhet avseende programstöd 14 54 27 5 8 Utbildning i datahantering 11 39 42 8 9 Info om belastningsskador 21 32 29 18 10 Kunskap om systemet xx 29 53 18 0 11 Osäkerhet vid signering i systemet xx 0 17 47 37 12 Önskemål om utbildning i systemet xx 21 50 29 0 BUNDENHET. Fråga1- Jag tar mikropauser vid datorarbete. 41 % av den totala undersökningsgruppen tar mikropauser minst 1 gång/timma och 43 % tar mikropauser mer sällan än 1gång/vecka. Tabell 2 visar hur uppdelningen avseende de fem bakgrundsfaktorerna föll ut. Yngre tar mer mikropauser än de äldre. Män tar oftare mikropauser än kvinnor. Personer som arbetat kortare tid i systemet tar oftare mikropauser. Personer som inte tidsredovisar i systemet tar oftare mikropauser. Tabell 2. Andel % av studiegruppen som har angett mikropaus 1 gång/tim=1, 1gång/dag=2, minst 1gång/vecka=3 respektive mindre än 1gång/vecka=4. Uppdelning på fem dikotomiserade bakgrundsvariabler. Ålder 1 < 40 år 60 10 0 30 > 40 år 33 15 4 48 Arb med likn. system, 1 Ja 47 20 0 33 Nej 38 10 5 48 Tidredovisning. 1 Ja 33 15 4 48 Nej 63 13 0 25 Erfarenhet av xx 1 arb < 12 mån 60 10 0 30 arb > 12 mån 38 10 5 48 Kön 1 Kvinnor 40 8 0 52 Män 42 25 8 25 6

STYRNING. Fråga 5 - Hur ofta inträffar avbrott i ditt datorarbete pga. tekniska fel?. Se tabell 3. Fråga 6 - Hur ofta inträffar avbrott i ditt datorarbete pga. telefonsamtal eller kontakt med medarbetare?. Avbrott i datorarbetet kan vara av teknisk eller mänsklig karaktär. 13 % av totalgruppen upplevde tekniska avbrott minst någon gång per dag. 84 % upplevde avbrott av mänsklig karaktär, telefonsamtal mm. minst någon gång per dag. Det var 20 % skillnad mellan de båda åldersgrupperna vad gäller tekniska avbrott. De yngre upplevde tekniska avbrott i högre grad. Kvinnor upplevde oftare än män avbrott av mänsklig karaktär i datorarbetet. Tabell 3. Andel % av studiegruppen som angav avbrott av teknisk karaktär (fråga 5), flera gånger/dag till högst några gånger/månad. Fråga 6 anger % av studiegruppen som upplevt avbrott av mänsklig karaktär. Uppdelning på fem dikotomiserade bakgrundsvariabler. Ålder 5 < 40 år 0 27 18 55 > 40 år 0 7 37 56 Arb med likn. system, 5 Ja 0 19 19 63 Nej 0 10 43 48 Tidredovisning. 5 Ja 0 15 33 52 Nej 0 11 22 67 Erfarenhet av xx 5 arb < 12 mån 0 20 60 20 arb >12 mån 0 14 18 68 Kön 5 Kvinnor 0 12 32 56 Män 0 15 31 54 Ålder 6 < 40 år 64 18 9 9 > 40 år 67 19 7 7 Arb med likn. system, 6 Ja 63 25 6 6 Nej 67 14 10 10 Tidredovisning. 6 Ja 56 26 11 7 Nej 89 0 0 11 Erfarenhet av xx 6 arb < 12 mån 70 20 10 0 arb >12 mån 64 18 9 9 Kön 6 Kvinnor 72 20 0 8 Män 54 15 23 8 STRESS. Fråga 2 Upplevelsen av stress har ökat pga. att jag arbetar i xx. Se tabell 4. Fråga 3 Jag känner frustration av att mitt arbete vid datorn avbryts av telefonsamtal eller medarbetare. Fråga 4 Jag känner frustration över att mitt arbete avbryts av tekniska avbrott. Fler i åldern över 40 år, instämde helt eller delvis i påståendet att upplevelsen av stress ökat sedan systemet xx infördes än i den yngre gruppen, tabell 4. Detta var oberoende om man arbetat i liknande mjukvarusystem tidigare. Upplevelsen att stressen ökat var något mer i gruppen som arbetade med tidsredovisning. Men i gruppen som arbetade utan tidsredovisning instämde fler i påståendet stämmer helt. Fler män än kvinnor upplevde ökad stress. Tabell 4. Andel % av studiegruppen som svarade om upplevelsen av stress ökat sedan systemet XX infördes.(stämmer helt=1, Stämmer ganska bra=2, Stämmer dåligt=3, Stämmer inte alls =4) Ålder 2 < 40 år 0 27 36 36 > 40 år 4 37 26 33 Arb med likn. system, 2 Ja 0 38 31 31 Nej 5 33 29 33 Tidredovisning. 2 Ja 0 41 30 30 Nej 11 22 22 44 Erfarenhet av xx 2 arb < 12 mån 10 50 30 10 arb >12 mån 0 27 27 45 Kön 2 Kvinnor 4 28 32 36 Män 0 46 23 31 7

39 % av hela studiegruppen upplevde frustration över avbrott av mänsklig karaktär såsom av telefon eller av medarbetare. Se tabell 1. Den yngre gruppen var mer frustrerad över mänskliga avbrott. Se tabell 5. Fler av dem som arbetade med tidsredovisning upplevde frustration över tekniska avbrott än de som inte tidsredovisade. 69 % av hela studiegruppen upplevde frustration över tekniska avbrott. Den äldre gruppen var mer frustrerad över tekniska avbrott. Tabell 5. Andel % av studiegruppen som upplevde frustration över mänskliga avbrott (fråga 3). Samt andel % som upplevde frustration över tekniska avbrott (fråga 4). Ålder 3 < 40 år 0 64 18 18 > 40 år 0 30 41 30 Arb med likn. system, 3 Ja 0 44 31 25 Nej 0 33 38 29 Tidredovisning. 3 Ja 0 41 33 26 Nej 0 33 44 22 Erfarenhet av xx 3 arb < 12 mån 0 40 30 30 arb >12 mån 0 32 36 32 Kön 3 Kvinnor 0 40 32 28 Män 0 38 38 23 Ålder 4 < 40 år 27 36 9 27 > 40 år 24 48 16 12 Arb med likn. system, 4 Ja 20 40 20 20 Nej 30 50 10 10 Tidredovisning. 4 Ja 23 54 15 8 Nej 25 25 13 38 Erfarenhet av xx 4 arb < 12 mån 40 60 0 0 arb > 12 mån 20 50 15 15 Kön 4 Kvinnor 29 42 13 17 Män 17 50 17 17 UTBILDNING-KUNSKAP: Fråga 7- Jag är nöjd med stödet avseende programhanteringen. Fråga 8- Jag har tillräcklig datorutbildning för att klara av datorarbetet.. Fråga 9- Jag har fått tillräcklig utbildning om belastningsskador. Fråga 10- Jag förstår och kan hantera de funktioner som ligger inom mitt ansvarsområde. Fråga 12- Jag behöver mer kunskap om systemet. Fler som arbetade utan tidsredovisning var mer nöjda med programhanteringsstödet än de som arbetade med tidredovisning. Se tabell 6. Fler kvinnor än män var nöjda med programhanteringsstödet. De som arbetat i systemet mer än 12 månader var också mer nöjda med stödet. Tabell 6. Andelar i % som anser sig vara nöjda med programhanteringsstödet (fråga 7). Stämmer helt=1, stämmer ganska bra=2, stämmer dåligt=3, stämmer inte alls=4. Ålder 7 < 40 år 18 45 18 18 > 40 år 12 58 31 0 Arb med likn. system, 7 Ja 19 50 25 6 Nej 10 57 29 5 Tidredovisning 7 Ja 7 56 30 7 Nej 33 44 22 0 Erfarenhet av xx 7 arb < 12 mån 10 40 40 10 arb > 12 mån 18 59 18 5 Kön 7 Kvinnor 4 67 29 0 Män 31 31 23 15 Yngre ansåg sig ha fått tillräcklig datorutbildning för att klara av arbetet i högre grad än den äldre gruppen. (Fråga 8) Se tabell 7. Fler som hade arbetat mer än 12 månader i systemet upplevde att de fått information/utbildning om belastningsskador än de som arbetat mindre än 12 månader.(fråga9) 8

90 % av personerna under 40 år förstår och kan hantera de funktioner i systemet som ligger inom deras ansvarsområde.(fråga 10) Fler kvinnor än män i den totala studiegruppen ansåg att de kunde hantera funktionerna inom sitt ansvarsområde. Alla som arbetade utan tidsredovisning ansåg sig kunna hantera funktionerna inom sitt ansvarsområde. 74 % av personerna som tidsredovisade ansåg sig kunna hantera funktionerna inom sitt ansvarsområde. 71 % av hela studiegruppen ansåg sig behöva mer kunskap om systemet.(fråga12) Fler kvinnor än män, fler som arbetade med tidsredovisning och fler i gruppen som arbetat mindre än 12 månader ansåg sig behöva mer kunskap om systemet. Tabell 7. Andelar i % som svarat, stämmer helt=1, stämmer ganska bra=2, stämmer dåligt=3, stämmer inte alls=4, på påståenden rörande utbildning och kunskap om systemet (fråga 8-12). Ålder 8 < 40 år 18 36 27 18 > 40 år 7 41 48 4 Arb med likn. system, 8 Ja 13 44 44 0 Nej 10 38 38 14 Tidredovisning. 8 Ja 7 44 41 7 Nej 22 33 33 11 Erfarenhet av xx 8 arb < 12 mån 0 20 60 20 arb > 12 mån 18 50 27 5 Kön 8 Kvinnor 4 40 48 8 Män 23 38 31 8 Ålder 9 < 40 år 18 27 45 9 > 40 år 22 33 22 22 Arb med likn. system, 9 Ja 13 38 38 13 Nej 24 29 24 24 Tidredovisning. 9 Ja 19 30 30 22 Nej 11 44 33 11 Erfarenhet av xx 9 arb < 12 mån 10 10 40 40 arb > 12 mån 27 36 23 14 Kön 9 Kvinnor 20 32 24 24 Män 23 31 38 8 Ålder 10 < 40 år 45 45 9 0 > 40 år 22 56 22 0 Arb med likn. system, 10 Ja 31 50 19 0 Nej 24 57 19 0 Tidredovisning. 10 Ja 22 52 26 0 Nej 44 56 0 0 Erfarenhet av xx 10 arb < 12 mån 10 80 10 0 arb >12 mån 27 50 23 0 Kön 10 Kvinnor 32 52 16 0 Män 23 54 23 0 Ålder 11 < 40 år 0 13 63 25 > 40 år 0 18 41 41 Arb med likn. system, 11 Ja 0 9 55 36 Nej 0 21 42 37 Tidredovisning. 11 Ja 0 16 56 28 Nej 0 25 0 75 Erfarenhet av xx 11 arb < 12 mån 0 11 67 22 arb > 12 mån 0 18 35 47 Kön 11 Kvinnor 0 14 48 38 Män 0 22 44 33 Ålder 12 < 40 år 18 64 18 0 > 40 år 22 44 33 0 Arb med likn. system, 12 Ja 25 44 31 0 Nej 19 52 29 0 Tidredovisning. 12 Ja 19 56 26 0 Nej 33 33 33 0 Erfarenhet av xx 12 arb < 12 mån 40 40 20 0 arb > 12 mån 18 45 36 0 Kön 12 Kvinnor 16 56 28 0 Män 31 38 31 0 9

Diskussion Denna tvärsnittsundersökning av 38 datoranvändare med olika lång erfarenhet av mjukvarusystemet, kallat xx från 4 månader till 26 månader vid undersökningstillfället visade att faktorer som ålder, kön, användartid i systemet samt tidredovisning i systemet kan påverka upplevelsen av stress vid byte av mjukvarusystem. En tålmodighet och även ett kunskapsbehov kunde skönjas bland deltagarna i den kvalitativa delen av kartläggningen. Systemet utvecklas hela tiden och i svaren uttrycks förhoppningar om att det blir bättre, snabbare teknik mm. Man utryckte också vikten av kunskap, utbildning och tillräckligt med tid för att kunna hålla sig uppdaterad med mjukvarusystemet. En del andra synpunkter framkom också som inte har direkt anknytning till datasystemet men som tagits med i helhetsbilden. Bortfallet i kartläggningen var i ursprungsgruppen 30 % där orsakerna redovisades i 5 av 17 fall. Det var personer som bl.a. inte hade datorsystemet som arbetsverktyg eller som arbetade på ett annat sätt. Bortfallet som uppstått i de olika grupperingarna vad gäller bakgrundsvariabler har redovisats men inte analyserats vidare i resultatet. Bortfallet av 6 personer avseende oviss uppgift om användartid i systemet inverkar på resultatet avseende den faktorn. Enkäterna delades ut i december 2004, två veckor före jul. Man kan ana att tiden inte var som mest gynnsam för enkätundersökning, men trots det var svarsfrekvensen 70 %. Enkätkonstruktionen baseras på olika frågor som hänfördes till respektive område som undersöktes. Enkäten är inte validerad i sin helhet. Diskussion föregick valet av enkät, bla bildskärmsformulären som är en validerad enkät. Men då de flesta validerade enkäter inom området är förenade med kostnader så avstods från sådan enkät för detta projektarbete. Fråga 11 som sökte svar på upplevd säkerhet vid signering visar svaghet i konstruktionen. Ingen definition av signering är gjord. Begreppet kan betyda olika för olika yrkeskategorier. Avstår från kommentarer runt denna fråga då feltolkningar inte kan bortses ifrån. Generaliserbarheten är inte tillfredställande pga. materialets storlek. Enkätsvar skall helst vara i storleksordningen 50 för att generaliseringar skall kunna göras utifrån materialet enligt Trost (5). 38 svar användes i denna kartläggning. Statistiska test är inte gjorda pga. materialets storlek. En longitudinell studie gjord av Åborg och Billing visade på en ökad arbetsbelastning från 49 till 63 % när elektronisk databehandling infördes vid en institution. En positiv observation som gjordes var att medarbetare samarbetade mer och kontakten mellan dem ökades med drygt 50 % efter 18 månader. I början av införandet av datoriseringen var fler missnöjda med datorstödet. Missnöjet minskade efter 18 månader (6). Även i denna kartläggning kan man skönja en tendens till minskad upplevelse av stress med ökad användartid i systemet. 27 % av dem som arbetat >12 månader i systemet xx uppgav en ökad stressupplevelse jämfört med de 60 % som arbetat <12 månader i systemet. I tolkningen får man väga in andra faktorer som t.ex. organisationsförändringar som kan påverka. Detta har inte tagits hänsyn till i detta resultat. Likaså att det var ett bortfall på 6 personer avseende uppgift om användartid i systemet xx. Bundenhet: Det var en markant uppdelning av andelen användare som antingen ofta tog mikropauser och andelen som tog mikropauser mycket sällan. Personer som var >40år samt arbetade med tidredovisning och var kvinnor tog sällan mikropaus i datorarbetet. Dessa kan utgöra en riskgrupp på sikt, då SCB: s statistik visar en ökning av rapporterade besvär just hos kvinnor, men en signifikant minskning av besvär hos män (8). Männen tog i denna kartläggning oftare mikropauser. 10

Styrning: Avbrott av teknisk karaktär i datorarbetet är svåra att påverka för den enskilde. Personer <40 år upplevde fler avbrott av teknisk karaktär, medan personer>40 år upplevde fler avbrott av mänsklig karaktär. Ett antagande kan vara att den tekniska kvaliteten kan variera beroende på var personen arbetar vilket antyds i den kvalitativa delen av kartläggningen. Stress: Fler personer över 40 år angav att upplevelsen av stress ökat oberoende om man arbetat i liknande system tidigare. 41 % av personerna som arbetade med tidredovisning angav att påståendet stämde ganska bra. Men vid analys av gruppen som inte tidsredovisade svarade 11 % av 33 % att påståendet "stämde helt. Man kan anta att någon annan faktor spelar in som inte framgår i denna kartläggning för gruppen som inte tidredovisar. Frustration över mänskliga avbrott i arbetet upplevdes av 64 % av dem under 40 år och av 30 % av dem över 40 år. Frustration över tekniska avbrott i arbetet upplevdes av 63 % av dem under 40 år och av 72 % av dem över 40 år. Den yngre gruppen upplevde fler tekniska avbrott än den äldre gruppen, men den upplevde sig mindre frustrerad av tekniska avbrott än av avbrott av mänsklig karaktär. För den äldre gruppen var det tvärt om. Utbildning och kunskap: 74 % av personerna som tidsredovisade ansåg sig kunna hantera funktionerna inom sitt ansvarsområde. Resten, dvs. 26% ansåg sig inte vara säkra på funktionerna. 100% av de som inte arbetade med tidredovisning ansåg sig kunna hantera funktioner inom sitt ansvarsområde. 82 % av personer<40 år ville ha mer kunskap om systemet. 75 % av dem som arbetar med tidredovisning ville ha mer kunskap om systemet. 54 % av gruppen<40 år ansåg sig inte ha fått kunskap om belastningsskador. 44 % av gruppen>40 år ansåg sig inte ha fått kunskap om belastningsskador. Dessa fynd kan på sikt bidra till pålagring av stress, men kan genom kontinuerliga åtgärder och uppdatering av kunskap med stor sannolikhet minskas. Sammanfattningsvis tyder denna kartläggning på att faktorer som ålder kön användartid i systemet tidsredovisning i systemet kan ha inverkan på upplevelse av stress i samband med nytt införande av mjukvarusystem. Man kunde inte vid denna kartläggningen se någon markant skillnad mellan personer som hade arbetat med liknande system tidigare. 11

Referenser 1. Antonovsky, A. Hälsans mysterium. Köping: Natur och Kultur, 1991. 2. Bell, J. Introduktion till forskningsmetodik (2:a uppl.) Lund: Studentlitteratur, 1995. 3. Brod, C. Teknostress. Stockholm: ICA-förlaget, 1988. 4. Patel P, Davidsson B. Forskningsmetodikens grunder. Lund:Studentlitteratur;1994. 5. Trost, J. Enkätboken. Lund: Studentlitteratur, 1994. 6. Åborg C, Billing A. Electronic Document Handling-a longitudinal study of the effects on work environment and health.bsr-institutionen Örebro Universitet, 2003. 7. Åborg, C. IT-stress. Orsaker och åtgärder. BSR-institutionen Örebro universitet, 2003. 8. Statistiska centralbyrån (www.scb.se). Jämförelser åren 1995-2004. 9.Åborg C, Billing A. Health effects of the Paperless Office-evaluations of the introduction of electronic document handling systems. Taylor&Francis: Behaviour Information Technol, 2003;22:389-96. 10. Hudiburg, R. Assessing and Managing Technostress, Collaborative Solutions to Technostress:Librarians Lead the way. A talk given by Richard A. Hudiburg. New York, 1996 12

Bilaga 1 Hej! I Företagssköterskeutbildningen 40 p (ht2002-vt2005) ingår ett projektarbete. Jag har valt att göra en kartläggning av delar av den interna datorarbetsmiljön på vår egen arbetsplats XXhälsan. Enkäten du fått innehåller ett antal korta frågor som jag vore tacksam om du besvarade. Resultatet kommer att presenteras av mig på vårkonferensen. Lägg enkäten i det medföljande kuveret och skicka till mig så snart som möjligt, alternativt i facket på Alingsåskontoret. Undersökningen är konfidentiell. Om du avstår från att delta i enkätundersökningen är jag tacksam om du kan uppge att du avstår. Tack på förhand. Hälsningar Silvia Mathiasson 13

Bilaga 2 ENKÄTFRÅGOR AVSEENDE UPPLEVD DATORMILJÖ Bakgrundsfaktorer Jag är: Man Kvinna Ålder < 40 år > 40 år Antal mån.jag arbetat i XX. Arbetar operativt med tidsredovisning i XX. Ja Nej Arbetar i XX men utan tidsredovisning. Ja Nej 1 Jag tar mikropauser vid datorarbete. Mikropaus=ett kort avbrott med tex.lätt stretching Minst 1 gång/tim. Minst 1 gång/dag Minst 1 gång/vecka Mindre än 1 gång/vecka 2 Upplevelsen av stress har ökat pga att jag arbetar i XX. 3 Jag känner frustration över att mitt arbete vid datorn avbryts av telefonsamtal eller medarbetare. 4 Jag känner frustration över att mitt arbete avbryts pga tekniska avbrott i datorn. 5 Hur ofta inträffar avbrott i ditt dator arbete på grund av tekniska fel?. 6 Hur ofta inträffar avbrott i ditt datorarbete på grund av telefonsamtal eller kontakt med medarbetare?. 7 Jag är nöjd med stödet avseende programhanteringen.. 8 Jag har fått tillräcklig datorutbildning för att klara av datorarbetet. 9 Jag har fått information/utbildning om hur man skall arbeta för att slippa belastningsskador. 10 Jag förstår och kan hantera de funktioner i XX som ligger inom mitt ansvarsområde. 11 Jag får en osäkerhetskänsla när jag skall signera i systemet. (hoppa över påståendet om du ej signerar). 12.Jag behöver mer kunskap om systemet. 13. Jag har använt/använder fler datorsystem med liknande komplexitet som XX Stämmer helt Flera ggr/dag Stämmer helt Ja Stämmer ganska bra Någon gång/dag Stämmer ganska bra Nej Stämmer dåligt Någon gång/vecka Stämmer dåligt Stämmer inte alls Högst några ggr//mån. Stämmer inte alls Övriga synpunkter: -------------------------------------------------------------------------------------------- Tack för din medverkan! 14