Verksamhetsberättelse 2016

Verksamhetsberättelse 2016 Byggnadsnämnden Bokslut 2016 Verksamhetsberättelse 2016 1 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 4 3 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål... 5 3.1 Nämndens/styrelsens mål... 5 4 Personalredovisning... 8 4.1 Personalstyrkan... 8 4.2 Kompetensförsörjning... 10 4.3 Sjukfrånvaro... 12 4.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser... 13 4.5 Arbetsskador... 14 4.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 15 4.7 Sammanfattande analys... 15 5 Nyckeltal... 17 6 Väsentliga händelser... 18 Verksamhetsberättelse 2016 2 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

1 Inledning Föregående år inleddes med att förvaltningschefen sa upp sin tjänst och slutade på byggnadskontoret i början av mars. Fr o m 8 mars har bygglovschefen gått in och täckt upp även som t f förvaltningschef för hela byggnadskontoret. Stadsingenjören som verkat som avdelningschef för karta-/gis och lantmäteriavdelningen valde under året att gå i pension. Denna avdelning delades då upp i två nya avdelningar, Kart-/GIS-avdelningen resp Lantmäteriavdelningen med varsin avdelningschef. Båda dessa chefer har rekryterats internt. Bygglovsavdelningen har utökat sin personal med en bygglovsadministratör samt en bygglovingenjör. Byggnadskontoret har under året arbetat internt med att ta fram en uppdaterad handlingsplan för hot och våld. Under året har även tagits fram ett nytt skyltprogram, arbetet med en ny parkeringsnorm har slutförts samt att arbetet med att uppdatera vår uteserveringsbroschyr har påbörjats. Efter att kontoret uppmärksammat en artikel i Hallandsposten där det framkom att elever från Snöstorpsskolan jobbat med ett projekt att bygga en hel stad, X-mas city, där de även på låtsas fått söka bygglov, bjöds eleverna in till byggnadskontoret. Det bjöds på saft o bullar, eleverna fick prova på vår mätutrustning samt att ett "riktigt" bygglovsbeslut överlämnades till eleverna. En fortsatt satsning på friskvården har skett under året. Utöver friskvårdstimman har våra hälsoinspiratörer bl a anordnat en stegtävling i februari/mars samt en konstvandring på Tylösand med efterföljande promenad längs med Prins Bertils stig tillbaka in till centrum. Den ökade digitalisering landade till slut i att bygglovsavdelningen övergick till en helt digital ärendehantering fr o m december. En satsning som både kunder och medarbetare är väldigt nöjda med och som har minskat den administrativa arbetsbördan vilket genererar en bättre arbetsmiljö för samtliga anställda. Vår framgångsrika digitaliseringsarbete har fortsatt att sätta Halmstad på bygglovskartan vilket inneburit att vi fått studiebesök utav såväl Nacka som Kungsbacka. Kungsbacka kommuns t f bygglovschef var även här för att skugga vår bygglovschef under två veckor som en del utav en ledarskapsutbildning. Som ett led i vår omvärldsbevakning har delar av personalen varit på studiebesök i Helsingborg, deltagit i 3 KVH möte i Växjö, FSBS-konferens i Uppsala tillsammans med några politiker samt sist men inte minst, genomfört ett tvådagars studiebesök i Göteborg där all personal samt alla politiker var inbjudna. Alla medaretare har under året även erbjudits att gå fortbildningskurs i Word. Verksamhetsberättelse 2016 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

2 Organisation Byggnadskontoret har under året delats upp i tre avdelningar då Kart/GIS/Lantmäteri splittades upp i två avdelningar med varsin avdelningschef. Verksamhetsberättelse 2016 4 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

3 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 3.1 Nämndens/styrelsens mål 3.1.1 Kvalitet och service kring handläggningen av ärenden ska förbättras och alltid utföras i enlighet med gällande lagstiftning. Genom att kontinuerligt jobba för en ökad digitalisering började vi under senare delen av 2016 att arbeta i en helt digitaliserad bygglovsprocess. Effektiviteten i vår handläggning har därmed ökat och som en effekt av detta har vi infört en sänkning av bygglovstaxorna inför år 2017. Mätetal Målvärde Utfall Antal medarbetare som genomgått utbildning 3.1.2 För att garantera en likabehandling ska all rådgivning och information från byggnadskontoret till kunderna bygga på en gemensamt antagen samsyn. 7 Genom gemensamma ärendegenomgångar två gånger i veckan får vi en samsyn i all vår ärendehantering och skapar därmed kvalitetssäkra beslut. Mätetal Målvärde Utfall Antal medarbetare som genomgått utbildning. Antal klagomål som relaterar till olik behandling. 3.1.3 Klagomålshanteringen ska standardiseras och vidtagna åtgärder återkopplas till den som framfört klagomålet. 57 0 Tillsynsärenden registreras alltid så snart de inkommer till kontoret och återkopplas därefter direkt till den berör. Mätetal Målvärde Utfall Antal anmälda klagomål. 5 Aktiviteter Återkoppling sker alltid om anmälare inte är anonym. Kommentar Verksamhetsberättelse 2016 5 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

3.1.4 Byggnadsnämnden ska aktivt bidra till att skapa bra förutsättningar för utvecklingen av en expansiv och hållbar kommun, genom tidig medverkan i samhällsplaneringen Byggnadskontoret deltar aktivt i projektgrupper vid framtagande av översiktsplan och detaljplaner. Avdelningchefer och förvaltningschef deltar i schemalagda samordningsmöten över förvaltningsgränserna. Mätetal Målvärde Utfall Antal gemensamma planeringsmöten 15 15 Aktiviteter Regelbundna planeringsmöten mellan förvaltningar som inbegrips i samhällsbyggnadsprocessen. Kommentar 3.1.5 Byggnadskontoret inriktar sina krafter på att skapa en god och tillåtande arbetsmiljö, både fysiskt och psykosocialt för alla medarbetare samt säkerställa att samverkan med de fackliga parterna präglas av öppenhet, förtroende och effektivitet. Aktiviteter Fokus på ledarskapet genom att utbilda chefer i Utvecklandeledarskap, UL. Att leva ett utvecklande ledarskap i vardagen gäller alla anställda i varje situation varpå byggnadskontoret valt att sätta fokus på förlängningen av medarbetarskap till medledarskap. För att möjliggöra detta har verksamheten valt att låta nyckelpersoner inom verksamheten ta del av UL programmet under 2015. Arbeta med implementeringen av nya HR-riktlinjen för att stärka den gemensamma kulturen. Arbeta utifrån resultatet från den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM Årlig skyddsrond Genomföra samverkansmöten Arbeta med att ta fram en handlingsplan kopplat till hot & våld. Arbeta med att ta fram en handlingsplan kopplat till jämställdhet. Kommentar Vid byggnadskontoret utbildas nya chefer och vissa medarbetare inom Utvecklande ledarskap, UL och det förhållningssätt som ska genomsyra verksamheten. En genomgång av nya HR-riktinjen har gjorts vid ett utav våra APT-möten. Byggnadskontoret arbetar systematiskt med konkreta mål för arbetsmiljöarbetet. Samverkansmöten och arbetsplatsräffar äger rum regelbundet, och i dessa forum diskuteras arbetsmijöfrågor. En digital skyddsrond är genomförd under november månad 2016. Samverkansmöten genomförs 9 gånger per år samt extra samverkan vid behov. En handlingsplan gällande hot- och våld är framtagen. Ej påbörjat och slutfört Verksamhetsberättelse 2016 6 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Aktiviteter Uppdragstagning Previa Så långt som det är möjligt erhåller medarbetare utvecklande och stimulerande arbete där tillfälle till omväxling och variation tas tillvara och ansvar ges efter medarbetarnas förutsättningar. Fortsättning av friskvårdstimmen vilket innebär att medarbetare har möjlighet att på betald arbetstid utöva friskvård en timme i samband med lunch. Genomföra aktiviteter initierade av medarbetarna exempelvis stressreducering, basal kroppskännedom med mera Psykolog Hans Sjögren, Previa kommer att föreläsa för personalen i samband med friskvårdssatsning. Utbildning i HLR för all personal Utbildning hot & våld enligt föreskriften som ska vara en del i framtagandet av handlingsplan. Kommentar Ett flertal medarbetare har under året haft behov av stödjande samtal och har då fått möjlighet till detta via Previa. Ergonom har även anlitats vid några tillfällen. En fortsatt satsning på friskvårdstimman har skett under året då alla medarbetare har haf möjlighet att bedriva 1,5 h träning på betald arbetstid var vecka. Har ej genomförts. Planeras istället i februari 2017. Detta behöver bara genomföras vartannat år och HLRutbildning genomfördes för all personal 2015. Den framtagna hot- och våldsplanen och diskuterats och gåtts igenom vid ett APT-möte på bygglovsavdelningen. Verksamhetsberättelse 2016 7 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

4 Personalredovisning 4.1 Personalstyrkan Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2015 andel visstid (%) Totalt 45 44 4 6 % 8 % Dec 2016 andel visstid (%) Byggnadskontoret består av stab-, lantmäterimyndighet, bygglovavdelning samt en kart- och GIS avdelningsom som vid årsskiftet bestod av 45 tillsvidareanställda medarbetare. Begreppet årsarbetare avser tillsvidareanställda, hel och deltider, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis det begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Den 31 december 2016 fanns det 44 årsarbetare. Visstidsanställda vid byggnadskontoret uppgick till totalt 4 personer vid årets slut, vilket är en ökning med 1 person sedan 2015 års mätning. Andelen visstidsanställda uppgår till 8 % av det totala antalet anställda vid byggnadskontoret. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%) Stab 2-2 67 % 100 % Bygglovavd 15 5 20 72 % 75 % Lantmäteri myndighet 5 2 7 50 % 71 % Kart- och GIS avd 7 9 16-44 % Totalt 29 16 45 60 % 64 % Dec 2016 andel kvinnor (%) Statistiken ovan visar antalet tillsvidareanställda inom byggnadskontoret fördelat på kön, samt hur stor andel av de tillsvidareanställda som är kvinnor. Den 31 december 2016 hade byggnadskontoret 45 tillsvidareanställda, 29 kvinnor(27 kvinnor år 2015) och 16 män(18 män år 2015). Andelen kvinnor inom förvaltningen har ökat under det gångna året med 4 procentenheter till 64 %. Kart och - GIS avdelningen är den avdelning som har lägst andel kvinnor (44 %). Högst andel kvinnor har stabsfunktionen(100%) följt av bygglovavdelningen(75%) och lantmäterimyndigheten(71%). Byggnadskontoret arbetar i rekryteringssamband med att upprätthålla en så jämn könsfördelning som möjligt inom alla områden och nivåer. Inom vissa yrkeskategorier är det svårare att få sökande från det underrepresenterade könet, vilket försvårar möjligheten att upprätthålla en jämn könsfördelning. Verksamhetsberättelse 2016 8 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%) Totalt 2 2 4 33 % 50 % Dec 2016 andel kvinnor (%) Antalet visstidsanställda på byggnadskontoret uppgick vid årets slut till 4 personer, 2 kvinnor och 2 män. Andelen kvinnor av de visstidsanställda är 50 % vilket är en ökning sedan den 31 december 2015. Arbetsbelastningen har under år 2016 periodvis varit hög, varpå byggnadskontoret tagit in extra personal för att underlätta situationen för medarbetarna. Timavlönad personal 2015 2016 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 182 0 0 0 Årsarbetare baseras på en schablon, 165 timmar per månad, 1 980 timmar under tolv månader(januaridecember). Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång är under tre(3) månader. Byggnadskontoret har inte använt sig av timavlönadpersonal under år 2016. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) 2015 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 98 % 97 % 98 % 98 % 97 % 98 % Tabellen ovan visar sysselsättningsgraden av byggnadskontorets tillsvidareanställda. Sysselsättningsgraden för kvinnor 98 % och för män 97 % den 31 december 2016. Den totala sysselsättningsgraden var vid årsskiftet 98 %, vilket är en oförändrad sysselsättningsgrad jämfört med årsredovisningen år 2015. Medarbetare som har stadigvarande sjukersättning har inte en heltidstjänst i botten vilket är en av orsakerna till en lägre sysselsättningsgrad. Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65 + Summa Totalt 2 11 17 8 4 1 2 45 Statistiken ovan visar åldersfördelningen av de tillsvidareanställda inom byggnadskontoret. Den 31 december 2016 återfinns 38 % av de tillsvidareanställda inom ålderskategorin 36-45 år följt av ålderskategorin 26-35 år 24 %. Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2015 2016 Totalt 43 år 42 år Medelåldern inom byggnadskontoret var den 31 december 2016 42 år, vilket är en minskning med ett år Verksamhetsberättelse 2016 9 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

sedan år 2015(41 år). Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2015 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 1 2 3 1 3 4 Byggnadskontoret har totalt 4 tillsvidareanställda chefer, 1 kvinna och 3 män. Vilket är en ökning sedan föregående års mätning med 1 man. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2015 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt - - - - - - Inom byggnadskontoret återfinns det inga visstidsanställda chefer under år 2016. 4.2 Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2016 2017 2018 2019 2020 Summa Andel Teknik arbete Handl- och administratörs.arb 2 1 3 8 % 1 1 25 % Totalt 1 2 1 4 9 % Innevarande år(2016) avser personer som är 65 år eller äldre. Kommande år avser endast de som fyller 65 år det året. Inom byggnadskontoret är det pensionsavgångar inom yrkeskategorierna teknikarbete och handl- och administratörsarbete under de närmsta åren. Statistiken ovan visar att andelen medarbetare som går i pension ligger på totalt 9 % inom en femårs period inom byggnadskontoret. Statistiken blir missvisande när det är få anställda inom yrkesgruppen/kategorin. Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Totalt Antal Byggnadskontoret har generellt inga bristyrken inom förvaltningens yrkesgrupper/kategorier dock är det svårt att att rekrytera medarbetare med erfarenhet. Det är hård konkurrens om kompetens från andra kommuner och konsultfirmor inom branschen vilket märks i rekryteringssammanhang. Inom yrkeskategorin kart- och GIS är det problematiskt att finna den kompetens som önskas till verksamheten. Verksamhetsberättelse 2016 10 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Vilken ny kompetens kan behövas i verksamheten inom 2-5år? Ny kompetens 2-5 år Byggnadskontoret ser behov av kompetens för att kunna vara i framkant när det gäller den digitala utvecklingen inom verksamhetsområdet. Byggnadskontoret har idag en stor del av verksamhet som är digitaliserad och behöver fortsätta att digitalisera övrig verksamhet utifrån kunders behov och önskemål. Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år. Byggnadskontoret arbetar kontinuerligt med strategisk kompetensförsörjning och den modell som finns för detta, vilken är kommungemensam. Byggnadskontoret arbetar systematiskt över året med nulägesanalyser för att se vilken kompetens organisationen besitter samt vilken kompetens som saknas inom organisationen. Vidare arbetar förvaltningen med introduktion av nya medarbetare som en viktig del för att kunna bibehålla medarbetare inom förvaltningen. Byggnadskontoret deltar i mässor och i olika engagemang i syfte att attrahera nya medarbetare till verksamheten. Årligen tar byggnadskontoret även emot praktikanter från lärosäten i både Borås, Helsingborg samt från Högskolan i Halmstad. Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer och medarbetare utifrån verksamhetens behov? Byggnadskontoret arbetar för att skapa delaktighet hos medarbetarna i verksamhetsamheten och dess gemensamma mål. I arbetet med verksamhetsplanering verkar byggnadskontoret för delaktighet från medarbetarna i syfte att skapa en tydlig förståelse gällande förvaltningens övergripande mål och uppdrag i relation till de mål och uppdrag som finns inom de olika avdelningarna. Förvaltningen arbetar med utveckling av medarbetare och chefer genom att implementera och utveckla förhållningssättet utvecklande ledarskap, UL inom förvaltningen i syfte att skapa en kultur som genomsyras av delaktighet och att medarbetarna tillsammans leder verksamheten framåt - gemensamt ansvar. En annan aspekt som är viktig för att bibehålla medarbetare inom verksamheten är att möjliggöra för en god individuell löneutveckling över tid. En del i kompetensförsörjningsarbetet handlar om att utveckla och säkra den befintliga kompetens personalen har inom förvaltningen. Byggnadskontoret har genom individuella utvecklingsplaner fångat in delar av detta. Individuella utvecklingsplanen baseras på det övergripande behovet, medarbetarsamtalet och den enskilda medarbetarens ambitionsnivå. Varje medarbetare är delaktig i sin utvecklingsplan. Medarbetare vid byggnadskontoret tar del av fortbildningsinsatser och kurser både på grupp, individnivå samt i samverkan med exempelvis andra kommuner. Verksamhetsberättelse 2016 11 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Byggnadskontoret har i arbetet med Halmstads kommmuns anvisning kring jämställdhets- och mångfald fokuserat på att få dessa frågor integrerade som en naturlig del i verksamhetens arbetsprocesser samt genomsyra förvaltningens gemensamma förhållningssätt. Inom samhällsbyggnadsprocessen är det en "självklarhet" att arbeta med detta perspektiv i det dagliga arbetet. Byggnadskontoret arbetar aktivt med jämställdhets- och mångfaldsperspektiv vid exempelvis rekryteringar men även i medarbetarnas möjlighet till kompetensutveckling oavsett kön, etnicitet osv. 4.3 Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 2015 (totalt, i %) 2016 (totalt, i %) - 4,64 % - 53,14 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor - 5,77 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män - 2,54 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre - 1,92 % - 4,8 % - 5,8 % I uppgifterna ovan ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. Uppgiftsframtagandet skiljer sig mot den i Halmstads kommuns traditionellt framtagna sjukfrånvarostatistiken. De båda sjukfrånvaromåtten kan därför inte jämföras med varandra. Det fanns ingen separat redovisning för byggnadskontoret kring statistiken ovan för år 2015. Uppgifterna kring den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron inom byggnadskontoret gör gällande att av den totala ordinarie arbetstiden utgör 4,64 % sjukfrånvarotid. Sjukfrånvarotiden för kvinnor är 5,77 % av ordinarie arbetstiden och för män är sjukfrånvarotiden 2,54 % av ordinarie arbetstid. 53,14 % av sjukfrånvaron återfinns inom kategorin långtidssjukskrivna (>60 dagar). Sjukfrånvarotiden är högst i ålderskategorin 50 eller äldre 5,8 %, följt av ålderskategorin 30-49 år 4,8 % och slutligen ålderskategorin 29 år eller yngre på 1,92 % av ordinarie arbetstid. Antal sjukdagar per tillsvidareanställd 2015 2016 Verksamhetsberättelse 2016 12 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

2015 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 16,0 5,28 11,87 19,79 6,50 15,41 Under år 2016 har sjukdagar per tillsvidareanställd ökat inom byggnadskontoret till 15,41 sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd. Kvinnor har i genomsnitt 19,79 sjukdagar och män har 6,50 sjukdagar/snitt. Både kvinnors och männs sjukdagar har ökar under år 2016. Det är få medarbetare som står för det ökade antalet sjukdagar, statistiken blir en anning missvisande när det är en liten förvaltning. Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) 1 2-14 15-90 91-180 181-9 999 Totalt 2 % 38 % 2 % 9 % 49 % Andelen korttidssjukfrånvaro (14 dagar eller mindre) ligger på 40 % av den totala sjukfrånvaron. Andelen långtidssjukskrivna (14 dagar eller mer) ligger på 60 % av den totala sjufrånvaron. Den största andelen av de sjukskrivna återfinns inom kategorin långtidssjukskrivna. Byggnadskontoret har särskilt fokus på de medarbetare som återfinns inom kategorin med långtidssjukfrånvaro exempelvis genom att det ta fram handlingsplaner med individuellt anpassat stöd, för att underlätta för återgång till arbete, för den enskilda medarbetaren. Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp 2014 2015 2016 Teknikarbete 9,72 3,53 12,69 Inom byggnadskontoret återfinns majoriteten av de anställda inom yrkesgruppen/kategorin teknikarbete, vilket statistiken ovan påvisar. Inom kategorinn teknikarbete är antalet sjukdagar i snitt 12,69 per tillsvidareanställd. Ökningen av antalet sjudagar inom yrkesgruppen/kategorin under 2016 är 9,16 sjukdagar/snitt, vilket är en rejäl ökning. Sjukskrivningarna inom byggnadskontoret utgörs till största del av kategorin långtissjukskrivna (14 dagar eller mer) 60 %. Orsakerna till dessa sjukskrivningar varierar, dock är de inte i första hand arbetsrelaterade orsaker som ligger till grund för frånvaron. 40 % av sjukfrånvaron består av korttidssjukfrånvaro(14 sjukdagar eller mindre) vilket till största del utgörs av sjukfrånvaro vilken beror på säsongsbetonde förkylningar med mera. 4.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Hälsofrämjande och förebyggande insatser inom byggnadskontorets ordinarie budget har under år 2016 resulterat i följande insatser; Verksamhetsberättelse 2016 13 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

I juni månad hade byggnadskontoret och samhällsbyggnadskontoret en gemensam sommaravslutning. Den första aktiviteten som stod på schemat var att besöka den digitala konstutställningen och tillika världsutställningen Monet till Cézanne på Halmstad Arena. Efter utställning, mingel och fika åkte alla buss tillsammans till Ulvereds Hjorthägn. På Ulvereds Hjorthägn väntade ett antal aktiviteter, bland annat tipspromenad och kvällen avslutades med en gemensam buffé. Byggnadskontoret har likt övriga förvaltningar/bolag genomfört och arbetat med resultatet från medarbetarundersökningen. I arbetet har byggnadskontoret även implementerat och arbetat med den "nya" uppdaterade HR-riktlinjen. Byggnadskontoret har använt sig av modeller från det utvecklande ledarskap, UL, så som NÖHRA. Medarbetarna har utgått från nuläge/resultat för att tillsammans arbeta fram ett önskat läge och utifrån upplevda hinder och resurser tagit fram strategier och aktiviteter för att få tillstånd en förflyttning. Sent under hösten 2016 implementerade förvaltningen AFS 2015:4 i byggnadskontorets ledningsgrupp. Utbildningsinsats utifrån det kommungemensamma materialet kommer att genomföras under våren 2017 för medarbetare inom förvaltningen. Byggnadskontoret har genomfört årlig skyddsrond samt uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM, under det gångna året. Byggnadskontoret har en nära och upparbetad relation till företagshälsovården, vilka stöttar organisationen och enskilda medarbetare utifrån uppkommna behov. Uppdargstagning genomfördes under slutet av år 2016 och samarbetet kommer att fortsätta under år 2017. Samverkansmöten genomförs i syfte att dels säkerställa processen men även att tillssammans föra verksamheten framåt. Med centrala medel Med centrala medel har byggnadskontoret fortsatt med friskvårdstimmen, vilket innebär att medarbetare har möjlighet att 2 ggr i veckan, på betald arbetstid, utöva friskvård i samband med lunch. Vidare genomförs en förvaltningsdag där förvaltningen tillsammans vandrar längs Prins Bertils Stig i syfte att stärka "vi" känslan samt stimulera till fysisk aktivitet. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet har under år 2016 bestått i olika insatser utefter behov som uppstått både på organisationsnivå men även som stöd för enskilda medarbetare. Företagshälsovården har även genomfört en rad ergonomiska bedömningar. 4.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2014 Antal 2015 Antal 2016 Olycksfall - - - Färdolycksfall - - - Sjukdom - - - Totalt - - - Byggnadskontoret har inga inrapporterade arbetsskador dock har förvaltningen under det gångna året haft medarbetare som i tjänsten blivit utsatta för hot och våld vilket har polisanmälts och hanterats utifrån framtagen rutin. Verksamhetsberättelse 2016 14 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

4.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Under hösten år 2016 genomförde förvaltningen den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt uppföljningen så kan man konstatera att byggnadskontoret arbetar systematiskt med sin arbetsmiljö på många olika plan. Förvaltningen arbetar långsiktigt med arbetsmiljöarbetet genom att i sin verksamhetsplan integrera arbetsmiljömål. Byggnadskontoret arbetar förebyggande genom arbetsanpassnigar och att vid behov genomföra riskanalyser för att i så stor utsträckning som möjligt undvika skador och sjukskrivningar. Byggnadskontoret har under året arbetat mycket med den psykosociala arbetsmiljön, utifrån medarbetarundersökningsresultatet men även i relation till HR-riktlinjen vilken har uppdaterats och implementerats under det gångna året. Byggnadskontoret kommer under året att genomföra en utbildning kring alkohol, droger och riskbruk vid en APT för alla medarbetare. Vidare ska arbete kring brandskydd ses över under år 2017. 4.7 Sammanfattande analys Byggnadskontoretspersonalredovisning för år 2016 redogör för nyckeltal uppdelat efter områdena personalstyrka, kompetensförsörjning, sjukfrånvaro, hälsofrämjande- och förebyggande insatser, arbetsskador och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM. Byggnadskontoret består av stab-, lantmäterimyndighet, bygglovavdelning samt en kart- och GIS avdelning som vid årsskiftet bestod av 45 tillsvidareanställda medarbetare och 4 visstidsanställda medarbetare. Andelen kvinnor inom förvaltningens tillsvidareanställda är 64 %. Medelåldern inom förvaltningen är 42 år. Under år 2016 har sjukfrånvaron ökat inom byggnadskontoret. Dessvärre är det ett fåtal av medarbetarna som har varit tvungna av olika skäl att vara borta från arbetet. Byggnadskontoret arbetar för att få medarbetare tillbaka i arbete, så fort som möjligt, genom en medveten och kvalitetssäkrad rehabiliteringsprocess. Majoriteten av sjukfrånvaron återfinns inom kategorin långtidssjukfrånvaro (14 dagar eller mer). Korttidssjukfrånvaron utgörs till största del av sjukfrånvaro som består av säsongsbetonade förkylningar med mera. Byggnadskontoret har sedan många år ett nära samarbete med företagshälsovården vilka under de gångna året utgjort ett stöd exempelvis för enskilda medarbetare. Fokus under år 2016 har varit den psykosociala arbetsmiljön i och med att man har genomfört och arbetat med resultatet från medarbetarundersökningen. Resultatet från medarbetarundersökningen visar att medarbetarna inom förvaltningen är nöjda med att närmsta chef visar förtroende och påtalar att medarbetarnas insatser är viktiga, deras arbetsinsats gör skillnad. I resultatet från medarbetarundersökningen framkom dock behovet av ett nära ledarskap samt en önskan kring en större delaktighet och involvering kring verksamheten och dess mål. Under år 2016 har därför byggnadskontoret gjort en omorganisering av verksamheten, dels för att tydliggöra och avgränsa avdelningarnas respektive område samt för att möjliggöra för ett närmare ledarskap inom respektive avdelning. Vidare har förvaltningen påbörjat arbetet med att öka delaktigheten kring förvaltningens gemensamma mål exempelvis genom arbetet med verksamhetsplanen. Syftet med en bred delaktighet kring verksamhetsplanen är att skapa en förståelse för förvaltningens övergripande mål och uppdrag i Verksamhetsberättelse 2016 15 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

relation till de mål och uppdrag som finns inom de olika avdelningarna. Med utgångspunkt i en gemensam förståelse för verksamhetensuppdrag arbetar byggnadskontoret kontinuerligt med att säkerställa kompetens och att kompetensutveckla befintlig personal inom verksamhetens alla områden/avdelningar. Arbetet har påbörjats under år 2016 och kommer att fortsätta och vidareutvecklas under år 2017. Verksamhetsberättelse 2016 16 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

5 Nyckeltal Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Handläggningstid bygglov (mätt i dagar med inkomna kompletta handlingar) E-bygglovsärenden (i procent till det totala antalet ärenden) Handläggningstid nybyggnadskarta Antal ändrade beslut i överinstans (i förhållande till samtliga beslut) Då överklagandeprocessen många gånger tar lång tid, har vi ännu inte fått något utfall i många utav de överklagade ärendena. 29 33 30 20% 14% 6% 20,5 27 24 0% 1% 2,8% Verksamhetsberättelse 2016 17 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

6 Väsentliga händelser Den ökade digitalisering landade till slut i att bygglovsavdelningen övergick till en helt digital ärendehantering fr o m december. En satsning som både kunder och medarbetare är väldigt nöjda med och som har minskat den administrativa arbetsbördan vilket genererar en bättre arbetsmiljö för samtliga anställda. I detta avseende ligger Halmstads kommun i framkant i Sverige när det gäller bygglovshantering! Verksamhetsberättelse 2016 18 Byggnadsnämnden Halmstads kommun