STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 07 Februari 2010 DNR 367-09/2010 Granskningspromemoria 2009 SKOLFASTIGHETER I STOCKHOLM AB (SISAB)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande...1 2 Redogörelse för granskningsresultatet...1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 ILS...1 2.1.2 Riskkontroll...3 2.1.3 Bevakningstjänster...4 2.1.4 Styrning och uppföljning av miljöprogrammet...5 2.2 Basgranskning... 7 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll...7 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser...8 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...9
STADSREVISIONEN 1(10) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2009. Vid planeringsmöte den 8 juni 2009 avseende SISAB, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2009-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 30 september 2009, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 17 februari 2010. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande områden: ILS Riskkontroll Bevakningstjänster Styrning och uppföljning av miljöprogrammet Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 ILS Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut 2001-04-10 ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILS-webb, framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILS-webb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för
STADSREVISIONEN 2(10) verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Iakttagelser Fullmäktige har fastställt ett antal indikatorer utifrån fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet. Bolaget har beaktat dessa i sin planering genom att de har inarbetats i de balanserade styrkorten (BSK). Bolaget använder sedan flera år tillbaka BSK för sin interna styrning. BSK finns för bolaget som helhet och på alla nivåer. Bolagsövergripande BSK för 2009 fastställdes av styrelsen i november året innan. Uppföljning till styrelsen sker i mars 2010. Om stora avvikelser förväntas uppstå rapporterar VD detta till styrelsen. Bolaget har också andra styrsystem som t ex system för projektstyrning och system för planenligt fastighetsunderhåll. Bolaget följer direktiven från koncernledningen att inom ramen för ILS rapportera de koncerngemensamma målen och att sätta mål eller aktiviteter för ägardirektiven. ILS har utvecklats väsentligt sedan styrelsen för Stockholm Stadshus AB år 2001 beslutade om tillämpningen av ILS. Bolaget har bilagt ILS-rapporteringen till styrelseärendet avseende budget och bokslut. Till tertialrapporteringen har inte ILS-rapporteringen bilagts. I VDkommentarerna för tertialrapport 2 och årsbokslut görs en avslutande sammanfattning avseende genomförande av KF:s inriktningsmål. I ILS-webb har bolaget konkretiserat fullmäktiges mål och ägardirektiven med egna indikatorer kopplade till dessa. Bolaget använder ILS-webb som ett rapporteringsverktyg i enlighet med instruktioner från Stadshus AB. Det är positivt att bolaget har tagit fram egna mål och indikatorer för att kunna följa upp fullmäktiges mål och ägardirektiv. Synpunkter på förbättringar som bolaget har framfört angående ILS-webb är att det som verktyg fungerar bra och att det inte är administrativt betungande. För att ILS-rapporteringen ska vara ett styrsystem för bolaget bör målen i ILS mer utgå ifrån bolagets huvuduppdrag (ändamålet för bolaget).
STADSREVISIONEN 3(10) Revisionskontorets bedömningar och kommentarer Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILSwebb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Bolaget har i relativt stor utsträckning formulerat egna indikatorer med årsmål till ägardirektiven. 2.1.2 Riskkontroll Revisionskontoret har granskat SISABs hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget arbetar med riskhanteringen på ett systematiskt sätt. Iakttagelser Bolagets styrelse har antagit ett antal policydokumentet där det framgår hur bolagets riskhanteringsarbete ska bedrivas; Krishanteringsplan, Policy mot skadegörelse, Policy gällande brandskydd vid SISABs kontor, IT-säkerhetsregler. Vidare finns ett antal dokument som ledningsgruppen har fastställt (styrelsen har informerats om dessa) t ex; Strategi och handlingsplan för förebyggande av brandoch vattenskador, Projektplan Vattenskadeförebyggande åtgärder. En sammanställning finns också som tydliggör ansvarsfördelningen för projektering, bygg och förvaltning. Alla dokument finns på bolagets intranät. Ledningsgruppen har ansvaret att samordna det samlade säkerhetsarbetet. Inom ledningsgruppen har vice VD det strategiska ansvaret, medan en av regioncheferna har det operativa ansvaret. Informationschefen är formellt utsedd till samordnare och deltar vid möten i staden i dessa frågor. Inom bolaget finns också en organisation av SISABs förebyggande skadegörelsearbete (FSA) som rapporterar löpande till ledningsgruppen. Här finns en styrgrupp med representanter från olika verksamheter samt en representant från ledningsgruppen men även externa representanter från Svensk Bevakningstjänst (SBT), S:t Erik Försäkring och Lugna Gatan. Riskinventering har genomförts genom att en uppdatering av den tidigare Riskanalysen enligt Stockholmsmodellen har gjorts. Vidare har den obligatoriska risk- och sårbarhetsanalysen, de så kallade RSA-analyserna, genomförts. Riskinventering görs också löpande utifrån information som rapporteras om var (i vilka områden) det för närvarande är störst risk att t ex skadegörelse kan inträffa. Det finns en förteckning över vilka skolor där det för närvarande är störst risk för skadegörelse. Denna tas fram i samarbete med Svensk Bevakningstjänst (SBT). Vid bolaget finns även en krisledningsgrupp vars kärna utgörs av ledningsgruppen, vilket framgår av Krishanteringsplanen. Krisledningsgruppen
STADSREVISIONEN 4(10) kompletteras med olika specialister beroende på krisens art och omfattning. Alla anställda har tillgång till information om vilka personer som ingår i gruppen och deras kontaktuppgifter. En viktig del i bolagets riskhanteringsarbete är att genomföra störningsövningar. Den senaste genomfördes i januari 2009 då ledningsgruppen deltog. Till nästa övning finns planer på att denna utökas för att få med fler deltagare från de olika enheterna. Vid tidigare års granskning har även framkommit att bolaget arbetar på ett systematiskt sätt med det förebyggande brandskyddsarbetet. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget med sin riskhantering på ett systematiskt sätt. Ansvar och roller inom säkerhetsområdet är definierade och kända av berörd personal inom bolaget. Bolaget genomför störningsövningar. Bolaget har därigenom skapat goda förutsättningar för en god beredskap för att hantera såväl små som allvarliga störningar i verksamheten. 2.1.3 Bevakningstjänster SISAB har kostnader när bevakningsföretag behöver åka ut på larm som har utlösts i bolagets anläggningar. Det är viktigt att bolaget kan kontrollera om bevakningsföretaget har åkt på larmet och att fakturor från bevakningsföretagen kontrolleras utifrån detta så att bolaget undviker onödiga kostnader. Iakttagelser Bolaget har avtal med Svensk Bevakningstjänst (SBT) avseende bevakningstjänster. Bolaget har dokumenterade ekonomi- och faktureringsrutiner där ansvarsfördelning är tydlig. Fakturor avseende larmutryckning kommer månadsvis och går först till fastighetsvärd för kontroll och sedan till regionen centralt för attest. A-larm gäller inbrottslarm och brandlarm. Svensk Bevakningstjänst (SBT) har enligt avtalet max 20 minuter i inställelsetid. Klaras inte detta godkännes inte fakturan och kreditering görs på nästföljande faktura. Enligt avtalet finns en vitesklausul att skadestånd tas ut om bevakningsföretaget inte inställer sig inom angivna tidsangivelser. Enligt uppgift har SISAB inte använt denna klausul. Fakturorna kontrolleras mot utryckningsrapporterna och inställelsetiden kontrolleras särskilt. Vidare kontrolleras inställelsetiden via stickprov genom att
STADSREVISIONEN 5(10) jämförelse görs mot logglistor som kan tas ut ur datasystemet där det framgår när larmet har utlösts och stängts av. Enligt uppgift kontrolleras mellan 15-25% av utryckningsrapporterna på detta sätt. De utryckningsrapporter som SBT upprättar lämnas till respektive fastighetsvärd efterföljande dag. På SISAB finns en styrgrupp som följer upp bevakningsavtalet. Denna grupp träffas 4 ggr/år och då deltar även SBT. Fakturering av rondering, extrabeställd bevakning mm görs kvartalsvis. SBT upprättar veckorapporter där det framgår vad som har gjorts och upptäckts vid ronderingen aktuell vecka. Om A-larm har orsakats av misstag (handhavandefel) av hyresgästen betalar SISAB och vidarefakturerar sedan hyresgästen (skolan eller förskolan). Alla brandincidenter och vattenskador (över 40 tkr) rapporteras i RISK till S:t Erik Försäkring. Genom stickprov har kontroll av fakturor gjorts utan anmärkning. Fullständigt och korrekt underlag med utryckningsrapporter samt underlag för åtgärder för yttre skadegörelse (glaskross) fanns bifogade fakturan. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att bolaget har god intern kontroll avseende kostnader för bevakningstjänster. 2.1.4 Styrning och uppföljning av miljöprogrammet Revisionskontoret har översiktligt granskat former för styrning och uppföljning mot målen i stadens nya miljöprogram. Granskningsresultaten har redovisats i en särskild revisionsrapport (nr 7/2009). Berörda nämnder och styrelser har inkommit med yttrande senast 2010-01-29. SISAB:s styrelse har lämnat sitt yttrande 2009-11-24. I det följande redovisas de iakttagelser och kommentarer som gäller SISAB. Iakttagelser Bolaget har en sammanhållen organisation för utveckling av miljöarbetet inom avdelningen för teknik- och förvaltningsutveckling, bestående av en teknik- och miljöchef och två miljöcontrollers.
STADSREVISIONEN 6(10) För KF:s övergripande mål En hållbar livsmiljö ska värnas och utvecklas har bolaget år 2009 satt upp tre årsmål för KF:s indikatorer (19 st) som ska övervaka målet. Ett av målen rör minskad energianvändning (-2 % kwh/kvm BRA), de övriga två rör godkänd ventilationskontroll. I bolagets balanserade styrkort finns också motsvarande mål. KF:s ägardirektiv till bolaget är att bolaget ska arbeta kontinuerligt med åtgärder som bidrar till energieffektiviseringar. Bolagets samtliga mål för miljöarbetet utifrån stadens miljöprogram finns inte i ILS utan i separata handlingsplaner (Miljöprogram 2009-2010 och Energistrategi 2008-2010). Bolagets miljöprogram och energistrategin är antagen av bolagets styrelse. Bolagets miljöprogram för år 2009 omfattar 21 mål/aktiviteter och är baserade på stadens miljöprogram, bolagets egen bedömning samt omvärldskrav. I det egna miljöprogrammet finns KF:s indikator avseende miljöbilar och andelen som går på miljöanpassade alternativa bränslen. Bolaget planerar att genomföra ett urval av de energieffektiviseringsåtgärder som kommit fram utifrån energideklarationerna. Både hyresvärd och hyresgäst har ett gemensamt uppdrag i staden att minska energianvändningen. Bolaget har ett ramavtal med staden som innebär att bolaget står för uppvärmningskostnaderna medan skolorna står för verksamhets- och fastighetsel samt fastighetstekniska installationer. Som ett led i det gemensamma uppdraget att minska energianvändningen tar bolaget in uppgifter om verksamhetstider från skolor och förskolor (öppettider, kvällsaktiviteter etc.) för att anpassa verksamhetstiderna till drifttider så att uppvärmningen och fläktar kan anpassas till om verksamhet pågår eller inte och på så sätt spara energi. Bolaget ska enligt ramavtalet ta fram energistatistik från Fortum och leverera denna till hyresgästen. Endast ett fåtal av hyresgästerna (skolorna) har hittills efterfrågat en sådan statistik. Vid kontakt med utbildningsförvaltningen framkom att förvaltningen förväntar sig att bolaget utan anmodan ska ta fram sådan statistik. Det framkom också att förvaltningen anser sig inte ha tillräckliga incitament för att spara energi med nuvarande utformning av ramavtalet eftersom skolorna inte har tillräckliga medel för att finansiera investeringar som kan minska elkostnaden vad gäller fastighetselen (fläktar, fast belysning, etc.). Revisionskontoret har verifierat uppföljningsmetoderna för energisparmålet. Den värmestatistik som Fortum tillhandahåller på webben är enligt bolaget bra. Energianvändningen följs per fastighet. Den aggregerade redovisningen har vissa år varit normalårskorrigerad och andra år inte. Bolaget vill övergå till att konsekvent använda normalårskorrigerade värden. Enligt bolaget bedöms elstatistiken som Fortum tillhandahåller som otillfredsställande p.g.a. dataproblem med att omvandla stora mängder indata.
STADSREVISIONEN 7(10) Bolaget har i sina upphandlingsrutiner beaktat KF:s miljökrav vad gäller upphandling av entreprenader och tjänster där maskiner och fordon ingår. Bolaget håller på att utveckla metoder för uppföljning av att kraven efterlevs. När det gäller måluppfyllelse 2008, har bolaget inom ramen för ILS endast redovisat KF:s indikatorer rörande ventilationskontroll. Dessa mål uppnåddes inte helt. Måluppfyllelsen avseende bolagets egna miljöprogram redovisas årligen till styrelsen och överlämnas samtidigt till miljöförvaltningen. Bolaget redovisade bl a måluppfyllelse för målet avseende minskad energianvändning. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget följer inte helt de fastställda uppföljningsmetoderna för stadens miljöprogram, dvs rapportering av KF:s indikatorer för miljöprogrammet inom ramen för ILS. Bolaget följer dock direktiven från koncernledningen. Kopplingen mellan bolagets handlingsplaner med mål/aktiviteter och målen i ILS kan göras tydligare. Hyresvärd och hyresgäst ska samverka i arbetet med energieffektivisering. Som ett led i detta arbete bör bolaget i enlighet med ramavtalet med staden ta fram elanvändningen per fastighet och totalt och inte enbart till de verksamhetschefer som särskilt efterfrågar denna. Av bolagets yttrande framgår att bolaget valt att leverera energistatistik till de hyresgäster som efterfrågar statistiken. När det gäller skolornas investeringsutrymme och deras incitament för energibesparingar konstaterar bolaget att SISAB inte har inflytande över den ekonomiska ansvarsfördelningen mellan utbildningsförvaltningen och enskilda skolor. Bolaget för dock samtal med utbildningsförvaltningen om formerna för ett intensifierat energieffektiviseringsarbete. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen antog 2008-11-18 en internkontrollplan för år 2009 som till stora delar överensstämmer med internkontrollplanen för år 2008. Planen bygger på en riskanalys av bolagets omvärlds-, process- och beslutsrisker. IK-planen för 2009 har till viss del justerats efter genomförd riskanalys och praktiska erfarenheter av arbetet 2009.
STADSREVISIONEN 8(10) Rapportering till styrelsen av internkontrollarbetet för 2008 gjordes på sammanträde i mars 2009. Här framgick att internkontrollplanen i huvudsak har följts. En ny internkontrollsmodell för projektavdelningen har utarbetats och granskningarna visade att regler och rutiner för upphandling och projektstyrningsmaterial följs. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har arbetat enligt fastställd policy och plan för 2009. De kontroller som tagits upp i planen har i stort sett genomförts, avrapportering till styrelsen kommer att göras under våren 2010. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2009 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. SISAB har fått ett minskat resultatkrav på 40 mnkr med anledning av ärendet Stimulans för Stockholm enligt beslut i Kommunfullmäktige i mars 2009. Resultat efter finansnetto, mnkr Kf:s budget Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut -40-40 -40-40 -44 Tertialrapport 1 och 2 Resultatet efter finansnetto exklusive realisationsvinster beräknas till -40 mnkr i båda prognoserna. Resultatet efter realisationsförluster beräknas till -43 mnkr. Intäkts- och kostnadsutvecklingen analyseras och förklaras i tertialrapporterna. Bokslut Enligt VD-kommentaren till bokslutet uppgår resultatet efter finansnetto exklusive realisationsförlust till -44 mnkr, vilket ska jämföras med det fastställda resultatkravet om -40 mnkr. Om man tar hänsyn till realisationsförlusten uppgår årets resultat till -47 mnkr.
STADSREVISIONEN 9(10) Investeringar, mnkr Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 619 664 673 549 Tertialrapport 1 och 2 I prognos 1 beräknas investeringarna uppgå till 664 mnkr och i prognos 2 till 673 mnkr. Avvikelserna mot budget beror på att vissa projekt bedöms komma igång/har kommit igång tidigare än som budgeterats. Bokslut Av VD-kommentaren framgår att investeringarna uppgår till 549 mnkr vilket är en minskning i förhållande till budget med 70 mnkr. Av analysen framgår att avvikelsen beror på stoppade och förskjutna projekt. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning är bolagets prognossäkerhet tillfredsställande. Fullmäktiges resultatkrav har inte helt uppnåtts. Beträffande avvikelsen för investeringsprognoserna finns tillfredsställande förklaringar. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2009 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: bolaget ska arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring förskolan och skolan. Prioriteringen av förebyggande åtgärder mot klotter och annan skadegörelse fortsätter bolaget ska tillsammans med stadsdelsnämnderna och utbildningsnämnden verka för kostnadseffektiva lösningar bolaget ska arbeta med utveckling och förvaltning av förskole- och skollokaler bolaget ska arbeta kontinuerligt med åtgärder som bidrar till energieffektivisering. Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.
STADSREVISIONEN 10(10) Energianvändningen ökade dock något under 2009 efter att flera år tidigare ha minskat. Bolaget har vidtagit åtgärder för att minska energianvändningen, bl a har en energistyrgrupp inrättats. Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor