1 (13) Datum Tid Kl. 08.00 11.00 Plats Beslutande Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Övriga närvarande Anna Forsberg, sekreterare, 1-5 Anna-Sofia Kulluvaara, kommunchef, 1-5 Mikael Näsström, Näringslivschef 1 Niklas Nordén, Ekonomichef 1-2 Underskrifter Sekreterare... Anna Forsberg Ordförande... John Åberg (S) Justerare... Johan Andersson (C) Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet 2018-01-15 Allmänna utskott Anslaget sätts upp 2018-01- tas ner 2018-02 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... /
2 (13) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Reservation Jäv Anteckningar varo Ers. Ledamöter Åsa Sjödén (S) - Tommy Svensson (S) - 2 John Åberg (S) X Ordförande Mattias Ahlenhed (ViSKB) X R Johan Andersson (C) X R Justerare Ersättare Cathrine Näsmark (S) X X Torbjörn Persson (S) X X Ulf Breitholtz (V) X Birgitta Häggkvist (ViSKB) X Kerstin Franzén (M) X Val av justerare Johan Andersson (C) utses till justerare.
3 (13) Ärendelista 1... 4 Muntliga informationer... 4 2... 6 Ingående i Vattenkraftens Miljöfond... 6 3... 9 Revidering av Arbetsordning Kommunfullmäktige 2018... 9 4... 11 Dataskyddsombud... 11 5... 13 Instruktion för Kommunchef... 13
4 (13) 1 Dnr KS 13/2018 Muntliga informationer Beslut Allmänna utskottet beslutar Informationerna noteras. Ärendebeskrivning Följande informationer delges et. Aktuellt Näringsliv Näringslivschef Mikael Näsström Mikael Näsström informerar om etableringar som är på gång inom kommunen. Utvecklingsprojekt som är på gång Bizmaker projekt som bedriver stöd till nya företagare har nu gått in i sista året på projektet. Ny ansökan kommer att göras för att kunna driva ett nytt projekt. HKiG projekt som stödjer företag i rekrytering av ingenjörskompetens. Mia Wester, som driver projektet önskar att komma till Kommunstyrelsen för att informera. Diggilots länsprojekt för att hjälpa företag med digitalisering. Sommarlovsentreprenörer önskan är att det ska kunna bedrivas även under sommaren 2018. Finansiella frågor Servicepunkter Edsele, Resele och Undrom. Hur ska fortsättningen se ut då avtalet gått ut under 2017? Motion angående Årets Landsbygd håller på att bearbetas. Campingen förvaltningen håller på att arbeta fram ett förslag till köpeavtal. Projekt diskuteras med HKdest för utveckling Junsele djurpark m.m. Tottes svets och Bowlingen i Junsele har sålts till nya ägare. Fastighetsägare, Sollefteå kommun och Centrumutvecklaren tittar på flöden i Sollefteå centrum för att utveckla handeln. Diskussioner förs kring utveckling av Hallstaberget och utformning av alternativt boende - stugor eller liknande.
5 (13) Långsele-Hamre stort intresse med flertalet aktörer som varit på plats och fler är på väg. Såväl kända som okända aktörer. Process dras igång för att kunna utöka området. Företagsfrukostar är inplanerade under våren runt om i kommunen. Stjärnkväll genomförs den 23 mars. Företagsmässa 20-21/4 i Höga kusten. Utskottet ges möjlighet att ställa frågor. Aktuellt Ekonomi 2018 Niklas Nordén, Ekonomichef Presenterar Skatteprognosen från 21/12 2017, vilket är 3,5 mkr sämre för kommunen kontra hur det såg ut vid budgetens fastställande. Föredrar viktiga datum - den 15 februari presenteras nästa skatteprognos från Sveriges Kommuner och landsting. Budgetprocessen 2019 presenteras. Redovisningsprinciper presenteras och viktiga begrepp definieras.
6 (13) 2 Dnr KS 471/2017 Ingående i Vattenkraftens Miljöfond Beslut Allmänna utskottet Lämnas till Kommunstyrelsen utan förslag till beslut. Reservation Johan Andersson (C) och Mattias Ahlenhed (ViSKB) reserverar sig till förmån för eget förslag. Information Niklas Nordén, Ekonomichef informerar kort om bakgrunden till Vattenkraftens miljöfond. Presenterar kostnadsfördelning för bolagen som går in i fonden. Planen är att fonden ska starta under 1:a halvåret 2018. Föredrar de konstateranden som förvaltningen gjort i yttrandet. Utskottet ges möjlighet att ställa frågor. Diskussion förs kring rätten att söka medel från fonden för aktörer som väljer att inte gå in i fonden. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Vattenkraftens Miljöfond är ett frivilligt samarbete mellan nio vattenkraftsföretag, som till ca 97 procent står för all vattenkraftsproduktion i Sverige som ska finansiera miljöåtgärder i svensk vattenkraft, så att Sverige lever upp till EU-rätten och dess krav på vattenverksamheter. Detta är i linje med den Energiöverenskommelse som slöts sommaren 2016 mellan fem riksdagspartier, där det beslutades att vattenkraftsbranschen fullt ut ska finansiera kostnaderna för arbetet med att uppnå moderna miljövillkor. Regeringen presenterat ett lagförslag som bland annat innebär att en avvägning mellan miljö- och energiintresset på nationell nivå införlivas i rättssystemet. Syftet är att miljöåtgärder ska genomföras där de gör bäst nytta med minsta möjliga negativa inverkan i fråga om nationell effektiv tillgång till vattenkraftsel. Avvägningen, i form av en nationell prövningsplan, innebär att den totala påverkan på vattenkraftsproduktionen kommer att begränsas. Havs- och Vattenmyndigheten tillsammans med Energimyndigheten har konstaterat att gränsen för betydande negativ påverkan för produktionen av elenergi är 1,5 TWh. Vattenkraftens Miljöfond blir ett samägt aktiebolag som administrerar verksamheten, handlägger förfrågningar om ersättning, tar in medel från delägarna, sköter utbetalningar och informerar om fondens verksamhet. Alla verksamhetsutövare inom vattenkraften som
7 (13) åläggs miljöförbättrande åtgärder inom ramen för den nationella prövningsplanen kan ansöka om ersättning. Vattenkraftens Miljöfond är dimensionerad för att betala ut maximalt 10 miljarder kronor under totalt 20 år för att finansiera uppgraderingen till moderna miljövillkor i den svenska vattenkraften. De bolag som är fört diskussioner om att finansiera Miljöfonden är Fortum, Jämtkraft, Mälarenergi, Skellefteå Kraft, Sollefteåforsens AB, Statkraft, Tekniska verken i Linköping, Uniper och Vattenfall. Vattenkraftsbranschen har som mål att etablera Vattenkraftens Miljöfond under första halvåret av 2018. För att Vattenkraftens Miljöfond skall kunna startas krävs att samtliga parter som deltagit i arbetet för inrättande av den frivilliga fonden undertecknar bifogat aktieägaravtal samt därefter att de förutsättningar som anges i punkt 3.5 i detta avtal infrias. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen konstaterar att energiöverenskommelsen är väldigt tydlig så till vida att vattenkraftbranschen själva skall bekosta samtliga åtgärder så att EU-rätten och dess krav på vattenverksamhet uppfylls. Konstateras kan även att vi är en relativt liten aktör i jämförelse med de stora vattenkraftföretagen, huruvida övriga aktörer skulle gå vidare med inrättandet av Vattenkraftens Miljöfond ifall kommunfullmäktige säger nej kan inte bedömas. Ifall inte ett frivilligt åtagande görs i branschen så kommer dock vattenkraftproducenter påföras en miljöavgift eller skatt för att bekosta miljöåtgärder som prövats inom ramen för den nationella prövningsplanen. Vad en miljöavgift/skatt skulle innebär i ekonomiska termer är oklart. Det som förefaller klart är att kostnaden för Miljöfonden kommer variera mellan åren beroende på vilka miljöåtgärder som prövas samt vilka åtgärder som söks ersättning för och beviljas av fonden. Förvaltningen lämnar detta ärende utan förslag till beslut men konstaterar att Sollefteåforsens ABs styrelse ser positivt på att ingå i Vattenkraftens Miljöfond och tillstyrker att ägaren Sollefteå Kommun beslutar att avtalet och bolagsordningen skall undertecknas. Ekonomiska konsekvenser och förslag på finansiering Den kostnad till miljöfonden som faller på Sollefteåforsens AB enligt normalårsvolym uppgår till 40 mnkr fördelat över 20 år. Detta baserat på kraftverkets hela produktion motsvarande 298 GwH. Fondavgift hänförlig till den ersättningskraft på 112 GwH som tillfaller uppströms liggande kraftproducenter behöver avtalas separat och faktureras dessa för att inte Sollefteåforsen skall ta ett oproportionerligt stort ansvar i fonden.
8 (13) Beslutsunderlag/Lagrum Förvaltningsyttrande Niklas Nordén - KS 471/2017-3 Aktieägaravtal Vattenkraftfinansieringen - KS 471/2017-2 Bolagsordning för Vattenkraftens Miljöfond AB - KS 471/2017-1 Förvaltningens förslag till beslut Utan förslag Förslag till beslut på mötet Johan Andersson (C) föreslår med bifall av Mattias Ahlenhed (VISKB): att skapa en egen miljö- och investeringsfond till nytta för miljöanpassningar eller andra satsningar i vår egen kommun. Sollefteå kommun ska avsätta via Sollefteåforsen AB sammanlagt 20 000 tkr, 1 000 tkr per år i 20 år med start 2019. att inte ingå i Vattenkraftens Miljöfond. Torbjörn Persson (S) föreslår att ärendet lämnas utan förslag till beslut till Kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande ställer frågan om utskottet beslutar enligt Johan Andersson (C) mfl förslag till beslut eller enligt Torbjörn Persson (S) förslag. Finner att utskottet beslutar enligt Torbjörn Persson (S) förslag att lämna ärendet utan förslag till beslut till kommunstyrelsen.
9 (13) 3 Dnr KS 5/2018 Revidering av Arbetsordning Kommunfullmäktige 2018 Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå Kommunfullmäktige besluta att Fastställa förslag till revidering av Arbetsordning för Kommunfullmäktige att gälla from 2018-03-01. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Den nya kommunallagen 2017:725 träder i kraft 2018-01-01. Den fastställer följande; 5 kap, 13 Ordföranden ska tillkännage tid och plats för varje sammanträde med fullmäktige och uppgifter om de ärenden som ska behandlas. Fullmäktiges sammanträden ska tillkännages på kommunens eller landstingets anslagstavla minst en vecka före sammanträdesdagen. Vidare fastslås gällande anslagstavlan; Anslagstavlan Kap 8, 9 Varje kommun och landsting ska på sin webbplats ha en anslagstavla. Anslagstavlan ska vara lättillgänglig och kunna särskiljas från övrigt innehåll på webbplatsen. Kommuner och landsting ska i sina lokaler eller på annan plats ge allmänheten möjlighet att ta del av innehållet på anslagstavlan. Sakkunniga revisorers närvarorätt stärkts; 5 kap, 32 Revisorerna och deras sakkunniga ska alltid ges tillfälle att yttras sig vid fullmäktiges behandling av revisionsberättelsen. Nya kommunallagen är ändrad och indelad i nya kapitel varför vissa hänvisningar till kapitel och paragrafer bör ändras. Förvaltningens bedömning Då nya kommunallagen säger att kommunen ska anslå kungörelser och anslagsbevis digitalt har detta gjorts plats för på solleftea.se. En rutin för sekretariatet har arbetats fram och en digitallösning kommer att finnas på plats i entrén kommunhuset from januari 2018. Arbetsordningen för fullmäktige bör uppdateras utifrån detta.
10 (13) 7 Sistastycket, sista meningen ändras till Uppgift om beslutet ska snarats och minst en vecka före den bestämda sammanträdesdagen anslås på kommunens officiella webbanslagstavla. 9 Första meningen ändras till Uppgift om tid och plats ska minst en vecka före sammanträdesdagen införas på kommunens officiella webbanslagstavla. 9 Andra stycket ändras till Fullmäktige bestämmer i vilken utsträckning uppgift om de ärenden som ska behandlas ska införas på kommunens officiella webbanslagstavla. Om särskilda skäl föreligger får dock ordförande inför ett visst sammanträde begränsa informationen på den officiella webbanslagstavlan. 21 Första meningen ändras till Kommunens revisorer och dess sakkunniga får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisionsberättelsen och årsredovisningen. 20 och 33 3 kap 17 och 18 ändras till 10 kap 2 och 3. Beslutsplanering Allmänna utskottet Kommunstyrelsen 2018-02-06 Kommunfullmäktige 2018-02-26 Beslutsunderlag/Lagrum Nya kommunallagen 2017:725 Förvaltningsyttrande Anna Forsberg KS 5/2018-2 Förslag till Arbetsordning Kommunfullmäktige KS5/2018-1 Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att Fastställa förslag till revidering av Arbetsordning för Kommunfullmäktige att gälla from 2018-03-01.
11 (13) 4 Dnr KS 24/2018 Dataskyddsombud Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att Nils-Olov Nilsson, Säkerhets- och Krisberedskapssamordnare, tillika Informationssäkerhetssamordnare och Säkerhetsskyddschef utses till dataskyddsombud för Sollefteå kommun. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Dataskyddsförordningen som träder i kraft den 28/5-2018 kräver att alla offentliga myndigheter så som kommuner, landsting och regioner utser ett dataskyddsombud för respektive nämnd eller ett gemensamt för samtliga nämnder i kommunen. Dataskyddsombud kan också utses externt och delas gemensamt mellan flera andra kommuner. Uppdraget som dataskyddsombud är personligt och ska beslutas av varje nämnd som ombudet arbetar för. Det är tillåtet att anlita en utomstående uppdragstagare. Dataskyddsombudet (på engelska Data Protection Officer, DPO) ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslagen (PuL). Personuppgiftsansvarig nämnd i kommunen ansvarar för att Dataskyddsförordningens regler följs. Det är alltså inte ombudet som ansvarar för att reglerna följs, utan organisationen. Därför måste organisationen ha rutiner och arbeta på ett sådant sätt att nödvändiga att krav efterföljs. Om en organisation inte har följt reglerna är det organisationen som har ansvar, inte ombudet. Personen som utses till dataskyddsombud ska utses baserat på yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna och därmed ha kunskap om dataskydd. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen. De personuppgiftsansvariga nämnderna inom kommunen ansvarar för att ombudet får det stöd, befogenheter och tillräckliga resurser som krävs för att kunna utföra sitt uppdrag på ett effektivt och oberoende sätt. Ombudet ska också ges möjlighet att delta i alla frågor som rör dataskydd och rapportera direkt till högsta förvaltningsnivå, kommunchefen. Ett dataskyddsombuds uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Men ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Datainspektionen.
12 (13) Förvaltningens bedömning Det finns i grunden tre olika alternativ att utse dataskyddsombud. 1. Köpa tjänsten dataskyddsombud från en extern konsultfirma. 2. Anställa ett gemensamt dataskyddsombud tillsammans med andra kommuner (Kramfors och Härnösand). 3. Utse en intern befintlig tjänsteman i organisationen som dataskyddsombud. Alternativ 1 och 2 ovan medför extra kostnader för kommunen upp till 1/3 heltidstjänst. Lösningarna skulle innebära att det blir en utökning av resurstid för att arbeta med GDPR information och anpassning för organisationen jämfört med alternativ 3 men kräver också samverkanstid mellan den interna handläggaren för informationssäkerhet och den tillkommande resursen. Valet att enligt alternativ 3 utse informationssäkerhetshandläggaren som dataskyddsombud innebär att samverkan underlättas i och med att det är samma person. Samtidigt så minskar tiden som personen kan lägga explicit på GDPR anpassning då handläggaren har andra uppdrag inom säkerhet och krisberedskap som också är lagstadgade. Eftersom GDPR anpassningen kommer samordnas av informationssäkerhetshandläggaren så är det den personen som har bäst kunskap internt i frågan och naturligt är den som bör utpekas internt som dataskyddsombud. Utifrån tillgängliga medel och kunskap om uppdraget som dataskyddsombud förordas att dataskyddsombud skall utses internt enligt ovan. Ekonomiska konsekvenser och förslag på finansiering Beslutet att utse ett internt dataskyddsombud innebär inga tillkommande kostnader och det är en viktig aspekt i valet av lösning. Om vi framöver väljer en annan lösning gemensamt med andra kommuner eller köper tjänsten dataskyddsombud tillkommer kostnader. Beslutsunderlag/Lagrum Dataskyddsförordningen, General Data Protection Regulation (GDPR), 2016/679 Personuppgiftslag (1998:204) www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen Förvaltningens förslag till beslut Nils-Olov Nilsson, Säkerhets- och Krisberedskapssamordnare, tillika Informationssäkerhetssamordnare och Säkerhetsskyddschef bör utses till dataskyddsombud för Sollefteå kommun.
13 (13) 5 Dnr KS Instruktion för Kommunchef Beslut Allmänna utskottet beslutar Ärendet hänskjuts till nästa. Information John Åberg (S) informerar om ärendet. Instruktion för kommunchef ska finnas enligt nya kommunallagen. Diskussioner har förts mellan Kommunchef och Kommunalråd. Ett förslag har börjat att dialogiseras men mer diskussion krävs. Ärendebeskrivning/Sammanfattning From den 1 januari 2018 gäller den nya kommunallagen (SFS 2017/725) och enligt 7 kap 2 ska instruktion för kommunchef finnas. Fokus är att instruktionen ska tas fram i dialog mellan politiken och Kommunchefen.