Sysselsättningsfrämjande kontraktsvillkor vid upphandling så arbetar Malmö stad Malmö stad 2018
Om sysselsättningsfrämjande villkor vid upphandling Sysselsättningsfrämjande åtgärder kan bland annat handla om att en leverantör, då ett offentligt kontrakt utförs, erbjuder anställningar, praktik- eller traineeplatser till personer som står långt från arbetsmarknaden. Syftet med krav på sysselsättningsfrämjande åtgärder är att arbetslösa som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden ska beredas en väg in i arbetslivet. Målgruppen är personer som på olika sätt har behov av stöd eller insatser. På så vis kan den sociala hållbarheten stärkas, genom minskad arbetslöshet och ökad kompetensförsörjning. De sysselsättningsfrämjande villkoren är villkor för fullgörande av kontrakt, även kallade särskilda kontraktsvillkor. Kontraktsvillkoren behöver inte vara uppfyllda redan då leverantören lägger sitt anbud utan ska uppfyllas då kontraktet fullgörs. Bestämmelser om villkor för fullgörande av kontrakt återfinns i 17 kap. 1 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).
Sysselsättning genom dialogkrav Malmö stad har valt att införa sysselsättningsfrämjande åtgärder genom att leverantören förbinder sig att ha en dialog med staden för att undersöka möjligheter till praktik och sysselsättning. Dialogkravet kan komma att gälla för leverantörer som utför ett offentligt upphandlat kontrakt avseende en vara, en tjänst eller en byggentreprenad. Huvudregeln är att kontraktsvillkor endast kan avse föremålet för kontrakten. Det innebär att de praktikplatser och anställningar som utmynnar ur dialogkravet ska anknyta till det arbete eller de arbetsuppgifter som utförs inom ramen för det aktuella kontraktet, det vill säga utförande av den byggentreprenad, tillhandahållande av den tjänst eller tillverkning eller leverans av den vara som omfattas av kontraktet. Dialogkravet är för närvarande utformat enligt följande: Leverantören ska i dialog med Malmö stad identifiera förutsättningar för att ta emot arbetssökande personer på praktik och anställning i sin verksamhet. Leverantören ska vid genomförandet av detta avtal delta i en inledande dialog med representanter från Malmö stad. Under förutsättning att dialogen visar att det finns förutsättningar för leverantören att medverka för ett socialt hänsynstagande träffas parterna fortsatt med syfte att identifiera vilka möjligheter till anställningar och praktik som finns hos leverantören. Uppföljning av detta villkor kommer att ske i samband med planerade uppföljningsmöten. Dialogkravets tillämpning: samordnare ASF upphandlare leverantör potentiell kandidat till praktik anställning Från Dialogkrav till rekryteringsträff När tilldelning skett av en upphandling med dialogkravet ska ansvarig upphandlare tillse att leverantören kontaktar samordnaren från ASF, och samtidigt informera samordnaren om att dialog ska inledas.
Vid mötet med samordnaren utreds möjligheter att skapa praktikplatser och anställningar inom leverantörens verksamhet med anknytning till det arbete eller de arbetsuppgifter som utförs inom ramen för det aktuella kontraktet. För det fall att förutsättningar identifieras upprättas en överenskommelse mellan samordnare från ASF och leverantören som tydliggör vad som förväntas från respektive part och samordnaren tillser att processen går vidare med en urvalsprocess. Vid möjligheter till anställning arrangeras en rekryteringsprocess. För att öka chanserna att rekryteringsträffen leder till lyckade matchningar kan leverantören inför rekryteringsträffen bjuda in till ett studiebesök. På studiebesöket får potentiella kandidater en tydlig bild av vad arbetet består av. Genom överenskommelsen har samordnare från ASF möjlighet att följa upp leverantörens uppfyllande av åtagandet. Det är således samordnare från ASF som är ansvarig för uppföljning av sysselsättningsfrämjande villkoret, även om ansvarig upphandlare även kan lyfta frågan vid reguljära uppföljningsmöten. Det är leverantören i egenskap av arbetsgivare som får avgöra vilken person ur den angivna målgruppen som ska anställas och under hur lång tid. Målgruppen är personer som på olika sätt har behov av stöd eller insatser. Lagstadgade krav på vissa kvalifikationer för viss typ av arbetsuppgifter får inte undantas. Sysselsättningsfrämjande villkor ska heller inte påverka utförandet av kontraktet i övrigt. För det fall att de rekryterade personerna visar sig ha behov av initialt visst stöd eller andra insatser, ska arbetsgivaren tillse att sådant stöd erbjuds. Försäkring För de personer som får praktik inom ramen för dialogkravet står Malmö stad för deras försäkring. Alla praktikanter har en olycksfallsförsäkring, men inte för skada av annat slag. Arbetsgivaren har emellertid möjlighet att rikta skadeståndskrav mot Malmö stad för det fall att praktikanten gjort sig skyldig till skada på egendom eller liknande. Ett sådant skadeståndskrav behandlas inledningsvis i Malmö stads skaderegleringsgrupp som därefter ger verksamheten en rekommendation på hur ärendet bör hanteras. Malmö stad står inte för försäkringen av den som anställs genom dialogkravet. Praktik Eftersom en praktikplats inte är ett anställningsförhållande måste praktikanten försörja sig på något annat sätt än genom lön från den arbetsgivare som upplåter praktikplatsen. En praktikant har möjligheter att få antingen statligt eller kommunalt stöd under praktikperioden. Praktikanten måste få möjlighet att ta till sig relevanta kunskaper under sin praktik, varför det är avgörande att leverantören kan erbjuda praktikanten en handledare. Av samma anledning bör praktikplatsen tidsbegränsas utifrån det aktuella syftet.
Samordnare från ASF följer upp praktikplatserna för att tillse att praktikplatsens intentioner uppfylls. Efter avslutad praktik ska praktikanten få skriftlig dokumentation avseende praktiken från arbetsgivaren för att ha möjligheten att använda denna som referens. Arbetsrättsliga förutsättningar Sysselsättningsfrämjande villkor har inte till syfte att reglera arbetsrättsliga frågor mellan leverantörens som arbetsgivare och dennes arbetstagare. Sysselsättningsfrämjande villkor får emellertid inte tillämpas i strid med gällande lagstiftning eller kollektivavtal. Vilken lagstiftning eller vilket kollektivavtal som blir aktuellt varierar från fall till fall. Underleverantörer Leverantören kan fullgöra dialogkravet genom att sysselsättningen på motsvarande sätt sker hos en eller flera underleverantörer som utför arbete inom ramen för kontraktet. Leverantören ska kunna redovisa hur dessa underleverantörer uppfyller kontraktsvillkoren och ska se till att de medverkar vid uppföljning. Uppföljning Malmö stad avgör när uppföljningen ska äga rum och hur den ska genomföras. Det är samordnaren från ASF som är ansvarig för uppföljning av det sysselsättningsfrämjande villkoret, även om avtalsansvarig för upphandlingen självfallet även kan lyfta frågan vid reguljära uppföljningsmöten. Vid kontraktets slut är det lämpligt att genomföra ett avslutningsmöte mellan samordnare från ASF och leverantören där leverantören får redogöra för resultatet av anställningarna/praktikplatserna. Resultatet ska därefter förmedlas till hållbarhetskoordinator för social hänsyn på stadskontorets upphandlingsenhet i redovissningssyfte. Läs mer på malmo.se/upphandling