Information om webbstödet till leverantörer Rehabiliterings tjänster 2011 (Uppdaterat 2011-12-02)
Sida: 2 av 19 Innehållsförteckning REVISIONSHISTORIA...3 BAKGRUND...3 LÄSANVISNINGAR...3 WEBBSTÖD FÖR LEVERANTÖR...3 RESERVRUTIN VID DRIFTSTOPP...3 FRÅGOR OM ARBETSFÖRMEDLINGENS WEBBSTÖD TILL LEVERANTÖRER?...4 BESKRIVNING AV PROCESSEN REHABILITERINGSTJÄNST...5 TREPARTSSAMTAL INFÖR PLACERING...6 GEMENSAM PLANERING...6 Registrera gemensam planering... 6 MÅNADSRAPPORT REHABILITERINGSTJÄNSTER...11 MÅNADSRAPPORT ERSÄTTNING...13 SLUTREDOVISNING REHABILITERINGSTJÄNSTER...14 LÄMNA SLUTREDOVISNING...14 LISTA ÖVER HANDLINGAR I ETT ÄRENDE...18 AVSNITT TILLHÖRANDE GEMENSAM DEL...19 VERKSAMHETEN OCH DE ÄRENDEN SOM FINNS DÄR...19 VERKSAMHETENS INSKICKADE HANDLINGAR...19
Sida: 3 av 19 Revisionshistoria Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig 2011-10-10 1.0 Rehabiliteringstjänster 2011 Avd Rehabilitering till arbete Avd. Kompl. Af-tjänster Bakgrund Arbetsförmedlingens Webbstöd för leverantörer och KA Webb är webbplatsen för utbyte av information mellan leverantörer och Arbetsförmedlingen. Leverantören når via www.arbetsformedlingen.se sin ingång, webbstöd för leverantören, och arbetsförmedlare når sin ingång, KA Webbstöd, via arbetsförmedlingens intranät. Syftet med informationsstödet är att ge en utförlig bild över Webbstödets funktioner men också viktig information som du som leverantör ska känna till. Läsanvisningar Infostödet är uppdelat i en gemensam del för samtliga tjänster i Webbstödet och separata infostöd för varje avtalad tjänst. Webbstöd för leverantör Webbstödet för leverantörer når du via www.arbetsformedlingen.se under rubriken Om oss och sedan För dig som är kompletterande leverantör. Du når då länk till inloggning i webbstödet för leverantörer. Webbstödet är tillgängligt vardagar från klockan 07.00-22.30 samt helger klockan 09.00-18.00. Reservrutin vid driftstopp Vid driftstopp i Webbstödet, skicka e-post till Arbetsförmedlingens support. Ni erhåller då en eller flera manuella reservrutinsblanketter. Notera att denna reservrutin endast kan användas vid driftstopp på mer än 24 timmar och måste kopplas mot ärendenummer.
Sida: 4 av 19 Frågor om Arbetsförmedlingens Webbstöd till leverantörer? Om du har problem med Webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm. kan du vända dig till vår Support på 0771-62 20 00 (vardagar 07.00-18.00) eller via E-post: support@arbetsformedlingen.se
Sida: 5 av 19 Beskrivning av processen Rehabiliteringstjänst Avser tjänsten Upphandlade rehabiliteringstjänster 2011 Webbstödet hanterar funktionerna: Gemensam planering Månadsredovisning Slutredovisning I samband med signering av enskilda handlingar i tjänsten Rehabiliteringstjänster måste handlingarna skrivas ut pga integritetsskäl. De utskrivna handlingarna sänds sedan per post till den ansvariga handläggaren. Den registrerade informationen raderas efter utskrift. I länken Vad får en inskickad handling innehålla? finns information om vad en handling får innehålla för information. Uppgiftslämnaren är ansvarig för att uppgifterna som lämnas är korrekta.
Sida: 6 av 19 Trepartssamtal inför placering Arbetsförmedlingen reserverar genom bokning i arbetsförmedlingens ärendehanteringssystem en plats hos den leverantör som är aktuell enligt avropsordning. I Webbstöd kan då en Gemensam planering göras. Under fliken Mitt arbete kan du som kontaktperson få en översikt över dina ärenden eller söka fram ett specifikt ärende. Uppgifterna du behöver finns på Meddelande om placering som Arbetsförmedlingen sänt till leverantören. Trepartsamtal genomförs även under pågående placeringen hos leverantören. Gemensam planering Gemensam planeringen ska upprättas i samband med placeringssamtalet, trepartssamtalet. Deltagare är Arbetsförmedlingen, Leverantören och den arbetssökande. Eventuellt kan Försäkringskassan eller annan deltaga i mötet. Revidering av gemensam planering är förutsatt att ske under placeringen hos leverantören. Registrera gemensam planering Du registrerar en gemensam planering genom att söka fram aktuellt ärende och sedan klicka på Registrera. Du får fram formuläret för gemensam planering där vissa uppgifter i ärendet redan är ifyllda.
Sida: 7 av 19 Den gemensamma planeringen registreras i fyra steg. De benämns här Leverantör, Person, Insatser och Övrigt. Du kompletterar de olika delarna av den gemensamma planeringen enligt det flöde som indikeras. Gemensam planering - Leverantör Gemensam planering - Person Fält med asterisk är obligatoriska. Den vid placeringssamtalet närvarande arbetsförmedlarens uppgifter fylls i av leverantören. Kontor anges med Af + namn. Annan närvarande från företag/myndighet kan registreras.
Sida: 8 av 19 Gemensam planering - Insatser En eller flera insatser kan registreras. Högst 8 insatser kan registreras i den gemensamma planeringen Varje vald insats definieras till omfattning i tid samt syfte och mål. Och om den sker enskilt eller i grupp. När insatsen är registrerad ska den sparas innan nästa insats kan registreras. Textfält rymmer 450 tecken. Gemensam planering Insatser, utökad sida
Sida: 9 av 19 Ange de aktiviteter som ni planerar att den arbetssökande kommer att delta i. Beskriv för varje enskild aktivitet: innehåll, uppskattad tidsåtgång, om den bedrivs i grupp eller individuellt samt vad resultatet förväntas bli för den arbetssökande. Minst en insats måste registreras. Högst åtta kan anges Antalet timmar anges med heltal 0-168. Antalet minuter anges med heltal 1 59. Antalet veckor anges med det antal den Gemensamma planeringen omfattar. I fältet Syfte skriver du även in de datum som insatsen ska ske mellan. Insatsen måste sparas för att bli registrerad i Gemensam planering Fältet Planerade insatser aktiveras när en insats är vald. Det fylls sedan på med respektive vald Insats. En vald insats raderas med Ta bort knappen. Gemensam planering - Övrigt Kontaktrutin är obligatoriskt fält. Där noteras när och hur kontakt mellan arbetsförmedlingen och leverantören är överenskommen. Tolkstöd, Hjälpmedel och Övrigt används vid behov. Textfälten rymmer 450 tecken. Uppgift om Nästa samtal är obligatorisk. Datum är kopplat till kalenderfunktion.
Sida: 10 av 19 Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för inskick av uppgifter samt obligatorisk utskrift av Gemensam planering. När signering är gjord får du följande kvittens. Du har nu skickat in den gemensamma planeringen till arbetsförmedlingen och det som kvarstår är att skriva ut den gemensamma planeringen. Och att den skrivs under av de närvarande personerna. Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. När du klickar på knappen Skriv ut Gemensam planering Rehab för att skriva ut handlingen öppnas handlingen som ett PDF dokument, du väljer här att skriva ut de antal kopior som behövs. Om du av misstag skickat en bristfällig gemensam planering eller om du efter samtal med ansvarig arbetsförmedlare kommit överens om att en ny gemensam planering ska skickas in är detta möjligt. Du kan lämna flera gemensamma planeringar för samma deltagare om det finns behov av detta.
Sida: 11 av 19 Månadsrapport rehabiliteringstjänster Månadsrapporten sänds in per avslutad kalendermånad. Du kan i dokumentöversikten se rubrik för varje enskild månad som placeringen avser. Endast månadsrapporten för upplupna månader kan registreras och sändas in för begäran om ersättning. Rapporten registreras i fyra steg, vilka samtliga ska vara ifyllda för att kunna sändas in till Arbetsförmedlingen. Obligatoriska fält är markerade med asterisk. Använd Avbryt om du vill avbryta den pågående registreringen. Innehållet raderas och du kommer till översikten för ärendet. Månadsrapport Leverantör Månadsrapport Person Uppgifter om arbetssökande och arbetsförmedlare hämtas från Arbetsförmedlingens ärendehanteringsystem. Annan (extern) medverkande hämtar du från Gemensam planering. Kan ändras om behov finns.
Sida: 12 av 19 Månadsrapport Period Rapporteringsperiod hämtas från Arbetsförmedlingens ärendehanterings system. Om du angett Nej under rubriken Arbetssökande har deltagit enligt plan, måste du ange orsak i nästa steg, Övrigt. För respektive insats ska den faktiskt genomförda tiden anges. Får ej vara 0 (noll) om du angett att arbetssökande har deltagit enligt plan. Månadsrapport Övrigt Övrigt är obligatoriskt endast om du angett Nej under rubriken Arbetssökande har deltagit enligt plan på föregående sida. Textfältet rymmer 450 tecken. Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter och att du då ska skriva ut Månadsrapporten.
Sida: 13 av 19 Månadsrapport Ersättning När Arbetsförmedlingen godkänt månadsrapporten är det möjligt att begära ersättning för den aktuella månaden. I flik Mitt arbete, Begär ersättning, kan du söka fram den vars ärende du vill ha ersättning för. Klicka på Visa. Klicka på Lägg till Klicka på Signera och genomför signeringen. Begäran om ersättning är nu inlämnad till Arbetsförmedlingen.
Sida: 14 av 19 Slutredovisning Rehabiliteringstjänster Lämna slutredovisning Slutredovisningen är avsett att ske i samband med ett trepartsamtal. Du får fram formuläret slutredovisning genom att söka fram aktuellt ärende och sedan klicka på Registrera. Du får då fram formuläret för slutredovisning där identifikationsuppgifter för ärendet är redan ifyllda men däremot ska för- och efternamn på deltagaren fyllas i. När deltagarens tid hos dig närmar sig sitt slut ska du tillsammans med deltagaren upprätta en slutredovisning. För samtliga tjänster gäller om deltagaren erhåller arbete under tidsperioden eller av annan anledning avbryter insatsen skall alltid slutredovisning lämnas. Slutredovisningen i tjänsten Rehabiliteringstjänster registreras i de fem stegen Leverantör, Person, Insatser, Summering och Övrigt. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk. Använd Avbryt om du vill avbryta den pågående registreringen. Innehållet raderas och du kommer till översikten för ärendet. Nästa leder till nästa steg i processen.
Sida: 15 av 19 Slutredovisning Leverantör Ange kontaktperson hos leverantören för det specifika ärendet. Slutredovisning - person Annan (extern) medverkande hämtar du från Gemensam planering. Kan ändras om behov finns.
Sida: 16 av 19 Slutredovisning insatser I det fall placeringen avslutas tidigare än ursprungligen planerat sker registrering i Arbetsförmedlingens system. Faktiskt slutdatum kommer att visa det nya tidigare datumet. Sammanfattning av genomförda insatser Här sammanfattar du innehållet i de aktiviteter som den arbetssökande tagit del av och beskriver hur de genomförts. Alla de aktiviteter som angavs i den gemensamma planeringen ska redovisas. Om ytterligare aktiviteter har genomförts ska även de beskrivas här. Textfältet rymmer 2000 tecken. Slutredovisning summering Sammanfattning av vad den arbetssökande har uppnått Redovisa resultatet av de genomförda aktiviteterna här och gör en sammanfattning av vad den arbetssökande uppnåtts under perioden som insatsen pågått. Textfälten rymmer 2000 tecken Rekommendation utifrån sökandes behov
Sida: 17 av 19 Här är det möjligt att föreslå vilken aktivitet den arbetssökande bör fortsätta med efter placeringens slut för att stärka sina möjligheter på arbetsmarknaden. Textfälten rymmer 2000 tecken Slutredovisning - övrigt Övrigt Om behov av att rapportera annat än det som framgått av de tidigare rubricerade fälten kan du skriva den informationen här. Textfältet rymmer 2000 tecken Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter samt obligatorisk utskrift av Månadsrapporten. Signering och Utskrift När du fyllt i samtliga fält klickar du på Signera och signerar slutredovisningen med din e-legitimation/bank-id. Du erhåller en kvittens på din signering och skriver sedan ut slutredovisningen. Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen ej längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. När du klickar på knappen Skriv ut Slutredovisning Rehab öppnas handlingen som ett PDF dokument. Om du fyllt i felaktiga uppgifter eller utelämnat någon obligatorisk uppgift får du ett felmeddelande när du klickar på Signering. Felmeddelandet visas med röd text och en röd Asterisk visar även vilket fält felmeddelandet gäller.
Sida: 18 av 19 Lista över handlingar i ett ärende Lista över handlingar som är kopplade till det enskilda ärendet. Alla kommande handlingar visas. De som är möjliga att hantera har en länk till handlingen. Vill du se samtliga handlingar, även redan hanterade, markerar du i kryssrutan, Visa alla, att de ska visas. T.ex. Gemensam planering som är mottagen och Månadsrapport som är insänd.
Sida: 19 av 19 Avsnitt tillhörande gemensam del Verksamheten och de ärenden som finns där Mitt arbete - Översikt Användaren kan byta organisation alt verksamhet inom den visade organisationen. Översikten visar lista över ärenden i den valda verksamheten Ärendenumret är länk till ärendet. Verksamhetens inskickade handlingar För att söka reda på inskickade handlingar från resp. verksamhet finns en sökfunktion. Sökningen kan ske brett eller specificerat enligt angivna fältnamn. Drop-downlist i Typ av handling med valen: Alla, Bekräftelse, Ersättningsbegäran. Default är Alla. KA-nummer och Ärendenummer anges specifikt. Startdatum och Slutdatum anges om du vill begränsa träfflistan vid sökning.