Version 1.0 Datum 14.4.2018 Skribent Vuokko Paananen, Tarja Oikarinen-Nybacka Acceptant PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN 1 UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN (4.1.1) Serviceproducent Namn: Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite Kommunens namn: Karleby Samkommunens namn: Soite Verksamhetsenhetens namn Östra hemvården Verksamhetsenhetens förläggningskommun samt kontaktuppgifter Torggatan 50, 67100 Karleby Serviceform; klientgrupp för vilken service produceras; antalet klientplatser Hemvård, service produceras i huvudsak för äldre och långtidssjuka personer i deras eget hem. Verksamhetsenhetens gatuadress Torggatan 50 Postnummer 67100 Verksamhetsenhetens ansvariga chef Marita Hakala Postanstalt Karleby Telefon 044 7809274 E-postadress marita.hakala@soite.fi Service som köps från underleverantör och serviceproducenterna Hemvården använder servicesedlar. Ett servicesedelteam som fungerar under ledning av hemvården har ansvar för servicesedlarna. Kontaktuppgifter: Serviceförman Marjo Kero-Järvilä, tfn 044 730 7616. Med servicesedeln kan klienten skaffa social- och hälsovårdens tjänster. Hen väljer själv serviceproducent enligt sina egna behov och sitt eget tycke och smak bland de serviceproducenter som Soite godkänt. Service som skaffas med en servicesedel är ett alternativ till service producerad av en kommun eller samkommun. I sådana situationer där hemvårdsservice av någon orsak inte kan produceras som egen verksamhet, kan hemvård skaffas som köpta tjänster. Chefen för hemvårdens serviceområde beslutar om köpta tjänster. Köpta tjänster innebär att kommunen köper någon service av en utomstående producent, t.ex. ett företag eller en förening. Som köpta tjänster kan erbjudas nästan vilken social- eller hälsovårdsservice i kommunen som helst. Servicen får inte bli dyrare för klienten än kommunens service
2 VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH PRINCIPER (4.1.2) VISIONEN OCH VERKSAMHETSIDÉN INOM VÅRDENS OCH OMSORGENS VERKSAMHETSOM- RÅDE VISION: Klienten i centrum kunnandet och resurserna i bruk! VERKSAMHETSIDÉ: Servicen inom vården och omsorgen produceras högklassigt och med respekt för klientens självbestämmanderätt i enlighet med likställighetsprincipen. Servicen hjälper klienten att klara sig självständigt samt stöder klientens delaktighet och funktionsförmåga. Målet är att klienten kan bo i sitt trygga och hinderfria egna hem med hjälp av stödtjänster och hemvård så länge som det är möjligt humant och inom ramen för resurserna. I varje enhet inom vården och omsorgen baserar sig vården och servicen på en individuell, resursorienterad vård-, rehabiliterings- och serviceplan enligt klientens/patientens behov. När klienten är igen i bättre skick bör hen ha möjlighet att övergå till lättare service. Verksamheten inom vården och omsorgen baserar sig förutom på normer också på kvalitetsrekommendationen för att trygga ett bra åldrande och förbättra servicen, samt på det nationella utvecklingsprogrammet för närståendevård, utvecklingsprogrammet för att förbättra äldres boende och på det nationella minnesprogrammet. Enhetens värden och verksamhetsprinciper Klientorientering Klienten, hens behov och önskemål ligger i centrum för planeringen av service och vård. För klienten utarbetas en individuell vård-, service- och rehabiliteringsplan som utförandet av vården baserar sig på. Klientens funktionsförmåga och nutritionstillstånd bedöms regelbundet, och vårdens verkningsfullhet bedöms på varje besök. Vid behov görs ändringar i vården och/eller servicen enligt klientens behov. Självbestämmanderätt Varje klient har självbestämmanderätt, och den rätten ska respekteras. Hen har rätt att delta i planeringen av vården och vara med om att fatta beslut om ärenden som gäller hen själv. Om klienten inte är kapabel till att besluta om sin vård, kan läkaren, för klientens bästa, besluta om en vårdlinje som avviker från klientens åsikt Yrkesmässighet Att känna värdena, lagarna och förordningarna som styr ens arbete, samt att följa de instruktioner och regler som gäller ens arbete. Att vara medveten om nivån på det egna kunnandet och ta ansvar för upprätthållande och utvecklande av den egna yrkeskunnigheten. De anställdas olikhet ses som en resurs som utnyttjas både i vården av klienterna och i enhetens verksamhet. Yrkesmässighet är att värdesätta det arbete man själv gör och det arbete som andra gör samt att man förbinder sig till i arbetsuppgifterna och de gemensamma besluten. Yrkesmässighet är också att ge och ta emot konstruktiv kritik, att upprätthålla en god stämning på arbetsplatsen och att klienterna bemöts respektfullt och likvärdigt. Säkerhet Klienten kan lita på att vårdarna handlar på ett yrkeskunnigt sätt. Arbetet utförs aseptiskt, arbetsredskapen och arbetsformerna är säkra. Klienternas hem har kartlagts och konstaterats trygga att bo i, säkerhetsanordningarna testas regelbundet. Klienternas egendom (nycklar, mediciner) transporteras och förvaras på ett adekvat sätt. Det är varje anställds plikt att sköta om den egna och arbetsmiljöns säkerhet. Tillbud och negativa händelser identifieras och korrigeras samt dokumenteras i HaiProsystemet. Händelserna behandlas regelbundet, och det utarbetas korrigerande instruktioner som följs så att fel inte upprepas. Realiseringen av åtgärderna uppföljs regelbundet. Enhetens verksamhetsprincip är att producera högklassig service yrkeskunnigt enligt klientens behov. Klientens vård baserar sig på en individuell vård-, service- och rehabiliteringsplan. Personalen är yrkeskunnig och kunnandet upprätthålls och utvecklas aktivt, bl.a. genom utbildningar. Enhetens verksamhet följer stadgade lagar och förordningar samt instruktioner och verksamhetsregler. 2
3 RISKHANTERING (4.1.3) System och förfaranden inom riskhantering Inom Östra hemvården gjordes en riskbedömning 28.3.2018 med hjälp av programmet PRO24. I riskbedömningen deltog representanter för närvårdarna och sjukvårdarna i enheten, chefen samt arbetarskyddets representant. I programmet dokumenterades utvecklingsobjekten, ansvarspersonerna och tidtabellerna. Chefen övervakar att de överenskomna åtgärderna genomförs. De anställda bedömer aktivt eventuella riskfaktorer bl.a. under besöken hos klienterna och beaktar då boendemiljön, klientens/anhörigas uppförande, genomförande av läkemedelsbehandling eller faktorer förknippade med sjukdomen samt arbetets fysiska belastning. I arbetsenheten strävar man efter att förutse kritiska arbetsmoment till exempel i genomförande av läkemedelsbehandling bl.a. genom att ordna en lugn arbetsmiljö när läkemedel delas ut, genom att läkemedlen dubbelkollas, genom att läkemedelskylskåpens temperatur uppföljs samt genom att förvara läkemedlen i låsförsedda skåp i läkemedelsrummet och de narkotiska läkemedlen i ett separat kassaskåp. I fråga om narkotiska medel används förbrukningskort som är specifika för de olika läkemedelslådorna och som den ansvariga sjukvårdaren kontrollerar. För en del klienter har det skaffats läkemedelslådor med lås till hemmet så att man undviker daglig transport av läkemedel. Riskfaktorer förknippade med att arbeta ensam förutses och om arbetets fysiska belastning eller säkerheten kräver det görs ett klientbesök av två anställda. Väktartjänst används vid behov, och på de anställdas arbetstelefoner har man laddat ner 112-applikationen för nödsituationer. I enheten har man överenskommit ett säkerhetskordord för telefonsamtal som används om vårdaren på ett hembesök behöver brådskande hjälp av en myndighet och inte själv kan ringa samtalet av säkerhetsskäl. Riskfaktorer förknippade med flytt och lyft av en klient har man försökt eliminera och minimera med hjälp av tillräckliga och rätta hjälpmedel. Expertisen hos hemvårdens konditionsskötare har utnyttjats så att man bland annat lärt sig de rätta teknikerna för flytt och lyft, samt expertisen hos hälsovårdscentralens hjälpmedelsinstruktör bland annat så att man lärt sig att använda lyftredskap. Om tillbud och avvikelser görs en anmälan i HaiPro-systemet. Händelserna behandlas regelbundet på enhetens områdesmöte. Vid behov utarbetas korrigerande åtgärder tillsammans med personalen, och deras genomförande uppföljs regelbundet. Cyklister använder cykelhjälm som arbetsgivaren köpt. Dessutom har man halkskydd på skorna och sandpåse i bilarna när det är halt. Personalens kunnande och yrkeskunnighet upprätthålls genom regelbunden fortbildning. Man följer regelbundet med sjukfrånvaron och vid behov för chefen en förhandling om tidigt stöd och arbetshälsa med den anställda, i enlighet med instruktionen. Vid behov ordnas ersättande arbete. Enhetens verksamhetsutrymmen finns i en fastighet som staden äger. Fastighetens brand- och säkerhetsplan har gjorts upp av stadens säkerhetschef. Planen uppdateras på våren 2018. Arbetsfördelning vid riskhantering Ledningens uppgift är att ge anvisningar i fråga om egenkontroll, att ordna egenkontroll samt att se till att de anställda har tillräckliga kunskaper om säkerhetsfrågor. Ledningen ansvarar för att det riktas tillräckligt med resurser till att trygga säkerheten i verksamheten. De har också huvudansvaret för att skapa ett klimat där man förhåller sig positivt till behandling av missförhållanden och säkerhetsfrågor. Riskhanteringen kräver aktiva handlingar av hela personalen. De anställda deltar i bedömningen av säkerhetsnivån och säkerhetsriskerna, utarbetandet av planen för egenkontroll samt genomförandet av åtgärder som förbättrar säkerheten. Till riskhanteringens natur hör att arbetet aldrig är slutfört. Av hela personalen i enheten krävs engagemang, förmåga att lära sig av misstag samt att leva i förändring så att det är möjligt att erbjuda trygg och högklassig service. Expertisen i olika yrkesgrupper kan utnyttjas genom att man tar personalen med i planering, utförande och utveckling av egenkontrollen. En lista över anvisningarna om verkställande av riskhantering/egenkontroll Uppdatering av kompetens ifråga om första hjälpen samt primärsläckningsövningar med tre års mellanrum Förnyande av kompetens inom läkemedelsbehandling med fem års mellanrum 3
Uppdatering av läkemedelsbehandlingsplanen årligen Riskbedömning i enheten med ett års mellanrum eller när det sker förändringar i verksamheten Uppdatering av brand- och säkerhetsplanen årligen Uppdatering av planen för egenkontroll årligen eller när det sker förändringar i verksamheten eller när kontaktuppgifter ändras. Behörigheten i dataskydd och datasäkerhet uppdateras vartannat år. Uppdaterat produktregister Man följer med sjukfrånvaron och för samtal och gör åtgärder i enlighet med instruktionen. Man följer med hur fortbildningsplikten uppfylls i fråga om varje anställd. Identifiering av risker Anmälning av missförhållanden, kvalitetsavvikelser och risker som personalen observerat Personalen har i sitt bruk ett HaiPro-program för rapportering av händelser som äventyrat patientsäkerheten. Personalen gör en elektronisk anmälan om avvikelser och tillbud som skett i fråga om klienterna, och anmälningen skickas för behandling till den närmaste chefen i den enhet som avvikelsen härstammar från. Vid läkemedelsavvikelser kontaktar man också direkt en läkare för instruktioner. Man gör en elektronisk anmälan om tillbud och avvikelser som personalen varit med om, och också organisationens arbetarskydd informeras om den. Man meddelar chefen utan dröjsmål om alla missförhållanden och kvalitetsavvikelser som man observerat. Behandling och dokumentering av negativa händelser och tillbud i enheten Negativa händelser och tillbud rapporteras i HaiPro-systemet. Anmälningarna dokumenteras, analyseras och rapporteras i enlighet med instruktionen. Anmälningarna behandlas regelbundet på enhetens områdesmöten och antecknas som bilaga till promemorian. Vid behov går man igenom situationerna med arbetarskyddet eller organisationens ledning. Korrigerande åtgärder För kvalitetsavvikelser, missförhållanden, tillbud och negativa händelser fastställs korrigerande åtgärder genom vilka man ser till att situationen inte upprepas i fortsättningen. De korrigerande åtgärderna utarbetas i samarbete med personalen. Chefen behandlar anmälningen i HaiPro-programmet i vilket hen också dokumenterar den korrigerande åtgärden. Realiseringen av åtgärden uppföljs regelbundet med personalen. Hur man reagerar på missförhållanden, kvalitetsavvikelser, tillbud och negativa händelser i enheten När behandlingsprocessen gällande anmälningar pågår, är en förtrolig stämning där man inte skuldbelägger varandra det bästa växtunderlaget för utvecklandet av enhetens säkerhet. Händelserna behandlas öppet och man letar efter orsakssamband i det som skett. Man reagerar på avvikelser med det allvar som de kräver, vid behov omedelbart. Alla anmälningar behandlas tillsammans med personalen, och regelbunden behandling gör att frågor kring säkerhet är hela tiden aktivt på ytan. Informering om förändringar Man informerar om förändringar på enhetens områdes-, team- och sjukvårdarmöten. Förändringarna antecknas i promemorior som alla anställda ska läsa. Promemorian från områdesmötet kvitteras som läst om man inte varit med på mötet. Om förändringar ges information också per e-post bl.a. till hemvårdens reservpersonal och andra samarbetspartners. Via Soitenet informerar man bl.a. om förändringar inom organisationen. 24 UPPGÖRANDE AV PLAN FÖR EGENKONTROLL (3) Personen/personerna som ansvarar för planeringen av egenkontroll Planen för egenkontroll har utarbetats tillsammans med enhetens serviceförman och personalens re- 4
presentanter. Personerna som deltagit i planeringen av enhetens egenkontroll Serviceförman Marita Hakala, Tuija Meri, Anne Porkola, Miia Konu, Eveliina Haasala, Elina Varila Kontaktuppgifter för personen som ansvarar för planeringen och uppföljningen av egenkontroll: Marita Hakala, serviceförman, Östra hemvården Torggatan 50, 67100 Karleby marita.hakala@soite.fi tfn 044 780 9274 Uppföljning av planen för egenkontroll (punkt 5 i föreskriften) Planen för egenkontroll uppdateras när det sker sådana förändringar i verksamheten som är förknippade med servicens kvalitet och klientsäkerhet. Uppföljning genomförs aktivt i dagliga funktioner både av personalen och av chefen. Uppdatering av enhetens plan för egenkontroll Planen för egenkontroll uppdateras en gång per år, vid behov oftare om verksamheten eller kontaktuppgifterna ändras. Uppdateringen görs i samarbete med personalen. Offentlighet av planen för egenkontroll Var finns planen för egenkontroll framlagd i enheten? Planen för egenkontroll finns till påseende på enhetens anslagstavla, i Soitenet i enhetens pärm och på Soites nätsidor på adressen www.soite.fi. 5 KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER (4.2) 4.2.1 Bedömning av servicebehovet Enheten får nya klienter via servicehandledningscentret. I det skedet har den remitterande enheten redan gjort en preliminär kartläggning av servicebehovet. Klientens servicebehov bedöms i förhållande till hemvårdens beskrivna processcheman, där man definierat tre olika processer (ny klient, klient som skrivs ut från enheten och avslutande av hemvård) samt kriterierna för beviljande av hemvård i Soite. Utgångspunkten för bedömningen av servicebehovet är klientens upplevda servicebehov. Enhetens bedömning av klientens servicebehov, och mätarna som används vid bedömningen När en ny klient anmäls till enheten fastställer chefen på basis av klientens hemadress, vilket team hens klientskap hör till. Teamets sjukvårdare kontaktar klienten senast inom 7 vardagar från att anmälan inkommit. Teamets vårdare gör i samarbete en bedömning av om det första besöket hos klienten utförs av en sjukvårdare eller en närvårdare. På förstabesöket kartläggs bland annat servicebehovet. På basis av det utarbetar man en vård- och serviceplan. I bedömningen av klientens servicebehov används RAIHC för bedömning av funktionsförmågan. I fråga om klienter som får regelbunden hemvård görs bedömning med sex månaders mellanrum och/eller om funktionsförmågan förändras, i samband med uppdateringen av vård-, service- och rehabiliteringsplanen. För klienter som får hemsjukvård tillfälligt görs en RAI Screener bedömning med ett års mellanrum efter att klienten fått service i sex månader. För alla klienter görs dessutom årligen en MNA-bedömning. Den används för att kartlägga klientens nutritionstillstånd. Att ta med klienten och/eller hens anhöriga och närstående i bedömningen av servicebehovet 5
Vård- och serviceplanen utarbetas tillsammans med klienten och vid behov hens anhöriga. I regel ges planen till klienten och uppdateras om klientens situation förändras eller minst med sex månaders mellanrum. Vid behov ordnas ett vårdmöte tillsammans med klienten, en anhörig och eventuella andra aktörer som deltar i klientens vård. På mötet går man tillsammans igenom frågor kring klientens service och kommer överens om tillvägagångssätt och praxis. 4.2.1 Vård-, service- och rehabiliteringsplan I planen dokumenteras bland annat klientens fysiska, psykiska, sociala funktionsförmåga, servicebehov, mål och genomförande samt klientens önskemål och det som man gemensamt kommit överens om. Genom ett rehabiliterande arbetssätt stödjer man klientens egna resurser och möjligheter att klara sig hemma. En rehabiliteringsplan uppgörs för klienter när bevarandet av och stödjandet av funktionsförmågan kräver regelbundna rehabiliteringsbesök. Utarbetande av vård- och serviceplan och uppföljning av förverkligandet Utarbetas i samarbete med klienten och vid behov hens anhöriga, närstående och eventuella andra vårdande aktörer. Förverkligandet uppföljs genom anteckningar i klient- och patientdatasystemet. I rehabiliteringsplanen antecknas en mellanbedömning och slutbedömning om uppnåendet av rehabiliteringsperiodens mål. Till teamen har utsetts ansvarspersoner som uppföljer och påminner om behovet av att uppdatera planerna. Planen uppdateras med sex månaders mellanrum och vid behov oftare om det skett förändringar i klientens funktionsförmåga eller service. På vilket sätt försäkrar man sig om att personalen känner innehållet i vård- och serviceplanen och handlar enligt den? Vård- och serviceplanen har dokumenterats i patientdatasystemet. Dessutom ser vårdarna den gällande planen i Kotihoidon Mobiili på varje hembesök. Anvisningen är att vård- och serviceplanen läses i Mobiili före hembesöket. 4.2.2 Bemötande av klienten Stärkande av självbestämmanderätten Självbestämmanderätten är en grundläggande rättighet som alla har och som består av rätten till personlig frihet, integritet och trygghet. Nära förknippade med detta är rätten till privatliv och skydd för privatlivet. Personlig frihet skyddar förutom personens fysiska frihet även viljans frihet och självbestämmanderätt. I socialvården är det personalens uppgift att respektera och stärka klientens självbestämmanderätt och stödja hens delaktighet i planeringen och genomförandet av hens service. På vilket sätt stärks olika delområden i klienternas självbestämmanderätt i enheten, såsom rätten till privatliv, friheten att själv bestämma över sina vardagliga sysslor och möjligheten till ett individuellt liv som passar en själv? På hembesöken beaktar och respekterar man klientens självbestämmanderätt och integritetsskydd. Besöken och vårdåtgärderna genomförs på klientens villkor och i samförstånd. Klienten deltar i beslutsfattningen som gäller hen själv. Vårdarna har sekretess- och tystnadsplikt. Om klienten inte förstår sitt bästa, försöker man genom förhandlingar nå samförstånd i saken, för klientens bästa. Principer och praxis i fråga om begränsning av självbestämmanderätten Principer och praxis i fråga om självbestämmanderätten diskuteras både med klientens vårdande läkare och med anhöriga och närstående, och de dokumenteras i klientens vård- och serviceplan. Begränsande åtgärder dokumenteras också i klientuppgifterna. 6
Klienten kan på basis av ett läkarintyg och magistratens beslut konstateras sakna rättshandlingsförmåga, vilket gör att också hens självbestämmanderätt begränsas av motiverat skäl. Vilka principer om begränsande åtgärder har man kommit överens om i enheten? Inom hemvården använder man egentligen inte åtgärder som begränsar självbestämmanderätten.. I vissa situationer sköter man dock om klientens säkerhet genom olika säkerhetsapparater, t.ex. trygghetstelefon, säkerhetsspis, dörrlarm. Man kommer överens om ibruktagandet av dessa med klienten och/eller hens anhöriga, närstående eller intressebevakare. Bemötande av klienten Hur försäkrar man sig om klienternas sakliga bemötande och hur handlar man om man observerar osakligt bemötande? Varje klient har rätt att bli bemött på ett sakligt sätt, och varje anställd har skyldighet att bemöta klienten med respekt. Osakligt bemötande är absolut förbjudet. Personalen har fått anvisningar om personalens anmälningsskyldighet i enlighet med socialvårdslagen, och det finns skriftliga instruktioner om den. Varje anställd är skyldig att omedelbart meddela sin chef om hen märker att en klient bemötts osakligt. Hur behandlar man osakligt bemötande, en negativ händelse eller ett tillbud som klienten upplevt med klienten och vid behov hens anhöriga eller närstående? Klienten och/eller hens representant kontaktas så snart som möjligt efter det skedda, och man reder ut situationen. I situationen hör man båda parterna, och det är chefens plikt att skrida till nödvändiga åtgärder om resultatet från utredningen förutsätter det. Klienten och/eller hens anhöriga har rätt att göra en anmärkning eller kontakta social- och patientombudsmannen. 4.2.3 Klientens delaktighet Klienternas och de anhörigas deltagande i utvecklingen av kvaliteten och egenkontrollen i enheten Insamling av respons Hur deltar klienterna och deras närstående i utvecklandet av enhetens verksamhet, kvalitet och egenkontroll? På vilket sätt samlar man in respons från klienterna? Soite utför en gång per år en kundnöjdhetsenkät. Klienten kan ge respons direkt i responssystemet via nätsidan soite.fi. Alternativt kan hen fylla i en skriftlig responsblankett. Skriftlig respons kan också ges till verksamhetsenheten i form av ett fritt formulerat brev. Chefen matar in den skriftliga responsen i det elektroniska responssystemet. Responsen behandlas på enhetens områdesmöte och vid behov utarbetas utvecklingsuppgifter tillsammans med personalen på basis av responsen. Genomförandet av dessa följs upp under ledning av chefen. Om en klient bett om svar på sin respons, bör svaret bör ges skriftligt inom två veckor. Endast saklig respons behandlas Soites elektroniska responssystem kan användas av klienter, anhöriga och samarbetspartners 24/7. 7
Behandling och användning av respons i utvecklingen av verksamheten På vilket sätt utnyttjas klientrespons i utvecklingen av verksamheten? Klientrespons behandlas, statistikförs och klassificeras i det elektroniska responssystemet. Responsen behandlas på enhetens områdesmöten. För de observerade missförhållandena definieras utvecklingsåtgärder som genomförs och dokumenteras i responssystemet. Positiv respons om genomförandet och produktion av service är ett tecken på bra och högklassig verksamhet. 4.2.4 Klientens rättsskydd En socialvårdsklient har rätt till socialvård av god kvalitet och till gott bemötande utan diskriminering. Klienten ska behandlas med respekt för hens människovärde, övertygelser eller integritet. Beslut om själva vården och servicen fattas och genomförs medan klienten befinner sig inom ramen för servicen. En klient som är missnöjd med bemötandet eller kvaliteten på servicen har rätt att göra en anmärkning till enhetens ansvarsperson eller ledande tjänsteinnehavare. Vid behov kan en anmärkning också göras av klientens lagliga företrädare, en anhörig eller en närstående. Mottagaren av anmärkningen ska behandla frågan och ge ett skriftligt, motiverat svar inom skälig tid. a) Mottagaren av anmärkningen Soite, Registraturen/Kirjaamo, Mariegatan 16-20, 67200 Karleby b) Socialombudsmannens kontaktuppgifter samt uppgifter om tjänsterna hen erbjuder Tina Sandström, social- och patientombudsman, tina.sandstrom@soite.fi, tfn 044 723 2309 Social- och patientombudsmannens tjänster är avgiftsfria. Socialombudsmannens verksamhet baserar sig på lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000). Socialombudsmannens uppgift är att ge klienten råd i frågor kring bemötande, delaktighet, rättsskydd och tillämpande av socialvårdens klientlag. Socialombudsmannen fungerar som socialombudsman även i fråga om den socialservice som Soite köper. Socialombudsmannen ger handledning och råd när man försöker lösa konfliktsituationer och ger råd i fråga om att överklaga beslut. I motstridiga eller oklara situationer gällande socialservice lönar det sig att i första hand kontakta personalen eller den anställda som fattat beslutet om socialvård. Socialombudsmannen hjälper klienten med att göra en anmärkning om klienten upplever att hen blivit dåligt bemött eller att hen fått dålig service. Socialombudsmannen informerar om klientens rättigheter och arbetar för att främja och förverkliga klientens rättigheter. Ombudsmannen följer upp utvecklingen i fråga om klienternas ställning och rapporterar årligen om den till kommun- och stadsstyrelserna. d) Hur behandlar enheten anmärkningar, klagomål och andra tillsynsbeslut som gäller verksamheten, och hur beaktas de i utvecklingsarbetet? Syftet med lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) är vid sidan om allt annat att främja patientens rätt till god service och gott bemötande både inom offentlig och privat socialvård. Enligt 23 i lagen har klienten rätt att framställa en anmärkning om bemötandet till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare inom socialvården. I lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) betonas patientens rätt till hälso- och sjukvård av god kvalitet. Enligt 10 i lagen har en patient som är missnöjd med den hälso- och sjukvård som hen fått eller med bemötandet i samband med vården rätt att framställa en anmärkning till den chef som ansvarar för hälso- och sjukvården. Social- och hälsovårdsväsendets blanketter för anmärkningar finns på webbplatsen soite.fi. Anmärkningarna riktas centraliserat till socialdirektören. Vid anmärkningsförfarandet är det dock skäl att betona att klienterna bör alltid i första hand uppmanas att utreda situationen med personerna som behandlat hens ärende eller deras chef genast när det uppkommer problem. Om problemen inte kan lösas genom diskussion, ska verksamhetsenhetens personal och socialombudsmannen/ patientombudsmannen hjälpa klienten med att reda ut problemen och vid behov med att framställa en anmärkning. En adekvat behandling av anmärkningen hör till service av god kvalitet och utvecklandet av kvaliteten. 8
e) Målsatt tid för behandling av anmärkningar 1-4 veckor 36 EGENKONTROLL AV SERVICEINNEHÅLLET (4.3) 4.3.1 Verksamhet som främjar välbefinnande och rehabilitering a) Främjande av klienternas fysiska, psykiska, kognitiva och sociala funktionsförmåga, välbefinnande och delaktighet Man stödjer klientens funktionsförmåga i alla områden genom ett rehabiliterande arbetssätt, dvs. man gör inte saker åt klienten utan stödjer och handleder klienten till att använda de egna resurserna. Vi utför regelbundet funktioner som ingår i rehabiliteringsplanerna som utarbetats för klienterna, i enlighet med klienternas önskemål och funktionsförmåga. Klienterna styrs till hobbyer och klubbverksamhet, t.ex. dagverksamhet, klubbar som församlingen och olika organisationer ordnar samt seniorernas gymgrupper. Hemvården har vid behov också tillgång till konditionsskötarens tjänster för främjande av klienternas funktionsförmåga och välbefinnande. Man ser till att klienterna har nödvändiga hjälpmedel med hjälp av vilka deras funktionsförmåga och välbefinnande stödjas. I klienternas vård- och serviceplan dokumenteras mål som är förknippade med daglig rörelse, vistelse utomhus, rehabilitering och rehabiliterande verksamhet. Hur uppföljer man uppnåendet av målen gällande klienternas funktionsförmåga, välbefinnande och rehabiliterande verksamhet? Uppnåendet av målen uppföljs genom dokumentering i patientdatasystemet. Bedömning görs dagligen. De utförda rehabiliteringsbesöken dokumenteras i klientdatasystemet. I mellan- och i slutbedömningen bedömer man hur bra målen uppnåtts. 9
4.3.2 Näring På vilket sätt följer man inom enhetens egenkontroll upp klienternas tillräckliga närings- och vätskeintag samt nutritionstillstånd? Hemvårdens vårdare följer upp och bedömer klientens ätande och näringsintag regelbundet på hembesöken. Vid behov hjälper man klienten att äta. Man försöker planera besöken så att klienten får näring med jämna mellanrum. Vid behov ställer man fram mellanmål. Många klienter har måltidsservice och butiksservice som hemvårdens anställda beställer. När det gäller klienter med diabetes ägnar man särskild uppmärksamhet åt nutritionen, bl.a. genom att ställa fram dryck och mat för natten. Man gör årligen en MNA-bedömning av klientens nutritionstillstånd. Klientens vikt kontrolleras regelbundet. Vid behov tar man blodprov, antecknar vätskorna på vätskelistan och ger näringstillskott. Specialdieter följs och vid behov utnyttjas näringsterapeutens expertis. 4.3.3 Hygienpraxis Hur följer man upp allmän hygiennivå i enheten och hur försäkrar man sig om att hygienpraxis som motsvarar klienternas behov genomförs i enlighet med utarbetade anvisningar och klienternas vård- och serviceplaner? Personalen följer en aseptisk arbetsordning. De använder individuella flaskor med handdesinfektionsmedel. Man sköter om handhygien alltid före och efter klientkontakt. Enhetens anvisning är att händerna tvättas alltid när man kommer till arbetsplatsen, alltid när man lämnar arbetsplatsen och efter besök hos klienterna när man kommer till byrån. Personalen skyddar sig vid klientkontakter på det sätt som situationen kräver. De använder skyddshandskar, skyddsförkläde, ansiktsskydd, skyddsjacka och skoskydd. Om klienten har en smittsam sjukdom, skyddar man sig mer effektivt. Instruktionen är att man inte har smycken på händerna, konstnaglar eller piercingar när man utför vårdarbete. Om man har nagellack ska dess yta vara oskadat, likaså ska huden på händerna vara oskadat. Närvårdarna har utfört den hygienpassutbildning som krävs. Enheten har utsedda ansvarspersoner i fråga om hygien och infektioner. De deltar regelbundet i möten och utbildningar för hygienkontaktpersonernas arbetsgrupp och ger enheten uppdaterad information i samband med följande områdesmöte. Infektionsläkaren och infektionsskötaren skickar information per e-post om infektionssituationen och eventuella andra situationer som kräver åtgärder också av hemvårdens personal. 4.3.4 Hälso- och sjukvård a) Hur försäkrar man sig om att anvisningarna om klienternas tandvård, icke-brådskande sjukvård, brådskande sjukvård och plötsliga dödsfall följs? I samband med introduktionsutbildningen går man igenom instruktionerna. När det kommer nya instruktioner går man alltid igenom dem i enhetens områdesmöte och vid behov återkommer man till dem och behandlar dem på nytt. b) På vilket sätt främjar och följer man upp hälsotillståndet hos klienter med kroniska sjukdomar? Varje klient i enheten har en egen ansvarsläkare som gör minst 1 hembesök per år hos klienten. På besöket undersöker läkaren klientens hälsotillstånd och ger nödvändiga anvisningar gällande vården. Hemsjukvårdens sjukvårdare och närvårdare gör hembesök enligt klientens behov. På besöken följer de upp klientens hälsa och kan reagera snabbt på eventuella förändringar. På besöken kontrollerar man vid behov bland annat blodtrycket, blodsockret, vikten osv. Man tar de laboratorieprov som ska tas årligen. Ansvarsläkaren ringer sjukvårdaren varje vecka, och då har hen möjlighet att konsultera läkaren om klienternas ärenden. Vid behov har vårdaren möjlighet att ringa bakjouren 24/7 och be om anvis- 10
ningar gällande klientens vård. c) Vem ansvarar för klienternas hälso- och sjukvård i enheten? Varje klient har en egen hemsjukvårdare som ansvarar för hälso- och sjukvården. Klienter som omfattas av regelbunden service har dessutom en egen närvårdare som också ansvarar för klientens vård. På varje besök ansvarar vårdaren för klientens hälso- och sjukvård. Läkartjänster fås av Doctagon. Varje klient har en egen ansvarsläkare. 4.3.5 Läkemedelsbehandling Läkemedelsbehandling genomförs i enheten enligt en utarbetad läkemedelsbehandlingsplan som har godkänts av hemvårdens ansvarsläkare, geriatriker Virve Ojutkangas. Ansvarig för läkemedelsbehandlingen i enheten är hemsjukvårdare Virpi Bexar. Varje vårdare i enheten har ett sådant gällande tillstånd för läkemedelsbehandling som arbetsuppgifterna förutsätter. Kunnandet i fråga om läkemedelsbehandling testas med 5 års mellanrum. Sjukvårdarna har dessutom genomgått de nätbaserade utbildningarna som krävs gällande vaccineringar och intravenös administrering av röda blodkroppar. Alla vårdare har genomgått den nätbaserade utbildningen gällande läkemedelsbehandling för äldre. Hemvårdens klienter har möjlighet att få intravenös läkemedels- och vätskebehandling. De jourhavande sjukvårdarna och nattpatrullen gör samarbete för att utföra behandlingen. a) På vilket sätt följer man upp och uppdaterar verksamhetsenhetens läkemedelsbehandlingsplan? Man går igenom enhetens läkemedelsbehandlingsplan i samband med introduktionsutbildningen och den finns tillgänglig på enhetens anslagstavla. Läkemedelsbehandlingsplanen uppdateras årligen och vid behov oftare. Enhetens plan uppdateras under våren 2018 med Soites läkemedelsbehandlingsplan som grund. Utbildning i fråga om uppdatering av planen hålls i april 2018. b) Vem ansvarar för läkemedelsbehandlingen i enheten? Bestämda ansvarsläkare ansvarar för läkemedelsbehandlingen. Läkemedelsbehandlingen genomförs av både hemsjukvårdare och närvårdare inom ramen för de befogenheter som tillståndet till läkemedelsbehandling ger. 4.3.6 Samarbete med olika aktörer Hur ordnas samarbetet och informationsutbytet med andra servicegivare inom social- och hälsovården som ingår i klientens servicehelhet? Serviceproducenterna och servicegivarna som hör till det gemensamma registret över patientuppgifter, får uppgifterna ur patientdatasystemet Effica om klienten inte förbjudit användningen av sina uppgifter. För att man ska kunna lämna ut klientuppgifter utanför registret över patientuppgifter, krävs ett tillstånd av klienten. När denna praxis är i sin ordning, kan uppgifter som vården förutsätter ges t.ex. per telefon eller på gemensamma vårdmöten. 47 KLIENTSÄKERHET (4.4) Samarbete med säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer Klienternas trygghetstelefoner och brandvarnare testas regelbundet, månatligen och testningen dokumenteras. Trygghetstelefonerna testas också i samband med stormar och vid avbrott i datanätet. I samband med hembesöken ägnar man uppmärksamhet åt klientsäkerheten. Klienternas hem granskas 11
med hjälp av blanketten Kontrollera hemmets säkerhet. Olägenheterna som konstaterats vid kartläggningen dokumenteras och man utser en ansvarsperson som ser till att de åtgärdas. Ansvarspersonen kan vara klienten, en anhörig, en närstående, de äldres hjälpkarl eller en vårdare. Klientsäkerheten förbättras också genom tillräckliga och trygga hjälpmedel. För att korrigera eventuella fel kontrolleras läkemedlen som delas ut i enheten två gånger innan de ges till klienten. Både utdelningen och granskningen av läkemedel dokumenteras. Alla vårdare som deltar i läkemedelsbehandlingen har gällande tillstånd till läkemedelsbehandling. Klienternas läkemedel förvaras i ett läkemedelsrum med lås och passagekontroll. Läkemedel som klassificeras som narkotika förvaras i ett kassaskåp med lås. Användningen av dessa läkemedel dokumenteras på en separat uppföljningsblankett. För en del klienter delas läkemedlen ut hemma. Vårdaren som ger läkemedlen kontrollerar dem innan hen ger dem till klienten. En del klienter delar ut sina läkemedel själv. Hemsjukvårdaren gör en granskning i samband med hembesöket. Säkerheten utvecklas genom att personalens kunnande upprätthålls och utvecklas bl.a. genom utbildningar i fråga om första hjälpen, läkemedelsbehandling, primärsläckning, Kunnon hoitaja, säkerhet osv. HaiPro-anmälningarna behandlas och man utarbetar korrigerande åtgärder. Genomförandet av åtgärderna uppföljs för att förbättra säkerheten. Nycklarna som klienterna lämnat ut dokumenteras på en särskild blankett som undertecknas av både den som lämnar ut nyckeln och den som tar emot nyckeln. Utlämnandet dokumenteras också i klientdatasystemet. Blanketten förvaras i ett teamrum i ett arkivskåp som har ett lås, och nycklarna förvaras i ett nyckelskåp med lås. På vilket sätt utvecklar enheten sin förmåga att förbättra klientsäkerheten, och hur samarbetar man med andra myndigheter och aktörer som har ansvar för klientsäkerhet? Soites säkerhetschef Pasi Paasila ordnar bl.a. primärsläckningsövningar och säkerhetsrundor för personalen. Enhetens riskbedömning görs i samarbete med arbetarskyddet. Man samarbetar med räddningsväsendet bl.a. i fråga om att genomföra primärsläckningsövningar. Man samarbetar med väktarna bl.a. i fråga om att trygga klientbesök. Klienternas trygghetstelefonlarm och trygghetstelefontester är kopplade till Viria Securis larmcentral. Man reagerar på olägenheter som kommer fram via HaiPro-systemet genom att vid behov utarbeta utvecklingsåtgärder för att förbättra säkerheten. 112-applikationen har laddats på alla anställdas mobiler för eventuella nödsituationer. 4.4.1 Personalen Antalet vård- och omsorgspersonal, personalstrukturen och personalens tillräcklighet samt principer för anlitande av vikarier a) Vad är antalet vård- och omsorgspersonal och personalstrukturen? Inom Östra hemvården arbetar 26 närvårdare och 7 sjukvårdare. b) Vilka är enhetens principer för anlitande av vikarier? Den närmaste chefen skaffar vikarie för längre vikariat, t.ex. moderskapsledighet, semester, längre sjukledigheter och andra frånvaron. Vid kortvariga frånvaron används i första hand reservpersonal. Dessa vikariat sköts via hemvårdens center för verksamhetsstyrning. Om reservpersonal inte är tillgänglig anställs en utomstående vikarie via centret för verksamhetsstyrning. c) På vilket sätt försäkrar man sig om att personalresurserna är tillräckliga? För arbetsskiften planeras den mängd personal som behövs för besök hos klienterna. Vid behov an- 12
vänder man hemvårdens reservpersonal och utomstående arbetstagare. Principer för rekrytering av personal Rekryteringen av personal styrs av arbetslagstiftningen och kollektivavtalen. I dessa fastställs både arbetstagarnas och arbetsgivarnas rättigheter och skyldigheter. I hemvården ska man särskilt beakta att arbetstagaren ska lämpa sig för arbete i klienternas hem och också för att arbeta ensam. a) Vilka principer gäller vid rekrytering av personal till enheten? Man anställer endast yrkesutbildade inom social- och hälsovården. Närvårdarna ska ha kunnande inom vårdarbete med äldre. Kunskaper i svenska räknas som merit. För genomförande av besök hos klienterna krävs körkort och användning av egen bil. b) När man rekryterar, på vilket sätt beaktar man lämpligheten och pålitligheten särskilt hos personer som arbetar i klienternas hem och med barn? I samband med en arbetsintervju kontrollerar man identiteten med hjälp av ett identitetskort med fotografi. Man kontrollerar examens- och arbetsintyg i original samt yrkeskompetensen i JulkiTerhikki/JulkiSuosikki. Med hjälp av en intervjublankett kartlägger man bl.a. lämplighet och pålitlighet. Om personen har tidigare arbetserfarenhet, ber man om en rekommendation och tillåtelse att ringa chefen på den föregående arbetsplatsen. I arbetsavtalet antecknas alltid en prövotid under vilken man följer med den anställdas lämplighet och pålitlighet. En beskrivning av introduktionsutbildning och fortbildning för personalen a) Hur sköter enheten introduktionsutbildning i klientarbete och genomförande av egenkontroll för anställda och studerande. Enheten följer organisationens plan för introduktionsutbildning. En ny anställd genomgår Soites elektroniska introduktionsutbildning i Soitenet och printar ut ett intyg om den för chefen. Enhetens chef startar introduktionsutbildningen med en ny anställd. Hen ser till att den anställda läser och undertecknar användarförbindelsen i fråga om dataskydd och har genomgått de nätkurser i fråga om datasäkerhet som krävs. Chefen beställer efter det de nödvändiga användarnamnen, lösenorden och rättigheterna att använda datasystemen. Chefen går igenom praktiska saker i enheten med en ny anställd och förpliktigar hen att självständigt bekanta sig bland annat med enhetens läkemedelsbehandlingsplan, plan för egenkontroll och Hemvårdens verksamhetshandbok. Personen som valts att sköta introduktionsutbildningen ger en ny anställd introduktionsutbildning bl.a. i fråga om läkemedelsbehandlingens introduktionsutbildningskort samt frågor gällande vårdarbete och praxis. Den inledande introduktionsutbildningen tar 5 arbetsskift. Chefen beställer de användarnamn och lösenord i fråga om läkemedelsbehandling som den anställdas arbetsbeskrivning förutsätter. Tentamen i läkemedelsbehandling görs under övervakning, och kompetensprovet ges till en särskild mottagare av kompetensprov. Efter att den anställda fått godkända resultat anhåller chefen om ett tillstånd till läkemedelsbehandling hos hemvårdens ansvarsläkare. Alla anställda gör THL:s nätkurs i datasäkerhet och dataskydd vartannat år. När det gäller studerande ordnar chefen en kort introduktionsutbildning under den första praktikveckan om enhetens verksamhet, om praktiska saker och om hemvårdens plats i Soites organisation. Chefen ser till att studerandena läser och undertecknar dataskyddets användarförbindelse och beställer efter det de nödvändiga rättigheterna, lösenorden och användarnamnen för datasystemen. Två utsedda anställda ansvarar för handledning under studerandenas praktik. De ger introduktionsutbildning för studerandena och deltar i den inledande diskussionen och slutdiskussionen och ger en mellan- och slutbedömning om praktiken. b) Hur har man ordnat personalens plikt att göra en anmälan om missförhållanden eller risker för missförhållanden i klientens service och hur behandlar man dessa anmälningar, samt information om hur korrigerande åtgärder genomförs i enhetens egenkontroll (se riskhantering). De anställda meddelar både chefen och vid behov klientens anhöriga, intressebevakare eller service- 13
producent (butiksservice, tvättservice, städning) om missförhållanden i servicen. Om hemvården kan korrigera missförhållandet, utförs de korrigerande åtgärderna genast eller så snart som möjligt. Om missförhållandet beror t.ex. på en annan aktörs handlingar, kontrollerar hemvårdens anställda på hembesöken, efter anmälningen, att de korrigerande åtgärderna utförs. c) Hur ordnas personalens introduktionsutbildning? I enheten har man gjort upp en utbildningsplan, och man deltar i utbildningar i enlighet med den. I planen har man bl.a. beaktat personalens ansvarsområden, behov som lyfts fram i utvecklingssamtal samt behoven av att uppdatera kompetensen som behövs i arbetsuppgifterna. Man försöker förverkliga de anställdas önskemål inom ramen för budgeten. De som deltagit i utbildningar ger feedback om utbildningarna på enhetens områdesmöte. I fråga om fortbildning utnyttjas Soites utbildningskalender. Varje anställd har tillgång till den och är förpliktigad att följa med utbildningsutbudet. De anställda gör en elektronisk ansökan om utbildning i HR och skickar den till sin chef för behandling. Den anställda anmäler sig till en utbildning via utbildningskalendern. Chefen beaktar utbildningen när hen planerar arbetsskiften. En person som deltagit i utbildning utanför organisationen skriver feedback om utbildningen, och den sparas i Soitenet så att den är tillgänglig för hela personalen. Chefen följer upp via Exreport-programmet hur fortbildningsplikten uppfylls. 4.4.2 Verksamhetsutrymmen Principerna för användning av utrymmen I enhetens verksamhetsutrymmen finns inte utrymmen för klienternas bruk. Enheten har 5 teamrum, chefens rum samt ett kök och lagerrum/adb-rum där man genomför nätkurser och kontaktar klienter via VideoVisit-programmet. Dessutom finns ett läkemedelsrum med passagekontroll. Enheten har en toalett. Hur har städningen och tvätten ordnats i enheten? Städning i enheten 2 x per vecka köps av staden. Personalen betalas 2 x per år ersättning för skyddskläder, för självständig tvättning av arbetskläder. 4.4.3 Teknologiska lösningar Enhetens verksamhetsutrymmen har ett automatiskt larmsystem som fungerar utanför arbetstiden. Larmen går till Kokkolan Vartiomiehet. Dörren till läkemedelsbehandlingsrummet har passagekontroll. Passagekontrollprogrammet Esmikko Client har installerats på chefens arbetsdator. Man har laddat ner 112-applikationen på personalens arbetsmobiler för eventuella nödsituationer. På klientbesöken har sjukvårdarna en hybrid- eller bärbar dator. På besöken använder närvårdarna en mobiltelefon som man laddat Kotihoidon Optimointi på. Några av enhetens klienter har i bruk en VideoVisit-pekplatta för att möjliggöra virtuell hemvårdsservice. En del av klienterna har läkemedelsutdelningsservice. Hur försäkrar man sig om att säkerhets- och anropsapparaterna fungerar och larmen besvaras? Vårdarna testar klienternas trygghetstelefoner och brandvarnare 1 x per månad. Testet dokumenteras. Dessutom testas trygghetstelefonerna t.ex. i samband med stormar och datanätsavbrott. Om det konstateras en funktionsstörning i trygghetstelefonen meddelar man Viria Securi omedelbart om den, och vårdaren handlar enligt de anvisningar hen får. Om en brandvarnare inte fungerar, byter vårdaren batteriet och ber en anhörig eller klienten att skaffa ett nytt reservbatteri. Trygghetstelefonlarmen går via Viria Securi till den hjälpare som klienten valt, t.ex. en anhörig eller hemvårdens center för verksamhetsstyrning. Centret har en telefon som endast används för trygghetstelefonlarm. Centret larmar teamets närvårdare eller klientens hemsjukvårdare på besök. Nattetid styrs larmen via Viria till nattpatrullen. Den jourhavande sjukvårdaren och nattpatrullen har telefoner till vilka endast trygghetstelefonlarmen styrs. Närvårdarna har i bruk personliga arbetstelefoner via vilka de kan 14
kontaktas under arbetsskiftet. Namnet på och kontaktuppgifterna för personen som ansvarar för säkerhets- och anropsapparaternas funktionssäkerhet? Enhetens hela personal ansvarar gemensamt för apparaternas funktionssäkerhet. Enhetens chef: Marita Hakala, marita.hakala@soite.fi, 044 780 9274 4.4.4 Hälso- och sjukvårdens produkter och utrustning Hur ser man till att anskaffning, handledning i fråga om användning samt underhåll sköts adekvat i fråga om de hjälpmedel och hälso- och sjukvårdens produkter som klienterna behöver? De hjälpmedel klienten behöver skaffas av antingen klienten, en anhörig, en anställd inom hemvården eller någon annan person som är förknippad med klientens vård, t.ex. från hjälpmedelsutlåningen eller hörselstationen. Behovet eller handledning i fråga om hjälpmedlet antecknas som ett Efficameddelande till antingen hjälpmedelsutlåningen eller fysioterapi. Beroende på hjälpmedlet är det personen som lämnar ut hjälpmedlet som ger handledning i dess användning, och hemvårdens anställd fortsätter att ge handledning hemma hos klienten. Vid behov kan hen be en konditionsskötare eller fysioterapeut att komma på ett hembesök för att ge handledning. Det är i första hand klienten eller en anhörig som har ansvar för att föra hjälpmedlet till underhåll. Vid behov fungerar hemvårdens anställda som kontaktpersoner mellan klienten och hjälpmedelsutlåningen för att ordna underhåll. Hur ser man till att det görs adekvata anmälningar om riskhändelser förknippande med hälsooch sjukvårdens produkter och utrustning? Det finns en instruktion gällande detta, och man går igenom den med den anställda under introduktionsutbildningen. Det har inte skett riskhändelser i enheten som skulle ha berott på produkter eller utrustning och som man borde ha gjort en anmälan om. Namnet på och kontaktuppgifterna för personen som ansvarar för hälso- och sjukvårdens produkter och utrustning Produktregisteransvarig Miia Konu, tfn 044 780 9874 miia.konu@soite.fi 58 BEHANDLING AV KLIENT- OCH PATIENTUPPGIFTER (4.5) a) Hur försäkrar man sig om att man i enheten följer lagstiftningen gällande dataskydd och behandling av personuppgifter samt anvisningar om dokumentering av klient- och patientuppgifter som utarbetats för enheten samt myndighetsföreskrifter? Chefen ser till att alla anställda och studerande läser och undertecknar användarförbindelsen gällande dataskydd. I förbindelsen finns all grundläggande information om dataskydd och datasäkerhet. Dessutom har personalen genomgått THL:s nätkurs om dataskydd och datasäkerhet och fått godkänt resultat i tentamen. Kursen genomgås vartannat år. För närvarande genomgår personalen nätkursen om dataskydd i vardagen som arbetsgivaren förpliktar personalen att genomgå. Loggövervakning utförs av dataskyddsansvariga och administratörer. Målet är att följa med att personuppgiftslagen, lagen om patientens ställning och rättigheter samt klientens ställning och rättigheter inom socialvården följs. I enheten följer man AMS-arkivbildningsplanen bland annat vid utarbetande, behandling och arkivering av handlingar. När klientskapet avslutas, ska de handlingar som ska arkiveras lämnas in hos hälsovårdscentralens arkiv. 15
I enheten finns ett kärl för dataskyddsavfall dit man lägger onödiga handlingar och andra handlingar som ska förstöras. De anställda och studerandena gör sina anteckningar i klientdatasystemet med sina personliga användarnamn och lösenord. Man har anhållit om endast de rättigheter för dem som hör till arbetsbeskrivningen. Utsedda handledare godkänner studerandenas anteckningar. b) Hur sköter man introduktionsutbildning och fortbildning för personalen och praktikanter gällande behandling av personuppgifter och datasäkerhet? Både personalen och studerandena genomgår vartannat år nätkursen i dataskydd och datasäkerhet. c) Var finns register- eller dataskyddsbeskrivningen för er enhet till allmänt påseende? Om det endast utarbetats en registerbeskrivning för enheten, hur informeras klienten om frågor förknippade med behandling av uppgifter? http://www.soite.fi/sivu/sv?page_id=rekisterit d) Den dataskyddsansvarigas namn och kontaktuppgifter Satu Tikkanen, satu.tikkanen@soite.fi, 044 723 2343 69 SAMMANFATTNING AV UTVECKLINGSPLAN Utvecklingsobjekten har konstaterats på basis av enhetens självbedömning och plan för välbefinnande i arbetet. Uppdatering av läkemedelsbehandlingsplanen på basis av Soites plan. Förbättring av informationsutbytet, både inom teamen och mellan teamen. Både personalen och chefen ger aktivt feedback. Bedömning av risker i arbetet tillsammans med arbetarskyddet och personalen. 710 UPPFÖLJNING AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (5) Planen för egenkontroll godkänns och bestyrks av verksamhetsenhetens ansvariga chef. Ort och datum 12.4.2018 Underskrift Kallinen Sari 16