Konstnärsnämnden - Ärendehantering, processorienterad arkivredovisning och e-arkiv 2012-10-04
Konstnärsnämnden Marlene Johansson Registrator/arkivarie
Konstnärsnämnden - Ärendehantering, processorienterad arkivredovisning och e-arkiv 2012-10-04
Konstnärsnämnden Statlig myndighet under kulturdepartementet Ca 20 anställda Drygt 50 arvoderade arbetsgruppsmedlemmar Styrelse Kanslichef
Nationella mål för kulturpolitiken Kulturen ska vara en dynamisk, utmanande och obunden kraft med yttrandefriheten som grund. Alla ska ha möjlighet att delta i kulturlivet. Kreativitet, mångfald och konstnärlig kvalitet ska prägla samhällets utveckling.
Konstnärsnämndens uppgifter Konstnärsnämndens övergripande uppgift är att främja möjligheter för konstnärer att vidareutveckla sitt konstnärskap
Konstnärsnämndens uppgifter Detta sker genom bl.a. genom Att ge ekonomiskt stöd i form av stipendier och bidrag
Bidragsgivning på Konstnärsnämnden ca 7 500 bidragsärenden ca 1 700 får stöd varje år Totalt 120 miljoner Bild & form, dans, film, teater
Analog process
Digital process 1110001000 100010001 000010000 1100100010 @
Verksamhetsprocess
e-förvaltning - verksamhetsutveckling med hjälp av IT Kanaler för medborgare/ kunder Medborgare & Företag Kanaler för myndigheter/ partners Datafångst e-post, formulär, www, telefon, osv System & funktion - Ärende- och dokumenthanteringssystem - e-arkiv, osv Processer Organisation
e-förvaltning Front office De tjänster som möter medborgare, kunder och företag. Backoffice Intern administration och strukturer som skall bidra till ökad effektivitet Kanaler för medborgare/ kunder Medborgare & Företag Datafångst e-post, formulär, www, telefon, osv Kanaler för myndigheter/ partners System & funktion - Ärende- och dokumenthanteringssystem - e-arkiv, osv Processer Organisation
e-förvaltning Front office De tjänster som möter medborgare, kunder och företag. Backoffice Intern administration och strukturer som skall bidra till ökad effektivitet Kanaler för medborgare/ kunder Medborgare & Företag Datafångst e-post, formulär, www, telefon, osv Kanaler för myndigheter/ partners System & funktion - Ärende- och dokumenthanteringssystem - e-arkiv, osv Processer Organisation
Externa krav och förväntningar Lagkrav (TF/offentlighetsprincipen, förvaltningslag osv.) Riksarkivets författningskrav Regeringens övergripande mål för e-förvaltning Effektivitetskrav Allmänhetens rätt till insyn i verksamheten
Riksarkivets författningskrav Verksamhetsbaserad/processorienterat arkiv före 2013 Författningskrav: RA-FS 2008:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om (tekniska krav för) elektroniska handlingar RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 Strategi för bevarande av digitala handlingar
Viktigt att koppla ihop hela processen Arkivredovisning Verksamhetssystem e-arkiv
Arkivredovisningen navet i verksamhetens informationshantering Informationsstrukturen sätts i arkivredovisningssystemet agerar master för andra verksamhetssystem, ex. W3D3 Informationsstukturen behöver bara uppdateras på ett ställe, vilket minskar risken för fel Strukturen sätts redan när informationen fångas och följer sedan med hela vägen till e-arkivet
Riksarkivets modell för myndigheternas e-arkiv och slutarkivering
Integrationen är styrkan
Klassificeringsstrukturen i W3D3
Klassificeringsstrukturen per ärende
Förstudie och upphandling Hösten 2010 - intern arbetsgrupp En förstudie gjordes tittade hur andra gjort Standardsystem. Som tjänst eller egen drift? Valet föll på W3D3, ett dokument- och ärendehanteringssystem från Formpipe Software
Införandeprojekt Diariet i W3D3 sedan juni 2010 Alla pappershandlingar skannas sedan juni 2010 Succesivt införande av de olika stödformerna all ärendehandläggning i W3D3 Första stödet online i den nya lösningen våren 2011 succesivt byggts ut Klassificering enl. verksamhetsbaserad klassificeringsstruktur redan vid datafångst Stor intern utbildningsinsats
Konstnärsnämndens lösning Säker identifiering autentisering med e-legitimation Full integration webservice Klassificeringsstrukturen sätts i Klara Digital ärendeakt Decentraliserad diarieföring handläggarna diarieför i sina egna ärenden En ärendedatabas flera gränssnitt Förberett för överföring till e-arkiv
Konstnärsnämndens lösning
Styrkor i dag Effektiv och rättssäker handläggningsprocess Hög service till bidragssökande Transparens, full insyn - behörighetsstyrda gränssnitt Rapportuttag - snabbt få fram underlag för exempelvis årsredovisning, rapporter till regering och departement osv. Minskat personberoende minskad sårbarhet
Lärdomar Verksamhetsprojekt inte ett IT projekt Prioriterat från ledningen Mandat från ledningen Tydliga roller och ansvarsområden Tid och resurser för framtida utveckling och förvaltning Förvaltningsorganisation
Rätt implementerade e-förvaltningslösningar ökar effektiviteten
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt!
Tack för mig! Frågor? cia.jarehov@knowit.se
Ärendehantering - historik Egenutvecklat diarieföringssystem Många parallella register - separata informationsöar Personberoende och sårbart Levde inte upp till de förvaltningsrättsliga krav som ställs på en myndighet
Ärendehantering - historik Onlineblanketter men inget mottagarsystem Gränssnitt för arbetsprover övriga handlingar i pappersformat Otillbörlig gallring skrevs ut och lagrades i pappersarkivet Arbetskrävande med mycket papperskopior
Verksamhetsprocess