Registerbeskrivning Svensk-Österbttniska Samfundet r.f. & Harry Schaumans stiftelse EU:s dataskyddsförrdning, 2016/679 Registerförare 23.5.2018 1045136-6 Rådhusgatan 17 a 13 inf@samfundet.fi www.samfundet.fi Registrets namn 0216806-9 Hvrättsesplanaden 11 A 22, vån. 5 inf@hss.fi www.hss.fi Rimbert Persn sm svarar för registret Svensk-Österbttniska Samfundet r.f. 1045136-6 Rådhusgatan 17 a 13 samt Harry Schaumans stiftelse 0216806-9 Hvrättsesplanaden 11 A 22, vån. 5 I ch med att Svensk-Österbttniska Samfundet RF:s förmögenhet förvaltas av Harry Schaumans stiftelse ch Harry Schaumans stiftelse även fördelar en del understöd ch stipendier så har dessa två rganisatiner ett gemensamt register för ansökningar ch där tillhörande uppgifter. Detta för att säkerställa att utdelningen av bidragen sprids till lika persner/föreningar/rganisatiner ch lika ändamål. Kntaktpersn för frågr gällande registret Svensk-Österbttniska Samfundet Maria Hfman-Berghlm stipendiesekreterare inf@samfundet.fi Tfn 044 0519751 eller Sid 1
Harry Schaumans stiftelse Gunilla Tivnen Assistent gunilla.tivnen@hss.fi Tfn 06 784 8905 Teknisk leverantör Stiftelsen för utbildning ch kultur på svenska i Finland 2379356-8 Simnsgatan 8 A 00100 Helsingfrs rimbert@kulturfnden.fi Syfte med registret (berättigat intresse) Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genm att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens ch den sökandes rättigheters balans garanteras genm att där i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsm persnnummer ch kntnummer, behandlas i så begränsad mfattning sm möjligt. Syfte med behandlingen av persnuppgifter Register över bidrags- ch stipendieansökande: - För behandling av ansökningar m bidrag eller stipendier riktade till Svensk- Österbttniska Samfundet r.f. ch Harry Schaumans stiftelse. Register över bidragsmttagare samt stipendiater: - För utbetalning ch uppföljning av beviljade bidrag ch stipendier samt för anmälningar m bidrag ch stipendier till myndigheter. Registrets infrmatinsinnehåll I registret bevaras uppgifter m den sökande eller sökandes kntaktpersn sm i första hand har lämnats av den sökande. Obligatriska persnuppgifter för inlämning av ansökan: - uppgifter sm identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefn, e-pstadress, persnnummer/fo-nummer) Den sökandes egna uppgifter m sig själv i ansökan, exempelvis: - matrikel eller meritförteckning - skl- ch studiebetyg Sid 2
- arbetsintyg - andra dkument ch uppgifter sm den sökande har bifgat till stöd för ansökan - eventuella rekmmendatiner sm skaffats med den sökandes samtycke - övriga uppgifter sm behövs för ansökan Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutm följande uppgifter m den sökande i det elektrniska registret, exempelvis: - kntnummer - infrmatin gällande rekvisitin ch m betalningstransaktiner - infrmatin m när beslut fattats - infrmatin m eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag - infrmatin m meddelanden till Skatteförvaltningen ch Lantbruksföretagarnas pensinsförbund - bidragsmttagarens redvisning av bidraget Persner under 15 år Persner under 15 år sm önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kntakta Svensk-Österbttniska Samfundets kansli innan de kan söka m stöd. Harry Schaumans stiftelse tar inte emt ansökningar från privatpersner, enbart rganisatiner ch föreningar. Hur länge bevaras uppgifterna Vi sparar den sökandes ansökningar ch uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar ch ansökningar sm fått avslag ger ss möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår bidragsverksamhet. Det elektrniska materialet överförs till passiv förvaring efter 10 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal persner i persnalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Svensk- Österbttniska Samfundet ch Harry Schaumans stiftelse utvärderar ch justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet. Regelmässigt utlämnande av uppgifter - Ansökningarna behandlas av Svensk-Österbttniska Samfundets persnal, Harry Schaumans stiftelses persnal, förtrendevalda samt i någt fall externa sakkunniga. - Alla persner sm har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt. - Persnerna sm evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet sm de behöver se för att kunna genmföra sitt arbetsuppdrag ch rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att persnerna inte längre kan kmma åt infrmatinen då deras uppdrag är avslutat. Sid 3
- Rättigheten att se ch uppdatera persnuppgifter är begränsad både på persnnivå ch tidsmässigt genm registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter. - Uppgifter kan i enlighet med Persnuppgiftslagen (523/1999) 24 lämnas ut åt främst: Lantbruksföretagarnas pensinsförbund Skatteförvaltningen - Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): Publikatiner Webbsida (www.samfundet.fi) - Uppgifter kan vid behv utlämnas till andra fnder ch stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån sm de är relevanta. - Harry Schaumans stiftelse förvaltar Svensk-Österbttniska Samfundets förmögenhet ch i ch med att Harry Schaumans stiftelse ckså årligen delar ut en del bidrag så har några förtrende valda ch den anställda på Svensk-Österbttniska Samfundet möjlighet att se uppgifter m ansökningar ch de sökande sm lämnat in ansökan till Harry Schaumans stiftelse. På samma sätt har anställda på Harry Schaumans stiftelse möjlighet att se uppgifter m ansökningar inlämnade till Svensk-Österbttniska Samfundet r.f. Persnuppgiftsbiträden Svensk-Österbttniska Samfundet r.f. ch Harry Schaumans stiftelse använder sig av Stiftelsen för utbildning ch kultur på svenska i Finland (FO-nummer: 2379356-8, adress: Simnsgatan 8 A, 00101 Helsingfrs) sm persnuppgiftsbiträde i kapacitet av leverantör av, ch tekniskt stöd för, Rimbert ansökningssystemet ch det därtill hörande registret. Flyttning av data till länder utanför EU eller det Eurpeiska eknmiska samarbetsmrådet Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Eurpeiska eknmiska samarbetsmrådet. Principerna för ffentliggörandet av beslut ch av persnuppgifter Registerföraren publicerar följande uppgifter m alla bidragsmttagare: - namn - ändamålet sm angetts i ansökan - strleken på bidraget Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett ffentligt förtrende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål. Sid 4
Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas ch persner sm lämnat rekmmendatiners integritetsrättighet ch lämnar därmed inte ut utlåtanden sm gäller ansökningarna. Principer för skydd av registret - I behandlingen av ansökningar ch uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte behörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De sm behandlar uppgifterna har sekretessplikt. - Ansökningar, uppgifter ch ansökningsbilagr ska skyddas från utmstående. - De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genm SSLkryptering. - Nebula Oy svarar för tjänsten ch registret förvaras i en Nebula Clud 9-mlntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder sm PCI-DSS. Administrativ lösenrdskyddad åtkmst till registret ges endast åt namngivna persner. Autmatisk bearbetning Svensk-Österbttniska Samfundet ch Harry Schaumans Stiftelse utnyttjar inte autmatiska beslutsprcesser. Det är alltid en eller flera persner sm gör det slutgiltiga beslutet. Rätt till insyn - Var ch en har rätt att kntrllera m de finns i Svensk-Österbttniska Samfundets eller Harry Schaumans stiftelses register - Var ch en har rätt att kntrllera sina egna uppgifter i registret - Begäran m att få utlämnat infrmatinen ska göras skriftligt ch den ska vara undertecknad av persnen sm ber att få utlämnat sina uppgifter. - Registerföraren har rätt att be den sm lämnat begäran m att få kntrllera sina uppgifter m att bestyrka sin identitet - Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas ch persner sm lämnat rekmmendatiners integritetsrättighet ch lämnar därmed inte ut utlåtanden sm gäller ansökningarna. - Begäran besvaras inm en månad från att den mttagits - Begäran ska adresseras till: Svensk-Österbttniska Samfundet r.f. Sekreterare Maria Hfman-Berghlm Rådhusgatan 17 a 13 inf@samfundet.fi eller Harry Schaumans stiftelse Assistent Gunilla Tivnen Hvrättsesplanaden 11 A 22, vån. 5 Sid 5
gunilla.tivnen@hss.fi Rätt att kräva rättelse av en uppgift - en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad - specificerad begäran ska adresseras till: inf@samfundet.fi eller inf@hss.fi. Rätt att begära radering Du har rätt att begära att dina persnuppgifter raderas m: - Du mtsätter dig behandlingen ch det inte finns någt berättigat skäl eller rättslig grund för frtsatt behandling av uppgifterna - Behandlingen av uppgifter är lagstridigt Till följd av lagstiftning är Svensk-Österbttniska Samfundet ch Harry Schaumans Stiftelse i många fall skyldig att förvara persnuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk. Rätt att lämna in ett klagmål Den registrerade har rätt att lämna in ett klagmål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av persninfrmatinen strider emt EU:s dataskyddsförrdning. Sid 6