KALLELSE Naturbrukskansliet Handläggare Datum Anneli Ekh 2017-01-11 Naturbruksstyrelsens ledamöter och fackliga representanter Sammanträde med naturbruksstyrelsen Tid: onsdagen den 1 februari kl 09.00 ca 19.30 enligt program nedan Plats: Regionens Hus Skövde Lokal: Eken Ledamot eller facklig representant med förhinder meddelar detta snarast till naturbrukskansliet. Telefon 0700 82 29 48, mail anneli.ekh@vgregion.se Enligt uppdrag Anneli Ekh Bilagor Föredragningslista jämte handlingar Program 08:30 Kaffe 09.00 Utbildning Offentlig Förvaltning Axel Danielsson, inklusive lunch eventuella matallergier meddelas till kansliet 15:00 Sammanträde enligt föredragningslistan, inklusive kaffe POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX E-POST Regionens Hus S:ta Helenagatan 5B Växeln 010-441 00 00 naturbrukskansliet@vgregion.se 541 80 Skövde
1 (2) Föredragningslista Sammanträde med naturbruksstyrelsen den 1 februari 2017 Plats: Regionens Hus Skövde; sal Eken Tid: Kl. 15:00 ca 18:00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare, förslag Colin Carlfors Justeringsdatum Eventuella beslut om närvarorätt Eventuella beslut om yttranderätt Beslutsärenden 1. Anteckningar från presidiemötet 2. Årsredovisning 2016 Diarienummer NS 2016-00389 3. Handlingsplan intern kontrollplan 2017 Diarienummer NS 2016-00333 4. Kost- och logipriser 2017 Diarienummer NS 2016-00391 5. Avsiktsförklaring att skriva långsiktigt hyresavtal Axevalla Diarienummer NS 2017-00011 6. Delegeringsordning för styrelsen Diarienummer NS 2016-00393 7. Motion om kompetensutveckling och ökad attraktionskraft för regionen genom möten Diarienummer NS 2016-00394 8. Beslut om tillämpning av klassificeringsstruktur Diarienummer NS 186-2016 Postadress: Regionens Hus 541 80 Skövde Besöksadress: S:t Helenagatan 5B Skövde Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.naturbruk.nu E-post: naturbrukskansliet@vgregion.se
Föredragningslista från naturbruksstyrelsen, 2017-02-01 2 (2) 9. Anmälningsärenden och delegationsbeslut Diarienummer NS 2016-00395 10. Övriga frågor Informationsärenden A. Återrapportering intern kontrollplan 2016 B. Kvalitetsdialog 2017 frågeställningar/program C. Information handlingsplaner utifrån budget D. Plan för excellenta skolor revidering E. Rapport från revisionen F. Rapport RUN presidiemöte G. Information förstärkt boendestöd H. Information kring skolinspektionen I. Information om gymnasieutredningen J. Information om att regionen ska bli en Fairtrade region K. Information ESF L. Information Angereds gård M. Information överflyttning arkiv N. Information från förvaltningschefen O. Information pedagogisk verksamhet /elevhälsa Rune Hegland Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se).
Västra Götalandsregionen Tjänsteutlåtande Datum 2017-01-05 Diarienummer NS 2016-00333 Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Handläggare: Martin Andersson/Gunilla Simonsson Telefon: 0700 822947/ 0722-097848 E-post: martin.andersson@vgregion.se/ gunilla.a.simonsson@vgregion.se. Till naturbruksstyrelsen Internkontrollplan för 2017 Förslag till beslut Naturbruksstyrelsen beslutar följande: 1. Naturbruksstyrelsen har identifierat områden som skall följas upp i det interna kontrollarbetet under 2017. Beslutas att fastställa planen enligt nedan. Sammanfattning av ärendet Naturbrukskansliet har upprättat förslag på internkontrollplan för naturbruksstyrelsen för 2017. Planen baseras på en risk och sårbarhetsanalys som omfattar hela styrelsens verksamhetsområde. Naturbruksstyrelsen har aktivt medverkat till att ta fram underlag för internkontrollplanen och identifierat de områden som skall omfattas av planen. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Västra Götalandsregionen Fördjupad beskrivning av ärendet Styrelsens ansvar för internkontroll Styrelsen ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de lagar och föreskrifter som styr verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. (Kommunallagen 6 kap 7.) Inom Västra Götalandsregionen har ägarutskottet fastställt riktlinjer för intern kontroll. I riktlinjerna beskrivs bl.a. arbetsgången för intern kontroll. Beslut om internkontrollplanen ska tas i samband med budgetarbetet. Senast i samband med bokslutsarbetet ska internkontrollen följas upp av styrelsen, och det ska också integreras i det ordinarie uppföljningssystemet som används inom regionen. Internkontrollplanen utgörs av en risk- och sårbarhetsanalys och av en kontrollplan. Riskanalysen genomförs utifrån verksamhetens samlade uppdrag. I analysen görs en riskvärdering, som ligger till grund för kontroll och styrningsåtgärder. I planen ska det också framgå när återrapportering ska göras till styrelsen. Risk- och sårbarhetsanalys I riskanalysen har en riskmatris använts för att beskriva olika risker och för att skatta deras sannolikhet och konsekvens. Riskbedömning syftar främst till att föregripa eventuella risker redan innan de inträffar. När riskerna är identifierade är det viktigt att bedöma hur sannolikt det är att de inträffar och vilka konsekvenser de kan medföra. Det kan ske med fyra nivåer: - Allvarlig konsekvenserna av ett fel är så stort att felet inte får inträffa - Kännbar konsekvenserna av ett fel är av den arten att den uppfattas som besvärande för intressenterna - Lindrig konsekvenserna av ett fel uppfattas som liten för intressenterna - Försumbar konsekvensen av ett fel är obetydlig för intressenterna Risk kan uttryckas som sannolikheten för att ett fel uppstår: - Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig att fel uppstår - Mindre sannolik risken är liten att fel uppstår - Möjlig det finns risk att fel uppstår - Sannolik det är mycket möjligt att fel uppstår Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2017-01-05 3 (7) Diarienummer NS 7-2017 Genom värdering av möjliga konsekvenser och sannolikheten för fel kan riskerna värderas enligt följande matris: Konsekvens Allvarlig 4 8 12 16 Kännbar 3 6 9 12 Lindrig 2 4 6 8 Försumbar 1 2 3 4 Sannolikhet Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Värdering kan göras enligt följande: Värde 1-3: inget agerande krävs, vi accepterar riskerna Värde 4-8: risken bör hållas under uppsikt Värde 9-12: risken bör reduceras, och tas med i kommande internkontrollplan Värde 13-16: direkt åtgärd krävs, risken bör minimeras I riskanalysen har 7 riskområden identifierats som nödvändiga att arbeta vidare med i kontrollplanen. Dessa återrapporteras till styrelsen i samband årsbokslutet för 2017 i enlighet med arbetsgången i regionens riktlinjer. Riskområdena 1-4 nedan har värderats så högt att åtgärder behövs för att hantera riskena. Avseende riskområdena 5-7 nedan är riskvärderingen så låg att inga åtgärder krävs men risken bör hållas under uppsikt. Risk Konsekvens Risk Sammanvägd värdering Riktlinje/rutin/ anvisning Kontrollansvarig funktion Uppföljning/ frekvens Genomförande
Datum 2017-01-05 4 (7) Diarienummer NS 7-2017 1. Otillräckligt systematiskt kvalitetsarbete på skolorna omfattande all personal och grundat i uppföljning, analys och åtgärder 2. Eleverna får inte sin garanterade undervisningstid 4 3 12 Förvaltningens kvalitetshjul, Allmänna råd för kvalitetsarbete 4 4 16 Skollag, elevstödsplan Ekonomi och kvalitetschef Rektorer, Chef för utbildningsstöd, Gymnasiechef, Ekonomi och kvalitetschef kvartalsvis lägesrapportering i ledningsgruppen Kvalitetsredovisningar, Kvalitetsdialogerna - Mallar tas fram för att stödja processerna. Förvaltningens controller och kvalitetssamordnare stödjer verksamheten aktivt i arbetet. - ISO certifiering av hela verksamheten enligt ISO 9001 (kvalitet), 14001 (miljö) och 18001 (arbetsmiljö) genomförs - Månadsvis lägesrapportering från ledningsgruppen inom respektive ansvarsområde till ekonomi och kvalitetschef - Uppföljningssamtal med betygsättande lärare av rektor - Handlingsplan elevstödsarbetet. - De individuella studieplanerna gås igenom av varje rektor - löpande uppföljning av att elevernas
Datum 2017-01-05 5 (7) Diarienummer NS 7-2017 3. Risk för kompetensbrist i förvaltningen inom yrkesområden utanför den pedagogiska gruppen 4 4 16 Förvaltningens bemanningsplan, Rutin för rekrytering HR chef Löpande kontakt/uppföljning med chef vid uppsägningar, pensionsavgångar och rekrytering. garanterade undervisningstid inte påverkas negativt av tex bussning till andra skolor för undervisning i ämnen eller kurser - Offensivt rekryteringsarbete och kompetensutvecklingsarbete - Löpande kontakt/uppföljning med chef vid uppsägningar, pensionsavgångar och rekrytering. 4. Risk att material och utrustning försvinner i samband med nedläggningar 5. Kränkningsärendena på skolorna ökar vilket kan leda till ökad arbetsbelastning 3 3 9 Anläggningsregister, inventeringslistor, fotodokumentation, 3 2 6 Skollagen, anmälningar Drift och anläggningschef, Ekonomi och kvalitetschef, controller Chef för utbildningsstöd, Gymnasiechef, Ekonomi och kvalitetschef Månadsvis uppföljning - Löpande inventering i samband med omflyttning till andra skolor, försäljningar via Kvarndammen och vid övertagande av nya ägare Löpande, Kvalitetsredovisningar, Kvalitetsdialogerna - Förvaltningens EHTteam har som prioriterat område att arbeta för att minska antalet kränkningar på skolorna
Datum 2017-01-05 6 (7) Diarienummer NS 7-2017 6. Risk att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte genomförs enligt gällande regelverk 7. Risk att fattade beslut inte genomförs 3 2 6 Arbetsmiljölagen HR chef Kvartalsvis återrapportering till HRchef från respektive chef 3 1 3 Beslut av NS, FC och enligt delegeringsordning Förvaltningschef Uppföljning av fattade beslut och att besluten genomförts, dokumenterats och återrapporterats. - Aktivt arbete med införande av ISO 18001 under 2017. - Återrapportering till Naturbruksstyrelsen 26 april och 31 oktober - Förvaltningens controller får i uppdrag att följa upp samtliga beslut i NS och som fattats av FC för 2015 och 2016
Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Kristina Athlei Förvaltningschef Besluten skickas till Naturbruksskolorna för kännedom Regionstyrelsen Regionutvecklingskansliet Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2017-01-05 Diarienummer NS 2016-00391 Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Handläggare: Gunilla Simonsson/Martin Andersson Telefon: 0722-097848/ 0700 82 29 47 E-post: Gunilla.a.simonsson@vgregion.se/ martin.andersson@vgregion.se Till naturbruksstyrelsen Kost och logi läsåret 17/18 Förslag till beslut Naturbruksstyrelsen beslutar följande: 1. Avgifter för kost och logi vid boende på skolornas internat för elever inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan läsåret 2017/18 fastställs enligt nedan. Sammanfattning av ärendet Naturbruksstyrelsen fastställer i början på varje år priser för kost och logi för elever inom gymnasie- och gymnasiesärskolan som bor på skolornas internat. För läsåret 2017/2018 föreslås att priserna räknas upp med den uppräkningsfaktor för långstig planering som anges i VGR:s budget. Indexet för 2017 uppgår till 2,0 %. Följande avgifter föreslås för helinackordering/vecka måndag-fredag med fri lunch (avgifter läsåret 16/17 inom parentes), separat pris per helg vid boende helinackordering lördag/söndag (från fredag kväll till måndag morgon). Klass 3 800 (780 kr/vecka, måndag-fredag) helg 320 kr Klass 2 850 (830 kr/vecka, måndag-fredag) helg 340 kr Klass 1 890 (870 kr/vecka, måndag-fredag) helg 360 kr Fördjupad beskrivning av ärendet Logipriser avser enkelrum. Dubbelrum debiteras med 75 procent av enkelrumspris, trippelrum med 65 procent av enkelrumspris, fyrbäddsrum med 55 % av enkelrumspris. Eventuell städning och bäddlinne tillkommer. För omräkning till pris per månad används koefficienten 4,33. Specifikation av avgifter läsåret 15/16: Kost per vecka Fri lunch per vecka 660 kr (645 kr) 260 kr (250 kr) Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2017-01-05 Diarienummer NS X-2017 2 (2) Kost per vecka med fri lunch 400 kr (395 kr) Logi/vecka Klass 3, 390 kr (385 kr) Klass 2, 445 kr (435 kr) Klass 1, 485 kr (475 kr) Separat pris gäller per helg vid helinackordering lördag/söndag (från fredag kväll till måndag morgon). Klass 3 Klass 2 Klass 1 helg 320 kr helg 340 kr helg 360 kr Naturbruksförvaltningen Kristina Athlei Förvaltningschef Besluten skickas till Naturbruksskolorna för kännedom
Västra Götalandsregionen Tjänsteutlåtande Datum 2017-01-19 Diarienummer NS 2017-00011 Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Handläggare: Thor Kempe, tel:070-68519 62 e-post: thor.kempe@vgregion.se Till naturbruksstyrelsen Hyresavtal Axevalla Förslag till beslut Naturbruksstyrelsen beslutar följande: 1. Naturbruksstyrelsen ger Naturbruksstyrelsens ordförande i uppdrag att teckna hyresavtal för de lokaler och anläggningar som skall byggas på Axevalla för naturbruksförvaltningens hästverksamhet samt kompetenscentrauppdraget med inriktning mot hästnäringen i enlighet med uppdraget från regionutvecklingsnämnden. Sammanfattning av ärendet Naturbruksförvaltningen har tidigare bedrivit hästutbildning på sex anläggningar. Antalet skolenheter har efter politiska beslut minskats med tre, Naturbruksskolan Dingle, Naturbruksskolan Strömma och Naturbruksskolan Nuntorp som samtliga bedrivit hästutbildning inom naturbruksprogrammet avvecklas under 2016-2017. Sedan 2014 har regionutvecklingsnämnden uppdragit åt Naturbruksstyrelsen att utöka etableringen på Axevalla travbana med samtliga hästutgångar från och med 2016 vilket också har inletts. Idag finns hästelever årskurs 1 på Axevalla. Från och med hösten 2017 kommer det att finnas elever i alla tre årskurserna. För att lösa uppdraget samverkar Naturbruksstyrelsen med bland annat Västergötlands travsällskap, Skara kommun, Skara hästland och Skålltorps ridklubb. Vidare krävs en byggnadsmässig anpassning av anläggningen för att uppfylla verksamhetens behov utifrån skollagen, uppdraget och arbetet med att stödja hästnäringens tillväxt och utveckling. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2017-01-05 2 (4) Diarienummer NS 2017-00011 Naturbrukskansliet har därför i samråd med Västfastigheter gjort en analys av möjliga alternativ för att genomföra en etablering av ett hästcentra på Axevalla travbana i enlighet med regionutvecklingsnämndens uppdrag. Inriktningen på detta arbete är att samtliga utbildningar med utgång häst som naturbruksstyrelsen erbjuder förläggs till- och utvecklas på Axevalla. Tillsammans med Västergötlands travsällskap, som idag driver anläggningen, har en plan utarbetats för att anpassa anläggningen till verksamhetens behov för att kunna bedriva hästutbildning med hög kvalitet. I analysen har också alternativa lösningar värderats. Fördjupad beskrivning av ärendet I enlighet med Naturbruksstyrelsens uppdrag från regionutvecklingsnämnden har en utökad etablering av naturbruksstyrelsens hästutbildningar förlagts till Axevalla travbana. Anläggningen har en omfattande verksamhet med hästen i centrum i form av tävlingar, utbildningar, hästnäring, veterinärvård och uppvisningar. Verksamheten omfattar också flera hästdicipliner såsom trav, montè, westernridning och Islandshäst. Sedan tidigare finns även BYS hovslagarutbildning och stora delar av Uddetorps hästverksamhet förlagt till anläggningen vilket gett skolorna mycket goda erfarenheter av att verka i en skarp miljö tillsammans med den professionella hästnäringen. Kombinationen av ett aktivt hästcentrum med den bredd som Axevalla erbjuder tillsammans med den representation av hästnäring som finns på och omkring anläggningen ger naturbruksförvaltningen en unik möjlighet att åstadkomma en utbildning inom häst som blir ensam i sitt slag i landet. Att stora delar av hästnäringen finns på plats gynnar både utbildningsdelen och uppdraget att utgöra ett kompetenscentra för den gröna näringen genom att exempelvis utveckla öppna testbäddar. Den miljö som finns på och omkring travbanan erbjuder goda förutsättningar för att bedriva utbildning, forskning och utvecklingsprojekt kring häst och hästföretagande men behöver också anpassas till den breda utbildningsverksamhet som naturbruksstyrelsen kommer att erbjuda. Denna anpassning omfattar delvis ny- och ombyggnation på anläggningen. I jämförelse med andra alternativ för att skapa en liknande anläggning med hög utbildningskvalitet och möjlighet till näringssamverkan bedöms Axevalla också vara kostnadsmässigt den bästa lösningen. En omständighet som påverkar kostnadsbilden positivt är att Axevalla också befinner sig i en utvecklingsfas och stora möjligheter till samverkan finns på anläggningen, i både befintliga och tillkommande lokaler, vilket bland annat medför att kostnader kan delas mellan parterna. Även Skålltorps ridklubb, som är en del av satsningen, har verksamhet i form av byggnader, hästar och personal i en angränsande anläggning och medför ytterligare kvalitet och samverkansmöjligheter för naturbruksförvaltningens etablering.
Datum 2017-01-05 3 (4) Diarienummer NS 2017-00011 Naturbruksstyrelsen har ett uppdrag att aktivt bidra till energiomställning inom de gröna näringarna. Inom området energieffektivisering finns flera fördelar med en fortsatt samverkan med Axevalla. Avseende biogasframställan finns en närhet till både stora kvantiteter rötningsbart hästgödsel, både från egna och externa ägares hästar och närhet till näringen. För solenergi erbjuder anläggningen stora takytor med goda möjligheter för att etablera flera solfångarparker. Dessa kan både utgöra testbäddar för utvecklingsprojekt och produktionsanläggningar för att hålla nere energikostnader. Byggnadsprojekt För att åstadkomma en hästutbildning som motsvarar gällande krav och lagstiftning när det gäller utbildningsinnehåll, arbetsmiljö och tillgänglighet behövs andra faciliteter än vad som finns på övriga skolor, dessutom krävs en anpassning till nya och skärpta krav när det gäller djurskydd, arbetsmiljö och tillgänglighet. Skolornas nuvarande hästfaciliteter har byggts upp där det funnits plats och inte med sikte på att skapa en miljö som främst är anpassad för en hållbar hästhållning och utbildning som bidrar till näringens tillväxt och utveckling, det går att åstadkomma på Axevalla. I den första fasen gjorde Västergötlands travsällskap anpassningar av anläggningen genom att skapa lektionsutrymmen och utrustning till dessa. Detta gjordes på ett både pris- och tidsmässigt fördelaktigt sätt för Naturbruksförvaltningen. De arbeten som nu skall genomföras är mer omfattande och berör både nybyggnation och markanläggningar. Naturbruksförvaltningens krav omfattar både tillgänglighetsanpassningar enligt VGR:s krav och smarta energilösningar för att minska kommande driftskostnader och skapa en modell för näringens energiomställning. I de fall förvaltningen gjort tillgänglighetsanpassningar i befintliga lokaler tidigare har kostnaderna varit höga varför nybyggnation enligt gällande lagstiftning är att föredra. Avseende hyresnivåer visar prognoser fram till 2026 att förvaltningen med nuvarande samverkansavtal kan hantera hyresnivåer upp till 5,5-6 mnkr inom befintlig ram. Vid hyresnivåer över 6 mnkr kan förvaltningen behöva tillkommande ägarbidrag.
Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Kristina Athlei Förvaltningschef Besluten skickas till Naturbruksskolorna för kännedom Regionstyrelsen Regionutvecklingskansliet Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2017-01-12 Diarienummer NS 2016-00393 Västra Götalandsregionen Handläggare: Kristina Athlei Telefon: 0700 82 28 89 E-post: kristina.athlei@vgregion.se Till naturbruksstyrelsen Delegeringsordning för styrelsen Förslag till beslut Naturbruksstyrelsen beslutar följande: 1. Delegeringsordning för naturbruksstyrelsen fastställs. Sammanfattning av ärendet Delegeringsordning ska ses över och revideras varje år. Inom Västra Götalandsregionen finns en gemensam standard för delegeringsordningen och för beslut som delegeras mellan nämnd/styrelse och förvaltning. Naturbruksstyrelsens delegeringsordning är anpassad till standarden. Inga förändringar föreslås jämfört med 2016 års delegeringsordning. Naturbruksförvaltningen Kristina Athlei Förvaltningschef Bilaga Naturbruksstyrelsens delegeringsordning Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
DELEGERINGSORDNING - Naturbruksstyrelsen Status Förslag till beslut Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Ärenden som är så brådskande att de inte kan vänta till nästa sammanträde Naturbruksstyrelsen Ordförande nej vice ordf. är ersättare KomL 6 kap. 36 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök Naturbruksstyrelsen Ordförande nej vice ordf. är ersättare Utse attestanter och utanordnare ekonomi förvaltningschef ja Attest och utanordningsreglemente Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi förvaltningschef ja < 1 prisbasbelopp Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi förvaltningschef ja < 1 prisbasbelopp Ta emot gåva ekonomi förvaltningschef ja Träffa och säga upp avtal om varor och tjänster (exkl. IT-avtal) när detta inte är en uppgift för servicenämnden. ekonomi förvaltningschef ja Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet förvaltningschef ja Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli förvaltningschef ja Avvisande av överklagande som kommit in för sent kansli förvaltningschef nej med en årshyra på högst 1 mkr eller med en kontraktstid på högst 4 år Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller >3bb Inom regler för inköp- och upphandling Samråd ska ske med Västfastigheter. För administrativa lokaler gäller RSK 98-2001 Riktlinjer vid gåva Besluten avser avtal med extern part särskilda regler. RS 19 juni 2012, 137 Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll eller omprövning av beslut OSL 6 Kap Förvaltningslagen 24, 26 Utse personuppgiftsombud kansli förvaltningschef nej Anmäls till Datainspektionen Beslut med anledning av nämndens personuppgiftsansvar kansli förvaltningschef ja Till exempel biträdesavtal Personuppgiftslagen (PUL) 3 Personuppgiftslagen (PUL) Fastställa arkivorganisation kansli förvaltningschef nej Anställning av rektor, chef och tjänster med verksamhets-, ekonomi- eller personalansvar HR/personal förvaltningschef nej utser arkivansvarig och arkivredogörare Ställföreträdare och vikarie för rektor utses av förvaltningschef Arkivlag och arkivreglemente 1
Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Anställning av personal HR/personal förvaltningschef ja Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR/personal förvaltningschef ja För avstängning gäller bestämmelserna i 10, mom. 2-7 AB. Tillfällig avstängning enligt 10 mom. 1 AB är inte betrakta som ett delegationsbeslut utan som ren verkställighet inom ramen för varje chefs rätt att leda och fördela arbetet. Disciplinär åtgärd HR/personal förvaltningschef ja 11 AB Arbetsmiljölagen Fastställa organisation för arbetsmiljöarbetet HR/personal förvaltningschef nej (1977:1160) Utse säkerhetsansvarig/säkerhetsfunktion verksamhet förvaltningschef nej Riktlinjer för informationssäkerhet Beslut om övergripande organisation inom förvaltningen utom uppdelning på skolenheter. verksamhet förvaltningschef nej Beslut om start av inriktningar och utgångar verksamhet förvaltningschef nej I samråd med ordförande Avstängning av elev verksamhet ordförande nej SL 5 kap 17-19 Bildande av samverkansområde, samverksansavtal i de fall beslutanderätten inte ankommer på annan. verksamhet förvaltningschef nej Övriga i skollagen, i skolformsförordningar och i förordningar för yrkeshögskolan förtecknade ärenden, i vilka det åligger styrelsen för utbildningen/utbildningsanordnaren att fatta beslut verksamhet förvaltningschef ja Verksamhetsbundna ansökningar, tillstånd och anmälningar till myndigheter. verksamhet förvaltningschef ja Utse deltagare i de lokala programråden verksamhet rektor nej beslut medför rätt till arvode för deltagare 2
Västra Götalandsregionen Tjänsteutlåtande Datum 2017-01-05 Diarienummer NS 2016-00394 Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Handläggare: Kristina Athlei Telefon: 0700 822889 E-post: kristina.athlei@vgregion.se Till naturbruksstyrelsen Motion om kompetensutveckling och ökad attraktionskraft för regionen genom möten Förslag till beslut Naturbruksstyrelsen beslutar följande: 1. Naturbruksstyrelsen bifaller remissen. 2. Paragraen förklaras omedelbart justerad Sammanfattning av ärendet Genom att möten och kongresser förläggs till Västra Götalandsregionen skapas utveckling, jobb och kunskap i vår region, enligt motionärerna. Det gynnar, enligt motionärerna, näringslivet - inte minst besöksnäringen och bidrar till att fler företag ser möjligheter för Västra Götalandsregionen att visa upp sin kompetens på viktiga områden och att öka medarbetarnas kunskap. Motionärerna ser därför gärna att medarbetare i regionens verksamheter agerar som värdar för att locka möten till regionen. De ser också att för att hämta hem möten i hård internationell konkurrens krävs ett attraktivt erbjudande. Viktiga faktorer för det är, enligt motionärerna, hur destinationen kan profilera sig och sina möjligheter inom bl. a. boende, transporter och olika aktiviteter utanför själva mötet. En annan viktig faktor är hur många besökare som mötet kan tänkas attrahera. Motionärerna ser här en möjlighet för regionen att öka destinationens attraktivitet och erbjuda sina medarbetare att delta i inspirerande presentationer och samtal med många av världens främsta företrädare inom den egna specialiteten, både inom ramen för själva mötet och genom kringarrangemang. Naturbruksstyrelsen ser att fler möten i hela regionen kan bidra till uppnående av Strategi 2020 genom att bidra till främst en ledande kunskapsregion och en region som syns och engagerar men också till en region för alla och en region som tar globalt ansvar. I strategi Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2017-01-05 2 (2) Diarienummer NS 7-2017 2020 anges också att regionen genom att satsa på internationell mötesindustri, evenemang och på att stärka besöksnäringen just bidrar till en region som syns och engagerar. Naturbruksstyrelsen ser därför positivt på motionärernas motion och bifaller den. Naturbruksförvaltningen Kristina Athlei Förvaltningschef Besluten skickas till Naturbruksskolorna för kännedom Regionstyrelsen Regionutvecklingskansliet
1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2017-01-20 Diarienummer NS 186-2016 Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Handläggare: Peter Gustavsson Telefon: 070-204 77 81 E-post: peter.gustavsson@vgregion Till naturbruksstyrelsen Beslut om tillämpning av klassificeringsstruktur för naturbruksstyrelsen Förslag till beslut Naturbruksstyrelsen beslutar följande: 1. Naturbruksstyrelsen beslutar om tillämpning av klassificeringsstrukturen från och med 2017-02-01 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden beslutade 27 maj 2015 om regler för processorienterad informationsredovisning. Varje nämnd/styrelse har haft uppdraget att se över strukturen för ett sådant arbetssätt och lämna förslag på struktur för godkännande av Regionarkivet som är arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen. Naturbruksförvaltningen Kristina Athlei Förvaltningschef Beslutsunderlag Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur för naturbruksstyrelsen från Regionarkivet, dnr AN-3748/16. Klassificeringsstruktur för naturbruksstyrelsen daterad 2016-11-30 Besluten skickas till Arkivnämnden arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Diariet, Elisabeth Guldbrand, för vidarebefordran till berörda Postadress: Regionens Hus 541 80 Skövde Besöksadress: St:a Helenagatan 6B Skövde Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.naturbruk.nu E-post: naturbrukskansliet@vgregion.se
Klassificeringsstruktur för Naturbruksstyrelsen 2016 11 30 Version: 1.0:2016 Dnr:NS 186/16 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP Processbeskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen av ärende och hanteras i berörd process. etc. hos nämnden/styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, Centralt samverkansavtal m.m. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Underlag till budget hanteras i 2.4.1. "Utforma och följa upp ekonomi". Budgetskrivelser (till RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden), Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplaner, Mål och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings eller enhetsnivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbetsoch delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris och Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex.verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets,verksamhets och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under 2.9.2 "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i 2.5.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar och ledarenkäter m.m. Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer (myndigheter, förvaltningar, bolag etc.) inom såväl som utom regionen. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk)
Klassificeringsstruktur för Naturbruksstyrelsen 2016 11 30 Version: 1.0:2016 Dnr:NS 186/16 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner Processbeskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer P 2.1.1 Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P 2.1.2 Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS och MBL protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. P 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P 2.3.1 Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial P 2.3.2 Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse och tillbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen P 2.3.4 Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende PG 2.4 Administrera ekonomi P 2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P 2.4.2 Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "Planera, förvalta och följa upp verksamheten"
Klassificeringsstruktur för Naturbruksstyrelsen 2016 11 30 Version: 1.0:2016 Dnr:NS 186/16 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P 2.4.3 Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Övriga kommentarer Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P 2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun, region och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. P 2.4.5 Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P 2.4.6 Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P 2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev PG 2.5 Köpa in och upphandla Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse förvalta stiftelser och fonder utlysning av medel (ansökning av stipendier) P 2.5.1 Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P 2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P 2.6.1 Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings och registreringsrutiner, Rek böcker Posten m.m. P 2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". P 2.6.3 Ta emot arkiv Processen omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser P 2.6.4 Överlämna arkiv Processen omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens
Klassificeringsstruktur för Naturbruksstyrelsen 2016 11 30 Version: 1.0:2016 Dnr:NS 186/16 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P 2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Övriga kommentarer Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P 2.8.1 Utveckla IS/IT system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P 2.8.2 Förvalta, drifta och utveckla it system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P 2.9.1 Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll m.m. Investeringar hanteras under 2.4.4 "Hantera löpande ekonomiredovisning". P 2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder P 2.9.3 Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny, om och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av frågasvar karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer". Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10. Bibliotekskatalog och databas, Låntagarregister, Avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter, Miljömanualer, Certifikat för grön el Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under 2.9.3 "Genomföra byggprojekt"
1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2017-01-09 Diarienummer NS 2016-00395 Västra Götalandsregionen Naturbruksförvaltningen Handläggare: Anneli Ekh Telefon: 070-082 29 48 E-post: anneli.ekh@vgregion.se Till naturbruksstyrelsen Anmälningsärende och delegationsbeslut till naturbruksstyrelsen 2017-02-01 Anmälningsärenden Protokollsutdrag från regionfullmäktige 171 Policy för inköp RS 2016-03129 Protokollsutdrag från regionstyrelsen 172 Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 190 Delårsrapport augusti 2016 Västra Götalandsregionen 198 Handlingsplan för det systematiska arbetet med mänskliga rättigheter 2017-2020 268 Svar på granskningsrapporten Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till regionstyrelse/regionfullmäktige 289 Övergripande principer för parkeringsverksamheten 316 Handlingsplan för fullföljda studier 317 Rese- och mötespolicy samt riktlinjer RS 2016-05464 RS 2016-05931 RS 2016-04303 RS 2016-06421 RS 2016-04740 RS 2016-03484 RS 2016-02451 Postadress: Regionens Hus 541 80 Skövde Besöksadress: St:a Helenagatan 6B Skövde Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.naturbruk.nu E-post: naturbrukskansliet@vgregion.se