Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn september 2015
Innehållsförteckning Att administrera en utbildning som har stöd i form av endast tillsyn... 3 En utbildning från start till slut... 4 1. När utbildningen är beviljad... 4 Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor... 4 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor... 5 3. När omgången startar... 6 Registrera studerande... 6 Skicka in startsignal... 6 4. Under utbildningens gång... 6 Håll studerandelistan uppdaterad... 6 5. Efter utbildningens avslut... 7 Skicka in slutsignal... 7 Skicka in studiedokumentation... 7 Skicka in kopior av utbildningsbevis och/eller intyg... 7 Ändringar... 8 Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor... 8 Ansökningar om ändringar som görs med blankett... 9 Årsplatser... 9 Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 2
Att administrera en utbildning som har stöd i form av endast tillsyn Den här handboken ger dig vägledning kring några av de vanligaste administrativa uppgifterna, i vilken ordning de ska utföras samt svar på vanliga frågor om hur de ska utföras. Dokumentet är skrivet på en övergripande nivå och riktar sig främst till dig som administrerar en utbildning för första gången. Vi har även tagit fram manualen Organisation/Användare Utbildningsanordnare som du hittar på Mina sidor. Om du stöter på frågor som inte besvaras här är du välkommen att kontakta myndigheten via telefon eller e-post. Kontaktuppgifterna hittar du på sista sidan. I denna handbok finns information om uppgifter som du ska skicka in till oss på myndigheten. Glöm inte att skicka in dem inom den tid som vi anger. Det underlättar för er då det kan vara svårt och tidsödande att återskapa uppgifter i efterhand när studerande har flyttat och personal har slutat. Det hjälper även oss i vårt arbete att genomföra tillsyner, producera statistik och godkänna ändringar i tid.! Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som Myndigheten för yrkeshögskolan anger. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 3
En utbildning från start till slut Under en utbildnings gång finns det ett antal administrativa uppgifter som måste genomföras. De obligatoriska uppgifterna är: q Skicka in uppgifter om ledningsgrupp eller styrelse q Rapportera uppgifter om de studerande q Skicka in startsignal q Underhålla uppgifter om de studerande q Skicka in slutsignal q Lämna uppgifter om de studerandes betyg, intyg och utbildningsbevis Det finns också möjlighet att göra ändringar och ansökningar av uppgifter som inte är obligatoriska, men som kan bli nödvändiga för just din utbildning. Kanske behöver du flytta startdatumet, anta studerande efter att omgången påbörjats eller göra förändringar i utbildningsplanen? Vissa av dessa uppgifter går att registrera direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. Läs mer om detta under rubriken Ändringar. De obligatoriska uppgifterna för alla utbildningar följer en tidslinje där varje del bör vara avklarad innan du går vidare till nästa steg. Genom att titta på nedanstående schema kan du försäkra dig om att alla nödvändiga uppgifter har blivit gjorda i rätt tid och i rätt ordning. Längre fram i handboken finns alla stegen förklarade. 1. När utbildningen är beviljad: Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor. 5. Efter omgångens avslut: Skicka slutsignal och skicka in studiedokumentation. 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor: Endel uppgifter hämtas automatiskt. Andra måste du själv fylla i. 4. Under utbildningens gång: Håll studerandelistan uppdaterad. 3. När omgången startar: Registrera studerande och skicka in startsignal. 1. När utbildningen är beviljad q Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor För att kunna administrera en utbildning som har stöd i form av endast tillsyn behöver du ha användarrollen Hantera beviljad utbildning ET på Mina sidor. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela olika användarroller, se manualen Organisation/användare, Utbildningsanordnare som du hittar på Mina sidor under Organisation/Användare. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 4
2. Fyll i uppgifter på Mina sidor En del uppgifter som till exempel utbildningens namn, omfattning och studieort hämtas per automatik från den ansökan som skickats in. Andra uppgifter måste du som utbildningsanordnare fylla i själv. Om informationen ändras uppdaterar du uppgifterna på Mina sidor under utbildningens gång. Även en del av den information som du fyller i här visas på webbplatser som presenterar utbildningar, till exempel utbildningsinfo.se och allastudier.se. Dessa webbplatser är ett effektivt verktyg för att sprida information om din utbildning och därmed få så många och så intresserade sökande som möjligt. Fyll därför i korrekt information om utbildningen. Du bör fylla i informationen omgående så att fler kan hitta just din utbildning när de söker efter utbildningar. q Styrelse eller ledningsgrupp Uppgifterna om styrelsen eller ledningsgruppen lägger du in på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/styrelse/ledningsgrupp. q Utbildningsledare för utbildningen För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen. För att kunna välja en utbildningsledare för utbildningen måste du lägga till henne eller honom som kontaktperson för utbildningen. Detta gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/utbildningsledare. Därefter kan du välja utbildningsledare i listan med kontaktpersoner. q Beskrivning av utbildningen Här kan du fylla i information om vad utbildningen leder till, vad man studerar under utbildningen, vilka huvudämnen som finns samt hur de är upplagda och framtidsmöjligheter efter avslutad utbildning. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen. Beskrivningen fyller du i på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/beskrivning. q Utbildningens webbplats Den länk till er utbildnings webbplats ni vill ska vara synlig på de webbplatser som visar information om utbildningen anger ni på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/webbplats. q Viktiga datum Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen. Du har även möjlighet att ändra omgångens startdatum inom samma månad. Detta datum visas också på de externa webbplatserna. Om ändringen avser en annan månad ska istället en ansökan om ändring av starttidpunkt göras. Datumen väljs på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/viktiga datum.! Tänk på att en del av informationen som du fyller i på Mina sidor även visas på externa webbplatser som presenterar dina utbildningar. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 5
3. När utbildningen startar q Registrera studerande Innan du kan skicka in startsignal måste du registrera uppgifter om de studerande på omgången. De uppgifter som ska lämnas är de studerandes namn, personnummer och kön. Du registrerar de studerande på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning//utbildning/omgång/studerande. De studerande kan läggas in direkt i formuläret eller laddas upp via en Excelfil. På sidan finns en mall som du kan använda för att ladda upp fler studerande vid samma tillfälle. Observera att Excelfilen skriver över de studerande som du har lagt in i formuläret innan uppladdningen. Efter att du har laddat upp de studerande med hjälp av Excelfilen går det bra att fylla på med studerande separat i formuläret. Om du har studerande som saknar svenskt personnummer eller har skyddad identitet kan du inte använda Excelfilen för dessa utan du behöver istället lägga in dessa separat i formuläret. För att du ska kunna registrera studerande måste styrelsen eller ledningsgruppen vara inskickad och godkänd av myndigheten. q Skicka in startsignal Startsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har påbörjats. Samma dag som omgången startar kan du skicka in startsignalen via Mina sidor. Här kan du ändra start- och slutdatum inom samma månad som gäller enligt beslutet. Om du vill ändra till ett datum utanför den månad som gäller enligt beslutet måste du göra en ansökan om under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ändra startmånad. För att startsignalen ska gå att skicka in måste styrelsen eller ledningsgruppen vara inskickad och godkänd av myndigheten och uppgifter om de studerande inlagda. Startsignalen skickar du in på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/startsignal. När du har skickat in startsignalen kan du själv inte längre ta bort studerande från listan, utan måste istället kontakta myndigheten. 4. Under utbildningens gång q Håll studerandelistan uppdaterad Den studerandelista som gäller för omgången kan du hantera på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ Studerande. Här ska uppgifter läggas in om förändringar sker under utbildningens gång. Du ska ange om en studerande gör avbrott eller tar studieuppehåll. Här anger du också om den studerande är åter i studier efter uppehåll. Om en studerande påbörjar utbildningen efter det att omgången har startat kan du registrera den studerande i efterhand. Ange då det startdatum som gäller för just den studerande. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 6
5. Efter omgångens avslut q Skicka in slutsignal Slutsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har avslutats. Senast tre veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in den via Mina sidor. Du kan också ändra slutdatumet till det verkliga slutdatumet. Slutsignalen skickar du in på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ Slutsignal. I slutsignalen anger du vilka studerande som har slutfört utbildningen. Du ska skicka in slutsignalen även om det finns studeranden som inte är klara med sina studier men planerar att komplettera kurser och slutföra utbildningen senare. q Skicka in studiedokumentation I studiedokumentationen redovisar du: de studerandes studiedeltagande betyg eller intyg datum för utfärdade utbildningsbevis start- och slutdatum på utbildningens kurser Att dessa uppgifter arkiveras hos myndigheten är en avgörande del i de studerandes rättssäkerhet. De studerande kan behöva dessa uppgifter exempelvis för att kunna visa vilken kompetens de har ifall de har förlorat sitt utbildningsbevis. Genom att samla dessa uppgifter hos myndigheten finns det alltid en möjlighet att få fram dem vid behov, men i första hand ska dessa uppgifter lämnas ut av anordnaren. Myndigheten skickar ut en Excelfil med förifyllda uppgifter om de studerande för varje omgång på utbildningen till utbildningsledaren, ungefär en månad innan utbildningen slutar. Om du inte har fått mailet kontaktar du myndigheten. Senast fyra veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in studiedokumentationen till myndigheten. Du skickar in de undertecknade dokumenten elektroniskt genom att skanna dem och via e-post skicka dem till info@myh.se. Skriv gärna Studiedokumentation i ämnesraden. I studiedokumentationen ska samtliga studerandes prestationer finnas med, även betyg eller intyg samt studieavbrottsdatum för dem som inte genomfört hela utbildningen. Datum för utfärdande utbildningsbevis ska också finnas med. En mer utförlig beskrivning finns att läsa under fliken Instruktion i Excelfilen. Kompletterande studiedokumentation Om en studerande klarar av kurser och/eller får utbildningsbevis utfärdat efter omgångens avslut är det mycket viktigt att du skickar in kompletterad studiedokumentation. Då markerar vi på myndigheten att även den studerande har slutfört utbildningen. Enklast är att spara den fil du tidigare skickat in och lägga till nya uppgifter om betyg, intyg eller utbildningsbevis i denna. Kompletterad studiedokumentation skickas in precis som vanlig studiedokumentation. q Skicka in kopior av utbildningsbevis och/eller intyg När du utfärdar ett utbildningsbevis eller intyg till en studerande ska du skicka in en kopia av det undertecknade beviset eller intyget till myndigheten. Du skickar in kopian elektroniskt genom att skanna det undertecknade beviset eller intyget och via e-post skicka det till info@myh.se. Skriv i ämnesraden att det är utbildningsbevis eller intyg, samt vilken utbildning de är utfärdade för. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 7
Ändringar Det finns tillfällen då du kan behöva göra ansökningar om ändringar av olika slag. Det görs i vissa fall direkt via Mina sidor och i vissa fall genom att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. Tänk på att ta del av den information som gäller regler och förutsättningar för varje ändring nedan. Flera av de ansökningar om ändringar som du kan göra ska vara styrkta av ett styrelse- eller ledningsgruppsprotokoll. Om ändringen gäller en pågående utbildningsomgång ska de studerandes synpunkter på ändringen dokumenteras och bifogas. Det kan göras i styrelse- eller ledningsgruppsprotokollet eller i en separat bilaga. Vissa ändringar kräver även att du redogör för om det blir förändringar av kostnaderna för utbildningen. Myndigheten kan i dessa fall komma att begära in komplettering i form av en ny budget i efterhand. Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor På Mina sidor kan du ansöka om nedanstående ändringar i utbildningen. När ansökan är inskickad granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. Därefter skickas ett beslut till utbildningsanordnaren per post. Utbildningsplanen Utbildningsplanen är ett dokument som styr innehållet i utbildningen och hur den ska bedrivas. På Mina sidor kan du ansöka om att göra förändringar i utbildningsplanen. Ansökan om ändring i utbildningsplanen gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Utbildningens namn Om du ansöker om att ändra utbildningens namn kan det innebära att utbildningsplanens innehåll också kan behöva uppdateras. Ansökan om ändring av utbildningens namn gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Utbildningens studieform, studietakt och utbildningsort Du kan ansöka om dessa ändringar för omgångar som har statusen beviljad eller startad. Det innebär att omgångar som är avslutade eller inställda inte berörs av ändringen. Om du ansöker om någon av dessa ändringar kan det innebära att utbildningsplanens innehåll också kan behöva uppdateras. Ansökan om ändring av studieform, studietakt och utbildningsort gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Studerandeavgift Du kan ansöka om att ändra studerandeavgiften för omgångar som inte är startade. Ansökan om ändring av studerandeavgiften gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Ändra startmånad Om du vill ändra en omgångs start- eller slutmånad till en annan än den som gäller enligt beslutet måste du ansöka om att ändra startmånad. Detta gör du på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ändra startmånad. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 8
Ställ in omgång Om det är mer än en månad kvar till startdatum och antagningsbesked inte skickats ut kan du ansöka om att ställa in omgången via Mina sidor. Ansökan gör du under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ställ in omgång. Här beskriver du också anledningen till att omgången ställs in. Om det är mindre än en månad kvar skickar du e-post till registrator@myh.se och anger varför omgången ska ställas in och hur eventuella sökande/antagna har informerats. Ansökningar om ändringar som görs med blankett Övriga ansökningar om ändringar ska göras på en blankett som skickas till myndigheten. När ansökan är inskickad granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. Därefter skickas ett beslut till utbildningsanordnaren per post. Byte av ansvarig utbildningsanordnare Ett byte av ansvarig utbildningsanordnare får göras om myndigheten godkänner bytet. Ansökan görs via en blankett som finns att hämta på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/blanketter. Årsplatser Årsplatser och studerandeplatser är två olika begrepp. En årsplats är en studerandeplats i heltidsutbildning som omfattar 40 veckor. En studerandeplats motsvarar en studerande som går på en utbildningsomgång. En studerandeplats utgörs alltid av en individ medan en årsplats kan motsvara flera olika personer. Utifrån de studerandeplatser som utnyttjas på en utbildnings alla omgångar under ett år beräknas det antal årsplatser som utbildningen utnyttjat under året. När en heltidsutbildning omfattar 40 veckor är antalet studerandeplatser och årsplatser detsamma. När en utbildning är kortare än 40 veckor kommer det antal studerandeplatser som är möjliga att utnyttja vara fler än antalet årsplatser. Eftersom antalet beslutade årsplatser för en utbildning inte får överskridas är det viktigt att du som anordnare inte antar fler studerande till utbildningen än vad beslutet tillåter.! Tänk på att alltid hålla studerandelistan uppdaterad. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 9
Myndigheten för yrkeshögskolan Swedish National Agency for Higher Vocational Education Telefon: 010-209 01 00 (växel) Mail: info@myh.se Box 145, 721 05 Västerås www.myh.se Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 10