Vägledning för avrop från ramavtalet Rakelprodukter

Sid 1 (33) Rev 2014-11-06 Vägledning för avrop från ramavtalet Rakelprodukter Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre www.avropa.se borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom dokumentet ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänna villkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte tycker att det är för lite luft i dokumentet så är det bara att ändra i formatmallen för de olika rubrikerna Lägg ut i både MS-format och ODF-format 1 Dokumenthistoria 5

Sid 2 (33) 2 Inledning 6 3 Avropsberättigade 6 4 Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde 7 4.1 Celab Communications AB 7 4.2 Swedish Radio Supply i Wermland AB 7 4.3 TC Connect Sweden AB 7 4.4 Zodic Sverige AB 7 4.5 Underleverantörer 7 4.6 Distributör 8 5 Övergripande information om ramavtalsområdet 8 5.1 Ramavtalets giltighetstid 8 5.2 Avrop från ramavtalet 8 5.3 Anbudstid 9 5.4 Längden på kontrakt 9 5.5 Anslutning mot Rakelsystemet 9 6 Ramavtalets omfattning 9 6.1 Rakelmobiler 11 6.2 Modem 11 6.3 Dispatcherutrustning (operatörsutrustning) 12 6.4 Programmeringsutrustning 12 6.5 Programvaror 12 6.6 Monteringsutrustning 12 6.7 Tillbehör till Rakelmobiler 12 6.8 Utrustning för att bygga telematiklösningar 13 6.9 Övrig hårdvara för Rakelprodukter 13 7 Tjänsteområden 13 7.1 Design 13 7.2 Destruktion 13 7.3 Dokumentation 13 7.4 Driftsättning 14 7.5 Felrättning 14 7.6 Informationssäkerhet 14 7.7 Installation 14 7.8 Integration 14 7.9 Konfiguration 14 7.10 Kundanpassad inköpsfunktion 14 7.11 Lagerhållning 14 7.12 Leverans 14 7.13 Montering 15 7.14 Programmering 15 7.15 Projektledning 15 7.16 Rådgivning 15 7.17 Service 15

Sid 3 (33) 7.18 Support 15 7.19 Test 15 7.20 Underhåll 16 7.21 Utbildning 16 7.22 Utökningar och uppgraderingar 16 7.23 Överlämning vid leverantörsbyte 16 8 ISI-krav på Rakelmobiler för att möjliggöra kommunikation med norska Nödnett 16 9 Fördefinierade Rakelmobiler 16 9.1 Ordinär 17 9.2 Robust 18 Rakelmobil Robust är tänkt att passa den Rakelanvändare som ställer lite högre krav på användandet. Anbudsgivarna har satt ett takpris på modellen och vid ett avrop kan detta bli lägre. 18 Rakelmobil Robust ska ha följande egenskaper och funktioner utöver de ska-krav som ställs i upphandlingen. 18 Behändig 19 Rakelmobil Behändig är tänkt att passa den Rakelanvändare som ställer krav på en liten smidig Rakelmobil. Anbudsgivarna har prissätta fördefinierad typ kallad Behändig enligt följande: 19 Rakelmobil Behändig ska ha följande egenskaper och funktioner utöver de övriga ska-krav som ställs i upphandlingen. 19 Priset gäller för en komplett Rakelmobil inklusive, reseladdare för 230V AC, antenn, batteri, programvara för Rakelmobilen och grundprogrammering enligt avropsförfrågan. 19 10 Specifika krav 20 10.1 Avtalsvillkor 20 10.2 Certifiering och integration 20 10.3 Tider och genomförande 21 10.4 Överlåtelser/Överköp 21 10.5 Leveransprov 21 10.6 Leveranstid 21 10.7 Leveransavrop 21 10.8 Modell av Rakelmobil kvar på marknaden 21 10.9 Programversion 21 10.10 Programmeringsutrustning för programmering 22 10.11 Autospar 22 10.12 Unit Alert och Call Out 22 10.13 Säkerhetsskyddsavtal 22 10.14 Personal på plats 22 10.15 Service 22 10.16 Uppföljningsmöten 23 10.17 Övervakning 23 10.18 Informationssäkerhet 23 10.19 Tillträde till lokaler 23

Sid 4 (33) 10.20 Delfakturering 23 10.21 Faktura specifikation 23 10.22 Avropsblankett/stöddokument för avrop 23 11 Genomförande av avrop 24 11.1 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan 24 11.2 Steg 2 Utskick av avropsförfrågan 27 11.3 Steg 3 Utvärdering av avropssvar 28 11.4 Steg 4 Teckna avtal (kontrakt) 29 11.5 Praktiska råd vid avropet 29

Sid 5 (33) 1 Dokumenthistoria Version nr: Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: 1.0 2013-06-27 1.1 2013-09-03 9.4.1 samt 5.5 Anbudstid bort 1.2 2013-10-09 Kompletterat med checklistor 2.0 6.2 Förtydligande samt justering av kap 6,7,8,9 2.1 2014-04-02 9.13 Säkerhetsskyddsavtal 8 Fördefinierade Rakelmobiler 2.2 2014-08-27 5.1 Ramavtalets giltighetstid 2.3 2015-05-15 5.1 Ramavtalets giltighetstid

Sid 6 (33) 2 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Rakelprodukter 2013. Övrigt stödmaterial och fördjupad information om ramavtalsområdet finns på www.avropa.se där Ni även hittar kontaktuppgifter till Statens inköpscentral. Vägledningen innehåller rekommendationer från Statens inköpscentral. Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som är gällande. 3 Avropsberättigade Ramavtalen för Rakelprodukter 2013 kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter under regeringen. Genom fullmakt deltar övriga myndigheter, vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten samt de kommuner och landsting som valt att ansluta sig. Avropsberättigade organisationer på dessa ramavtal finns på www.avropa.se. Den kommun eller det landsting som inte har lämnade fullmakt till Statens inköpscentral när upphandlingen gjordes kan inte avropa från ramavtalet för Rakelprodukter 2013. De måste göra en egen upphandling. Det går inte att lämna in en fullmakt i efterhand. I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade.

Sid 7 (33) 4 Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde 4.1 Celab Communications AB Kontaktperson: Lars-Gunnar Gydemo Telefon: 0303-246027 / 0703-708097 Epostadress: lars-gunnar.gydemo@celab.se Adress: Rollsbovägen 20, 442 40 Kungälv 4.2 Swedish Radio Supply i Wermland AB Kontaktperson: Jonas Hoke Telefon: 054-670514/0706-306000 Epostaddress: jonas.hoke@srsab.se Adress: Fallvindsgatan 3-5, 652 21 Karlstad 4.3 TC Connect Sweden AB Kontaktperson: Johan Kvist Telefon: 08-410 306 25/0709-934325 Epostadress: johan.kvist@tccsweden.se Adress: Mastgatan 2A, 692 71 Kumla 4.4 Zodic Sverige AB Kontaktperson: Vasilios Toutouzoglou/ Linnéa Mattsson Telefon: 08-556 585 02/ 556 156 97 Epostadress: valle@zodiac.se/ linnea@zodiac.se Adress: Flygfältsvägen 15, 128 30 Skarpnäck (Stockholm) Ramavtalsleverantörerna uppställs i bokstavsordning utan inbördes rangordning. 4.5 Underleverantörer En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. Ett företag som endast levererar varor eller tjänster som inte är direkt hänförliga till upphandlingsföremålet är inte en underleverantör inom ramen för denna upphandling. En underleverantör kan inte besvara en avropsförfrågan, skicka in avropssvar eller teckna kontrakt med en myndighet på Ramavtalet. En

Sid 8 (33) underleverantör kan läggas till i listan för underleverantörer under ramavtalets gilltighetstid. Rätten att ta emot avropsförfrågan och lämna avropssvar kan inte delegeras till en underleverantör. 4.6 Distributör En distributör förser ramavtalsleverantören med produkter som omfattas av detta ramavtalsområde i det fall ramavtalsleverantören inte kan hantera dessa på egen hand. En distributör kan när som helst antas av ramavtalsleverantören utan att Statens inköpscentral behöver underrättas. 5 Övergripande information om ramavtalsområdet Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, MSB, är den organisation som i dag har ansvar för att Rakelsystemets infrastruktur. MSB ser till att systemet byggs på Tetrastandard, ansvarar för införande av nya tjänster, ser till att täckning och kapacitet upprättshålls, att nätet servas och supportas, hanterar abonnemang, med mera. Mera information finns på MSB hemsida https://www.msb.se/rakel. Alla produkter och tekniska lösningar som ansluts till Rakelsystemet måste vara godkända av MSB. Med produkter menas Rakelmobiler, modem samt annan hårdvara med tillhörande mjukvara och applikationer som ansluts mot Rakelmobiler och kommunikationscentralens fasta anslutningar. Det gäller inte tillbehör till Rakelmobiler och modem så som batterier, batteriladdare, headset, öronmusslor, monofoner, bärandordningar, bordställ med mera. 5.1 Ramavtalets giltighetstid Ramavtalet är förlängt med 30 månader och är nu giltig fr.o.m. 2013-05-31 t.o.m. 2017-05-31. Samtliga förlängningsoptioner är utnyttjade. Tecknade leveranskontrakt under ramavtalet giltighetstid kan vara giltiga efter att ramavtalets giltighetstid har gått ut. Nya kontrakt kan inte tecknas efter att ramavtalets giltighetstid har gått ut. 5.2 Avrop från ramavtalet Avrop ska ske genom förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Förfarandet innebär att avrop ska

Sid 9 (33) föregås av en avropsförfrågan som skickas till samtliga ramavtalsleverantörer. För att underlätta vid avrop har tre stycken fördefinierade Rakelmobiler samt en programmeringstjänst tagit fram. Dessa har i upphandlingen försetts med takpriser och dessa priser får inte överskridas vid en förnyad konkurrensutsättning. Om dessa fördefinierade Rakelmobiler inte uppfyller kraven för myndigheten kan avrop komma att ställas utifrån Kravkatalogen. Kravkatalogen styr de möjliga områden inom vilka krav (både ska och bör) kan komma att ställas inom vid avrop. Myndigheten avgör inom ramen för Ramavtalet vilka villkor och krav som är relevanta för det specifika avropstillfället, om dessa behöver preciseras samt vilken vikt de ska tillmätas (Se avsnitt 8). 5.3 Anbudstid Anbudstiden ska vara så lång så att ramavtalsleverantören hinner lämna ett genomarbetat svara på förfrågan. 5.4 Längden på kontrakt Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid. Statens inköpscentral bedömer att ett avrop från ramavtalet kan ha en löptid om maximalt 48 månader. Kontraktet ska ha tecknats inom ramavtalets giltighetstid men fullgörandet kan ske även efter att ramavtalet har upphört. 5.5 Anslutning mot Rakelsystemet De organisationer som får ansluta sig till Rakelsystemet är de organisationer som har ett författningsreglerat ansvar för allmän ordning, säkerhet eller hälsa i samhället. För att en organisation ska få använda Rakel måste en intresseanmälan göras hos MSB och få den godkänd. Där efter kan beställningar av Rakelabonnemang ske. Se MSB:s hemsida https://www.msb.se/sv/produkter--tjanster/rakel/ 6 Ramavtalets omfattning Upphandlingen omfattar till största delen Rakelmobiler, med Rakelmobiler avses handburna terminaler samt Rakelmobiler avsedda i första hand för montering i fordon. Vidare omfattas upphandlingen av andra produkter som

Sid 10 (33) kommer att användas i Rakelnätet så som personsökare och dispatcher med mera. Tillbehör till dessa produkter inkluderas också i Upphandlingen. Alla produkter är avsedda för användning i Rakelsystemet. Upphandlingen omfattar även produktnära tjänster och konsulttjänster för produkterna i Upphandlingen. Rakelsystemet används av statliga myndigheter, länsstyrelser, kommuner och landsting samt kommersiella aktörer som arbetar med allmän ordning, säkerhet och hälsa. Produktområden: Rakelmobiler (handburna och fordonsmonterade) Modem Dispatcherutrustning (operatörsutrustning) Programmeringsutrustning Programvaror Monteringsutrustning Tillbehör till Rakelprodukter Utrustning för att bygga telematiklösningar Personsökare Övrig hårdvara för Rakelprodukter Tjänsteområden: Design Destruktion Dokumentation Driftsättning Felrättning Informationssäkerhet Installation Integration Konfiguration Kundanpassad inköpsfunktion Lagerhållning Leverans Montering Programmering Projektledning Rådgivning Service Support Test Underhåll Utbildning

Sid 11 (33) Utökningar och uppgraderingar Överlämning vid leverantörsbyte Ramavtalet omfattar inte utrustning för Rakelsystems infrastruktur så som basstationer och liknande. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ansvarar för Rakelsystemets infrastruktur och då även för utbyggnad, förändringar och support av detsamma. Ramavtalet omfattar inte heller utrustning eller tjänst för inomhustäckning för Rakel. 6.1 Rakelmobiler Med Rakelmobiler avses både handburna och fordonsmonterade Rakelmobiler. Med Fordonsmonterade Rakelmobiler avses en Rakelmobil som är avsedd för fast montering i ett fordon. Med Handburen Rakelmobil avses en Rakelmobil som är avsedd för att kunna bära med sig. Med fordon avses: täckta fordon exempelvis bil, buss öppna fordon exempelvis snöskoter, mc vattenfarkost exempelvis båt, vattenskoter luftfarkost exempelvis flygplan, helikopter ATEXklassade Rakelmobiler och -produkter går att avropa från ramavtalet. Med ATEX klassade produkter menas att de kan användas i områden som har lättantändliga ämnen. Det är viktigt att komma ihåg att hela Rakelmobilen och tillbehör gemensamt ska vara klassad för att räknas som ATEX klassad. Ett urval av ATEX klassade Produkter som går att avropa är: Handburen Rakelmobil. Batteri Monofon Hörsnäcka Extern PTT (push to talk) Headset Talgarnityr för rökdykning 6.2 Modem Utrustning som möjliggör att styra annan utrustning via Rakelsystemet.

Sid 12 (33) 6.3 Dispatcherutrustning (operatörsutrustning) Operatörsutrustning, KC-terminal, är fast ansluten till Rakel och används i kommunikations- och ledningscentraler för ledning av insatser genom kommunikation med användare av Rakelmobiler och för hantering av talgrupper. Operatörsutrustningen kan även användas som administrationsverktyg av Rakelmobiler. 6.4 Programmeringsutrustning Med programmeringsutrustning avses utrustning som kan programera Rakelmobiler. Det går att köpa programmering som tjänst, se Tjänsteområden eller köpa sin egen programmeringsutrustning och själva hantera programmeringen. 6.5 Programvaror Programvaror för Rakelprodukter exempelvis Rakelmobiler och dispatcherutrustning. 6.6 Monteringsutrustning Material för installation av Rakelmobil i fordon eller fastighet. 6.7 Tillbehör till Rakelmobiler Ramavtalet omfattar även möjlighet till avrop av tillbehör till Rakelmobiler. Exempel på tillbehör är batterier, batteriladdare, antenner, headset, öronmusslor, monofoner, bäranordningar, bordställ. Se kapitel 11. 6.7.1 Anpassade tillbehör Vid kravställning av tillbehör är det viktigt att tillbehören är anpassad för den utrustning som tillbehören ska användas till. Krav ska ställas att tillbehör såsom headset, monofoner, talgarnityr med mera ska vara anpassad till den utrustning de är avsedda för. De ska återge och uppta rätt ljud på bästa sätt. Blåtandsutrustning ska också vara anpassad till utrustningen som den ska vara kopplad mot. För krav på tillbehör se Bilaga Kravställningsstöd på tillbehör.

Sid 13 (33) 6.8 Utrustning för att bygga telematiklösningar Ett exempel på Telematiklösning kan vara fjärrmanövrering av port. Det innebär att porten kan öppnas via ett anrop från en Rakelmobil. 6.8.1 Trygghetslarm Trygghetslarm är en telematiklösning för att kunna överföra larm via Rakelsystemet. Exempel är utrustning för vårdtagare och hotade personer som kan larma vid behov. 6.9 Övrig hårdvara för Rakelprodukter Rakelprodukter och kringutrustning som inte ingår i ovan nämnde grupper, exempelvis personsökare mm. 7 Tjänsteområden Med ramavtalet Rakelprodukter finns möjligheten att avropa tjänster inom flera områden vilka presenteras här nedan. Det är tjänster som har med den kundnära utrustning att göra och tjänster som projektledning för utformningen av Rakelsystemet för den egna myndigheten samt drift och support av Rakelmobiler och kringutrustning. Konsulttjänsterna går att avropa i flera kompetensnivåer. 7.1 Design Med tjänsten Design avses analys och planering av kommunikation i Rakelsystemet för den egna myndigheten. Vidare hur en lednings- och sambandsanalys skapas för att se det egna kommunikationsbehovet och hur ett programmeringsunderlag fylls i som beskriver strukturen på myndighetens kommunikation i Rakel. 7.2 Destruktion Återtagande, skrotning, återvinning och förstörande av produkt inklusive upprättande av skrotintyg. 7.3 Dokumentation Kundspecifik dokumentation över produkt och/ eller tjänst. Klargör vem som äger dokumentationen och vem som ska uppdatera dokumentationen. Vid övergång till ny leverantör är det viktigt att dokumentationen är uppdaterad så en smidig övergång kan ske för alla parter.

Sid 14 (33) 7.4 Driftsättning Driftsättning av produkter inom området Rakelprodukter, det vill säga de produkter som tas i operativ drift samt att rutiner överförs och upprätthålls för att produkterna ska fungera. 7.5 Felrättning Åtgärda upptäckta fel i leveransen. 7.6 Informationssäkerhet Produkter och tjänster kan komma att anpassas för informationssäkerhetsbehov. 7.7 Installation Produktuppackning, montering och anslutning av produkt och kablage. Leveranskontroll och användarinstruktion. I tjänsten installation kan även bortforsling av emballage, material och annat ingå. 7.8 Integration Integration av produkter och funktioner i befintliga miljöer. Säkerställande av kompatibilitet mellan produkter. 7.9 Konfiguration Parametersättning samt övrig anpassning av Rakelprodukter för Rakelsystemet. 7.10 Kundanpassad inköpsfunktion Med kundanpassad inköpsfunktion avses att avropande myndighet ska kunna erbjudas anpassning till eget inköpssystem eller inköpsprocess inklusive demonstration av och information om olika produkter. 7.11 Lagerhållning Mellanlagring, leveransbevakning och tillhandahållande av utbyteslager med produkter och tillbehör för kortare ledtider vid felhantering. 7.12 Leverans Produkter, tjänster och funktioner som levereras till avropande kunder.

Sid 15 (33) 7.13 Montering Montering av Rakelmobiler exempelvis i fordon och i fastigheter. Rätt utförd installation ger en lång livslängd på utrustningen och tillgodoser en bra kommunikation med ljud och visuellt gränssnitt. 7.14 Programmering Programmering av Rakelmobiler gällande talgrupper och programvaror. 7.15 Projektledning Projektleda uppdrag inom området Design för Rakelprodukter. 7.16 Rådgivning Rådgivning avseende produkter, funktionsval, teknikval, underhåll, miljöaspekter, miljöegenskaper, informationssäkerhet, tillgänglighet, användbarhet, ergonomi med mera. 7.17 Service Med service avses exempelvis reparation av hårdvara inom avtalad tid, felsökning, proaktiva åtgärder och tillgång till reservdelar. 7.18 Support Med support avses den kontaktväg som tillhandahålls för användare och ansvariga hos kund angående de produkter och tjänster som levereras. Support avser exempelvis användarstöd, felanmälan, enklare administrativt stöd. 7.19 Test Kontroll av funktioner och produkter i anvisad miljö så att de överensstämmer med avtalad specifikation. Test av Rakelmobiler inför anskaffning kan genomföras för att säkerställa vilken typ av Rakelmobil som ska avropas. Under testen kan både funktion och täckning kontrolleras. Enligt MSB täcker Rakelsystemet ca 95 % av landets yta. Täckningen mäts utifrån fordonsmonterade Rakelmobiler vilka har högre uteffekt och bättre antennförutsättningar än handburna Rakelmobiler. I städer, tätorter, högtrafikerade vägar och speciellt viktiga objekt är täckningen så god att handburna Rakelmobilerna fungerar bra.

Sid 16 (33) 7.20 Underhåll Med underhåll avses uppgraderingar och uppdateringar av programvaror. Med uppdatering avses rättningar, säkerhetsuppdateringar etc. i programvara. Att införa en ny version i syfte att rätta fel och åtgärda säkerhetsbrister betraktas som uppdatering. Med uppgradering avses att införa nya versioner med ny eller ändrad funktionalitet. Installation av uppgradering eller uppdatering kan utföras av leverantör eller avropande myndighet. 7.21 Utbildning Kundspecifik utbildning för Rakelprodukter som avropande myndighet avropar. 7.22 Utökningar och uppgraderingar Hantering av utökningar och uppgraderingar av befintliga produkter. 7.23 Överlämning vid leverantörsbyte Förberedelse inför leverantörsbyte är tillexempel att se till att dokumentation är uppdaterad, förbered personlig överlämning med erfarenhetsutbyte med mera. 8 ISI-krav på Rakelmobiler för att möjliggöra kommunikation med norska Nödnett I samband med att gränsöverskridande kommunikation möjliggörs mellan Nödnett och Rakel från och med 2016 behöver organisationer med behov av gränsöverskridande kommunikation säkerställa att radioutrustningen klarar av att hantera de ISI-krav som finns för att kunna kommunicera med utrustningen via ett annat nät. Mer information finns på MSB:s hemsida www.msb.se För att Rakelmobil ska kunna användas i flera nät behöver myndigheten kravställa i avropet att utrustningen klarar funktionaliteten gränsöverskridande kommunikation. Finns det i dag befintliga Rakelmobiler hos myndigheten kan det behövas inventera om det går att uppgradera dessa med ny mjukvara för gränsöverskridande kommunikation. 9 Fördefinierade Rakelmobiler Det finns tre fördefinierade Rakelmobiler Ordinär, Robust och Behändig. Dessa kan endast avropas enligt redan ställda krav. Leverantören kan byta ut de fördefingerade Rakelmobil till en annan exempelvis när nya Rakelmobiler blir

Sid 17 (33) godkända av MSB. De ställda kraven i upphandlingen måste uppfyllas med de nya fördefingerade Rakelmobilerna. Leverans ska alltid kunna ske av de fördefinierade Rakelmobilerna med en leveranstid om sju (7) arbetsdagar om inte längre leveranstid avtalas i kontraktet. Det går även att använda de fördefinierade Rakelmobilerna som mall vid egen kravställning. De takpriser, leveranstider, viten mm som är kopplade till de fördefingerade Rakelmobilerna gäller inte om en egen kravställning görs. På leverantörens hemsidor finns utbud av Rakelmobil, även fördefingerade Rakelmobiler, som respektive leverantören har. Nya Rakelmobiler kan vara bättre anpassade för det egna behovet. Mindre förändring av krav kan medföra att flera leverantörer kan svara på avropsförfrågan och konkurrensen ökar, framförallt på fördefinierad Rakelmobil Behändig där två leverantörer kan leverera behändig. Kommer nya Rakelmobiler som kvalificerar in under Rakelmobil behändig är det bara dessa två leverantörer som kan leverera behändig annars måste likvärdig skrivas. För att få avropssvar från samtliga ramavtalsleverantörerna på en mindre Rakelmobil måste kraven på behändig ändras till Maximalt djup:36 mm, Maximal vikt: 234g med batteri och Lägst IP-klass: IP54 och inte heta behändig. För att få bra konkurens kan en uppdelning av avropet göras. Det går att ställa en Request For Information (RFI) till samtliga leverantörer för att få mera detaljerad information om exempelvis funktionalitet, storlek på Rakelmobilerna. Man down-funktion är en funktion som larmar när användaren hamnat i en situation där personen är oförmögen att skälv larma på hjälp. Leverantörernas fördefingerade Rakelmobiler kan ha en givare som känner av om Rakelmobilen blir liggande eller stillaliggande och ett larm går. En annan lösning är att användaren måste regelbundet besvara en fråga och om svaret uteblir går larmet. Båda lösningarna ryms inom Man down-funktion. 9.1 Ordinär Rakelmobil Ordinär är tänkt att passa den myndighet som ställer grundläggande och enklare krav på Rakelmobiler. Anbudsgivarna har satt ett takpris på modellen och vid ett avrop kan detta bli lägre. Rakelmobil Ordinär ska ha följande egenskaper och funktioner utöver de ska-krav som ställs i upphandlingen:

Sid 18 (33) Handburen Rakelmobil Reseladdare för 230V AC, Antenn, Batteri, Programvara för Rakelmobilen och grundprogrammering enligt avropsförfrågan. GPS-funktion Man down-funktion Färgskärm Lägst IP-klass: IP54 Alfanumerisk knappsats Minsta RF-uteffekt 1 W 9.2 Robust Rakelmobil Robust är tänkt att passa den Rakelanvändare som ställer lite högre krav på användandet. Anbudsgivarna har satt ett takpris på modellen och vid ett avrop kan detta bli lägre. Rakelmobil Robust ska ha följande egenskaper och funktioner utöver de ska-krav som ställs i upphandlingen.

Sid 19 (33) Handburen Rakelmobil Reseladdare för 230V AC, Antenn, Batteri, Programvara för Rakelmobiler och grundprogrammering enligt avropsförfrågan. Maximal längd 150 mm utan antenn Maximal bredd: 65 mm Maximalt djup: 36 mm utan batteri Maximal vikt: 300g med batteri Lägst IP-klass: IP55 GPS-funktion Man downfunktion Färgskärm Repeaterfunktion Minsta RF-uteffekt 1 W Behändig Rakelmobil Behändig är tänkt att passa den Rakelanvändare som ställer krav på en liten smidig Rakelmobil. Anbudsgivarna har prissätta fördefinierad typ kallad Behändig enligt följande: Rakelmobil Behändig ska ha följande egenskaper och funktioner utöver de övriga ska-krav som ställs i upphandlingen. Priset gäller för en komplett Rakelmobil inklusive, reseladdare för 230V AC, antenn, batteri, programvara för Rakelmobilen och grundprogrammering enligt avropsförfrågan.

Sid 20 (33) Handburen Rakelmobil Reseladdare för 230V AC, Antenn, Batteri, Programvara för Rakelmobiler och grundprogrammering enligt avropsförfrågan. Maximal längd: 130 mm utan antenn Maximal bredd:60 mm Maximalt djup:25 mm utan batteri Maximal vikt: 200g med batteri Lägst IP-klass: IP55 Färgskärm GPS Minsta RF-uteffekt 1 W 10 Specifika krav Här nedan finns ett antal mera specifika krav som man kan ställa. Dessa krav kan behöva specificeras och även förklaras varför man ställer dessa så att ramavtalsleverantören förstår varför de ställs. Det gör att man får ett bättre svar från ramavtalsleverantören och man får rätt funktion och/eller utrustning. 10.1 Avtalsvillkor Avtalstillägg/anpassningar där sådana kan göras enligt Allmänna villkor eller upphandlingsunderlaget, exempelvis vite, service uppföljningsmöten mm. Om Kunden hävt ett leveransavtal, enligt hävningsklausul i Allmänna villkor, och hävningen beror på att ramavtalsleverantören åsidosatt sina åtaganden har Kunden rätt att exkludera den ramavtalsleverantören, i det nya avropet som syftar till att ersätta det upphävda leveransavtalet. 10.2 Certifiering och integration Vid avrop kan krav komma att ställas på att medföljande produkter och/eller programvara är lämpad för viss infrastruktur samt att medföljande programvara är möjlig att integrera med andra programvaror. Vid avrop kan krav komma att ställas utifrån certifiering för exempelvis visst operativsystem, andra programvaror, hårdvaror eller säkerhetsklassning. Vid avrop kan krav komma att ställas på att integrationsmöjligheter samt vara kompatibelt.

Sid 21 (33) 10.3 Tider och genomförande Vid avrop kan krav komma att ställas på t.ex. leveranstid, leveranstidpunkt och geografisk plats för genomförande och/eller leveranser. 10.4 Överlåtelser/Överköp Utvärdering av innehåll och villkor för övertagande och köp av utrustning mellan parterna. 10.5 Leveransprov I samband med anbudsinlämnandet kan krav ställas att ett leveransprov ska levereras. Ställ då kravet om att leveransprovet ska vara en Rakelmobil som uppfyller alla ska-krav vid anbudsinlämnandet. 10.6 Leveranstid Vid avrop måste man specificera när utrustningen ska levereras och vart. Det kan vara hela leveransen eller delar av leveransen. Specificeringen gäller både nybeställning och service av utrustning. Specificeringen ska ange vem ska ta emot utrustningen och vid skador på utrustningen vem som ansvarar för skada och om leveransförsening uppstår. 10.7 Leveransavrop Vid leveransavrop är det bra att fundera på hur länge avrop kan göras för att få kontinuitet på leveransen och att kringutrustning finns till avropad utrustning. 10.8 Modell av Rakelmobil kvar på marknaden Vid leveransavtal kan man ställa krav på att en viss modell Rakelmobiler ska kunna finnas kvar på marknaden under ett antal år för att optioner ska kunna lösas ut. 10.9 Programversion Det är viktigt att man har rätt programversion till Rakelmobiler och tillbehörsutrustning. Det finns två typer av programvaror som man ska ställa krav på att de är installerade vid avrop. Den egna myndighetens programmering med talgruppsmallar med mera. Tillverkarens programversion för Rakelmobilerna. Ramavtalsleverantören kan ansvara för lagring av backup av programversion av talgruppsmallar för den egna myndigheten. Det kan förenkla vid avrop och vid service och support av Rakelmobiler och kringutrustning.

Sid 22 (33) 10.10 Programmeringsutrustning för programmering Det går att kravställa hur programmering av Rakelmobiler ska hanteras efter leverans då uppdateringar och förändringar i talgruppsmallar genomförs. Ramavtalsleverantör kan erbjuda tre olika lösningar. Den första är att avropande myndighet köper programmeringsutrustning och sköter det helt själv. Den andra är att Ramavtalsleverantören har programmeringsutrustningen hos sig och avropande myndighet ansluter en programmeringsklient mot Ramavtalsleverantörens programmeringsutrustning via WAN. Det tredje är att avropande myndighet låter Ramavtalsleverantör utföra programmeringen via att skicka in Rakelmobilen eller att det görs på plats hos avropande myndighet. 10.11 Autospar Det kan kravställas om Rakelmobilen ska autospara inställningar som gjorts under arbetspasset. Är Rakelmobilen en personlig Rakelmobil kan det vara bra om man har autosparat inställningen så att man inte behöver ställa in den personliga inställningen igen efter att den blir avstängd. 10.12 Unit Alert och Call Out Unit Alert och Callout kan kravställas i avrop och det är funktioner för utalarmering i Rakelsystemet som kan ställas i olika nivåer. Normalt sätter ett call out/unit alert terminalen i "larmläge" med ljus- och ljud-varningar och kombineras vanligen med Flash-SDS samt en beskrivning av ärendet i displayen. Användaren måste bekräfta eller neka ärendet för att återgå till normalläge. 10.13 Säkerhetsskyddsavtal Vid avrop kan krav komma att ställas på att säkerhetsskyddsavtal ska tecknas och att konsult ska säkerhetsprövning med registerkontroll och särskild personutredning innan tjänstens utförande. Se säkerhetsskyddslag (1996:627). 10.14 Personal på plats Det går att avtala om personal på plats för att utföra tjänster så som service och support med mera av Rakelutrustning. 10.15 Service Vid avrop av Rakelmobiler ska även rätt service avropas. Garantitid är normalt två år för Rakelmobiler men kan avropas för längre tid. Man kan avropa både in skicksservice eller service på plats. Tillbehör har normalt ramavtalsleverantörens standardgarantitid om inget annat avropas.

Sid 23 (33) 10.16 Uppföljningsmöten Vid införande av Rakel behöver beställaren och ramavtalsleverantören ha uppföljningsmöten. Dessa möten kan vara täta när Rakel införs men även efter införandet och man övergår till förvaltning behövs kontinuerliga möten. Kravställ hur ofta och vad som ska behandlas på mötena och vem som håller i dessa möten. 10.17 Övervakning Om det installeras utrustning som kan övervakas kan det avtalas om hur övervakningen ska ske. Om larm kan genereras vart ska larmet gå, reaktionstid samt åtgärdstid med mera. 10.18 Informationssäkerhet Det kan ställas krav på att erbjudna funktioner, produkter och tjänster ska uppfylla sådana säkerhetskrav att beställande myndighet kan följa Myndigheten för samhällsskydd och beredskap krav/rekommendationer för informationssäkerhet. 10.19 Tillträde till lokaler Avropande myndighet bör ha ett regelverk med rutiner och uppföljning för tillträde av de egna lokalerna av ramavtalsleverantörens servicetekniker. 10.20 Delfakturering Det går att kravställa när ramavtalsleverantören ska få fakturera. Ett exempel är att ramavtalsleverantören får fakturera 10 % vid beställning, 70 % vid leverans och 20 % vid godkänd installation. 10.21 Faktura specifikation Det går att kravställa på vad fakturan ska innehålla. Så som beställnings nummer, materieal, arbetade tider med mera. Det är för att kunna enkelt stämma av fakturan med beställningen och offerten. 10.22 Avropsblankett/stöddokument för avrop Statens inköpscentral avser att under ramavtalsperioden tillhandahålla en avropsblankett för att både tydliggöra och underlätta avropen för myndigheter och ramavtalsleverantörer. Statens inköpscentral rekommenderar att myndigheter i första hand använder denna blankett vid avrop. Avropsblanketten och tillhörande instruktion hittar du på www.avropa.se Om en myndighet väljer att göra sin avropsförfrågan med hjälp av en sådan blankett ska också ramavtalsleverantören lämna sitt avropssvar i denna.

Sid 24 (33) 11 Genomförande av avrop Det är viktigt att man ställer rätt krav och krav som den egna myndigheten har behov av på produkterna/tjänsterna. Beskriv tydligt behovet och varför man har behovet. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att leverera en bra offert och det blir inte så mycket frågor på förfrågningsunderlaget. Det är viktigt att man redan i förstudien har en bra bild av vad som kan levereras och att de krav som man ställer i förfrågningsunderlaget kan levereras. Det gör att avropande myndighet får offerter från flera ramavtalsleverantörer så att en prispress uppstår. Innan avropsförfrågan skickas ut kan avropande myndighet föra en dialog med ramavtalsleverantörerna. Det är viktigt att samtliga ramavtalsleverantörer bjuds in till detta och att alla likabehandlas. Genom dialogen kan förmågan att leverera säkerställas och den avropande myndigheten får värdefull information om vilka möjligheter som finns att uppfylla myndighetens behov. Behovsanalysen, nulägesanalysen och den information som inhämtats från ramavtalsleverantörerna kan myndigheten sedan använda vid skapandet av avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för ramavtalsleverantörerna att lämna ett optimalt svar på avropsförfrågan. Detta görs enklast genom att kunden översiktligt beskriver nuläget och behoven samt ber ramavtalsleverantörerna beskriva om de är i stånd att leverera de produkter och tjänster som beskrivits. Vid oklarheter om t.ex. en viss produkt eller tjänst ingår i ramavtalsleverantörernas utbud, oklarheter kring prisbild, kan kunden ställa en enkel fråga som kan ingå i en s.k. Request For Information (RFI), till samtliga ramavtalsleverantörer innan själva avropet görs. Varje ramavtalsleverantör kan bara leverera det eller de egna märke av Rakelmobiler. För att få en bra konkurenssituation mellan ramavtalsleverantörerna får märken på Rakelmobiler inte anges i förfrågningsunderlaget om inte samtliga ramavtalsleverantörerna kan leverera. 11.1 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan 11.1.1 Förberedande arbete, behovsanalys Inför avrop från ramavtalen bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka varor/tjänster inom ramavtalsområdet som myndigheten har behov av. Behovsanalysen används som underlag i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för ramavtalsleverantörerna att lämna ett optimalt svar på er avropsförfrågan. Avropande myndighet får även lättare att godkänna leveransen. När myndigheten tittar på behoven bör ett Programmeringsunderlag, PU, (OKP) upprättas. Detta ska avropas via ramavtalet Rakelutrustning av avropande myndighet eller avropas som tjänst, se 7.1 Design.

Sid 25 (33) Vid avrop av Rakelmobiler är det viktigt att man har testat att täckningen är god i de områden som man kommer att använda dessa. Det ska verifieras med den typ av Rakelmobil som man i kravställningen har för avsikt att använda. Det går att ställa krav på lån av Rakelmobiler inför anskaffning för att kunna verifiera att täckningen är god i området. Om det finns brister i täckningen ska det anmälas till Kundstöd Rakel, se MSB:s hemsida. 11.1.2 Avropsförfrågans innehåll Avropsförfrågan ska, kan och bör innehålla ett antal uppgifter. Nedan räknas några av dessa upp. Uppgift om vilket ramavtal som avses En kort allmän beskrivning av myndigheten Beskrivning av den nuvarande IT-miljön och om den påverkar eller påverkas av avropet Anledningen till avropet och målsättningen med avropet Kravspecifikation, de obligatoriska krav och utvärderingskriterier som den avropande myndigheten ställer på produkten samt de efterfrågade tjänsterna Hur eventuella kompletterande frågor hanteras Önskad leveransdag Kontraktets giltighetstid Tidpunkt när avropssvar ska vara inne Anbudets giltighetstid En beskrivning av hur avropssvar från ramavtalsleverantören ska se ut och vad det ska omfatta, t.ex. Pris Genomförande Krav på myndigheten Referenser Tidplan Adress-och kontaktuppgifter Redogörelse av den utvärderingsmodell som tillämpas, inkl. viktning av utvärderingskriterier Eventuella justeringar eller preciseringar av krav och avtalsvillkor jämfört med ramavtalsupphandlingen Referenser kan, förutom på specifika konsulter, även användas för att bevisa att ett offererat upplägg eller lösning fungerar tillfredsställande hos en tidigare kund. Hur redovisning av antalet nedlagda timmar och övriga kostnader ska ske Hur betalning ska ske om precisering av allmänna villkor skett

Sid 26 (33) Kravställ vilka produkter som ramavtalsleverantören kommer att leverera så att det går och kontrollera att kraven uppfylls med produktbladens information Tänk på att leverantörskvalificeringen redan är genomförd och att Ramavtalsleverantörernas ekonomiska ställning bevakas av Statens inköpscentral under ramavtalets löptid. 11.1.3 Övrig information i avropsförfrågan Förslag på information: Ev. kända kommande förändringar som påverkar leveransen. Ev. förutsättningar som är viktiga för ramavtalsleverantörerna att känna till, exempelvis vilka krav som ställs på kunden och om det finns specifika förhållanden som ramavtalsleverantören måste ta hänsyn till. Om ett budgettak är satt för avropet för att undvika att avropssvar med alltför höga priser inkommer. 11.1.4 Kravkatalog Krav enligt kravkatalogen kan kund komma att tillämpa vid avrop utöver de krav som tillämpades i upphandlingen. Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav (ska-krav) och utvärderingskriterier (bör-krav) beroende på avropande myndighets behov. Kravkatalogen finns på avropa.se Se kapitel 10 11.1.5 Kravställning Ange krav och önskemål på avropade varor och tjänster på ett så tydligt och detaljerat sätt att de uppfyller myndighetens behov. Utformningen av avropet får inte syfta till att endast en ramavtalsleverantör kan svara eller uppfylla behovet. Alla krav som ställs i avropsförfrågan ska ha direkt koppling till det aktuella kontraktsföremålet och ska vara relevant för behovet som avropande myndighet har. Tänk på att krav som ställs kan vara kostnadsdrivande. 11.1.6 Tilldelningskriterier De kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska anges i avropsförfrågan. Myndigheten kan själv avgöra vad som är mest väsentligt i det aktuella avropet och hur tilldelningskriterier ska viktas. Om myndigheten endast vill tillämpa pris som tilldelningskriterium finns denna möjlighet. Det går även att helt bortse från kriterier som av olika anledningar inte är relevanta för det aktuella avropet.

Sid 27 (33) Tilldelningskriterierna ska vara tydliga. 11.1.7 Kontrakt Vid behov är det möjligt att precisera villkoren, vilket dock ska göras med försiktighet och med hänsyn till de grundläggande principerna i LOU. Om eventuella kontraktsvillkor har specificerats/preciserats i avropsförfrågan respektive avropssvar ska detta skrivas in i kontraktet. I övrigt gäller alltid ramavtalets villkor. Följande klausuler i Allmänna villkor bör myndigheten uttryckligen specificera i sitt avrop: Vilken eller vilka Produkter som omfattas av Kontraktet, och om tillämpligt en Produktspecifikation, Vilken eller vilka Tjänster som omfattas av Kontraktet, och om tillämpligt Tjänstespecifikation, Konsulter som ska utföra angivna delar av Leveransen, Förutsättningarna för Leveransen såsom t.ex. tidplan och hur arbetet ska redovisas, Anpassningar och/eller preciseringar av villkor i dessa Allmänna villkor, såsom t.ex. precisering av underhåll, support och servicenivå samt vitesnivåer Villkor gällande betalning, samt Kontraktsperioden inklusive eventuella optioner 11.2 Steg 2 Utskick av avropsförfrågan 11.2.1 Dokument Avropsförfrågan ska innehålla de uppgifter under punkt 8.1.2 som är relevanta för det aktuella avropet. Följande dokument ska skickas till ramavtalsleverantörerna: Ifylld avropsblankett Bifogad kravspecifikation, uppdragsbeskrivning eller liknande Kontraktsutkast Avropsförfrågan ska vara skriftlig. Statens inköpscentral rekommenderar att myndigheten använder gruppmailfunktionen (sändlistan) vid avrop med förnyad konkurrensutsättning samt även att myndigheten tar för vana att begära en bekräftelse från ramavtalsleverantörerna att de mottagit avropsförfrågan. 11.2.2 Avropssvar Ramavtalsleverantörerna har inte rätt att lämna mer än ett (1) avropssvar på en avropsförfrågan såvida inte avropande myndighet särskilt har angett i

Sid 28 (33) avropsförfrågan att ramavtalsleverantörerna kan lämna in flera alternativa avropssvar. Ramavtalsleverantörer som vid avropstillfället inte kan erbjuda produkten eller tjänsten ska skriftligen meddela myndigheten detta. Anledningen till att avropssvar inte lämnas ska framgå av beskedet. Ramavtalsleverantören är begränsad till att leverera dessa varor och tjänster och inte några andra som eventuellt ingår i ramavtalsleverantörens utbud. Notera att ramavtalsleverantören inte har rätt att delegera rätten att ta emot avrop eller teckna leveransavtal/kontrakt till underleverantör eller annan part. 11.3 Steg 3 Utvärdering av avropssvar 11.3.1 Förnyad konkurrensutsättning När den angivna tidsfristen löpt ut ska inkomna avropssvar utvärderas på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Val av ramavtalsleverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet. Kontrakt ska tilldelas den ramavtalsleverantör som har lämnat det för den avropande myndighetens bästa avropssvar på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Avropande myndighet får inte välja andra tilldelningskriterier än de som framgår av förfrågningsunderlaget. Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. 11.3.2 Tester Har avropande myndighet begärt att Ramavtalsleverantör ska leverera produkt för test enligt Ramavtal Rakelprodukters kravspecifikation ska den testas innan beslut om tilldelning beslutas. 11.3.3 Tilldelningsbeslut Då utvärderingen resulterat i vilken ramavtalsleverantör som har blivit tilldelat kontrakt ska tilldelningsbeslut fattas och skickas ut. Observera att tilldelningsbeslut måste skickas ut till samtliga ramavtalsleverantörer inom ramavtalsområdet som lämnat avropssvar. Tilldelningsbeslutet ska innehålla uppgift om vilken ramavtalsleverantör som blev tilldelad kontrakt, en kort motivering till beslutet samt offererade priser från samtliga ramavtalsleverantörer. Det är lämpligt att vid större avrop bifoga en utvärderingsrapport där det kortfattat beskrivs hur utvärderingen gått till.

Sid 29 (33) 11.3.4 Frivillig avtalsspärr Kontrakt kan tecknas direkt efter att beslut meddelats men om myndigheten vill undvika eventuell framtida ogiltighetstalan av kontraktet så kan myndigheten välja s.k. frivillig avtalsspärr, dvs. att invänta de lagstadgade tio dagarna innan kontraktet undertecknas med vinnande ramavtalsleverantör. Skickas inte meddelandet om beslut elektroniskt ska avtalsspärren istället vara lagstadgade 15 dagar. En ansökan om överprövning av ett kontrakts giltighet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom sex månader från det att kontraktet tecknades. Tiden räknas från och med dagen efter det att meddelande om tilldelningsbeslut har skickats. Ange i meddelandet när myndigheten avser att teckna kontrakt. Statens inköpscentral vill uppmärksamma om tillämpningen av den s k söndagsregeln som innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. Avtalsspärrens längd måste alltid anges i underrättelsen om tilldelning. 11.4 Steg 4 Teckna avtal (kontrakt) 11.4.1 Kontraktets giltighetstid Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid och får aldrig överskrida denna med mer än 48 månader. De innevarande ramavtalen löper som längst t.o.m. 2017-05-31 under förutsättning att Statens inköpscentral förlänger ramavtalen i enlighet med förlängningsoption i avtalsvillkoren. 11.4.2 Kontraktsvillkor Vid avrop ska Allmänna villkor Rakelprodukter 96-10-2013 gälla mellan avropande myndighet och ramavtalsleverantören. Därutöver måste även en specifikation (d.v.s. överenskommen omfattning av leveransen samt funktionella och andra krav) upprättas och biläggas kontraktet. 11.4.3 Sekretessavtal Om myndigheten vill ha en särskild sekretessförbindelse finns det möjlighet att bilägga detta till kontraktet. Detta ska då anges redan i avropsförfrågan. 11.5 Praktiska råd vid avropet 11.5.1 Förberedande arbete, behovsanalys

Sid 30 (33) Det kan vara lämpligt att skapa en arbetsgrupp bestående av inköpare, sakkunniga och ansvariga inom Rakelprodukter och i gruppen diskutera igenom vad myndigheten behöver och vilka krav ni ställer på produkter och tjänster. Diskutera igenom t.ex. följande frågor: Vad har myndigheten för behov av? Vilka krav ställs på Rakelprodukter inom myndigheten? Vad vill vi uppnå med avropet? Hur ser nuvarande lösning ut? 11.5.2 Kravställning Var tydlig med vilka leveranser eller vilket resultat ni förväntar er och beskriv utförligt hur leveranskontroll och godkännande ska gå till. Tydliggör ansvarsfördelningen mellan parterna, vad ni som beställare ska bistå med och vad ert ansvar är samt vad som är ramavtalsleverantörens åtagande och ansvar. Beskriv också hur förändringar ska hanteras och prissättas. 11.5.3 Krav på kompatibilitet Om de avropade produkterna är beroende av befintliga installationer och om myndigheterna därför tillämpar kravkriterier som Kompatibilitet och Integration så är det viktigt att en beskrivning av den befintliga installationen biläggs avropsförfrågan. Syftet är att ramavtalsleverantörerna ska få kännedom om vilken systemmiljö avropets produkter och tjänster ska anslutas till. 11.5.4 Budgettak Tänk på att det kan vara lite riskabelt att ange budgettak om man inte har en bra prisuppfattning. Har en överskattning av kostnaden gjorts blir inte priskonkurrensen den avsedda som skulle ha uppstått om inget budgettak angetts. Ett för lågt budgettak kan leda till att inga avropssvar inkommer. 11.5.5 Tilldelningskriterier Lägsta pris kan användas vid enkla avrop och i de fall det förväntade resultatet är så tydligt kravställt att det inte råder någon tvekan om hur det ska vara utformat. Avropande myndighet ska vara tydlig i avropsförfrågan avseende hur utvärdering, viktning och poängsättning av avropssvar kommer att ske. Ange vad som krävs för en viss poäng eller bedömning. Undvik skalor med motivering som fem poäng ges om vi bedömer ert svar vara mycket bra. Fundera istället och beskriv vad som är mycket bra för er.

Sid 31 (33) För att ramavtalsleverantören ska kunna ge ett fast pris krävs att myndigheten är mycket tydlig i sin beskrivning om vad leveransen innefattar och det förväntade resultatet så att samtliga ramavtalsleverantörer offererar sitt pris på samma antaganden och premisser. 11.5.6 Utskick av avropsförfrågan Statens inköpscentral rekommenderar att avropande myndighet vid avrop med förnyad konkurrensutsättning använder gruppmailfunktionen (sändlistan) för ramavtalsområde Rakelprodukter på www.avropa.se, samt även att avropande myndighet tar för vana att begära en bekräftelse från ramavtalsleverantörerna att de mottagit avropsförfrågan. 11.5.7 Skälig tidsfrist I avropsförfrågan ska framgå när avropssvar senast ska ha inkommit. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig och ska fastställas med hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet och art samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Vid stora komplexa avrop som kan vara tidskrävande att besvara kan en längre tidsperiod krävas jämfört med avrop av standardiserade produkter eller enklare uppdrag. Tänk på att det, i förekommande fall, ska finnas tid för ramavtalsleverantörerna att besöka objektet (bli visad runt och informerad) innan svar kan lämnas samt att ge extra tid i samband med semestertider och långhelger. Se till att giltighetstiden är tillräcklig för er utvärdering av avropssvaren så att ni inte hamnar i tidsnöd. Se gärna till att även ha en buffert för eventuell överprövning av tilldelningsbeslutet. 11.5.8 Sekretess vid avrop Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Efter att öppnande skett omfattas avropssvaren av absolut sekretess vilket innebär att innehållet i dem ska vara hemligt till det att beslut fattats om tilldelning av kontrakt. En ramavtalsleverantör kan begära att delar i avropssvaret även efter tilldelningsbeslut ska omfattas av kommersiell sekretess. En sådan begäran ska bifogas avropssvaret och vara väl motiverad. Det är avropande myndighet som bedömer om sekretessbegäran ska godtas, helt eller delvis, när en eventuell begäran om utlämnande av avropssvar inkommer.

Sid 32 (33) 11.5.9 Kommunikation med ramavtalsleverantör under svarstiden Ramavtalsleverantör som upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas att ställa en skriftlig fråga till myndigheten. Avropande myndighets svar på dessa frågor, om de kan betraktas som väsentliga för ramavtalsleverantörerna, ska sammanställas och skickas ut till samtliga ramavtalsleverantörer på området. Svar på frågor ska tillhandahållas inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att ramavtalsleverantörerna har rimlig tid att beakta de nya uppgifterna. Detsamma gäller eventuella rättelser i avropsförfrågan. Ni bör ange datum för när frågor senast får inkomma och när de senast kommer att besvaras. 11.5.10 Förtydliganden av avropssvar Vid oklarheter i ramavtalsleverantörernas avropssvar skickas en skriftlig begäran om förtydligande ut. Ramavtalsleverantörernas förtydliganden ska vara skriftliga. Observera att ramavtalsleverantörerna inte får lägga till nya uppgifter eller göra väsentliga förändringar. 11.5.11 Ev. avbrytande av avrop Ni har alltid möjlighet att avbryta en avropsförfrågan om det tillkommit omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för avropet eller om förutsättningarna väsentligt har förändrats. Skälen till avbrytandet måste anges och kunna motiveras. Meddela samtliga tillfrågade ramavtalsleverantörer att avropet avbrutits. 11.5.12 Avropssvar saknas Om inget avropssvar motsvarar myndighetens krav ska samtliga tillfrågade ramavtalsleverantörer meddelas per e-post om att myndigheten inte har för avsikt att teckna kontrakt med någon av ramavtalsleverantörerna. Samma sak gäller om myndigheten p.g.a. oförutsedda händelser, exempelvis begränsningar i budget, inte kan genomföra avropet. Detta bör dock anges redan i avropsförfrågan, d.v.s. att avropande myndighet kan komma att avbryta avropet om oförutsedda händelser inträffar. Om det vid svarstidens slut endast har inkommit ett avropssvar, kan myndigheten välja att anta avropssvaret eller avbryta avropsprocessen. Glöm inte att efter det att tilldelningsbeslut kommunicerats tillfråga de ramavtalsleverantörer som inte svarat om orsaken härtill, om de inte redan meddelat detta. Det kan visa sig att era krav varit för högt ställda eller på annat sätt gjort avropet ointressant för ramavtalsleverantörerna.