Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande uppföljning av intern kontrollplan hösten 2013



Relevanta dokument
Granskning intern kontroll

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. Internkontrollplan 2013 FRN-FRI

att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2012

Tjänsteskrivelse. Internkontrollplan andra halvåret 2013

Lokala regler och anvisningar för intern kontroll

Ärende: Ärende 4 Dnr Uppföljning av Internkontroll 2013 första halvåret. Utbildningsnämnden

Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag i enlighet med vad som anförts i ärendet

Riktlinje för Intern kontroll

Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa:

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun

Idrottsnämndens system för internkontroll

Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014

Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan

System för intern kontroll Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning

Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet

Reglemente Fastställd i Kommunfullmäktige

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor

Reglemente för internkontroll

Övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg i Malmö stad

Reglemente för internkontroll

Intern styrning och kontroll

Uppföljande granskning 2017

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom verksamheterna flykting och HVB

Nämnden beslutade att särskilt fokusera på följande processer/rutiner/system: Förvaltningen har sammanställt en rapport över detta arbete.

Uppföljning av granskning 2014 Intern kontroll. Smedjebackens kommun

Intern kontroll - gemensamma granskningsområden för verksamhetsår 2019 STK

Granskning av intern kontroll

Tjänsteskrivelse. Delrapport om internkontrollarbetet för år Tjänsteskrivelse delårsrapport internkontroll Bilaga: Intern kontrollplan 2013

Svar till arbetsmiljöverket

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll ska nämnderna årligen anta en plan för den interna kontrollen.

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

Reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar

Riktlinjer för arbetet med intern kontroll

Riktlinjer för intern kontroll

Reglemente för intern kontroll

Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.

REGLER FÖR INTERN KONTROLL

Södermalms stadsdelsförvaltning Bilaga 02

Jämtlands räddningstjänstförbunds internkontrollplan 2018

Reglemente för intern kontroll

System för intern kontroll Spånga-Tensta Stadsdelsnämnd

Beslut. Efter kvalitetsgranskning av huvudmannens klagomålshantering vid Malmö kommun

Hofors kommun. Intern kontroll. Revisionsrapport. KPMG AB Mars 2011 Antal sidor: 10

Intern kontroll, reglemente och tillämpningsanvisningar,

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN

Avvikelsehantering inom socialtjänsten rapport från Stadsrevisionen

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

LIDINGÖ STADS FÖRFATTNINGSSAMLING F 20 / 2017 REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I LIDINGÖ STAD

Ledningssystem för kvalitet enligt SOSFS 2006:11 och SOSFS 2005:12

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Reglemente för internkontroll avseende kvalitet KS-2014/1106

Svedala Kommuns 4:18 Författningssamling 1(6)

Översiktlig granskning av kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll Smedjebackens kommun

Granskning av Intern kontroll

Intern styrning och kontroll Policy

Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan 2015

Intern kontrollplan 2013 bilaga 4 Kulturförvaltningen *= kommungemensamma mål

Laholms kommuns författningssamling 6.24

Internkontrollplan 2019

Dals-Eds kommun Dnr :6994. Beslut. Efter kvalitetsgranskning av huvudmannens klagomålshantering


PROTOKOLL

Svar på stadsrevisionens årsrapport 2018

Kvalitetsledningssystem inom vård- och omsorgsförvaltningen

Stadsområdesförvaltning Väster Tjänsteskrivelse Kvalitetsberättelse för Individ- och familjeomsorg 2013 SOFV Sammanfattning

Tillämpningsanvisningar för intern kontroll, teknik- och servicenämnden

REGLEMENTE INTERN KONTROLL HAGFORS KOMMUN

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport

Uppföljning av granskningsplan 2012 för administrativa processer

Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden:

Plan Ledningssystem för kvalitetsarbete

Anvisning för intern kontroll och styrning

Internkontrollplan 2018

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Intern kontroll. Riktlinjer av Kommunstyrelsen 70. Kommunövergripande. Tills vidare. Kommunchefen

Tjänsteskrivelse. Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Vår referens

LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Ekonomiavdelning. Rapport över internkontrollarbetet 2012

Internkontrollplan 2017

Internkontrollplan Tekniska nämnden - Gatukontoret

3.0/ Uppsala. Intern kontroll - förslag till plan 2015

Ärende 22. Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell

Beslut. Efter kvalitetsgranskning av huvudmannens kiagomålshantering

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun

Årlig uppföljning av Malmö stads system för det systematiska arbetsmiljöarbetet arbetsmiljöprocessen

Intern kontrollplan och riskbedömning. Riktlinjer Fastställda i Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har en särställning bland de kommunala nämnderna och skall ha en uppsikt över övriga nämnders verksamhet ( kommunallagen 6:1 ).

Riktlinje för handläggning av dokument i ledningssystemet

Reglemente för intern kontroll för Älmhults kommun Antaget av kommunfullmäktige , 119.

Reglemente för intern kontroll

Process och rutiner för lex Sarah inom grundskolans korttidstillsyn

Riktlinje för intern styrning och kontroll avseende Norrköping Rådhus AB:s bolagskoncern

Plan för intern kontroll Barn- och utbildningsnämnden

Remiss från Skolinspektionen - ansökan från Integrations Förening För Framtiden

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr B 17:1

DNR: KS2017/761/01. Internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/ (2)

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

Transkript:

Malmö stad Grundskoleförvaltningen 1 (18) Datum 2014-01-31 Vår referens Bo-Göran Pettersson Malin Ullman Tjänsteskrivelse Uppföljning av Intern kontrollplan hösten 2013 GrF-2013/60 Sammanfattning Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Nämnden ska följa upp den interna kontrollplanen. En uppföljning undanröjer eller stoppar eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter. Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande uppföljning av intern kontrollplan hösten 2013 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Sammanställning intern kontroll samlad rapport för hösten 2013 Beslutsplanering Grundskolenämnden 2014-02-26 Ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2000-09-28 om reglemente för intern kontroll med syfte att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig intern kontroll. Den interna kontrollen ska vara praktiskt och ändamålsenligt uppbyggd utifrån varje verksamhets behov och förutsättningar. Den interna kontrollen hanterar risker och förebygger att fel uppstår genom att vara ett verktyg för - verksamhetsstyrning - tillförlitlig finansiell rapportering - efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämnden har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll ingår i styr- och ledningssystemet.

2 Nämnden ska löpande följa upp den interna kontrollplanen. En uppföljning undanröjer eller stoppar eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter. I Grundskolenämndens interna kontrollplan för hösten 2013 framgår vilka olika kontrollmål som ska följas upp, vem som är ansvarig samt när rapporteringen ska ske. Samtliga kontrollmål i grundskolenämndens interna kontrollplan för hösten 2013 redovisas i denna uppföljning med en beskrivning av: - (), - Granskningsmetod (), - () - () - () Kontrollansvariga inom förvaltningen har genomfört kontroller inom sina ansvarsområden. Resultatet för de olika ansvarsområdena har sammanställts för hela grundskoleförvaltningen i bilagd redovisning. Ansvariga Anders Malmquist, grundskoledirektör Helena Plantin, avdelningschef kvalitetsavdelningen

Malmö stad Grundskoleförvaltningen 3 (18) Internkontroll Samlad rapport för hösten 2013 Rutin/system - Klagomålshantering Att klagomålsrutinen är funktionell och används likvärdigt Utbildningschefer Skolområden: Stickprovskontroll av registrerade klagomål. Granskningen har omfattat innehåll i dokumentation och hantering av klagomål. Skolområden: Kontrollerade skolor bedöms uppfylla kraven. Vissa skolområden har ej genomfört kontrollen. Skolområden: Ny klagomålshanteringsrutin under upprättande. Gemensam rutin på skolnivå saknas. Grundskoleförvaltningens stöd har uppfyllt behovet. Malmo.se gäller i grunden, men kontakter med vårdnadshavare m.fl. ska antecknas/diarieföras. Det finns olika syn på vad som är ett klagomål. Nya rutiner och tillgänglighet för digital anmälan kan också vara anledningen till att skolor inte fått in några klagomål. Myndighet: Regelverk och rutiner för klagomål har tagits fram under hösten 2013 och beslutades i förvaltningsledningen i december. Rutiner och regelverk som är kommunicerade på KomIn och på malmo.se. kommer att följas upp enligt intern kontrollplan 2014. Skolområden: Idag går alla klagomål på förvaltningsnivå till en gemensam handläggare inom förvaltningen vilket innebär att de behandlas dels lika, dels utanför den lokala organisationen. Gemensamma rutiner kommuniceras ut till brukare och övriga medborgare.

Likabehandlingsplan Att samtliga skolor har en aktuell likabehandlingsplan. Utbildningschefer Skolorna har redovisat sina likabehandlingsplaner. Planerna har generellt en god kvalitet och motsvarar i stort sett kraven i lagen. De flesta skolor har använt sig av den mall som Malmö Stad fastställt. Några få skolor behöver ändra i sina planer så att de stämmer bättre överens med den nya skollagens skrivning, skolverkets allmänna råd och kritiken från senaste inspektionsmeddelandet från skolverket. Dessa planer justeras och läggs ut under respektive skolas presentation på nätet vartefter de blir klara. Skolledare har efter fortbildning hög kompetens att upprätta likabehandlingsplaner utifrån de kriterier som finns. Det har funnits och finns olika uppfattningar om hur man ska arbeta med denna problematik. Olika uppfattning kan vara om innebörden av personal-, elev-, och föräldramedverkan vid framtagandet av planen. Allmänna råd och skollag gör det lättare att hantera frågan. Likabehandlingsplaner ska revideras årligen. Planerna bör samlas in och granskas med en viss regelbundenhet. Ha en diskussion under våren om planerna och hur framtagningsprocessen ska se ut framöver.

Timplan matematik Att alla skolor som undervisar i årskurs 1-3 har lagt ut det, av riksdagen beslutade, nya antalet timmar matematikundervisning i sina timplaner. Utbildningschefer Skolorna har redovisat sina timplaner. Skolor har samverkat med mottagande skolas rektor så att en elev som börjar skolan hösten 2013 får minst 1020 matematiktimmar under sin skoltid. Kontrollerade skolor uppfyller kraven. De flesta skolorna har lagt ut det utökade timtalet i åk 1-3 eller i åk 1-4. Skolorna har utökat timplanen utifrån kraven. Matematiken spelar en viktig roll i elevernas lärande. På en del skolor endast ett matematiskt utlägg utan pedagogisk tanke eller generell omarbetning av timplanen. Inga åtgärder. En gemensam timplan för skolområdet eller staden kan underlätta, särskilt när elever flyttar eller byter skola. Inom vissa skolområden kommer samordning att ske mellan år 1-6 skolor och år 7-9 skolor.

Hot och våld på arbetsplatsen Att säkerställa att det finns beredskap att hantera händelser där hot och våld förekommit. HR-chef Tio slumpvis utvalda skolor har kontrollerats. Kontroll genom arbetsplatsbesök och intervjuer med tio rektorer utifrån frågor om beredskap och rutiner för att hantera händelser där hot och våld förekommer, både för personal och för elever. Samtliga arbetsplatsers hotoch våldsplaner har begärts in. Inom hot och våldsområdet har också utretts arbetet med riskbedömning, nyttjandet av företagshälsovård, krishantering och krisberedskap. Heltäckande rutiner inom hot och våld finns inte på samtliga arbetsplatser som både innefattar personal och elever. Krishanteringen och incidenthanteringen visar på brister, både vad gäller rapportering och hantering av hot och våldshändelser. Under hösten 2013 har en övergripande arbetsgrupp bestående av huvudskyddsombud, chefer och HRkonsult haft i uppdrag att arbeta fram ett strukturerat årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet inkluderat rutiner för hot- och våldsarbetet samt att skapa en implementeringsplan. Implementering kommer att ske våren 2014 med uppföljning och fördjupat stöd hösten 2014. En gemensam beskrivning för beredskap och stöd till medarbetare som utsatts för hot och våld har tagits fram övergripande och kommer att implementeras under våren 2014. Nästa steg är att arbeta fram gemensamma rutiner och beredskap för eleverna på samtliga skolor inkluderat fritidshem och övrig verksamhet. Förvaltningen kommer att arbeta fokuserat med att utveckla och strukturera det systematiska arbetsmiljöarbetet under våren 2014 med uppföljning under hösten 2014. Arbetet med att skapa en sund, trygg och säker skola för både elever och personal kvarstår och är väsentligt inom arbetsmiljöarbetet framöver.

Kontanta medel Att riktlinjer för hantering av kontanta medel finns och efterlevs. Ekonomichef 10 skolor valdes ut slumpmässigt för kontroll. Vid besök kontrollerades handkassor samt övrig hantering av kontanta medel såsom caféverksamhet, uthyrning av lokaler, betalkort, depositioner för elevskåpsnycklar, hantering av klasskassor. Resultat av kontrollen dokumenterades och skickades sedan ut till skolorna för underskrift. Riktlinjer för hantering av kontanta medel finns framtagna för förvaltningen och är publicerade på KomIn. Avseende hantering av handkassor har kontrollen inte uppvisats några avvikelser. Depositioner för elevskåp finns endast på vissa högstadieskolor. Av de 10 utvalda skolorna var det två skolor som hade elevskåpsdeposition. Hanteringen av deposition för elevskåpsnycklar var inte korrekt på dessa skolor. Regler och rutiner bedöms inte vara kända fullt ut i hela organisationen. Till viss del har det gällt olika regler i de gamla förvaltningarna, vilket bidrar till olika hantering i den nya organisationen. Okunskap vid hantering av depositioner för elevskåpsnycklar beror till stor del på olika hantering i tidigare förvaltningar. Ekonomiavdelningen/ redovisningsenheten står inför en stor arbetsuppgift med att dels ta fram gemensamma regelverk och rutiner samt att utbilda /informera om dessa. Redovisningsenheten har börjat inventera samtliga depositioner och kommer därefter att gå ut med anvisningar om framtida hantering av depositioner. Caféverksamhet med försäljning finns endast på några skolor och av de 10 besökta skolorna var det endast en skola som hade café och på denna skola fungerade inte rutinerna Anvisningar om depositioner för caféverksamhet var inte tydliga och enhetliga i de gamla förvaltningarna. Att caféverksamhet inte fungerar optimalt har uppmärksammats redan innan intern kontroll genomfördes. Redovisningsenheten har inventerat vilka skolor som

optimalt. Två av de kontrollerade skolorna hanterade klasskassa för eleverna vilket inte är korrekt. Vid besöket på skolorna diskuterades även vilka betalkort som finns och vem som tecknat dessa. Vid besöket kontrollerades även om skolan hade någon annan kontanthantering ex för hyra av massagestol. Ingen skola hade sådan hantering. Uthyrning av lokaler på de kontrollerade skolorna hanteras korrekt med avtal och fakturering. Hantering av klasskassor beror på okunskap. Det finns ett antal olika kort på de flesta skolorna. En skola hade inga betalkort. De tidigare förvaltningarna har haft olika riktlinjer kring betalkort. har caféförsäljning samtidigt som rutiner tagits fram. Representanter från berörda skolor har fått information den 5/12 och rutiner har samtidigt implementerats. Skolorna kommer omedelbart att se till att klasskassa inte hanteras av anställda på skolan. Behov finns av att ta fram gemensamma riktlinjer för vilka betalkort som är tillåtna och regler för användning av dessa. Kontrollen av annan kontanthantering visade inte på något fel men det finns ett behov av tydliga anvisningar för att få en gemensam standard i förvaltningen.

Beslutsattest Att riktlinjer för beslutsattest finns och att dessa efterlevs. Ekonomichef Kontroll av attest på slumpvisa fakturor avseende representation, kurs och konferens samt resor. Kontroll: om beslutsattestant attesterat egna kostnader Kontroll: om rätt beslutsattestant är kopplad till rätt kostnadsställe Deltagarförteckning saknades på några av fakturorna som kontrollerades. Bedömdes därmed ej korrekt attesterade då det inte gick att utläsa om beslutsattestant attesterat egna kostnader eller ej. Vid kontroll av fakturor som avsåg resekostnader var 40 % ej korrekt attesterade. Vid kontroll av fakturor som avsåg kurs och konferens var 30 % ej korrekt attesterade. Vid kontroll av fakturor som avsåg extern representation var 40 % ej korrekt attesterade. Vid kontroll av fakturor som avsåg intern representation var 60 % ej korrekt attesterade. Under hösten har det visat sig att olika regler tillämpats avseende attest av förtäring på arbetsplatsträffar. Några av de gamla förvaltningarna har godkänt att attestanten attesterat egna kostnader vid mindre belopp. De attestanter som felaktigt attesterat egna kostnader kommer att kontaktas och resp. chef kommer att attestera kostnaderna i efterhand. Att det inte är korrekt att attestera egna kostnader är en regel som tydligt framgår av både styrdokument för Malmö stad och för förvaltningen. Sammantaget kan konstateras att det finns ett stort behov av att arbeta vidare med tydliga riktlinjer och rutiner samt utbildning om dessa. Avdelningen måste göra löpande slumpvisa kontroller för att säkerställa att regelverket följs. Vid kontroll av fakturor som

avsåg interna arbetsplatsträffar var 20 % ej korrekt attesterade. Kontroll av om rätt beslutsattestant är kopplad till rätt kostnadsställe är i dagsläget inte möjligt att genomföra på ett konstruktivt sätt. Uppgifter om beslutsattestanter har överförts från de gamla förvaltningarna samtidigt som det under hösten skett förändringar efterhand. Slutlig organisation är ännu ej klar vilket kommer att medföra en hel del förändringar av kostnadsställe och beslutsattestanter. När organisationen är fastställd kommer samtliga uppgifter om kostnadsställe och beslutsattestanter att säkerställas. Beslutsattestanter som tillkommit under hösten är upplagda på rätt kostnadsställe enligt underlag från ansvarig chef.

Självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Att säkerställa att rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning finns och efterlevs. HR-chef 22 chefer valdes slumpmässigt ut och instruerades via mejl att under perioden 20 okt - 17 nov sammanställa till HR-avdelningen vilka frånvaroanmälningar som inkommit till arbetsplatsen. Cheferna ombads att skicka in en beskrivning av rutiner för att säkerställa att anmäld frånvaro också registreras för löneavdrag i HRutan. Under perioden har vi skickat ut två påminnelser. Av 22 utvalda chefer inkom svar från 19. HR-avdelningen kontrollerade att alla anmälningar för sjuk- eller vård av barn också registrerats i HRutan för löneavdrag. Resultatet blev att på 19 arbetsplatser har 246 anmälningar om frånvaro gjorts. Av dessa har 15,66 % (39 st) inte registrerats för löneavdrag i HRutan. Av 19 chefer hade 14 rutiner för att säkerställa att anmäld frånvaro också registrerats för löneavdrag. Rutiner och regler för frånvarohanteringen gällande självservice i HRutan för medarbetare bedöms inte vara kända fullt ut i organisationen då flertalet medarbetare inte registrerat sin frånvaro i Rutinerna för uppföljning av medarbetarnas självservice har inte följts fullt ut. Arbetsplatser med hög andel ferieanställda har en större procent som inte registrerar sin frånvaro i HRutan jämfört med arbetsplatser med enbart semesteranställda. Detta indikerar att lärargruppen som helhet är ovan vid självservice i HRutan Ovana hos medarbetare att registrera sig i HRutan samt brister i att introducera medarbetare i HRutan kan vara orsaker till utfallet. HR-avdelningen kommer att informera om rutinen för frånvarohantering och informera om resultatet i denna interna kontroll för att skapa en medvetenhet inom organisationen om bristerna. Hur introduktionen för nya medarbetare ser ut på detta område kommer att undersökas under 2014 och en förvaltningsövergripande introduktions-checklista kommer att utarbetas. Förslag och tips på hur man kan följa upp frånvarohanteringen som chef kommer att tas fram. HR-avdelningen kommer under 2014 att genomföra egenkontroller vid minst två tillfällen för att undersöka utvecklingen av resultatet.

Självservice avseende semester Säkerställa att rutiner för uppföljning av självservice avseende semester finns och efterlevs. HR-chef 20 chefer valdes slumpmässigt ut. Kontroll av att minst 20 semesterdagar - vid aktiv helårsanställning - lagts ut. Kontrollen genomfördes via uttag och granskning av rapport i HRutan. HR kontrollerade de arbetsplatser där alla 20 dagar inte ännu lagts ut om det finns rutiner för att följa upp semesterutläggningen och att resterande dagar kommer att läggas ut innan årsskiftet. 275 medarbetare omfattades av kontrollen. Av dessa hade 26 st inte tagit ut alla 20 dagar. Medarbetarna tillhörde sju av våra utvalda chefer. Dessa sju chefer tillfrågades via mejl om hur planeringen för medarbetarna såg ut samt om deras rutiner för att säkerställa. Vi fick återkoppling via mejl från sex chefer. Svaren vi fick in varierade från att det fanns en planering för uttag av återstående ledighet under året till att det inte var möjlighet att förlägga resterande dagar. Flera har haft tydliga rutiner men har av olika omständigheter inte haft möjlighet att följa dessa. Av de sex svar som vi fått in kan man tydligt härleda att fem av dessa chefers resultat har påverkats i stor utsträckning av omorganisationen. Tydligast samband gäller för de chefer som har tagit över nya medarbetare från 130701 och där man inte haft någon påverkan på semesteruttaget under våren och sommaren. För flertalet medarbetare har även omorganisationen inneburit en stor arbetsbelastning under hösten som hindrat att återstående dagar plockats ut. Ett annat samband är att rutinerna och kännedomen om regelverk och rutiner kring semesteruttaget har varierat kraftigt mellan de tidigare stadsdelarna. Andra yttre omständigheter som påverkat semesteruttaget En informationsinsats görs 2014 av HR-avdelningen gällande regelverk och rutiner av semesteruttag. Detta kombineras med information om hur cheferna tar ut rapport i HRutan på semesteruttag. Uppföljningsmöten mellan verksamhetschefer, HR och ekonomi planeras in under 2014. En del i dessa möten kommer att beröra semesterplaneringen för 2014.

är oförutsedda händelser som gjort att medarbetare fått bryta planerad semester mot sjukfrånvaro eller tillfällig föräldrapenning.

Ta emot information och kunskap Att mottagande nämnder säkerställer rutiner för att ta emot information och kunskaper från de nämnder som avslutat sin verksamhet vid halvårsskiftet. Samtliga avdelningschefer Ekonomi: Överföring av information och kunskaper från stadsdelarna styrdes till stor del av direktiv från stadskontoret. Olika grupper bl a ekonomicheferna i stadsdelarna tog tillsammans med representanter från stadskontoret fram riktlinjer. Arbetet med överföring av ekonomisk information har pågått under större delen av hösten vilket innebär att rutiner och riktlinjer togs fram efterhand. Ekonomi: Många riktlinjer kunde inte tas fram förrän frågan var aktuell. En del av den ekonomiska information som skulle tas emot visade sig ha ojämn kvalitet. Genom de kontroller som genomfördes vid överförandet kunde detta rättas till. Ekonomi: Tidsfaktorn har spelat stor roll för framtagande och säkerställande av rutiner. Bemanningen av interrimsorganisationen har inte varit optimal. Först i början av september fick ekonomiavdelningen full bemanning dvs efter att bokslutsarbetet var klart i de gamla förvaltningarna. Ekonomi: Problemen med överföringen av ekonomisk information har lösts efterhand genom samarbete mellan personal på ny resp. gammal förvaltning med stöd av ekonomiavdelningen på stadskontoret. Kommunikation: Intervjuer med nyckelpersoner har skett för att ta emot information och få kunskaper. Kommunikation: Resultatet pekar på stora olikheter och förutsättningar i hanteringen av kommunikativa insatser och förhållningssätt i den tidigare organisationen. Kommunikation: Kommunikativa rutiner i den tidigare organisationen har inte alltid följt Malmö stads kommunikationsplattform. En grundläggande syn på kommunikationsarbetet har saknats och varit otydlig. Kommunikation: Vid upprättandet av riktlinjer och rutiner, utgå från Malmö stads kommunikationspolicy och stadens kommunikativa utmaningar. Nya rutiner kommuniceras och finns tillgängliga på intranätet Komin.

Kommunikation: Information från den tidigare organisationen på intranätet Komin finns kvar. Förvaltningsredaktören har granskat. Kommunikation: Att spara all information på intranätet har varit nödvändigt eftersom ny information på den nya förvaltningens sidor inledningsvis varit sparsam. Gammal information har förbättrats för att till viss del kunna användas på förvaltningens nya sidor. Kommunikation: Av säkerhetsskäl och av kunskapsskäl har avdelningen varit mån om att spara och till viss del ta tillvara tidigare upparbetat material. Kommunikation: Fortsatt byggande av förvaltningens sida på intranätet. Informationen ska vara aktuell och anpassad efter dagens skolorganisation och Malmö stads riktlinjer. Fortsatt stöd och utbildning till medarbetar i att hantera intranätet Komin som förvaltningens huvudkanal. Kvalitet: Fortsatt det kvalitetsarbete som tidigare bedrevs inom stadsdelsfullmäktige och stadskontorets ansvar Kvalitet: Dokumentation och bemanning från tidigare organisation säkerställer kontinuiteten i kvalitetsarbetet. Kvalitet: Kvalitetsarbetet pågår fortlöpande. Kvalitet: Fortsatt kvalitetsarbete med befintliga och nya uppdrag. Utveckling: Nybildad avdelning inom förvaltningen. CPI/FoU integreras i avdelningen vilket säkerställer fortsatt pedagogiskt utvecklingsarbet, mottagande av information och uppdrag av Matematikprojekt SKL PISA 2015, Handledning för lärande, Näktergalen. Fortsatt arbete med Jämställdhetsintegrering och likabehandling. Utveckling: Utredning av CPI/FoU samt av IT organisation. Fortsatt drift av Matematikprojekt SKL PISA 2015, Handledning för lärande, Näktergalen. Kontaktperson för jämställdhet i utvecklingsavdelning Utveckling: Överlämnande från de upphörande stadsdelarnas barn- och ungdoms avdelningar Utveckling: CPI/FoU forsätter enligt tidigare i avvaktan på att utredningen ska bli klar Interimistisk IT-organisation i avvaktan på utredning. Näktergalen under utredning.

Myndighet Överföring av information och kunskaper från stadsdelarna styrdes till stor del av direktiv från stadskontoret. Intervjuer med nyckelpersoner har skett för att ta emot information och få kunskap. Myndighet Resultatet visar på stora olikheter när det gäller arbetssätt och hanteringen av olika myndighetsfrågor. Myndighet Tidsfaktorn har spelat stor roll för framtagande och säkerställande av rutiner. Bemanningen har pågått under hela hösten. Myndighet Vid upprättande av riktlinjer och rutiner säkerställa att de får genomslag i organisationen. Pågående ärenden har till viss del överförts till den nya förvaltningen. Arbetet påbörjades med att ta fram rutiner och riktlinjer för olika ärendetyper.

Väsentliga risker integreras i det interna kontrollarbetet Säkerställa att rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. Kvalitetschefen Anvisningar och tidplan för arbetet med intern kontroll är utarbetade. Mall för rapportering om avdelningarnas arbete med kontrollmålen för 2013 har utarbetats. Anvisningarna med tidplan har publicerats på KomIn. Mall har distribuerats till avdelningarna med rapporteringsdatum den 30:e november. Anvisningar klara. Mall för rapportering internt inom förvaltningen är använd av samtliga stabsavdelningar. Kommunicera syftet med intern kontroll och förvaltningens rutiner för att arbeta med intern kontroll. Rapportera kontrollmålen hösten 2013 till förvaltningsledning och nämnd.

Förtroendevaldas involvering i riskanalys Säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen. Myndighetschefen/ Kvalitetschefen Arbetsgrupp med representanter från kvalitetsavdelning, övriga stabsavdelningar och skolområden har arbetat med förslag till kontrollmål för intern kontrollplan för 2014. Arbetsgruppen har värderat respektive avdelnings riskanalyser för 2014. Enligt förslaget ska grundskolenämndens arbetsutskott bereda och diskutera föreslagen plan med riskanalyser inför nämndens behandling. Förslag till intern kontrollplan för 2014 lagd till ledningsgruppen under november för att behandlas i grundskolenämnden på decembersammanträde. Arbetsutskottet beredde ärendet och hade möjlighet att lägga till egna prioriterade kontrollmål eller revidera aktuellt förslag. Internt kontrollarbete 2014 fastställdes enligt plan. Ta fram beslutsförslag avseende intern kontrollplan år 2013 till GrN till februari. Under år 2014 rapportera kontrollmål till GrN enligt tidplan i intern kontrollplan 2014. Arbetsutskottet kommer att följa fastställd rutin i samband med framtagande av intern kontrollplan 2015. Rapporten upprättad av grundskoleförvaltningen, kvalitetsavdelningen Kontakta: bo-goran.pettersson@malmo.se Tel: 070 698 55 63 eller Kontakta: malin.ullman@malmo.se Tel: 070 441 57 74