ADMINISTRATÖRSMANUAL

ADMINISTRATÖRSMANUAL Version 2.3 (Feb 2006) Detta är en Administrationsmanual för att bl.a. hantera: Användare Roller Avdelningar Databaskopplingar Licenshantering Design av prioritet Administration av diktat Euromed Networks AB. Årstaängsvägen 11, 117 43 Stockholm. Tel. 08-54 58 99 99 1

ÅTERFÖRSÄLJARE Carl Lamm AB är exklusiv återförsäljare för MedSpeech samt ansvarig för kundsupport i Sverige. Support finns förutom helpdesk, via ett webbaserat gränssnitt, se www.medspeech.se Carl Lamm AB Box 1536 Röntgenvägen 3 171 29 Solna Vxl: 08-734 33 00 info@carllamm.se 2

HUVUDMENY... 4 DATABASKOPPLINGAR... 5 ÖPPNA DATABASEN... 6 AVDELNINGAR... 8 ANVÄNDARE... 10 ROLLER... 13 DESIGN AV PRIORITET... 14 ADMINISTRERA LICENS... 15 AUDIT & STATISTIC...16 ADMINISTRATION AV DIKTAT... 17 3

HUVUDMENY Klicka på ikonen MedSpeech Administration, du får då följande huvudmeny: 4

DATABASKOPPLINGAR För att skapa en ny koppling/anslutning klicka på knappen Add new... och ange ett alias -namn för anslutningen. Välj härefter önskad anslutningstyp ODBC eller PictSure samt ange servernamn och portnummer (PictSure). OBS! ODBC-källan måste vara skapad i förväg för att kunna väljas vilket görs under administrativa verktyg/ Data Sources (ODBC) i kontrollpanelen. Enbart ODBC-anslutning gäller för MedSpeech 2.2 5

ÖPPNA DATABASEN Klicka på symbolen Open..., varvid följande dialogruta visas. Välj bland tillgängliga alias -namn önskad anslutning i listan och tryck OK. Du kommer nu till en Loginruta, där AnvändarID och Lösenord för administratören anges. 6

Efter inloggning kan man nu skapa/ändra Användare, Roller samt Avdelningar m.m. enligt nedanstående huvudmeny. 7

AVDELNINGAR 1. Välj Departments... från huvudmenyn Vid aktivering av knappen Departments visas aktuellt upplagda avdelningar / enheter samt tillkopplade kortnamn. 2. Lägg till avdelning För att lägga till en avdelning/enhet tryck på Add department... och fyll därefter i avdelningens namn samt ett kortnamn för avdelning som lätt kan förstås av användarna. Tryck sedan på OK. Obs! med kortnamn avses ett alias -namn för en avdelning / enhet via vilket en avdelning i ett överordnat journalsystem kan kopplas samman med en avdelning i MedSpeech. Kortnamnet nyttjas därmed som ett mappnings-namn med vilket journalsystemet kan styra på vilken avdelning / enhet ett diktat skall hamn som default. Obs! dikteraren kan alltid ändra till valfri avdelning vid diktering trots default-mappning. 8

3. Koppla dokument typer I MedSpeech används dokumenttyper för att möjliggöra sortering av diktat för sekreterare vid utskrift. För att lägga in dokumenttyper på en avdelning/enhet markeras den aktuella avdelningen i listan. Klicka härefter på Edit department... samt därefter på Document types... Här kan man ange olika dokumenttyper, t.ex. Epikris, Intagning, Mottagning etc. Vid återkoppling till journalsystemet via XML Creator, kan en separat mappningstabell skapas med vilken översättning sker mellan dokumenttyp och journalsystems-begrepp. Se närmare beskrivning av XML Creator. 9

ANVÄNDARE 1. Välj Users... från Huvudmenyn. Möjlighet finns att via olika sökkriterier filtrera listan med användare. Sökning kan ske på kriterierna Roll, Enhet, Aktiv / Inaktiv samt hel eller del av Förnamn, Efternamn eller Användar-id varefter man trycker på Search -knappen igen för att uppdatera listan. För att ytterligare förenkla för administratören att hitta i listan kan sortering ske av framsökta användare genom att klicka på resp kolumn-rubrik (jmf. diktatlistan i MedSpeech). Respektive användare kan så editeras genom att dubbelklicka på den aktuella raden alternativt trycka på Editknappen när raden är markerad. Bifogad bild nedan visar hur ett forcering av låst diktat kan se ut för administratören (inloggad som admin i MedSpeech). 10

2. Klicka på Add.. För att lägga till en helt ny användare, välj Add.. och fyll därefter i uppgifterna enligt nedanstående bild. När uppgifterna fyllts i klicka på OK, varmed användarens SQL-konto skapas samt uppgifter om behörigheter och användarroll lagras i databasen. Observera 1. Username måste överensstämma med det AnvändarID/UserID som används i journalsystemet, om detta är kopplat till MedSpeech. Glöm inte att fylla i vilken roll användaren ska ha, samt till vilken/vilka avdelningar som användaren ska ha behörighet till för att antingen kunna diktera på (dikterare), alternativt kunna skriva ut diktat från (sekreterare). När alla uppgifterna fyllts i, klicka på Ok. Observera 2. För att ett nytt administratörskonton skall kunna användas för att i sin tur kunna lägga upp nya användare med, måste behörighetsprofilen Security Administrator vara tilldelad detta SQLkonto. Hur man sätter denna behörighetsprofil hänvisas till lokal systemadministratör för SQL Server. Maxhits värden måste kompletteras med minst 1 ytterligarare sök attribut. 11

OBS! Knappen Send E-mail to user... är en möjlighet för administratören att med hjälp av E-mail meddela användaren att ett konto har skapats och med vilket användarnamn (lösenord skickas ej med) samt vilken avdelningstillhörighet användaren tillhör. 3. Sök / ändra Användare För att lättare kunna hitta en viss användare, så går det att ta fram en lista på enbart t.ex. Dikterare, genom att selektera dessa under Show users with role:. Det går också att sortera fram alla som tillhör en viss avdelning. Då väljs Show users belonging to:. För att redigera en användares avdelningstillhörighet, så klickar du på användaren i listan, och sedan på Edit.... Det går sedan att lägga till/ta bort avdelningar för denna användare. 4. Lösenord / Avaktivera användare För att nollställa lösenord tryck ändra lösenord (se ovan) skriv sedan in det nya lösenordet. För att avaktivera en användare ta bort markeringen från aktiv (se ovan). Du får då en bekräftelse att kontot kommer att avaktiveras. När avaktivering sker frigörs Användarnamnet får återanvändning (det avaktiverade namnet får ett ID). För att ställa in tidsbegränsning på ett konto ta bort markeringen från upphör aldrig (se ovan ) Välj sedan datum för upphörande. 12

ROLLER 1. Välj Roles från Huvudmenyn. Används för att lägga till/ta bort användarroller. Klicka på Edit role.. för att ändra egenskaper. OBS! ändring av egenskaper för standardrollerna Admin, Dikterare och Sekreterare förbehålls personal från Carl Lamm/Euromed då systemets stabilitet och funktionalitet annars kan äventyras. 2. Lägg till roll OBS! tillägg av nya roller utöver Admin, Dikterare, Sekreterare och lyssnare förbehålls personal från Carl Lamm/Euromed då detta annars kan äventyra systemets stabilitet och funktionalitet. 13

DESIGN AV PRIORITET Observera att någon layoutdesign inte är möjlig i MedSpeech, endast att gå in under PRIORITY (dubbelklicka) Add predefinied strings to datafield. INGA andra fältnamn får ändras För att få ett Default value ; Markera vilken Current default value: som avses, tryck sedan på Knappen Default value. 14

ADMINISTRERA LICENS Denna funktion används initialt för att lägga in en från Carl Lamm erhållen licensfil. Ladda licens genom att klicka på knappen Administer license..., och därefter ange sökväg till erhållen licensfil = *.bin 15

AUDIT & STATISTIC Ett hjälpmedel för att kunna söka ut information i loggtabellen. 16

ADMINISTRATION AV DIKTAT Logga in i MedSpeech Standalone alternativt via journalsystemet inloggad som Admin (eller motsvarande AnvändarID med rollen Administratör). Väl inloggad som administratör visas listan över samtliga diktat som finns i arkivet (oberoende av status). Här kan man nu som administratör ändra ett diktats status resp. dess enhetstillhörighet och på detta sätt återkalla ett diktat som man behöver lyssna på igen, alternativt ta tillbaka ett av misstag raderat diktat etc. 1. Ändra status Ändring av ett diktats status respektive enhetstillhörighet sparas först i och med att man avbryter / loggar ut som administratör. En kontrollfråga ställs om gjorda ändringar skall sparas eller ej. (se ovan) Status: För ändring av ett diktats status klickar man på cellen status för det aktuella diktatet varmed en listbox blir synlig med valen Återkallad, Utskriven Totalt hanteras 6 olika status av systemet men där administratören av säkerhetsskäl ändå bara kan välja mellan två. Inspelad Status ett diktat får efter att det blivit inspelat och lagrats i databasen. Syns i diktatlistan för sekreterare och i dikterare 17

Dikteras senare Status som ett ej färdig diktat kan ges. Syns enbart i diktatlistan för dikterare Utskriven Ej färdigt Status som diktatet får efter att det blivit utskrivet av sekreteraren. Diktatet försvinner från diktatlistan och kan härefter enbart nås av administratör. Status som ett ej färdig-utskrivet diktat kan ges. Syns enbart i diktatlista för sekreterare. Återkallad Status som ett diktat kan ges av administratör. Syns i diktatlistan för både sekreterare och dikterare. Obs! kan enbart avlyssnas Raderat Status som ett diktat kan ges vid borttag. Syns inte diktatlistan för vare sig sekreterare eller dikterare. Kan enbart nås och återkallas av administratör. Enhet: På samma sätt som för status kan administratörer ändar ett diktats enhetstillhörighet. För enheter gäller att samtliga upplagda avdelningar / enheter i systemet visas i listbox.. Obs! val av annan enhet innebär att åtkomstbehörighet måste finnas till denna enhet för den användare som skall kunna nå diktatet (se avsnittet användare ovan). 2. Forcera öppnande av diktat För att låsa upp ett diktat som fastnat i öppnat läge, dubbelklicka på aktuellt diktat: Du får då upp en fråga om du vill återställa. (OBS! Du måste vara inloggad som Admin). SLUT 18