Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000

Handbok BVH 584.40 Giltig från Versionsnummer Antal sidor 2004-09-01 36 Diarienummer B03-2078/IT10 1 Beslutsfattare Antal bilagor Handläggande enhet, Handläggare CB BBM, Jens Gustavsson, 0243-44 64 77 Ersätter Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000

Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000 2004-09-01 2 (36) Innehållsförteckning Förord/Orientering 4 1 Omfattning 5 1.1 Avgränsningar... 5 2 Referenser 5 3 Definitioner 6 4 Systemuppbyggnad 8 4.1 Datakällor... 9 4.1.1 Åtkomst... 9 4.2 Arkivmappar...10 4.2.1 Åtkomst...10 4.3 Dokument...10 5 Strukturer för projekt 12 5.1 Mappstruktur Övergripande...14 5.1.1 Undermappen Administration...15 5.1.2 Undermappen Underlag...15 5.2 Mappstrukturer för olika skeden...16 5.2.1 Mappstruktur Förstudie...16 5.2.2 5.2.3 Mappstruktur Järnvägsutredning...16 Mappstruktur Järnvägsplan...17 5.2.4 Mappstruktur Systemhandling...18 5.2.5 Mappstruktur Bygghandling...19 5.2.6 Mappstruktur Byggskede...19 5.2.7 Mappstruktur Avslut...20 6 Mappstruktur Projekt avslutade 20 7 Metadata 21 7.1 Gränssnitt Anläggningsprojekt...24 7.2 Metadataelement (attribut)...26 Innehållsförteckning

Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000 2004-09-01 3 (36) 8 Dokumenthistorik 29 9 Dokumentstyrning för anläggningsprojekt 29 9.1 Redovisande dokument...29 9.2 Styrande dokument...30 9.3 Resultatdokument...30 9.3.1 Leveransprocessen...31 9.3.2 Aktivera granskning...31 9.3.3 9.3.4 Granskning...31 Granskningskommenterat...31 9.3.5 Fastställande...32 9.3.6 Upphävda och nya versioner av fastställda dokument...32 10 Arbetsflöden och behörigheter 32 10.1 Administratör...33 10.2 Handläggare...33 10.3 Konsult...34 10.4 Granskare...34 10.5 Godkännare...34 10.6 Fastställare...34 10.7 Entreprenör...34 Bilaga 1 Attributvärden för Dokumenttyp 35 Bilaga 2 Blankett förbättringsförslag BVH 584.40 Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000 36 Innehållsförteckning

2004-09-01 4 (36) Förord/Orientering BVH 584.40, Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000 ersätter de delar av BVH 582.30 Metodanvisningar för förvaltnings- och projekthandlingar, IDA2000, som beskriver projekthandlingar i anläggningsprojekt. Resterande delar av BVH 582.30 ersätts av BVH 584.41, Metodanvisningar för hantering av förvaltningsdata i IDA2000. Uppdelningen av BVH 582.30 i två handböcker är föranledd av att det ursprungliga dokumentet hade två olika målgrupper. De huvudsakliga förändringarna jämfört med BVH 582.30 är följande: Strukturen i IDA2000 har förändrats utifrån erfarenheter i genomförda anläggningsprojekt. Bland annat har antalet mappar minskat. Nya arbetsflöden har tillkommit. Begreppsdefinitioner har införts i handboken. Metadataelementen är utökade till antalet och anpassade till ISO 82045.2 samt till rapporten Metadataset för dokumentation inom bygg och fastighet, utgiven av IT Bygg och Fastighet 2002. Hemsida: www.itbof.com. Förslag på ändringar skall ställas till handläggaren för denna handbok. Rune Lindberg, CB

2004-09-01 5 (36) 1 Omfattning Denna handbok innehåller anvisningar för användning av IDA2000 i anläggningsprojekt vid hantering av såväl dokument för projektens administrativa processer som tekniska dokument som levereras till projekten. IDA2000 är ett av Banverkets generella dokumenthanteringssystem. IDA står för Integrerat Digitalt Arkiv. IDA2000 används för att hantera förvaltningsdata samt som stödsystem för anläggningsprojekt, administrativa dokument, resultatdokument och övriga administrativa processer. Externa aktörer, såsom driftsorganisationer, uppdragstagare (konsulter och entreprenörer) och tillverkare, som deltar i projekt åt Banverket kan också ha tillgång till IDA2000. I denna handbok föreslås lagringsstrukturer, dokumenttyper, attribut, filformat och processer för hantering av dokument i anläggningsprojekt. Till grund för strukturer för projekten har BVH 806.1-6 beaktats. Andra uppgifter som har beaktats är erfarenheter från tidigare använda system, tekniska förutsättningar samt utväxling av data mellan beställare och uppdragstagare (konsulter och entreprenörer). För detaljerade anvisningar av hur man använder IDA2000 hänvisas till IDA2000 Användarmanual. Denna och andra handledningar finns på hemsidan för IDA2000 på Knuten (under Tjänster). Metodanvisningar för hantering av förvaltningsdata i IDA2000 beskrivs i BVH 584.41. Förutom i IDA2000 finns anläggningsdata lagrade i andra system inom Banverket, till exempel baninformationssystemet BIS och diariesystemet DIABAS.. 1.1 Avgränsningar Denna handbok avser endast dokument framtagna för en specifik anläggning. Dokument av generell natur eller av betydelse för flera anläggningar, skall återfinnas i Banverkets FDOKsystem och hanteras i enlighet med BVF 002 och BVS 002. 2 Referenser BVF 002 Företagsdokumentation FDOK BVS 002 Utformning av Banverkets styrande dokumentation i FDOK BVF 002.2 Diarieföring BVH 002.2 Handbok diarieföring

2004-09-01 6 (36) BVH 501 BVS 501 Ritningshantering Standard för namnrutor på anläggningsdokument BVH 584.20 Geografisk information BVH 806.1 Förstudie enligt lag (1965:1649) om byggande av järnväg BVH 806.2 Järnvägsutredning enligt lag (1965:1649) om byggande av järnväg BVH 806.3 Järnvägsplan enligt lag (1965:1649) om byggande av järnväg BVH 806.6 Handbok för framtagning av systemhandling och ansökan om startbeslut 3 Definitioner Denna handbok avser hantering av dokument i anläggningsprojekt och för denna hantering används följande definitioner. Administrativa dokument Dokument som används i administrativa processer eller dokumenterar dessa. Exempel på administrativa dokument är offerter och beställningar, dagordningar och protokoll, kvalitets- och tidplaner. Arkivmapp Enhet som används för att logiskt organisera dokument i hierarkiska strukturer. Attribut Se metadataelement Attributvärde Värde på ett metadataelement (attribut). Värden kan vara begränsade till flervalslista (värdelista), sättas automatiskt av systemet eller skrivas in av användare. Dgn Ritningsformat som används av CAD-systemet Microstation. Dwg Ritningsformat som används av CAD-systemen AutoCAD och Microstation. Dokumentfil Datafil som omfattar innehållet i ett dokument. Dokumentpost Post i databasen som innehåller attributvärden för ett dokument som är lagrat i ett dokumenthanteringssystem.

2004-09-01 7 (36) Metadata Metadata är data som beskriver en datamängd, i detta sammanhang avsett att användas vid sökning av dokument och framtagning av dokumentförteckningar. Med hjälp av metadata skall man kunna söka, finna, distribuera och radera dokument utan att behöva läsa hela innehållet i dokumentet Metadataelement En egenskap som ingår i metadata för ett dokument och bidrar till att identifiera, klassificera och karaktärisera dokumentet. Metadataelement benämns även attribut. Ett metadataelement har ett namn och ett värde. Exempel på metadataelement är dokumentnamn, versionsbeteckning, dokumenttyp och status. Modellfil En fil som beskriver delar av eller hela anläggningars geometrier i verkliga koordinater i ett specifikt projektionssystem. Filformat för modellfiler är dgn (Microstation) eller dwg (AutoCAD). Ritningsfil En fil som skapats genom kopiering av utsnitt ur en eller flera modellfiler som tillsammans med data från filer som innehåller ritningsram och namnruta, representerar en ritning. Vanliga filformat är dgn eller dwg. En ritningsfil har inga referenser till andra filer. Tekniska dokument Dokument som beskriver företeelser eller produkter, befintliga eller planerade. Det kan vara anläggningar, landskap eller tillverkade föremål. Exempel på tekniska dokument är ritningar, tekniska beskrivningar och rapporter. Utsnittsmodell En modellfil som består av referenser till delar av en eller flera andra modellfiler som tillsammans med referenser till filer som innehåller ritningsram och namnruta utgör innehållet på en ritning. Filformat är dgn eller dwg. För att denna fil skall kunna presenteras på bildskärm eller skrivas ut måste tillgång till de refererade filerna finnas. Visningsritning En fil som innehåller en ritning i pdf-format. Denna fil kan inte användas vid revideringar av ritningen. Värdelista Förteckning över tillåtna eller möjliga värden för metadataelement. Värdelistor kan vara generella eller styrda av en verksamhet, ett fackområde e.d..

2004-09-01 8 (36) 4 Systemuppbyggnad IDA2000 bygger på programvaran ProjectWise som är en applikation med databaser bestående av dokumentposter med olika dokumentuppgifter, såsom attribut, dokumentstatus och namn på den datafil som utgör dokumentets innehåll. IDA2000 använder idag två servrar, en för enbart intern åtkomst samt en som kan nås både från Banverkets intranät och via Internet. Servrarna kan nås med Windows-klienter eller webbklienter. Externa klienter 80 60 40 20 0 1st Qtr2nd Qtr Brand vägg BV-klienter 80 40 60 20 0 1st Qtr 2nd Qtr Inter net/ TCP /IP Brand - vägg - Databas Extern IDA- Server IDA- Server Databas Network 80 60 40 20 0 1st Qtr 2nd Qtr 80 40 60 20 0 1st Qtr 2nd Qtr 80 60 40 20 0 1st Qtr 2nd Qtr 80 60 40 20 0 1st Qtr 2nd Qtr Dokument- -Windows 95, 98 -Windows NT filer Dokumentfiler - BV-nätverk 80 40 60 20 0 1st Qtr 2nd Qtr Figur 1. Systemuppbyggnad för IDA2000

2004-09-01 9 (36) 4.1 Datakällor Databaserna är indelade i datakällor för huvudkontoret, de olika banregionerna, Banverket Projektering, Banverket Produktion, Banverket Telenät, Industridivisionen och BV-Data. Datakällorna är fördelade på en intern och en extern server. Den externa servern används där externa intressenter skall kunna skapa och styra dokument. Figur 2. De datakällor som databaserna är indelade i. 4.1.1 Åtkomst För att skapa och förändra dokument i IDA2000 krävs Windowsklienter av ProjectWise. För att läsa dokument krävs ingen annan programvara än Internet Explorer. Vid läsning av dokument kan man använda det program som filen är skapad med, exempelvis Word, Excel eller Microstation. Om man saknar detta program som skapat filen erbjuder IDA2000 läsprogram för ca 200 olika filformat. För att få åtkomst till dokumenten krävs inloggning på respektive datakälla. Behörighetskontroll sker genom namn och lösenord.

2004-09-01 10 (36) 4.2 Arkivmappar I varje datakälla organiseras dokumenten i hierarkiska mappstrukturer liknande uppbyggnaden i Windows filsystem. Dokumenten lagras normalt i mapparna på den lägsta nivån i strukturen. 4.2.1 Åtkomst Åtkomst till datakällor och arkivmappar regleras av ett behörighetssystem som är kopplat till behörighetssystemet i Windows NT. Figur 3. Arkivmappar bildar en mappstruktur i varje datakälla. 4.3 Dokument Dokumenten namnges efter gällande standard eller vedertagen praxis för respektive process. Varje dokument beskrivs med attributinformation, även kallad metadata. För anläggningsprojekt finns, i IDA2000, följande attributuppsättningar: ida_bv_adm för administrativa dokument med gränssnitt för anläggningsprojekt. Denna attributuppsättning kan även användas för tekniska dokument i skeden fram till och med byggande ida_bv_tek för tekniska dokument med gränssnitt för förvaltningsdata som används i skede avslut där dokumenten och attributen anpassas till reglerna för förvaltningsdata.

2004-09-01 11 (36) De flesta attributvärden skrivs in av användaren i samband med att ett nytt dokument registreras, men vissa attribut sätts automatiskt av IDA2000 beroende på var i mappstrukturen dokumentet registreras. Attribut som berör dokumentstyrning såsom fastställt av och datum för fastställande sätts automatiskt av systemet när motsvarande aktiviteter utförs. Det finns också möjlighet att uppdatera attributvärden genom inläsning av Excel kalkylblad, på vilka dokumentens attributvärden och sökvägen till en eventuell dokumentfil är angivna. Detta förfarande används i skedet avslut då man normalt levererar många dokument i ett sammanhang. Dokumentets innehåll utgörs av filer i olika format beroende på ursprung och användning. För dokument som inte skall bearbetas efter registreringen i IDA2000 är standardformatet pdf. Pdffilerna skall skapas med skanning eller generering (utskrift) från CAD, Office, MS-project, Visio eller andra tillämpningsprogram. Det bör eftersträvas att dessa pdf-filer blir så måttriktiga som möjligt, dvs. en utskriven pdf-fil skall överensstämma med ett skannat original eller en utskriven CAD-fil. Om underlagsfilen (CAD-fil, Office-fil, etc.) skall kunna förändras måste den också lagras i IDA2000, antingen som fil i originalformat eller inbäddad i tillhörande pdf-fil. Om en fil lagras i originalformat kan man utelämna motsvarande pdf-fil. Genom att bädda in underlagsfilerna i motsvarande pdf-fil får man ett naturligt lagringsställe för underlagsfilerna. Inbäddning och uppackning kräver dock programvaran Adobe Acrobat. Figur 4. Exempel på en CAD-fil inbäddad i en pdf-fil

2004-09-01 12 (36) Till varje dokument i IDA2000 finns en historikfil där signifikanta händelser dokumenteras, exempelvis incheckning, godkännande eller skapande av nya versioner. Till varje mapp hör ett arbetsflöde som styr dokumentet i en gransknings- och godkännandeprocess. 5 Strukturer för projekt Med projekt avses här anläggningsprojekt i delprocessen uppgraderingar i banhållningsprocessen. I dessa mappstrukturer lagras dokument, såväl administrativa och tekniska dokument från respektive skede. I mappstrukturen Projekt finns en mapp Projektgemensamt med undermapparna Projektledning och Administration. I Projektgemensamt läggs dokument som är gemensamma för alla projekt. Det kan vara normer, anvisningar mallar etc. För varje pågående projekt finns mappstrukturer som indelas efter stråk, projekt, skeden och eventuella delprojekt. Om det inte finns något delprojekt benämns denna mapp till (inget delprojekt). För varje projekt finns det också mappar för övergripande delprojekt som inte kan hänföras till något skede. Mappnamn som inte innehåller citattecken är fasta värden övriga är specifika beroende på projekt, skede och delprojekt. Projekt Projektgemensamt Projektledning Stråknamn 1 Administration Projektnamn Stråknamn 2 Övergripande Delprojektbeteckning Skedesbeteckning Delprojektbeteckning Projektnamn.

2004-09-01 13 (36) Skedesbeteckningarna utgör banhållningsprocessens delar, som delvis beskrivs i lagen (1995:1649) om byggande av järnväg och BVH 806 Idéskede Förstudie Järnvägsutredning Järnvägsplan Systemhandling Bygghandling Byggskede Avslut Respektive skede skall indelas i delprojektbeteckningar enligt följande exempel: 50161_008_00_FS Triangelspår Nyland, 50163_005_00_jp_Häggsjön_mötesstn. De olika skedena för respektive projekt kan innehålla olika delprojektnamn. Figur 5. Exempel på delprojektnamn i olika skeden för projekt Ådalsbanan.

2004-09-01 14 (36) Ovanstående struktur skall användas för sådana projekt som omfattas av lagen (1995:1649) om byggande av järnväg. För vissa projekt krävs ingen förstudie, järnvägutredning eller järnvägsplan. Dessa mappar kan då ersättas med mappen Utredningar. Systemhandlingen benämns i denna typ av projekt programhandling på vissa banregioner. Mappen Systemhandling ersätts då med mappen Programhandling. Figur 6. Exempel på struktur i projekt som ej omfattas av lag om byggande av järnväg. Samma undermappar används dock i tillämpliga delar. Se avsnitt 5.2.4. Då projekten kan variera väsentligt när det gäller omfattning krävs det ofta anpassningar av de strukturer som föreslås i denna handbok. Respektive projekt skall före och under projektets genomförande samråda med systemförvaltaren för IDA2000 när det gäller anpassning till specifika behov och önskemål. 5.1 Mappstruktur Övergripande I denna struktur lagras dokument som inte kan hänföras till ett specifikt skede i projektet. Under mappen Övergripande finns mellanmappen Delprojektbeteckning med två undermappar, Administration och Underlag Övergripande Delprojektbeteckning Administration Underlag

2004-09-01 15 (36) 5.1.1 Undermappen Administration Undermappen Administration är indelad i olika funktioner. Varje funktion kan delas in i delfunktioner, en eller två nivåer. Man bör dock eftersträva ett lagom stort antal mappar för att inte åstadkomma strukturer som är svåra att överblicka. Sökning av dokument görs lämpligen med sökning i databasen efter angivna värden på olika attribut och inte genom att klicka sig fram i djupa mappstrukturer. Vid registrering av nya dokument måste man dock veta vilken mapp som dokumentet skall tillhöra. Mappnamnen ner till och med den lägsta delfunktionsnivån lagras som metadata till dokumentet och kan sedan användas vid sökning med attribut. Styrande dokument, oberoende av funktion skall läggas i mappen Styrande dokument och genomgår därigenom en gransknings- och godkännandeprocess enligt avsnitt 9.2. Efter godkännande och/eller fastställande kopieras dessa över till mappen Godkända styrande dokument som är den mapp där alla godkända styrande dokument samlas. Tillämpliga delar av mappstrukturen Administration används även i mappstrukturen för varje skede och kontrakt enligt nedan. Administration Arbetsmiljö Ekonomi Information Upphandling och inköp Kvalitet Ledning, planering, uppföljning Miljö Möten Säkerhet Övrig korrespondens Styrande dokument Godkända styrande dokument 5.1.2 Undermappen Underlag I denna mapp, med undermappar, läggs material som gäller för alla skeden. Det kan vara bestämmelser, normer etc. men även tekniska dokument såsom typritningar och modellfiler som successivt uppdateras.

2004-09-01 16 (36) 5.2 Mappstrukturer för olika skeden 5.2.1 Mappstruktur Förstudie Skedet Förstudie indelas enligt nedan: Förstudie Delprojektbeteckning Administration Uppdragsunderlag Anläggningsdokumentation Förslagshandling Samråd Slutrapport Godkända-Publicerade I undermappen Administration läggs administrativa dokument som rör detta specifika skede och delprojekt. I undermappen Uppdragsunderlag läggs dokument som kommer från idéskedet och utgör underlagsmaterial för de konsulter som skall leverera material till förstudien. Överföring av data från ett skede till ett annat sker genom kopiering i IDA2000. I undermappen Godkända- Publicerade samlas godkända dokument som utgör resultatet av detta skede. 5.2.2 Mappstruktur Järnvägsutredning Skedet Järnvägsutredning indelas enligt nedan: Järnvägsutredning Delprojektbeteckning Administration Uppdragsunderlag Anläggningsdokumentation Samråd MKB Utställelse Slutrapport Fastställda-Publicerade

2004-09-01 17 (36) I undermappen Administration läggs administrativa dokument som rör detta specifika skede och delprojekt. I undermappen Uppdragsunderlag läggs dokument som tillsammans med material från förstudien (undermapp Publicerade) utgör underlagsmaterial för de konsulter som skall leverera material till järnvägsutredningen. I undermappen Fastställda-Publicerade samlas fastställda dokument som utgör resultatet av detta skede. 5.2.3 Mappstruktur Järnvägsplan Skedet Järnvägsplan indelas enligt nedan: Järnvägsplan Delprojektbeteckning Administration Uppdragsunderlag Anläggningsdokumentation Samråd MKB Utställelse Fastställelse Överklagande Redovisning Fastställda-Publicerade I undermappen Administration läggs administrativa dokument som rör detta specifika skede och delprojekt. I undermappen Uppdragsunderlag läggs dokument som tillsammans med material från Järnvägsutredningen (undermapp Fastställda-Publicerade) utgör underlagsmaterial för de konsulter som skall leverera material till järnvägsplanen. I undermappen Fastställda-Publicerade samlas fastställda dokument som utgör resultatet av detta skede.

2004-09-01 18 (36) I undermappen Redovisning struktureras dokumenten efter innehållet i järnvägsplanen: Redovisning Allmänt Kartor och ritningar Planbeskrivning Gestaltningsprogram Genomförandebeskrivning MKB Fastighetsförteckning Samrådsredogörelse 5.2.4 Mappstruktur Systemhandling Skedet Systemhandling indelas enligt nedan. Denna indelning används även i tillämpliga delar om systemhandlingen har ersatts av en programhandling. Systemhandling Delprojektbeteckning Administration Uppdragsunderlag Anläggningsdokumentation Förteckningar och listor Övergripande beskrivning Mark och kanalisation Geoteknik Konstbyggnader Spåranläggningar Elanläggningar Signalanläggningar Teleanläggningar Stomnät, plan och nivåfixar Längdmätning, konnektioner och km-tavlor Fastställda-Publicerade

2004-09-01 19 (36) I undermappen Administration läggs administrativa dokument som rör detta specifika skede och delprojekt. I undermappen Uppdragsunderlag läggs dokument som tillsammans med material från järnvägsplanen (undermapp Fastställda-Publicerade) utgör underlagsmaterial för de som skall leverera material till systemhandlingen. I undermappen Fastställda-Publicerade samlas fastställda dokument som utgör resultatet av detta skede. 5.2.5 Mappstruktur Bygghandling Skedet Bygghandling indelas enligt nedan: Bygghandling Delprojektbeteckning ( Konsultnamn 1, Kontrakt 1 ) Administration Uppdragsunderlag Anläggningsdokumentation Fackområde 1 Fackområde 2.. Fastställda-Publicerade Indelningen i mappstrukturen Bygghandling sker efter specifika uppdrag identifierade med kontraktsnummer. I undermappen Administration läggs administrativa dokument som rör respektive kontrakt. I undermappen Uppdragsunderlag läggs dokument som tillsammans med material från systemhandlingen (undermapp Fastställda-Publicerade ) utgör underlagsmaterial för de som skall leverera material till bygghandlingen. I undermappen Fastställda-Publicerade samlas fastställda dokument som utgör resultatet av detta skede. 5.2.6 Mappstruktur Byggskede Byggskedet indelas enligt nedan: Byggskede Delprojektbeteckning ( Entreprenad 1, Kontrakt 1 ) Administration Uppdragsunderlag Relationshandlingar Fackområde 1 Fackområde 2

2004-09-01 20 (36).. Godkända-Publicerade Indelning sker efter specifika entreprenader identifierade med kontraktsnummer. I undermappen Administration läggs administrativa dokument som rör respektive kontrakt. I undermappen Uppdragsunderlag läggs dokument som tillsammans med material från bygghandlingen (undermapp Publicerade-Fastställda) utgör underlagsmaterial för respektive entreprenad. I mapparna för respektive fackområde läggs de dokument som utgör relationshandlingar. Dessa dokument utgör underlag för förvaltningsdata som produceras i skedet Avslut. 5.2.7 Mappstruktur Avslut I skedet Avslut sammanställs de dokument som skall utgöra förvaltningsdata. Dessa utgörs ofta av relationshandlingarna med eller utan modifieringar. Leveranser till beställande enhet inom Banverket skall bestå av metadata i form av en fil i Excel samt alla dokument i pdf-format med inbäddad underlagsfil (CAD-fil eller MS Office-fil). Underlagsfilerna kan alternativt levereras som separata filer med tillhörande metadata. Leveranserna skall läggas i strukturen Förvaltningsdata Leveranser enligt BVH 584.41 Metodanvisningar för hantering av förvaltningsdata i IDA2000. 6 Mappstruktur Projekt avslutade Valda delar från mappstrukturen Projekt skall kopieras till mappstrukturen Projekt avslutade. Det gäller de dokument som man önskar spara som erfarenhetsbank för framtiden. Dokument som skall diarieföras skall registreras i DIABAS och lagras enligt gällande regelverk. Diarieföring i Banverket beskrivs i BVF 002.2 och BVH 002.02. Urvalet sker efter samråd med projektledning och arkivpersonal. Överföring till Projekt avslutade sker genom flyttningskommando i IDA2000. De dokument som inte skall sparas raderas i Projektstrukturen.

2004-09-01 21 (36) 7 Metadata Metadata är uppgifter om dokument och används vid sökning efter dokument samt framtagning av dokument- och ritningsförteckningar. Metadata består av ett antal metadataelement (attribut) som beskriver dokumentet och metadataelementens innehåll lagras i SQL-databaser. Metadata för dokument i förvaltningsdatastrukturerna baseras på en internationell standard, ISO/IEC CD 82045.2 samt på specifika krav inom Banverket, delvis reglerade av BVF 501 och BVF 584.30 med tillhörande BVH. Rapporten IT Bygg och Fastighet 2002 (Svensk Byggtjänst med flera) har också beaktats. I strukturen Projekt finns både administrativa och tekniska dokument. Båda dokumenttyperna använder samma databasuppsättning men med olika gränssnitt i form av layout på formulär som skall fyllas i vid nyregistrering av dokument och för sökning av attributvärden. Vilka attribut som skall användas styrs av regler i respektive process. Tabell 1. Attribut för dokumentidentifiering i gränssnittet ida_bv_adm i strukturen Projekt Attribut Definition ISO 82045 Anmärkning Dokumentidentifiering Arkivmapp namn Automatisk Dokument-ID Globalt ID 1 Automatisk Dokumentkod Om dokumentguide Namn Dokumentnamn 2 Automatisk Version Versionsbeteckning Enligt BVF 501 8 Kopplat med ändringsbeteckning Datum (aktuell version) 21 Kopplat med år, vecka År, vecka Kopplat med Datum Filnamn Windows filnamn Automatisk Filtyp Program Ass till filtyp 105 Automatisk Externt dokumentnamn Ritningsnummer Bladnummer Undernummer Bildkortsnummer Diarienummer Organisation ägare Automatisk Handläggare ägare Automatisk Upprättare (konstruktör)

2004-09-01 22 (36) Attribut Definition ISO 82045 Anmärkning Dokumentidentifiering struktur Arkivdel Automatisk =mappnivå 1 Stråknamn Automatisk =mappnivå 2 Projektnamn Automatisk =mappnivå 3 Skede Automatisk =mappnivå 4 Delprojektnamn Automatisk =mappnivå 5 Funktion Automatisk =mappnivå 6 Delfunktion1 (Fackområde) Automatisk =mappnivå 7 Delfunktion2 (Anläggningsdel) Automatisk =mappnivå 8 Dokumentbeskrivning Dokumenttitel Beskrivning 12 Bandel Anläggningstyp Nyckelord 13 Format 91 ISO beteckningar Startkilometer Startmeter Slutkilometer Slutmeter Dokumentrelation Dokumentklassificering Dokumenttyp Dokumenttyper 15 Dokumentrubrik Spec av dokumenttyp 18 BSAB-nummer Kod enl BSAB FDOK-Beteckning Dokumentskapande Handläggare Leverantör 19 Organisation Leverantör 20 Datum Leverantör Upprättare (Konstruktör) Dokumentgranskning Extern Granskat av extern 31 Granskat av organisation 32 Granskat datum extern 33 Godkänt av extern 38 Godkänt av organisation 39 Godkänt datum extern 40

2004-09-01 23 (36) Attribut Definition ISO 82045 Anmärkning Fastställande ägare Arbetsflöde Namn på arbetsflöde Dokumentläge Läge i arbetsflöde 29,36 Granskat av ägare Granskat datum ägare Fastställt av 46 Fastställt datum 50 Ändringsinformation Ändringsbeteckning 8 Kopplat med Version Ändringsbeskrivning 14 Ersätter 60 Ersatt av 62 Arkivinformation Arkivbeskrivning Arkivstatus Dossienummer Filmningsdatum Förvaringsplats Sökväg Uppdateringsdatum 123 Upprättat datum (första version) Utcheckat till Utlämnat till Utlämnat datum Inkommandedatum Bevakningsdatum Utgåendedatum Externt ärendenummer För fysiska dokument

2004-09-01 24 (36) 7.1 Gränssnitt Anläggningsprojekt Gränssnitt för metadata utgörs av tre attributformulär. Figur 7. Attributformulär 1 är gemensamt för alla gränssnitt och innehåller grundläggande metadata som normalt sätts av systemet.

2004-09-01 25 (36) Figur 8. Attributformulär 2 innehåller de viktigaste attributen. En del skapas av systemet och en del kräver manuell ifyllnad. Attribut som är omgivna av vinkelparenteser < > är obligatoriska att fylla i.

2004-09-01 26 (36) Figur 9. Attributformulär 3 innehåller övriga attribut. 7.2 Metadataelement (attribut) Namn (Dokumentnamn) Detta attribut innehåller dokumentnamnet. För ritningar är detta sammansatt av ritningsnummer _ (understrykningstecken) bladnummer, till exempel 0523360_052, G008C051 (fackområde geoteknik), 2338-131_007 (fackområde signalteknik). Om dokumentet innehåller en dokumentfil kompletteras dokumentnamnet med tecknet _ och filtypsbeteckning till exempel 0523360_052_pdf. Om filerna är skapade med banverkets Microstation applikation BVADM skall dokumentnamn vara samma som filnamn där punkten före filnamnsextensionen ersätts med tecknet tecknet _. Filnamnen baseras på fackområden och kilometerangivelse, till exempel ms0040_dgn. Detta är en gammal namngivning som kommer att förändras i och med att en ny BVADM införs. Övriga dokumenttyper namnsätts enligt gällande praxis för namnsättning av dokument eller filer, till exempel AL-01C8G._shp

2004-09-01 27 (36) Standard för namnsättning i IDA2000 av dokument som skapas genom att filer i Windows flyttas till IDA2000 är att dokumentnamnet är lika med filnamnet med punkten ersatt av understrykningstecknet, till exempel DLI-818_doc, BRE-801_doc. Suffixet _filtyp är inte obligatoriskt då en stor mängd dokument inte uppfyller detta krav idag. Det rekommenderas dock att nya registreringar använder denna namngivningsregel. Version och ändringsbeteckning Version är ett attribut som styrs av systemet. Standardvärdet är 0 vid nyregistrering. Enda gången attributvärdet kan styras av användaren är första gången dokumentet registreras. Det får då det värde som sätts för Ändringsbeteckning i attributformulär 3. Versionsbeteckning för ritningar är normalt en bokstav, A för första revideringen, B för nästa osv. För administrativa dokument är konventionen att versioner betecknas med siffror med första versionen 1. Filnamn Filnamn för ritningsfiler är sammansatt av ritningsnummer _ (understrykningstecken) bladnummer. (punkt) filtypsbeteckning, till exempel 0523360_052.pdf, 2338-131_007.dgn (signal), G008C051.pdf (geoteknik). Modellfiler skapade med BVADM namnsätts enligt denna standard. I avvaktan på en generell namnstandard för filer skapade med Office-dokument används namnsättningspraxis för respektive verksamhet, till exempel DLI-818_doc, BRE-801_doc. Arkivdel För strukturen Projekt är attributvärdet Projekt på mappnivå 1. Detta attribut kopplas automatiskt till dokumentet vid registrering. Stråknamn Mappnivå 2 i projektstrukturen. Attributvärdet sätts automatiskt vid registrering av dokumentet. Projektnamn Mappnivå 3 i projektstrukturen. Attributvärdet sätts automatiskt vid registrering av dokumentet. Skede Mappnivå 4 i projektstrukturen. Attributvärdet sätts automatiskt vid registrering av dokumentet. Delprojektbeteckning Beteckning på uppdraget, kontraktsbeteckning. Mappnivå 5 i projektstruktur. Attributvärdet sätts automatiskt vid registrering av dokumentet. Exempel 50164-001-00_SH_Dynäs_mötesstation Funktion Mappnivå 6 i projektstruktur. Attributvärdet sätts automatiskt vid registrering av dokumentet.

2004-09-01 28 (36) Funktion kan vara Administration Anläggningsdokumentation Uppdragsunderlag Delfunktion 1 Dessa attribut utgör mappnivå 7 i projektstrukturen. Attributvärdet sätts automatiskt vid registrering av dokumentet. Delfunktion1 kan vara Fackområde (om nivå 6 är Anläggningsdokumentation eller Uppdragsunderlag) Delfunktion1 kan vara bestämning till Administration (nivå 6), till exempel Ekonomi. Delfunktion2 Dessa attribut utgör mappnivå 8 i projektstrukturen. Attributvärdet sätts automatiskt vid registrering av dokumentet Delfunktion2 kan vara Delfackområde om Delfunktion1 är Fackområde Dokumenttitel Dokumentets rubrik, beteckning eller liknande Dokumenttyp Dokumenttypen väljs i flervalslista enligt bilaga 1. Diarienummer Enligt Banverkets standard Doknr/BSAB Dokumentnummer anges enligt BSAB Ritningsnummer Ritningsnummer i IDA2000 är det som benämns löpnummer enligt BVF 501. För geotekniska ritningar sätts ritningsnummer efter geotekniska bandelar till exempel G087A019. För signalritningar sätts ritningsnummer efter Huvudnummer och Undernummer till exempel 2338-131. Bladnummer Bladnummer skall anges med tre siffror, eventuellt fyra siffror i förkommande fall. Upprättare/Konstruktör Dokumentets författare eller ritningens konstruktör

2004-09-01 29 (36) Datum Datum för aktuell version Handläggare Dokumentets handläggare Ändringsbeteckning första version Värdet på detta attribut sätter värdet på attributet version vid nyregistrering. Kan inte ändras efter registrering. Formatet styrs av verksamheten. För ritningar används normalt bokstavsbeteckningar. För administrativa dokument används normalt siffror. Övriga attribut med datumformat Datum skall skrivas med åååå-mm-dd. 8 Dokumenthistorik En viktig funktion i IDA2000 är spårbarheten. Därför loggas automatiskt vissa händelser, såsom att: Ny dokumentversion skapas Dokumentet ändrar läge i arbetsflödet Dokumentet checkas in Kompletterande uppgifter kan skrivas in i historikfilen. Historikfilen är av stor betydelse för spårbarheten som är en viktig del i kvalitetsarbetet. 9 Dokumentstyrning för anläggningsprojekt Varje dokument styrs av ett arbetsflöde. Arbetsflödet styrs av vilken mapp dokumentet finns i. 9.1 Redovisande dokument För redovisande dokument såsom kallelser och protokoll används ett arbetsflöde som styrs helt av handläggaren som skapar dokumentet. Detta arbetsflöde används för sådana dokument som inte skall granskas och godkännas.

2004-09-01 30 (36) Handläggare Bearbetning Handläggare Gällande Upphävt Radering eller Ny version Figur 10. Arbetsflöde för redovisande dokument 9.2 Styrande dokument Styrande dokument involverar handläggare, granskare och godkännare. Handläggare Bearbetning Granskare Granskning Uppdatering Handläggare Granskningskommenterat Godkännare Godkännande OK Kopia till Godkända Publicerade Handläggare Godkänt Ny version Upphävt Figur 11. Arbetsflöde för styrande dokument. När ett dokument blir godkänt kopieras det automatiskt till en mappen Godkända-Publicerade. Tidigare version i denna mapp raderas. Det är denna mapp som kategorin läsare har tillgång till. 9.3 Resultatdokument Resultatdokument kan komma från externa konsulter eller leverantörer. Genom att låta dessa leverera dokument direkt i IDA2000 och använda en process med digital granskning och godkännande blir hanteringstiden kortare och kvaliteten bättre. En beskrivning av granskning och fastställande av dokument med Adobe Acrobat finns tillgänglig hos systemförvaltaren för IDA2000.

2004-09-01 31 (36) Handläggare Bearbetning Granskare Granskning Handläggare Granskningskommenterat Uppdatering eller Ny version Fastställare Fastställande OK Kopia till Fastställda Publicerade Handläggare Fastställt Ny version Upphävt Figur 12. Arbetsflöde för anläggningsdokumentation som skall granskas och fastställas 9.3.1 Leveransprocessen Resultatdokumenten lagras i mappen för respektive Fackområde under Anläggningsdokumentation Dessa dokument har sex dokumentlägen Levererat Granskning Granskningskommenterat Fastställande Fastställt Upphävt Vid nyregistrering hamnar dokumentet i dokumentläget Levererat. 9.3.2 Aktivera granskning Projektören aktiverar granskningen genom att ändra dokumentläget till Granskning pågår. 9.3.3 Granskning Någon av de utsedda granskarna checkar ut dokumentet och använder Adobe kommenteringsverktyg för att infoga granskningskommentarer i dokumentet. Efter kommentering sparas dokumentet och checkas in. Alternativt eller som komplement kan en granskningsrapport skapas. Om dokumentet efter granskning inte behöver åtgärdas skrivs inga kommentarer i pdf-filen. Det granskningskommenterade dokumentet skickas av granskaren till nästa dokumentläge som är Granskningskommenterat. 9.3.4 Granskningskommenterat Ej godkänd granskning

2004-09-01 32 (36) Handläggaren skapar en ny granskningsversion av dokumentet som hamnar i det första läget Levererat. Om en ny version inte önskas kan handläggaren skicka tillbaka dokumentet till första läget utan att skapa ett nytt dokument. Projektören genomför förändringar i sitt CAD-system enligt granskningskommentarerna och genererar en ny pdf-fil. Därefter importeras den nya filen till dokumentet. När projektören har kopplat en ny fil till dokumentet skickas det till nästa läge, Granskning och en ny granskningscykel börjar enligt ovanstående beskrivning. Granskningsrapporter Granskningsrapporter lagras i samma mapp som granskade ritningar med namngivning så att det kan kopplas till de ritningarna som är granskade. Alternativt kan granskningsrapporterna bäddas in i ritningarnas pfd-filer. Granskning utan anmärkning Granskaren signerar dokumentet samt skriver in fastställarens namn och datum för fastställande i pdf-filen. Dokumentet skickas till läget Fastställande och en fastställelseprocess startar. 9.3.5 Fastställande Fastställaren öppnar det dokument som skall fastställas och utför kontroll. Fastställaren lyfter sedan dokumentet till Fastställt. Härvid kopieras dokumentet till mappen Fastställda-Publicerade i respektive delprojekt i respektive skede. I denna mapp finns endast den senaste versionen av fastställda dokument. 9.3.6 Upphävda och nya versioner av fastställda dokument Om ett fastställt dokument skall ersättas av ny version upphäver handläggaren dokumentet och skapar en ny version. Den nya versionen hamnar i läge Levererat och processen startar från punkt 9.3.1 ovan. 10 Arbetsflöden och behörigheter För varje projekt skall behörighetslistor skapas. Beslut om behörigheter skall tas av informationsägare, normalt projektledaren för respektive projekt. Behörigheterna (vem får göra vad i respektive läge i respektive arbetsflöde) styrs av behörighetslistor. Uppläggning av medlemmar i behörighetslistorna ombesörjs av BV-data kundsupport via e-post. Medlemmarna i varje lista ges behörighet att utföra vissa operationer på dokumenten i olika lägen i respektive arbetsflöde.

2004-09-01 33 (36) Dessa operationer är Skapa dokument Radera dokument Läsa attribut Skriva attribut Läsa fil Skriva fil För att ändra läget på ett dokument i ett arbetsflöde krävs skrivrättigheter. För varje projekt skapas följande listor IDA2000-administratör Handläggare Konsultgrupp 1, Konsultgrupp 2, Granskare Ban Granskare EST För hela regionen skapas behörighetslistor för fastställande godkännande Fastställare Ban Fastställare EST Det bör finnas två kategorier för läsning av projektdokument Läsa dokument i alla dokumentlägen Läsa publicerade och gällande dokument 10.1 Administratör Administratören har alla rättigheter i alla lägen, för att kunna bistå de olika användarkategorierna. Observera att dokumenten har låsta lägen då ingen förändring kan göras (Gällande läge). 10.2 Handläggare Handläggaren har alla rättigheter i arbetsflöde för redovisande dokument. I läge Gällande är dokumenten låsta. Handläggaren måste då upphäva dokumentet innan förändring kan utföras. Handläggaren kan skapa en ny version i läge Upphävt. I styrande dokument har handläggare skrivrättighet i läget Bearbetning, rätt att ändra läge i Granskningskommenterat och rätt att upphäva i läge Godkänt). Handläggaren kan skapa en ny version i läge Upphävt.

2004-09-01 34 (36) I flöden med resultatdokument har handläggare rätt att ändra läge och skapa ny version i läge Granskningskommenterat och rätt att upphäva i läge Fastställt. Handläggaren kan skapa en ny version i läge Upphävt. 10.3 Konsult Konsulten har skapa- och skrivrättigheter i läge Levererat. Detta innebär även behörighet att byta fil för dokumentet i detta läge. 10.4 Granskare Granskaren har skrivrättigheter i läge Granskning. 10.5 Godkännare Godkännaren har skrivrättigheter i läge Godkännande. 10.6 Fastställare Fastställare har skrivrättigheter i läge Fastställande. 10.7 Entreprenör Entreprenören har läsrättigheter i fastställda bygghandlingar och skrivrättigheter i relationshandlingar under byggskedet.

2004-09-01 35 (36) Bilaga 1 Attributvärden för Dokumenttyp Dokumenttyp Dokumenttyp Dokumenttyp Administrativa föreskrifter AF Handbok Postlista Adress- och telefonlista Informationsplan Presentationsmaterial Aktivitetsbeskrivning Inköpskort Processbeskrivning Anbud Innehållsförteckning Prognos Anbudsinbjudan Järnvägsplan Projektplan Anbudsutvärdering Järnvägsutredning Protokoll Anmälan Kalkyl Provning/Besiktning/Idrifttagning Ansvarsbeskrivning Kallelse Rapport Ansökan Karta Revideringslista Anteckning Kartläggning och inventering Riskanalys Arbetsmiljöplan Kontaktlista Ritning Armeringsförteckning Kontraktshandling Ritningsförteckning Avtal Kontrollplan Rutinbeskrivning Avvikelserapport Konverteringstabell Sammanställning Beräkning Kostnadsberäkning Samrådsblankett Besiktningsprotokoll Kvalitetsplan Schematisk plan Beskrivning Laboratorieprotokoll Skiss Beslut Meddelande Skrivelse Beställning Miljökonsekvensbeskrivning, MKB Slutrapport Beställningsbekräftelse Miljöplan Standard Bild Miljöprogram Teknisk beskrivning, TB Binärfil Miljöutredning Tekniskt PM Budget Minnesanteckning Tekniska riktlinjer Dagbok Modellfil Tidsplan Dagordning Montageinstruktion Tilläggsbeställning Distributionslista Målbeskrivning Typritning Drift- och underhållsinstruktion Mängdbeskrivning, MB Uppdragsbeskrivning Fakturaunderlag Mängdförteckning, MF Uppdragskontrakt Foto Objektlista Upphandlingsföreskrifter Föreskrift Objektspecifika miljökrav Utredning Förfrågningsunderlag Organisationsplan Ändringsbegäran Förslagshandling Plan Översiktsplan, översiktskarta och situationsplan Förstudie PM Överföringsfil Förteckning Policy Övrig

2004-09-01 36 (36) Bilaga 2 Blankett förbättringsförslag BVH 584.40 Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000 Förbättringsförslag avseende BVH 584.40 sändes till: Jens Gustavsson HK-BBM Telnr: 965-6477 Avsändare: Tel nr: Kapitel: Förbättringsförslag: BBM:s svar Förändringsförslaget medför ändring i BVH 584.40 Ja/Nej