Sammanträdesprotokoll 1 (17) Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred kl. 08.30-12.15 Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Mattias Wärnsberg, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Britt Olsson, sekreterare Michael Leijonhud 96 Lars Gjörloff 98 Mattias Wärnsberg Utses att justera Underskrifter Paragrafer 87-98 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Olsson. Lars Rosander. Mattias Wärnsberg Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2014-03-26 Datum för anslags nedtagande 2014-04-18 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Olsson
Sammanträdesprotokoll 2 (17) Kommunstyrelsen Budgetberedningen Ekonomikontoret Barn- och utbildningsnämnden Östra Smålands Kommunalteknikförbundet KSAU 87/2014 Dnr 2014/62 291 Investeringsbudget för lokaler 2014 - Silverdalens skola och förskola Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att Östra Smålands Kommunalteknikförbund får i uppdrag att under 2014 upphandla en modulbyggnation, i minst 60 månader med option till hyrköp, inrymmande förskola, fritids, kök och matsal. Denna ska tas i drift hösten 2014. Arbetsutskottet beslut Arbetsutskottet beslutar att till kommunstyrelsens behandling av ärendet ska barn- och utbildningsnämndens presidium och fastighetsingenjör Mikael Pettersson, Östra Smålands Kommunalteknikförbund bjudas in för att informera om ärendet. Vad gäller etapp 2 får ärendet beredas i budgetberedningen. Etapp två är då att låta riva båda befintliga skolbyggnaderna i Silverdalen under år 2015 och att upphandla en modulbyggnation inrymmande klassrum, i minst 60 månader med option till hyrköp. Den ökade driftkostnaden för etapp 1 år 2015 och framåt ska också tas med i budgetberedningen. Barn- och utbildning har idag sin förskoleverksamhet i ombyggda lägenheter på Grönlidens förskola (som hyrs av Hultsfreds bostäder), ett hundratal meter från skolan. Skolan bedrivs i två byggnader som har mycket låg nyttjandegrad. Matlagningen och matbespisningen sker i källaren, vilket inte är bra ur vare sig utrymningsaspekter eller arbetsmiljöaspekter. För att få skolan/matsalen i godkänt/acceptabelt skick krävs många kostnadskrävande åtgärder. Trots detta kommer byggnaderna inte att kunna utnyttjas maximalt på grund av utformning och planlösning etc. Skolbyggnaderna, där den äldsta är från 1932, har installationer (el, vs, ventilation) som är i stort renoveringsbehov, samt att hiss och toaletter inte är fullt tillgodosett. Tre alternativa lösningar har diskuterats. I etapp 1 vill barn- och utbildningsnämnden låta uppföra en modulbyggnation på ca 610 kvm för förskola, fritids, kök och matsal. En sådan byggnation kommer att kosta 115 000 kr i hyra/månad, plus 5 000
Sammanträdesprotokoll 3 (17) kr/månad för ökade driftkostnader, fram till 2014-12-31. Tas modulen i drift i september blir den ökade driftkostnaden för barn- och utbildningsnämnden 480 000 kr. Till detta kommer investeringar för markarbeten, staket/grindar, anslutningar el, vatten, avlopp och data med 1 050 000 kr. Under 2015 kommer driftkostanden för barn- och utbildningsnämnden öka med 1 103 500 kr på grund av etapp 1. Rivningskostnaden är idag uppskattad av Hultsfreds bostäder till 1 900 000 kr. I etapp 2 vill man låta riva de båda befintliga skolbyggnaderna i Silverdalen och låta uppföra en skolmodul på ca 330 kvm. Rivningskostnaderna uppskattas bli 2 347 000 kr (kalkylvärde) och ett bokfört värde för Silverdalens skola på 1 120 000 kr skrivs av. Modulbyggnationen kommer att kosta 50 300 kr/månad, plus 3 000 kr/månad för ökade driftkostnader. Under förutsättning att modulen tas i drift i september kostar det 213 200 kr extra under 2015. Kostnader för skjuts av eleverna till träslöjden tillkommer. Till detta kommer även investeringar för markarbeten, anslutning, el, vatten, avlopp etc. på 225 000 kr. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 15/2014-03-12 att föreslå kommunfullmäktige att Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) tillsammans med barn- och utbildningsförvaltningen får i uppdrag att under 2014 upphandla en modulbyggnation, i minst 60 månader med option till hyrköp, inrymmande förskola, fritids, kök och matsal. Denna ska tas i drift i Silverdalen hösten 2014. (Etapp 1) Vidare beslutade barn- och utbildningsnämnden att föreslå kommunfullmäktige att ÖSK tillsammans med barn- och utbildningsförvaltningen får i uppdrag att under 2015 låta riva båda befintliga skolbyggnaderna i Silverdalen och att upphandla en modulbyggnation inrymmande skolklassrum, i minst 60 månader med option till hyrköp. (Etapp 2) Beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 63/2013, 69/2013, 1/2014, 10/2014 Barn- och utbildningsnämnden 143/2013, 146/2013, 1/2014, 15/2014 Mikael Petterssons tjänsteskrivelse 2014-03-12
Sammanträdesprotokoll 4 (17) Barn- och utbildningsnämnden KSAU 88/2014 H2014.577 Lokalinventering förskolor Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att barn- och utbildningsnämndens presidium får presentera lokalinventeringen för arbetsutskottet då kompletteringar till underlaget är klart. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 20/2014-03-12 att ge barn- och utbildningschef Cynthia Strömberg i uppdrag att tillsammans med Hultsfreds bostäder ta fram en bild av skicket på de förskolor som finns i lokaler som hyrs av dem. Barn- och utbildningsnämnden beslutade även att ge barn- och utbildningschefen i uppdrag att planera verksamhetsbesöken den 16 april 2014 med utgångspunkt i förskolornas lärmiljöer och hur de kan utvecklas framåt. Vidare beslutade barn- och utbildningsnämnden att föreslå kommunfullmäktige att Nicklas Holmquist från Östra Smålands Kommunalteknikförbund ska få presentera utredningen som gjorts angående Silverslättens, Evahagens, Venhaga och Furuängens förskolor för kommunfullmäktige, kompletterat med Ekbackens och Björkens förskolor. Beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 4/2014 Barn- och utbildningsnämnden 130/2013, 4/2014, 20/2014
Sammanträdesprotokoll 5 (17) Kommunstyrelsen KSAU 89/2014 Dnr 2013/184 710 Motion från Börje Helgesson, FP i barnomsorgsfrågor Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige anse motionen besvarad utifrån barn- och utbildningsnämndens beslut om att stå fast vid gällande riktlinjer och regelverk. Börje Helgesson, FP, har 2013-10-15 lämnat in en motion med följande förslag: Alla som betalar maxtaxa och har en heltidstjänst ska ha fri tillgång till förskola måndag till fredag under ordinarie öppettider. Skollagen anger att kommunen är skyldig att erbjuda förskola för att vårdnadshavare ska kunna arbeta eller studera. Servicegraden ska höjas så att inte enbart dessa två faktorer ska ge rätt till vistelsetid på förskolan. Vårdnadshavare som betalar maxtaxa och arbetar heltid ska heller inte behöva redogöra för varför de behöver en viss vistelsetid på förskolan. Folkpartiet har fått signaler om att sådana frågor uppfattas kränkande av vårdnadshavare. Kommunstyrelsen beslutade 17/2014-02-04 att återremittera motionen till barn- och utbildningsnämnden för komplettering av svar enligt yrkande om återremiss från Mikael Pettersson, FP. Yrkandet om återremiss avsåg komplettering av svar på sista stycket i motionen om bland annat att orättvisorna måste upphöra, samt att tilldelad plats om heltid också ska omfatta heltid, annars måste taxan anpassas till verklig utnyttjad tid. 2014-02-10 träffades barn- och utbildningschef Cynthia Strömberg och Börje Helgesson. Helgesson förtydligade då Folkpartiets förslag till ändrat regelverk och vill att förslaget ska tas upp i barn- och utbildningsnämnden för vidare behandling. Barn- och utbildningschefen har 2014-02-10 sammanfattat Folkpartiets förslag så som Börje Helgesson framförde det. Helgesson har läst och godkänt förslaget som sitt eget. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 25/2014-03-12 att gällande riktlinjer och regelverk fortsätter att gälla då dessa har sin utgångspunkt i barnens bästa.
Sammanträdesprotokoll 6 (17) Beredning Kommunstyrelsen 17/2014 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 16/2014 Barn- och utbildningsnämnden 25/2014 Barn- och utbildningschefens sammanfattning av Folkpartiets förslag 2014-02-10
Sammanträdesprotokoll 7 (17) Kultursekreteraren Turism- och informationschef Hultsfreed Hayride KSAU 90/2014 Dnr 2014/60 048 Ansökan om arrangemangsstöd för Hultsfreed Hayride Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att bevilja ett arrangemangsstöd på 15 000 kronor som ett marknadsföringsbidrag. Beviljat bidrag får belasta kultur- och fritidskontorets samt utvecklingskontorets konton. För 2014 ska ett kontrakt upprättas där det ska framgå att en utvärdering och en verksamhetsplan för kommande år ska göras. Vad gäller utvärderingen för 2014 års arrangemang ska den anmälas till kommunstyrelsens arbetsutskott 12 augusti 2014. Kultur- och fritidskontoret har mottagit en ansökan om arrangemangsstöd till Hultsfreed Hayride om 20 000 kronor. Hultsfreed Hayride är en musikfestival som i år arrangeras för tolfte gången. Festivalens fokus ligger på 1950-talets populärmusik och livsstil. Rockabillykulturen har de senaste åren fått ett uppsving och Hultsfreed Hayride har stor potential att växa ytterligare. Bara mellan åren 2007-2013 har besöksantalet ökat med närmare 50 procent. Under 2014 arrangeras Hultsfreed Hayride mellan den 27-28 juni i Rock Citys lokaler av Nisse Johansson och den ideella föreningen Svenskt Rockarkiv. Kultur- och fritidskontoret och Utvecklingskontoret ställer sig positiva även till årets ansökan, då evenemanget vuxit i så väl omfattning som uppmärksamhet under senare år och etablerat sig som en uppskattad festival av internationell kvalitét samt bidragit till en positiv utveckling för kommunens turistnäring. Kultur- och fritidskontoret och utvecklingskontoret föreslår att ett arrangemangsstöd på 15 000 kronor beviljas som ett marknadsföringsbidrag, och får belasta kultur- och fritidskontorets konto med 7 500 kronor och utvecklingskontorets konto med 7 500 kronor. Vidare förslås att ett kontrakt för 2014 upprättas efter samma principer som 2013 så snart marknadsföringsbidraget godkänns, samt att det skrivs in i kontraktet att en utvärdering och en verksamhetsplan för kommande år ska göras.
Sammanträdesprotokoll 8 (17) Kumulus Fritidskonsulenten KSAU 91/2014 Dnr 2014/58 819 Förfrågan om medverkan i projektet "Skaka om" - kontaktpersoner politiker och tjänstemän Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ärendet får återkomma för att presenteras av en representant från Kumulus. Till mötet ska också fritidskonsulent Tommy Svensson-Pöder bjudas in. Kommunstyrelsen beslutade 135/2013-12-03 att godkänna fortsatt medlemskap i Kumulus och projektet skaka om, (tidigare full koll ). Vidare beslutades att medlemsavgiften på ca 38 000 kronor per år tas med i ombudgeteringen för 2014 och läggs in i ram för 2015, samt att frågan gällande kontaktpersoner får lösas när det blir aktuellt. 2014-03-14 inkom en förfrågan från Kumulus där man efterfrågar att Hultsfreds kommun väljer att vara delaktig i projektet genom att bl a delegera en till två politiker samt en till två tjänstemän att bli kontaktpersoner i projektet. Det är dessa personer ungdomarnas förslag går till och det blir de som ger ungdomarna svar. Tidsåtgången beräknar man varierar mellan 1-3 timmar per vecka, beroende på projektets popularitet. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 240/2013, 322/2013 Kommunstyrelsen 135/2013
Sammanträdesprotokoll 9 (17) Utvecklingskontoret PRO Målilla KSAU 92/2014 Dnr 2013/223 339 Frågor från möte hos PRO i Målilla 2013-12-12 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att frågorna från PRO därmed är besvarade i och med skrivelsen från utvecklingskontoret. Vid ett möte med PRO i Målilla deltog andre vice ordförande Mattias Wärnsberg, ks ledamot Åke Bergh, Michael Leijonhud, Infrastrukturkansliet och planeringsarkitekt Sara Dolk samt ett drygt 90-tal medlemmar från PRO. På mötet framförde åsikter och frågor. Arbetsutskottet beslutade 354/2013-12-17 att översända frågorna till samhällsbyggnadsgruppen för besvarande samt återrapportering av de samma till arbetsutskottet. Samhällsbyggnadsgruppen, via Michael Leijonhud, har nu återkommit med svar på frågorna som framfördes på mötet med PRO. Ett tydligt önskemål som framfördes var att få bort den problematiska långtradarparkeringen i området som uppfattas som både farligt och störande, inte minst eftersom flera fordon och släp även står uppställda på den s.k fotbollsparkeringen intill den nya reseterminalen. Detta anses farligt för de skolbarn som passerar där på väg till Venhagsskolan. Svar: Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) undersöker möjligheterna att inne på parkeringsytan sätta upp en skylt som förevisar förbjuden lastbilsparkering. Detta kräver sannolikt lokal trafikföreskrift för parkeringsförbud enligt trafikförordningen och därmed bli i enlighet med lagtexten. Vidare uppkom önskemål om upprustning för den befintliga grusstigen till Hesjön vid RV 34/23. Dessa frågor svarar ÖSK bäst på. Svar: Grusstigen på kommunal mark är i ordning och har inget
Sammanträdesprotokoll 10 (17) behov av åtgärd. Däremot är grusstigen på privat mark sönderkörd. Detta är inte en kommunal angelägenhet då bristen finns på annans mark. Det togs även upp frågor kring KLT:s brist på information beträffande tidtabell, speciellt för närtrafiken. Infrastrukturkansliet kontaktar KLT om detta. Svar: Michael Leijonhud har varit i kontakt med KLT och tidtabeller ska skickas ut till alla som så önskar. Det finns även tidtabeller på alla bussar samt på resecentrum. Närtrafiken är nu inne i utbyggt steg 2 vilket är mycket positivt. Nya informationsbroschyrer finns nu och information förmedlas på flera möten kring hur viktig och bra närtrafiken är. Vidare framfördes frågor om det planeras fler marklägenheter i Målilla. Svar: AB Hultsfreds Bostäder har inga planer just nu, men det finns en strategi och ett tänkt område i anslutning till AB Hultsfreds Bostäders övriga hyresfastigheter vid Södra Långgatan. Detta enligt VD Nicke Wainebro. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 354/2013-12-17
Sammanträdesprotokoll 11 (17) Kommunstyrelsen Ekonomikontoret Budgetberedningen KSAU 93/2014 Dnr 2014/64 004 Digital nämndadministration och digitala utskick Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna projektet Digital nämndadministration vilket bland annat innebär en övergång från pappershandlingar till digitalt utskick. Vidare föreslås att politikerna får låna läsplattor och mobila bredband för att kunna ta emot kallelser och handlingar digitalt. Vad gäller engångskostnaderna, 340 000 kronor, för digital nämndadministration föreslås finansieras inom anslaget för administrativ utveckling. De årliga kostnaderna för supporten föreslås utökas med det ökade beloppet för support inom respektive diarium som blir efter uppgraderingen. Finansiering för inköp av läsplattor, ca 680 000 kronor, föreslås ske genom ett anslag i ombudgeteringen för 2014 samt att driftbudget utökas för mobila bredband och supportkostnad för möteshanteringsmodulen. Vad gäller inköp av läsplattor återkommer kostnaden vart fjärde år. Projektets mål är en övergång till digitala utskick genom att ha en digital nämndadministration med möjligheter till digitala utskick. Totalt skickas årligen ca 3 000 utskick med möteshandlingar, totalt hamnar dessa på ca 375 000 kronor. Det innebär mycket handpåläggning och miljöpåverkan. Genom att ha digitala utskick skulle det ge mindre miljöpåverkan, mindre arbetsinsatser och samtidigt vara en anpassning till dagens samhälle där handlingar och information är mer lättåtkomligt med digitala funktioner. Hanteringen ska bli snabb, rättsäker, korrekt och tillgänglig. Det ska möjliggöra ett bra bemötande genom att sökmöjligheterna blir bättre. En smidigare hantering för politiker att kunna ha sina handlingar samlade istället för pappersluntor utan sökmöjligheter. Vidare möjliggörs att underlag i färg och olika format kan användas i större utsträckning. En del i projektet är också att två ungdomar kommer att finnas tillhands
Sammanträdesprotokoll 12 (17) under ett halvår för att hjälpa till med distribution och komma igång med plattorna. Digital nämndadministration Ärendehanteringssystemet som används idag är föråldrat och saknar digitala funktioner som skulle underlätta sammanträdesadministrationen. Digitala utskick Genom övergång till digitala utskick skulle effektiviseringsvinster uppnås. Bland annat frigörs tid för nämndsekreterare och vaktmästeri samt minskar pappersflödet hos våra politiker för att nämna några. Övriga förväntade effekter Genom att ta fram en rutin för hur arbetet med att sammanställa kallelser och protokoll kommer det att bli enhetligt inom nämnderna/förbund och styrelse. Nämndarbetet kommer att bli mindre sårbart vid frånvaro då sekreterare kan gå in oavsett nämnd eller styrelse. Vidare ska en rutin tas fram hur underlagen ska utformas vilket ska underlättaför beslutsfattandet för politiker då det finns struktur i handlingarna. Likaså att det kommer se lika ut i kallelser för de olika nämnderna/förbund och styrelse. En övergång till digitala utskick skulle ge en sparad energimängd i papper och transporter motsvarade ca 3 000 kwh per år. Finansieringsförlag Engångskostnaderna för digital nämndadministration är 340 000 kronor som föreslås finansieras inom anslaget för administrativ utveckling. Vad gäller de årliga kostnaderna, ca 197 000 kronor, föreslås årliga supporten hanteras inom respektive budget som berörs med den ökade summan per diarium. Vad gäller engångskostnaderna för digitala utskick föreslås att ett engångsanslag på 680 000 kronor tas med i ombudgeteringen för 2014 samt att driftbudgeten utökas med 200 000 kronor per år för bland annat support och mobila bredband. Vad gäller inköp av läsplattor återkommer kostnaden vart fjärde år.
Sammanträdesprotokoll 13 (17) Kommunkansliet KSAU 94/2014 Dnr 2014/68 Nya regler i kommunallagen om lokalt partistöd Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet ger kommunkansliet i uppdrag att bereda ärendet och återkomma med förslag. Den 1 februari 2014 trädde nya regler för kommunalt partistöd i kommunallagen i kraft. Reglerna tillämpas fr.o.m. mandatperioden 2014-2018 och innebär följande: Lokalt partistöd ska syfta till att stärka partierna i den kommunala demokratin. Varje kommun respektive landsting bestämmer om partistöd ska utbetalas och hur stort det ska vara. Lokalt partistöd får bara bestå av ett grundstöd och/eller ett mandatbundet stöd. Partistödet får bara utbetalas till ett politiskt parti som är en juridisk person. Det innebär att det måste finnas en registrerad lokal partiförening som kan ta emot stödet. Rätten till partistöd är enligt lag kopplad till om ett parti är representerat i fullmäktige. Med de nya reglerna blir det möjligt att proportionellt begränsa partistödet för ett parti som inte kunnat bemanna en eller flera av sina platser i fullmäktige fr.o.m. 2014 års val. Fullmäktige måste fatta beslut om att de partier som får stöd ska redovisa att stödet använts för sitt ändamål. Redovisning ska ske per kalenderår och vara inlämnad till kommunen senast per den 30 juni året efter det att stödet lämnats. Redovisningen av hur partistödet använts ska dessutom granskas. Partierna utser själva sin granskare. Granskaren ska årligen lämna en granskningsrapport med ett intyg om att redovisningen ger en rättvisande bild av hur partistödet har använts. Fullmäktige måste också fatta årliga beslut om utbetalning av partistödet. Fullmäktige får, i de i förväg antagna reglerna för partistödet, besluta om att stöd inte ska utbetalas till ett parti som inte i tid lämnar in en redovisning respektive en granskningsrapport.
Sammanträdesprotokoll 14 (17) KSAU 95/2014 Detaljplaner - samråd Arbetsutskottets beslut Informationen är mottagen vad gäller samråd för fastighet i Järnforsen. Miljö- och byggnadskontoret har tidigare upprättat ett förslag till detaljplan för fastigheter i Järnforsen. Den har varit föremål för både samråd och granskning. Granskningsyttrandena som inkom var utan erinran. När detaljplanen skulle antas framkom att det skulle bli problem med genomförandet beträffande flytt av lokalgatan. Därför har förslaget till detaljplan omarbetats och består nu endast av en fastigheten. Alla andra planförutsättningar är desamma. I och med att detaljplaneförslagets omfattning reducerades fick den begränsad betydelse för allmänheten. Därför begränsas samrådskretsen och handläggningen kommer att ske med enkelt planförfarande.
Sammanträdesprotokoll 15 (17) Förbundschefen KSAU 96/2014 Uppdrag till förbundschefen Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar ge uppdrag till förbundschef Helena Grybäck Svensson, Östra Smålands Kommunalteknikförbund, att förhandla om den aktuella fastigheten.
Sammanträdesprotokoll 16 (17) KSAU 97/2014 Anmälningsärenden 1. Migrationsverket anvisning av ensamkommande barn utvidgade möjligheter
Sammanträdesprotokoll 17 (17) Designregion Småland Utvecklingschefen KSAU 98/2014 Information om Designregion Småland Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ge utvecklingschef Lars Gjörloff i uppdrag att ta upp ärendet på kommande tillväxt- och näringslivsråd 22 maj 2014. En representant från Designregion Småland informerar om verksamheten som bedrivits i ett treårigt projekt. Projektet har framför allt arbetat med fyra teman: - design för underleverantörer - design för mat och livsmedel - design för trädgård - design för hus-interiör-exteriör Nu finns en möjlighet att gå med i nätverksförening. Syftet är att etablera ett nätverk inom design i Småland. Huvudman är Almi Kronoberg och finansiering ska ske med medlemsavgifter.