December 2014 Rapport avseende löpande granskning Uddevalla kommun
Innehåll Inledning 1 Utförd granskning 2 Sammanfattande bedömning 6
Inledning Bakgrund Som ett led i den löpande revisionen har vi i denna rapport sammanställt våra iakttagelser från Uddevalla kommun. I rapporten beskrivs genomförd granskning samt noterade avvikelser. Dessa rekommendationer avges såsom konstruktiva förslag till förvaltningens ledning och som en del i den pågående processen för att utveckla och förbättra de administrativa rutinerna. Granskningsansats Vår granskning av den interna kontrollen har gjorts i enlighet med de upprättade granskningsplanerna. Dessa har i sin tur baserats på utförd riskanalys. Vi har granskat väsentliga processer ur ett finansiellt och administrativt perspektiv vilket innebär att vi följer det finansiella flödet från det att intäkt, kostnad eller liknande genereras till dess att bokning sker i huvudboken och slutligen blir reglerad. Följande processer har granskats: Bokslutsprocessen Löneprocessen Inköpsprocessen Finansprocessen Process avseende anläggningstillgångar Process avseende avsättningar Process avseende verksamhetsmål Vår granskning av förvaltningens interna kontroller i respektive process har utförts genom följande kriterier och kontroller: 1. Existerar det någon skriftlig princip/policy/rutin som beskriver vilka kontroller som skall finnas/utföras inom respektive process? 2. Är organisationen medveten om att principen/policyn/rutinen existerar? 3. Efterlever organisationen principen/policyn/rutinen samt dokumenteras de utförda kontrollerna? Existerar det någon efterkontroll av att principen/policyn/rutinen efterlevs samt har kontrollen dokumenterats? 1
Utförd granskning Bokslutsprocessen Bokslutsprocessen är central utifrån att det sker en mängd avstämningar, reserveringar och bedömningar som kan påverka bokslutet. Beaktat att det föreligger risk för fel i redovisningen hänförligt till bokslutsarbetet bedöms bokslutsprocessen alltid som väsentlig. De kontroller som kartläggs och testas är: För att stärka den interna kontrollen i bokslutsarbetet rekommenderar vi att kommunen inför attest av avstämningar för att säkerställa att avstämningar sker samt att kontroll kan ske i efterhand att avstämningen är utförd. Vidare rekommenderar vi kommunen att uppdatera de anvisningar som finns för balansspecifikationer, så att de även inkluderar att attestering av avstämningar skall ske. Vi rekommenderar även kommunen att säkerställa att endast behöriga personer kan attestera i systemet. Avstämningar Huvudbok Manuella bokföringsorder Väsentliga bedömningsposter Analys av upprättat bokslut Konsolidering Efterlevnad ekonomihandbok Ansvarsfördelning Aktuella IT-system I samband med vår genomgång av bokslutsprocessen har följande noterats; Avstämningar av konton attesteras ej. Person som ej har attesträtt har attesterat manuella bokföringsorder. Vi rekommenderar följande avseende bokslutsprocessen: Löneprocessen Personalkostnader utgör den enskilt största kostnaden för kommunen och löneprocessen är därmed en väsentlig process. Processen har granskats med fokus på interna rutiner och kontroller i löneprocessen. De kontroller som kartläggs och testas är: Upprättande av anställningsavtal Uppdatera lönesystem/säkerställa korrekt indata Pensioner Tidrapport Reseräkning Utbetalning Bokslut Aktuella IT-system I samband med vår genomgång av löneprocessen har följande noterats: 2
Det sker inte någon övergripande kvalitetssäkring eller attest av att korrekt uppgifter registreras i lönesystemet HR-plus. Löneavdelningen har dock en informell rutin vid registrering av lönedata där löneassistenten signerar anställningsavtalen när uppgifterna har registrerats i HR-plus. Rapporteringen till KPA kvalitetssäkras genom att uppföljning och rättning görs av de signalfel som genereras. Granskningen visar dock att det inte sker någon övergripande kvalitetssäkring eller attest av att rättningen utförts. Beslut om inköp, val av leverantör, tecknande av avtal och mottagning av beställd vara eller tjänst Fakturering Kontering Bokslut Aktuella IT-system I samband med vår genomgång av bokslutsprocessen har följande noterats; Vi rekommenderar följande avseende inköpsprocessen: Löneavdelningen bör införa en formell rutin som innebär att en övergripande kvalitetssäkring sker av att korrekta uppgifter har registrerats i lönesystemet HR-plus genom att någon kontrollerar och attesterar det som registreras i lönesystemet. Löneavdelningen bör vidare införa en formell rutin som innebär att stickprovskontroll sker av att rättelse av rapporteringen till KPA har utförts. Denna kontroll behöver även dokumenteras och attesteras. Inköpsprocessen Inköpsprocessen har granskats med fokus på interna rutiner och kontroller. De kontroller som kartläggs och testas är: Samtliga ramavtal finns inte tillgängliga i ekonomisystemet Raindance, vilket kan leda till att inköp görs utanför ramavtal. Inköp utanför ramavtal är ett avsteg från Lagen om offentlig upphandling (LOU). Ingen mottagningskontroll sker avseende att det är korrekt beställd vara eller tjänst som levereras. Det finns inte heller några rutiner eller dokumentationsstöd för mottagskontroller. Vi rekommenderar följande avseende inköpsprocessen: För att säkerställa att LOU efterlevs bör kommunen tillse att samtliga ramavtal finns tillgängliga i exempelvis Raindance för de personer vilka har rätt att göra inköp. För att säkerställa att den beställda varan eller tjänsten håller den kvalitet som är avtalad rekommenderar vi att kommunen inför en rutin avseende mottagningskontroller. Upprättande av attest/delegationsordning Registrering av attest- och delegationsordning i system Sammanställning över flöden/beslut som inte bevakas av elektroniska system Informationsspridning Kontroll av efterlevnad Hantering av avvikelser Finansprocessen Finansprocessen har granskats med fokus på interna rutiner och kontroller. De kontroller som kartläggs och testas är: Initiering av affär, affärsavslut samt registrering av affär Huvudbok 3
Efterlevnad av finanspolicy och mandat Bokslut Aktuella IT-system I samband med vår genomgång av finansprocessen har följande noterats; Den person som gör affären kan även registrera affären i finanssystemet. Vidare saknas uppföljning och attest av att det skett korrekt registrering av affären i finanssystemet. Vi rekommenderar följande avseende finansprocessen: För stärka den interna kontrollen i finansproessen rekommenderar vi att det införs en rutin som innebär att den person som genomfört affären ej kan registrera affären i finanssystemet. Vidare rekommenderar vi att kommunen inför en rutin som innebär att samtliga registreringar i finanssystemet skall godkännas och attesteras av behörig person. Process avseende anläggningstillgångar Anläggningstillgångar är av väsentligt värde för kommunen. Även rutiner avseende anskaffningar, avskrivningar och utrangeringar av anläggningstillgångar är väsentliga processer. Anläggningstillgångar har granskats med fokus på interna rutiner och kontroller. De kontroller som kartläggs och testas är: Registrering av indata Investeringsbeslut Bedömning och antaganden Avskrivningar, nedskrivningar samt utrangeringar Bokslut Aktuella IT-system I samband med vår genomgång av anläggningstillgångar har följande noterats; Det utförs ingen attest avseende bokningar i ekonomisystemet avseende förändringar rörande anläggningstillgångar, avskrivningar m.m. Vidare finns ingen rutin att med viss periodicitet utföra dokumenterade analyser av att anläggningstillgångar, avskrivningar, nedskrivningar och reverseringar är korrekta och fullständiga. Det utförs inte heller någon dokumenterad analys över livslängden på befintliga anläggningstillgångar. Samtliga inventarier är ej märkta. Vi har även noterat att inventarier inte heller inventeras. Vi rekommenderar följande avseende anläggningstillgångar; Vi rekommenderar kommunen att upprätta en rutin som innebär att förändringar rörande anläggningstillgångar, avskrivningar m.m. attesteras i syfte att undvika att förändringar som genomförs ej är korrekta. Vi rekommenderar kommunen att införa en rutin avseende analys av anläggningstillgångar, avskrivningar, nedskrivningar och reverseringar för att säkerställa att de är korrekta och fullständiga. För att säkerställa att tillgångar enligt anläggningsregistret återspeglar de anläggningstillgångar som finns i verksamheten rekommenderar vi att samtliga inventarier inkluderas i inventering samt att märkning sker i samband med nästa inventering. 4
Process avseende avsättningar Kommunen har en stor del avsättningar varav processen för avsättningar är väsentlig. Processen avseende avsättningar har granskats med fokus på interna rutiner och kontroller i processen. De kontroller som kartläggs och testas är: Identifiering av avsättningar Analys Redovisning Aktuella IT-system Gjorda iakttagelser I samband med vår genomgång av processen för avsättningar har följande noterats; I de fall där det sker bedömning avseende avsättningar finns ingen rutin eller dokumentationsstöd för hur en sådan bedömning ska dokumenteras och genomföras. Vi rekommenderar följande avseende avsättningar; För att stärka den interna kontrollen och säkerställa att det finns tillräckliga underlag för att kunna göra en bedömning av avsättningen rekommenderar vi att kommunen upprättar en rutinbeskrivning som tydligt beskriver när bedömning av avsättningar skall sker samt vilken typ av underlag som behöver finnas framme för att bekräfta posten. Process avseende verksamhetsmål Kommunens arbete med verksamhetsmål har granskats med fokus på interna rutiner och kontroller i processen. De kontroller som kartläggs och testas är: Målsättning Löpande arbete Uppföljning Redovisning i delårsrapport/årsredovisning Vid årets granskning har det inte framkommit några väsentliga iakttagelser att rapportera. 5
Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning är att, förutom ovanstående noteringar, vi inte identifierat några problem med avseende på det kommande årsbokslutet. Göteborg den 17 december 2014 DELOITTE AB Harald Jagner Auktoriserad revisor Pernilla Lihnell Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor 6
Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med 1 100 medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök www.deloitte.se. Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med 165 000 medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person, verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök www.deloitte.com. A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu. 2014 Deloitte AB. 7