Lönekartläggning som en integrerad del i löneprocessen utopi eller verklighet? Resultat från en undersökning om hur stora arbetsgivare ser på lönekartläggningens betydelse i löneprocessen.
Vi ville ta reda på hur stora arbetsgivare ser på lönekartläggningskravet i diskrimineringslagen. Hur ordnar de en smidig löne process? Hur samordnar de kollektivavtalets bestämmelser med lagens krav på kartläggning och analys? Undersökningens syfte Kartläggning och analys av löneskillnader mellan kvinnor och män är den metod som diskrimineringslagen anvisar för att arbetsgivare i samverkan med de fackliga organisationerna ska upptäcka osakliga löneskillnader och åtgärda dem med stöd av en handlingsplan för jämställda löner. Numera innehåller de flesta kollektivavtal också bestämmelser om att löner ska vara sakliga och fria från diskriminering. Det innebär kontroll av jämställdhetsaspekten vid nyanställningar och vid lönerevisionerna. Hur en lönerevision ska genomföras och hur rollfördelningen mellan arbetsgivare, fackliga organisationer och de anställda ska se ut finns också behandlat i kollektivavtalen. Men varje verksamhet har sin särprägel och olika arbetsgivare arbetar på olika sätt med sin löneprocess och sitt lönekartläggningsarbete. Vi ville ta reda på hur arbetsgivare med ett stort antal anställda ser på lönekartläggningskravet i diskrimineringslagen. Hur gör de för att få löneprocessen att fungera smidigt? Hur samordnar de kollektivavtalets lönebestämmelser med diskrimineringslagens krav på kartläggning och analys av löneskillnader vid lika och likvärdigt arbete? Är det extra svårt på grund av att det är så många löner som ska kontrolleras ur jämställdhetssynpunkt eller är det tvärtom så att löneprocessen underlättas av den metodik som lönekartläggningskravet innebär? Intervjuade arbetsgivare Vi valde ut nio stora arbetsgivare en mix av tre statliga myndigheter, en kommun, ett landsting och fyra privata företag och genomförde intervjuer med ansvariga företrädare och fackliga representanter.
Akzo Nobel 3 400 anställda (på koncernnivå) Arbetsförmedlingen 13 500 anställda Borealis AB 2 000 anställda Försäkringskassan 13 000 anställda Gryning Vård AB 420 anställda Husqvarna AB 2 300 anställda Regeringskansliet 4 500 anställda Stockholm stad 36 000 anställda Uppsala kommun 13 000 anställda Intervjuerna genomfördes utifrån ett på förhand upprättat frågebatteri som både handlade om de olika stegen i den lönekartläggningsmetod som lagen föreskriver och om hur löneprocessen genomfördes enligt avtal och praxis. Avsikten var inte att kontrollera om lagen följdes utan tog sikte på att genom förtroliga samtal, där anonymitet utlovades, fånga upp åsikter, goda och dåliga erfarenheter och förslag till förbättringar och ökad effektivitet. Resultatet har vi sammanställt i en rapport som med talrika citat belyser hur man resonerade kring lönesättningen. I vissa fall har vi med de intervjuade personernas godkännande redovisat positiva exempel och då nämns också arbetsgivaren vid namn. Den fullständiga rapporten finns på vår webbplats www.akademssr.se under Rapporter. Vad lärde vi oss av intervjuerna? Som alla inser är undersökningsmaterialet begränsat och man kan inte dra generella slutsatser av de svar vi erhållit. Samtidigt har denna typ av intervju tveklöst gett oss god information om hur vissa stora arbetsgivare tänker och agerar kring lönekartläggning och löneprocess, vilka svårigheter de upplever och vad de vill förändra. Och det är en värdefull information som det hade varit svårt att få fram på annat sätt. Som tidigare nämnts var målsättningen inte att granska kvalitén i lönekartläggningarna även om vi tog del av dessa som en förberedelse inför intervjuerna. Vi kunde ändå konstatera att åtminstone tre av dem var så bristfälliga att de helt klart inte uppfyllde lagens krav. Två av de nio hade antingen inte upprättat en lönekartläggning eller enbart genomfört en arbetsvärdering. Mot bakgrund av att det rör sig om arbetsgivare som har eller borde ha tillgång till specialistfunktioner är det ett något nedslående resultat. Hur samverkade man med facket? De arbetsgivare som har upprättat en lönekartläggning och/eller genomfört en arbetsvärdering har gjort det i samverkan med fackliga representanter. Samverkan har dock snarare handlat om information än om det gemensamma arbete i lönekartläggningens olika faser som är syftet med samverkansbestämmelserna. När det gäller samverkan verkar de lönesättande cheferna vara en bortglömd grupp. Deras deltagande är av betydelse både för att öka acceptansen hos de anställda och för att lönekartläggningen ska komma till användning i det dagliga lönesättningsarbetet. Ytterligare ett problem som framkom under intervjuerna var hur lönekartläggningar ska samordnas när de upprättas lokalt för olika enheter i en verksamhet. Det krävs att de olika enheternas lönekartläggningar sammanställs och analyseras i en gemensam sådan för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om det finns osakliga 3
löneskillnader i verksamheten. Det behövs med andra ord samverkan på olika nivåer och på olika stadier i arbetet. Prestationsbedömningarna väcker frågor När det gäller den kartläggning och analys av bestämmelser och praxis om löner som lagen föreskriver har vi fått intrycket att det görs en granskning ur jämställdhetsperspektiv. I vissa fall visade det sig att männen överlag hade högre löner än kvinnor oavsett vilka jämförelser man gjorde. Det aktualiserar frågan om prestationsbedömningarna, dvs. tilllämpningen av kriterierna för individuell lönesättning, har analyserats utifrån ett könsperspektiv. Män tycks ha lättare än kvinnor att nå de högsta prestationsnivåerna. Någon analys av orsakerna till detta förhållande har dock inte gjorts eller redovisats. Ett annat problem som enstaka arbetsgivare uppvisade var att man tillämpade så många olika lönekriterier i olika arbeten att det inte gick att använda dessa för att analysera löneskillnader i likvärdiga arbeten. Vilka arbeten är lika? Att kartlägga vilka arbeten som kunde betraktas som lika visade sig vara en utmaning för flera av de intervjuade arbetsgivarna. Eftersom det rör sig om stora organisationer finns en ansenlig mängd befattningar att hantera. Enstaka arbetsgivare har infört regelrätta befattningsbeskrivningar för att få klarhet i arbetenas innehåll medan andra har genomfört noggranna arbetsvärderingar i samma syfte. Det finns också de som har utgått ifrån befattningskoder men upplevt problem med det förfaringssättet, eftersom arbeten som (troligen) inte är att betrakta som lika klumpats samman. I vissa fall skedde så breda grupperingar av lika arbeten att det blev svårt att komma vidare i lönekartläggningsarbetet, eftersom underlaget var felaktigt. Brister i kartläggningen av lika arbeten får konsekvenser när det kommer till analysen av löneskillnader för lika arbeten. Felkodning uppgavs som en av flera motiveringar till rådande löneskillnader mellan kvinnor och män i lika arbeten. Överlag upptäcktes dock få osakligheter. Vid sidan av felkodning förklarades löneskillnaderna genomgående med prestation, erfarenhet och historiska löner. I enstaka fall handlade förklaringen om det regionala utbudet av akademiker, alltså ett marknadsargument. Även om dessa förklaringar kan vara sakliga så ligger det i arbetsgivarens intresse att närmare granska och följa upp om dessa kriterier tillämpas på ett likvärdigt sätt för kvinnor och män. Oroväckande var att man i två fall antydde att viljan att attrahera och anställa fler män till kvinnodominerade arbeten kunde ligga bakom vissa löneskillnader, något som, om det skulle visa sig stämma, står i strid med diskrimineringslagen. Hos en av arbetsgivarna hade man dessutom som en uttalad policy att inte närmare granska löneskillnader som understeg nittio procent av männens eller kvinnornas löner. Det saknas stöd i lagen för en sådan begränsning. 4
Vilka arbeten är likvärdiga? Kartläggning av likvärdiga arbeten förutsätter i praktiken en arbetsvärdering, när det handlar om stora arbetsgivare. Hos dem som hade gjort en sådan tenderade resultatet att bli både bättre och mer användbart än hos dem som enbart hade använt sig av befattningskoder. De arbetsgivare som gjort en grundlig arbetsvärdering kunde dessutom beskriva fler användningsområden och positiva bieffekter än de som inte hade en arbetsvärdering eller hade en för grovmaskig sådan. Om gruppindelningen i likvärdiga arbeten bygger på ett bristfälligt underlag blir också analyserna lidande. Möjligheten att hitta osakliga löneskillnader blir mindre. Även här var det få som upptäckte några osakligheter. De som ändå hade gjort det justerade dessa omgående eller tog upp dem i handlingsplanen för jämställda löner. Nästan genomgående förklarade arbetsgivarna att löneskillnader kunde förklaras utifrån felkodningar eller marknadskrafternas påverkan på enskilda arbeten. Vad menas med marknaden? Några definitioner om vad som avsågs med marknaden gick inte att finna i något fall. Men flera hade kritiskt granskat vedertagna normer när det gällde marknadens betydelse som lönepåverkande faktor. En av dessa är Uppsala kommun. Efter åratal av ständiga bekymmer med vad marknaden är och hur kommunen som arbetsgivare ska hantera marknaden som lönepåverkande faktor bestämde sig förhandlingschefen, med stöd av kommunpolitikerna, för att helt utrangera marknaden som lönepåverkande faktor. För att kunna göra det krävdes dock ett gediget arbete kring löneprocess, lönesättning och lönekriterier. Vi ställde oss frågan - vad är marknaden? Jo, det är endast vår subjektiva bild av vad ett arbete är värt. I sådana fall kan vi ersätta det med en tydlig lönestruktur och lönespann istället och argumentera utifrån det istället. Man tog fram nya lönepolitiska ställningstaganden som bland annat slog fast att: Vid nylönesättning ska varje beslut prövas mot kommunens lönebild och motiveras som en del i helheten. Ingen chef får fatta beslut om nylönesättning som påverkar den gemensamma lönebilden på ett sådant sätt att justeringar måste göras senare. Varje ny lön ska kunna förklaras inom ramen för kommunens lönesättningsuppdrag i övrigt. Åtminstone tre arbetsgivare hade utarbetat tydliga instruktioner för hur lönesättande chef ska gå tillväga och vem denne ska vända sig till om det uppkommer en situation där löneanspråken riskerar att kunna skapa bekymmer. Även lönespridningen kan behöva ses över för att säkerställa att kvinnor och män ges samma möjligheter till rätt ingångslön och slutlön. Vissa arbetsgivares lönekartläggningar medgav sådana analyser, eftersom man redovisade lägsta-, median-, och högsta lön könsuppdelat. För att säkerställa att inga osakliga löneskillnader smyger sig in vid en nyanställning hade dessa också rutiner för hur nylönesättning ska gå till. 5
Löneprocessen När det gäller löneprocesserna så ansåg de flesta arbetsgivarna att dessa överlag fortlöpte på ett tillfredställande sätt. Merparten använde sig också av lönekartläggningen och arbetsvärderingen aktivt i sin löneprocess. Flera arbetsgivare uttalade dessutom att lönekartläggningen utgjorde en självklar del i deras underlag för löneprocessen. En arbetsgivare hade i princip helt ersatt tidigare löneunderlag med lönekartläggningen och arbetsvärderingen. Plats för utvecklingsarbete Även om vissa av de intervjuade arbetsgivarna har upprättat lönekartläggningar av god kvalitet så är det samlade intrycket att många stora arbetsgivare troligen har bekymmer med att kunna redovisa ett lönekartläggningsarbete som lever upp till lagens krav. Det finns en tendens att se lönekartläggningarna mer som en statistikövning än som ett strategiskt instrument i löneprocessen. Av dem vi intervjuade var det endast en arbetsgivare som upprättat en regelrätt handlingsplan, där osakliga löneskillnader fördes in för att åtgärdas. Det väcker frågor om det behövs förtydliganden om när en handlingsplan ska upprättas och vad som ska ingå i en sådan. Den tidsmässiga aspekten är viktig för en effektiv och kvalitetssäkrad löneprocess. Enligt vår bedömning tenderade de arbetsgivare som hade en genomarbetad lönekartläggning och som tillämpade den i sin löneprocess att få mer friktionsfria lönerevisioner. Vi hoppas att deras exempel ska följas av flera. Men helt klart SAMVERKAN definiera samverkan involvera facken involvera chefer inför krav-specifikation för konsultstöd uppdatera lönekartläggningen årligen upprätta central lönekartläggning eftersträva transparens BESTÄMMELSER OCH PRAXIS se över och ifrågasätt lönekriterier se över definitioner av lönekriterier utveckla lönepolicyn se över rörliga ersättningar förtydliga marknaden analysera prestations-graderingarna se över hantering av historiska löner KARTLÄGGNING AV LIKA ARBETE använd arbetsvärdering för klargörande av innehåll i befattningar koppla till kravprofil vid rekrytering KARTLÄGGNING AV LIKVÄRDIGA ARBETEN arbetsvärdera arbeten se över befattningskoder 6
behövs ett utvecklingsarbete för att få fram konkret vägledning i hur lönekartläggningen kan integreras i och stödja löneprocessen. Akademikerförbundet SSR vill inspirera till en fortsatt diskussion i denna viktiga fråga. Därför har vi sammanställt ett antal förslag på nya arbetsmetoder och idéer för bättre samordning av löneprocess och lönekartläggning. en stor fördel att integrera arbetet med lönekartläggningar i arbetet med lönebildningen inom organisationen. Processerna gynnas av att integreras med varandra och leder till en större transparens i lönesättningen inom en organisation och förhoppningsvis mer jämställda löner. Lönekartläggning som en integrerad del i löneprocessen I checklistan nedan ger vi förslag på nya metoder och arbetssätt för bättre lönekartläggningar och löneprocesser. Tillämpas metoderna ökar sannolikheten att bättre ta tillvara på den kunskap och arbete som ges och görs i samband med lönekartläggningsarbete. Det finns ANALYS AV LÖNE SKILLNADER analysera över likvärdighetsgränserna följ upp löneskillnader även för andra individer/ grupper som låter sig kartläggas (ålder, föräldralediga bl.a.) analysera även mindre löneskillnader LÖNESPRIDNING kartlägg och analysera håll koll på ingångslöner analysera medianlön analysera slutlöner HANDLINGS PLAN upprätta alltid handlingsplaner utvärdera handlingsplaner separera kostnaderna i handlingsplanen från lönerevisionen inkludera karriärmål i handlingsplanen LÖNE PROCESSEN årliga löneutbildningar för lönesättande chefer utvärdera lönesamtalen utvärdera utvecklingssamtalen utvärdera lönekriterierna budgetera för justeringar utanför revisionen analysera personalomsättningen analysera omvärldens påverkan på lönerna för samtliga befattningar skapa attraktiva lönespann 7
Box 12800, 112 96 Stockholm 08-617 44 00 akademssr.se