Integration av skolan för bioteknologi, skolan för kemivetenskap samt skolan för teknik och hälsa

Transkript

1 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Skapat av Arbetsgruppen för integration av BIO, CHE och STH Integration av skolan för bioteknologi, skolan för kemivetenskap samt skolan för teknik och hälsa Slutrapport (14)

2 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Förord Denna rapport har sammanställts på uppdrag av rektor som i februari 2017 beslutade att planera för integration av skolan för bioteknologi, skolan för kemivetenskap samt skolan för teknik och hälsa (Dnr V ). Som motivering och bakgrund till arbetet hänvisas det i rektorsbeslutet till tidigare utredningar av KTH:s skolorganisation respektive KTH:s programstruktur på grundnivå och avancerad nivå: En utvärdering av KTH:s skolorganisation genomfördes I slutrapporten rekommenderades det att KTH behåller och vidareutvecklar organisation baserad på skolorna. Det konstateras att förändringar är svåra att genomföra om skolorna är alltför små och smala från utbildningssynpunkt. Färre skolor bör skapas av ämnesmässiga skäl och för att underlätta skapandet av såväl bredare utbildningsprogram som ökat forskningssamarbete över ämnesgränser. En utredning kring KTHs programstruktur på grundnivå och avancerad nivå genomfördes 2016 (Dnr V ). I utredningen och de synpunkter som framkom i remissförfarandet diskuteras aktuell skolorganisation i förhållande till potentiell utveckling och förändring av utbildningsverksamheten vid KTH. Vidare berörs bland annat frågor kring effektiv resursanvändning kopplat till utbildningsorganisation. I rektorsbeslutet finns även följande sammanfattning av uppdraget: En förändrad organisation med färre skolor ska utgå ifrån att framtida skolor bör ha storleksmässigt lika stort utbildningsutbud (volym). Färre skolor ger en möjlighet till balans i utbildning och forskning. Därutöver är det viktigt att kunna minska OH-uttag genom effektivisering av verksamhetsstödets organisation på skolorna och centralt samt ge utrymme för kvalitetshöjning i verksamhetsstödet. En övergripande ambition är att skapa ett mer enhetligt KTH. Enligt rektorsbeslutet skulle ett förslag på integration lämnas till rektor senast den 31 maj 2017 samt slutrapporteras senast den 15 september 2017 av en särskild utsedd arbetsgrupp. Arbetsgruppen skulle enligt rektors beslut ha representation från fakultetsrådet, administrativ personal, lärare/forskare, arbetstagarorganisationer, skyddsombud samt studenter på grundnivå/avancerad nivå och forskarnivå. En arbetsgrupp med den beslutade representationen sattes samman i mars 2017 och har därefter arbetat med att kartlägga den nuvarande verksamheten på de tre skolorna och ta fram en plan för integrationen. Arbetsgruppen har haft sammanlagt tre möten under våren och två möten efter sommaruppehållet för att diskutera kartläggningen av nuvarande organisation och verksamhet, samt ta fram förslag på hur skolorna ska kunna integreras. För att ta fram underlag inom särskilda områden bildades ett antal kartläggningsgrupper med representanter från skolorna. Studenterna bildade även en referensgrupp med representanter från alla tre skolorna och alla utbildningsnivåer. Under den första kartläggningsfasen undersökte grupperna likheter och skillnader mellan skolorna med avseende på organisation och verksamhet inom sex olika områden. Kartläggningsrapporterna från denna fas av arbetet ingår som bilagor till denna rapport. I en andra fas fick samma kartläggningsgrupper lämna inspel till arbetsgruppen på hur det aktuella området bäst kan organiseras i en framtida, integrerad skolorganisation. Dessa förslag låg till grund för den lägesrapport från arbetsgruppen som lämnades till rektor den 31 maj Efter ett hörande av personalen den 14:e juni 2017 och kompletterande direktiv från rektor (Dnr V ) har arbetsgruppen arbetat vidare med förslag på hur skolorna ska kunna integreras på bästa sätt. I enlighet med rektors direktiv har arbetsgruppen gått vidare med den i lägesrapporten föreslagna organisatoriska strukturen och fokus för arbetet har varit 2 (14)

3 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer grundutbildningen. På rektors uppdrag har även en konsekvensanalys genomförts i samarbete med arbetstagarorganisationerna, vilken biläggs denna slutrapport. Medlemmar i arbetsgruppen: Amelie Eriksson Karlström (sammankallande, skolchef BIO) Mikael Lindström (skolchef CHE) Hans Hebert (skolchef STH) Inger Åhlén (administrativ chef BIO) Marie Larsson (administrativ chef CHE) Marja Mutikainen (administrativ chef STH) Erik Edstam (ST) Reine Bergström (Saco-S) Catharina Silfverbrand Lindh (huvudskyddsombud CHE) Anna-Karin Tornberg (fakultetsrådsrepresentant) Jonathan Edin (representant grundutbildningsnivå) Maria Jönsson (representant forskarutbildningsnivå) Simon Edström (representant THS) Anders Johansson (rektors särskilde rådgivare) Karin Eliasson (HR-specialist UF) (medlem av arbetsgruppen sedan augusti 2017) 3 (14)

4 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Introduktion Den nya skolan som bildas vid sammanslagning av BIO, CHE och STH kommer att ha totalt ca 850 medarbetare och en omsättning på ca 960 mnkr (2016 års siffror). De tre skolorna hade våren 2017 tillsammans 135 lärare på fakultetstjänster (professorer, lektorer eller biträdande lektorer), 37 adjunkter, 96 tillsvidareanställda forskare, och 361 inskrivna doktorander. Administrationen utgjordes av ca 80 personer. En särskild utmaning att hantera vid en sammanslagning är att skolan kommer att vara lokaliserad på minst fyra olika ställen: Campus Valhallavägen, Flemingsberg, Albano (AlbaNova universitetscentrum) och Solna (SciLifeLab och KI campus). Då den nya skolan kommer att vara väsentligt större än de ursprungliga tre skolorna behöver omfattande förändringar genomföras för att kunna hantera den framtida verksamheten. I denna rapport beskrivs ett förslag till framtida organisation av den nya skolan. 2. Vision Arbetet med att ta fram en vision och en utvecklingsplan för den integrerade skolan bör fortsättningsvis drivas av den nya skolledningen i nära samarbete med skolans medarbetare och studenter. Målsättningen är att den nya skolan ska vara en attraktiv arbetsplats med stark gemenskap som skapar förutsättningar för ett stimulerande och utvecklande arbetsliv. Som ett första embryo till vision och utvecklingsplan har arbetsgruppen tagit fram nedanstående text som sammanfattar några av den sammanslagna skolans styrkeområden och möjliga framtida synergier. Den nya skolan är en stark konstellation för forskning och utbildning inom de bredare ämnesområdena hälsa, miljö och material. Skolan har stora möjligheter att bedriva ledande forskning och utbildning inom områden som adresserar de globala samhällsutmaningarna, exempelvis hållbar energi, hälsa och åldrande befolkningar, hållbart arbetsliv, livsmedelsproduktion, klimatförändringar, hållbar produktion, samt rent vatten. Framtida skolövergripande initiativ kan vara utveckling av nya material för medicinska och biologiska tillämpningar, studier av biomolekylinteraktioner, avbildning/visualisering från molekylär nivå till organnivå, digitalisering och simulering inom hälsa inkl. sensorer, vattenrening, grön kemi och biomimetik. Den nya skolan har en viktig roll inom den fortsatta utvecklingen av SciLifeLab. För att kunna vara fortsatt konkurrenskraftigt i ett internationellt perspektiv är det viktigt att KTH och SciLifeLab fortsätter att ligga i framkant av utveckling av nya teknologier inom molekylära livsvetenskaper till vilket skolan kan bidra genom att förutom BIO även involvera grupper från nuvarande CHE och STH. Även annan tung forskningsinfrastruktur som byggts upp inom skolorna, t ex för biomedicinsk avbildning, omgivningsfysiologi och studier av ytegenskaper (2MILab), ska vidareutvecklas. Närheten till samarbetspartners vid Flemingsbergs campus (Karolinska Institutet, Universitetssjukhuset, Röda Korsets Högskola, Södertörns Högskola) ska utnyttjas i högre grad för att skapa fruktbara samarbeten med den nya skolan men också med övriga delar av KTH. Med stark forskningsanknytning inom teknikområdet och med hjälp av modern didaktik och pedagogik ska skolan utveckla och bedriva utbildning av högsta kvalitet. Det finns goda möjligheter att samordna, fördjupa, bredda eller öka antalet utbildningsprogram som skolan ger. Ett exempel kan vara att utnyttja synergier mellan nuvarande verksamhet inom hälsoinformatik på STH och bioinformatik på BIO för att starta ett nytt program inom hälsoinformatik. 4 (14)

5 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Ämnesmässig organisation I den nuvarande skolorganisationen består BIO av sex avdelningar, CHE av tre större institutioner samt en mindre ingenjörspedagogisk avdelning, och STH av tre avdelningar. För den nya skolan föreslår arbetsgruppen en organisatorisk struktur där dagens 13 avdelningar slås samman till åtta avdelningar som ligger direkt under skolchefen. För att säkerställa att tillräcklig kunskap om den integrerade skolans verksamhet finns representerad i skolledningen föreslår vi att skolan under den första mandatperioden har en skolchef + två vice skolchefer som kommer från de tre olika nuvarande skolorna. De två vice skolcheferna kan med fördel ha olika ansvarsområden inom skolan. Vice skolchef Skolchef Vice skolchef Avdelningar Föreslagen organisatorisk struktur för den sammanslagna skolan. Den föreslagna organisatoriska strukturen innebär att avståndet mellan en individuell lärare och skolchefen inte blir längre än tidigare, men det blir ändå en närmare kontakt mellan de olika ämnesområdena inom den större organisationen. Avdelningarna blir tillräckligt stora för att ha den önskade kritiska massan och skolans ledningsgrupp får en hanterbar storlek som medger strategiska diskussioner och effektiv styrning av verksamheten. Vi föreslår vidare att den integrerade skolans avdelningsstruktur i huvudsak baseras på avdelningarna inom de nuvarande skolgränserna. Den föreslagna nya avdelningsstrukturen utgörs av åtta avdelningar. Förslag på avdelningar i den integrerade skolan: 1. Medicinsk teknik och hälsosystem (hela nuvarande STH) 2. Kemi (den nuvarande kemi-institutionen) 3. Kemiteknik och ingenjörspedagogik (en sammanslagning av KET-institution med den ingenjörspedagogiska avdelningen) 4. Fiber- och polymerteknologi (den nuvarande FPT-institutionen) 5. Genteknologi och nanobioteknologi (en sammanslagning av nuvarande genteknologi med nanobioteknologi, som knoppas av från proteomik) 6. Proteinvetenskap (en sammanslagning av proteinteknologi och proteomik, minus nanobioteknologi) 7. Industriell bioteknologi och glykovetenskap (en sammanslagning av industriell bioteknologi och glykovetenskap) 8. Teoretisk kemi och biologi (den nuvarande avdelningen för teoretisk kemi och biologi) De föreslagna avdelningarna kommer att vara olika stora (från ca 40 till ca 160 medarbetare), men vi anser att denna organisation är ämnesmässigt motiverad utifrån hur verksamheten ser ut idag och att det väger tyngre än strävan att bilda avdelningar av exakt samma storlek. Den föreslagna avdelningsstrukturen kan anses vara konserverande, eftersom inga avdelningar bildas över de tidigare 5 (14)

6 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer skolgränserna. På sikt är det dock mycket möjligt att nya konstellationer kommer att bildas, och att enskilda forskargrupper väljer att flytta mellan avdelningar på skolan. Idag har skolcheferna på BIO, CHE och STH sina uppdrag på 60 %. I den sammanslagna skolan bör man öka omfattningen på skolchefsuppdraget till minst 80 % samt delegera vissa arbetsuppgifter till nästa nivå (avdelningschefer). För att på bästa sätt kunna integrera verksamheten föreslår vi att den nya skolan under den första mandatperioden har en skolchef + två vice skolchefer som kommer från de tre olika nuvarande skolorna. Vi föreslår att skolan har en linjeorganisation där personal- och ekonomiskt ansvar delegeras från skolchef till de åtta avdelningscheferna, som utses på en mandatperiod på fyra år. Nästa organisatoriska nivå bör vara enheter, som typiskt kan bestå av en eller flera forskargrupper och leds av enhetschefer. I normalfallet delegeras personal- och ekonomiskt ansvar vidare från avdelningschef till enhetscheferna. Implementeringsplan: Den nya avdelningsstrukturen bör kunna vara på plats redan 1:a januari Processen för att utse avdelningschefer till de nya avdelningarna, respektive enhetschefer till de underliggande enheterna, behöver då starta senast under oktober Vi föreslår vidare att diskussioner om avdelningsstrukturen fortsätter under hösten 2017, för att utreda möjligheter till bättre synergier genom att flytta enskilda forskargrupper mellan de föreslagna avdelningarna. 4. Resursfördelning Skolorna har idag liknande modeller för fördelning av FoFu-medel. Modellerna skiljer sig dock åt t ex avseende nivåerna på fakultetsstödet, och hanteringen av kategorin forskare. Vi anser att skolfakultetens medlemmar i möjligaste mån ska såväl undervisa som forska, i harmoni med KTH:s Tenure-Tracksystem. All fakultet förväntas även utföra skol- och KTH-gemensamma uppdrag, t ex genom medverkan i kommittéer, utskott och nämnder. När det gäller fördelning av FoFumedel föreslås att skolan konstruerar en fakultetsfinansieringsstege som garanterar en miniminivå av basmedel till skolans fakultet. En sådan modell bör utgå från att i storleksordningen hälften av lönekostnaderna för en fakultetstjänst ska täckas av basmedel. Införandet av en sådan resursfördelningsmodell med fastställda nivåer av fakultetsfinansiering skulle vara i linje med KTH:s nuvarande krav på långsiktig finansiering vid inrättande av nya fakultetstjänster samt ambitionen att öka fakultetens finansiering från basmedel. Vid inrättande av nya tjänster behöver dock denna finansiering från basmedel kompletteras med ett startbidrag, i enlighet med KTH:s riktlinjer. Detta innebär att t ex en biträdande lektor skulle erhålla ett betydande startbidrag som stöd till sin verksamhet, finansierat av basmedel eller riktade medel, förutom de basmedel som fördelas enligt den nya resursfördelningsmodellen. I den sammanslagna skolan kommer det förutom fakultet att finnas närmare 100 tillsvidareanställda forskare och deras anställningar bör finansieras av externa medel till miljön där forskaren är verksam. Detta är i linje med tidigare utredning av basfinansiering av KTH:s fakultet (V ), där det rekommenderades att nyanställningar som forskare på fakultetsmedel endast ska göras under speciella omständigheter. Riktade medel och prestationsbaserade medel i FoFu-tilldelningen, exempelvis för forskarexamination, ligger utanför den rena basfinansieringen och bör inte räknas in i denna. GRU-delen fördelas utifrån faktiskt nedlagd arbetstid så att ersättning utgår direkt till den undervisande lärarens avdelning eller 6 (14)

7 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer enhet och inte har koppling till fördelningen av basmedel (se avsnitt om grundutbildning, punkt 7 nedan). Adjunkter ska huvudsakligen finansieras av GRU-medel. Införandet av en ny fakultetsfinansieringsmodell enligt ovan skulle leda till att en större andel av skolans basmedel fördelas direkt till skolans avdelningar, som då också förväntas ta ansvar för samfinansiering av externa anslag. Det bör dock finnas ett visst utrymme för samfinansiering av strategiska satsningar på skolnivå för att öka skolans vetenskapliga impact. Vi anser att det är viktigt att den nya skolan fullföljer sina utlovade åtaganden vad gäller pågående eller planerade större strategiska satsningar, där medfinansiering på skolnivå (ofta via rektorskontraktet eller SFO-medel) är en förutsättning för verksamheten. Särskilda överenskommelser mellan enskilda lärare och KTH:s ledning eller skolledning, t ex startbidrag till nyrekryterad fakultet, bör också löpa vidare som överenskommet. För nya satsningar föreslås en process där skolans ledningsgrupp prioriterar dessa i samråd med rektor. Vi föreslår att skolans myndighetskapital fortsättningsvis hanteras på avdelnings- eller enhetsnivå. Överenskommelser med tidigare universitetsledning om myndighetskapitalssatsningar bör fullföljas enligt plan. Vi föreslår att finansiering av inköp, drift och service av forskningsinfrastruktur även fortsättningsvis normalt ska ske på avdelningsnivå. Skolsammanslagningen kommer dock att öka kontaktytorna mellan avdelningar från olika ämnesområden, vilket förhoppningsvis kan komma att leda till bättre utnyttjande av forskningsinfrastrukturen på skolan. Implementeringsplan: Vi bedömer att skolornas nuvarande resursfördelningssystem bör gälla under 2018 och att ett nytt system kan implementeras tidigast under Detta innebär att budgetprocessen för 2018 inte påverkas av skolsammanslagningen utan hanteras som vanligt på respektive skola under hösten 2017, med undantag för ev. nya strategiska satsningar som görs för att främja integrationen av de tre skolorna. Under 2018 bör skolans ledningsgrupp arbeta vidare med att ta fram ett nytt resursfördelningssystem för den sammanslagna skolan. 5. Fakultetsutveckling Processerna kring rekrytering och befordring har idag en liknande struktur på de tre skolorna, eftersom mycket av regelverket är gemensamt och styrs av Högskoleförordningen och KTH:s anställningsordning. Enligt skolornas nuvarande strategiska fakultetsutvecklingsplaner är antalet planerade rekryteringar av ny fakultet lågt under de närmaste åren, men processer bör byggas upp för att kunna identifiera framtida behov inom nya ämnesområden och planera för nya rekryteringar när basmedel frigörs i samband med pensionsavgångar. Vi föreslår att den nya skolan har en FFA som ansvarar för att fakultetsutveckling och fakultetsförnyelse sker på ett enhetligt sätt på hela skolan. Denna FFA bör använda avdelningscheferna för att bygga ett nätverk ut i organisationen. Verksamheten bör också samordnas så att alla kategorier av personal får tillgång till likartade utvecklingsmöjligheter inom sina respektive områden. Om KTH har ett väl fungerande program och kursutbud för biträdande lektorer och lektorer samt för blivande chefer ser vi ingen anledning att skolan ska initiera parallella processer. Det är då lämpligare att skolans FFA jobbar nära KTH centralt i dessa frågor. 7 (14)

8 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer FFA bör vara ordförande i den nya skolans rekryteringskommitté och leda arbetet med initiering av nya fakultetsanställningar och följande rekryteringsprocess. I detta arbete är JML-frågor av central betydelse och det är av yttersta vikt att FFA bevakar dessa frågor då detta har en mycket stor inverkan på fakultetens långsiktiga utveckling. I övrigt bör FFA inte ha en särskild roll när det gäller JML-frågor, utan dessa frågor ska vara integrerade i linjeorganisationen. Skolans ledningsgrupp samt ordförande i rekryteringskommittén bör ha regelbundna möten (t ex två ggr/år) för diskussion och beslut kring utlysande av nya tjänster samt professorsbefordringar. Implementeringsplan: Under hösten 2017 kommer rektor att utse vice skolchefer och vi föreslår att en av den nya skolans vice skolchefer får rollen som FFA. Den nya rekryteringskommittén och ovan beskrivna processer för hantering av fakultetsanställningar bör kunna vara på plats under Verksamhetsstöd Skolorna arbetar idag i stort sett på samma sätt inom HR, ekonomi och utbildningsadministration. En anledning till detta är att dessa funktioner har stor andel myndighetsutövning i sina ansvarsområden och styrs därmed av många lagar, förordningar och riktlinjer. Hur stödet inom infrastruktur är organiserat varierar dock en del mellan skolorna. STH har en enhet för infrastruktur som sköter vaktmästeriet, godsmottagning, hantering av passerkort, skolans säkerhet, viss upphandling mm. Hos BIO sköts godsmottagning och vaktmästeri av AlbaNova centralt respektive SciLifelab centralt, och ingår i hyran eller täcks av en servicekostnad. På CHE hanteras post, godsmottagning, säkerhetsfrågor, m.m. av enheten för infrastruktur. Vi anser att administrationen på den nya skolan i hög utsträckning skall kännetecknas av att administrationen är en uttalad stödverksamhet till utbildning och forskning. För att främja samverkan är det centralt att administrationen inte upplevs som separerad från fakultet och studenter utan strävar efter att i möjligaste mån vara integrerad. I planeringen av det framtida verksamhetsstödet behöver både verksamhetens önskemål och kravet på korrekt myndighetsutövning vara vägledande i att definiera vilket nivå på stöd som ska erbjudas. Vi ser att vissa delar inom verksamhetsstödet med fördel hanteras gemensamt på skolan och att det finns potentiella samordningsvinster. Vi bedömer dock att det med hänsyn tagen till de geografiska avstånden även fortsättningsvis kommer att behövas verksamhetsstöd vid varje site. Vi föreslår därför att verksamhetsstödet i den nya skolan utgörs av ett skolgemensamt stöd, som hanterar skolövergripande och gemensamma frågor och utgör ett stöd för skolledningen, och ett verksamhetsnära stöd, som riktas mot verksamheten vid respektive site. a) Skolövergripande stöd: administrativa funktionsansvariga, skolgemensamma specialistfunktioner samt ledningsstöd Skolan bör ha utsedda funktionsansvariga som: är ledningens rådgivare, handläggare och administrativa stöd i utförandet av skolans myndighetsuppdrag. är ett stöd till skolans ledning (skolchef, vice skolchef, FA, GA, avdelningschefer, etc). verkar för samverkan mellan skolans olika enheter, övriga skolor och med UF. 8 (14)

9 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer på en övergripande nivå ger professionellt administrativt stöd i frågor rörande personal, ekonomi, utbildning och infrastruktur. De skolövergripande funktionsansvariga är administrativ chef, HR-funktionsansvarig, ekonomifunktionsansvarig, utbildningsansvarig, kommunikationsansvarig och infrastrukturansvarig. Vissa andra specialistfunktioner, t ex registrator, avtalsansvarig, inköps- och upphandlingsansvarig, och miljöombud, bör också samordnas på central nivå. För några av de funktionsansvariga, som arbetar nära skolledningen, kan det vara en fördel att sitta samlokaliserade i ett skolkansli, medan andra funktioner kan ha sin huvudsakliga arbetsplats vid någon av skolans siter, men ändå ge stöd till hela skolan inom sina specialistområden. Förutom specialistfunktionerna bör ett skolövergripande ledningsstöd organiseras på skolan, som ger stöd till skolledning och avdelningschefer. b) Verksamhetsnära stöd på respektive site En utmaning för den nya skolan är att organisera ett effektivt och enhetligt verksamhetsstöd utan att administrationen blir fragmenterad och att det är den geografiska placeringen som avgör vilket stöd som tillhandahålls. Samtidigt behöver verksamheten vid respektive site hållas samman och koordineras. Inom arbetsgruppen har två möjliga modeller, båda med för- och nackdelar, diskuterats: att funktionsansvarig är ansvarig för processerna medan en arbetsplatsansvarig på respektive site är personalansvarig, eller att funktionsansvarig sitter i linjen och även har personalansvaret. Vi bedömer det vara lämpligt att den nya skolledningen fattar beslut om vilken modell för arbetsledning som ska implementeras på skolan. Enligt den första modellen är funktionsansvarig och personalansvarig skilda. Den funktionsansvariga är då en expert som ansvarar för att skolan arbetar enligt KTH:s regler och rutiner på ett enhetligt sätt inom skolan, medan en lokal arbetsledare har personalansvaret och kan genom sin dagliga kontakt med personalen ta ett större ansvar för de anställdas arbetsmiljö. Denna modell bygger på att det finns en väl fungerande dialog mellan funktionsansvarig och den lokala chefen/arbetsledaren. Enligt den andra modellen bildas en enhet för varje område av verksamhetsstödet (se nedan) som leds av en enhetschef med personalansvar för enhetens administratörer, oberoende av vid vilken nod de är placerade. En sådan organisation med enhetschefer underlättar upprätthållande av enhetliga rutiner, identifiering av behov av kompetensutveckling, och fördelning av arbetet i gruppen vid vakanser, sjukdom och ledigheter. För enheter med många anställda kan det dock bli aktuellt att dela upp personalen i mindre undergrupper. För att koordinera verksamheten vid varje site kan det också behöva finnas en arbetsplatsansvarig som ansvarar för lokala frågor (t ex fördelning av kontorsplatser) och har daglig kontakt med administratörerna. Den arbetsplatsansvariga kan med fördel ingå i någon av enheterna nedan (t ex HR, ekonomi eller infrastruktur) och bör ha hög kännedom om både verksamheten vid noden och verksamhetsstödets olika områden. Den arbetsplatsansvariga kan även fungera som ett övergripande, kvalificerat administrativt stöd till berörda avdelningschefer. Vi bedömer att följande delar av verksamhetsstödet behöver finnas verksamhetsnära på skolans sites: i. Utbildningsadministration. Skolan bör ha ett gemensamt utbildningskansli som leds av UA och tillhandahåller stöd vid de sites där skolan bedriver undervisning. Vi föreslår att skolan även fortsättningsvis har utbildningsadministration lokaliserad på campus Valhallavägen (kansli CHE/BIO), i Flemingsberg (kansli STH), och vid AlbaNova universitetcentrum (kursexpedition BIO). För att få en mindre sårbar utbildningsadministration och bättre utnyttja specialistkompetens inom särskilda områden bör verksamheten dock vara fullt integrerad i den nya skolan och ledas av en gemensam enhetschef (UA). 9 (14)

10 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer ii. HR/personaladministration. Personaladministration bör finnas verksamhetsnära på skolans sites, dvs campus Valhallavägen, Flemingsberg, AlbaNova och SciLifeLab/Solna. Skolans personaladministratörer bör företrädesvis arbeta riktat mot en eller flera av skolans avdelningar. Man bör dock även sträva efter att personaladministratörer som har specialistkompetens inom särskilda frågor, t ex migrationsärenden eller stipendiehantering, tillhandahåller stöd över avdelningsgränserna. HR-funktionsansvarig säkerställer att skolan har ett enhetligt arbetssätt inom området. iii. Ekonomi. Även ekonomi bör finnas verksamhetsnära på campus Valhallavägen, Flemingsberg, AlbaNova och SciLifeLab/Solna. Varje avdelning bör ha en särskilt avdelad ekonom med huvudansvar för avdelningens projekt, för att underlätta uppföljning och rapportering. Övrig ekonomihantering kan beroende på karaktär organiseras avdelningsvis eller vara skolövergripande. Sammanslagningen till en gemensam ekonomienhet förväntas ge möjlighet att bygga upp bättre skolgemensam kompetens inom särskilda områden, t ex hantering av EU-projekt. iv. IT-stöd. Idag har BIO och CHE egen IT-personal, medan STH har flyttat över IT-personalen till ITA. BIO ansvarar dessutom för all IT på SciLifeLab i Solna (KTH, SU, KI, UU). Vi föreslår att IT-stödet i den nya skolan hanteras av en enhet för IT-stöd, som leds av IT-ansvarig på skolan. IT-stödet bör i möjligaste mån harmoniseras, med hänsyn tagen till förutsättningarna på respektive site. v. Internservice/infrastruktur. Vid skolans sites på campus Valhallvägen och i Flemingsberg bör skolan även fortsättningsvis organisera internservice för att hantera t ex post och godsmottagning, medan motsvarande tjänster på AlbaNova och SciLifeLab ligger utanför skolans ansvar. Varje site bör dessutom ha en Help desk dit man kan gå för att få hjälp med olika administrativa tjänster av rutinkaraktär, som att boka möteslokaler, beställa blommor till en disputation, köpa in diverse förbrukningsvaror, osv. Help desk ska ha bestämda öppettider och även kunna nås via en funktionsmailadress. Administratörerna som jobbar vid Help desk ska kunna slussa vidare till rätt person (ekonomi/hr/it etc) när så krävs. Sammanfattningsvis bör verksamhetsstödet i möjligaste mån utformas så att det fungerar oavsett hur organisationen ser ut, för att göra verksamheten mindre sårbar i samband med eventuella framtida omorganisationer/flyttar av avdelningar/förändringar i verksamheten. En central fråga för den nya skolan är att kunna hantera den geografiska spridningen och vi bedömer att det är viktigt att resurser avsätts för att få bättre videokonferensmöjligheter. Det är också angeläget att KTH fortsätter sin strävan mot att implementera bättre systemstöd, för att underlätta och effektivisera de administrativa arbetsuppgifterna. Den nya skolans organisation kommer även att påverkas av hur den KTH-gemensamma administrativa organisationskartan ser ut i framtiden. Här anser vi att det är viktiga att tydliggöra vilka specialistfunktioner som skall finnas på UF respektive på skolorna och att konkreta insatser bör vidtas för att förbättra kontakterna mellan skolorna och UF. Implementeringsplan: Rektor kommer att utse administrativ chef för den nya skolan i samråd med utsedd skolchef och efter hörande av förvaltningschef. Därefter kommer skolchefen att utse funktionsansvariga för HR, ekonomi, utbildning, kommunikation och infrastruktur i samråd med utsedd administrativ chef och med stöd av UF. De funktionsansvariga ska vara utsedda senast i november Den nya administrativa chefen bör i samråd med skolchef och övrig skolledning under hösten arbeta vidare med detaljplanering av verksamhetsstödets organisation, så att det nya verksamhetsstödet kan vara på plats den 1:a januari (14)

11 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Utbildning på grund och avancerad nivå Det tre skolorna BIO, CHE och STH driver idag sammanlagt 3 civilingenjörsprogram, 8 masterprogram, 5 högskoleingenjörsprogram och tekniskt basår/bastermin. Vi föreslår att det i den sammanslagna skolan utses en GA som har huvudansvaret för övergripande kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling inom grundutbildningen. Skolan bör ha ett övergripande ansvar för utbildningsprogrammen vilket innebär att större förändringar av grundutbildningen, såsom ansökan om inrättande eller avveckling av utbildningsprogram, inriktningar och kursutbud, bör förankras i skolans ledningsgrupp inför formellt beslut av skolchef. Vi föreslår att skolan inrättar ett grundutbildningskvalitetsråd, som leds av GA och bereder ärenden rörande utbildningsprogrammens utveckling och innehåll, inklusive kursutbud, progression av kunskap och färdigheter osv, till skolans ledning. Det bör även finnas ett antal PA med ansvar för akademisk ledning av skolans utbildningsprogram, inklusive beställning av programmets kurser. PA är ämneskvalitetsansvarig och leder ett programråd som rapporterar till skolans grundutbildningskvalitetsråd. Fördelning av GRU-medel till skolans kurser bör ske baserat på nedlagd arbetstid enligt en fördefinierad fördelningsnyckel, där hänsyn tas till t ex antal studenter, typ av kursmoment, etc. Kursbudget ska läggas i förväg och följas upp efter avslutad kursomgång. GRU-medel bör fördelas till samma organisatoriska nivå som FoFu-medel, förslagsvis till avdelnings- eller enhetsnivå. Den nya skolan bör ha ett gemensamt, centralt kansli som leds av UA, men även lokalt placerad utbildningsadministration på strategiska platser. Dessa satelliter är nödvändiga eftersom utbildningen bedrivs på flera geografiskt separerade platser och det är viktigt att t ex utbildningshandläggare och studievägledare finns nära studenterna för att underlätta bokade besök och spontana besök på drop in-tider. Den föreslagna sammanslagningen av BIO, CHE och STH skapar möjligheter för att bedriva en högkvalitativ utbildning inom många olika teknikområden. I ett första skede ser vi inga skäl till att förändra utbudet av utbildningsprogram och den nya skolan kommer därför även fortsättningsvis att ge alla program som BIO, CHE och STH ger idag. Eftersom ämneskompetensen inom lärarkåren kommer att spänna över fler teknikområden än inom de tre skolorna enskilt, finns det dock goda möjligheter att öka antalet utbildningsprogram på den nya skolan utöver de som finns på BIO/CHE/STH idag. Den avstannade utbildningssatsningen på Civilingenjör-Läkare tillsammans med Karolinska institutet bör återupptas och drivas av den nya skolan. Vissa utbildningsprogram, t ex högskoleingenjörsprogrammen i Datateknik och Elektroteknik, kan ämnesmässigt passa in på den nya skolan, men också på andra skolor på KTH. Vi anser att det är strategiskt viktigt att behålla dessa utbildningsprogram i Flemingsberg, då grundtanken när programmen inrättades bl a var att bredda rekryteringen till KTH till studenter med icke-akademisk bakgrund. Det är också väsentligt för de medicintekniska programmen att det finns lärare med denna kompetens inom skolan, både för att ge grundkurser och för att stödja de tillämpade kurserna. Implementeringsplan: Processen för att utse skolans GA bör starta direkt efter att beslut om ny skolchef har fattats, senast 1:a oktober Efter utseende av GA kan PA utses. Vi bedömer det vara lämpligt att dessa funktioners mandatperioder är förskjutna i tid så att kunskapsöverföring kan ske på ett effektivt sätt. Eftersom det sker en utredning på KTH av ansvar, befogenhet och kompetens för skolornas GA, FA och PA (och eventuellt studierektorer), är det viktigt att arbetet med att utse dessa funktioner koordineras med eventuella beslut som följer på utredningen. Generellt är det dock viktigt att dessa personer utses så snart som möjligt eftersom de är nyckelpersoner för att utarbeta och implementera den nya GRUorganisationen. 11 (14)

12 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Den nya skolans GA och PA bör kunna vara på plats 1:a januari För att säkerställa utbildningarnas genomförande bör det under 2018 avsättas resurser för att gradvis lämna över arbetet från de tre skolornas nuvarande GRU-organisationer till den nya organisationen. Under 2018 kommer följande arbete att ske parallellt under ledning av skolans GA och i samråd med studenterna: Grundutbildningskvalitetsrådets arbetsuppgifter och sammansättning definieras. Rådet bör kunna finnas på plats senast vid höstterminens start En fördelningsmodell för GRU-medel tas fram och beslutas av skolledningen. En konsekvensanalys av hur den nya fördelningsmodellen påverkar resurstilldelning till de nya avdelningarna/enheterna/lärarna behöver genomföras under utarbetandet av modellen som kan börja tillämpas den 1:a januari Utbildning på forskarnivå De tre skolorna har idag totalt ca 360 st doktorander inskrivna på fem olika doktorsprogram. Alla programmen har nyligen genomgått en översyn med revidering av ämnesstudieplanerna och det bedöms i dagsläget inte vara aktuellt att göra ytterligare förändringar av dessa studieplaner. Däremot behöver ledningen och administrationen av forskarutbildningen ses över i samband med skolintegrationen. Forskarutbildningsorganisationen bör även i den integrerade skolorganisationen ledas av en FA, som ska ingå i KTH:s FA-råd, ingå i skolans ledningsgrupp, samt ha ett övergripande ansvar för kvalitetsfrågor inom forskarutbildningen. Det bedöms dock vara svårt för en person att ensam hantera alla forskarutbildningsfrågor på den nya skolan och vi föreslår därför att en eller flera vice FA utses, som har ansvar för diverse formalia inom forskarutbildningen, t ex rörande behörighet, antagning, eisp och disputation. Ett förslag är att ha tre vice FA, med liknande ansvarsområden och ämnestillhörighet som de tre skolornas nuvarande FA. De nya arbetsbeskrivningar för FA och PA som enligt uppdrag från rektor tas fram av fakultetsrådet kommer dock sannolikt att påverka hur forskarutbildningen slutgiltigt organiseras i den nya skolan. Det är möjligt att uppgifterna för vice FA och PA kan kombineras i ett uppdrag. För att få en enhetlig hantering av forskarutbildningen, med en harmonisering av rutiner och bättre överensstämmelse med KTH:s regelverk, föreslås att den nya skolan inrättar ett gemensamt utbildningskansli för forskarutbildningen. Vi föreslår även att ett skolgemensamt doktorsprogramråd inrättas, med FA, vice FA, PA, utbildningsadministratörer, handledarrepresentanter och doktorandrepresentanter, vilket blir ett skolövergripande forum där forskarutbildningsfrågor kan diskuteras regelbundet. Implementeringsplan: Processen för att utse skolans FA bör starta direkt efter att beslut om ny skolchef har fattats, senast 1:a oktober Efter utseende av FA kan PA och ev. vice FA utses. Med tanke på den pågående utredningen av ansvar, befogenhet och kompetens för skolornas GA, FA och PA är det viktigt att arbetet med att utse dessa funktioner koordineras med eventuella beslut som följer på utredningen. Den nya skolans FA och PA bör kunna vara på plats 1:a januari Liksom för grundutbildningen är det viktigt att skapa goda förutsättningar för att gradvis lämna över arbetet från de tre skolornas nuvarande forskarutbildningsorganisationer till den nya organisationen under (14)

13 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Under 2018 kommer arbete att ske parallellt under ledning av skolans FA gällande: Definiering av doktorsprogramrådets sammansättning och arbetsuppgifter, vilket bör finnas på plats senast vid höstterminens start Harmonisering av forskarutbildningsrelevanta aspekter med avseende på kvalitetsfrågor, institutionstjänstgöring, doktorandstegen, doktorandkurser, information på hemsidor m.m., frågor som ligger både inom och utanför de allmänna ämnesstudieplanerna för forskarutbildningsämnena och beskrivningar av doktorsprogrammen. 9. Övriga kommentarer Under arbetet med omorganisationen har en rad synpunkter framkommit från personal, skyddsombud och studenter på skolorna. Den planerade skolsammanslagningen anses av många kunna ge fördelar som bättre administration, mer enhetlighet i myndighetsrollen, bättre service till studenterna och bättre samarbete mellan de nuvarande skolorna. Det finns dock flera risker med omorganisationen som behöver beaktas och följas upp genom ett aktivt ledarskap i den nya organisationen. Framför allt finns det en oro att medarbetarna kommer att uppleva minskad tillhörighet i skolan och ett stort avstånd till skolledningen. En annan stor utmaning är att få ledning och administrativ organisation att fungera på den nya skolans geografiskt spridda sites. Vi har försökt att adressera farhågorna genom att i denna rapport föreslå en organisation med en platt struktur, där ledningen kommer så nära verksamheten som möjligt, och där studenter och anställda vid alla sites får tillgång till samma nivå på administrativt stöd. I arbetet med denna slutrapport har även en konsekvensanalys genomförts i samarbete med arbetstagarorganisationerna (se bilaga 1). Där presenteras de huvudsakliga risker som har identifierats och som behöver följas upp i det fortsatta arbetet med omorganisationen. 13 (14)

14 RAPPORT Dokumentdatum Ev. diarienummer Bilagor 1. Konsekvensanalys av skolsammanslagningen 2. Rapporter från kartläggningsgrupperna Ämnesorganisation Resursfördelning Fakultetsutveckling Verksamhetsstöd Grundutbildning Forskarutbildning 14 (14)

15 Integration av skolan för bioteknologi, skolan för kemivetenskap samt skolan för teknik och hälsa Bilaga till slutrapport Konsekvensanalys genomförd i samarbete med arbetstagarorganisationerna

16 Konsekvensanalys av den planerade sammanslagningen av skolorna för bioteknologi, kemivetenskap och teknik och hälsa I ett direktiv från rektor (Dnr V ) har arbetsgruppen för integration av skolorna BIO, CHE och STH ålagts att genomföra en konsekvensanalys i samarbete med arbetstagarorganisationerna som bilaga till arbetsgruppens slutrapport. Under punkterna nedan beskrivs kortfattat planerade förändringar, exempel på risker som förändringarna kan innebära, och förslag på möjliga åtgärder för att hantera dessa risker. 1. Vision och identitet Vad förändras? I den sammanslagna skolan förs de tre skolornas skilda ämnesområden samman till en verksamhet som på övergripande plan har sin styrka inom de bredare ämnesområdena hälsa, miljö och material. Den sammanslagna skolan kommer att bestå av närmare 900 medarbetare, jämfört med ca medarbetare per skola i de tre nuvarande skolorna, och kommer att ha en geografisk spridning över flera av KTH:s olika campusområden. Vilka risker finns? Minskad känsla av tillhörighet, samhörighet och vi-känsla bland medarbetarna. Få naturliga mötesplatser och sämre möjligheter att träffa medarbetare från de geografiskt spridda olika delarna av skolan, förutom på ledningsnivå. Svårigheter att hitta ett namn på den sammanslagna skolan som alla kan samlas under. Svårigheter att arrangera skolgemensamma konferenser, lärarinternat, fester, etc i en stor skola med närmare 900 medarbetare. Möjliga åtgärder: Att involvera medarbetarna i processen att ta fram ett namn på den sammanslagna skolan för ökad delaktighet. Att involvera medarbetarna i processen att ta fram en nya strategisk utvecklingsplan för skolan för ökad delaktighet. Att ordna skolgemensamma evenemang av typen utbildnings- eller forskningskonferenser, seminarieserier och fester för att öka kontakterna mellan olika delar av verksamheten. Att avsätta medel för skolövergripande projekt inom forskning och utbildning för att främja integrationen. 2. Ledning Vad förändras? En ny skolledning kommer att utses med representation från de tre ursprungliga skolorna. Vilka risker finns? Risk att skolledningen inte blir synlig på skolans geografiskt spridda sites. Risk är att skolledningen inte känner skolans verksamhet och olika miljöer tillräckligt väl. Svårigheter att tillsätta ledningsuppdragen pga den förväntade ökade arbetsbördan. Möjliga åtgärder: Att ha alternerande möten (t ex ledningsgruppsmöten) för att öka närvaron på skolans sites. 1

17 Utseende av skolchef och två vice skolchefer från de tre ursprungliga skolorna säkerställer att kompetens om hela verksamheten finns väl representerad i skolledningen. Att organisera ett välfungerande ledningsstöd som avlastning för skolans ledningsfunktioner. 3. Ämnesorganisation och avdelningsstruktur Vad förändras? Arbetsgruppen föreslår en ny organisatorisk struktur som består av åtta avdelningar direkt underställda skolchef. Ingen flytt av verksamhet mellan skolans olika sites planeras. Vilka risker finns? Medarbetare på mindre avdelningar som slås ihop med större kan uppleva att man förlorar sin ämnesmässiga identitet. De föreslagna avdelningarna är olika stora samt har skev balans mellan forskning och utbildning, vilket kan leda till skillnader i långsiktig stabilitet och möjligheter till utveckling. Möjliga åtgärder: Att involvera medarbetarna i processerna med att ta fram namn och strategiska utvecklingsplaner för avdelningarna för ökad delaktighet. Att arbeta aktivt i den nya skolledningen för att utveckla strategiskt viktiga områden inom skolan. 4. Resursfördelningssystem Vad förändras? Arbetsgruppen föreslår att en översyn av resursfördelningssystemet genomförs under 2018, med målsättningen att en större del av fakultetens lönekostnader ska täckas av basmedel. Vilka risker finns? Risk att en ny modell för fördelning av FoFu-medel leder till stora förändringar i finansiering på avdelnings-, enhets- och forskargruppsnivå jämfört med idag. Risk att verksamheten får karaktär av forskarhotell och blir känsligt för fluktuationer i externa bidrag om modellen innebär att FoFu-medel fördelas på forskargruppsnivå. Skolornas och avdelningarnas nuvarande skillnader i positivt respektive negativt myndighetskapital kan leda till svårigheter att enas om ett skolgemensamt sätt att hantera myndighetskapital. Möjliga åtgärder: Att analysera vilka konsekvenser olika modeller för resursfördelning får på avdelnings-, enhets- och forskargruppsnivå före beslut. Att analysera vilka konsekvenser ett nytt system kan ge på längre sikt, t ex vilken typ av verksamhet eller beteende som kommer att premieras. 5. Fakultetsutveckling Vad förändras? Inga stora förändringar planeras jämfört med hur processerna för rekrytering och utveckling av fakultet hanteras på de tre skolorna idag. Vilka risker finns? 2

18 Risk att beslut om inrättande av nya fakultetstjänster som fattas på skolnivå kommer långt ifrån behoven i verksamheten. Möjliga åtgärder: Att på ett tidigt stadium involvera olika delar av verksamheten, t ex avdelningschefer inom linjeorganisationen, GA/PA inom GRU-organisationen och arbetstagarorganisationernas representanter inom SSG, för att diskutera behoven inom verksamheten före inrättande av nya fakultetstjänster. 6. Verksamhetsstöd Vad förändras? Arbetsgruppen föreslår ett den sammanslagna skolans verksamhetsstöd organiseras i ett skolgemensamt stöd, som hanterar skolövergripande och gemensamma frågor och utgör ett stöd för skolledningen, och ett verksamhetsnära stöd, som riktas mot verksamheten vid respektive site. Administrativ personal är troligen den kategori som kommer att beröras främst av sammanslagningen och några kommer att få nya arbetsuppgifter, eftersom sammanslagningen leder till att man går från tre administrativt funktionsansvariga till en funktionsansvarig. Eftersom skolans verksamhetsstöd behöver ha ett enhetligt arbetssätt kommer flera personer troligen att behöva resa ofta för att delta i skolgemensamma möten på skolans olika sites, och en del personal kan ev. komma att ha flera arbetsplatser. Vilka risker finns? Risk att personalens arbetsmiljö påverkas negativt av att behöva resa mellan skolans olika sites. Personer som idag är administrativt funktionsansvariga och förlorar denna roll i den sammanslagna skolan kan bli besvikna och vi riskerar att tappa kompetent personal. Risk att uppbyggnaden av ett enhetligt verksamhetsstöd på olika sites blir resurskrävande och leder till ökat OH-uttag. Möjliga åtgärder: Att den nya administrativa ledningen är lyhörd för personalens önskemål och behov i den fortsatta planeringen av verksamhetsstödet. Att det nya verksamhetsstödet tar tillvara den kompetens som finns bland nuvarande medarbetare. Att frågan om reseersättning till personal som behöver resa mellan skolans sites klargörs. 7. Grundutbildningsorganisation Vad förändras? Arbetsgruppen föreslår att skolan har ett övergripande ansvar för utbildningsprogrammen och att en grundutbildningsorganisation införs där GA har huvudansvaret för övergripande kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling inom grundutbildningen och PA har ansvar för akademisk ledning av utbildningsprogrammen. Arbetsgruppen föreslår vidare att en ny modell för fördelning av GRU-medel tas fram, där principen är att fördelning av GRU-medel till skolans kurser bör ske baserat på nedlagd arbetstid. Ingen förändring av utbildningsprogramutbud planeras. Utbildningsadministrationen ska vara fullt integrerad vilket ger en möjlighet för skolan att erbjuda ett mer enhetligt studentstöd, som i sin tur kan leda till större gemenskap bland den sammanslagna skolans studenter. 3

19 Vilka risker finns? Risk att GA för den nya skolan får en alltför hög arbetsbelastning. Risk att en ny modell för fördelning av GRU-medel leder till stora förändringar i finansiering på avdelnings-, enhets- och forskargruppsnivå jämfört med idag. Risk att en ny modell för fördelning av GRU-medel leder till att vissa typer av kursmoment blir olönsamma, vilket riskerar att leda till försämrad kvalitet i utbildningen. Risk att resurskrävande kurslaborationer blir för kostsamma och får svårt att rymmas inom GRU-budgeten. Möjliga åtgärder: Att organisera ett välfungerande grundutbildningskvalitetsråd som bereder specifika ärenden. Att analysera vilka konsekvenser olika modeller för fördelning av GRU-medel får på avdelnings-, enhets- och forskargruppsnivå före beslut. Att analysera vilka konsekvenser en ny modell för fördelning av GRU-medel kan ge på längre sikt, för att inte riskera försämring av utbildningens kvalitet. Att GRU-medel avsätts för investerings- och driftskostnader för laborationer i utbildningen. 8. Forskarutbildningsorganisation Vad förändras? Arbetsgruppen föreslår en forskarutbildningsorganisation där skolan har en gemensam FA, men där en eller flera vice FA kan utses för att avlasta FA och säkerställa att hög kompetens finns inom skolans olika forskarutbildningsämnen. Ingen förändring av doktorsprogrammen planeras. Vilka risker finns? Risk att FA får för stor arbetsbörda pga den stora mängden forskarutbildningsfrågor på den sammanslagna skolan. Risk att skolans doktorander som är inskrivna på olika doktorsprogram har olika studievillkor. Möjliga åtgärder: Att tillräckliga resurser avsätts för det arbete som FA, PA och ev. vice-fa ska utföra. Att organisera ett välfungerande doktorsprogramråd som bereder specifika ärenden. Att skolans nya forskarutbildningsorganisation arbetar med att harmonisera de aspekter av forskarutbildningen som inte är ämnesspecifika. 9. Säkerhets- och arbetsmiljöorganisationsfrågor Vad förändras? Skolan kommer att ha en skolgemensam organisation för hantering av säkerhets- och arbetsmiljöfrågor samt miljöledningssystem, men pga den geografiska spridningen behöver det klargöras vilka funktioner som ska vara skolövergripande och vad som behöver vara representerat vid respektive site. Det behöver dessutom klargöras hur gränsdragningen blir gentemot t ex ledningarna för SciLifeLab och AlbaNova (som båda organisatoriskt ligger under UF). En trolig miljöorganisation kan bestå av ett miljöombud som representerar den nya skolan och är ansvarig för kontakten med KTH:s hållbarhetschef. På skolan har miljöombudet en grupp med en representant från var och en av de föreslagna åtta avdelningarna. Vilka risker finns? 4

20 Problem med gränsdragning gentemot andra skolor och lärosäten vid de sites där man delar lokaler. Svårt att arbeta operativt med ett gemensamt fokus inom en skolövergripande miljöorganisation eftersom verksamheten ser olika ut på skolans olika sites. Risk att arbete med labbsäkerhet och kemikalier anses mindre viktigt i den sammanslagna skolan pga konkurrens med andra frågor. Möjliga åtgärder: Att den nya skolledningen arbetar med säkerhets- och arbetsmiljöfrågor i nära samarbete med de skolor på KTH och andra lärosäten som man delar lokaler med. Att tillräckliga resurser avsätts för att bygga upp den nya miljöorganisationen, i god tid inför KTH:s planerade externa miljörevision för omcertifiering enligt den nya standarden i april Förändringsarbetet Vad förändras? Förändringsarbetet innebär i sig påfrestningar för verksamheten. Arbetsgruppen har tagit fram en översiktlig implementeringsplan som ger förslag på vilka förändringar som kan vara på plats redan i januari 2018 och vilka som kommer att genomföras senare. Vilka risker finns? Att medarbetarnas stressbelastning ökar och att den psykosociala arbetsmiljön påverkas negativt av oro för arbetssituationen i framtiden när det t ex gäller finansiering, tjänster eller organisation. Att den löpande verksamheten blir lidande när nyckelpersonal behöver ägna en stor del av sin arbetstid åt omorganisationen. Att kompetent personal säger upp sig och byter arbetsgivare. Möjliga åtgärder: Att den nya skolledningen tar fram en tydlig prioritering av vad som är viktigt att genomföra på kort och lång sikt. Att externa konsulter tas in, antingen för att arbeta med omorganisationen, eller för att avlasta inom den löpande verksamheten. 5

21 Integration av skolan för bioteknologi, skolan för kemivetenskap samt skolan för teknik och hälsa Bilaga till slutrapport Rapporter från kartläggningsgrupperna 1. Ämnesorganisation 2. Resursfördelning 3. Fakultetsutveckling 4. Verksamhetsstöd 5. Grundutbildning 6. Forskarutbildning

22 Lägesrapport ämnesorganisation Sammanslagning KTHs skolor BIO, CHE, STH Version 1.0C, Inledning Enligt uppdrag från arbetsgruppen för skolsammanslagning BIO-CHE-STH har en kommitté med representanter från berörda skolor och en person från fakultetsrådet utsetts. Kommittén för ämnesorganisation har som uppdrag att kartlägga nuvarande ämnesorganisation och senare att komma fram med ett förslag på framtidens organisation i en nu stor skola. Denna rapport är ett första resultat av kartläggningsfasen och rapporteras till centrala arbetsgruppen. Deltagare BIO: Afshin Ahmadian, Patrick Norman, Sophia Hober CHE: Tore Brinck, Sara Thyberg Naumann, Göran Lindbergh STH: Sebastiaan Meijer (sammankallande), Matilda Larsson, Ola Eiken Adjungerad från fakultetsråd: Anna-Karin Tornberg Process Gruppen har haft 2 möten, varje med förberedelser inom alla respektive skolor. Första steget var att identifiera de stora områdena och logiken bakom nuvarande organisationer. Andra steget var att identifiera mindre samarbeten på detaljnivå mellan enskilda forskare. Nuvarande skol- och avdelningsstruktur --BIO: platt organisation, 6 avdelningar, ingen formell understruktur (forskargrupper). Flera avdelningar har sin huvudverksamhet på SciLifeLab -CHE: 3 större institutioner + Ingenjörspedagogiska avdelningen, avdelningar under institutionerna -STH: Hela verksamhetsidén med STH skolan är att bygga flerdisciplinär samverkan i gränslandet mellan teknik, medicin och hälsa, till stor del med koppling till teknik och ingenjörsvetenskap inom sjuk- och hälsovård. I nuläget finns 3 avdelningar, som i sig har flera enheter. Några enheter är mycket små. Enheten Grundläggande Naturvetenskap, som försörjer Tekniskt Basår ligger inom avdelning Medicinsk Teknik. Beskrivning av nuvarande avdelningar BIO Genteknologi Antal fakultet: 8 Antal medarbetare: 54 Vetenskapligt bidrag: Avdelningen är verksam inom ämnesområdet genomik och high throughput biologi. Mer specifikt arbetar grupperna i denna enhet med att utveckla nya teknologier för genomisk- och transkriptomisk profilering av enskilda celler, DNA-analys, populationsgenetik, miljögenomik, bioinformatik och statistik. Nyckelämne(n): Genomik, experimentell genomik, miljögenomik, evolutionsbiologi, transkriptionsbioinformatik, statistisk bioteknik.

23 Forskningsinfrastruktur: Hela avdelningen är ligger på Science for Life Laboratory. Förutom att där bedrivs forskning av hög kvalité är avdelningen värd för National Genomics Infrastructure (NGI), som erbjuder DNA-sekvensning och bioinformatiklösningar till akademin och den privata sektorn i Sverige. NGI är en infrastruktur som är finansierad av VR och KAW. BIO Proteomik and Nanobioteknologi Antal fakultet: 12 Antal medarbetare: 150 Vetenskapligt bidrag: Ett av avdelningens huvudområden är att utveckla en Human Protein Atlas för proteinprofiler i normal och cancervävnad. Dessutom använder divisionen den utvecklade tekniken och infrastrukturen för studier av humana proteiner i andra sjukdomar och för produktion av biofarmaceutiska medel. Nyckelämne(n): Integrerad omik, biobankprofilering, cellprofilering, klinisk proteomik, experimentell onkologi, droppmikrofluidik, point of care system. Forskningsinfrastruktur: Human Protein Atlas Project ( Wallenberg Center for Protein Research (WCPR), Erling Persson (KCAP) BIO Proteinteknologi Antal fakultet: 7 Antal medarbetare: 42 Vetenskapligt bidrag: Avdelningen är verksam inom området proteinteknik, inkl. kombinationsproteinteknik, proteindisplaysystem, affinitetsproteinutveckling samt epitopkartläggning. De framtagna funktionella proteinerna används på olika sätt både in vivo och in vitro, till exempel för bildbaserad diagnostik, terapi samt som verktyg vid proteinrening och olika typer av analyser. Nyckelämne (n): Affinitetsproteinteknik, bioterapi och bakteriedisplay, proteinteknik, proteindesign för medicinska tillämpningar. Forskningsinfrastruktur: Delar av Wallenberg Center for Proteinforskning (WCPR) och Erling Persson (KCAP) samt finansiering från VR och liknande organ. Divisionen har en instrumentell infrastruktur som stöder experimentellt arbete från DNA till protein och många olika typer av proteinanalyser. BIO Industriell Bioteknologi Antal fakultet: 7 Antal medarbetare: 37 Vetenskapligt bidrag: Avdelningen är verksam inom olika delar av industriell bioteknik. De primära områdena är kopplade till bioraffinaderi och cellodlingsteknik, olika aspekter av hälsa, såsom DNA-diagnostik och tillväxt av stamceller, teknik för att fånga och avlägsna föroreningar i avloppsvatten och minimera användningen av bekämpningsmedel i skogar. Nyckelämne (n): Bioprocessdesign, bioraffinaderi, avloppsrening, enzymteknik, vattenrening. Forskningsinfrastruktur: Humana stamcellsbioreaktorer, bioprocessplattform, bioraffinaderingsplattform, strukturell glykobiologi BIO Glykovetenskap Antal fakultet: 4 Antal medarbetare: 24

24 Vetenskapligt bidrag: Forskningen inom denna avdelning är inriktad på olika områden inom glykobiologi och omfattar grundforskning om växter och mikroorganismer samt bioteknikutveckling mot kolhydratbaserade produkter. Nyckelämne (n): Cellväggsbiosyntes, kolhydratenergi, kolhydratbaserade material. Forskningsinfrastruktur: Biomime, CarboMat, Wallenberg Wood Science Center (WWSC) BIO Teoretisk Kemi och Biologi Antal fakultet: 8 Antal medarbetare: 36 Vetenskapligt bidrag: Forskningen inom denna avdelning innefattar huvudsakligen teoretiska simuleringar av molekyler för att förstå deras funktion och växelverkan med omgivningen. Vi utvecklar teori och beräkningsmetoder som implementeras i programkod för att förfina noggrannheten i dessa simuleringar. Den teoretiska basen utgörs av kvantmekanik och elektrodynamik, men inslag av klassisk mekanik förekommer och i simuleringar av molekyldynamik. Vi studerar allt från små molekylära system som vatten upp till komplexa biokemiska system som proteinkomplex, membran och DNA. Nyckelämne(n): teoretisk kemi, kvantkemi, spektroskopi, katalys, nanopartikelvetenskap, elektrontransport, molekyl-ljusväxelverkan, molekyldynamik, biokemi Forskningsinfrastruktur: TCB erhåller infrastrukturstöd från Rektor för att tillhandahålla stöd för parallellprogrammering. Konkret innebär detta att TCB kan avlöna en forskningsingenjör till 50% för att bistå vid implementering och optimering av programkoder för exekvering på superdatorer. Denne person avlönas till övrig 50% av PDC superdatorcentrum vid KTH. TCB driver också ett mindre våtlabb för tillverkning av nanopartiklar. CHE, Institutionen för kemi Antal fakultet 27 (inklusive 4 adjungerade) Antal medarbetare 105 (91 exklusive doktorander på stipendium) Vetenskapligt bidrag: Institutionen består av tre avdelningar som tillsammans täcker de traditionella kemidisciplinerna och även mer tillämpad teknisk kemi. Forskningen är fokuserad på syntes, karakterisering och modellering av funktionella molekyler, material och ytor med stöd av metod- och teknikutveckling. Den har en stark koppling till grundutbildning och forskarutbildning, och det är balans mellan grundläggande och tillämpad forskning. Den senare är i hög grad tvärvetenskaplig och inriktad mot tillämpningar inom energi, miljö och hälsa. Nyckelämne(n): Ytkemi, Korrosionslära, Organisk kemi, Oorganisk kemi, Fysikalisk kemi, Analytisk kemi, Kärnkemi, Molekylär elektronik Forskningsinfrastruktur: Forskningsanpassade labblokaler samt ett stort antal avancerade specialinstrument. En del instrument är gemensamma med övriga delar av CHE-skolan. En CHE-övergripande labmiljö (2MiLab) för studier av molekyler och material vid gränsskikt är under utveckling. Institutionen är värd för Industriellt NMR-centrum och delar tillsammans med Uppsala universitet värdskapet för Center for Molecular Devices (CMD) som arbetar med solenergitillämpningar. CHE Institutionen för Fiber & Polymerteknologi Antal fakultet 25 (inklusive 4 adjungerade) Antal medarbetare 120 (106 exklusive doktorander på stipendium och industridoktorander) Vetenskapligt bidrag

25 Syntes av monomerer och polymerer (naturliga och syntetiska), karakterisering och modellering av makromolekylära material, förnyelsebara material, nanostrukturerade material, funktionella material, material för energitillämpningar, material för medicinsk teknik. Nyckelämne(n) Polymerteknologi, Polymera material, Biokompositer, Fiberteknologi, Träkemi och massateknologi, Ytbehandlingsteknik Forskningsinfrastruktur Forskningsanpassade labblokaler samt ett stort antal avancerade specialinstrument (>150 instrument). En gemensam instrumentpark för att studera alla aspekter av makromolekylära material. En del instrument är gemensamma med övriga delar av CHE-skolan. En skolövergripande labmiljö (2MiLab) för studier av molekyler och material vid gränsskikt är under utveckling. Institutionen är även värd för Wallenberg Wood Science Center (WWSC). CHE Institutionen för kemiteknik (KET) Antal fakultet: 17 (inklusive 2 adjungerade och 1 gästprofessor) Antal medarbetare: ca 80 Vetenskapligt bidrag: Energi, inkluderande förnybara bränslen, batterier, bränsleceller och termokemisk omvandling. Miljö och resursåtervinning. Kemisk processutveckling kopplat till nya processer. Nyckelämne(n): Material- och energibalanser, transportprocesser, kemisk termodynamik och kinetik, separationsprocesser och fasjämvikter, kemisk och elektrokemisk reaktionsteknik, processkemi, katalys. Forskningsinfrastruktur: Forskningsanpassade labblokaler samt specialanpassade försöksuppställningar och avancerade specialinstrument. En del instrument är gemensamma med övriga delar av CHE-skolan. En skolövergripande labmiljö (2MiLab) för studier av molekyler och material vid gränsskikt är under utveckling. Institutionen är även värd för en nod av Svenskt FörgasningsCentrum (SFC). CHE Ingenjörspedagogiska avdelningen (IP) Antal fakultet: 1 Antal medarbetare: 16 Vetenskapligt bidrag: - Nyckelämne(n): Genomförande och utveckling av högskoleingenjörsprogrammet I kemiteknik och behörighetsgivande utbildning (basår/bastermin). Lärare som undervisar inom matematik, fysik, kemi, kemiteknik, hållbar utveckling och projektmetodik. (Några lärare undervisar även inom civilingenjörs- och masterkurser. Forskningsinfrastruktur: - STH Medicinsk Teknik Antal fakultet 20 (incl 4 adjungerade) Antal medarbetare 56 Vetenskapligt bidrag: Medicinsk avbildning och bildbehandling på molekylär nivå och av organ, huvud- och nackskadeprevention, analys och tolkning av fysiologiska signaler. Nyckelämne(n) Medicinsk avbildning, Biomedicinsk sensorteknik, Biomekanik, Biomedicinsk modellering, Medicinsk bildbehandling, Medicinsk signalbehandling, Strukturell bioteknik

26 Forskningsinfrastruktur: Elektronmikroskopi, dragmaskiner, utrustning för avbildning med ultraljud och joniserande strålning, nära koppling till Jonassons centrum för medicinsk avbildning med bland annat preklinisk fotoakustisk avbildningsanläggning, programmerbart ultraljudssystem, MR-kamera, STORM-mikroskop och minipet-microct. Avdelningen innehåller 6 enheter: Grundläggande Naturvetenskap (tekniskt basår), Dataoch Elektroteknik, Neuronik, Strukturell Bioteknik, Medicinsk Bildteknik, Medicinsk Bildbehandling och Visualisering. STH Hälso och Systemvetenskap Antal fakultet: 13 (inkl 2 adjungerande) Antal medarbetare: 42 Vetenskapligt bidrag: Forskning och undervisning inom utveckling av vård och hälsosystem med fokus på systemdynamik, rollen av människor i systemet i samspel med teknik, informatik, ergonomi och innovationsstrukturer. Nyckelämne(n): Ergonomi, logistik, informatik, teknisk vårdvetenskap, human kommunikation, innovationsvetenskap. Forskningsinfrastruktur: Ett integrationslab är under utveckling inom lokaler i Flemingsberg. Digital infrastruktur för simuleringar, delvis integrerad i KTH IT infrastruktur och delvis separat. Avdelningen innehåller 5 enheter: Ergonomi, Teknisk Vårdvetenskap, Human Communication Science, Logistik och Informatik inom vård och omsorg, och Klinisk Innovation. STH Omgivningsfysiologi Antal fakultet: 1 Antal medarbetare: postdoc stipendiat och 2 industridoktorander Vetenskapligt bidrag: Vid avdelningen Omgivningsfysiologi studeras betydelsen av omgivningsfaktorer, såsom gravitation, lufttryck och temperatur, för fysiologiska processer hos människa vetenskapliga artiklar/år i internationella tidskrifter med granskningsförfarande Nyckelämne(n): Humanfysiologi: gravitations-, höghöjds-, termo, dykeri- och arbetsfysiologi Forskningsinfrastruktur: Centrifug, samt hypo- respektive hyperbarkammare för humanförsök; nyinskaffningspris för dylika anläggningar är ca 600 miljoner SEK Existerande forskningssamarbeten Generellt hittade gruppen inga större samarbeten över skolgränserna. En del samarbeten mellan individuella forskningsgrupper i spindelnätsformat finns, och är huvudsakligen BIO CHE, och en del BIO-STH. Analysen visar att forskare som har behov av varandras infrastruktur eller kunskap hittar varandra redan, och att det inte finns några stora överlapp eller dubbleringar i forskning eller infrastruktur. Tabell 1: Samarbeten mellan forskare Mellan Och Ämne Typ (projekt, infra, uppskalning, annan) STH CHE Acoustic droplet vaporization drug Projekt

27 delivery and molecular imaging with ultrasound STH BIO Microbubbles in Projekt microfluidic lab-on-a-chip system for cell sorting and cell separation STH CHE Microbubble analysis in Projekt blood plasma using capillary electrophoresis CHE (Kemi) BIO Bioanalys Projekt CHE (Kemi) BIO (Teoretisk Kvantkemiska beräkningar Projekt kemi) av solbränslen CHE (Kemi) BIO Biokatalys Projekt ( infra) CHE (Kemi) BIO Proteinmaterial Projekt CHE (FPT) BIO Biokatalys (enzym) Projekt, infra CHE (FPT) BIO Bioserade polymerer Projekt, infra CHE (FPT) BIO Fibermaterial/modifiering Projekt CHE (FPT) BIO Hemicellulosa, Cellulosa Projekt, infra CHE (KET) BIO Vattenrening, resursåtervinning Projekt, infra Nuvarande koppling till grundutbildningen Hur grundutbildningen är organiserad skiljer sig idag mellan våra tre skolor. Det påverkar nuvarande avdelningsstruktur till viss del och är därför en del av kartläggningen. Befintliga program som de tre skolorna ansvarar för idag återfinns i Tabell 2. Tabell 2: Program på förberedande nivå, grundnivå och avancerad nivå på BIO, CHE och STH samt vilka övriga KTH-skolor som ansvarar för program på samma nivå Program BIO CHE STH Andra KTHskolor med med program på samma nivå Basår/ - TB/BT TB/BT ITM (Södertälje) bastermin Högskoleingenjör Civil- Ingenjör/ Master - Kemiteknik Datateknik Elektroteknik Medicinsk teknik Teknik o ekonomi Bioteknik Teknisk kemi Medicinsk teknik Work, Technology and ABE (Bygg) ITM (Maskin) samtliga

28 Health (ergonomi) BIO är den skola som har lägst andel grundutbildning idag. På skolnivån finns grundutbildningsansvarig (GA). Undervisningsuppdrag fördelas på skolans lärare och lärarna ersätts för sina insatser inom GRU enligt ett fördelningssystem. Grundutbildningen har inte påverkat nuvarande avdelningsstruktur på BIO. På CHE finns ett basfinansieringssystem som bygger på att alla lärare inom fakulteten får en basfinansiering från GRU och förväntas bidra inom grundutbildningen i ungefär samma omfattning (ca 30%?). Ansvaret för GRU ligger på skolnivå och GA ansvarar för bemanningen av kurserna. Strävan är som sagt att alla lärare inom fakulteten ska bidra i samma utsträckning i grundutbildningen, men ett principbeslut har fattats att gå över till att koppla fördelningen av medel till faktisk insats i kurserna. Undervisning inom basåret och högskoleingenjörsprogrammet genomförs huvudsakligen av adjunkter och samtliga skolans adjunkter finns idag samlade på Ingenjörspedagogiska avdelningen (IP). IP-avdelningen har ingen forskningsverksamhet, men ämnesmässig kontakt med CHEs tre forskande institutioner. På STH finns största undervisning inom avdelningen Medicinsk Teknik, som även omfattar enheten Grundläggande Naturvetenskap som försörjer Tekniskt Basåret. Även avdelningen Hälso och Systemvetenskap bidrar till högskole-ingenjörsprogram och civilingenjörsprogram, och har en egen ergonomi program som är den fortsättning av 2 nuvarande högskoleingenjörsprogram. På STH finns en GRU fördelning efter bidrag av lärare / enheten till olika kurser. Kurser ägs av avdelningen, som är en recent förändring efter att enheterna ägda sina kurs tidigare. Inom den behörighetsgivande utbildningen finns idag ett nära samarbete mellan de tre skolor (CHE, STH och ITM) som har basår. Man har regelbundna lärarmöten och en KTHcentral referensgrupp ledd av prodekanus. Man har gemensamma tentor och strävar efter en likvärdig utbildning och examination, då studenterna efter genomfört basår/bastermin konkurrerar om garantiplatser på KTHs ingenjörsprogram. Mellan högskoleingenjörsprogrammen på KTH fanns historiskt ett nära samarbete från tiden då all högskoleingenjörsutbildning låg under Ingenjörsskolan. I samband med skolorganisationen fördelades programmen på nuvarande skolor främst enligt ämnestillhörighet. Idag sker samverkan mellan KTHs anordnare av högskoleingenjörsprogram mer på individbasis och i viss mån vid nationella utvärderingar. Programansvariga från tre av KTHs fyra skolor med högskoleingenjörsprogram deltar i möten med Samverkansgruppen för högskoleingenjörsutbildning som samlar representanter för landets samtliga lärosäten med högskoleingenjörsutbildning. BIO och CHE har samläsning av flera kurser inom civilingenjörsprogrammens kandidatdel och ett gemensamt utbildningskansli. Skolorna har mappade masterprogram, viket betyder att studenter efter kandidatdelen kan välja masterprogram på båda skolorna. Nuvarande finansiering En tydlig bild av nuvarande fokus av de olika avdelningarna skapas genom att analysera finansieringen. Tabell 3 visar utfall från 2016, enligt VIS rapporteringen.

29 Tabell 3: Finansieringskällor vid olika avdelningar Department GRU FoFU Extern Other BIO GT BIO P&NBT BIO PT BIO Industrial BT BIO Glycoscience BIO Th. Che & Bio BIO Central CHE -KEM CHE - FPT CHE - KET CHE - IP STH - MT STH - HSE STH - EP

30 Resursfördelning och strategiska satsningar En kartläggningsgrupp bestående av skolcheferna på skolan för bioteknologi, BIO (Amelie Eriksson Karlström), skolan för kemivetenskap, CHE (Mikael Lindström) och skolan för teknik och hälsa, STH (Hans Hebert) har av arbetsgruppen för den kommande skolintegrationen mellan BIO, CHE och STH fått i uppdrag att kartlägga resursfördelning och strategiska satsningar vid de respektive skolorna. Sekreterare i gruppen har varit Mikael. Gruppen har träffats vid ett flertal tillfällen och enats om att i kartläggningsfasen belysa hur följande ser ut på respektives skola: Modeller för resursfördelning Hantering av myndighetskapital Forskningsfinansiering Forskningsinfrastruktur Centrumbildningar och andra krävande stora satsningar Strategiska satsningar KTH, Skolan för teknik och hälsa (STH), Hans Hebert Skolan för bioteknologi (BIO), Amelie Eriksson Karlström Skolan för kemivetenskap (CHE), Mikael Lindström

31 Modeller för resursfördelning Skolan för bioteknologi (BIO) Basmedel (ca 40 mnkr) BIO har sedan 2014 en fakultetsfinansieringsstege som garanterar en miniminivå av fakultetsfinansiering till skolans fakultet. Nuvarande nivåer: Professor: 1 mnkr/år Lektor: 600 tkr/år Bitr lektor: 400 tkr/år Detta är en miniminivå och den som har ett högre stöd i form av riktade satsningar (t ex ett startbidrag i rektorskontraktet) får normalt inte del av dessa basmedel. Kategorin forskare ingår inte i skolans fakultetsfinansieringsstege och skolan har inga anställda adjunkter. En viss del av skolans basmedel (totalt ca 10 mnkr) går enligt tidigare överenskommelser till specifika verksamheter och fördelas direkt till berörda avdelningar. Alla sex avdelningar på skolan får del av sådana riktade basmedel. Ev. överskott av basmedel efter fördelning av fakultetsfinansieringsstegen och verksamhetsspecifika medel behålls på överliggande skolnivå. De senaste två åren har överskottet fördelats ut på avdelningarna för att undvika uppbyggnad av myndighetskapital på skolnivå. Fördelningsnyckeln mellan avdelningarna har varit föregående års lönekostnader. Prestationsmedel (forskarexamina, citeringar och externa forskningsanslag) (ca 16 mnkr) Fördelas vidare direkt till skolans sex avdelningar. På vissa avdelningar distribueras medlen vidare till respektive forskargrupp, medan andra avdelningar behåller hela eller delar av prestationsmedlen på överliggande nivå för avdelningsgemensamma satsningar. Riktade medel (ca 25 mnkr) Går direkt till den verksamhet som det äskats för i rektorsdialogen. SFO-medel (ca 18 mnkr) SFO-medel till skolan fördelas till särskilda satsningar (t ex startbidrag till SciLifeLab Fellows ), täcker servicekostnader på SciLifeLab, och används till mindre del för finansiering av lektorer verksamma på SciLifeLab (ersätter då bidrag från basmedel).

32 GRU-medel (ca 19 mnkr) Lärarersättning utgår direkt till undervisande lärare för de timmar som läggs på undervisning. GRU utgör endast ca 5 % av skolans intäkter. Skolan för kemivetenskap (CHE) Basmedel (ca 57 mnkr) Det primära målet med systemet för basfinansiering som infördes är att ge CHE:s skolfakultet en ökad grundtrygghet genom en utvidgad basfinansiering som samtidigt innebär att läraren åtar sig en överenskommen del av grundutbildningen. Skolfakultetens medlemmar ska i möjligaste mån såväl undervisa som forska, i harmoni med KTH:s Tenure-Tracksystem. Systemet avser att bredda lärarengagemanget i grundutbildningen, ombesörja en kontinuerlig återväxt av lärarkapacitet, minska riskerna för tillfällig lärarbrist genom att bredda lärarnas undervisningserfarenhet och därmed möjliggöra alternativ vid kursbemanning, hålla CHE:s skolkollegium någorlunda konstant, förenkla den ekonomiska hanteringen samt förbättra kvalitetssäkringen av grundutbildningen. Basdelen i skolans FoFu anslag och den delen av GRU anslagen som inte berör IP avdelningen sammanfogas till en pott som utgör en utvidgad basfinansiering för CHEs skolfakultet, för närvarande sammanlagt ca 60 MSEK. Bastilldelningen fördelas enligt följande: Tabell 1, 2016 Professor: 1.0 MSEK (0.4 MSEK a ) Lektor: 0.75 MSEK (0.3 MSEK a ) Biträdande lektor: 0.65 MSEK (0.3 MSEK a ) Forskare b och forskarassistent: 0.2 MSEK (0.1 MSEK a ) a Ersättning efter friköp från undervisning b Hit räknas tillsvidare anställda forskare/lärare, ALV- anställda (<2år) ingår ej. Riktade medel och prestationsbaserade medel i FoFu-tilldelningen, exempelvis för forskarexamination, ligger utanför den rena basfinansieringen och räknas inte in i denna, ej heller övriga speciella överenskommelser mellan enskilda lärare och KTHs ledning eller skolledning. GRU-medel (ca 60 mnkr inklusive basår och H-ingprogram) Basfinansieringssystemet reviderades 1 januari 2017 så att basfinansiering fortsatt består av en fast FOFU-del som tidigare men GRU-delen fördelas utifrån faktisk undervisningsinsats. Ambitionen är fortfarande att alla i fakulteten ska undervisa lika

33 mycket vilket betyder att den faktiska tilldelningen för de flesta inte bör ändras signifikant. Skolan för teknik och hälsa (STH) Fördelning av fakultetsmedel GRUNDUTBILDNING (74,5 mkr) Basmedel för grundutbildning (HST) fördelas utifrån två principer: 1. Antalet undervisande professorer, lektorer, biträdande lektorer och forskare. 2. HST-fördelning differentierad i tre nivåer förberedande, grund- och avancerad nivå. De två fördelningsparametrarna beskrivs ytterligare nedan. Medel för kursprestationer (HPR) fördelas fortsatt direkt till producerande avdelning/enhet. 1. Fördelning utifrån antalet lärare/forskare Resurserna fördelas utifrån punkterna nedan. Ersättningen har en enhetlig nivå: 200 tkr för professorer, lektorer, biträdande lektorer För att ta del av ersättningen krävs undervisning inom grundutbildningen som motsvarar 10 % av heltid för professorer och forskare och 20 % av heltid för lektorer och biträdande lektorer. Andelen undervisningstid föregående läsår avgör om tilldelning sker. Fördelning utifrån antalet lärare/forskare skapar ett tydligt incitament för att integrera forskning och utbildning. Modellen ligger också i linje med hur KTH:s resursfördelningsmodell utvecklas, med tydliga basanslag per tjänst för både forskning och utbildning. Avdelningschefer ska årligen senast den 31 augusti lämna in bemanningsplan där undervisning som andel av heltid redovisas per tjänst. 2. Differentierad HST-fördelning Resterande basmedel inom grundutbildningen fördelas genom direkt HST-fördelning som differentieras i tre nivåer; förberedande, grund- respektive avancerade nivå. Anslaget differentieras så att förberedande och avancerad nivå utgör 12/26 respektive 55/26 av ersättningen till grundnivå. Differentieringen bedöms spegla kostnadsnivåerna och därmed skapa bättre ekonomiska förutsättningar för utbildning på avancerad nivå. FORSKNING (41 mkr) Basmedel inom forskningen samt riktade medel baserade på externa medel och bibliometri fördelas utifrån fyra fördelningsprinciper:

34 1. Antalet forskande professorer, lektorer, biträdande lektorer, forskare och disputerade adjunkter. 2. Samfinansiering av externa medel. 3. Bibliometri. 4. Skolchefens satsningar. Fördelningsprinciperna beskrivs nedan. Medel för examinationer inom forskarutbildningen fördelas även fortsättningsvis direkt till huvudhandledarens enhet. Riktade satsningar fördelas direkt till berörd enhet. 1. Antalet forskande professorer, lektorer, biträdande lektorer, forskare och disputerade adjunkter Medlen fördelas utifrån principerna nedan. Ersättningen delas in i två nivåer: 540 tkr för professorer, lektorer, biträdande lektorer samt 270 tkr (1/2 av 540) för forskare och 270 tkr (1/2 av 540) för disputerade adjunkter. För tilldelning summeras till heltidsekvivalenter på enheten. För lektorer och disputerade adjunkter ska forskning bedrivas som motsvarar minst 20 % av heltid. Planerad bemanning för kommande år styr om tilldelning sker. Tilldelning sker inte till centrumbildningar. Avdelningschefer ska senast den 31 augusti lämna in bemanningsplan för tjänster enligt ovan. 2. Samfinansiering av externa medel Samfinansiering sker av externa konkurrensutsatta forskningsprojekt på minst 500 tkr/år med 25 % på intäkt, undantaget EU-medel (som medfinansieras av KTH centralt). Vid eventuellt överskott för samfinansiering överförs medel till skolchefens satsningar. 3. Bibliometri Medel utifrån bibliometri fördelas genom samma kriterier som gäller för KTH:s tilldelning till skolorna, (detta oberoende av hur modellen kommer att se ut). Så långt som möjligt ska fördelningen till enhetsnivån spegla enhetens prestation. Ledningsgruppen tar ställning till definitiv fördelningsmodell innan budgeten fastställs. 4. Skolchefens satsningar Resterande medel fördelas som särskilda satsningar från skolchefen. Prioriteringar görs efter dialog med avdelningschef och enhetschef.

35 Sammanfattning av parametrar i modellen gällande 2017: GRU (Siffror i parentes anger värden för 2017, kr anges i tusental) A=Differentiering av ersättning för GRU baserat på HST och lärare (87/13) B=Förhållandet av ersättning för GRU på förberedande-, grund- resp avancerad nivå (12/26/55) C=Ersättning för GRU per befattning, professor (200), villkor 10 % av heltid undervisning D=Ersättning för GRU per befattning, lektor (200), villkor 20 % av heltid undervisning E=Ersättning för GRU per befattning, bitr lektor (200), villkor 20 % av heltid undervisning Medel för kursprestationer (HPR) fördelas fortsatt direkt till producerande avdelning FORSKNING F=Ersättning för forskning per befattning, professor (540) G=Ersättning för forskning per befattning, lektor (540), minst 20 % av heltid forskning H=Ersättning för forskning per befattning, bitr lektor (540) I= Ersättning för forskning per befattning, forskare (270) J=Ersättning för forskning per befattning, disputerad adjunkt (270), villkor 20 % av heltid forskning

36 Hantering av myndighetskapital BIO: BIO-skolan hade vid ingången av 2017 ca 187 mnkr i myndighetskapital, varav en mindre del återfinns på överliggande skolnivå och resten på avdelnings- eller forskargruppsnivå. Skolans sex avdelningar har samtliga positivt myndighetskapital. Kommande avskrivningar efter infrastrukturinvesteringar, framför allt inom de nationella teknologiplattformarna på SciLifeLab, uppgår till ca 73 mnkr. CHE: CHE-skolan hade vid ingången av 2017 ca -6,6 mnkr i myndighetskapital (inkl bonus). Tre avdelningar har positivt kapital medan central nivå och en avdelning har underskott. Överskotten fördelas på avdelnings- eller forskargruppsnivå. STH: STH hade vid ingången av ,8 mkr i myndighetskapital. Det gäller endast FoFu-medel. GRU-sidan är i balans. Det har varit stor obalans mellan avdelningar och enheter. Ett åtgärdsprogram resulterade i ett antal övertaligheter som till viss del belastar skolan även under I ett andra steg utreder vi hur en långsiktig plan ska utformas för att nå noll-nivå. Forskningsfinansiering BIO: BIO-skolans verksamhet är i hög grad finansierad av externa medel. Knappt hälften av skolans intäkter utgörs av externa forskningsbidrag och under 2016 uppgick posterna bidrag från externa finansiärer, uppdrag från externa finansiärer, och övriga intäkter till totalt ca 259 mnkr och utgjorde 63 % av skolans intäkter. Den enskilt största externa finansiären är KAW, följt av EU och VR. Avdelningarna är själva ansvariga för medfinansiering av externfinansierade projekt och de flesta forskargrupper medfinansierar projekten med egna fakultetsmedel. CHE: CHE-skolans verksamhet är relativt jämnt finansierad av anslag och externa medel. Knappt hälften av skolans intäkter utgörs av externa forskningsbidrag och under 2016 uppgick posterna bidrag från externa finansiärer, uppdrag från externa finansiärer, och övriga intäkter till totalt ca 192 mnkr och utgjorde 54 % av skolans intäkter. De enskilt största externa finansiärerna är STEM, KAW, VR, SFF, FORMAS och EU. Medfinansiering av externfinansierade projekt kan beviljas/finansieras på skolnivå efter äskande från de forskargrupper som har behov av medfinansiering, alternativt med egna fakultetsmedel. STH: Fördelningen mellan anslag och externa medel är relativt jämn. Under 2016 uppgick posterna bidrag från externa finansiärer, uppdrag från externa finansiärer, och övriga intäkter till totalt ca 80,5 mkr och utgjorde 42 % av skolans intäkter (inkl GRU). Medfinansiering från skolans fakultetsmedel beviljas för konkurrensutsatta externa medel överstigande 500 tkr. För 2016 var medfinansieringsgraden 15 %.

37 Forskningsinfrastruktur BIO: Finansiering av inköp av forskningsinfrastruktur i form av instrument, samt efterföljande drifts- och servicekostnader, hanteras normalt på avdelnings- eller gruppnivå. Respektive avdelning disponerar då denna infrastruktur och är inte skyldiga att upplåta instrumenten för användning av forskare från övriga avdelningar. I några fall har infrastrukturinvesteringar som är av strategisk betydelse för skolan ingått i skolans äskanden om riktade satsningar i rektorsdialogen. Ett exempel är pilotanläggningen för bioprocesser som fick stöd för uppgradering av instrumenteringen i 2016 års rektorskonstrakt. BIO-skolan ansvarar för Stockholmsnoden av National Genomics Infrastructure (NGI), som är en nationell forskningsinfrastruktur med extern finansiering från VR och SciLifeLab. NGI:s instrumentering har till stor del finansierats av KAW. STH: Inom STH finns det 3 forskningsinfrastrukturer med dyrbar utrusning. Genom Jonassondonationen har apparatur hittills upphandlats för omkr 60 mkr. Exempel är en MRT scanner, ultraljudsutrustning och ett superresolutionsmikroskop. Verksamheten är organiserad kring Jonasson Center for Medical Imaging (se nedan). Avdelningen för omgivningsfysiologi ansvarar för tung apparatur för extrema förhållanden, höga G-krafter i en humancentrifug placerad i en särskild byggnad, höga och låga tryck i kammare mm. Utrustningen är placerad på KI campus i Solna. Enheten för strukturell bioteknik inom avdelningen för medicinsk teknik förfogar över transmissionselektronmikroskop för högupplösande studier med kryometoder. Större delen av utrustningen tillhör KI. CHE: Finansiering av inköp av forskningsinfrastruktur i form av instrument, samt efterföljande drifts- och servicekostnader, hanteras normalt på institution- eller avdelningsnivå. Vid institutionen för fiber- och polymerteknologi finns ett gemensamt instrumentkonto med institutionens 170 instrument som samnyttjas av institutionens 80 doktorander. Kostnaden för instrumentkontot är ca 2,2 mkr per år (1,5% av FPT:s omsättning) och täcker drift och servicekostnader. CHE har i verksamhetsuppdragen för resp. år äskat medel för skolgemensamma instrument ett exempel är en analysplattform. CHE:s alla instrument finns listade i LIMS för att möjliggöra samnyttjande: ources.aspx

38 Centrumbildningar och andra krävande stora satsningar : Wallenberg Wood Science Center År 2009 beviljande KAW ett anslag på 40 MSEK/år i 5 år för forskning om nya material från ved. En fortsättningsansökan har beviljats för ytterligare 3+2 år. Samfinansieringsbehovet är ca 5 MSEK/år och 2 MSEK/år finns med i CHE:s verksamhetsuppdrag för respektive år och övriga medel tas ur dekanpott och på institutionsnivå. Greenhouse Labs Greenhouse Labs är en miljö designad för innovation, ett kluster bestående av unga kemiföretag, studenter och forskare vars främsta syfte är att skapa resultat som förändrar framtiden på vägen mot ett hållbart samhälle. Sedan starten 2012 har ett femtontal företag haft Greenhouse Labs som bas för sin forskning och utveckling. Företagens verksamhet sträcker sig över hela kemiområdet, allt från tidig läkemedelsutveckling och avancerad diagnostik av nyfödda till regenerering av textil, molekylära solceller och framtagande av nya material med skogen som råvara. Ett visst stöd med avskrivningskostnader finns i verksamhetsuppdraget för CHE för respektive år. Jonassons Center for Medical Imaging (Jonasson centrum för medicinsk avbildning) Jonassons centrum för medicinsk avbildning inrättades 2014 efter en donation av Kerstin och Rune Jonasson. Centrets övergripande målsättning är att sjukvård, teknik och forskning i regionen ska bli världsledande i bildfunktion. Akademiska forskare kan beviljas tillträde till utrustningen inom Jonassons centrum för medicinsk avbildning, varvid projekt skall prioriteras utifrån vetenskaplig kvalitet. I första hand skall projekt från forskare inom KTH, KI och SLL komma ifråga, varvid projekt som drivs i samverkan mellan KTH och KI/SLL ges prioritet. Sjukvården inom SLL får tillträde till utrustningen enligt särskild överenskommelse. Andra myndigheter och företag kan få tillträde i mån av kapacitet. Centrumet får ett riktat KTH-anslag på 1,5 mkr under 4 år ( ). Swedish Aerospace Physiology Center, SAPC (Centrum för flyg- och rymdfysiologi) SAPC inrättades vid årsskiftet och har som övergripande målsättning att utöva och stödja forskning, utveckling och undervisning som syftar till att befrämja medicinsk säkerhet vid bemannad rymdfart. Forskningen vid SAPC bedrivs framför allt inom olika fysiologiområden men innefattar även teknikutveckling. Forskningsprojekten genomförs oftast i nationella eller internationella samarbeten. SAPC är beläget i KTH:s lokaler i Solna, där centret delar personal- och laboratorieresurser med STH:s Omgivningsfysiologigrupp. Särskilt betydelsefulla för

39 den humanexperimentella verksamheten är centrifug- och tryckkammaranläggningarna. Strategiska satsningar CHE: WWSC tar slut 2018 (även BiMac Innovation) och vi har under längre tid arbetet med en fortsättning kallad Nationell forskningsplattform - nya material från träd (beslut om arbetsgrupp bifogas). Idag har den namnet TRESEARCH och har planerat start i juni Den andra satsningen är 2MILab som har stöd i tidigare rektorsdialoger och kommer att medföra en samlokalisering av en avdelning som i dagsläget finns på DKV, avd. Yt - och korrosionsvetenskap. TREESEARCH TREESEARCH kommer att starta under 2017 med en kontinuerlig upptrappning av verksamheten och full drift år I nuläget ingår BillerudKorsnäs, Holmen, Stora Enso, Sveaskog, Södra och SCA Forest Products, samt KTH, Chalmers och Linköpings Universitet i plattformen. Forskningsinfrastrukturen vid MaxIV är en central del i samarbetet. Chalmers och KTH har i ett letter of intent skrivit att universiteten tillsammans bidrar med 30 MSEK/år under 10 år. Den totala finansiella målsättningen är 160 MSEK/år i 10 år där KAW står för 38 MSEK/år.

40 2MILab För att bygga ett KTH-övergripande fokusområde i världsklass krävs samarbete över institutionsgränser, koordinering och ytterligare förstärkning av infrastrukturen. En nyckelkomponent i denna strategi är 2MILab som ska skapa en fysisk laboratoriemiljö med instrumentering i världsklass och möjligheter till vetenskaplig och ingenjörsmässig exploatering av gränsytor och gränsskiktsprocesser. Detta kommer att ge oss möjligheter att vinna externa anslag inom nya forskningsinriktningar vilka möter de samhälleliga utmaningarna. Det ger oss vidare möjlighet att integrera forskning och undervisning vilket tillsammans kommer att leda till ökat genomslag inom forskning, undervisning och den tredje uppgiften. CHEskolan har diskuterat satsningen med ITM och SCI som båda ställer sig bakom att detta är ett strategiskt viktigt initiativ för de berörda skolorna och för KTH. För satsningen 2MILab tilldelas skolan stöd i verksamhetsuppdrag enligt följande: och 2017: 2 mkr per år , 2019 och 2020: 1,5 mkr per år. För satsningen på 2MILab gäller att avdelningen för yt- och korrosionsvetenskap samlokaliseras med övriga avdelningar inom institutionen för kemi i Hus 15. Rektor och skolchef har ambitionen att skapa utrymme för riktad satsning 2MILab från och med år 2017 i relation till graden av externfinansiering som 2MILab attraherar. Stödet kan omfatta cirka 300 tkr per år. BIO: Science for Life Laboratory (SciLifeLab) BIO-skolan har haft en nyckelroll i SciLifeLab sedan starten T o m årsskiftet 2015/2016 var ledning och administration på SciLifeLab Stockholm anställd vid BIOskolan, men flyttades därefter organisatoriskt över till UF på KTH. Idag är ca 40 % av BIO-skolans personal placerad vid SciLifeLab i Solna och arbetar där inom de nationella faciliteterna eller inom någon av de 15-tal av BIO-skolans forskargrupper som huvudsakligen är aktiva vid SciLifeLab. BIO-skolans engagemang i SciLifeLab påverkar skolans verksamhet inom flera områden: - Ekonomi: en stor del av skolans intäkter utgörs av nationella infrastrukturmedel och SFO-medel till verksamheten på SciLifeLab, samt användaravgifter till de nationella faciliteterna. Framför allt utgör verksamheten vid NGI (National Genomics Infrastructure) en betydande del av BIO-skolans intäkter och utgifter. Fakturering och övrig hantering av

41 faciliteternas verksamhet har krävt stora resurser från skolans ekonomiavdelning. - Personal: inom de nationella faciliteterna finns ett stort antal tillsvidareanställda forskare och forskningsingenjörer, med behov av kompetensutveckling och karriärstöd. - Infrastruktur: faciliteterna har gjort stora investeringar i instrument, vilket finansierats av nationella infrastrukturmedel, SFO-medel och KAW. - Arbetsmiljöfrågor: samlokaliseringen av personal från olika lärosäten har krävt samordning i arbetsmiljö- och HR-frågor. Wallenberg Center for Protein Research (WCPR) Wallenberg Center for Protein Research (WCPR) startade i januari 2016 som en 8- årig satsning inom proteinforskning med fokus på studier av människans proteiner och utveckling av proteinläkemedel. Centret finansieras huvudsakligen av KAW, men har även finansiering från industrin. Inför starten av forskningscentret beslutades i dialog med dåvarande rektor att myndighetskapital som upparbetats inom avdelningen för proteomik och nanobioteknologi skulle användas till medfinansiering av verksamheten. Inom WCPR utnyttjas kunskap och reagens från det tidigare KAW-finansierade projektet Human Protein Atlas (där de externa medlen upphörde under 2016) och det finns synergi med andra centrumbildningar på skolan, som KTH Center for Applied Precision Medicine (KCAP) och Novo Nordisk Foundation Center for Biosustainability (CFB). Bland skolans kommande satsningar inom bioproduktion kan även nämnas Centre for Advanced BioProduction (AdBIOPRO), som nyligen beviljats finansiering från VINNOVA som kompetenscentrum, samt en ny centrumansökan till VINNOVA; CellNova. STH: Medtech4Health Medtech4Health är ett nationellt VINNOVA-finansierat Strategiskt Innovationsprogram som startade Programmet skall placera Sverige i en internationell topposition inom medicinteknikområdet och bidra till förbättringar för patienter samt hälso- och sjukvården samtidigt som det leder till industriell tillväxt och ökade exportinkomster för Sverige. Medtech4Health samlar aktörer inom vård och omsorg, industri samt akademi för att skapa ett innovationssystem för medicinsk teknik. Med fokus på patienten stödjer Medtech4Health initiativ och projekt inom näringsliv, hälso- och sjukvård och akademin där flera av dessa aktörer ingår. Programmet arbetar med utlysningar och strategiska satsningar. STH är nodrepresentant i Stockholm och administrerar programkontoret.

42 Testbädd för avancerad digitaliserad hemsjukvård Under hösten och vintern genomfördes på uppdrag av rektorerna för KTH och KI och forskningsdirektören på SLL en förstudie för en testbädd för avancerad digitaliserad hemsjukvård. Den genomfördes av Sebastiaan Meijer. Hypotesen var att det potentiella utrymmet som kommer att frigöras i Novumbyggnaden i Flemingsberg skulle kunna användas för att skapa en storskalig testbädd. Fokus bör ligga på digitalisering som behövs för att göra det möjligt för sjukhusvård som ska levereras hemma. Efter en lång rad intervjuer med forskare, industri och sjukvårdspersonal, blev det klart att testbädd för digital hemsjukvård bör ske i verkliga hem. Det är ett forsknings- och innovationsperspektiv på denna fråga, eftersom både ny utrustning behöver utvecklas och vårdorganisation måste förnya sin produktionsmodell. Ytterligare diskussion med SLL pågår för att se om resultaten (som mottogs mycket positivt) skulle kunna leda till ett forskningscentrum, eventuellt med KTH, KI och SU engagemang.

43 Apppendix FoFu-medel STH, BIO och CHE STH BIO

44 CHE Externa medel:

45 Fakultetsförnyelse och fakultetsutveckling kartläggning av processerna på CHE, BIO och STH Initiering av nya fakultetstjänster Sedan införandet av rekryteringskommittéer på KTH har CHE arbetat med initiering av nya fakultetstjänster som en del i årscykeln för skoldialogen med rektor. Nya fakultetstjänster har diskuterats utifrån forskningsstrategiska ställningstaganden och behov av lärare inom grundutbildningen. Dessa diskussioner har förts inom skolans institutioner och inom skolans ledningsgrupp. När en ny fakultetstjänst har kommit med i rektorskontraktet utses en rekryteringsnämnd av skolchef efter hörande av skolans ledningsgrupp. BIO och STH har liknande processer för initiering av nya fakultetstjänster. I normalfallet har endast tjänster utlysts som har ett startbidrag via rektorskontraktet eller från SFOmedel. På BIO och STH utses rekryteringsnämnden av rekryteringskommitténs ordförande. Hantering av befordringsansökningar Enligt interna riktlinjer ska befordringsansökan föregås av kontakt med skolchef och prefekt (CHE) eller avdelningschef (BIO, STH). I och med att KTHs process för hantering av befordringsansökningar har skärpts har också den interna processen börjat fungera bättre, men det finns utrymme för förbättringar när det gäller strategiska ställningstaganden och tidplan för hanteringen. Docentansökningar Docentansökningar hanteras av skolornas docentkommittéer som är skilda från rekryteringskommittéerna. Hantering av pensionsavgångar och avveckling av fakultet Vid pensionsavgång frigörs fakultetsmedel, vilket leder till en diskussion om nyrekrytering. Skolorna försöker dock undvika alla former av slentrianmässig återbesättning av professurer. På STH finns en bilaga till den strategiska fakultetsutvecklingsplanen som bl a föreskriver att en ämnesutredning skall göras senast det år berörd professor fyller 63 och att en professor/lektor som närmar sig 63 inte bör bli huvudhandledare till nya doktorander. På CHE-skolan sker avveckling av fakultet sällan. Vid några tillfällen har det varit övertalighetsärenden och personer som sagt upp sig. I dessa fall är hanteringen situationsberoende. Oftast är skälet till övertalighet och egeninitierad uppsägning medelsbrist vilket får till följd att nyrekrytering för att fylla luckan inte är ett självklart val. BIO-skolan har inte haft några övertalighetsärenden inom fakulteten under de senaste åren. När personer har sagt upp sig har nyrekrytering inte skett automatiskt, utan en process med undersökning av behov inom området har startats. STH har haft övertalighetsärenden inom fakulteten pga medelsbrist vilket bl a lett till att verksamhet avvecklats.

46 BIO April 2017 Proteomik och Industriell Teoretisk kemi och Proteinteknologi Genteknologi Glykovetenskap Nanobioteknologi Bioteknologi biologi BIO män kvinnor män kvinnor män kvinnor män kvinnor män kvinnor män kvinnor män kvinnor % kvinnor summa Professorer % 20 Lektorer % 17 Bitr lektorer % 10 23% 47 Tillsvidareanställda forskare som är docenter % 8 Tillsvidareantsällda forskare, ej docent % 43 59% 51 Adjunkter 0 Doktorander % 74 Doktorander med stipendium % 12 45% 86 CHE April 2017 Kemi Kemiteknik Fiber och Polymerteknologi Ingenjörs pedagogik CHE män kvinnor män kvinnor män kvinnor män kvinnor män kvinnor % kvinnor summa Professorer % 33 Lektorer % 23 Bitr lektorer % 2 31% 58 Tillsvidareanställda forskare som är docenter % 7 Tillsvidareantsällda forskare, ej docent % 18 36% 25 Adjunkter som är disputerade (inkl Lic) % 3 Adjunkt, ej disputerad % 11 50% 14 Doktorander % 125 STH April 2017 Medicinsk teknik Hälso och systemvetenskap Omgivnings fysiologi STH män kvinnor män kvinnor män kvinnor män kvinnor % kvinnor summa Professorer % 11 Lektorer % 15 Bitr lektorer % 4 33% 30 Tillsvidareanställda forskare som är docenter % 4 Tillsvidareantsällda forskare, ej docent % 16 20% 20 Adjunkter som är disputerade % 6 Adjunkt, ej disputerad % 17 17% 23 Doktorander % 30 Industridoktorander % 15 42% 45 BIO CHE STH Professorer Lektorer Bitr lektorer Tillsvidareanställda forskare Adjunkter Doktorander män kvinnor % kvinnor summa % % % 16 29% % % % 256

47 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Skapat av Inger Åhlen, BIO Marie Larsson, CHE Marja Mutikainen, STH Kartläggning av verksamhetsstöd i BIO-, CHE- och STH- skolorna 1 (22)

48 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Sammanfattning Kartläggningsgruppen för verksamhetstöd bestående av respektive skolans administrativa chef hade som uppgift att kartlägga det verksamhetsstöd som skolorna tillhandahåller i dag. Verksamhetsstödet i respektive skola kartlades genom skriftlig beskrivning av hur enheterna/funktionerna är organiserade i dag, antal medarbetare som ingår samt beskrivning om vilka arbetsuppgifter ingår. Kartläggningen visade att skolornas verksamhetsstöd, trots skillnad i storlek, till en del är homogent organiserat redan i dag. Detta syns tydligt framför allt inom ekonomi, HR och utbildningsadministration och kan bero på att olika regelverk styr dessa funktioner i högre utsträckning än de övriga. Största delen av myndighetsutövning ligger i dessa funktioner. Det visade sig att det stöd som finns i skolorna kunde variera i omfattning, till exempel inom kommunikation och registratur/arkiv. Anledning till detta kan vara att det, i samband med tidigare organisationsöversyn, inte definierades/kartlades vilket stödbehov som fanns i verksamheten. Skillnaderna kan också bero på att skolorna prioriterar olika eller att en del av stödet köps från centrala universitetsförvaltingen och på grund av detta inte behöver tillhandahållas av skolans verksamhetsstöd. Kartläggningen visade också att behoven varierar från skola till annan, beroende på verksamhetens omfattning och skolans storlek. Inför framtida organisation är det viktigt att behov av stöd definieras så att rätt stöd kan erbjudas. Uppdrag Arbetsgruppen har som uppdrag att kartlägga hur verksamhetsstödet är organiserad i respektive skola i dag. Gruppen ska också undersöka likheter och skillnader mellan skolorna. Gruppen består av Inger Åhlén, Marie Larsson och Marja Mutikainen. 2 (22)

49 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Kartläggning av administrationen vid skolan för bioteknologi (BIO) Skolan för bioteknologi har en administration bestående av 20 personer fördelat enligt nedan. Ekonomi BIO På skolan arbetar 7 personer med ekonomi 1 ekonomiansvarig 1 redovisningsansvarig 1 ekonomiassistent som hanterar leverantörs- och kundfakturor och fungerar som skolans SLIPS 4 avdelningsekonomer där även hantering av EU-projekt ingår Ekonomerna hanterar under året ca leverantörsfakturor och ca 700 kundfakturor, där majoriteten avser SciLifeLab (2016 års siffror). Placering Ekonomi- och redovisningsansvarig samt 2 avdelningsekonomer sitter på AlbaNova till 100 %, 2 avdelningsekonomer alternerar mellan AlbaNova och SciLifeLab. Typ och antal projekt Avdelningar Omsättning mkr Org enheter PIs/gruppchefer ca Antal projekt ca EUprojekt ca BA Centralt skolgemensamt BB Centralt GRU BF Proteomics & nanobiotechnology BG Gene technology BJ Protein technology BL Glycoscience BP Industrial biotechnology BT Theoretical chemistry and biotechnology Budgetering Avdelningsekonomerna samarbetar med gruppchefer och avdelningschefer, ekonomiansvarig samordnar. Budget sätts för varje org enhet = 86 st, läggs in i Agresso per org enhet. Kostnadsfördelning gemensamma kostnader Overhead- Genomsnittlig 2016 KTH 23,4% Skola 10,1% Avdelningar 2,2% 35,7% 3 (22)

50 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Hyreskostnader AlbaNova: SciLifeLab: kvm kvm Obs endast BIO-skolans forskargrupper o plattformar Brutto: tkr tkr Subvention: tkr tkr Nettokostn tkr tkr Pris/kvm: kr/ kvm kr/kvm HR/personalarbete BIO På skolan arbetar 4 personer med HR/Personal. 1 HR-ansvarig 100 % Närmaste chef: Skolchef 1 personaladministratör 100 %. Närmaste chef: HR-ansvarig 1 personal-/avdelningsadministratör 75%. Närmaste chef: Avdelningschef 1 personal-/utbildningsadministratör Gru (fördelat 30/70). Närmaste chef: Skolchef HR-ansvarig arbetar skolövergripande medan personaladministratörerna har fördelade avdelningar som de arbetar mot. Placering HR-ansvarig sitter placerad centralt på AlbaNova. Personaladministratörerna sitter på den/de avdelning(ar) som de arbetar mot. Arbetar man mot fler avdelningar alternerar PA med några dagar per vecka på respektive avdelning. Information Information sprids oftast via enskilda dialoger eller e-post. En del administratörer medverkar på avdelningens APT (där man då ges möjlighet att gå ut med information och få avdelningsspecifik information), andra inte. Personaladministratörerna får information av HR-ansvarig på PA möten som hålls ca 1 gång/månad och på T/A-möten samt via e-post eller i enskilda möten vid behov. HR ansvarig får information via nätverksträffar med UF samt på interna möten. Informationen sprids sedan vidare till berörda parter via möten (internt, PA etc.) samt i lämpliga fall via e-post. Nyckeltal BIO-skolan har 321 anställda och 43 stipendiater (HR+). Under 2016 upprättades ca 220 anställningsavtal. Hittills under 2017 (fram till och med 27 mars) har 24 rekryteringsannonser lagts ut varav 11 föregåtts av rekryteringstillstånd. Under hösten 2016 gjordes 2 avrop gällande konsult inom administrationen (1 ekonomiassistent samt 1 utbildningsadministratör). Utlägg/utbetalningar Under 2016 utbetalades: 572 stipendier (inkl. resestipendier) 4 (22)

51 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer reseräkningar 475 timlöner/arvoden (avseende bland annat tentavakter och övningsassistenter) utlägg, en del av dessa kan dock ha hanterats på andra sätt än via administratörerna (tex. KTH för mig). 242 är registrerade (i HR+) av PA/HR-ansvarig. När det gäller individärenden varierar det väldigt mycket över tid men HR ansvarig har ca 1-5 ärenden pågående samtidigt av varierande karaktär och som kräver olika mycket arbetsinsats. IT BIO IT avdelningen på skolan har 6 medarbetare och supporterar användare på SciLifeLab i Solna samt användare på Bioskolan Albanova. Utöver det lägger en administratör upp serveranvändare på AlbaNova, samt hanterar grupper och lösenord i UG. Support ges åt ca personer (ca på SciLifeLab och resterande på BIO) samt de 9 nationella plattformar som finns på SciLifeLab. Totalt datorer varav 144 är servrar. Dessa servrar är placerade i 4 olika serverhallar, den största på Albanova och resterande på SciLifeLab - serverhallarna är utrustade med kraftfull kylning och gassläckningsanordning. Personerna på SciLifeLab tillhör flera olika lärosäten (KI, KTH, SU, UU m fl) och vi har därför byggt upp en infrastruktur där användarna får egna SciLifeLab konton så att det är lätt att utbyta information/dokument över lärosätesgränsen. Denna infrastruktur innefattar bland annat katalogtjänst, VPN, filhanterare, lagring av större datamängder, backup, dns, web, övervakning av servrar/tjänster, automatiserad installation av klientdatorer med mera. Användarna rapporterar ärenden via helpdesk, totalt dryga ärenden hanterats genom åren, Ärende # kom i slutet av 2013, ärende kom nu i februari. SciLifeLab ligger på KI campus, använder nätverksinfrastruktur både från KI och KTH och vi har ett nära samarbete med nätverksgrupperna både på KTH och KI. KTH nätet är uppkopplat via den nya fiberförbindelsen mellan KI, KTH och SU som blev klar för ett knappt år sedan. Inköp och upphandling BIO Organisation BIO Inköpsansvarig o 1 person på skolan, upphandlingar- direktupphandlingar- stöd till övriga Direktupphandling upp till gränsen för direktupphandling o 1 person på Albanova och 1 på Scilifelab Inköpare o 1 person per avdelning/grupp (ca 10 st), slutbeställare dvs genomför beställning Beställare o Samtliga anställda, tar fram underlag för vad som skall beställas 5 (22)

52 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer BIO har haft mellan 6-10 stycken upphandlingar per år de senaste 5 åren och har gjort ett antal direktupphandlingar över SEK per år under samma tid. De flesta inköp görs m.h.a ramavtal för förbrukningsmaterial/kemikalier etc. Hur mycket % tid som avsetts per person för att göra inköp är helt beroende av position och hur stor gruppen är som t ex Inköparen arbetar i. Organisationen har arbetats fram under ett antal år och har genomgått små förändringar årligen för att bättre passa skolans behov. Avtalshantering BIO På BIO handlar rollen om att handlägga avtalsärenden som (oftast) ska till juridiska avdelningen. Ansvar för kontakten med juridiska avdelningen i avtalsfrågor. Ta fram nödvändig information som behövs vid juridisk granskning av avtal. Avtal som enligt regelverket behöver granskning av juridiska ska gå via avtalskontaktpersonen, men även övriga avtal kan skickas om man vill ha input. Oklart hur stor andel av avtalen som faktiskt går via avtalskontaktpersonen. I dagsläget skickas flera olika typer av avtal, framförallt: Avtal relaterade till EU-projekt Konfidentialitetsavtal (NDA/CDA) Uppdragsforskning Samarbetsavtal (forskning och utbildning) Material Transfer Agreement (MTA) Projektavtal Även olika typer av köpeavtal skickas till avtalskontaktpersonen (i och med att jag är inköpsansvarig). Under 2016 hade avtalsansvarig 32 ärenden som han behövt lägga mer tid på än bara ett snabbt svar (granskning, ta reda på information, hjälpa till i kommunikationen etc). Sedan finns det ett antal frågor och ärenden där han kanske bara hänvisar till rätt person eller avtalstyp, eller att det räcker med ett kort mail som svar. Skolans infrastrukturansvarig (f.n. föräldraledig) har avtalshantering som en del av sitt arbete. Han har kompetens att själv bedöma enklare avtal och fungerar annars som kontaktperson mellan forskare och UF:s jurister. Det finns mycket information kring avtalshanteringen på skolans intranät med FAQ s. Kommunikation BIO Skolan har ingen kommunikatör anställd. Admin.chef representerar skolan i kommunikatörsnätverket och sköter också delar av skolans externa webb och intranät i KTH social. Avdelningarna sköter sina egna webbsidor. Avdelningsadministratörer hjälper till vid konferenser vid behov. 6 (22)

53 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Registrator/arkiv BIO BIO-skolan hade under nya ärenden och registrerade handlingar var 1 090, dessa är registrerade både på BIO- och CHE-skolan. Anställningsärenden registreras av skolans PA-personal, studerandeärenden av kanslipersonal på både BIO- och CHE-skolan. Forskningsansökningar med beslut registreras av skolans huvudregistrator (admin.chef) som också handhar skolans närarkiv, medan arkivering köps in från UF. Admin.chef representerar också skolan i dokumentsamordnarnätverket. Miljöledningssystemet BIO Skolledning Miljöombud o 1 person Ansvarig personal för skolans mål (GA,Impact-ansvarig etc) Arbetsmiljögruppen o Skall vara 1 person från respektive avdelning på skolan Skolans infrastrukturansvarig (f.n. föräldraledig) har miljöledning samt upphandling och inköp som sina arbetsuppgifter tillsammans med avtalshantering. Procentsatserna mellan uppgifterna är svåra att bedöma då det varierar under året. Vaktmästeri/internservice BIO Reception, godsmottagning och internservice sköts av AlbaNova centralt och ingår i hyran. Administratörer hjälper till med beställning av blommor och annat i samband med disputationer och andra evenemang. Kartläggning av administrationen vid skolan för kemivetenskap (CHE) CHE administration/verksamhetsstöd är centraliserad och inom avdelningen finns fyra enheter listade nedan. Avdelningens uppdrag/syfte: Administrativt stöd för alla på CHE och en fungerande infrastruktur på hela CHE-skolan. Den administrativa avdelningen och verksamheten strävar att arbeta tillsammans för att uppnå våra gemensamma mål. Administrationen har som uppdrag att skapa så goda förutsättningar som möjligt för vår utbildning, forskning och samverkan med näringsliv och samhälle. Administrationen är ett strategiskt och administrativt stöd för skolans ledning. Fungerande infrastruktur och intern service ska finnas för skolans alla delar Bemanning HR: 6 personer Ekonomi: 10 personer (9,6 hqv) 7 (22)

54 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Utbildning: (gemensam med BIO):10 personer Infra (lokaler, säkerhet, intern service, information, dokumenthantering, IT, inköp): 9-10 personer C:a 36 personer totalt. Funktioner CHE Administrativ chef: Vid CHE-skolan finns en administrativ chef, ansvarig för den skolgemensamma förvaltningsorganisationen och med personalansvar för enhetscheferna inom CHE administrativa avdelning. Administrativa chefen är ansvarig för övergripande administrativ samordning och utveckling samt för säkring av kvalitet och effektivitet i det administrativa arbetet. HR-ansvarig med personalansvar för HR-gruppen Ekonomi-ansvarig med personalansvar för ekonomigruppen. UA med personalansvar för utbildningskansliet Infrastrukturansvarig med ansvar för infrastruktur och intern service I ansvaret hos den funktionsasvariga ligger att vara en samordnande länk utåt mot andra skolor, uppåt mot KTHs förvaltning och ledning, inåt mot den skolövergripande organisationen (i linjeorganisationen: skolchef och administrativ chef och på den akademiska sidan i skolorganisationen). Ansvaret omfattar samtliga frågor inom området. Ansvar för att det finns bemanning, rutiner och processer som garanterar korrekt handläggning av ekonomifrågor och därmed korrekt myndighetsutövning. Ansvar för att tidsplaner för verksamheten upprättas och följs Ansvar för kontinuitet i processer vid byte av personer inom den akademiska ledningen och på chefspositioner. Ansvara för att det finns grundläggande kunskap om de administrativa stödsystemen och ansvara för att rätt personer får behörighet i systemen. Ekonomi CHE C:a 9 hqv Det ekonomiska stödet på CHE-skolan är centraliserat. Ekonomigruppen arbetar på skolnivå med planering och utveckling för verksamheten med budget, bemanning och uppföljning på övergripande nivå, med stark koppling till utvecklingsplan och andra styrdokument. på institutionsnivå arbetar man med redovisning, budget, bemanning, uppföljning och stöd till prefekter och avdelningschefer. på projektnivå arbetar man med löpande ekonomiadministration och stöd till projektledare, som löpande redovisning, kalkyl, budget, bemanning, rapportering och uppföljning. 8 (22)

55 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Huvudsakliga arbetsuppgifter EFH och fakturering Löpande projektredovisning Rapportering till projektledare, chefer, UF samt finansiärer Fördelning av GRU och FOFU Fördelning av kostnader; Lokaler, IT, telefoni, städning samt stödverksamhet Anläggningsredovisning och underlag för inventering Resesystemet med reseräkningar och utlägg Budget och kalkyler, för ansökningar, projekt, org, enhet, avd, skola, grupper med underskott samt anställningar Bokslut per månad, kvartal samt del-/helår (granskas och revideras) Beslutsunderlag och analyser till ledning och chefer på olika nivåer Diarie och arkiv för ekonomi Registervård, där den viktigaste är skolans delegationsordning Stiftelser och stipendier (3 egna stiftelser.) Lokalregister i facility Euroline bokföring Ekonomiskt stöd och kalkyler vid upphandling Omfattning: Vi servar 80 projektledare, 30 enhetschefer, 5 avd-chefer varav 3 prefekter och en dekan. Totalt har skolan 602 projekt Skolans omsättning 355 mkr fördelat på 65 mkr GRU och 289 mkr FOFU. HR CHE Arbetsgruppen består av totalt 5 personer + en vakans. HR-gruppen leds av en funktionsansvarig HR (utbildad inom HR). 1 av HR-administratörerna arbetar 80% med HR (tjänstledig 20%). Resterande arbetar 100% varav 1 är utbildad inom HR. Arbetet i gruppen är uppdelat mot avdelningar/institutionerna med undantag för 1 av tjänsterna som arbetar mot hela skolan. HR-gruppen är en stödfunktion gentemot skolans anställda och ledning i alla typer av ärenden inom personalområdet. Den arbetar stödjande och rådgivande med personalfrågor såsom arbetsmiljö, rekryteringar, handläggning av lärartillsättningar och befordringsärenden. HR-gruppen handlägger även personalärenden som rör stipendiater och övriga personer som inte är anställda, men knutna till CHE-skolan på forskarutbildningsnivå eller efter. Till HR-gruppen kan man alltid vända sig med personalfrågor. Det kan till exempel vara anställningar, migrationsärenden, rehabilitering eller lönesättning. Gruppen hanterar också registrering av utlägg och arvoden. Nyckeltal - Statistik från 2016 och Antal rekryteringar/kategori Doktorander, 2 bitr lektorer, 14 postdoktorer, 13 st TA/forskare/forskningsingenjör., 7 befordringsärenden 9 (22)

56 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer doktorander, 10 postdok, 3 bitr lektorer, 3 adjunkter, 8 st TA/forskare/forskningsingenjör 2. Antal anställningsbeslut ca ca Antal stipendieärenden (post-doc och forskarnivå) (varav 48 resestipendier) st varav 7 resestipendier. 4. Antal rehabärenden ca 8 st påbörjat i januari 5. Antal svåra samtal ca 10 personer i varierande återkomst, genomförda, 2 planerade 6. Antal reseräkningar (sköts av ekonomi) 7. Antal utlägg rader registrerade Utbildning CHE På kansliet arbetar 2 studievägledare 1 masterkoordinator, tillika programhandläggare 1 internationell koordinator 1 forskarutbildningshandläggare 0,75 utbildningshandläggare 0,4 utbildningshandläggare 1 UA På expedition CHE arbetar 1,6 utbildningsadministratör CHE-skolan har ett gemensamt utbildningskansli med BIO (Skolan för bioteknologi). Sitter centralt placerade på CHE men på BIO finns en kursexpedition. Kansliet arbetar med myndighetsfrågor plus studie- och utbildningsrelaterad service för studenter och lärare. Man arbetar nära PA (programansvariga) och GA (grundutbildningsansvariga). Verksamheten kan sägas vara uppdelad i två ungefär lika stora delar: 10 (22)

57 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Ge förutsättningar för lärare och akademiskt ansvariga att bedriva utbildning. Det innebär bland annat att information om kurser och program finns tillgängliga samt är uppdaterade. Stöd för lärare i Canvas och Social, utifrån behov. 2. Stöd för enskilda studenter på alla nivåer, dvs förberedande (tekniskt basår), grund (Hing och Civing år 1 3), avancerad (Masternivå) och forskarutbildningsnivå. Kansliet ansvarar för följande rutiner: Students väg genom program/utbildning Genomförande av utbildning = Genomföra kurs- och programomgång Antagning av civing på masterprogram Antagning av externa studenter på masterprogram Antagning till senare del av utbildning Inskrivning program grundläggande nivå Inskrivning program avancerad nivå Anmälan kurs Registrering på kurs Uppflyttning på termin Tillgodoräknande Anta till utbytesstudier Studieuppehåll Examen Genomföra programomgång Genomföra kursomgång Examensarbete Schema Tentamensadministration Information till presumtiva studenter Mottagning Studievägledning Individuell studieplan Student med funktionsnedsättning Inresande internationella utbytesstudenter Disciplinärenden Diskriminering och trakasserier Krishantering kring studentärende Antagning av forskarstuderande Individuella studieplaner Dr-program genomförande Kurser forskarnivå Ämnesstudieplaner Lic Disp Examen 11 (22)

58 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer CHE BIO tot Antal programstudenter HST ~710 ~295 ~1005 Antal studenter på kurser HST ~690 ~210 ~800 Antal program Antal kurser ~150 ~50 ~200 Antal tentor Antal forskarstuderande Antal disputationer per år 30 (+ 5 lic) 14 (+ 2 lic) 44 Antal industridoktorander Antal stipendiater ISP Ca 175 C:a 107 C:a 280 CHE har ett tekniskt basår + bastermin, ett civing.program, ett h-ing program, 4 masterprogram BIO har ett civing program, och tre masterprogram Forskarutbildning: CHE har ett doktorsprogram som omfattar tre inriktningar baserade på skolans befintliga forskarutbildningsämnen: Fiber- och Polymervetenskap, Kemi respektive Kemiteknik. Forskarutbildningsansvarig är programansvarig, stödd av en referensgrupp bestående av representanter för de tre olika inriktningarna samt en doktorandrepresentant. BIO har två doktorsprogram i Bioteknologi samt Teoretisk Kemi och Biologi. Det finns en utsedd programansvarig per program. Skolan har ett programråd, bestående av 2 PA, en FA, handledarrepresentant samt doktorandrepresentant. Utbildningskansli CHE/BIO utgör verksamhetsstöd på CHE o BIO när det gäller forskarutbildning. På CHE handläggs alla ärenden från antagning, uppföljning under programmets gång samt avslut i och med disputation och examen. Kansliet leds av en kanslichef, tillika Utbildningsadministrativt Ansvarig, UA. UA:s uppgifter omfattar: ansvar att vara en länk utåt mot andra skolor, uppåt mot KTHs förvaltning och ledning, inåt mot den skolövergripande organisationen (i linjeorganisationen: skolchef och administrativ chef och på den akademiska sidan: GA och FA och nedåt: i skolorganisationen. ansvar för samtliga utbildningsnivåer: behörighetsgivande utbildning, grundläggande nivå, avancerad nivå och forskarnivå. ansvar för korrekt handläggning av ärenden på samtliga utbildningsnivåer och därmed korrekt myndighetsutövning. Samsyn och till vissa delar delat ansvar med GA/FA beroende på hur delegationer mm ser ut. ansvar för att tidsplaner för verksamheten upprättas och följs ansvar för kontinuitet vid byte av personer på akademiska poster inom utbildningsområdet. ansvar för att det finns grundläggande kunskap om de administrativa stödsystemen och ansvara för att rätt personer får behörighet i systemen 12 (22)

59 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer CHE internservice (en del av skolans infrastrukturenhet) Målet är att vi ska undvika dubbeljobb men samtidigt se till att saker inte hamnar mellan stolarna. Det ser idag lite olika ut mellan de olika institutionerna/avdelningarna Prefektstöd/avdelningschefsstöd: genom beredning av ärenden, mötesadministration, information samordning Stöd centra: genom beredning av ärenden mötesadministration, information, samordning Stöd forskningsadministration: Vid större forskningsprojekt eller särskilda uppdrag där administrativt stöd behövs. Övrig internservice skall fungera som en nod på skolan för kemivetenskap. IT CHE 3 hqv varav en är skolans IT-ansvarige Antal serverar: 31 Antal datorer: Ca 800 varav 150 används i labb. Antal skrivare: Ca 50 varav 20 på skolnivå Antal felanmälningar tickets : Ingen uppgift då vi inte använder något ärendehanteringssystem. IT-stöd på CHE är till stor del centraliserat på skolan, en institution hanterar det på egen hand. Fiber & Polymerteknologi: (2 personer heltid) Kemiteknik: 1 person på nästan heltid Kemi: Uppdelat på några personer som ej ingår i skolans gemensamma administrativa avdelning. Ingenjörspedagogiska avdelningen: Användarstöd WIKS: KTH IT-Support. I övrigt kopplat till CHE infraenhet CHE administrativa avdelning: Användarstöd WIKS: KTH IT-Support. Övriga frågor: CHE infraenhet. Inköp/upphandling CHE Skolan har en inköpsansvarig. Upphandlingsansvarige fungerar som en länk mellan KTH:s upphandlingsavdelning och skolans inköpare. Skolan har utsedda inköpare för alla varugrupper. WISUM används för de produkter som finns där. Antal inköp per varugrupp: Vi har inga siffror på hur uppdelning ser ut mellan varugrupper. Men en stor del av våra inköp är kemikalier. 90 % av alla inköp görs via ramavtal. Avtalshantering CHE PÅ CHE finns ingen tydlig enhetlig rutin för avtalshantering. Skolan avser att ha en uttalad person för avtalshantering. 13 (22)

60 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Kommunikation CHE CHE har en kommunikationsansvarig på del av tjänst c:a 20 %. Huvudsaklig kommunikationskanal på skolan är nyhetsbladet Kemibladet om kommer ut varannan vecka och mail. Skolan har epostlistor för olika kategorier både organisatoriskt indelade och funktionsindelade. Internwebben används i relativt hög utsträckning ofta i kombination med kemibladet. Skolan har regelbundna skolkollegier för alla. Skolan har en webansvarig med en omfattning på 10 %. Varje avdelning har en webbredaktör, som ansvarar för att hålla avdelningens sidor uppdaterade. Registrator/arkiv CHE 889 ärenden per år Skolan har en dokumentsamordnare. Men en omfattning på c:a 20 %. Person ingår i skolans infrastruktur och arbetar i övrig med ledningsstöd och intern service. Ärenden inom området utbildning (grundutbildning och forskarutbildning) hanteras av utbildningskansli CHE/BIO. Ärenden inom personalonrådet hanteras av HR-enheten. Och forskningsprojekt hanteras av ekonomigruppen eller skolans dokumentsamordnare. Dokumentsamordnare har ansvar för att rutiner följs. Miljöledningssystemet CHE Miljöombudets uppgift är att tillsammans med skolledningen systematiskt stödja, samordna, medverka och driva skolans miljö- och miljöledningsarbete. Som miljöombud ska man även informera och engagera sina medarbetare i miljöarbetet. Skolan har ett miljöombud. Skolan har ett miljöråd med representanter från de fyra institutionerna och från CHE administrativa avdelningen samt en representant från doktorandrådet. Passerkorthantering CHE På CHE får anställda, doktorander och gäster passerkort av: HR-gruppen och internservicegruppen som hör till infragruppen Studenter och exjobbare får passerkort via Utbildningskansliet. Posthantering CHE Skolan har gemensam posthantering. En person (från infragruppen) delar ut all post. Ingen gemensam postöppning. Godsmottagning CHE Skolan har en gemensam godsmottagning som är bemannad. Den ligger organisatoriskt inom infrastrukturenheten. CHE tar emot leveranser varje dag. Det är allt från kaffe, till lösningsmedel och datorer. En gemensam godsmottagning är ett första steg och en förutsättning för att kunna effektivisera skolans inköp. Målet är att godsmottagningen ska kunna underlätta för alla som behöver beställa något oavsett om man beställer ofta eller bara då och då. 14 (22)

61 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Kartläggning av verksamhetsstödet vid skolan för teknik och hälsa (STH) Skolans administrativa avdelning leds av administrativ chef och består av 28 personer fördelade i följande funktioner; HR: 3 personer (2,6 hqv) Ekonomi: 3 personer Infrastruktur: 3 personer (2,5 hqv) IT: 4 personer Kommunikation: 2 personer Utbildningsadministration: 10 personer (9,6 hqv) Varje funktion leds av en funktionsansvarig som ansvarar för respektive område. Utöver funktionerna ovan finns det en registrator/arkivarie och en medarbetare som arbetar som ledningsstöd. Placering Administrativa avdelningen är i sin helhet lokaliserad i Flemingsberg. Ekonomi STH STH-skolans ekonomienhet består av tre medarbetare; en ekonomiansvarig och enhetschef samt två redovisningsekonomer. Enheten har funktionsansvaret att sköta budget, redovisning och ekonomistyrning av såväl verksamhetens som administrationens ekonomi vid STH-skolan. Ekonomiarbetet anpassas löpande efter dels krav på förändring och prioritering från STH ledning, dels efter organisatoriska förändringar som genomförs på STH. Kontinuerlig anpassning av ekonomiarbetet sker även till nya eller uppdaterade regler från centrala ekonomiavdelningen på KTH. Följande siffror gäller 2016 Ekonomi -ca 192 Mkr i total omsättning varav 86 Mkr för grundutbildning och 106 Mkr för forskning/forskarutbildning Personal - ca 128 årsarbetskrafter 45 kvinnor och 83 män Skolan har ca 100 externa projekt. Kontraktsfordringar: ca 51 Mkr Oförbrukade externa medel: ca 41 Mkr 15 (22)

62 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Största externa finansiärer 2016 Försvarsmakten 17,3 Mkr EU Ramprogram 14,7 Mkr Rune & Kerstin Jonasson 10,8 Mkr Vinnova 7,4 Mkr Stockholms läns landsting 6,9 Mkr Myndighetskapital GRU -1,5 Mkr FOFU -31,8 Mkr Overhead genomsnittlig 2016 (enbart forskning) KTH 25,5% Skola 21,7% Avdelning 1,5% Summa 48,7% Skolans genomsnittliga OH-2017 GRU 83,44% FOFU 48,69% Lokaliseringar och lokaler Skolan bedriver verksamhet i Flemingsberg och i Solna, lokalyta totalt ca kvm Hyreskostnad Solna ca 2,7 mkr/år ca 1270 kvm kr/kvm Hyreskostnad Flemingsberg ca 27,9 mkr/år ca kvm kr/kvm HR/personalarbete STH Skolans HR-enhet består av 3 personer, motsvarande 2,6 hqv. Enheten leds av en funktionsansvarig HR- administratör. Arbetet i gruppen är uppdelat mot avdelningar/enheter samt skolövergripande. Enheten är skolans stödfunktion i alla slags personalärenden och arbetar gentemot skolans ledning och anställda. Gruppen hanterar rekryteringar, handlägger lärartillsättningar och befordringsärenden samt frågor inom arbetsmiljö. HR-enheten handlägger personalärenden som avser stipendiater och ärenden som rör personer som inte är anställda i skolan. HR-enheten hanterar även registrering av arvoden och utlägg. Nyckeltal Under 2016: genomfördes 31 rekryteringar upprättades 66 anställningsavtal granskades 294 reseräkningar registrerades 1348 rader arvoden 16 (22)

63 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer registrerades 340 rader utlägg Utbildningsadministration STH Enheten för utbildningsadministration är en stödfunktion för skolans verksamhet inom grundutbildning, forskarutbildning och forskning. Bemanning på utbildningsadministrativa enheten är följande; 4 utbildningsadministratör 0,2 utbildningsadministratör 3 studievägledare 1,60 forskarutbildningshandläggare 1 internationell koordinator Utbildningsadministrationen ger stöd till skolans lärare/forskare i utbildningsadministrativa frågor. Utbildningsadministrationen arbetar nära grundutbildningsansvariga (GA) och programansvariga (PA). Enheten ansvarar bl a för tentamensadministration, kursregistrering, resultatrapportering, examenshandläggning, lokalbokning, forskarutbildningshandläggning och internationella utbyten. Enheten ger också stöd och service till studenter i studie- och utbildningsrelaterade frågor. Tre stycken studievägledare finns anställda på STH. Deras uppdrag innefattar bl a samtalsstöd gällande motivation, studieteknik, planering och priortering. Studievägledning erbjuder också studieplanering för studenter som inte följer sin studieplan samt följer upp genomströmning och resultat. Forskarutbildningsadministration Forskarutbildningsadministrationen (PhD-admin) sköter allt som rör utbildningen kring STH:s doktorander. Detta innebär kontakter i varierande grad med såväl handledare som doktorander. Ungefär en gång i månaden träffas cheferna från de forskande enheterna tillsammans med forskarutbildningsansvarig (FA), programansvarig (PA) och skochefen (SC) i forskarutbildningsrådet (Fofu) där PhD-admin sammankallar och protokollför mötena. STH har för närvarande cirka 50 aktiva doktorander varav 26 har doktorandtjänst, 10 är stipendiater med CSC-stipendium och 12 är företagsdoktorander. Antagna till doktorsprogram samt examinerade vid STH under de senaste tre åren framgår av nedanstående tabell. Notera att licentiatexamen i de flesta fall är en kontrollstation i utbildningen och att en doktorand kan inneha både en licentiat- och en doktorsexamen Antagna till STH Licentiatexamina Doktorsexamina Internationell koordinator Sedan HT-16 har skolan en internationell koordinator. Rollen är under uppbyggnad och innebär i dag att vara koordinator för utbytesstudenter, både in- och utresande samt dual master och double 17 (22)

64 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer degree. Internationell koordinator fungerar även som masterkoordinator för skolans externa masterstudenter samt som kontaktperson för mottagningen för två sektioner. Inom skolan arbetar internationell koordinator nära PA, GA och övrig utbildningsadministrativ personal, främst studievägledare. På central KTH nivå arbetar internationell koordinator nära IRO och deltar regelbundet i både masternätverket samt internationellkoordinators nätverk. Internationell koordinator ingår i referensgruppen för handboken för koordinatorer och referensgruppen för Mobility Online- ansökningssytem för utbyte. Studentstatistik Externa masterstudenter kull H16: 25 Utresande utbytesstudenter 16/17: 11 förväntat 17/18: 18 Inresande utbytesstudenter 16/17: 18 förväntat 17/18: 20 DD/DM inresande 16/17: 8 förväntat 17/18: 10 DD/DM utresande 16/17: 0 förväntat 17/18: 1 Notera att detta är nyantagna, det finns även masterstudenter från kull H15 och tidigare samt DD/DM-studenter från tidigare år som mestadels nu är i tillgodoräkningsfasen inför examensansökan. Det saknas exakta siffror på den gruppen men det rör sig om en handfull. Kommunikation STH Skolans kommunikationsenhet består av två kommunikatörer. Den ena är funktionsansvarig och hanterar skolans övergripande kommunikationsfrågor samt ansvarar för skolans externa webb. Den andra kommunikatören har i huvudsak ansvarför studentrekrytering och uppdatering av intranät. Kommunikatörerna deltar i KTH:s kommunikatörsnätverket. Den funktionsansvariga är även skolans miljöombud med en omfattning på 20% av heltid. Miljöledningssystemet STH Skolan har utsedd ett miljöombud som har som uppgift att samordna skolans arbete avseende miljöledningssystemet. Nedan följer en beskrivning över arbetsuppgifter och aktiviteter som hanteras av skolans miljöombud: Intranätet Se till att informationen om STH:s miljöarbete är aktuell. Lägga upp minnesanteckningar från miljögruppens möten. Ledningens genomgång och ledningens uppföljning Personalinformation Informera skolans anställda om miljöarbetet och hållbarhetspolicyn via personalmöten och ledningsgruppsmöten, mejl eller skolchefens veckobrev. Påminna om att genomgå KTH:s webbaserade miljöutbildning. Introduktion för nyanställda Hålla en introduktion om skolans miljöarbete för nyanställda halvårsvis. Miljögruppen Leda gruppen och hålla möten minst två gånger per termin 18 (22)

65 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer IT STH IT-enheten på skolan har 4 medarbetare. Enheten sköter driften av skolans system, ett eget Novell baserat system som omfattar all personal och studenter. IT-enheten ansvarar även för telefoni, inköp av IT utrustning och programvaror, licensansvarig samt AV. STH håller på med övergång från lokal till central IT- drift. Under 2016/2017 har datorsalar, studenter och stora delar av personalens datorer och hemkataloger flyttats till ITA:s system. I samband med detta kommer även IT personalen organisatoriskt flyttas över till ITA men fortsätta att serva STH i Flemingsberg och Solna. I samband med övergången från lokal till KTH central IT-stöd minskar personalstyrkan från 4 till infördes RT systemet för IT-support och inköp av IT utrustning. Datorer: Datorsalar 60 st WIKS Datorsalar lab 40 st Personaldatorer c:a 200 st varav 100 st är WIKS Servrar: 7 st VMware servrar o 40 olika servrar som körs virtuellt på dessa VMware servrar (en hel del av dessa servrar kommer kunna tas bort när skolan gått över till ITA). 3 st VMware Horizon o 150 linux klienter (dator tentor) SAN lagring 4 st Equallogic Skrivare: 7 st KTH-print Followme print 10 st standalone skrivare STH har en hel del egna system som körs på skolans servrar: Datortentor Virtuella projekt servrar för studenter Beräknings kluster Lagring system (SAN) lokalt och replikering till Campus IT-enheten ansvarar även för Telefoni Inköp av IT utrustning och programvaror Licensansvarig AV Infrastruktur STH Infrastrukturenheten har tre medarbetare; en infrastrukturansvarig och 2,5 vaktmästare. En av vaktmästarna är skolans säkerhetsansvarig motsvarande 50% av heltid. Befattning som infrastrukturansvarig är för närvarande under tillsättning. 19 (22)

66 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Enheten för infrastruktur ansvarar för skolans lokaler och säkerhet, godsmottagning, passerkorthantering, inköp inom funktionen och allmän underhåll. Infrastruktur enheten sköter även passerkort- och posthantering samt godsmottagning för Röda korsets högskola som är lokaliserad i samma byggnad. Inköp/upphandling STH För närvarande fungerar skolans administrativa chef som inköp- och upphandlingsansvarig. Uppgiften flyttas över till infrastrukturansvarige när skolan har rekryterat en ny. Huvuddelen av skolans inköp sker genom WISUM och det vanligaste som köps in är förbrukningsmaterial och IT utrustning. Ett mindre antal avrop mot de ramavtal som finns tecknade inom staten sker görs årligen. Under de två senaste åren har 3 stycken upphandlingar genomförts per år. Under samma period har Avtalshantering STH STH saknar tydlig rutin för avtalshantering. Arbete pågår för att ta fram en rutin för avtalshantering i skolan. Ledningsstöd STH Skolan har en person som fungerar som ledningsstöd i olika former och rapporterar oftast till skolchefen. Arbetsuppgifterna kan omfatta utredningar, protokollföring, representation, arrangemang avseende disputationer och docentföreläsningar. Registratur/arkiv STH STH-skolan har en registrator/arkivarie anställd. Personen fungerar även som skolans dokumentsamordnare och har det övergripande ansvaret för ärendehanteringssystemet W3D3 Anställningsärenden registreras av skolans HR- enhet, studerandeärenden av utbildningsadministratörer och forskningsprojekt av ekonomienheten. Inför skolans flytt till nya huset Technology and Health genomfördes en storsatsning avseende arkivering och gallring av handlingar som tidigare inte var omhändertagna på adekvat sätt för att sedan frakta dessa handlingar till förvaring i KTH:s centralarkiv. Detta arbete pågår även under en del av innevarande år. Registraturens uppgifter: Övergripande ansvar över ärendehanteringssystemet W3D3 Posthantering Diarieföra handlingar Söka efter olika typer av dokument/handlingar på begäran av skolans medarbetare, studenter, övrig KTH, press och allmänhet Expediera beslut Delge rutiner, beslut etc. från UF, till personal med behörighet i ärendehanteringssystemet. 20 (22)

67 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer Vara behjälplig vid ex. överklaganden, avropsfrågor och dyl. Besvara frågor gällande registrering samt arkivering. Kontrollera och genomföra utlämning av handlingar. Uppgifter gällande arkivet: Förbereda och slutbehandla ärenden för arkivering. Gallra handlingar i enlighet med Dokumenthanteringsplanen. Upprätta förteckning Vid behov assistera arkivarie från UF för vidare leveranser till centrala arkiv. Antal ärenden: År 2015: 427 År 2016: 476 Skillnader/likheter i skolornas verksamhetsstöd Det kan konstateras att i vissa hänseenden är skolorna lika, medan i andra skiljer vi oss åt. Oavsett skola har den administrativa personalen samma uppdrag utifrån respektive ansvarsområde; att ge adekvat stöd till övrig verksamhet så att skolornas mål inom utbildning, forskning och samverkan med näringsliv och samhälle i övrigt uppnås. Storlek på administrationen varierar beroende på skolans storlek, verksamhetens omfattning och hur respektive skola har valt att organisera verksamhetsstödet. CHE och STH har centraliserat verksamhetsstöd i en administrativ avdelning som leds av respektive administrativ chef. Inom varje avdelning finns enheter för ekonomi, HR, utbildningsadministration och Infrastruktur. Utöver enheterna ovan finns det en IT- respektive kommunikationsenhet på STH-skolan. Varje enhet har en enhetsansvarig som leder enheten i fråga. BIO-skolan har delvis en annan organisationsstruktur för verksamhetsstödet. Det finns ingen administrativ avdelning som samlar samtliga funktioner utan medarbetarna är placerade på den/de avdelning(ar) som de arbetar mot. Skolan delar utbildningskansli med CHE-skolan. Skolorna arbetar i stort sätt likadant inom HR, ekonomi och utbildningsadministration. En anledning till detta är att dessa funktioner har stor andel myndighetsutövning i sina ansvarsområden och styrs därmed av många lagar, förordningar och riktlinjer. Dock finns det vissa skillnader som ligger i huvudsak i fördelning av arbetsuppgifter. Till exempel granskning av reseräkningar och hantering av utlägg; i BIO och STH hanteras båda av HR medan i CHE sköter ekonomi granskning av reseräkningar och HR hanterar utlägg. IT-stödet är ytterligare en funktion som skiljer sig skolorna emellan. STH har nyligen gått över till KTH:s centrala IT-stöd. Detta innebär att skolan även i fortsättningen kommer att ha IT-personal lokaliserad på skolan men den tillhör organisatoriskt ITA. BIO och CHE har IT stöd i respektive skola. 21 (22)

68 RAPPORT Dokumentdatum Diarienummer BIO skolans IT-avdelning ger support till SciLifeLab i Solna och för BIO på Albanova. CHE har centraliserat IT-stöd, med undantag för en institution som hanterar IT på egen hand. Hur stödet inom infrastruktur är organiserad varierar också en del mellan våra skolor. STH har en enhet för infrastruktur som sköter vaktmästeriet, godsmottagning, hantering av passerkort, skolans säkerhet mm. Hos BIO sköts godsmottagning och vaktmästeri av AlbaNova centralt och ingår i hyran. På CHE hanteras godsmottagning och post av enheten för infrastruktur medan passerkort hanteras av både HR och infrastruktur. Samtliga skolor har inköps- och upphandlingsansvariga utsedda, likaså finns det miljöombud. CHE och STH saknar rutin för avtalshantering medan BIO har kommit längre med avtalshanteringen. STH är den enda skolan som har en registrator/arkivarie anställd. Ytterligare en funktion som skiljer skolorna åt är kommunikation. STH har en kommunikationsenhet bestående av två kommunikatörer medan BIO och CHE har var sin person som på en del av sin tjänst sköter kommunikationsärenden. För framtida organisation är det viktigt att vi vet vilket stöd verksamheten behöver och i vilken omfattning, samtidigt som vi också uppfyller kraven för myndighetsutövning. Likaså är det viktigt att vi erbjuder stöd och service på samma nivå för alla delar i verksamheten. 22 (22)

69 Inventering av grundutbildningen på Skolorna för Bioteknologi, Kemivetenskap och Teknik och Hälsa Torbjörn Gräslund (GA-BIO) Mats Jonsson (GA-CHE) Mats Nilsson (GA-STH) Gabriella Norman (Representant för THS, student på STH)

70 Sammanfattning Skolorna för Bioteknologi (BIO), Kemivetenskap (CHE) och Teknik och Hälsa (STH) ger utbildning på både grund och avancerad nivå. Utbildningens struktur skiljer sig mellan skolorna där BIO och CHE är relativt lika: BIO ger 1 civilingenjörs- (civing) och 3 masterprogram och CHE ger 1 civing-, 3 masteroch 1 högskoleingenjörsprogram (H-ingprogram). STH ger 1 civing-, 1 master-, 2 magister- (som i närtid ska slås ihop till 1 masterprogram) och 4 H-ingprogram. CHE och STH ger därutöver tekniskt basår och teknisk bastermin. Det finns en likhet mellan skolorna där varje grundutbildningsansvarig (GA) leder ett antal programansvariga (PA). Dock har GA och PA olika omfattning och befogenheter på skolorna. GA på BIO och CHE har hand om inkommande HST/HPR medel och ersätter lärare efter tidsrapportering, i motsats till STH där kursgivande avdelning/enhet tar hand om inkommande HST/HPR ersättning och ersätter GA och kansli genom overhead-avdrag. Överlappet/likheten mellan program och kurser på de olika skolorna är generellt litet med undantag för BIOs och CHEs civingprogram som är mappade mot varandra. Vi ser inte någon inlåsningseffekt av kurser hos skolorna, d.v.s. att skolorna ger kurser som annan skola på KTH vore mer lämpad att ge. Bemanning av GRU organisationen sker på liknande sätt för BIO och CHE där PA utses av skolchef och bemanning av kurserna (t.ex. examinator och kursansvarig lärare) görs av GA. På STH utses PA, kursansvariga lärare och examinatorer av de avdelningar/enheter som ger kurserna. Sammantaget har de tre skolorna stor geografisk spridning och kurser ges på Albanova, vid Valhallavägen och i Flemingsberg. Vid Scilifelab i Solna ges bara enstaka föreläsningar/kurser. Nivån för overhead ligger runt 80% för de tre skolorna och används på likartat sätt: för att ersätta GA/PA, för administration på skolorna och för att ersätta KTHs gemensam administration via täckningsbidrag och särskilt täckningsbidrag. BIO och CHE har ett gemensamt utbildningskansli och STH har ett eget. Kvalitetsarbetet har likheter på de tre skolorna där varje kurs följs upp på kursanalysmöten. Dessutom har alla tre skolorna regelbundet större möten vilka bland annat syftar till att utveckla kurserna och programmen.

71 Utbildningen på skolorna BIO ger ett civilingenjörsprogram med 60 platser. Det har fyra mappade masterprogram: medicinsk bioteknologi, industriell och miljöinriktad bioteknologi, makromolekylära material (CHE) och molekylär vetenskap och teknik (CHE). BIO har också intag av externa studenter på medicinsk bioteknologi och industriell och miljöinriktad bioteknologi (totalt 5-10 studenter per år). Därutöver driver BIO masterprogrammet molekylära tekniker inom livsvetenskaperna tillsammans med SU och KI med 24 anslagsfinansierade platser. Det programmet är inte mappat mot civilingenjörsprogrammet. CHE ger ett civilingenjörsprogram med 65 platser. Det har fem mappade masterprogram: makromolekylära material, molekylär vetenskap och teknik, kemiteknik för energi och miljö, medicinsk bioteknologi (BIO) och industriell och miljöinriktad bioteknologi (BIO). CHE har intag av externa studenter på masterprogrammen, c:a 5-10 per år. CHE ger dessutom ett Högskoleingenjörsprogram (Hing) i kemiteknik med 30 platser. Därutöver ger CHE basårsprogram, antingen en eller två terminer. STH Ger ett civilingenjörsprogram med 50 platser. Det har ett mappat masterprogram: medicinsk teknik, till vilket det också sker intag av externa studenter, c:a 25 per år. STH ger därutöver två magisterprogram (1-åriga) med sammanlagt 50 platser, där intag sker vartannat år på ena programmet och vartannat år på det andra, men dessa kommer att slås ihop till ett masterprogram (2-årigt) i närtid. Dessutom ger STH fyra H-ingprogram med sammanlagt 160 platser. Tre av dessa startar på hösten men Teknik och ekonomi startar på våren. Ett av dessa, H-ing i elektroteknik, ges på uppdrag av EES

72 skolan. Därutöver ger STH basårsprogram, antingen en eller två terminer, med intag både på hösten (115 på basår och 30 på bastermin) och våren (80 på basår och 20 på bastermin). Analys: Utbildningens omfattning och andel av omsättningen skiljer sig mellan de tre skolorna. För 2016 var t.ex. GRUs intäkter som andel av skolans totala intäkter: BIO 4%; CHE 16%; STH 45-50%. Utbildningen bedrivs företrädelsevis på tre platser; Valhallavägen, Albanova och i Flemingsberg. Totalt ger de tre skolorna: 3 civilingenjörsprogram 8 Masterprogram (från 1:a Januari, 2018) 5 H-ingprogram (av KTHs totalt 10 H-ingprogram) Tekniskt basår/bastermin GRU-organisationerna på skolorna GRU-arbetet leds av GA på alla tre skolor. BIO: Skolan har tre PA: en för civilingenjörsprogrammet (PA-Civing), en för medicinsk bioteknologi och industriell och miljöinriktad bioteknologi, dvs de som är mappade mot civilingenjörsprogrammet (PA-Master), och en PA för molekylära tekniker inom livsvetenskaperna (PA-Scilife). Den sistnämnda arbetar mycket mot SU och KI eftersom programmet är ett samarbete, och KI och SU inte har egna PA. Dessutom har BIO en labbansvarig och en person som ansvarar för samarbetet med civilingenjörsprogrammet i industriell ekonomi (ITM). Därutöver har BIO och CHE ett gemensamt kansli (beskrivs senare i dokumentet). Procentsatserna i figuren visar hur stor del av personernas tjänst de arbetar med de olika funktionerna. CHE: Skolan har 5 PA: en för vardera masterprogram (PA-MMM, PA-MVT och PA-KEM), en PA för årskurs 1-3 på civilingenjörsprogrammet (PA-Civing) och en för H-ingprogrammet. Programansvarig på basåret/bastermin finns på IPavdelningen, dvs. Ingenjörspedagogiska avdelningen (den fjärde institutionen på CHE). Uppdraget delas för närvarande mellan två personer där den ena ansvarar för studentkontakter och

73 genomförande och den andra mer tittar på långsiktig planering och kvalitetsfrågor. Nära samverkan med övriga skolor som har basår (STH, ITM) finns. CHE ett gemensamt kansli med BIO (beskrivs senare i dokumentet). Procentsatserna i figuren visar hur stor del av personernas tjänst de arbetar med de olika funktionerna. STH: Skolan har 3 PA: En för Civilingenjörsprogrammet, inklusive det mappade masterprogrammet (PA-Civing), och en för varje magisterprogram (PA-THA och PA-EMTO). Dessutom har skolan 3 utbildningsledare, en för varje 3-årigt H- ingprogram (UL-Data, UL- Elektro, UL-MedT). ToE har ingen UL, eftersom STH bara ansvarar för första terminen av det programmet. Tekniskt basår/bastermin har gemensam PA. De flesta beslut gällande de behörighetsgivande programmen fattas dock i KTH:s referensgrupp för basår/bastermin, som leds av prodekanus och där alla skolor som bedriver behörighetsgivande utbildning är representerade. STH har dessutom ett eget kansli som beskrivs senare i dokumentet. Varje utbildningsprogram är knutet till en specifik avdelning/enhet, vilket innebär att den avdelningen/enheten ger merparten av kurserna i, finansierar PA för, och har allmänt ansvar för drift och bemanning av programmet. Analys: GA får 20, 30 eller 40% av sin lön betald av GRU på de tre skolorna. De har delvis olika arbetsuppgifter vilket reflekteras i de olika %-satserna. Alla tre GA anser att de lägger mer av sin arbetstid än de %-satser de har i sina tjänster. Totalt finns 15 PA/utbildningsledare på de tre skolorna som får 10% (STH), 20% (CHE) eller 30% (BIO) av sin lön betald av GRU. De har olika ansvar och arbetsuppgifter på skolorna. GA uppskattar att de arbetar motsvarande eller mer än de procenten som de får betalt för. Budgetarbete och fördelning av GRU-medel BIO: GA lägger budgeten och stämmer av den med Skolchef. GRU är en egen "enhet" som hanterar inkommande HPR/HST ersättning och fördelar den till lärare som deltar i undervisningen. Ersättningen beräknas via en schablon, där t.ex. en föreläsning (2*45 min) ersätts med 8 timmars arbete à 460 kr/timme. Efter avslutad kurs redovisar kursansvarig till GA hur många timmar respektive lärare har arbetat med kursen. GA fördelar sedan GRU-medel baserat på redovisningen till respektive lärare. Utöver ersättning till lärare används GRUmedlen för att betala tentavakter, lokalhyror för GRU, betala GA/PA och övrig

74 administrativ personal och ledningspersonal och för olika utvecklingsprojekt. BIO medfinansierar dessutom studentaktiviteter, som till exempel evenemang under mottagningsveckorna och vissa stipendier för utresande studenter. CHE: Tidigare arbetade CHE med ett bemanningssystem kopplat till basfinansieringen. Detta innebar att en fast del av basanslaget för fakultetsmedlemmar utgjordes av GRU-ersättning och att varje fakultetsmedlem förväntades undervisa i motsvarande utsträckning. Detta ledde till att man lätt kunde arbeta med budget på skolnivå. Ekonomisk uppföljning på kurs och programnivå var dock något mer problematisk då incitamentet för detta inte var särskilt starkt. Sedan 2017 tillämpar CHE tilldelning efter faktisk arbetsinsats i kombination med en schablon där man räknar om undervisningstid till total arbetstid. CHEs basfinansiering omfattar därmed bara FOFU. Alla lärare får full kostnadstäckning för den arbetstid de lägger ner enligt omräkning med schablon. Kursbudgeten har därmed fått en mycket tydligare roll inför varje kursomgång. Budget och utfall granskas och godkänns av PA/GA. Detta system tillämpas på civing/kandidat/master-utbildningarna. Dessutom avsätts en del av GRUbudgeten för att driva gemensamt kurslaboratorium. På H-ing och på basår/bastermin är lärarna till 100 % sysselsatta inom GRU och där tillämpas inte systemet. Intäkter till H-ing och basår/bastermin hanteras direkt av den enhet som ansvarar för dessa program. STH: Inkommande HPR/HST ersättning hanteras helt av kurs/programgivande avdelning (enhet), efter avdrag av OH. Denna overhead slås samman med den från forskning och används för att avlöna GA, kansliet och övriga stödfunktioner som ekonomihantering, IT-support och vaktmästeri. PA finansieras dock av den enhet som har ansvar för programmet. Skolan medfinansierar dessutom studentaktiviteter, som till exempel evenemang under mottagningsveckorna och branschdagar samt vissa stipendier för utresande studenter. Det finns en mall framtagen för hur stor del av en årstjänst en kurs på ett visst antal poäng och med ett visst antal studenter ska utgöra. För de enheter som främst har adjunkter anställda används denna mall fullt ut, men på de enheter som huvudsakligen ägnar sig åt forskning används den inte alltid. Kursansvarig avgör själv hur stor del av den tid en kurs tilldelats som ska användas till föreläsningar, laborationer etc. Analys: BIO och CHE har ett liknande system för ersättning till lärarna för deras arbete inom GRU, där arbetsinsatsen (antal föreläsningar, antal tentor osv.) räknas om till ett antal timmar som sedan ersätts. BIO ersätter alla lärare med samma timbelopp, medan CHE ersätter varje lärare baserat på deras avtalade

75 lön, vilket t.ex. gör att en föreläsning av en professor generellt ger större kostnad än en föreläsning av en bitr. lektor. Till skillnad från BIO och CHE sköts budgetarbetet och fördelningen av GRU-medel på STH av kurs-/programgivande avdelning (enhet). Bemanning av GRU (kurser, exjobb, studierektor, GA, PA) BIO: GA utser examinatorer och kursansvariga i samråd med Skolchef. Oftast genom att enskilda forskare på skolan ombeds att ställa upp. Det fungerar bra att bemanna alla kurser på denna frivilliga basis. Handledare till exjobb utses genom att studenterna, ibland med hjälp av PA, ber skolans forskare att ställa upp. Det fungerar också bra att bemanna alla exjobb med handledare på detta sätt. GA har utsett två examinatorer för alla exjobb. GA utses av skolchef och uppdraget är inte tidsbegränsat. PA utses av skolchef i samråd med GA och uppdraget är inte heller tidsbegränsat. Skolan har inga studierektorer. CHE: Under den period som CHE har haft sitt basfinansieringssystem (sedan 2011) har bemanning på kurser inom civing/kandidat/master hanterats huvudsakligen av GA. Enligt det organisationsschema som fastslogs i samband med införandet av basfinansieringssystemet skulle GA ha en arbetsgrupp som stöd i detta arbete. Detta till trots har det varit GA som ensam fått hantera dessa situationer vilket har varit problematiskt då GA inte har en plats i linjeorganisationen. I det reviderade GRU-systemet som började tillämpas i år hanteras bemanning av kurser gemensamt av GA och PA. Dessutom har en koppling till linjeorganisationen försökt införas genom PA, där två PA för masterprogrammen även är proprefekter för den institution som ämnesmässigt ligger närmast programmet ifråga. Bemanning av kurser inom H-ing och basår sköts av PA för dessa program. STH: Skolchef utser GA som i sin tur utser PA. GA:s mandatperiod följer skolchefens, PA:s ligger med två års förskjutning. Detta är hädanefter tänkt att ske med öppen utlysning. (Specialfall gäller PA för H-ing Elektroteknik, som utses av EES-skolan). Varje kurs har fram tills 2016 varit knuten till en enhet. Bemanning av kurser med kursansvarig och examinator görs av berörd enhet. Från och med 2017 har ansvaret lyfts till avdelningsnivå. Studierektor finns i en lite annan roll som avlastning till en av avdelningscheferna (mer knuten till kontakt med kårerna och infrastruktur).

76 Hur lärarna uppmuntras att delta i utbildningsverksamheten samt andra kulturfrågor. BIO: Antalet lärare är tillräckligt litet för att GA och PA ska ha en personlig relation till alla kursansvariga och examinatorer. GA och PA kan därför personligen uppmuntra alla forskare att delta i utbildningen. GA deltar i ledningsgruppsmötena på skolan och har en stående punkt där det ofta uppmuntras att delta i undervisningen. Här är avdelningscheferna målgruppen. Dessutom anordnar GA/PA lärarluncher (fyra per år) och lärarinternat (ett per år) där all undervisande personal bjuds in, även t.ex. fakultet som inte för närvarande har kursansvar eller är examinatorer. Större delen av fakulteten deltar i undervisningen, men alla har inte kursansvar eller är examinatorer utan ger ett antal gästföreläsningar på en eller flera kurser. Alla kursansvariga lärare som utsetts de senaste åren har minst 7,5 hp i högskolepedagogik, eller uppmanas att läsa en sådan kurs under första året då de är kursansvariga. Kursassistenter, vilket på BIO är labbassistenter, uppmanas att läsa en mindre kurs i högskolepedagogik. CHE: Hela fakulteten förväntas delta i undervisningen och undantag görs endast om särskilda skäl finns. Detta gäller såväl inom det tidigare basfinansieringssystemet som inom det nya ersättningssystemet. Lärarluncher erbjuds med viss regelbundenhet där det bjuds på lunch (uppmuntran). STH: En stor del av den undervisande personalen är adjunkter och har 100% undervisning i sina tjänster. Därmed arbetar de inte med något annat än utbildning. Annan personal uppmuntras att delta i undervisningen under sina utvecklingssamtal. Ett problem är att majoriteten av STHs kurser ges på grundnivå som företrädelsevis ska ges på svenska, men en stor del av den forskande personalen inte talar svenska. På civilingenjörsprogrammet ges en stor del av kurserna av andra skolor än STH. Större delen av fakulteten deltar i undervisningen, men alla har inte kursansvar eller är examinatorer utan ger ett antal gästföreläsningar på en eller flera kurser. Kursassistenter uppmanas att läsa en mindre kurs i högskolepedagogik men det är inte ett krav. Nivån på overhead för GRU och servicen som ingår. BIO: Nivån på overhead är 82% varav HGK (högskolegemensamt) är 25% och SGK (Skolgemensamt) är 57%. HGK går till "centrala" KTH och används för KTHs gemensamma service till lärarna. SGK används för att avlöna GA, PA och kanslipersonal. Servicen som ingår förutom kansliaktiviteterna som beskrivs i ett senare stycke är: IT-stöd (Canvas, Bilda, Social och

77 kursredovisningssystemet), tenta-administration där bokning och avlöning av tentavakter och avbokning av salar som inte behövs, görs av administratörer, tentascanning. CHE: Nivån på overhead och servicen liknar BIO. STH: Nivån på overhead är c:a 80% med samma fördelning mellan HGK och SGK som på BIO-skolan. Som nämnts på annan plats slås denna overhead samman med den från forskning och används för att avlöna GA, kansliet och övriga stödfunktioner som ekonomihantering, IT-support och vaktmästeri. PA finansieras dock av den enhet som har ansvar för programmet. Lärarnas administrativa insatser. Bio och CHE: Lärarna lägger schemaunderlaget i KOPPS och godkänner schemaremissen för sina kurser. Lärarna är ansvariga för att kursplaner och kursens hemsida är uppdaterade. Dessutom förväntas lärarna delta i kvalitetsarbetet som beskrivs i nästa sektion. Lärarna hanterar indelning i labb och projektgrupper. På CHE sammanställer dessutom de kursansvariga rättningsprotokoll och liknande. STH: Lärarna lägger schemaunderlaget, och därefter sköter "centrala" KTH schemaläggning/lokalbokning utifrån underlaget. Övrig schemaläggning/ lokalbokning inklusive ändringar görs lokalt på STH. Ett antal av undervisningslokalerna i Flemingsberg används gemensamt av KTH och Röda Korsets Högskola (RKH) och STHs lokalbokare arbetar också mot RKH:s motsvarande, framför allt när det gäller bokning av varandras lokaler. Lärarna förbereder laborationer (ex.vis beställer förbrukningsvaror och servar utrustning). Hur sker kvalitetsarbetet (uppföljande och utvecklande)? Bio: Kvalitetsarbetet sköts av det så kallade kvalitetsrådet (KR), vilket består av GA, PA och inriktningsansvarig industriell ekonomi. Möten hålls varannan vecka och alla möjliga frågor som rör grundutbildningen diskuteras, inklusive kvalitetsfrågor (uppföljande och utvecklande). Dessutom hålls kursanalysmöten efter varje period (4 per år), där PA är föredragande och GA, PA och en studentrepresentant deltar (uppföljande). Mindre grupper av lärare träffas dessutom efter varje period för lärarlagsmöten av LEQ typ. Dessa möten leds av PA (uppföljande + utvecklande). KR anordnar 4 lärarluncher varje år med syfte att hålla ihop lärarkollegiet och diskutera pedagogiska frågor. GA, PA och alla lärare bjuds in (utvecklande). Slutligen anordnar KR ett lärarinternat per år där

78 pedagogiska frågor diskuteras och informationspunkter som är viktiga för GRU tas upp. GA, PA, lärare och administrativ personal bjuds in (uppföljande + utvecklande). Kurserna utvärderas genom kursutvärderingar och kursanalyser. CHE har initierat kurs- och programuppföljning enligt nedanstående årscykel. STH: Kurserna utvärderas genom kursutvärderingar och kursanalyser. På enheten för Datateknik och Elektroteknik (som ger i stort sett hela H- ingprogrammen inom dessa ämnen och där största delen av personalen är adjunkter med 100% undervisning) hålls programdialoger inom APT-mötena. På samtliga program kallar PA till terminskollegier i början av varje termin där kurserna från föregående termin gås igenom. Inbjudna är kursansvariga, examinatorer och studentrepresentanter. Det finns även frivilliga möten efter varje period där kursansvariga kan träffas och peer-to-peer-granska varandras kursanalyser ( LEQ-stugor ). GA kallar till GRU-råd en gång per läsperiod. I detta ingår samtliga PA, UA samt studieadministrativ personal.

79 Programråd är under uppstart och tanken är att dessa utöver representanter för studenter och undervisande personal även ska ha representanter från avnämarsidan. Det finns dessutom planer på att för H-ingprogrammen i Datateknik och Elektroteknik samordna dessa med ICT-skolan, där likartade program finns. Beskrivning av utbildningskanslierna BIO och CHE: Dessa två skolor har ett gemensamt utbildningskansli (totalt 5 heltidstjänster) som är förlagt till Valhallavägen. Kanslichefen leder utbildningskansliets arbete och leder dessutom den personen som arbetar med administration av forskarutbildningen på skolorna. Utbildningshandläggaren är två tjänster (75% och 40%). Utöver det gemensamma kansliet har BIO två administratörstjänster förlagda på Albanova (50% var) vars arbete leds av GA- BIO. Administratörerna arbetar med service åt GRU-organisationen på Albanova (expedition, tentaadministration och scanning, resultatrapportering etc.). Utöver det gemensamma kansliet har CHE två administratörer (80% var) förlagda till kansliet på Valhallavägen vars arbete leds av kanslichefen. STH: Arbetet leds av kanslichefen som dessutom leder administratörerna som arbetar med forskarutbildningen. Kansliet är förlagt i Flemingsberg.

80 FORSKARUTBILDNING Kartläggning av forskarutbildningarna vid skolorna för BIO, CHE och STH En arbetsgrupp bestående av forskarutbildningsansvariga på Skolan för Bioteknologi, BIO (Per Åke Nygren), Skolan för Kemivetenskap, CHE (Inger Odnevall Wallinder) och Skolan för Teknik och Hälsa, STH (Svein Kleiven) har av arbetsgruppen för den kommande skolintegrationen mellan BIO, CHE och STH fått i uppdrag att kartlägga forskarutbildningen vid de respektive skolorna. THS har även tillsatt en doktorandrepresentant till arbetsgruppen (Tom Reichenbach). Sekreterare i gruppen är Inger Odnevall Wallinder. Gruppen har träffats och enats om att göra kartläggningen i tabellform. Samtliga fem doktorsprogram (BIO 2, CHE 1, STH 2) har på uppdrag av Prodekanus under ht 2016 uppdaterat/reviderat sina doktorsprogram samt ämnesstudieplaner. Slutgiltigt beslut från utbildningsutskottet väntas under vt Rapporten skickades in den 12/4. Kompletteringar har gjorts i enlighet med de synpunkter som kom upp på arbetsgruppens möte den 21/4 avseende institutionstjänstgöring och resurser för doktorandkurser. KTH, Prof. Inger Odnevall Wallinder, CHE (sekreterare i arbetsgruppen forskarutbildning)