Handlingar till mötet i Göteborg med Fastighetsnämnden för Västra Götalandsregionen. 28 september 2015

Transkript

1 Handlingar till mötet i Göteborg med Fastighetsnämnden för Västra Götalandsregionen 28 september 2015

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med fastighetsnämnden den 28 september 2015 Plats: Östra sjukhuset, lokal Nyponet Tid: kl ca Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Fastställande av föredragningslistan Val av justerare Informationsärenden A. Information B. Information från fastighetsdirektören C. Prissäkring elenergi D. Vakanser i våra fastigheter E. Representationspolicy Beslutsärenden 1. Delårsrapport Diarienummer FAST (separat utskick) 2. Serviceöverenskommelse 2015 Diarienummer FAST Västfastigheter Solhem, Nytt kontor Västfastigheter Solhem, by 5 pl 10 Diarienummer FAST Energiinvestering Sjukhuset i Lidköping Driftoptimering samt ny teknik Diarienummer FAST Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastfastigheter@vgregion.se

3 Information

4 Redovisning prissäkring av elenergi för 2016 (80%) och 2017 (30%) - Rapportunderlag nr till ekonomiavdelningen och fastighetsnämnden. Svenska Kraftnät har beslutat att höja sina förbrukningsavgifter: Den 21 maj 2014 beslutade Svenska Kraftnäts styrelse om en ändring av avgifterna för balansansvariga företag så som elleverantörer med flera. De ändrade avgifterna börjar gälla från och med den 1 augusti Förbrukningsenergiavgiften höjs från 2,00 SEK per MWh till 2,80 SEK per MWh Detta är en höjning av en myndighet som ligger utanför Göteborg Energi DinEls kontroll och har stöd i avtalstexten: AFE i upphandlingen av elhandlare. För oss innebär det en höjning av handelstillägget med 0,8 SEK/MWh = 0,08 öre/kwh. Vårt elenergipris för 2014 höjs alltså från 38,47 öre/kwh till 38,55 öre/kwh från 1 augusti För 2015 görs exakt samma höjning av handelstillägget i kommande avropsrapporter. Göteborg Energi Din El AB, Göteborg har uppdrag att för Västfastigheter och regionens verksamheter på elbörs prissäkra behovet av elenergi för åren 2014, 2015, 2016 och Basuppgifter Prissäkring för år 2016 mot en prognosticerad elenergivolym om ca I denna volym ingår även behovet av elenergi för verksamheter som bedrivs i flertalet av de externt förhyrda lokalerna och enheter där regionen på olika sätt bidrar till verksamheten bl a Konserthuset i Göteborg, Västtrafik, Carlanderska sjukhuset, Stenebyskolan, Gerlesborgsskolan, fastigheter och lokaler ingående i Gryning Vård AB verksamheter, m fl. Den viktade förbrukningsprofilen under år 2016 bedöms fördelat enligt: Framtida justeringar kommer att göras med anledning av nybyggnader såsom BOICen, ANS, NBS etc.) ENOQ ,68% ENOQ ,01% ENOQ ,32% ENOQ ,99% MWh Prissäkring sker genom 10 avrop av delmängder för resp. kvartal. Medelvärdet av alla prisavrop för respektive kvartal bildar ett sammanvägt och enhetligt debiteringspris för hela år Årspris för elcertifikat bildas enligt samma modell. För prissäkring elenergibehovet 2016 har påbörjats med ett avrop vecka 1405 på 10% av respektive kvartal. f.o.m. vecka 1420 i 5%-steg. För prissäkring elenergibehovet 2017 har påbörjats med ett avrop vecka 1505 på 10% av respektive kvartal. f.o.m. vecka 1520 i 5%-steg. Genomförda prissäkringar 13 prissäkringsaktivitet (80 %) för år 2016 har genomförts enligt bilaga 1. Osäkerheter angående effektreservavgift och bra miljöval kvarstår. 3 prissäkringsaktivitet (30 %) för år 2017 har genomförts enligt bilaga 2. Osäkerheter angående effektreservavgift, och bra miljöval kvarstår. Västfastigheter / Område teknik Magnus Lundin Teknisk förvaltare EL / Område Teknik

5 Bilaga 1 till prissäkringsrapport nr till Ägarutskottet Prissäkrade produkter Antal genomförda prissäkringar %-andel av årsbehov Senast genomförd prissäkring Kvartal 1 År 2016 ENOQ1-16 Kvartal 2 År 2016 ENOQ2-16 Kvartal 3 År 2016 ENOQ3-16 Kvartal 4 År 2016 ENOQ4-16 Viktat medelpris för hela år 2016 Elcertifikat År 2016 Kvotplikt 14,4% (2015: 14,3%) +Bra Miljöval 2016 (justering kommer) +Effektreserv 2016 (justering kommer) +Energiskatt 2016 (justering kommer) Totalpris 2016 exkl. nätavgifter (2015: 67,07) Hittills genomsnittlig prissäkrad nivå Öre/kWh Förändring jämfört mot föregående prissäkringsnivå (vecka 1510) Öre/kWh % Vecka ,13-0, % Vecka ,81,-0, % Vecka ,17-0, % Vecka ,04-0, % Vecka ,72-0, % Vecka ,68-0, % Vecka , % Vecka ,13-29,50-65,66-1,41 vs 2015

6 Bilaga 2 till prissäkringsrapport nr till Ägarutskottet Prissäkrade produkter Antal genomförda prissäkringar %-andel av årsbehov Senast genomförd prissäkring Hittills genomsnittlig prissäkrad nivå Öre/kWh Förändring jämfört mot föregående prissäkringsnivå (vecka 1510) Öre/kWh Kvartal 1 År % Vecka ,20-0,12 ENOQ1-17 Kvartal 2 År % Vecka ,76-0,23 ENOQ2-17 Kvartal 3 År % Vecka ,47-0,14 ENOQ3-17 Kvartal 4 År % Vecka ,51-0,21 ENOQ4-17 Viktat medelpris för % Vecka ,92-0,18 hela år 2017 Elcertifikat År % Vecka ,41-0,06 Kvotplikt 14,4% (2015: 14,3%) +Bra Miljöval % Vecka Effektreserv % Vecka Energiskatt 2017 (justering kommer) Totalpris 2017 exkl. nätavgifter

7

8

9

10 1 (1) Policy Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Beslutade av regionfullmäktige den 14 april Representationspolicy Representationspolicyn omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser och majoritetsägda bolag, hädanefter kallat VGR. Den gäller situationer där VGR representerar (ger något), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. VGR:s verksamhet är viktig för alla invånare i Västra Götaland. Den bidrar till hälsa och trygghet i vardagen och till ett livskraftigt Västra Götaland. Det är invånarna som finansierar verksamheten, i första hand genom skattemedel. Därför ska organisationen hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt. Det finns olika styrmedel för att säkerställa detta, bland annat denna regiongemensamma representationspolicy. Den beslutas av regionfullmäktige och kompletteras och förtydligas av riktlinjer och rutiner. Att representera VGR:s värdskap ska vara välkomnande och bidra positivt till verksamhetens anseende. Representationen ska alltid ha ett samband med, och värde för, verksamheten. Representanter från VGR ska agera professionellt och förtroendeingivande. Representationen ska vara måttfull och kostnadsmedveten och den som representerar ska tydligt dokumentera syftet med representationen. Huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. Representationskommittén är tillsatt av regionfullmäktige och hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Vem som har rätt att representera ska tydligt framgå av styrdokument/beslut i varje förvaltning, bolag, nämnd eller styrelse. Nämnden/styrelsen ansvarar för att policy och riktlinjer för representation efterlevs i sin organisation. Extern och intern representation Representation kan vara extern och intern och ska främja VGR:s verksamhet och intressen. Den externa representationen riktar sig utåt. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den kan också vara ett sätt att stärka VGR:s olika verksamheter. Den interna representationen riktar sig till organisationens medarbetare och förtroendevalda (inom och mellan förvaltningar respektive inom bolagen). Syftet är att främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat.

11 1 (9) Riktlinjer Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Beslutade av regionstyrelsen den 31 mars Riktlinjer för representation

12 Riktlinjer representation 2 (9) Innehåll Inledning... 3 Riktlinjer för representation Syfte med riktlinjerna Avgränsning Representationskommitténs roll Lokaler och konferensbokning vid representation Alkohol Beloppsgränser för representation Intern representation Definition Olika former av aktiviteter Extern representation Definition Generella principer för extern representation Gåvor och uppvaktningar Generellt om att ge gåvor Gåvor och uppvaktningar till medarbetare Riktlinjer gällande förtroendevalda Styrning och kontroll... 8

13 Riktlinjer representation 3 (9) Inledning Västra Götalandsregionen fastställer policyer och riktlinjer för frågor där det är värdefullt att ha ett gemensamt förhållningssätt och göra på ett likartat sätt. Dessa regionövergripande dokument gällande representation ska finnas: Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige och gäller för Västra Götalandsregionen och av Västra Götalandsregionen majoritetsägda bolag. Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna rekommenderas att gälla även för bolagen. Rutiner som ger stöd i det dagliga arbetet. Dessa fastställs på tjänstemannanivå. Det är invånarna som finansierar Västra Götalandsregionens verksamhet. Därför ska det vara självklart att hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt i representationssammanhang. Riktlinjerna kompletterar den långsiktiga och övergripande representationspolicyn genom att förtydliga och precisera. Utifrån policyn ska regionstyrelsen följa upp, uppdatera och fastställa riktlinjerna i samband med varje ny mandatperiod. Riktlinjer för representation 1 Syfte med riktlinjerna Riktlinjerna ska förtydliga policyn och ge vägledning och direktiv om vad som gäller i representationsfrågor. För den som representerar Västra Götalandsregionen ska det vara lätt att göra rätt. Det ska också vara lätt för organisationens chefer att ta ansvar för att policyn efterlevs och att gällande regelverk följs. 2 Avgränsning Representationspolicyn omfattar situationer där organisationen representerar (ger något, exempelvis måltid eller gåva), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. Alla medarbetare och förtroendevalda omfattas. Detta omfattas inte: Situationer där organisationen och dess medarbetare erbjuds ta emot gåvor/får inbjudan till måltider/sammankomster och dylikt från extern part. I grunden gäller brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta. För dessa situationer finns andra riktlinjer: Överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting och Läkemedelsindustriföreningen, Swedish Medtech och Swedish Labtech Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin,

14 Riktlinjer representation 4 (9) medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin. Regionstyrelsen har antagit överenskommelsen. Policy mot korruption (under framtagande). Situationer som rör reklam och sponsring. Regionstyrelsen har fastställt Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm. 3 Representationskommitténs roll Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att företräda VGR i olika nationella och internationella sammanhang. Vid sådana tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om hur VGR ska företrädas. Detta sker i representationskommittén som är tillsatt av regionfullmäktige. Sekreterare för representationskommittén är den tjänsteman som utsetts till ansvarig för representations- och protokollfrågor. Representationskommittén hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Regionstyrelsen ansvarar för representation vid tillfällen som är knutna till den operativa politiska verksamheten. I övrigt ansvarar regionfullmäktige för representationen. Respektive nämnd/styrelse och bolag ansvarar för representationen inom sitt verksamhetsområde. Representationskommittén ansvarar enligt regionfullmäktiges arbetsordning för att tolka och pröva riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. Regionfullmäktiges arbetsordning 37 Regionfullmäktige ska inrätta en representationskommitté med uppgift att hantera fullmäktiges representation. Representationskommittén består av regionstyrelsens och regionfullmäktiges presidium. Representationskommittén ansvarar för tolkning och prövning av riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. 4 Lokaler och konferensbokning vid representation Västra Götalandsregionen ska i första hand använda egna lokaler vid representation. Egna lokaler inkluderar även de majoritetsägda bolagens lokaler, till exempel kulturinstitutioner och museer. Västra Götalandsregionens krav på tillgänglighet och miljö ska tillgodoses. 5 Alkohol I policyn anges att huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. 6 Beloppsgränser för representation För att nå likvärdighet inom Västra Götalandsregionen fastställer regionstyrelsen beloppsgränser för representationskostnader. Här redovisas övergripande vad organisationen har att förhålla sig till vad gäller mervärdesskatt och inkomstskatt utifrån Skatteverkets regler.

15 Riktlinjer representation 5 (9) Förvaltningar. Landstinget som organisation är inte skattepliktig för inkomstskatt. Däremot fastställer Skatteverket beloppsgränser för när organisationen har rätt att dra av för mervärdesskatt. Förmånsbeskattning. När medarbetare i bolag och förvaltningar har tagit emot kost, gåvor eller liknande ska de förmånsbeskattas om det som de tagit emot inte uppfyller kriterierna för skattefrihet. Bolag. Skatteverket fastställer beloppsgränser för hur stora representationskostnader som är avdragsgilla inkomstskattemässigt och vilken avdragsrätt som gäller för mervärdesskatt. 7 Intern representation 7.1 Definition Den interna representationen riktar sig till organisationens förtroendevalda och medarbetare (inom och mellan förvaltningar) och ska främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat i verksamheten. Det som inkluderas i intern representation är till exempel måltidskostnader i samband med informationsmöten, personaltillställningar, interna kurser, gratifikationsmiddag och liknande arrangemang. Det är inte alltid uppenbart vad som är eller inte är intern representation. Som vägledning följer här några olika typer av interna aktiviteter. Riktlinjer gällande förtroendevaldas representation redovisas i avsnitt Olika former av aktiviteter Måltid vid informationsmöte Informationsmöten är av enstaka karaktär och innehåller viktig information från Västra Götalandsregionen till medarbetarna. Det kan exempelvis röra organisationsförändringar och personalfrågor. Till ett informationsmöte ska det finnas deltagarlista och program/inbjudan som beskriver syftet med mötet. En gemensam måltid som arbetsgivaren betalar i samband med mötet är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Personaltillställning Personaltillställningar är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Det är en personalfrämjande aktivitet som inte är direkt verksamhetsrelaterad. Personaltillställning får hållas maximalt två gånger per år. De ska rikta sig till hela personalen och vara måttfulla till sin karaktär. Intern representation i hemmet Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt och alltid i förväg godkännas av överordnad chef. Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är intern representation. Vid dessa tillfällen är måltiderna en skattefri förmån för medarbetaren under förutsättning att följande villkor uppfylls Sammankomsten ska vara intern, tillfällig och kortvarig Måltider ska intas gemensamt

16 Riktlinjer representation 6 (9) Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag. Interna arbetsluncher Enklare förtäring vid lunch, det vill säga smörgås, sallad eller annan förtäring som inte räknas som lagad måltid är inte intern representation. Den får undantagsvis förekomma i samband med internt arbete inom och/eller mellan förvaltningar. Det krävs att tids- eller effektivitetsvinster kan motivera sådan förtäring. Det får inte ske frekvent och förtäringen måste intas på platsen för mötet. Trivselfrämjande åtgärder Trivselfrämjande åtgärder som inte faller under definitionen intern representation är när medarbetarna bjuds på enklare förtäring och förfriskningar i samband med arbetet. Exempel på förtäring som kan förekomma är kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Regelbundna möten Möten som är inplanerade och sker regelbundet faller inte under definitionen intern representation. Det innebär att om Västra Götalandsregionen vid avdelningsmöte eller arbetsplatsträff regelbundet bjuder medarbetarna på lunch uppstår en skattepliktig förmån för medarbetaren. 8 Extern representation 8.1 Definition Med extern representation menas sådan gästfrihet som Västra Götalandsregionen riktar till utomstående organisationer eller besökare. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den externa representationen ska därför alltid ha ett samband med Västra Götalandsregionens verksamhet. Den kan också vara ett sätt att stärka Västra Götalandsregionens olika verksamheter. 8.2 Generella principer för extern representation Den som representerar externt ska ha ett tydligt syfte med representationen och vara kostnadsmedveten. Huvudregeln vid representation är att det ska vara fler externa gäster än deltagare från Västra Götalandsregionen. Återhållsamhet ska iakttas vid återkommande representation mot samma person och/eller organisation. Representation får inte förekomma i samband med pågående upphandling eller myndighetsutövning. Enda undantaget är enklare förtäring i anslutning till arbetsmöte, till exempel kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Förtäring i samband med extern representation bör ha tydliga västsvenska förtecken. Ekologiska och närproducerade råvaror ska användas i så stor utsträckning som möjligt. 9 Gåvor och uppvaktningar 9.1 Generellt om att ge gåvor Gåvor delas in på följande sätt

17 Riktlinjer representation 7 (9) Reklamgåva/profilprodukter. Artikel av obetydligt värde och utan personlig karaktär som har anknytning till Västra Götalandsregionens verksamhet eller enklare presentartiklar som pennor eller paraplyer. Ett regionövergripande sortiment av profilprodukter finns. Representationsgåva kan överlämnas vid extern representation. Exempel på gåva är blommor, böcker, fruktkorg som överlämnas vid studiebesök, jubileum eller dylikt. Gåvan bör om möjligt ha lokal anknytning. Gåva till medarbetare och förtroendevalda. Se avsnitt 9.2 och 10. För Västra Götalandsregionen finns ett regionövergripande sortiment av gratifikationer/minnesgåvor som ska användas i första hand. Vid beslut om att ge gåva ska Västra Götalandsregionens policy om korruption följas (under framtagande, grunden är brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta). 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare Gåvor från arbetsgivaren till medarbetare är som huvudregel skattepliktig förmån för medarbetaren eftersom gåvor jämställs med ersättning för utfört arbete. Det finns undantag från denna regel. I Västra Götalandsregionen kan följande gåvor ges (överensstämmer med Skatteverkets principer om skattefri förmån för arbetstagaren): Julgåva en gåva som lämnas i anslutning till jul. Jubileumsgåva en gåva till anställd när arbetsplatsen firar 20-, 25-, 50-, 75- eller 100 årsjubileum. Minnesgåva en gåva av minneskaraktär som lämnas till tillsvidareanställd medarbetare (minst sex år) maximalt två gånger under anställning hos Västra Götalandsregionen. Minnesgåva lämnas när: o Medarbetaren har uppnått 25 års anställning i Västra Götalandsregionen. o Medarbetare vars anställning inom Västra Götalandsregionen upphör på grund av pension om anställningstiden i Västra Götalandsregionen är minst 20 år, men inte 25 år. Minnesgåva kan också lämnas vid följande tillfälle: o Förvaltningen kan själv besluta om minnesgåva till medarbetare som slutar på grund av pension eller av annan orsak. Medarbetaren måste dock sammanlagt ha varit anställd i Västra Götalandsregionen i minst 6 år. I annat fall blir gåvan skattepliktig förmån. Kondoleanser vid medarbetares bortgång I samband med medarbetares begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Högtidsdag Enklare uppvaktning i form av blomsteruppvaktning vid exempelvis 50- årsdag får förekomma.

18 Riktlinjer representation 8 (9) 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda De regler som anges i 7.2 gällande olika aktiviteter gäller övergripande även för förtroendevalda. Uppvaktning Det är i linje med Västra Götalandsregionens policy att: uppvakta ordinarie ledamot i regionfullmäktige och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med blommor när de fyller 50 år. avtacka ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med minnesgåva när de avgår från uppdrag. Tidskravet är att ledamoten ska ha fullgjort minst sex år. Regionfullmäktiges presidium ansvarar för uppvaktning av regionfullmäktigeledamöter. Nämndens/styrelsens ordförande ansvarar för uppvaktning av ledamot. När det finns behov av att samordna Västra Götalandsregionens uppvaktning ska regionfullmäktiges presidium kontaktas. Kondoleanser vid förtroendevalds bortgång Vid ordinarie regionfullmäktigeledamots eller ordinarie nämndsledamots begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Särskilda tillfällen Utöver ovanstående regler kan representationskommittén pröva uppvaktning/kondoleans när särskilda skäl motiverar detta. 11 Styrning och kontroll För att säkra att beslut tas på rätt nivå, att utlägg överensstämmer med riktlinjer och att kostnader bokförs rätt gäller följande regler: Intern representation Förvaltningschef beslutar om intern representation och kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Vilka i organisationen som har rätt att besluta om representation ska dokumenteras. Extern representation Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om regionövergripande extern representation/värdskap. Det innebär att förfrågningar, som inkommer i andra delar av organisationen om att Västra Götalandsregionen övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/dess sekreterare. Officiell korrespondens för övergripande representation hanteras via representationskommitténs sekretariat. Det kan till exempel gälla inbjudningar till officiella/offentliga personer i samband med invigningar och konferenser. Nämnden/styrelsen respektive förvaltningschef beslutar om extern representation inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningschef kan överlåta rätten att besluta till

19 Riktlinjer representation 9 (9) andra chefer i organisationen. Representationskommitténs sekreterare ska informeras om vilka som har rätt att besluta om extern representation. Dokumentation Faktura kan utgöra dokumentation av representation men ska kompletteras med syfte, deltagarförteckning och i förekommande fall program. Extern representation av mer omfattande karaktär dokumenteras separat. Rutiner Regionövergripande rutiner beslutas av regiondirektör utifrån fastställd representationspolicy och riktlinjer. Förvaltningschef ansvarar för eventuellt kompletterande rutiner för den egna förvaltningen. Bolagen rekommenderas att använda de regionövergripande rutinerna som grund om bolaget har behov att forma egna rutiner. Uppföljning/kontroll Varje nämnd/styrelse ska säkra att policy och riktlinjer, liksom rutiner för representation, följs i den egna organisationen. Tillämpningen följs upp genom intern kontroll. Regionövergripande expertfunktioner ger råd och stöd i frågor kring extern och intern representation. Det är representationskommittén som ansvarar för att tolka och pröva policy och riktlinjer för representation.

20 1 (13) Rutiner Diarienummer RS Rutin fastställd av RD Rutin för representation Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

21 Rutin för representation 2 (13) Innehåll Läsanvisning... 3 Vem kontaktar jag vid frågor... 3 Fråga i din egen förvaltning... 3 Koncernkontorets expertfunktion... 3 Inledning... 4 Riktlinjer för representation Syfte med riktlinjerna Avgränsning Representationskommitténs roll Lokaler och konferensbokning vid representation Alkohol Beloppsgränser för representation Intern representation Definition Olika former av aktiviteter Extern representation Definition Generella principer för extern representation Gåvor och uppvaktningar Generellt om att ge gåvor Gåvor och uppvaktningar till medarbetare Riktlinjer gällande förtroendevalda Styrning och kontroll... 12

22 Rutin för representation 3 (13) Läsanvisning Dessa rutiner för intern och extern representation är ett komplement och förtydligande till Riktlinjer för representation (dnr RS ). Därför är detta dokument uppbyggt med riktlinjerna som bas. Löpande text och tabellernas vänsterspalt speglar senaste beslutade version av riktlinjerna. Rutinerna finns i tabellernas högra spalt. Varje år fastställer regiondirektören de beloppsgränser som anges i högerspalten. Därefter uppdateras rutinen. Säkerställ att du använder den senaste versionen. För frågor om gåvor, se Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda. Såväl rutiner som riktlinjer grundar sig på den representationspolicy som regionfullmäktige beslutade om den 14 april Vem kontaktar jag vid frågor Fråga i din egen förvaltning I första hand ska chefer/medarbetare vända sig till sin egen förvaltnings kompetens (till exempel HR-funktion eller ekonomifunktion). När det gäller frågor om extern representation, där det kan vara aktuellt med samordning mellan nämnder eller deltagande av regionfullmäktiges eller regionstyrelsens presidium, ska man alltid kontakta representationskommitténs sekreterare: mikael.appelqvist@vgregion.se Koncernkontorets expertfunktion På koncernkontoret finns en expertfunktion för intern och extern representation. Den finns som stöd när förvaltningen behöver få rutinerna förtydligade eller förklarade. Expertfunktionen ansvarar för att stämma av hur riktlinjer och rutiner fungerar och föreslå eventuella förändringar. föreslå beloppsgränser varje år. svara på frågor som inte respektive verksamhet klarar själva. Följande personer ingår i koncernkontorets expertfunktion: Kristina Gustafsson, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp: kristina.m.gustafsson@vgregion.se Niklas Hjelte, koncernstab HR: niklas.hjelte@vgregion.se Mikael Appelqvist, koncernstab kommunikation och externa relationer, sekreterare i representationskommittén: mikael.appelqvist@vgregion.se Elisabet Ericson, koncernavdelning ärendesamordning och kansli: elisabet.ericson@vgregion.se

23 Rutin för representation 4 (13) Inledning Västra Götalandsregionen fastställer policyer och riktlinjer för frågor där det är värdefullt att ha ett gemensamt förhållningssätt och göra på ett likartat sätt. Dessa regionövergripande dokument gällande representation ska finnas: Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige och gäller för Västra Götalandsregionen och av Västra Götalandsregionen majoritetsägda bolag. Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna rekommenderas att gälla även för bolagen. Rutiner som ger stöd i det dagliga arbetet. Dessa fastställs på tjänstemannanivå. Det är invånarna som finansierar Västra Götalandsregionens verksamhet. Därför ska det vara självklart att hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt i representationssammanhang. Riktlinjerna kompletterar den långsiktiga och övergripande representationspolicyn genom att förtydliga och precisera. Utifrån policyn ska regionstyrelsen följa upp, uppdatera och fastställa riktlinjerna i samband med varje ny mandatperiod. Riktlinjer för representation 1 Syfte med riktlinjerna Riktlinjerna ska förtydliga policyn och ge vägledning och direktiv om vad som gäller i representationsfrågor. För den som representerar Västra Götalandsregionen ska det vara lätt att göra rätt. Det ska också vara lätt för organisationens chefer att ta ansvar för att policyn efterlevs och att gällande regelverk följs. 2 Avgränsning Representationspolicyn omfattar situationer där organisationen representerar (ger något, exempelvis måltid eller gåva), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. Alla medarbetare och förtroendevalda omfattas. Detta omfattas inte: Situationer där organisationen och dess medarbetare erbjuds ta emot gåvor/får inbjudan till måltider/sammankomster och dylikt från extern part. I grunden gäller brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta. För dessa situationer finns andra riktlinjer: Överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting och Läkemedelsindustriföreningen, Swedish Medtech och Swedish Labtech Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin. Regionstyrelsen har antagit överenskommelsen. Policy mot korruption (under framtagande).

24 Rutin för representation 5 (13) Situationer som rör reklam och sponsring. Regionstyrelsen har fastställt Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm. 3 Representationskommitténs roll Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att företräda VGR i olika nationella och internationella sammanhang. Vid sådana tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om hur VGR ska företrädas. Detta sker i representationskommittén som är tillsatt av regionfullmäktige. Sekreterare för representationskommittén är den tjänsteman som utsetts till ansvarig för representations- och protokollfrågor. Representationskommittén hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Regionstyrelsen ansvarar för representation vid tillfällen som är knutna till den operativa politiska verksamheten. I övrigt ansvarar regionfullmäktige för representationen. Respektive nämnd/styrelse och bolag ansvarar för representationen inom sitt verksamhetsområde. Representationskommittén ansvarar enligt regionfullmäktiges arbetsordning för att tolka och pröva riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. Regionfullmäktiges arbetsordning 37 Regionfullmäktige ska inrätta en representationskommitté med uppgift att hantera fullmäktiges representation. Representationskommittén består av regionstyrelsens och regionfullmäktiges presidium. Representationskommittén ansvarar för tolkning och prövning av riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. 4 Lokaler och konferensbokning vid representation Riktlinje Västra Götalandsregionen ska i första hand använda egna lokaler vid representation. Egna lokaler inkluderar även de majoritetsägda bolagens lokaler, till exempel kulturinstitutioner och museer. Västra Götalandsregionens krav på tillgänglighet och miljö ska tillgodoses Rutin Lokal för möten bokas antingen genom det interna lokalbokningssystemet Sambo eller genom konferens-/ och utbildningscentrum. Konferensbokningstjänsten är kostnadsfri. Kontaktuppgifter Telefon: Knappval: 2 Mejl: kouc@vgregion.se

25 Rutin för representation 6 (13) 5 Alkohol Riktlinje I policyn anges att huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. Rutin Kontakta representationskommitténs sekreterare vid frågor om undantag. 6 Beloppsgränser för representation Riktlinje För att nå likvärdighet inom Västra Götalandsregionen fastställer regionstyrelsen beloppsgränser för representationskostnader. Här redovisas övergripande vad organisationen har att förhålla sig till vad gäller mervärdesskatt och inkomstskatt utifrån Skatteverkets regler. -Förvaltningar. Landstinget som organisation är inte skattepliktig för inkomstskatt. Däremot fastställer Skatteverket beloppsgränser för när organisationen har rätt att dra av för mervärdesskatt. -Förmånsbeskattning. När medarbetare i bolag och förvaltningar har tagit emot kost, gåvor eller liknande ska de förmånsbeskattas om det som de tagit emot inte uppfyller kriterierna för skattefrihet. -Bolag. Skatteverket fastställer beloppsgränser för hur stora representationskostnader som är avdragsgilla inkomstskattemässigt och vilken avdragsrätt som gäller för mervärdesskatt. Rutin Varje år fastställer regiondirektören beloppsgränser som redovisas i detta dokument och i Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda.

26 Rutin för representation 7 (13) 7 Intern representation 7.1 Definition Riktlinje Den interna representationen riktar sig till organisationens förtroendevalda och medarbetare (inom och mellan förvaltningar) och ska främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat i verksamheten. Det som inkluderas i intern representation är till exempel måltidskostnader i samband med informationsmöten, personaltillställningar, interna kurser, gratifikationsmiddag och liknande arrangemang. Det är inte alltid uppenbart vad som är eller inte är intern representation. Som vägledning följer här några olika typer av interna aktiviteter. (7.2) Riktlinjer gällande förtroendevaldas representation redovisas i avsnitt 10. Rutin Externa konsulter som exempelvis ingår i interna projekt- och arbetsgrupper räknas också som medarbetare eftersom de då är uppdragstagare. Representation mellan förvaltningar och bolag är extern. Förtydligande mat I exemplen gäller följande definitioner: Enligt skatteverkets definitioner är en måltid lunch, middag eller supé och består vanligen av tillagad mat. Med enklare förtäring menas till exempel frukost, smörgås eller andra förfriskningar. Enklare förtäring vid lunch kan bestå av sallad eller smörgås som äts på platsen för mötet. Förtydligande belopp Alla belopp i exemplen gäller exklusive moms och per person om inget annat anges. Förtydligande dricks Dricks ges inte vid intern representation. 7.2 Olika former av aktiviteter Riktlinje Måltid vid informationsmöte Informationsmöten är av enstaka karaktär och innehåller viktig information från Västra Götalandsregionen till medarbetarna. Det kan exempelvis röra organisationsförändringar och personalfrågor. Till ett informationsmöte ska det finnas deltagarlista och program/inbjudan som beskriver syftet med mötet. En gemensam måltid som arbetsgivaren betalar i samband med mötet är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Rutin VGR:s beslutade beloppsgränser: Lunch eller middag: 200 kronor exkl moms per person Enklare förtäring: 90 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation, liksom eventuell överstigande moms Moms är avdragsgill motsvarande: Lunch/middag: 90 kronor Enklare förtäring: 60 kronor

27 Rutin för representation 8 (13) Personaltillställning Personaltillställningar är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Det är en personalfrämjande aktivitet som inte är direkt verksamhetsrelaterad. Personaltillställning får hållas maximalt två gånger per år. De ska rikta sig till hela personalen och vara måttfulla till sin karaktär. Som personaltillställning räknas gratifikationsmiddag, personalfest och liknande tillställningar. Exempel på kringkostnader vid tillställningen är lokalkostnader, underhållning, resekostnader. VGR:s beslutade beloppsgränser: Måltid vid personaltillställning: 450 kronor exkl moms per person Kringkostnader vid personaltillställning: 350 kronor exkl moms per person Bokförs på konto: 4631 Personalrepresentation, liksom eventuell överstigande moms Moms är avdragsgill motsvarande: Måltid: 90 kronor Kringkostnader: 180 kronor Intern representation i hemmet Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt och alltid i förväg godkännas av överordnad chef. Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är intern representation. Vid dessa tillfällen är måltiderna en skattefri förmån för medarbetaren under förutsättning att följande villkor uppfylls Sammankomsten ska vara intern, tillfällig och kortvarig Måltider ska intas gemensamt Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag. Syfte med tillställningen och deltagarlista ska bifogas fakturan. En intern kurs får inte vara längre än maximalt en vecka för att skattefrihet ska kunna tillämpas. Planeringskonferenser kan till exempel innehålla punkter om budget, personal, verksamhetsutveckling och liknande. VGR:s beslutade beloppsgränser: Lunch, middag eller supé: 200 kronor exkl moms per person Enklare förtäring: 90 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4611 Utbildning, kurs och konferenser Moms: Normalt avdragsgill Undantag, se nästa sida:

28 Rutin för representation 9 (13) Om middag i samband med interna kurser och konferenser har karaktär av personalfest gäller följande: Avdragsgill moms motsvarande: 90 kronor Middag bokförs då på konto 4631 Personalrepresentation Interna arbetsluncher Enklare förtäring vid lunch, det vill säga smörgås, sallad eller annan förtäring som inte räknas som lagad måltid är inte intern representation. Den får undantagsvis förekomma i samband med internt arbete inom och/eller mellan förvaltningar. Det krävs att tids- eller effektivitetsvinster kan motivera sådan förtäring. Det får inte ske frekvent och förtäringen måste intas på platsen för mötet. VGR:s beslutade beloppsgräns: Enklare förtäring vid arbetslunch: 90 kronor exkl moms per person Bokföring: 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill Syftet med mötet och nyttan med arbetslunch ska motiveras, deltagarlista ska bifogas faktura. Trivselfrämjande åtgärder Trivselfrämjande åtgärder som inte faller under definitionen intern representation är när medarbetarna bjuds på enklare förtäring och förfriskningar i samband med arbetet. Exempel på förtäring som kan förekomma är kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Regelbundna möten Möten som är inplanerade och sker regelbundet faller inte under definitionen intern representation. Det innebär att om Västra Götalandsregionen vid avdelningsmöte eller arbetsplatsträff regelbundet bjuder medarbetarna på lunch uppstår en skattepliktig förmån för medarbetaren. Om förtäring vid uppvaktning och avtackning är återhållsam är den att betrakta som trivselfrämjande åtgärd. Bokföring: 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill Arbetsplatsträffar, interna ledningsmöten, nätverksmöten inom och mellan förvaltningar, projektmöten och möten i olika typer av arbetsgrupper kan räknas till denna kategori. Bokföring: Förfriskningar, konto 4699 Övriga personalkostnader Lokalkostnad, konto 6014 Tillfälliga hyror. Moms: Avdragsgill

29 Rutin för representation 10 (13) Fullmäktige-, styrelse-, nämndmöten: VGR:s beslutade beloppsgräns: Enklare förtäring vid möte: 90 kronor exkl moms per person Bokföring: 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill 8 Extern representation 8.1 Definition Riktlinje Med extern representation menas sådan gästfrihet som Västra Götalandsregionen riktar till utomstående organisationer eller besökare. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den externa representationen ska därför alltid ha ett samband med Västra Götalandsregionens verksamhet. Den kan också vara ett sätt att stärka Västra Götalandsregionens olika verksamheter. Rutin Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om regionövergripande extern representation/ värdskap. Det innebär att förfrågningar, som inkommer i andra delar av organisationen om att VGR övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/ dess sekreterare. Se även avsnitt 11. Förtydligande dricks Vid särskilda tillfällen, till exempel vid utlandsrepresentation, kan dricks uppgå till maximalt 5 %. 8.2 Generella principer för extern representation Riktlinje Den som representerar externt ska ha ett tydligt syfte med representationen och vara kostnadsmedveten. Huvudregeln vid representation är att det ska vara fler externa gäster än deltagare från Västra Götalandsregionen. Återhållsamhet ska iakttas vid återkommande representation mot samma person och/eller organisation. Representation får inte förekomma i samband med pågående upphandling eller myndighetsutövning. Enda undantaget är enklare förtäring i Rutin Beslutade beloppsgränser vid extern representation Måltid: lunch, middag eller supé: 600 kronor exkl moms per person Aktiviteter med externa gäster: 350 kronor exkl moms per person Enklare förtäring vid jubileer, invigningar, demonstrationer och visningar: 100 kronor exkl moms per person Representationskommittén beslutar om belopp när högsta politiska ledningen står

30 Rutin för representation 11 (13) anslutning till arbetsmöte, till exempel kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Förtäring i samband med extern representation bör ha tydliga västsvenska förtecken. Ekologiska och närproducerade råvaror ska användas i så stor utsträckning som möjligt. som värd för ett särskilt betydelsefullt besök eller arrangemang. Bokföring: Konto 7071 Representation Moms är avdragsgill motsvarande: Måltid: 90 kronor Aktiviteter: 180 kronor Enklare förtäring: 60 kronor Syfte med representationen, datum, namn på deltagare och vilken organisation de representerar, samt i förekommande fall program, ska bifogas fakturan. 9 Gåvor och uppvaktningar 9.1 Generellt om att ge gåvor Riktlinjer Gåvor delas in på följande sätt Reklamgåva/profilprodukter. Artikel av obetydligt värde och utan personlig karaktär som har anknytning till Västra Götalandsregionens verksamhet eller enklare presentartiklar som pennor eller paraplyer. Ett regionövergripande sortiment av profilprodukter finns. Representationsgåva kan överlämnas vid extern representation. Exempel på gåva är blommor, böcker, fruktkorg som överlämnas vid studiebesök, jubileum eller dylikt. Gåvan bör om möjligt ha lokal anknytning. Gåva till medarbetare och förtroendevalda. Se avsnitt 9.2 och 10. För Västra Götalandsregionen finns ett regionövergripande sortiment av gratifikationer/minnesgåvor som ska användas i första hand. Vid beslut om att ge gåva ska Västra Götalandsregionens policy om korruption följas (under framtagande, grunden är brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta). Rutin Reklamgåvor/profilprodukter beställs i Marknadsplatsen. Bokföring: Konto 6991 Övriga kostnader för information och PR Moms: Avdragsgill Representationsgåva VGR:s beslutade beloppsgräns: Till organisation: 350 kronor exkl moms Till person: 350 kronor exkl moms Kondoleans, person som inte är anställd: kronor exkl moms Bokföring: Konto 7071 Representation Moms: Avdragsgill Undantag: Vid kondoleans är moms inte avdragsgill. Mottagare och syfte med gåvan ska bifogas fakturan.

31 Rutin för representation 12 (13) 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare Riktlinjer och rutiner för gåva till medarbetare beskrivs i Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda De regler för representation som anges i 7.2 gällande olika aktiviteter gäller övergripande även för förtroendevalda. Riktlinjer och rutiner för gåvor till förtroendevalda beskrivs i Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda. 11 Styrning och kontroll För att säkra att beslut tas på rätt nivå, att utlägg överensstämmer med riktlinjer och att kostnader bokförs rätt gäller följande regler: Intern representation Förvaltningschef beslutar om intern representation och kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Vilka i organisationen som har rätt att besluta om representation ska dokumenteras. Extern representation Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om regionövergripande extern representation/värdskap. Det innebär att förfrågningar, som inkommer i andra delar av organisationen om att Västra Götalandsregionen övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/dess sekreterare. Officiell korrespondens för övergripande representation hanteras via representationskommitténs sekretariat. Det kan till exempel gälla inbjudningar till officiella/offentliga personer i samband med invigningar och konferenser. Nämnden/styrelsen respektive förvaltningschef beslutar om extern representation inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningschef kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Representationskommitténs sekreterare ska informeras om vilka som har rätt att besluta om extern representation. Dokumentation Faktura kan utgöra dokumentation av representation men ska kompletteras med syfte, deltagarförteckning och i förekommande fall program. Extern representation av mer omfattande karaktär dokumenteras separat. Rutiner Regionövergripande rutiner beslutas av regiondirektör utifrån fastställd representationspolicy och riktlinjer. Förvaltningschef ansvarar för eventuellt kompletterande rutiner för den egna förvaltningen. Bolagen rekommenderas att använda de regionövergripande rutinerna som grund om bolaget har behov att forma egna rutiner.

32 Rutin för representation 13 (13) Uppföljning/kontroll Varje nämnd/styrelse ska säkra att policy och riktlinjer, liksom rutiner för representation, följs i den egna organisationen. Tillämpningen följs upp genom intern kontroll. Regionövergripande expertfunktioner ger råd och stöd i frågor kring extern och intern representation. Det är representationskommittén som ansvarar för att pröva och tolka policy och riktlinjer för representation.

33 1 (6) Rutiner Diarienummer RS Rutin fastställd av RD Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

34 Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 2 (6) Läsanvisning Dessa rutiner för gåvor till medarbetare och förtroendevalda är ett komplement och förtydligande till Riktlinjer för representation (dnr RS ). Därför är detta dokument uppbyggt med riktlinjerna som bas. Löpande text och tabellernas vänsterspalt speglar senaste beslutade version av riktlinjerna. Rutinerna finns i tabellernas högra spalt. Varje år fastställer regiondirektören de beloppsgränser som anges i högerspalten. Därefter uppdateras rutinen. Säkerställ att du använder den senaste versionen. För frågor om intern och extern representation, se Rutin för representation. Såväl rutiner som riktlinjer grundar sig på den representationspolicy som regionfullmäktige beslutade om den 14 april Vem kontaktar jag vid frågor Fråga i din egen förvaltning I första hand ska chefer/medarbetare vända sig till sin egen förvaltnings kompetens (till exempel HR-funktion eller ekonomifunktion). När det gäller frågor om extern representation, där det kan vara aktuellt med samordning mellan nämnder eller deltagande av regionfullmäktiges eller regionstyrelsens presidium, ska man alltid kontakta representationskommitténs sekreterare: mikael.appelqvist@vgregion.se Koncernkontorets expertfunktion På koncernkontoret finns en expertfunktion för intern och extern representation. Den finns som stöd när förvaltningen behöver få rutinerna förtydligade eller förklarade. Expertfunktionen ansvarar för att stämma av hur riktlinjer och rutiner fungerar och föreslå eventuella förändringar. föreslå beloppsgränser varje år. svara på frågor som inte respektive verksamhet klarar själva. Följande personer ingår i koncernkontorets expertfunktion: Kristina Gustafsson, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp: kristina.m.gustafsson@vgregion.se Niklas Hjelte, koncernstab HR: niklas.hjelte@vgregion.se Mikael Appelqvist, koncernstab kommunikation och externa relationer, sekreterare i representationskommittén: mikael.appelqvist@vgregion.se Elisabet Ericson, koncernavdelning ärendesamordning och kansli: elisabet.ericson@vgregion.se

35 Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 3 (6) Gåvor till och uppvaktningar av medarbetare Riktlinjer Gåvor från arbetsgivaren till medarbetare är som huvudregel skattepliktig förmån för medarbetaren eftersom gåvor jämställs med ersättning för utfört arbete. Det finns undantag från denna regel. Rutin I Västra Götalandsregionen kan följande gåvor ges (överensstämmer med Skatteverkets principer om skattefri förmån för arbetstagaren): Julgåva En gåva som lämnas i anslutning till jul. Varje förvaltning beslutar om medarbetarna ska få julgåva. VGR:s beslutade beloppsgräns: 360 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation Moms: Avdragsgill Jubileumsgåva En gåva till anställd när arbetsplatsen firar 20-, 25-, 50-, 75- eller 100 årsjubileum. VGR:s beslutade beloppsgräns: 400 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation Moms: Avdragsgill Minnesgåva En gåva av minneskaraktär som lämnas till tillsvidareanställd medarbetare (minst sex års anställning) maximalt två gånger under anställning hos Västra Götalandsregionen. Varje förvaltning beslutar om när och hur minnesgåvor ska utdelas. I första hand ska gåvor som finns upphandlade och listade hos Regionservice komma i fråga som minnesgåva. Om förvaltning väljer annan gåva ska den vara av minneskaraktär. Om medarbetaren inte vill ha minnesgåvan kan medarbetaren skänka beloppet till välgörande ändamål. I detta fall jämförs beloppet med lön och blir skattepliktigt. Medarbetaren kan få viss skattereduktion på beloppet via sin självdeklaration under förutsättning att