Kallelse till ordinarie föreningsstämma 2015 för Envikens samfällighetsförening

Transkript

1 Hemsida: Kallelse till ordinarie föreningsstämma 2015 för Envikens samfällighetsförening Tid: Söndag den 29 mars 2015, kl Avprickning av röstlängd mellan Plats: Länna Bygdegård (Lännagården) Hysingsvik (vägbeskrivning: Väg 276. Vid Penningby, ta avfart mot Furusund. Kör ca 3,5 km till Hysingsvik. Lännagården ligger på vänster sida.) foto: Sonja Roos Innehåll: sid 2 Dagordning sid 3 Förvaltningsberättelse 2015 sid 8 Balans- och resultaträkning 2014 Förslag på budget för 2015 sid 13 Revisionsberättelse sid 14 Propositioner sid 15 Ersättning till förtroendevalda Uttaxering och senaste betalningsdag Val av funktionärer sid 16 Blankett adressändring flytt/försäljning sid 17 Fullmakt Välkomna! OBS! Om fastigheten ägs av två makar, dvs båda har lagfart på fastigheten, måste den som kommer till mötet ha fullmakt från den andre för att kunna utöva sin rösträtt. Ägs en fastighet gemensamt av flera personer måste den som går på mötet ha fullmakt från alla delägarna. Rösträtten kan även utövas genom ombud. Blankett på sid 17 Självklart är Ni välkomna utan fullmakt och har då yttranderätt men ej rösträtt på mötet. 1

2 Dagordning 1 Stämmans öppnande 2 Fastställande av dagordning 3 Val av ordförande för stämman 4 Val av sekreterare för stämman 5 Frågan om kallelse till stämman skett i behörig ordning 6 Fastställande av röstlängd 7 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 8 Förvaltningsberättelse med balans- och resultaträkning 9 Revisionsberättelse jämte frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 10 Proposition från styrelsen: Angående fortsatt drift av vatten- och avloppssystem efter att kommunalt V/A är inkopplat 11 Ersättning till förtroendevalda 12 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat (budget) * Gemensam administration * Ga:1 Enviksgården, bad och grönområden * Ga:2 Vattenanläggningen * Ga:3 Gemensam infiltration * Ga:4 Vägar och stigar 13 Uttaxering och senaste betalningsdag 14 Val av styrelse: Val av 3 ordinarie ledamöter 2 år 1 suppleant 1 år 15 Val av revisorer: medlemsrevisor suppleant godkänd revisor 1 år 1 år 1 år 16 Val av valberedning 17 Övriga frågor 18 Tid och plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 19 Stämman avslutas 2

3 Förvaltningsberättelse med resultat- och balansräkning För Envikens samfällighetsförening avseende verksamhetsåret 2014 Org.nr: Styrelsen Enligt föreningens stadgar skall styrelsen bestå av 7 ledamöter och högst 2 suppleanter. Styrelsens sammansättning fram till stämman 2015: Ordförande, ansvarig för ga:1 Thomas Johansson Kassör och vice ordförande Lillemor Nordlund Sekreterare Sonja Roos Ledamot, ansvarig för ga:2 Froni Isaksson Ledamot, ansvarig för ga:3 Christer Welander Ledamot, ansvarig för ga:4 Lollo Hellström Ledamot Tomas Arenhammar Suppleant, ansvarig för grannsamverkan Johan Jarbrant Thomas Johansson, Sonja Roos och Lillemor Nordlund har ingått i gruppen för administration och information. Mandattiden går ut för ordinarie ledamöter Lillemor Nordlund, Sonja Roos och Christer Welander. Mandattiden går ut för suppleant Johan Jarbrant. Styrelsen har under 2014 hållit totalt 10 protokollförda sammanträden varav ett konstituerande möte. Ordförande Thomas Johansson Verksamhetsåret som gått har i mångt och mycket handlat om de stora arbeten som har genomförts rörande vatten och avlopp. Sammanfattningsvis så har, än så länge, samarbetet med både kommunen och entreprenören gått utan några större friktioner. Vi upplever en lyhördhet för våra önskemål som sannolikt har reducerat det obehag som ju grävningarna med naturlighet åstadkommit. Kombinationen med stora grävarbeten och utebliven tjäle har ju tyvärr medfört ett icke oväsentligt inslag av smuts och lera. Enligt kommunen går arbetet enligt plan och någon försening är i nuläget inte aviserad. När det gäller den nya detaljplanen är den i skrivande stund ännu ej tagen i kommunfullmäktige. Enligt vad styrelsen erfarit så beror förseningen på det något turbulenta politiska läget i kommunen efter valet snarare än att det skulle vara andra orsaker. Styrelsen bedömer att ärendet kommer upp till beslut under våren. Styrelsearbetet gått mycket bra där såväl uppkomna som långsiktiga frågor har lösts på ett bra sätt. Jag tackar styrelsen samt alla engagerade medlemmar för året som gått och önskar alla en kommande fin sommar. Administration/information Ansvariga Thomas Johansson, Sonja Roos och Lillemor Nordlund Årsstämman genomfördes den 29 mars 2014 i Länna Bygdegård. 66 st röstberättigade inkl 16 st med fullmakter deltog. Årsmötesprotokollet sattes upp på områdets anslagstavlor och lades ut på hemsidan inom två veckor efter mötet. Det fanns även med i Enviksbladet

4 Hemsidan Ansvarig Sonja Roos På hemsidan har vi lagt ut information om aktuella händelser samt några annonser under "köp/byt/sälj". Där finns också länkar till kommunens hemsida med information om detaljplanearbetet, utbyggnad för kommunalt vatten och avlopp i Enviken samt kommunens regler för eldning utomhus. Antal besök på hemsidan var drygt under Ekonomi Ansvarig Lillemor Nordlund Föreningen förvaltar fyra gemensamhetsförläggningar (Ga) med totalt 468 fastigheter. Den 31 december 2014 var föreningens Kassa och banktillgångar Medlemsfordringar Upplupna räntor kr kr kr Obligationsfonden: En utdelning på kr. Avslutad 28 feb 2014 Ga:1 fond Årets resultat på minus kr tas ur fonderade medel. Fondens värde är kr Ga:2 fond Fondens värde är kr. Resultatet på minus kr tas ur fonden Ga:3 fond Har ett värde på kr fördelat på 10 bäddar. Uttag på fonder bädd 1-6 på :- Årets resultat på bädd 7-10, kr överföres till 2015 Ga:4 fond Årets resultat på kr fonderas. Fondens värde är kr Traktorn första leasinghyra kr På Detaljplanen är det inbetalt en tredje betalning samt kostnad för detaljkarta och lantmäteriets kostnader på totalt kr Utbetalda arvoden kr. Ersättning som lön kr. Inbetalda arbetsgivaravgifter kr. 4

5 Grannsamverkan och miljö Ansvarig: Johan Jarbrant Grannsamverkan Under året har kontakt med Närpolisen skett via mail och sociala medier. Inga rapporter har inkommit om incidenter i vårt område under Arbetsdagen 2014 Arbetsdagen ställdes in pga byggnation för vatten och avlopp. Ga:1 Enviksgården, bad och grönområden Ansvarig Thomas Johansson Enviksgården Under året som gått har Enviksgården fått en välbehövlig ansiktslyftning. En omfattande mögelsanering har genomförts i de publika delarna. Golvet och delar av väggarna har avlägsnats och försetts med ny blindbotten och isolering. Nytt golv har lagts in och ommålning genomförts. Vidare har ljudisolerande paneler sats upp och en ny värmepump installerats. Även på utsidan Enviksgården har nivåhöjande åtgärder vidtagits. Av bland annat säkerhetsskäl har staketet runt poolen har bytts ut i sin helhet. Vändplanen har fått en rejäl ansiktslyftning inte minst tack vare VA-entreprenören som ställt schaktmassor till förfogande. Ny ytterbelysning, en ny utsiktsplats med bord och stolar samt en uppdatering av grillen har skett. Det är med glädje styrelsen kan konstatera att lokalernas bruksvärde är återställda till en väl avvägd nivå. Tyvärr finns det även smolk i bägaren. Under året som gått har det inträffat ett alltför stort antal fall av skadegörelse. Nedan listas ett antal av händelser som inte kan accepteras: Stenar i poolen Linan gick sönder pga att både vuxna och barn satt på den (lagades hjälpligt) Några vuxna har badat med kläderna på (ohygieniskt, samt att mer klor går åt) Karvat i fasta bänkar, husfasad, trall Haft cyklar och hundar i poolområdet (dagtid) Skurit sönder flaggan Eldat i toaletten Bilar har kört runt på fotbollsplanen Trakasseri (dvs ingen respekt för öppettider framförallt fredagar pga städning av poolen). Påsar med innehåll från mulltoa (dvs bajs mm) låg slängda vid fiskebryggan i skogen (med tanke på djuren och bakteriefloran) Festande på nätterna (cigaretter, flaskor, burkar, bajsat i omklädningsbåset, tamponger). Som mest vid skolavslutning samt före skolstart. Klotter på väggen Sabotage av duschen Styrelsen vill, mot bakgrund av ovanstående, uppmana alla som uppehåller sig vid Enviksgården att hjälpa styrelsen med att upprätthålla god ordning. Om ni ser något som ni uppfattar som skadegörelse eller eljest stör en god ordning så är vi tacksamma om ni vill anmäla detta till styrelsen så att åtgärder eller polisanmälan kan ske. Under året har styrelsen haft 3 sammanträden i lokalen och den har varit uthyrd 3 gånger. 5

6 Poolen Poolen var öppen från juni - augusti. Tennisbanan Har skötts av Tomas Arenhammar. Lekplatsen vid Solrundan Boulebanan har skötts av bouleföreningen. Skogs- och ängsmarker Underhållsarbetet har gjorts enligt skogsstyrelsens skogsbruksplan. Ga:2 Vattenförsörjning Ansvarig Froni Isaksson Vattenförsörjningen har i stort fungerat väl under året I januari fick vi upp mer luft än vatten från vår huvudkälla, till följd att reservoaren tömdes. Vi kunde dock fixa det snabbt. VA- projektet har pågått under hela året utan några större problem, några avbrott har uppstått men inget anmärkningsvärt. I början av juli månad hade vi ett för stort vattenuttag som gjorde att reservoaren tömdes vilket innebar att vi fick sätta upp aktuella tider när vattnet var i bruk under några dagar. Efter stort sökarbete fann vi till totalt 7 fastigheter med läckage. Vi har inget varningssystem som talar om att det finns en vattenläcka eller var läckan är. Kapaciteten i vårt pumphus är sårbart speciellt under juni-augusti när det är fullt i stugorna. Därför är det utomordentligt viktigt att alla följer de uppmaningar som finns att läsa i Enviksbladet och på föreningens hemsida Vattenkapaciteten har aldrig egentligen varit ett bekymmer det finns vatten, vi behöver bara hinna få upp vattnet till pumphuset innan de går vidare till användaren. Av ovan 7 hade några fastigheter en halv öppnad/stängd ventil, vilket då innebär en källa till läcka. En halv- öppen/stängd ventil kan få bägaren att rinna över och tömma hela reservoaren, men självklart är det aldrig bara en sådan läcka som orsakar detta utan de sker alltid i ett större sammanhang. Om du upptäcker en läcka i din fastighet vill vi gärna få information om detta för att spara tid och pengar på eventuellt stoppa fortsatt sökarbete efter läckage. Jag uppskattar verkligen de medlemmar som hört av sig när de upptäckt vattensjuka platser, så vi har fått möjlighet att kontrollera och söka efter orsak. Stort tack för er hjälp och uppbackning. 6

7 Ga:3 Infiltrationsanläggningar Ansvarig Christer Welander Åtgärder under 2014 Kommunens åliggande på föreningen är att spola och slamsuga bäddarna 1, 2, 3 och 4 och det har genomförts under året. Provtagning av bäddarna 1, 3 och 4 har genomförts under året. Som tidigare år så har proverna visat att våra bäddar har både större/mindre fosforutsläpp beroende på vilken av provtagningsbäddarna det gäller och resultaten är fortfarande detsamma. Kontroller på samtliga bäddar har gjorts en gång i månaden. Behövliga reparationer på bäddarna har gjorts för att klara funktionen fram till det kommunala avloppet är klart. Avvecklingen av våra befintliga system kommer att påbörjas när samtliga i Enviken är påkopplade och årsstämman fattat beslut om möjligt startdatum. Ga:4 Vägar och stigar Ansvarig Lollo Hellström 2014 inleddes med snö, men inte så mycket, så plogning och sandning genomfördes enligt vår plan. Rådmansö MarkEntreprenad kunde genomföra sin grävning för kommunalt vatten och avlopp utan förhinder. Det har uppstått en del skador på vägarna och jag fick en del samtal under våren och sommaren att potthålen hade blivit stora och måste åtgärdas. Jag vidarebefordrade detta till Rådmansö MarkEntreprenad eftersom de har ansvar för vägunderhållet så länge vägarna är deras arbetsområde. Förhoppningsvis blir allt klart till våren/sommaren i år. Som beslutades på föreningsstämman 2014 införskaffades en ny traktor med leasingavtal. Den har medfört att plogning och underhåll av vägarna har underlättats och förbättrats betydligt. Vår gamla traktor byttes mot några välbehövliga tillbehör till nya traktorn. 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 Styrelsen för Envikens samfällighetsförening Enviken den 25 februari

14 Proposition ställd till årsmötet för Envikens samfällighetsförening Proposition angående fortsatt drift av vatten- och avloppssystem efter att kommunalt V/A är inkopplat. Efter att det kommunala vatten- och avloppssystemet kopplats på kommer det att krävas att föreningens system drivs parallellt under en viss tid. Orsaken till detta är att den enskilde fastighetsägaren måste ges en rimlig tid för att genomföra de åtgärder som krävs på egen fastighet. Kostnaden för denna drift kommer att belasta alla fastighetsägare under den tid som stämman bestämmer att systemen skall drivas. Det går således inte att ta bort avgiften till föreningen innan systemen avvecklas. Detta beror på att avgifterna bygger på en förrättning som utförts av lantmäteriet och är i laga kraft. Att genomföra omförrättning efterhand som fastighetsägarna kopplar på sin fastighet är varken praktiskt eller ekonomiskt genomförbar. Styrelsen ställer mot bakgrund av ovanstående proposition till stämman och yrkar bifall till att föreningen fortsatt driver de egna vatten- och avloppsanläggningarna i 24 månader från det datum kommunen kopplar på driften. Styrelsen föreslår som alternativ till ovanstående en drifttid på 18 månader. 14

15 Ersättning till förtroendevalda: Styrelsen föreslår arvoden för 2015 enligt följande: Styrelsen Styrelsearvode: kr att fördela enligt styrelsens egna beslut. Mötesarvode: 500 kr per deltagare vid protokollfört styrelsemöte (beräknat 8) Medlemsrevisor Revisorsarvode: kr Valberedning Mötesarvode: 500 kr per deltagare vid protokollfört möte, max 3 möten. Uttaxering för 2015 och senaste betalningsdag: Ga:1 centrumanläggning, bad och grönområden andelstal 1.0 Ga:2 vattenanläggningen andelstal 1.0 andelstal 0, medlemmar /1 750 kr/medlem 370 medlemmar / 500 kr/medlem 58 medlemmar / 400 kr/medlem Ga:3 infiltrationen andelstal 1.0 Bädd 1-10: 257 medlemmar / 0 kr/medlem Ga:4 vägar och stigar andelstal 1.0 andelstal 0,5 459 medlemmar / 1950 kr/medlem 9 medlemmar / 975 kr/medlem Senaste betalningsdag den 29 maj Avgifter för 2015 samlas på ett inbetalningskort med specificerade avgifter. Debiteringslängd med uppgift om uttaxering per fastighet finns utlagd i möteslokalen från kl Val av styrelse: Mandattiden utgår för kassör Lillemor Nordlund, sekreterare Sonja Roos och ledamot Christer Welander. Lillemor Nordlund, Sonja Roos och Christer Welander står till förfogande för omval. Mandattiden utgår för suppleant Johan Jarbrant. Valberedningen har bestått av Ann Lundgren (sammankallande), Robert Claesson och Erik Andersson. Valberedningens förslag 2015: Val av kassör Lillemor Nordlund omval 2 år Val av sekreterare Sonja Roos omval 2 år Val av ordinarie ledamöter: Christer Welander omval 2 år Val av suppleant: Johan Jarbrant omval 1 år Val av medlemsrevisor: Ordinarie: Torbjörn Enström nyval 1 år Suppleant: Hans Johnsson nyval 1 år Val av extern revisor: Godkänd revisor: Peter Borwin omval 1 år Val av valberedning: Valberedningen avstår från att lägga förslag 15

16 16

17 Fullmakt Att vid Envikens samfällighetsförenings årsstämma den 29 mars 2015 föra min/vår talan och utöva min/vår rösträtt. Ombudets namn:.. Adress: Postadress: Telefon: Fullmakten gäller för mitt/vårt innehav av: Fastigheten: (fastighetsbeteckning) Väg nr:.tomt nr:. Fastighetsägarens/nas namn och namnförtydligande: Ovanstående namnteckning/ar bevittnas: Namn: Adress:.. Postadress:.... Telefon: 17