Kallelse till ordinarie föreningsstämma 2013 för Envikens samfällighetsförening

Transkript

1 Hemsida: Kallelse till ordinarie föreningsstämma 2013 för Envikens samfällighetsförening Tid: Lördag den 9 mars 2013, kl Avprickning av röstlängd mellan Plats: Länna Bygdegård (Lännagården) Hysingsvik Innehåll: sid 2 Dagordning sid 3 Förvaltningsberättelse 2012 sid 7 Balans- och resultaträkning 2012 förslag på budget för 2013 sid 12 Revisionsberättelse sid 13 Proposition sid 14 Ersättning till förtroendevalda Uttaxering och senaste betalningsdag Val av funktionärer sid 15 Fullmakt Välkomna! OBS! Om fastigheten ägs av två makar, dvs båda har lagfart på fastigheten, måste den som kommer till mötet ha fullmakt från den andre för att kunna utöva sin rösträtt. Ägs en fastighet gemensamt av flera personer måste den som går på mötet ha fullmakt från alla delägarna. Rösträtten kan även utövas genom ombud. Blankett på sid 15 Självklart är Ni välkomna utan fullmakt och har då yttranderätt men ej rösträtt på mötet. 1

2 Dagordning 1 Stämmans öppnande 2 Fastställande av dagordning 3 Val av ordförande för stämman 4 Val av sekreterare för stämman 5 Frågan om kallelse till stämman skett i behörig ordning 6 Fastställande av röstlängd 7 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 8 Förvaltningsberättelse med balans- och resultaträkning 9 Revisionsberättelse jämte frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 10 Proposition från styrelsen 11 Ersättning till förtroendevalda 12 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat (budget): gemensam administration ga:1 Centrumanläggning, bad och grönområden ga:2 Vattenanläggningen ga:3 Gemensam infiltration ga:4 Vägar och stigar 13 Uttaxering och senaste betalningsdag 14 Val av styrelse: Val av 3 ordinarie ledamöter 2 år 1 suppleant 1 år 15 Val av revisorer: medlemsrevisor suppleant godkänd revisor 16 Val av valberedning 17 Övriga frågor 1 år 1 år 1 år 18 Tid och plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 19 Stämman avslutas 2

3 Förvaltningsberättelse med resultat- och balansräkning För Envikens samfällighetsförening avseende verksamhetsåret 2012 Org.nr: Styrelsen Enligt föreningens stadgar skall styrelsen bestå av 7 ledamöter och högst 2 suppleanter. Styrelsens sammansättning fram till stämman 2013: Ordförande Kassör och vice ordförande Sekreterare Ledamot, ansvarig för ga:1 Ledamot, ansvarig för ga:2 Ledamot, ansvarig för ga:3 Ledamot, ansvarig för ga:4 Suppleant, ansvarig för grannsamverkan Thomas Johansson Lillemor Nordlund Sonja Roos Tomas Arenhammar Froni Isaksson Christer Welander Lollo Hellström Johan Jarbrant Thomas Johansson, Sonja Roos och Lillemor Nordlund har ingått i gruppen för administration och information. Mandattiden utgår för ordinarie ledamöterna Lillemor Nordlund, Christer Welander och Sonja Roos. Mandattiden utgår för suppleant Johan Jarbrant. Styrelsen har under 2012 hållit totalt 7 protokollförda sammanträden varav ett konstituerande möte. Ordförande Thomas Johansson Året som har gått har präglats av arbetet med nytt VA-system och ny detaljplan. Det kommunala tröskverket mal tyvärr ganska långsamt men när det gäller VA-arbetet så går arbetet om än lite försenat i förhållande till ursprungsplanen ganska bra. Efter flera kontakter med projektansvarig på kommunen så låter han meddela att grävningarna förväntas påbörjas under maj-juni i år. När det gäller detaljplanen så blir det tyvärr en viss försening. Ansvarig handläggare på kommunen har hastigt sagt upp sig och en ersättare håller på att rekryteras. Tyvärr har kommunen ej kapacitet att ta hand om ärendet innan den nya handläggaren är på plats så vi får hoppas att rekryteringen går smärtfritt och att vi får en handlingskraftig efterträdare. Styrelsen återkommer med info på vår hemsida så fort vi vet mer. I övrigt så har styrelsearbetet fungerat bra och jag bedömer att vi nått uppsatta mål. Problemet med vattnet och det myckna snöandet har naturligtvis påverkat alla i området och ställt stora krav på områdesansvariga men jag som ordförande anser att de åtgärder som vidtagits varit framgångsrika med hänsyn till förutsättningarna. Men mer om detta under respektive områdesansvarigs rapport nedan i dokumentet. Jag vill tacka alla i området för det förtroende vi haft under verksamhetsåret och ser med tillförsikt fram mot en varm och skön sommar full av grävmaskiner och schakthål. 3

4 Administration/information Ansvariga Thomas Johansson, Sonja Roos och Lillemor Nordlund Årsstämman genomfördes den 27 mars 2012 i Länna Bygdegård. 82 st röstberättigade inkl 22 st med fullmakter deltog. Årsmötesprotokollet sattes upp på områdets anslagstavlor och lades ut på hemsidan inom två veckor efter mötet. Det fanns även med i Enviksbladet Hemsidan Ansvarig Sonja Roos På hemsidan har vi lagt ut information om aktuella händelser. Totalt har det varit drygt besök på hemsidan under Ekonomi Ansvarig Lillemor Nordlund Föreningen förvaltar fyra gemensamhetsförläggningar (Ga) med totalt 468 fastigheter. Den 31 december 2012 var föreningens Kassa och banktillgångar Obligationsfonden Mega Medlemsfordringar kr kr kr Obligationsfonden: Ett uttag på fonden under året med kr och en utdelning på kr. Ga:1 fond Årets resultat på kr. Hela beloppet fonderas. Lånet på kr från ga:3 är betalt och gräsklipparen helt avskriven. Ga:2 fond Fondens värde är kr. Resultatet på kr överföres till 2013 Ga:3 fond Har ett värde på kr fördelat på 10 bäddar. Årets resultat på kr överföres till 2013 Ga:4 fond Är lika med 0 kr. Årets resultat på minus kr tas ut nästa år. Avskrivning på traktorn och gräsklipparen totalt kr. Utgående värde på traktorn kr På Detaljplanen är det inbetalt en första betalning på kr Norrtälje Kommun har gjort en utbetalning för markupplåtelse på kr Utbetalda arvoden kr. Ersättning som lön kr. Inbetalda arbetsgivaravgifter kr. 4

5 Grannsamverkan och miljö Ansvarig: Johan Jarbrant Grannsamverkan De uppgifter jag har, som avser 2012, från polisen är att det har varit ganska lugnt i vårt område. Det som är gjort är att nya grannsamverkansskyltar har kommit på plats. Grannsamverkan är ett levande projekt som hela tiden ska förbättras. Hjälp era grannar och rapportera in det ni ser till mig johan.jarbrant@gmail.com så vidarebefordrar jag det till polisen. Arbetsdagen 2012 Arbetet med att få ner mer ljus och ge plats för nya växter fortsätter runt lila slingan. Det blir intressant att se nu i vår om det kommer upp mera växter där vi har röjt. Det var omkring deltagare som hjälpte till med att röja sly och buskar, vi är rädda om hassel, även björk sparas. Ga:1 Centrumanläggning, bad och grönområden Ansvarig Tomas Arenhammar Centrumanläggningen Lokalen har varit uthyrd 10 gånger. Styrelsen har haft 6 sammanträden och puben har varit öppen 19 kvällar. Poolen Poolens renovering färdigställdes med upprustning av barnpoolen som fick eget reningsverk samt en ny dusch sattes upp. Poolen var öppen från 2 juni - 19 augusti. Tennisbanan Har skötts av Johan Jarbrant. Tennisbanan fick nytt grus och nya linjer. Lekplatsen vid Solrundan Boulebanan har skötts av bouleföreningen. Fiskebryggan Fiskebryggan har renoverats. Skogs- och ängsmarker Underhållsarbetet har gjorts enligt skogsstyrelsens skogsbruksplan. Det har röjts och flisats längs motionsslingan. 5

6 Ga:2 Vattenförsörjning Ansvarig Froni Isaksson Året 2012 början blev kall, och i ett par fastigheter frös vattnet med läckage som följd. Vattenförbrukningen har under året legat på en bra nivå, och vattenflödet har fungerat utmärkt under hela året. Under sensommaren hade vi några kortare vattenstopp p.g.a reparationsarbeten av en del gamla uttjänta rör som börjat läcka i Solrundans pumphus. Vattenanalys i december påvisade en förhöjning av koliforma bakterier. Orsaken tyder på ytvatteninträngning. Vi gick ut med rekommendation att koka vattnet. Nya vattenprover togs sista dagarna i december. Då visade analysen att vattnet åter var tjänligt. Summering av 2012 så blev det trots allt i stort ett bra vattenår. Tack till alla medlemmar som hört av sig när ni upptäckt att det varit ovanligt blött, då har vi snabbt kunnat kontrollera och söka efter orsak. Vi uppskattar verkligen den uppbackningen, än en gång Tack! Ga:3 Infiltrationsanläggningar Ansvarig Christer Welander Detta har gjorts under 2012 på de gemensamma infiltrationssystemen. Kommunens åliggande på föreningen att spola och slamsuga bäddarna 1, 2, 3 och 4 har genomförts under året. Provtagning av bäddarna 1, 3 och 4 har gjorts under året. Som tidigare år så har proverna visat att våra bäddar har både större/mindre fosforutsläpp beroende på vilken av provtagningsbäddarna det gäller och resultaten är fortfarande detsamma. Kontroller på samtliga bäddar har gjorts en gång i månaden. Behövliga reparationer på bäddarna har gjorts för att klara funktionen fram till det kommunala avloppet är klart. Ett kostnadsunderlag kommer att tas fram när vi vet vad kommunen sätter upp för förutsättningar gällande avvecklingen av våra bäddar. Vi kommer därför att återkomma med mer information längre fram i tiden. Ga:4 Vägar och stigar Ansvarig Lollo Hellström Året inleddes med gängse snöröjning. När snön smält bort genomfördes en omfattande dikning av några vattensjuka områden. Ett antal vägtrummor byttes ut och ett antal betongrör (för sand) togs bort och vissa ersattes av sandlådor. Under sommaren sladdades vissa vägar och backar då mycket regn förstörde den grusade vägbanan. Kantklippning av vägar och stigar samt röjning av sly längs stickvägarna har genomförts. Under december månad medförde de rikliga snöfallen att omfattande plogning måste genomföras. Inköp av snökedjor till traktorn har dock underlättat plogningen. 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 Styrelsen för Envikens samfällighetsförening Enviken den 9 februari 2013 Revisionsberättelse 12

13 Proposition till Envikens samfällighets ordinarie föreningsstämma 2013 Bakgrund I samband med att nyttjanderättsavtal slutits mellan samfälligheten och Norrtälje Kommun erhöll samfälligheten kr som ersättning för den olägenhet som anläggningsarbetena bedöms medföra. Förslag Styrelsen föreslår att erhållna medel avsätts för kommande kostnader för utarbetande av en ny detaljplan. Genom ett sådant förfarande kan den tidigare aviserade extra utdebiteringen, nummer 2, för detta ändamål minska eller helst helt utgå. 13

14 Ersättning till förtroendevalda: Styrelsen föreslår oförändrade arvoden för 2013 enligt följande: Styrelsen Styrelsearvode: kr att fördela enligt styrelsens egna beslut. Mötesarvode: 500 kr per deltagare vid protokollfört styrelsemöte (beräknat 8) Medlemsrevisor Revisorsarvode: kr Valberedning Mötesarvode: 500 kr per deltagare vid protokollfört möte, max 3 möten. Uttaxering för 2013 och senaste betalningsdag: Ga:1 centrumanläggning, bad och grönområden andelstal 1.0 Ga:2 vattenanläggningen andelstal 1.0 andelstal 0, medlemmar /1 575 kr/medlem 370 medlemmar / 200 kr/medlem 58 medlemmar / 150 kr/medlem Ga:3 infiltrationen andelstal 1.0 Bädd 1-10: 257 medlemmar / 0 kr/medlem Ga:4 vägar och stigar andelstal 1.0 andelstal 0,5 459 medlemmar /1950 kr/medlem 9 medlemmar / 975 kr/medlem Senaste betalningsdag den 30 april Avgifter för 2013 samlas på ett inbetalningskort med specificerade avgifter. Debiteringslängd med uppgift om uttaxering per fastighet finns utlagd i möteslokalen från kl Val av styrelse: Mandattiden utgår för ordinarie ledamöterna Lillemor Nordlund, Christer Welander och Sonja Roos. Lillemor Nordlund, Christer Welander och Sonja Roos står till förfogande för omval. Mandattiden utgår för suppleant Johan Jarbrant. Valberedningen har bestått av Ann Lundgren (sammankallande), Robert Claesson och Erik Andersson. Valberedningens förslag 2013: Val av ordinarie ledamöter: Lillemor Nordlund omval 2 år Sonja Roos omval 2 år Christer Welander omval 2 år Val av suppleant: Johan Jarbrant omval 1 år Val av medlemsrevisor: Ordinarie: Folke Lundberg omval 1 år Suppleant: Jessica Riddersholm omval 1 år Val av extern revisor: Godkänd revisor: Peter Borwin omval 1 år Val av valberedning: Valberedningen avstår från att lägga förslag 14

15 Fullmakt Att vid Envikens samfällighetsförenings årsstämma den 9 mars 2013 föra min/vår talan och utöva min/vår rösträtt. Ombudets namn:.. Adress: Postadress: Telefon: Fullmakten gäller för mitt/vårt innehav av: Fastigheten: (fastighetsbeteckning) Väg nr:.tomt nr:. Fastighetsägarens/nas namn och namnförtydligande: Ovanstående namnteckning/ar bevittnas: Namn: Adress:.. Postadress:.... Telefon: 15