Stadshuset den 19 mars 2015 kl 8:00-10:00 Per Ulfsbo, (fp)

Transkript

1 SA~NTRÄDESPROTOKOLL TRANAs KOMMUN Demokratikommitten Sida 1 (14) Plats och tid Beslutande Stadshuset den 19 mars 2015 kl 8:00-10:00 Per Ulfsbo, (fp) Ordförande Jan-Erik Gustavsson, (s) vice ordförande Bengt E Carlsson(s) Bevan Berthelsen, (mp) Eva Engström, (c) Jonathan Norberg, (kd) Niklas Karlsson,(sd) Rebecca Lagerstedt, (v) Winfred Baier, (m) Åse Afvander(s) Övriga närvarande Anders Rosen, sekreterare Justerare Justeringens plats och tid Jan-Erik Gustavsson Stadshuset \ Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerare Kansli-och personalavdelningen tln c..,~n"

2 I Justerares SlQn I Utdraasbestvrkande m TRANAs KOMMUN Sida 2 (14) ANSLAG/BEVIS Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Demokratikommitten Kansli-och personalavdelningen Underskrift... Ärendelista: 1 Mötets öppnande 2 Godkännande av dagordningen 3 Val av protokollsjusterare 4 Föregående mötes protokoll den Verksamhetsplan Diskuss-dagen den 31 mars Infonnation samverkan kommun och FST 8 Uppföljning av utbildningen för förtroendevalda den januari 9 Infonnation - Skl:s undersökning" Information till alla" och e-tjänster

3 I Justerares slan I l Jtrtriln~hp.~lvrk;lnrtp TRANAs KOM MUN Sida 3 (14) 1 Mötets öppnande Ordföranden hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.

4 ~~ l±j ~ Sammanträdesdaturn TRANAs KOMMUN Sida 4 (14) 2 Godkännande av dagordningen Förslaget till dagordning godkänns.

5 TRANAs KOM MUN Sida 5 (14) 3 Val av justerare Till protokolljusterare utses Jan-Erik Gustavsson

6 rn ~ TRANAs Sam man t rädesda tum KOMMUN Sida 6 (14) 4 Föregående mötes protokoll den 19 februari 2015 Protokollet från 19/ lades med godkännande till handlingarna

7 Justerares sinn SAMMANTRÄDES PROTOKOLL TRANAs KOMMUN Sida 7 (14) 5 Dm Verksamhetsplan för demokratikornmitten Verksamhetsplanen för perioden har innehållit olika uppgifter inom följande områden. Den politiska organisationen IT och sociala medier Delegationsordningar Ungdomsinfiytande Informationsfrågor Inför kommande val Demokratikommitten har även mandat att på eget initiativ utreda uppkommande frågor inom demokratiområdet. Ett förslag daterat till verksamhetsplan för perioden var föremål för genomgång och diskussion vid kommittens möte i februari månad. Ledamöterna i demokratikommitten diskuterade olika moment gällande befästandet och utveckling av demokratin som kan ingå i verksamhetsplanen Ordföranden och sekreteraren fick därefter i uppdrag att revidera verksamhetsplanen utifrån de synpunkter och ideer som framförts. Vid dagens sammanträde finns ett reviderat förslag daterat innehållande olika uppgifter inom följande områden. Medborgardialog Den politiska organisationen IT och sociala medier Informationsfrågor Ungdomsinflytande Äldreinflytande Styrdokument Policys och handlingsprogram m fl Rådens information Whistleblower/visselblåsare - funktion Demokratikommitten gör en noggrann genomgång av det reviderade förslaget till verksamhetsplan och gör en mindre justering. Demokratikommitten beslutar: att till kommunfullmäktige översända förslaget daterat till verksamhetsplan för demokratikommitten för perioden för fastställande Beslutsunderlag: Gällande verksamhetsplan för perioden Förslag till verksamhetsplan tör perioden Expedieras lill Kommunfullmäktige

8 IJuslerares slan I Utdriloshestvrkilnr!p ",,-... "" SAMMANTRÄDES PROTOKOLL ~ J." J~ TRANAs KOM MUN Sida 8 (14) 6 Diskuss-dagen - en viktig demokratiaktivitet Genom Diskuss-dagen får kommunens alla 8 klassare f n cirka 200 elever möjlighet att träffa och diskutera olika frågor med de förtroendevalda. Programet för Diskuss-dagen läggs gemensamt upp tillsammans med skolorna. Skolorna får bestämma vilken dag som passar bäst och redan i i början av december 2014 lades tidpunkten fast till den 31 mars år Den 9 mars fick kommunen ett meddelande från Junkaremålsskolan, att tyvärr var dagen dubbelbokad och endast två klasser av fyra kan delta på Diskuss-dagen. Sekreteraren i demokratikommitten meddelade följande: Diskuss-dagen är en aktivitet för samtliga elever i klass 8. Skolan får boka om så att samtliga elever kan komma. Rektorn återkom i frågan den 11 mars och beklagade det inträffade och meddelade att det inte gick att boka om. Det kan noteras att samma sak inträffade rörande 2014-års Diskuss-dag, en klass från Junkaremålsskolan kunde inte komma på grund av dubbelbokning. Diskuss-dagen genomförs på uppdrag av Tranås kommunfullmäktige och utgör en viktig mötesplats för kommunens 8 klassare och de förtroendevalda. Under dagen får eleverna, på fyra olika stationer/aktiviteter möjlighet att diskutera med och ställa frågor till ett trettiotal förtroendevalda från samtliga partier i kommunfullmäktige. Det kan handla om dagsaktuella frågor som skolmat, prioriteringsfrågor vid ett kommunfullmäktigemöte och kommunens framtidsfrågor. Demokratikommitten beslutar: att betona att Diskuss-dagen är en av Tranås kommunfullmäktige prioriterad aktivitet och ska omfatta alla elever i årskurs 8. Expedieras till Kommunfullmäktige Barn-och utbildningsnämnden Rektorn vid Junkaremålsskolan

9 l I Jtrlrnoshpstvrk;mrlp m,x, z Sammantradesdatum.J:: TRANAs KOMMUN Sida 9 (14) 7 Information om samverkan med FST Demokratikommitten har under lång tid fört en dialog med representanterna från FST och kommit fram till att en förändring av samverkansformerna mellan kommunen och FST de funktionsnedsattas samarbetsråd i Tranås bör ske avseende kommande mandatperiod 1 januari december Förändringen bedöms kunna ske inom ramen för nuvarande organisation - MTV avseende begreppen miljö, tillväxt och välbefinnande. Demokratikommitten beslutade 5 den 18 juni 2014 följande: Demokratikommitten föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa följande former för samverkan mellan kommunen och FST - de funktionsnedsattas samarbetsråd i Tranås, Utgångspunkten för samverkansformen är FN:s konvention för rättigheter för personer med funktionsnedsättning, artikel 4 punkt 3. Här behandlas hur personer med olika funktionsnedsättningar skall kunna påverka samhällsutvecklingen i stort och smått. 1 Inom ramen för nuvarande organisation(mtv avseende begreppen miljö, tillväxt och välbefinnande) bildas ett samarbetsråd med representanter från Tranås Kommun och FST, nedan kallat Rådet För Funktionsnedsatta (RFF). Rådet är organisatoriskt knutet till kommunstyrelsen. 2 En ordförande samt ersättare i Rådet utses av kommunstyrelsen. 3 FST utser tre ledamöter samt ersättare i RFF 4 Till RFF utses tre fasta politiker samt ersättare. En från Teknik-och griftegårdsnämnden och en från Kultur- och fritidsnämnden samt en från Bygg-och miljönämnden 5 Vid behov, beroende på ärendenas art kallas berörda politiker och tjänstemän till RFF:s sammanträden 6 RFF sammanträder 4 ggr per år, varav ett sammanträde ska hållas i anslutning till kommunens budgetbehandling. Vid behov vid fler tillfällen. 7 En tjänsteman tilldelas uppgiften att fungera som fast sekreterare i RFF Denne/denna kallar, bereder ärenden efter behov samt skriver och expedierar protokoll 8 RFF är ett viktigt organ för överläggningar, samråd och ömsesidig information mellan företrädare för funktionsnedsatta och kommunens styrelser och nämnder. Det är angeläget att rådet ges reella möjligheter att fullgöra sina uppgifter och att dess synpunkter beaktas. RFF kan väcka förslag i nämnder och styrelser. Enklare åtgärder kan av RFF föreslås direkt till berörd förvaltning. RFF kan väcka förslag även hos andra aktörer än kommunen i samhället, såsom organisationer och företag. RFF ska ges möjlighet att lämna synpunkter i viktiga frågor som berör personer med funktionshinder som grupp.

10 - m!-. Sammantradesdatum.~t' TRANAs KOM MUN g Sida 10 (14) Rådet består av 3-4 politiker beroende på om ordföranden hämtas från kommunstyrelsen eller någon av de tre aktuella nämnderna. Frågor rörande socialtjänstens olika områden behandlas företrädesvis i de olika samverkansforum som finns inom socialnämndens verksamhetsområde. Det antecknades att FST helt ställde sig bakom föreslaget till nya samverkansformer. Under hösten har ett förslag till program för tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning inklusive samverkansformerna varit föremål för remissbehandling. I aktuella handlingar har ingen hänsyn tagits till vad demokratikommitten tidigare lämnat som förslag för att utveckla samverkansformerna mellan kommunen oh de funktionsnedsattas organisationer Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 3 mars föreslaget: att godkänna program för tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning i Tranås kommun med tillägget i avsnittet Ansvar och samverkan att kommunalråd och oppositionsråd deltar i samrädsmöte med FST två gånger per år tillsammans med ansvarig tjänsteman. Ärendet har varit föremål för behandling och beslut i kommunstyrelsen den 17 mars Viss information lämnas av de ledamöter i demokratikommitten som har kännedom om aktuell behandling. Det antecknas att det finns en motion kf 51/2014 från socialdemokraterna som behandlar behovet att förändring av samverkansformerna. Denna motion har tillstyrkts av demokratikommitten i beslut 6 den 18 Juni 2014 Detta beslut är översänt till kommunfullmäktige. Demokratikommitten får avvakta vidare diskussion rörande samverkansformerna efter det att ett Justerat protokoll finns. Demokratikommitten beslutar: att lägga informationen till handlingarna ~t..r"r"-<-<,,,-n----, , r-i:"'c11t-:-rlr-"n...,.<h-,,<-tv"7r.-"n"7rl" ,

11 I Justerares sion I Utdraosbestvrkilnne -..,. mz "~r TRANAs KOMMUN Sida 11 (14) B Uppföljning av utbildning för förtroendevalda den januari 2015 De förtroendevalda har haft utbildningsdagar den januari 2015 med anledning av ny mandatperiod. Utbildningen har omfattade genomgång av bland annat kommunallagen med bistånd av konsulten Axel Danielsson och information om kommunens organisation, styrsystem, budget, arvodesregler, ärendehantering m m. Flertalet av demokratikommitten ledamöter har deltagit i utbildningsdagarna och följande framåtsyftande synpunkter lämnas. Spela in utbildningsdagarna som sedan kan ses av förtroendevalda som inte haft möjlighet att delta i utbildningsdagarna samt för nya förtroendevalda som till räder senare under mandatperioden Aktuell dokumentation delas ut vid utbildningsdagarna och underlaget ska även finnas tillgängligt för de som senare väljer att se en Webb-sändning Inbjudan måste gå ut i god tid inför utbildningsdagarna Gällande arvode, ska det klart framgå vilka ersättningsregler som gäller för utbildningsdagarna avseende ordförandena och ledamöter samt övriga förtroendevalda. Demokratikommitten beslutar: att översända ovanstående framåtsyftande synpunkter på utbildningsdagar för förtroendevalda till kommunstyrelsen Beslutsunderlag: Kommunstyrelsens inbjudan till utbildningsdagar Uppföljning av utbildningsdagarna Expedieras till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

12 I Justerares sian I UtdraasbeslYrlIande m TRANAs KOMMUN Sida 12(14) 9 Information om Sveriges kommuner och landstings(skl) rapport" Information till alla 2014?" och e-tlänster Demokratikommitten har behandlat Sveriges kommuner och landstings rapport version 2014, Information till alla? i november månad Kommitten beslutade följande; att bjuda in kommunchefen för att få en fördjupad analys av aktuell undersökning och i övrigt få information över vilka insatser som planeras för att ytterligare stärka informationen via hemsidan och hur arbetet med införandet av nya e-tjänster fortlöper. Skl:s rapport Informationen till medborgarna har med åren fått en allt större betydelse inom den offentliga sektorn. Fler söker informationen via internet och förväntas hitta information och svar på sina frågor på kommunens webbplats. Det ökande trycket gör att mängden information ökar samtidigt som krav finns på att den ska vara aktuell och intressera läsaren. Många menar dessutom att kommunens webbplats är kommunens ansikte utåt, som skapar en image av kommunens verksamhet och resultat. Under 2009 lät SKL ett externt team av studenter granska alla kommuners webbplatser utifrån dryga 250 vanliga medborgarfrågor. Genom undersökningen ville man få en ögonblicksbild av läget. Syftet var givetvis även att också ta fram underlag för ett fortsatt lokalt förbättringsarbete. Resultaten togs emot väl av kommunerna och önskemål restes på uppföljningar. Sådana genomfördes 2010, 2011,2012,2013 och nu Många kommuner har sedan början av undersökningar gjorts stora förbättringar av informationen på sina webbsidor. Trots den skärpning av undersökningen som gjordes 2012 fortsätter förbättringarna. Ytterligare en skärpning av frågorna samt ett tillägg om frågor som rör webben utifrån ett företags perspektiv har gjorts Den genomsnittliga svarsfrekvensen är idag ca 78 % och det är många kommuner som närmar sig 100 %. Materialet lämpar sig utmärkt för jämförelser och visar på goda exempel som i även fortsättningsvis kan inspirera andra kommuner i sitt förbättringsarbete med informationen på webben. Gör man en ren siffergenomgång i vilken rikets resultat minskas med Tranås resultat erhålls en sammantagen differens. År 2009 uppgick denna differens till- 88 innebärande att Tranås uppnådde ett sämre resultat i åtta av de totalt 12 områdena. Utveckling således: år 2009, -88, år , år , år ,år och år Således en positiv utveckling fram till år 2012 därefter ett något försämrat resultat i jämförelse med riket

13 I Justerares sian I Utdraasbestvrkande m TRANAs KOMMUN Sida 13(14) 9 Område Tranås Riket jämförelse Öppenhet & påverkan Förskola Grundskola Gym nasieskola Äldreomsorg Individ- och familj Handikappomsorg Bygga & Bo Gator/vägar m.m O Tillstånd, näringsliv m.m Ideell sektor, kultur & fritid Sökfunktion summa Webbutvecklaren vid Tranås United AB Oscar Lövgren och Kommunchef Roger Westman informerar om hur Tranås kommun arbetar med att utveckla hemsidan med bland annat utgångspunkt från Skl:s rapport. Det konstateras att sökfunktionen är mycket viktig, människor använder denna för att få svar på konkreta frågor. Respektive förvaltning med sina redaktörer har ansvar för innehållet på hemsidan och att denna är aktuell. Webbutvecklaren går tillsammans med förvaltningarna igenom de frågor som inte resulterat i träff eller delvis träff vid skl:s sökning. Man gör en värdering om vad som är angeläget att förändra. När det gäller e-tjänster, från den enklaste till mer komplicerade är inriktningen att antalet ska öka med 10 nya-e-tjänster per år. Vid en sökning på ordet e-tjänst på kommunens hemsida erhålls en lista innehållande 26 e-tjänster. Sammanfattningsvis konstaterar demokratikommitten att utifrån en jämförelse för perioden mellan Tranås kommuns resultat och genomsnittet i riket är potentialen till förbättringar betydande. Demokratikommitten beslutar: att lägga informationen till handlingarna Beslutsunderlag: Sveriges kommuner och landstings rapport, år 2014, Information till alla? Några jämförelser, spindeldiagram Sök resultatet på ordet e-tjänster på kommunens hemsida Expedieras till Kommunfullmäktige