Kallelse Sammanträdesdatum

Transkript

1 Kallelse Sammanträdesdatum Plats Kvarnkullen Tid Torsdagen den 9 oktober kl. 17:00-22:00 Elisabeth Mattsson (FP) Ordförande Fredrik Skreberg Sekreterare KOMMUNFULLMÄKTIGE ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

2 Kallelse Sammanträdesdatum Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop Formalia 2 Val av två ledamöter att justera sammanträdets protokoll Utses 3 Tillkommande och utgående ärenden Fastställs Information 4 Kommunalrådets ekonomiska rapport till kommunfullmäktige Antecknas Ärenden från kommunrevisionen 5 KS2014/ Granskningsrapport gällande kommunens insatser för elever som inte påbörjat eller avslutat sina gymnasiestudier Bilaga 6 KS2014/ Granskningsrapport gällande upphandling av entreprenad: väg, gata, park Bilaga 7 KS2014/ Granskningsrapport gällande utbetalningsprinciper vid personlig assistans Bilaga Antecknas Antecknas Antecknas Ärenden från kommunfullmäktiges beredningar 8 KS2014/ Samverkan inom vård och omsorg Bilaga Enligt Välfärdsberedningen / Kommunstyrelsen KOMMUNFULLMÄKTIGE

3 Kallelse Sammanträdesdatum Ärenden från kommunstyrelsen 9 KS2012/ Exploateringsavtal för detaljplan för Rollsbo Östergård, del av Rollsbo 1:32 m fl Bilaga Ytterligare beslutsunderlag till ärende 9-12 återfinns i kallelsen till kommunstyrelsens sammanträde den 17 september KS2012/ Detaljplan för Rollsbo Östergård verksamhetsområde - Beslut om antagande Bilaga 11 KS2014/ Revidering av rådet för funktionshinderfrågors reglemente Bilaga 12 KS2014/ Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda Bilaga 13 KS2014/901-4 Redovisning av pågående motioner Bilaga Protokollsutdrag från kommunstyrelsen tillkommer och skickas ut separat efter att kommunstyrelsen behandlat ärendet. Enligt kommunstyrelsen Enligt kommunstyrelsen Enligt kommunstyrelsen Enligt kommunstyrelsen Enligt kommunstyrelsen Svar på motioner 14 KS2011/ Svar på Motion om nattstopp Bilaga 15 KS2014/441-4 Svar på motion om politisk jämställdhet Bilaga Enligt kommunstyrelsen Enligt kommunstyrelsen Inkomna motioner, interpellationer och frågor 16 KS2014/ Motion gällande en levande landsbygd och god, hälsosam och giftfri mat till våra medborgare Remitteras KOMMUNFULLMÄKTIGE

4 Kallelse Sammanträdesdatum Bilaga 17 KS2014/ Motion om utökad cykelbana Kärna - Kovikshamn/Tjuvkil Bilaga 18 KS2014/ Motion om utredning kring motorgård i Kärna Bilaga 19 KS2014/ Motion om strömkraft vid Ormo skärmar Bilaga 20 KS2014/ Motion om utomhusbad i centrala Kungälv sommartid Bilaga 21 KS2014/ Motion om att öka tillgängligheten i Fontin under vinterhalvåret Bilaga 22 KS2014/ Motion om kommunstyrelsens reglemente Bilaga Remitteras Remitteras Remitteras Remitteras Remitteras Remitteras Övrigt 23 Avtackningar Antecknas KOMMUNFULLMÄKTIGE

5 Kungälvs kommun Revisorerna Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige för kännedom Granskningsrapport: Granskning av kommunens insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier Kungälvs kommuns revisorer har genom Deloitte gjort en granskning avseende kommunens insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. Vi anser att Kungälvs kommun i många delar bedriver ett gott arbete för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. Dock saknas det bland annat dokumenterade riktlinjer avseende ansvar, uppdrag och resurser samt hur styrning, uppföljning och kontroll av det arbetet ska ske, varför vår slutliga bedömning är att kommunens insatser inte är tillräckliga och därmed ej ändamålsenliga. Utifrån vad som framkommit i granskningen redovisas följande rekommendationer: Besluta i kommunstyrelsen om inriktningen på arbetet kring elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier, både på grund av arbetets väsentlighet och dess sektorövergripande karaktär. Fastställ och dokumentera mål, ansvar, riktlinjer, rutiner och resurser för kommunens insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. Ta fram riktlinjer för hur kommunen ska säkerställa att Barnkonventionen tillämpas på ett korrekt sätt i alla verksamheter. Säkerställ att införskaffa relevant information om de elever vars förehavanden kommunen inte känner till. Fortsätt analysarbetet, inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet, för att komma till rätta med den relativt låga andelen behöriga sökande till universitet/ högskola jämfört med riket. Säkerställ att stöd till alla elever sker på ett ändamålsenligt och likvärdigt sätt så att inte brister i detta exempelvis orsakar avhopp under skoltiden. För övrigt hänvisas till bifogad granskningsrapport. Svar om vidtagna/planerade åtgärder önskas senast den 16 december Kungälvs kommuns revisorer Ywonne Nordin Jan Abrahamsson KOMMUNREVISIONEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

6 Ordförande Vice ordförande KOMMUNREVISIONEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST HEMSIDA

7 Augusti 2014 Johan Osbeck och Helena Jonebrant Kungälvs kommun Granskning av kommunens insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier

8 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 3 2. Granskningsresultat 6 3. Diskussion och bedömning 16

9 Sammanfattning Deloitte AB har av Kungälvs kommuns förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att granska kommunens insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. Revisionsfråga Är kommunens insatser, till stöd för ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad, ändamålsenliga? Svar på revisionsfråga Vi anser att Kungälvs kommun i många delar bedriver ett gott arbete för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. Dock saknas det bland annat dokumenterade riktlinjer avseende ansvar, uppdrag och resurser samt hur styrning, uppföljning och kontroll av det arbetet ska ske, varför vår slutliga bedömning är att kommunens insatser inte är tillräckliga och därmed ej ändamålsenliga. Utifrån vad som framkommit i granskningen lämnas följande iakttagelser och rekommendationer: Iakttagelser Kungälvs kommun uppvisar ett stort antal flexibla och individanpassade lösningar för elever mellan 16 och 20 år som av en eller annan anledning har problem under gymnasietiden. Trots att det saknas dokumenterade riktlinjer för samverkan upplever de flesta intervjuade att samarbetet över sektorsgränserna fungerar väl i praktiken. Kungälvs kommun låg mellan åren bättre än eller lika med kommunerna i Västra Götalandsregionen samt riket som helhet avseende gymnasieelevers behörighet till universitet/högskola. Därefter har, fram till år 2013, behörigheten till gymnasiet inom Kungälvs kommun sjunkit och ligger nu ca 10 procentenheter under övriga kommuner. Kommunen har ansträngt sig under ett par år för att en högre andel elever än tidigare ska fullfölja sin gymnasieutbildning och det kan, enligt kommunen, vara en delorsak till att andelen behöriga till universitet/ högskola sjunkit. De elever som man lyckas få att fullfölja utbildningen har som regel lägre betyg än övriga vilket då medför att andelen behöriga till universitet/ högskola minskar. Den återstående skillnaden mellan kommunen och riket är dock fortfarande relativt stor varför det är viktigt att kommunen analyserar skillnaden och därefter sätter in relevanta åtgärder. Det bör påpekas att Kungälvs kommun endast har direkt möjlighet att påverka gymnasieutbildningen för 60 % av de elever som är folkbokförda i kommunen. Resterande 40 % går gymnasiet någon annanstans. Det förekommer olika uppfattningar bland medarbetare inom sektor Skola om hur stöd till elever i behov av särskilt stöd sker och i vilka åldrar insatserna ska göras. Under intervjuerna framkommer också en oro för att bristande insatser i tidiga åldrar bl.a. leder till svårigheter eller avhopp under gymnasiet. Vid tidpunkten för intervjuerna, april/juni 2014 fanns det enligt de intervjuade 3 ungdomar (mellan 16 och 20), skrivna i Kungälvs kommun, som kommunen inte hade uppgifter om var de befann sig. Kommunen arbetar, enligt egen utsago, inte på ett formaliserat sätt med Barnkonventionen. 1

10 Rekommendationer Fastställ och dokumentera mål, ansvar, riktlinjer, rutiner och resurser för kommunens insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. Ta fram riktlinjer för hur kommunen ska säkerställa att Barnkonventionen tillämpas på ett korrekt sätt i alla verksamheter. Säkerställ att införskaffa relevant information om de elever vars förehavanden kommunen inte känner till. Fortsätt analysarbetet, inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet, för att komma till rätta med den relativt låga andelen behöriga sökande till universitet/ högskola jämfört med riket. Säkerställ att stöd till alla elever sker på ett ändamålsenligt och likvärdigt sätt så att inte brister i detta exempelvis orsakar avhopp under skoltiden. Göteborg, augusti 2014 DELOITTE AB Johan Osbeck Certifierad kommunal revisor Helena Jonebrant Revisor 2

11 1. Inledning I denna del redogörs för granskningens syfte och upplägg samt en kort genomgång av relevanta nationella och lokala styrdokument. 1.1 Bakgrund Deloitte AB har av Kungälvs kommuns förtroendevalda revisorer fått uppdraget att granska kommunens insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. I förfrågningsunderlaget framgick att en stor del av barnen saknar behörighet till högskola och universitet. De förtroendevalda revisorerna har tagit del av ungdomars frustation att inte få den hjälp de behöver. Risken finns att dessa ungdomar hamnar utanför samhällsgemenskapen. 1.2 Syfte och avgränsning Granskningen syftade till att beskriva och undersöka vilka insatser kommunen gör till stöd för ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad. Tyngdpunkten i granskningens var riktad mot årskullarna födda 1994 till Revisionsfråga och revisionskriterier Är kommunens insatser, till stöd för ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad, ändamålsenliga? Underliggande frågeställningar Alla underliggande frågeställningar nedan har bäring på revisionsfrågan ovan. Vad görs inom skolan? Vad görs inom sociala? Vilka kommunala myndigheter/instanser blir inkopplade? Hur samarbetas det över sektorsgränserna? Vad finns för alternativ för dessa ungdomar? Hur många får inte relevant hjälp? På vilket sätt beaktas barnkonventionen i vilken mån en elev skall få tillräcklig hjälp efter elevens behov? Varför skriver man ut ungdomar från gymnasiet/skolan mot deras vilja på grund av att de varit där i liten grad? Vem skall ta hand om dessa ungdomar som inte är fyllda 20 år? För att svara på ovanstående revisionsfrågor och syftet med granskningen har vi brutit ner frågorna i ytterligare frågeställningar som tillsammans med revisionsfrågorna ligger till grund för vår granskning: Vilka åtgärdsplaner finns inom skolan för att kunna höja antalet ungdomar som erhåller behörighet till högskola och universitet? Finns det några specifika insatser som genomförs för att stödja de ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad? Finns det några gemensamma insatser som genomförs av skolan och den sociala sektorn för att komma till rätta med situationen? Har situationen under de senaste åren förvärrats eller förbättrats avseende andelen som blir behöriga till universitet/högskola? Vad anser skolan vara de avgörande orsakerna till att en stor andel ungdomar saknar behörigheter till högskolan/universitet? 3

12 Granskningens revisionskriterier var: Skollagen, Förvaltningslagen samt kommunens interna styrdokument, riktlinjer och handlingsplaner. 1.4 Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts utifrån följande steg: Inläsning av dokument Tagit del av 3 årskullars data: -94, -95, -96 avseende ungdomarnas olika kända sysselsättningar. Intervjuat berörda tjänstemän/politiker knutna till sektorerna Skola samt Arbetsliv och stöd Riktade intervjuer utifrån den första intervjuomgången. 1.6 Faktakontroll Rapporten är faktakontrollerad av kommunens representanter. 1.7 Lagstiftning och styrdokument Kommunens skyldighet enligt första stycket omfattar inte de ungdomar som genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om den behandling av personuppgifter som är nödvändig för att kommunen ska kunna genomföra sin skyldighet enligt första stycket Förvaltningslagen I Förvaltningslagen står det att de kommunala förvaltningarna ska samarbeta. 2 Förvaltningarna ska alltså samarbeta med varandra utifrån de behov som uppkommer i verksamheterna, för att fullfölja fullmäktiges uppdrag Barnkonventionen Trots att Sverige förbundit sig att följa barnkonventionen finns det, enligt Unicef, brister i både lagstiftning och praxis. FN:s barnrättskommitté som granskar hur stater följer barnkonventionen har flera gånger kritiserat Sverige Skollagen I Skollagen 26 kapitlet 9 regleras vilket ansvar kommuner har att hålla sig informerade om icke skolpliktiga ungdomar mellan 16 och 20 år: Information om icke skolpliktiga ungdomar 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. FN:s konvention om barnets rättigheter, även kallad barnkonventionen, är ett rättsligt bindande dokument som innehåller bestämmelser om mänskliga rättigheter för barn. Barnkonventionen antogs den 20 november 1989 av FN:s generalförsamling. Idag har 193 stater ratificerat (förpliktat sig att följa) barnkonventionen. Den svenska regeringen ratificerade (statlig förbindelse att följa internationell överenskommelse) konventionen 1990 utan några reservationer (se Prop. 1989/90:107). Men trots det gäller inte barnkonventionen som svensk lag idag. Det innebär att konventionen inte har samma status som andra svenska 1 SFS , 26 kap Lagen om det kommunala informationsansvaret vad gör Norrköping, Delrapport 2, Karin Mårtensson,

13 lagar. Det har medfört att den idag avfärdas av många myndigheter och politiker. I stället för inkorporering av barnkonventionen har Sverige valt en transformeringsmetod som innebär att våra lagar ändras och anpassas till konventionens bestämmelser. 3 Delar ur barnkonventionen kopplat till denna granskning Artikel 3 Barnets bästa ska alltid komma i första rummet. Artikel 4 Konventionsstaterna ska sträva efter att till det yttersta av sina tillgängliga resurser söka förverkliga barnets sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter. När resurserna inte räcker till bör man söka lösningar genom internationellt samarbete. 4 Unicef menar att det finns många offentliga aktörer som inte tar Barnkonventionen på tillräckligt stort allvar. arbete på en inkluderande arbetsmarknad. I tolkningen av målet skriver kommunen vidare att Inga unga ska av arbetsmarknadsskäl uppbära försörjningsstöd. Kostnaderna för försörjningsstöd ska växlas mot proaktiva insatser för att motverka passivt försörjningsstöd. exempel på proaktiva insatser är stödanställningar, praktikplatser med handledare. För att veta att arbetet är på rätt väg finns även två indikatorer formulerade i Årsplan 2014: Halvera kostnaden för försörjningsstöd i förhållande till bokslut 2010 Alla ungdomar ska erbjudas åtgärder inom tre veckor i samarbete med arbetsförmedlingen Under punkten 7.5 Sammanställning av sektorernas underlag till förvaltningens årsplan finner vi att Sektor arbetsliv- och stöd bl.a. är ansvariga för ungdomssysselsättningen. Kommentar Det är viktigt att Kungälvs kommun arbetar aktivt för att inte bli/ vara en kommun som inte tar Barnkonventionen på tillräckligt stort allvar Kommunala mål och riktlinjer I Årsplan 2014 Kungälvs kommun beskriver kommunen bl.a. ett stort antal resultatmål som kommunstyrelsen ska uppnå. Det 16:e resultatmålet är Fler i

14 2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier redogörs i följande kapitel resultatet av genomförd granskning med kommentarer. Följande frågor har, tillsammans med revisionsfrågan, använts som frågeunderlag under de intervjuer som har genomförts med de olika respondenterna. Svaren som följer är en sammanfattning av deras gemensamma svar. Finns det inom Kungälvs kommun något styrdokument eller policy som beskriver hur insatserna till stöd för ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad skall hanteras inom kommunen? Kommunnivå På kommunnivå finns det budgetdirektiv och årsplaner antagna av kommunstyrelsen som innebär att alla ungdomar ska kunna klara sina mål och att ingen ungdom utan särskilda skäl ska ha försörjningsstöd. (generations - och verksamhetsansvar för en hållbar utveckling). Under intervjuerna framkom emellertid att kommunen inte har några styrdokument eller riktlinjer som direkt hanterar hur, när och vilka insatser kommunen skall ha för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier, dvs kommunens insatser till stöd för ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad; Sektor Skola Skolan utgår främst från individuella utvecklingsplaner för varje elev, (IUP:er), för att se till varje elevs specifika behov. Skolchefen skriver bl.a. en Verksamhetsplan 5 med kommunens årsplan som bas. När eleverna lämnar grundskolan för gymnasiet blir skolgången frivillig men här har kommunen ett styrdokument 6 som hanterar denna övergång under sommaren så att ingen elev ska tappas bort. Kommunen har även upprättat riktlinjer 7 för så kallade hemmaplanslösningar för de ungdomarna som har behov av särskilt stöd. Sektor Arbetsliv och stöd Likt sektor Skola så skriver även Arbetsliv och Stöd sin verksamhetsplan 8 utifrån kommunstyrelsens årsplan. Tolkningsutrymme Under intervjuerna framkom att rektorerna har väldigt olika uppfattning om hur elever som inte fullföljer sina studier ska stöttas och hur skolans styrdokument används. Det kan vara en följd av att Kommunstyrelsen inte har utfärdat regler för hur detta uppdrag ska lösas. 5 Verksamhetsplan 2014, Sektor Skola 6 Övergång grundskola gymnasium inför läsåret 2014/15 för Kungälvs kommuns ungdomar 7 Verksamhetsplan Hemmaplanslösning Kungälvs Kommun 8 Verksamhetsplan 2014, Sektor Arbetsliv och Stöd 6

15 Respondenterna har även uttryckt att de tolkningsutrymmen som finns i både statliga och kommunala styrdokument kan bidra till att insatser för barn i behov av särskilt stöd varierar starkt mellan olika skolor. Det har, menar de, i sin tur lett till att vissa elever har hoppat av gymnasiet för att de inte har fått den hjälp som de rimligen har rätt till. Övrigt I sin rapport Lagen om det kommunala informationsansvaret - vad gör Norrköping, skriver Karin Mårtensson bl.a. följande: Om det ska bli ett verkligt samarbete om uppföljningsansvaret krävs ett politiskt beslut om detta. Skolverket menar att om kommunen saknar ett politiskt beslut och formell ansvarsfördelning kommer ansvaret att flyta mellan olika förvaltningar, verksamheter och personer och risken ökar för att ungdomar faller mellan både kommunala och externa myndigheters stolar. 9 Enligt en proposition från regeringen per den 13 mars så kommer kommunens nuvarande informationsansvar ersättas med ett aktivitetsansvar, förändringen föreslås träda i kraft den 1 januari Förändringen innebär att kommunen inte endast ansvarar för att ha kontroll över ungdomar mellan 16 och 20 år utan även har i uppgift att erbjuda de ungdomar som berörs av lämpliga individuella åtgärder som i första hand ska motivera till utbildning. Kommunerna kommer att få i uppgift att föra ett register över de ungdomar som omfattas av ansvaret och att dokumentera sina insatser på ett lämpligt sätt. Kommentarer Kommunen saknar dokumenterade riktlinjer för hanteringen av ungdomar mellan 16 och 20 år som inte går gymnasiet. I intervjuerna har det framkommit att det inom olika delar i kommunen finns tolkningsutrymme och olika hantering av ungdomar mellan 16 och 20 år som inte går gymnasiet. Detta kan leda till kvalitetsbrister och försämrad likabehandling och rättssäkerhet för de berörda ungdomarna. Det kan också, enligt respondenterna, leda till avhopp från gymnasiet när elever i behov av särskilt stöd inte får det stöd de behöver. Det är väsentligt att kommunen bevakar kommande lagstiftning för att kunna vara förberedda på förändringskrav. Det kan finnas goda skäl för kommunen att dokumentera riktlinjer samt besluta om ansvar, kring hanteringen av elever som inte börjar eller hoppar av gymnasiet, då detta är en sektorövergripande fråga. Vad görs inom skolan? Problemupptäckt När en elev uppvisar en allt för hög frånvaro skrivs en rapport av undervisande lärare. Därefter följer elevhälsokonferenser där eleven, föräldrar, rektor, yrkesvägledare samt andra ansvariga medverkar. Här förs en diskussion om vad som har medfört den höga frånvaron, t.ex. fel programval eller något på det sociala eller privata planet. Praktikplats En lösning som, enligt de intervjuade, ofta verkar fungera väl är att eleven får en praktikplats istället och gör ett uppehåll med studierna. Det kan både handla om helpraktik eller halvpraktik där eleven läser de kurser som fungerar väl. Om eleven fortsätter att vara inskriven i gymnasieskolan så får de dessutom studiebidrag och tillgång till elevhälsan. Vidare märker personal inom Sektor Skola att det ofta gynnar eleven att läsa kvar på vissa kurser då det gör det lättare att komma tillbaka fullt ut till skolan och därefter avsluta sina studier. De märker också att en kort praktik gör stor nytta och att de flesta sedan kommer tillbaka till skolan och läser klart sina kurser utan problem. 9 Lagen om det kommunala informationsansvaret vad gör Norrköping, Delrapport 2, Karin Mårtensson, Regeringens Proposition 2013/14:191 7

16 Direkt kontakt med berörda elever När det gäller gymnasiet så har kommunen en medarbetare anställd med inriktning att jobba med de ungdomar som är på väg att sluta, har slutat eller är i riskzonen för att lämna gymnasiet. Återrapportering av de ungdomar som är berörda ska ske till gymnasiechef en gång per månad. Preparand-år För de som saknar behörighet till ett nationellt program så finns det möjlighet att gå ett preparand-år där det krävs att eleven är studiemotiverad och bedöms kunna bli behörig till ett nationellt program inom ett år. Det finns även andra typer av individuella program där antalet kurser och typ av kurser anpassas helt till elevens behov och studierna kan även blandas med aktiviteter såsom exempelvis praktikplats. Elever i behov av särskilt stöd Under intervjuerna framkom synpunkter om att elever med dyslexi och andra svårigheter uppmärksammas först i gymnasiet då detta skjuts upp under grundskolan med argument att de mognar sen och det kommer att lösa sig när de blir äldre. Bland vissa av de intervjuade fanns det en frustration över detta. Andra menade dock att det finns en bra uppföljning av elever redan från BVC (barnavårdscentralen) och grundskolan och att det finns en bra screening av elevernas svårigheter dock menar de att de som jobbar i skolan kan bli ännu bättre på att möta elever och dess behov. Kommentarer Skolan agerar, enligt respondenterna, och erbjuder individuellt anpassade lösningar med hög flexibilitet. Det förekommer olika uppfattning om hur stöd till elever i behov av särskilt stöd sker och i vilka åldrar. Det är väsentligt att kommunen säkerställer att stöd till dessa elever sker på ett ändamålsenligt sätt så att inte brister i detta orsakar avhopp från studier. Vad görs inom sociala? Kungälvs Resurscenter Sedan 2010 finns Kungälvs Resurscenter som är ett samarbete mellan skola och socialtjänsten där medverkande i nätverket träffas ca två gånger per månad. Vägar till arbete Vägar till arbete är ett nätverk/projekt som har pågått mellan Habilitering, LSS, Arbetsförmedling, Försäkringskassan m.fl. att få ut gymnasielever med olika funktionshinder i arbete, projektet stöttas av allmänna arvsfonden. Utgångspunkten Utgångspunkten är en rehabiliteringsverksamhet för unga vuxna mellan 18 och 29 år. Det är en väg tillbaka för de som har hamnat fel, en hjälp att våga igen. Verksamheten riktar sig till de som står utanför arbetslivet och inte kommer in och man kan få hjälp med att bli slussad till psykolog, praktikplats, studier mm. Trygga ungdomsmiljöer Trygga ungdomsmiljöer är från grunden en sammanslagning av medarbetare från socialtjänst och fritidsledare från olika fritidsgårdar. Arbetet består av att sysselsätta ungdomar på deras fritid, både främjande och förebyggande. Ungdomarna som är involverade kommer både från högstadiet och gymnasiet. Koppling till skola Medarbetade från trygga ungdomsmiljöer försöker ha en stark koppling till skolan och ta kontakt med lärare om de ser elever som är skoltrötta och är på väg att hoppa av. Här försöker de hitta alternativa vägar för dessa elever att komma tillbaka till skolan. I verksamhetsplanen för sektor Arbetsliv och Stöd beskrivs hur de ska arbeta med kommunstyrelsens resultatmål samt indikatorer för hur arbetet går. Ett av målen är Fler i arbete i en inkluderande arbetsmarknad där en av 8

17 indikatorerna är att Inga unga ska av arbetsmarknadsskäl uppbära försörjningsstöd. Kommentar Ett antal olika verksamheter och alternativ som verkar för att få fler unga att slutföra sina studier, erbjuds eleverna inom Kungälvs kommun. Vilka kommunala myndigheter/instanser blir inkopplade och hur sker samarbete över sektorsgränserna? Samordnare och nätverk Sektorerna Skola samt Arbetsliv och stöd har kontakt över sektorsgränserna och inom Sektor Skola finns en samordnare som har ansvaret för att ha kontroll över vilka som inte går i gymnasiet, vad dessa ungdomar finns och ta reda på vad de gör istället. Samordnaren är med i ett nätverk (det finns inget namn på nätverket och den finns inte på papper ) som jobbar över gränserna med dessa frågor. Utgångspunkten Ett annat exempel för arbete över sektorsgränserna är arbetet i Utgångspunkten. Här möts både kommunala och statliga aktörer, (arbetsförmedling/vuxenutbildning/socialtjänst/arbetslivscentrum) och är en fysisk plats för dem att mötas som inte har någonstans att gå och som har hamnat utanför arbetsmarknaden och inte hittar någon väg in. Mobila teamet Mobila teamet Målet är att hjälpa elever att återkomma till skolan och jobbar utifrån skolans stödenhet. Mobila teamet är mycket kreativa och flexibla i sina insatser, enligt de intervjuade. Det övergripande målet är att hjälpa skolan att hitta egna lösningar för eleven på längre sikt. Teamet utvecklades i samband med att hemmaplanslösningarna implementerades i kommunen. Öppen och god dialog mellan kommunens olika enheter Från vuxenutbildningens sida så menar ansvarig respondent att samarbetet mellan sektor Arbetsliv och stöd och vuxenutbildningen fungerar bra och att de har en tät dialog. Dialogen sker både avseende unga som inte kommer in på arbetsmarknaden men dialog sker även avseende de äldre. Dialogen mellan vuxenutbildningen och gymnasieskolan sker öppet och informellt. En stor del av dialogen sker mellan studie och yrkesvägledare på vuxenutbildningen och övriga på gymnasiet. Vuxenutbildningen har i dagsläget två SYV (studie- och yrkesvägledare) anställda och respondenterna anser att det är en bra nivå på resurser. En av de intervjuade politikerna beskriver att Kungälvs kommun är en liten kommun som har bra och nära kommunikation och att ansvaret är decentraliserat. Kommentar Trots att det saknas dokumenterade riktlinjer för samverkan upplever de flesta intervjuade att samarbetet över sektorsgränserna och inom respektive sektor fungerar väl i praktiken avseende insatser för elever som inte påbörjar eller fullföljer sina gymnasiestudier. Vad finns för alternativ för dessa ungdomar? Individuella programmet Ett alternativ som erbjuds ungdomar som ej är behöriga att söka till gymnasiet är det Individuella programmet. Under intervjuer framkom att det individuella programmet i undantagsfall även kan omfatta ungdomar med behörighet till gymnasiet, men som av olika anledningar inte klarar av eller vill gå kvar på befintlig linje. Det framkommer tydligt under intervjuerna att skolan strävar efter att ha ett mänskligt perspektiv, med mål att eleven ska må så bra som möjligt. 9

18 Praktikplats Vid våra intervjuer framkom att det finns en praktiksamordning inom skolan. Den ansvarar för att hitta alternativa lösningar till elever som t.ex. kan läsa färre kurser en tid och kombinera detta med en praktikplats alternativt vara på en praktikplats 100 % under en viss tid. Ett gemensamt mål är dock att skapa en plan för att eleven ska kunna hitta tillbaka till studiemotivationen och slutföra sina gymnasiestudier. Folkhögskolor eller specialprogram De intervjuade framförde också att Kungälvs kommun även i vissa fall köper platser på folkhögskolor eller på specialprogram som erbjuds i andra kommuner, oftast för elever som behöver detta av sociala skäl eller att de t.ex. behöver extra stöd och mindre grupper eller om programmet erbjuder en specifik inriktning som intresserar och motivera eleven att slutföra sina studier. Vuxenutbildning Ytterligare alternativ för dessa ungdomar kan vara kommunens Vuxenutbildning (VUX) vilket är en resurs till gymnasiet. Från intervjuerna framkom att om de upptäcker ungdomar som kommer till gymnasiet och känner att de inte platsar så kan de få det lugnare och en bättre arbetsro i VUX. Det sker ett direkt samarbete mellan gymnasiet och VUX. Eleven kan fortsätta att vara inskriven på gymnasiet och ansvariga rapporterar sedan till gymnasiet. Eleven får därmed tillgång till skolhälsan och läromedel mm som denne är berättigad till på gymnasieskolan. VIP VIP står för Vuxenutbildning individuell pedagogik och startade då ansvariga på vuxenutbildningen såg att andelen elever som avbröt studierna var för hög. För många visade det sig svårt att fortsätta när de inte klarade en kurs eller två och istället rasade allt. På VIP läser man en orienterande kurs och kravet är att man är närvarade och får hjälp av extra pedagog. På så sätt kan de fortfarande erhålla CSN och gå kvar, om än lite längre tid. I kursen ingår bland 11 Göteborgs Regionens ungdomsuppföljningssystem. annat planering, strukturering och rutiner för studier samt studieteknik. Det erbjuds även stöd och i elevens ordinarie kurser. Kommentar Kommunen erbjuder en rad alternativa lösningar för ungdomarna. Hur många får inte relevant hjälp? I nuläget (vid tidpunkten för intervjuerna, juni 2014) är det enligt kommunen 3 ungdomar (mellan 16 och 20 år) skrivna i Kungälvs kommun som kommunen inte vet var de är någonstans, informationen ska finnas i GRUUS 11. När de fyller 20 så åker de ut ur systemet GRUUS och då har kommunen inte längre koll på dessa ungdomar. Vi bad kommunen om en sammanställning över de tre äldsta kullarna som finns i kommunens system: -94, -95, -96. Data togs ut den 25/6 varför årskull -94 endast består av delar av den årskullen. Alla födda före den 25/6 har automatiskt tagits ur systemet. Se Tabell 1 nedan. Tabell 1. Ungdomar födda i Kungälvs kommun och deras sysselsättning. Utanför gymnasieskola 12 Årskull 94* Okänd händelse** Aldrig börjat Ej antagen Ej sökt inom GR Arbetar Arbetssökande Avbrott Kvar i grundskola Annat Utanför gymnasiet, totalt *Endast personer födda efter 25/6-94, **Händelse har inte specificerats i GRUUS, oklart om dessa står utanför gymnasiet. 12 Tabellen är hämtad ur Kungälvs kommuns elevregistreringssystem GRUUS 25/6, 2014 med sökbegreppet Ungdomar som inte går på skola. 10

19 Data i tabell 1 ovan är, enligt kommunen, inte helt kvalitetssäkrad. Utöver det som är inmatat i GRUUS, finns kompletterande manuell dokumentation. Tillsammans ger de bilden, såsom beskrivits ovan, att kommunen saknar information om 3 elevers förehavanden. Kommentar Vi anser att kommunen snarast bör tillse att skaffa sig relevant information om de elever vars förehavanden de inte känner till. För att säkerställa att kommunen har kontroll över alla ungdomar mellan 16 och 20 år som är skrivna i kommunen krävs, enligt vår bedömning; Beslutade dokumenterade riktlinjer för hur det ska ske, system som kan hantera informationen och som är ändamålsenliga att arbeta i, rutiner för arbetets olika processer såsom registrering, kontroller, rapportering samt kompetens om detta inom flera delar i organisationen för att skapa en säkerhet vid eventuella tjänstledigheter och sjukskrivningar etc. På vilket sätt beaktas barnkonventionen i vilken mån en elev skall få tillräcklig hjälp efter elevens behov? Kommunen arbetar inte med Barnkonventionen formaliserat, utan menar att de bara tar individens bästa i centrum. Kommentar För att säkerställa att kommunen i alla processer följer Barnkonventionen är det, menar vi, viktigt att reglera hur detta ska ske i lämpligt styrdokument. I de kommunala styrdokument vi granskat har vi inte funnit några konkreta explicita skrivningar om tillämpning kopplade till Barnkonventionen. Varför skriver man ut ungdomar från gymnasiet/skolan mot deras vilja på grund av att de varit där i liten grad? Under intervjuer så framkom det att när kommunen har jobbat på alla sätt och testat allt som går med en elev, så har skolan rätt att skriva ut dem från skolan. Detta arbete tar oftast lång tid, mer än 1 månad. Det skickas också en orosanmälan till socialtjänsten, sambandsenheten samt brev till föräldrar och elev. De intervjuade beskriver att de upplever det som en gråzon när skolan är orolig och vill ha hjälp från sociala, men där de på sociala förvaltningen inte ser att det behövs en utredning ur socialtjänstens perspektiv. När oanmäld frånvaro uppgår till mer än 3 4 veckor och eleven inte hör av sig eller går att få tag på skickas ett brev till denna elev om att eleven har valt att skriva ut sig själv. Rektorerna har tagit ett beslut om att de inte längre ska skicka brev om att de är utskrivna, utan att de ska ha ett möte först med den eleven för att berätta om vilka möjligheter som finns. Kommentar Det framkommer i granskningen att skolan inte lättvindigt skriver ut elever utan det har föregåtts av många steg dessförinnan. Vilka åtgärdsplaner finns inom skolan för att kunna höja antalet ungdomar som erhåller behörighet till högskola och universitet? Det finns en årsplan inom sektor skola och där det nämns att de ska öka måluppfyllelsen. Några respondenter ur Sektor Skola uttrycker att det kanske inte är lika viktigt att göra åtgärdsplaner som att istället arbeta med att åtgärda problemen. Kommentar Vi bedömer att det är bra att kommunen strävar efter att vara handlingsinriktad. Utan dokumenterad analys av problemet med vidhängande 11

20 åtgärdsplan är det emellertid mycket svårt att utvärdera genomförda insatser för att kunna utvecklas vidare. Finns det några specifika insatser som genomförs för att stödja de ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad? Inga specifika åtgärder eller projekt genomförs utan det styrs helt av individens behov. Kommentar Ovan, i denna rapport, redovisas en rad olika möjligheter som kommunen skapat för att kunna stödja de ungdomar som saknar utbildning i tillräcklig grad. Ur Skolverkets statistikdatabas går att finna följande data avseende Kungälvs elevers utveckling gällande behörighet till universitet/ högskola, se figur 1, nedan: Grundlägg behörighet t univ o högsk, andel (%) av elever i huvudmannens skolor, Finns det några gemensamma insatser som genomförs av skolan och den sociala sektorn för att komma till rätta med situationen? Finns det några separata insatser från de olika sektorerna? Sedan 2011 finns Kungälvs Resurscenter som är ett samarbete mellan skola och social tjänst där medverkande i nätverket träffas ca två gånger per månad Kungälv Västra Götalands län Riket totalt Kommentar En rad gemensamma insatser beskrivs ovan, i denna rapport. Har situationen under de senaste åren förvärrats eller förbättrats avseende andelen som blir behöriga till universitet/högskola? Det har blivit något sämre enligt kommunen. Skolverket har varit inne och tittat på just detta i kommunen och de menar att lägre betygsmedelvärden kan vara en följd av att man behåller fler elever i skolan (de som inte är motiverade drar ner snittet). Figur 1. Grundl. behörighet t. univ. o högsk , jmf. Kungälv, VGR och Riket totalt. Riket totalt och Västra Götalandsregionen ligger relativt stabilt under 10- årsperioden. Kungälvs kommun ligger bättre än eller lika med Västra Götalandsregionen och Riket totalt, avseende behörighet till universitet/ högskola under de första fem åren. Därefter har Kungälv sjunkit till ca 10 procentenheter under övriga. 12

21 Under perioden har Kungälvs kommun haft 2-4 % högre andel elever som fullföljer utbildning inom 4 år jämfört med VGR och riket. Se figur 2, nedan Fullföljd utb. inom 4 år, andel (%) av nybörjare tot, folkbokf. i Kungälv, Kungälv Västra Götalands län Riket totalt Figur 2. Fullföljd utb. inom 4 år, andel (%) av nybörjare tot, folkbokf. i Kungälv, Här bör poängteras att Kungälvs kommuns gymnasieverksamhet inte har fullständig påverkan på hur alla elever folkbokförda i Kungälvs kommun fullföljer utbildningen. Ungdomar som är folkbokförda i Kungälvs kommun har genom samverkansavtalet i GR och VG-regionen tillgång till en rad skolor utöver Mimers Hus Gymnasium (Kungälvs gymnasieskola), cirka 40 % går i andra skolor och 60 % på Mimers Hus. Det omvända förhållandet gäller således för Mimers Hus, cirka 60 % är Kungälvsungdomar och 40 % kommer från andra kommuner, främst andra GR-kommuner. Denna granskning berör ungdomar upp till 20 års ålder, inte bara de som fullföljer gymnasiet inom 4 år. Vi tar därför med tabellen nedan och konstaterar att den i stora drag ger samma bild som figur 2, ovan. Åren har Kungälvs kommun haft ca 3-4 % högre andel elever som fullföljer utbildning innan de blivit äldre än 20 år jämfört med VGR och riket ligger alla i princip lika på 74 %. Se figur 3, nedan Figur 3. Fullföljd gymnasial utbildning, andel (%) av invånare 20 år, folkbokf. i Kungälv, Kommentar Fullföljd gymnasial utbildning, andel (%) av invånare 20 år, folkbokf. i Kungälv, Kungälv Västra Götalands län Riket totalt De elever som har lägre motivation ingår naturligtvis i det kompensatoriska 13 uppdraget. Att kommunen ansträngt sig för att en högre andel elever ska fullfölja sin gymnasieutbildning kan vara en delorsak till att andelen behöriga till universitet/ högskola sjunkit. Elever med lägre motivation har som regel 13 Skollagen 1 kap 8 : Alla ska, oberoende av geografisk hemvist och sociala och ekonomiska förhållanden, ha lika tillgång till utbildning i skolväsendet om inte annat följer av särskilda bestämmelser i denna lag. 13

22 lägre betyg och därmed bidrar de till att minska andelen elever som blir behöriga till universitet/ högskola. Den återstående skillnaden, när detta urval av variabler jämförs, är relativt stor och det är viktigt att kommunen analyserar skillnaden och därefter sätter in relevanta åtgärder. I projektet Vägar till arbete att få ut gymnasielever med olika funktionshinder i arbete sker ett samarbete över sektorerna: Kungälvs Resurscenter, socialtjänsten, skolan, utförarenheten, individ och familjeomsorgen (IFO) och en från gruppen av ensamkommande flyktingbarn. Vad anser skolan vara de avgörande orsakerna till att en stor andel ungdomar saknar behörigheter till högskolan/universitet. Skolan ser att en större målgrupp än tidigare har behov av mer stöd. Flertalet respondenter tror att det beror på att kraven i samhället på högre utbildning ökar och därmed är det fler som hamnar efter. Kommentar Denna analys ska bl.a. ske inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet som bedrivs inom Sektor skolas verksamheter. Vilka insatser görs på högstadiet för att motivera ungdomar/hjälpa dem som saknar rätt behörighet att söka till gymnasiet? Lov- och ferieskola är ett exempel på möjlighet för elever att nå rätt behörigheter. En annan är att SYV och mentorer ska jobba mer med studievägledning i ett tidigare skede för att få elever att välja rätt utbildning från början. Ca 15 % av alla gymnasieelever byter program och går därmed alltså ca 4 år på gymnasiet. Kommentar Det är bra att kommunen har samarbeten även med dessa aktörer. Vid vilken ålder har man rätt till olika sorters hjälp? Grundskola Grundskolan är obligatorisk och en elev har rätt att gå 10 år i grundskolan, det är alltså en elevrättighet. Det finns även möjlighet att gå ett introduktionsår till gymnasiet. Gymnasium Man får inte påbörja ett nationellt program under det året eleven fyller 20 år eller senare. Om man är inskriven i gymnasiet så har du rätt till elevhälsa mm även om man endast läser på deltid och arbetar på en praktikplats under en kortare tid, i syfte att sedan komma tillbaka till skolan. En elev har rätt att fullfölja en påbörjad utbildning oavsett ålder. Kommentar Kommunen erbjuder olika sorters lösningar för att motivera eleverna som saknar behörighet till gymnasiet att finna nya vägar. Har kommunen något samarbete med försäkringskassan eller arbetsförmedlingen? Indirekt sker ett samarbete genom Utgångspunkten där Vuxenutbildningen/Arbetsförmedling/Arbetsliv och Stöd har regelbunden kontakt, ca två gånger per månad. 14

23 Vuxenutbildning Som grundregel bör eleven fyllt 18 år för att påbörja studier vid vuxenutbildningen, dock svarar ansvarig att undantag görs och de även vid särskilda omständigheter tar emot elever som är under 18 år. Dock har de erfarenhet kring att det oftast är bättre för ungdomar att läsa tillsammans med andra i sin egen ålder och därmed är intaget av ungdomar under 18 år begränsat. Försörjningsstöd Om man är under 18 år och avslutar sina gymnasiestudier är barnets vårdnadshavare försörjningsansvaring. Har personen fyllt 18 år, har avslutat sina gymnasiestudier och är arbetslös har man rätt till försörjningsstöd om man samtidigt aktivt söker arbete samt eventuellt deltar i praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet. Kommentar Det finns en rad utbildnings- och stödformer för de som är mellan 16 och 20 år. 15

24 3. Diskussion och bedömning Kungälvs kommun uppvisar, under vår granskning, ett stort antal flexibla och individanpassade lösningar för sina elever mellan 16 och 20 år som av en eller annan anledning har problem under gymnasietiden. Problemen kan bestå i att de exempelvis inte startar på en gymnasieutbildning, de hoppar av eller de behöver en paus från sin gymnasieutbildning. En del kommuner lägger registerhållning och administrativ hantering på motsvarande Sektor skola, då SYV har en så central roll kring dessa frågor. Andra kommuner menar istället att frågan är så viktig att ansvaret och hanteringen ska ligga centralt: Kommunen saknar dokumenterade riktlinjer för hanteringen av ungdomar mellan 16 och 20 år som inte går gymnasiet. Det framkommer också under intervjuerna att det finns tolkningsutrymme och olika hantering av dessa elever inom olika delar i kommunen. Detta kan i sin tur naturligtvis leda till kvalitetsbrister och försämrad likabehandling och rättssäkerhet för de berörda ungdomarna. Trots att det saknas dokumenterade riktlinjer för samverkan upplever de flesta intervjuade att samarbetet över sektorsgränserna och inom sektorerna fungerar väl i praktiken. Det är väsentligt att kommunen bevakar kommande lagstiftning för att kunna vara förberedda på de förändringskrav den innebär. Kommunen har, menar de intervjuade, kontroll på de flesta ungdomarna idag, med undantag för ett par stycken. För att säkerställa att kommunen får full kontroll över alla ungdomar mellan 16 och 20 år som är skrivna i kommunen är det rimligt att kommunen fattar formella beslut och har dokumenterade rutiner och riktlinjer, tydlig uppdragsställning tillsammans med erforderliga resurser. Kommunen arbetar, enligt de intervjuade, inte med Barnkonventionen formaliserat och detta ökar naturligtvis risken för att kommunen inte följer Barnkonventionen på ett därför avsett sätt. [ ] när ansvaret hanteras inom utbildningsförvaltningen påverkar det lätt kommunens informationsinsamling och utformandet av åtgärderna som erbjuds, menar Skolverket. I Linköping och Västerås anser man att det är viktigt att informationsansvaret ligger centralt, och inte är uppdelat på flera enskilda skolor eller enheter. 14 Att kommunen ansträngt sig för att en högre andel elever ska fullfölja sin gymnasieutbildning kan vara en delorsak till att andelen behöriga till universitet/ högskola sjunkit. Den återstående skillnaden mellan Kungälvs kommun och riket när det gäller behörighet till universitet/ högskola är relativt stor och det är viktigt att kommunen analyserar den skillnaden och därefter sätter in relevanta åtgärder. Det är samtidigt viktigt att inga elever i behov av särskilt stöd lämnar gymnasiet på grund av avsaknad av relevant stöd. Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunen har ett stort antal gynnsamma delprocesser och aktiviteter på plats men att det saknas övergripande riktlinjer och beslut för att säkerställa en tillräckligt god kontroll för ändamålsenliga insatser för ungdomar mellan 16 och 20 år som inte går i gymnasiet. 14 Lagen om det kommunala informationsansvaret vad gör Norrköping, Delrapport 2, Karin Mårtensson,

25 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB

26 Kungälvs kommun Revisorerna Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige för kännedom Granskningsrapport: Granskning upphandling av entreprenadtjänster Kungälvs kommuns revisorer har genom Deloitte gjort en granskning avseende upphandling av entreprenadtjänster. Utifrån denna granskning har ett antal förbättringsområden identifierats. De områden där förbättringsområden framkommit är framförallt: Kungälvs kommun bör utarbeta en inköps- och upphandlingspolicy. Detta är viktigt steg för att stärka den interna kontrollen inom inköps- och upphandlingsprocessen och för att tillse att upphandlingar inom Kungälvs kommun följer lagar och riktlinjer samt att kvaliteten på de upphandlingar som genomförs är hög. Kungälvs kommun bör tillse att det upprättas riktlinjer för direktupphandling i enlighet med de nya reglerna i Lagen om offentlig upphandling (LoU) För att säkerställa att eventuella underleverantörer till den entreprenör som Kungälvs kommun har avtal med följer de avtalsvillkor som entreprenören har rekommenderar vi Kungälvs kommun att tillse att det finns ett specifikt avsnitt i avtalen med entreprenören som reglerar detta, dvs likvärdiga anställningsförhållande, säkerhet, försäkringar etc. ÄTOR kan uppkomma i akuta situationer i ett projekt och uppgå till stora belopp. För att säkerställa att ÄTOR godkänns i rätt tid och av rätt person så rekommenderar vi att Kungälvs kommun utarbetar tydliga riktlinjer för hur och när ÄTOR skall godkännas och av vem som ett komplement till gällande attestinstruktioner. För övrigt hänvisas till bifogad granskningsrapport. Svar om vidtagna/planerade åtgärder önskas senast den 16 december Kungälvs kommuns revisorer Ywonne Nordin Ordförande Jan Abrahamsson Vice ordförande KOMMUNREVISIONEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

27 Granskning av upphandling av entreprenadstjänster Kungälvs kommun Augusti 2014

28 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 4 3. Lagstiftning och interna styrdokument 6 4. Granskning 8 5. Slutsatser och bedömning 13

29 1. Sammanfattning Deloitte AB har av Kungälvs kommuns förtroendevalda revisorer fått uppdraget med utgångspunkt från ett enskilt entreprenadföretag undersöka vilka faktorer som påverkar val av entreprenör. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan enligt förfrågningsunderlaget var att utröna om det finns bakomliggande faktorer utöver totalpris, kvalitetskrav, miljökrav, tidsaspekt etc. som påverkar val av entreprenör. Svar på revisionsfrågan Den sammantagna bedömningen är att upphandlingen av entreprenadtjänster är i stort sett ändamålsenligt, men det finns utrymme för förbättringar. Iakttagelser/rekommendationer Utifrån vad som framkommit i granskningen lämnas följande iakttagelser och rekommendationer: Iakttagelse Vi har noterat att det inte finns någon skriftlig inköps- och upphandlingspolicy som tydligt beskriver vilka regler och ramar som gäller för inköp och upphandling inom Kungälvs kommun Rekommendation För att stärka den interna kontrollen i inköp- och upphandlingsprocessen och säkerställa att upphandlingar inom Kungälvs kommun följer lagar och riktlinjer samt att kvaliteten på de upphandlingar som genomförs är hög rekommenderar vi att Kungälvs kommun utarbetar en inköps- och upphandlingspolicy som bland annat reglerar ansvar för behovsanalys, beskriver upphandlingsprocessen och hur uppföljning av avtal skall ske. Av inköps- och upphandlingspolicyn bör det även finnas mallar för förfrågningsunderlag och checklistor för upphandlingsprocessen för att underlätta för de som genomför upphandlingen samt för att säkerställa en hög kvalitet i upphandlingen. Dessutom bör Kungälvs kommun tillse att det upprättas riktlinjer för direktupphandling i enlighet med de nya reglerna i Lagen om offentlig upphandling (LoU) Iakttagelse Utifrån vår genomgång av upphandlingsunderlag och avtal så har vi ej kunnat finna att det finns några tydliga regler för vad som gäller om entreprenören anlitar en underleverantör. Rekommendation För att säkerställa att eventuella underleverantörer till den entreprenör som Kungälvs kommun har avtal med följer de avtalsvillkor som entreprenören har rekommenderar vi Kungälvs kommun att tillse att det finns ett specifikt avsnitt i avtalen med entreprenören som reglerar detta, dvs likvärdiga anställningsförhållande, säkerhet, försäkringar etc. 1

30 Iakttagelse Vid våra intervjuer har vi noterat att det finns en informell rutin som innebär att avrop genomförs mot ramavtal för entreprenadarbeten uppgående till ungefär 2 2,5 mkr. Projekt utöver detta skall upphandlas genom en specifik upphandling. Rekommendation För att säkerställa att samtliga anställda som beställer entreprenadtjänster på TGPMEX (Trafik, gata, park, mark och exploatering) inom samhällsbyggnadsavdelningen, hädanefter benämnd Samhällsbyggnadsavdelningen, är medvetna och efterlever den informella rutin som finns rekommenderar vi att det tas fram en skriftlig rutin som tydligt beskriver vilka beloppsgränser som gäller avseende avrop från ramavtal respektive när ny upphandling skall genomföras. Iakttagelse Vid vår granskning har vi uppmärksammat att det inom samhällsbyggnadsavdelningen ej finns några skriftliga rutiner avseende godkännande av ÄTOR förutom gällande attestregler. Rekommendation ÄTOR kan uppkomma i akuta situationer i ett projekt och uppgå till stora belopp. För att säkerställa att ÄTOR godkänns i rätt tid och av rätt person så rekommenderar vi att Kungälvs kommun utarbetar tydliga riktlinjer för hur och när ÄTOR skall godkännas och av vem som ett komplement till gällande attestinstruktioner. Rekommendation För att säkerställa att uppföljning alltid genomförs av ett projekt mot budget, faktiskt utfall och ursprunglig anbudssumma rekommenderar vi att det upprättas skriftliga rutiner som beskriver hur och när detta skall genomföras. Detta är av stor vikt både som erfarenhetsutbyte till kommande projekt och för att säkerställa att entreprenören har levererat i enlighet med avtal. Iakttagelse Vid vår granskning har vi noterat att det inom Samhällsbyggnadsavdelningen ej finns någon formell rutin för att kontrollera att leverans av material etc i entreprenaden sker till korrekt adress och kvantitet. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen inom entreprenadprojekten inom Samhällsbyggnadsavdelningen rekommenderar vi att det utarbetas skriftliga rutiner som säkerställer att kontroll av leveransadress och kvantitet sker i samband med leverans av material etc. Iakttagelse Vid vår granskning noterade vi att det specifika företag som ingått i granskningen har fått anmärkningar i revisionsberättelsen avseende att de vid ett flertal tillfällen ej har betalt in skatter och avgifter i rätt tid. Iakttagelse Vid vår genomgång av projektprocessen noterade vi att det inte finns några skriftliga rutiner för uppföljning av projekt. Dock har vi noterat att det ändå i flertalet fall sker en uppföljning. 2

31 Rekommendation Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsavdelningen att så snart som möjligt kontrollera om det strider mot ramavtalet att entreprenören ej har betalat in sina skatter och avgifter i tid. Vi vill även rekommendera Samhällsbyggnadsavdelningen att införa en rutin som innebär att det löpande sker uppföljning av skallkraven i avtalsvillkoren i gällande ramavtal för att säkerställa att de efterlevs DELOITTE AB Pernilla Lihnell Certifierad kommunal revisor Marcus Carlsson Revisor 3

32 2. Inledning Bakgrund Deloitte AB har av Kungälvs kommuns förtroendevalda revisorer fått uppdraget med utgångspunkt från ett enskilt entreprenadföretag undersöka vilka faktorer som påverkar val av entreprenör. I enlighet med förfrågningsunderlaget har det lyfts fram att det kan finnas en risk att kommunens upphandlingsreglemente sätts ur spel om företag på ett lättare, men på otillbörligt sätt, får åtkomst till kommunens planerade uppdrag för entreprenader. Revisionsfrågor Den övergripande revisionsfrågan är att utröna om det finns bakomliggande faktorer utöver totalpris, kvalitetskrav, miljökrav, tidsaspekt etc. som påverkar val av entreprenör. Utöver ovan fråga skall granskningen i enlighet med förfrågningsunderlaget också besvara följande revisionsfrågor: Har upphandlingsunderlaget tillräckliga och tydliga skrivningar om vad som skall göras och inte göras? Hur ser anbud kontra slutsumma ut? Vilka skriftliga rutiner finns avseende fakturakontroll visavi anbudssumman? Kontroll av ÄTA-frekvens inom varje utvalt granskningsobjekt (ÄTA = ändrings- och tilläggsarbeten). Hur ofta läggs ett medvetet lågt anbud med baktanke att ett tilläggsyrkande måste ske? Eftersom arbetet redan pågått en tid sker tilläggsarbete utan regelrätt upphandling. Antal gånger det vid tilläggsarbete ej skett ett regelrätt upphandlingsförfarande? Vilka kommunanställda äger rätt att beställa uppdrag som exempelvis tilläggsarbeten (speciellt där central upphandling ej sker)? Förekomst av anbudkontroll kontra totaltplanen och utförs denna kontroll av kompetent byggpersonal? Vilka vitesbeloppsgränser är vanliga vid de tillfällen som arbetstiden för objektet överskrids? Ge exempel på vilka garantivillkor som gäller. Attestrutin kontra verkligt förfarande? Följs beslutad attestförordning? Vilka har attesträtt? På vilket sätt har det specifika företaget säkerställt förhållningsregler till underleverantörer (Fackligt anslutna, lönevillkor, försäkringar etc)? Vilka tillsynsrutiner har berörd kommunsektor? För att svara på ovanstående revisionsfrågor och syftet med granskningen har vi brutit ner frågorna i ytterligare frågeställningar som tillsammans med revisionsfrågorna kommer ligga till grund för vår granskning: Vilka formella rutiner återfinns vid upprättande av förfrågningsunderlag, dvs kvalitetssäkring (fyra-ögonprincipen), förekomsten av checklista osv? Vilka formella rutiner återfinns vad gäller utvärdering av erhållna anbud? - Dokumentation av erhållna anbud 4

33 - Tydliga utvärderingskriterier Kungälvs kommuns upphandlingsreglemente - Bildande av projektgrupp Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts utifrån följande steg: Inläsning av dokument Genomgång av upphandlade objekt och betalningsströmmarna mellan kommun och berört företag tre år tillbaka i tiden. Analys tillsammans med uppdragsgivare Riktade intervjuer Revisionskriterier Revisionskriterierna utgörs av: Lagen om offentlig upphandling (LoU) Övriga tillämpliga policy och riktlinjer inom Kungälvs kommun Faktakontroll Rapporten är faktakontrollerad av kommunens representanter. Avgränsningar och urval På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har urvalet på genomförda stickprov framförallt varit inriktade på ett specifikt entreprenadföretag varmed granskning framförallt har fokuserats kring upphandlingar relaterade till detta specifika företag. I övrigt syftar granskningen till att besvara ovan revisionsfrågor. 5

34 3. Lagstiftning och interna styrdokument Nedan redogörs för de mest väsentliga lagar och styrdokument som är applicerbara för att säkerställa att upphandling sker på ett korrekt sätt inom Kungälvs kommun. I avsnittet kommer även olika varianter av upphandling såsom ramavtal, objekts- och direktupphandling att framställas. Aktuella lagar Lagen om offentlig upphandling LoU Den senaste versionen av Lagen om offentlig upphandling (LoU) (2007:1091) trädde i kraft den 1 januari 2008 och bygger på den tidigare versionen av LoU (1992:1528) samt EGdirektivet om offentlig upphandling. Enheter som omfattas av lagstiftningen är främst statliga och kommunala myndigheter, vilka benämns i lagstiftningen som upphandlande myndigheter. Med offentlig upphandling som inkluderas i lagstiftningen avses exempelvis de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader Olika typer av upphandling Upphandling - objektsupphandling Vid en upphandling gäller olika bestämmelser beroende på om värdet på en upphandling beräknas vara över eller under tröskelvärdet. Tröskelvärdena är antagna av Europakommission och uppgår för varor och tjänster till kronor (år 2014), förutom för byggentreprenader som har ett tröskelvärde uppgående till kronor (år 2014). Om en upphandling överstiger tröskelvärdet (dvs värdet på upphandlingen) innebär det enligt LoU att regelverket utvidgas och även inkluderar procedurregler som omfattas av EG-direktivet. Det innebär exempelvis att det finns högre krav på upplysning, exempelvis vad gäller annonsering. Ramavtal Enligt lagstiftningen är ett ramavtal ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ramavtalen upphandlas i enlighet med reglerna om upphandling enlgt LoU. Direktupphandling Direktupphandling är en upphandling utan krav på viss form. Den vanligast förekommande situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger direktupphandlingsgränsen. Dock är det inte det enskilda köpet som räknas, utan samtliga köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret. Beloppen för direktupphandling var till och med ca kronor. Från och med uppgår gränsvärdet för direktupphandling till cirka kronor. Att en direktupphandling inte har något formkrav stämmer såtillvida att det inte finns något krav på hur en leverantör ska anlitas. Det finns dock i LOU, från och med 1 juli 2014, krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandling och krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger kronor. 6

35 Interna riktlinjer inom Kungälvs kommun Upphandlingsreglemente Kungälvs kommun har tagit fram interna riktlinjer avseende upphandling Upphandlingsreglemente (Dnr KS 2006/ ) och skall utgöra ett komplement till LoU. I övrigt har vi inte i vår granskning identifierat några riktlinjer och policys hänförliga till upphandling inom Kungälvs kommun. Av detta upphandlingsreglemente framgår bland annat följande: Målet med upphandling inom Kungälvs kommun skall enligt direktivet tillse att: - Omvärlds- och behovsanalys eftersträvas - Rätt varor och tjänster köps till lägre totalkostnad - En långsiktig och uthållig konkurrensutsatt marknad eftersträvas - Minsta möjliga miljöpåverkan eftersträvas - Social hänsyn eftersträvas - Antidiskrimineringsaspekter tillvaratas - Koncernen uppfattas som en god avtalspart Köp ska göras med helhetssyn utifrån koncernens bästa och styrs av behovet. Antalet leverantörer av likvärdiga varor och tjänster ska begränsas. Avtal skall ingås genom skriftlig handling, men kan om särskilda skäl föreligger träffas muntligen. Alla upphandlingar ska diarieföras. 7

36 4. Granskning Från genomförda intervjuer och dokumentstudier redogörs i följande kapitel resultatet av granskningen utifrån de revisionsfrågor och underfrågor som finns presenterade i kapitel 2 Inledning. Inledningsvis i detta kapitel redogör vi även kortfattat för upphandlingsprocessen avseende entreprenadupphandling inom Samhällsbyggnadskontoret TGPMEX (Trafik, gata, park, mark och exploatering) Kungälvs kommun, hädanefter benämnd Samhällsbyggnadsavdelningen. För våra stickprov avseende leverantörsfakturor hänvisas till bilaga A. Vi har i vår genomgång av leverantörsfakturor ej noterat något avvikande. Upphandling av entreprenadtjänster inom Kungälvs kommun Entreprenadarbete i Kungälvs kommun Utifrån våra intervjuer har det framkommit att det inte finns någon skriftlig policy/riktlinje för hur upphandling av entreprenadarbete skall genomföras inom Kungälvs kommun. Nedan redogör vi istället kortfattat för den informella upphandlingsprocessen avseende entreprenadtjänster som har framkommit i intervjuer samt genom att vi har följt en upphandling av entreprenadtjänster inom Samhällsbyggnadsavdelningen från början till slut. Initiering av en upphandling/avrop från ramavtal Efter att behov av upphandling/avrop av ramavtal avseende entreprenadtjänster har identifierats inom avdelningen samhällsbyggnad Kungälvs kommun så anlitar kommunen i de flesta fall en extern konsult för att arbeta fram bygghandlingar och i förekommande fall förfrågningsunderlag till upphandling av entreprenadupphandling. Dessa bygghandlingar ligger till grund för den kommande entreprenaden. I dessa bygghandlingar regleras dels vilket arbete som ska göras, inom vilket tidsram entreprenaden skall göras samt vilka material som skall användas samt hur mycket av respektive material som skall användas. Upphandling/avrop I normalfallet sker avrop på befintligt ramavtal av den typ av entreprenadtjänst som skall utföras. Samhällsbyggnadsavdelningen har i stort sätt upprättade ramavtal för samtliga de tjänster som de skall genomföra. I de fall som ett ramavtal behöver förnyas så hanterar upphandlingsenheten inom Kungälvs kommun upphandlingen av ramavtalen. I samband med förnyande av ramavtal för Samhälsbyggnadsavdelningen tillsätts även en projektgrupp där erfaren personal från Samhällsbyggnadsavdelningen ingår. Huruvida avrop sker direkt mot ramavtal, eller att en specifik upphandling initieras beror på storleken av projektet. Det har vid intervjuer framkommit att separata upphandlingar genomförs om det förväntade värdet på entreprenaden uppgår till ca 2 2,5 mkr. Utifrån intervjuer har det dock framkommit att det ej finns några formella beloppsgränser avseende när en upphandling sker på nytt respektive när avrop sker från befintliga ramavtal. 8

37 Utifrån de avtal som ingått i våra stickprov framgår det tydligt vilka garantiåtaganden som gäller, vad som gäller vid eventuella leveransförseningar, hur ÄTOR skall hanteras, fakturering och betalningsvillkor, leveransvillkor, hur eventuella tvister skall hanteras etc. Genomförande För samtliga entreprenadsprojekt som utförs inom Samhällsbyggnadsavdelningen finns en utsedd byggledare respektive projektledare. Det är projektledaren som sakgranskar inkomna fakturor, vilka sedan slutattesteras av chefen för mark och exploatering i enlighet med attestförordningen/delegationsordningen. Vid behov konsulterar projektledaren byggledaren avseende mottagen faktura, då det är byggledaren som deltar i det dagliga arbetet avseende entreprenaden. Vid större projekt hålls projekterings- och byggmöten löpande för avstämning och uppföljning av genomförd entreprenad. Vid vår intervjuer framkom att det saknas en formell rutin för att säkerställa att leverans av material etc till entreprenadprojekt sker till korrekt adress och till korrekt kvantitet. Det som dock framfördes i intervjuerna var att gruppen som arbetar med denna typ av inköp är så pass liten att alla har god kännedom om vilka projekt som är pågående och vilket material skall levereras och till vilken adress, vilket minimerar risken för att det skulle bli några felaktigheter. Det har även framkommit att det på avdelningsmöten och liknande diskuterats vilket förhållningsätt som skall gälla mot leverantörer och vad som accepteras och inte accepteras i relationerna med de leverantörer som Kungälvs kommun anlitar. Slutförande av respektive projekt sker i enlighet med ramavtal vilket innehåller garantiåtagande, vad som gäller vid fel och brister och vad som gäller vid leveransförseningar etc. Upphandling av markentreprenadtjänster inom i Kungälvs kommun I vårt uppdrag ingick att närmare granska ett urval av upphandlingar som genomförts avseende markentreprenadtjänster. Inom Samhällsbyggnadsavdelningen finns ett befintligt ramavtal avseende mindre markentreprenadtjänster. Detta ramavtal har avtal med tre leverantörer vilka är Agnesbergs Grävtjänst i Kungälv AB, NCC roads och Svevia. Ramavtalen upphandlas på 3-årsperioder och de avtal som var gällande under perioden för vår granskning hade giltighetsdatum Ramavtalet är rangordnat vilket innebär att den leverantör som har rangordning 1 alltid tillfrågas först och det är bara i de fall som leverantören med rangordning 1 ej kan åta sig uppdraget som förfrågan går vidare till leverantören med rangordning 2. Den leverantör som har rangordning 1 i detta specifika ramavtal är Agnesbergs Grävtjänst AB, vilket innebär att Agnesbergs Grävtjänst AB alltid tillfrågas först när ett markarbete skall utföras. NCC har rangordning 2 och Svevia rangordning 3. Vi har noterat att samtliga avtal har leveransvillkor enligt AB 04 vilket är den gängse standarden inom entreprenadverksamhet. Av avtalen framgår även att vid avrop från avtal skall rangordning enligt ovan tillämpas. Nedan tabell visar inköp från de tre olika leverantörerna hos avdelningarna Mark och exploatering samt gata/trafik/park inom Samhällsbyggnadsavdelningen. 9

38 Leverantör Total Agnesberg tkr tkr tkr tkr NCC tkr tkr tkr tkr Svevia tkr tkr tkr tkr Tabell 1. Fördelning inköp i enlighet med leverantörsreskontran. Av tabellen framgår att inköpen avseende markarbeten från Agnesberg Grävtjänst i Kungälv AB är överlägset störst. Beaktat att ramavtalet är rangordnat och att Agnesbergs Grävtjänst i Kungälv AB har rangordning 1 är det rimligt att de har en så stor andel av de utförda tjänsterna. Vid vår granskning har vi noterat att den externa revisorn för Agnesbergs Grävtjänst i Kungälv AB anmärkt i revisionsberättelsen att bolaget vid ett flertal tillfällen varje år betalat in skatter och avgifter för sent. Detta avser årsredovisningar för de räkenskapsår som avslutades , och I ramavtalet framgår att leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören skall förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Eventuellt skulle det kunna vara strid med avtalet att Agnesbergs Grävtjänst i Kungälv AB ej har betalat in sina skatter och avgifter i tid för ett antal år. Har upphandlingsunderlaget tillräckliga och tydliga skrivningar om vad som skall göras och inte göras? Utifrån de ramavtal som vi har gått igenom framgår det tydligt vilka garantiåtagande som gäller, vad som gäller vid eventuella leveransförseningar, hur ÄTOR skall hanteras, fakturering och betalningsvillkor, leveransvillkor, hur eventuella tvister skall hanteras etc. Som bilaga till ramavtalet finns det även en prislista för respektive åtgärd/tjänst som ingår i avtalet. Vid vår genomgång av avrop från ramavtalet anser vi att det tydligt framgår vilken sorts arbete som skall genomföras, på vilket sätt arbetet skall genomföras, tidplan etc. Hur ser anbud kontra slutsumma ut? Vilka skriftliga rutiner finns avseende fakturakontroll visavi anbudssumman? Vi har på stickprovsbasis gått igenom erhållna fakturor för det utvalda specifika företaget mot lämnade anbud för utförda markarbeten. För valda stickprov hänvisas till bilaga A. Vid våra stickprov har vi funnit fall där slutsumman på fakturorna avviker från ursprungligt pris i lämnade anbud. I samtliga dessa fall avser avvikelsen tilläggsarbeten i form av ÄTOR (för närmare beskrivning av ÄTOR, se nästa sida). Vid våra intervjuer har vi noterat ett det ej finns några skriftliga rutiner för att följa ursprunglig pris enligt anbud mot erhållna fakturor, dock kan vi från intervjuerna konstatera att ekonomiska uppföljningar genomförs där jämförelse görs mot ursprunglig pris enligt anbud, budget och faktiskt utfall. Projekt Torsbyvägen För att få en bättre förståelse för rutinerna avseende entreprenadupphandlingar inom Samhällsbyggnadsavdelningen har vi även gått igenom ett projekt mer i detalj. Det avser projekt Torsbyvägen som har genomförts av Agnesbergs Grävtjänst i Kungälv. Vi har för detta projekt tagit del av projektledarens ekonomiska uppföljning där jämförelse sker mot beslut enligt budget, lämnad anbudssumma och faktiskt utfall. Såväl projekteringen 10

39 som utförande överskred lämnat anbud, se nedan för genomgång av större ÄTOR. Kontroll av ÄTA-frekvens inom varje utvalt granskningsobjekt (ÄTA=ändrings- och tilläggsarbeten). Hur ofta läggs ett medvetet lågt anbud med baktanke att ett tilläggsyrkande måste ske? Eftersom arbetet redan pågått en tid sker tilläggsarbete utan regelrätt upphandling. Antal gånger det vid tilläggsarbete ej skett ett regelrätt upphandlingsförfarande. Vi har gått igenom erhållna fakturor från Agnesbergs Grävtjänst under åren och noterat att ÄTOR förekommit i vissa fall. För valda stickprov se bilaga A. Dock kan vi konstatera att ÄTOR endast utgör en mindre del av den totala entreprenadens värde varmed bedömningen görs att det ej systematiskt har lagts för låga belopp av anbudsgivaren. I denna typ av arbeten finns det alltid en risk för ÄTOR då allt ej går att förutse i samband med beställningen av tjänsten. Projekt Torsbyvägen I projektet Torsbyvägen så förekom de en del ÄTOR vilka kortfattat redogörs för nedan: Avseende projekteringen så var det nödvändigt att kontakta Länsstyrelsen för att få genomföra arbete på mark som ägdes av staten. Detta administrerades av ÅF och drog mer tid än beräknat vilket debiterades kommunen som ÄTA. I samband med utförandet noterades att det i kanten av den väg som skulle göras om förekom tjärasfalt, vilket föranledde sanering. Detta fanns ej med i beställningen och medförde en fördyring av projektet. Ytterligare en ÄTA tillkom på samhällsbyggnads initiativ, då kommunen valde en annan typ av asfaltering Vidare uppstod en ÄTA till följd av att de ledningar som var markerade inte hittades omgående i marken vilket medförde mertid för att lokalisera dessa. Vid intervjuer framkom att ÄTOR i stor utsträckning uppstår när det börjar grävas i marken och det uppkommer sådant som försvårar arbetet, till exempel fornminnen. Fornminnen i marken är sådant som är svårt att förutse och därför ej kan ingå i den ursprungliga beställningen. Vad gäller det här specifika fallet projekt Torsbyvägen framkom från intervjuerna att den enda ÄTA som kommunen skulle ha kunnat undvika är den som avser tjärasfalt. Det hade dock krävts att kommunen hade provborrat för detta i förväg. Tjärasfalt är relativt vanligt förekommande i Kungälvs kommun och i normalfallet görs undersökning av detta i förväg. Vilka kommunanställda äger rätt att beställa uppdrag som exempelvis tilläggsarbeten (speciellt där central upphandling ej sker)? I enlighet med genomförda intervjuer skall samtliga ÄTOR behandlas på bygg-/arbetsplatsmöte inom Samhällsbyggnadsavdelningen och godkännas av projektledare. Dock finns det inga skriftliga rutiner som säger att så skall ske mer än gällande attestregler. Vi har dock vid genomförda stickprov kunnat konstatera att projektledare har godkänt ÄTOR:na. ÄTOR:na har godkänts i enlighet med attestreglementet. Dock finns det inga skriftliga rutiner/riktlinjer som säger att så skall ske mer än gällande attestregler. Förekomst av anbudkontroll kontra totaltplanen och utförs denna kontroll av kompetent byggpersonal? Vi har för det specifikt utvalda projektet noterat att projektledaren gått igenom anbud från ÅF vad gäller projekteringsarbetet. Projektledaren har lämnade kommentarer 11

40 på vissa moment som ansågs för dyra vilket medförde att ÅF inkom med nytt anbud. uppfyller samma avtalsvillkor som entreprenören har åtagit sig vid avtalstecknandet. Vilka vitesbeloppsgränser är vanliga vid de tillfällen som arbetstiden för objektet överskrids? För Agnesbergs Grävtjänst i Kungälv, NCC roads och Svevia, vilka är de tre leverantörer Kungälvs kommun har avtal med avseende markarbeten, utgör vitesbelopp 1% av kontraktssumman enligt avtal. Ge exempel på vilka garantivillkor som gäller. De garantivillkor som gäller är i normalfallet fem år på utförande och två år på material. Detta överensstämmer med AB04 vilket är rådande regelverk för entreprenader. Attestrutin kontra verkligt förfarande? Följs beslutad attestförordning? Vilka har attesträtt? Fakturor på projekt ska sakgranskas av projektledare, attesterad av chef för markexploatering. Vi har tagit stickprov på detta och noterat att delegationsordning/attestordning följs. På vilket sätt har det specifika företaget säkerställt förhållningsregler till underleverantörer? (Fackligt anslutna, lönevillkor, försäkringar etc.). Vilka tillsynsrutiner har berörd kommunsektor? Från våra intervjuer framkom att om det specifika företaget tar hjälp av underentreprenörer så ansvarar det specifika företaget för underleverantörerna. Samhällsbyggnadsavdelningen gör ingen egen uppföljning huruvida underleverantörer följer de avtalsregler om gäller. Formella rutiner Vilka formella rutiner återfinns vid upprättande av förfrågningsunderlag, dvs kvalitetssäkring (fyra-ögonprincipen), förekomsten av checklista osv? Vilka formella rutiner återfinns vad gäller utvärdering av erhållna anbud? - Dokumentation av erhållna anbud - Tydliga utvärderingskriterier - Bildande av projektgrupp Vid våra intervjuer har det framkommit att det ej föreligger några formella rutiner, dock har det framkommit att Kungälvs kommun håller på att utarbeta en ny inköps- och upphandlingspolicy. Från våra intervjuer har det vidare framkommit att det finns en informell rutin som innebär att det inför en upphandling alltid bildas en projektgrupp som ansvarar för utformning av förfrågningsunderlag, annonsering och utvärdering av inkomna anbud. Vi har i vår genomgång av avtal och beställningar ej kunnat utläsa att det finns specifikt formulerat vilket ansvar entreprenören har för att säkerställa att underleverantören 12

41 5. Slutsatser och bedömning Vi har i vår granskning inte kunnat finna att det finns några andra bakomliggande faktorer utöver totalpris, kvalitetskrav, miljökrav, tidsaspekten etc som påverkar val av entreprenör inom avdelningen för Samhällsbyggnadsavdelningen. För flertalet av de åtgärder som Samhällsbyggnadsavdelningen skall genomföra finns befintliga ramavtal vilka avrop görs ifrån. Vid vår granskning har vi dock gjort vissa iakttagelser med där tillhörande rekommendationer som framgår nedan. Iakttagelser och rekommendationer Iakttagelse Utifrån vår granskning har vi noterat att det inte finns någon skriftlig inköps- och upphandlingspolicy som tydligt beskriver vilka regler och ramar som gäller för inköp och upphandling inom Kungälvs kommun Rekommendation För att stärka den interna kontrollen i inköp- och upphandlingsprocessen och säkerställa att upphandlingar inom Kungälvs kommun följer lagar och riktlinjer samt att kvaliteten på de upphandlingar som genomförs är hög rekommenderar vi att Kungälvs kommun utarbetar en inköps- och upphandlingspolicy som bland annat reglerar ansvar för behovsanalys, beskriver upphandlingsprocessen och hur uppföljning av avtal skall ske. I inköps- och upphandlingspolicyn bör det även finnas mallar för förfrågningsunderlag och checklistor för upphandlingsprocessen för att underlätta för de som genomför upphandlingen samt för att säkerställa en hög kvalitet i upphandlingen. Dessutom bör Kungälvs kommun tillse att det upprättas riktlinjer för direktupphandling i enlighet med de nya reglerna i LoU Iakttagelse Utifrån vår genomgång av upphandlingsunderlag och avtal så har vi ej kunnat finna att det finns några tydliga regler för vad som gäller om entreprenören anlitar en underleverantör. Från våra intervjuer har det dock framkommit att eventuella underleverantörer skall följa samma regler och avtal som den ursprungliga entreprenören. Rekommendation För att säkerställa att eventuella underleverantörer till den entreprenör som Kungälvs kommun har avtal med följer de avtalsvillkor som entreprenören har rekommenderar vi Kungälvs kommun att tillse att det finns ett specifikt avsnitt i avtalen med entreprenören som reglerar detta, dvs likvärdiga anställningsförhållande, säkerhet, försäkringar etc. Iakttagelse Vid våra intervjuer har vi noterat att det finns en informell rutin som innebär att avrop genomförs mot ramavtal för entreprenadarbeten uppgående till ungefär 2 2,5 mkr. Projekt utöver detta skall upphandlas genom en specifik upphandling. 13

42 Rekommendation För att säkerställa att samtliga anställda inom Samhällsbyggnadsavdelningen som beställer entreprenadtjänster är medvetna och efterlever den informella rutin som finns rekommenderar vi att det tas fram en skriftlig rutin som tydligt beskriver vilka beloppsgränser som gäller avseende avrop från ramavtal respektive när ny upphandling skall genomföras. Iakttagelse Vid vår granskning har vi uppmärksammat att det inom samhällsbyggnadsavdelningen ej finns några skriftliga rutiner avseende godkännande av ÄTOR förutom gällande attestregler. Rekommendation ÄTOR kan uppkomma i akuta situationer i ett projekt och uppgå till stora belopp. För att säkerställa att ÄTOR godkänns i rätt tid och av rätt person så rekommenderar vi att Kungälvs kommun utarbetar tydliga riktlinjer för hur och när ÄTOR skall godkännas och av vem som ett komplement till gällande attestinstruktioner. Iakttagelse Vid vår genomgång av projektprocessen noterade vi att det inte finns några skriftliga rutiner för uppföljning av projekt. Dock har vi noterat att det ändå i flertalet fall sker en uppföljning. Rekommendation För att säkerställa att uppföljning alltid genomförs av ett projekt mot budget, faktiskt utfall och ursprunglig anbudssumma rekommenderar vi att det upprättas skriftliga rutiner som beskriver hur och när detta skall genomföras. Detta är av stor vikt både som erfarenhetsutbyte till kommande projekt och för att säkerställa att entreprenören har levererat i enlighet med avtal. Iakttagelse Vid vår granskning har vi noterat att det inom Samhällsbyggnadsavdelningen ej finns någon formell rutin för att kontrollera att leverans av material etc i entreprenaden sker till korrekt adress och kvantitet. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen inom entreprenadprojekten inom Samhällsbyggnadsavdelningen rekommenderar vi att det utarbetas skriftliga rutiner som säkerställer att kontroll av leveransadress och kvantitet sker i samband med leverans av material etc. Iakttagelse Vid vår granskning noterade vi att det specifika företag som ingått i granskningen har fått anmärkningar i revisionsberättelsen avseende att de vid ett flertal tillfällen ej har betalt in skatter och avgifter i rätt tid. Rekommendation Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsavdelningen att så snart som möjligt kontrollera om det strider mot ramavtalet att entreprenören ej har betalat in sina skatter och avgifter i tid. Vi vill även rekommendera Samhällsbyggnadsavdelningen att införa en rutin som innebär att det löpande sker uppföljning av skallkraven i avtalsvillkoren i gällande ramavtal för att säkerställa att de efterlevs. 14

43 . Bilaga A Nedan listas de stickprov i form av leverantörsfakturor som granskats. Vi har granskat huruvida fakturerad tjänst är i enlighet med ramavtal alt upphandling. Vi har i förekommande fall kommenterat på hur stor del av total entreprenadsumma som utgjorts av ÄTOR. Stickprov Ver.nr Inköp år Belopp Inom ramavtal/ upphandlat korrekt ,00 Ja ,97 Ja ,50 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,75 Ja ,25 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,75 Ja ,75 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,35 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,25 Ja ,24 Ja ,50 Ja ,00 Ja Kommentar ÄTA utgjorde totalt ca 20% av entreprenad

44 ,25 Ja ,00 Ja ,50 Ja ,50 Ja ,50 Ja ,50 Ja ,00 Ja ,50 Ja ,00 Ja ,50 Ja ,27 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,75 Ja ,00 Ja ,37 Ja ,00 Ja ,50 Ja ,25 Ja ,25 Ja ,00 Ja ,75 Ja ,75 Ja ,37 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,25 Ja ,00 Ja ,50 Ja ,00 Ja ,25 Ja ,50 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,25 Ja ,75 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja

45 ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,50 Ja ,50 Ja ,75 Ja ,75 Ja ,50 Ja ,50 Ja ,25 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,25 Ja ,00 Ja ÄTA utgjorde totalt ca 7% av entreprenad ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,33 Ja se stickprov ,00 Ja ,75 Ja ,00 Ja ,00 Ja Avser sanering i samband m porjekt Ytterby centrum ,00 Ja ,25 Ja se stickprov ,00 Ja se stickprov ,00 Ja se stickprov ,00 Ja se stickprov ,00 Ja se stickprov ,50 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,00 Ja ,50 Ja ,25 Ja ,50 Ja ,00 Ja ,00 Ja ÄTA utgör totalt ca 4% av entreprenad ÄTA reglerade på slutfaktura. Utgör ca 16% av entreprenad

46 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB

47 Kungälvs kommun Revisorerna Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige för kännedom Granskningsrapport från kommunens revisorer KPMG har på vårt uppdrag genomfört en granskning av utbetalningsprinciper för personlig assistans inom funktionshinderverksamheten. Syftet med granskningen har varit att belysa verksamhetens omfattning, biståndsbedömning, uppföljning och kontroll. Granskningen visar att verksamheten synes fungera ändamålsenligt inom de delar som granskningen har omfattat. Av granskningen har dock framkommit att: - Det saknas återrapportering från kommunstyrelsen och sociala myndighetsnämnden till kommunrevisionen gällande årlig plan för, och resultat av, den interna kontrollen. Granskningsrapporten översändes härmed för kännedom till kommunstyrelsen Kungälvs kommuns revisorer Ywonne Nordin Ordförande Jan Abrahamsson Vice ordförande KOMMUNREVISIONEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

48 ABCD Bilaga 1 Kungälvs kommun Granskning av utbetalningsprinciper Personlig assistans Granskningsrapport KPMG AB Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

49 ABCD Kungälvs kommun Granskningsapport Utbetalningsprinciper personlig assistans Innehåll 1. Inledning 1 2. Syfte och revisionsfrågor 1 3. Revisionskriterier 1 4. Ansvarig nämnd 1 5. Avgränsning 1 6. Genomförande 1 7. Granskningsresultat Regelverk Verksamhetens omfattning Hur bedöms vårdbehovet Ansökan och handläggning Uppföljning och kontroll Barnkonventionen 5 8. Sammanfattande bedömning KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

50 ABCD Kungälvs kommun Granskningsapport Utbetalningsprinciper personlig assistans Inledning KPMG AB har på uppdrag av kommunrevisionen i Kungälv genomfört en granskning av utbetalningsprinciper för personlig assistans inom funktionshinderverksamheten. 2. Syfte och revisionsfrågor Kommunrevisionens syfte med granskningen är att undersöka utbetalningsprinciper för personlig assistans inom funktionshinderverksamheten. Utifrån syftet med granskningen har revisorerna formulerat följande revisionsfrågor som granskningen skall belysa. Hur många personer med personlig assistansersättning från kommunen finns i Kungälvs kommun? Hur bedöms vårdbehovet? Hur kontrolleras assistansföretagen/assistansgivarna? Sker kontroll av om företag tidigare varit inblandade i olagligt assistansgivande eller annat brottsligt förfarande? Hur hanteras i så fall sådana företag? Hur beaktas Barnkonventionen? 3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier i denna granskning utgörs av Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, socialförsäkringsbalken, nämndbeslut, interna riktlinjer och rutinbeskrivningar. 4. Ansvarig nämnd Ansvarig nämnd är kommunstyrelsen och dess sociala utskott samt sociala myndighetsnämnden. 5. Avgränsning Granskningen har inte innefattat att granska utredningar och beslut om personlig assistans. 6. Genomförande Granskningen baserar sig på dokumentstudier av relevanta dokument som regelverk, riktlinjer och rutiner gällande personlig assistans, funktionshinderpolitiskt program, verksamhetsplan för sektor arbetsliv och stöd år 2014, avtal om assistans, informations- och arbetsmaterial till brukare och personal samt delegationsordning. Vi har också genomfört intervjuer och samtal med enhetschef inom funktionshinderverksamhetens verkställighet, handläggare av personlig assistans och enhetschef myndighetsverksamhet. 1

51 ABCD Kungälvs kommun Granskningsapport Utbetalningsprinciper personlig assistans Granskningsresultat 7.1 Regelverk Enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) kan personer som omfattas av personkretsen erhålla olika insatser om behov av dessa finns. En av insatserna är biträde av personlig assistent eller ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för sådan assistans, 9 p.2. Till personkretsen hör personer - med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd - med betydande och bestående begåvningsmässigt funktionshinder efter hjärnskada i vuxen ålder föranledd av yttre våld eller kroppslig sjukdom - med andra varaktiga fysiska eller psykiska funktionshinder som uppenbart inte beror på normalt åldrande, om de är stora och förorsakar betydande svårigheter i den dagliga livsföringen och därmed ett omfattande behov av stöd eller service. Enligt Socialförsäkringsbalken som trädde i kraft , och som ersatte tidigare Lagen om assistansersättning, krävs för rätt till assistansersättning att den enskilde har sådana grundläggande behov som anges i 9 a LSS. Det krävs dessutom att den enskilde har grundläggande behov som överstiger 20 tim/vecka. Grundläggande behov innebär hjälp med personlig hygien, måltider, att klä av och på sig, kommunicera med andra eller annan hjälp som förutsätter ingående kunskaper om den funktionshindrade. Kommunen har kostnadsansvar för grundläggande behov upp till 20 timmar i veckan. Om de grundläggande behoven överstiger i genomsnitt 20 tim/vecka svarar staten genom försäkringskassan för den assistansersättningen. På begäran av den enskilde får försäkringskassan betala ut assistansersättningen till kommunen eller till någon annan som har tillstånd enligt LSS att bedriva verksamhet med personlig assistans. En ansökan om personlig assistans kan lämnas till kommunen och eller till försäkringskassan. I de fall som kommunen bedömt och beslutat om grundläggande behov överstigande 20 timmar och försäkringskassan beslutar om färre timmar får kommunen hela kostnadsansvaret. Enligt socialförsäkringsbalken skall rätten till assistansersättning omprövas sedan två år förflutit från senaste prövningen och vid väsentligt ändrade förhållanden. Regeringen fastställer årligen timbeloppet för assistansersättning. För år 2014 är beloppet 280 kronor/timme. Av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade framgår att den enskilde ska ges störst möjliga inflytande över de insatser som ges. Detta kan innebära dels att välja utförare dels vilken insats som önskas. 2

52 ABCD Kungälvs kommun Granskningsapport Utbetalningsprinciper personlig assistans Verksamhetens omfattning Totalt har 48 personer beslut om personlig assistans i augusti månad år 2014 enligt enhetschef för verkställighet inom funktionshinder. Av dessa har 40 personer assistansersättning enligt socialförsäkringsbalken och 8 personer har beslut enligt LSS för vilka kommunen har hela kostnadsansvaret. Antal beviljade assistanstimmar varierar från 21 till 112 tim/vecka hos ovanstående 8 personer. 17 personer har valt kommunen som utförare. 31 personer valt annan utförare. Totalt finns åtta privata assistansföretag i Kungälvs kommun. Kommunen har ca 40 egna anställda assistenter samt ett 10-tal anhörigassistenter. 7.3 Hur bedöms vårdbehovet Ansökan och handläggning Den enskilde, eller dennes företrädare, ansöker om personlig assistans enlig LSS hos kommunen och/eller om assistansersättning enligt socialförsäkringsbalken hos försäkringskassan som gör en utredning av behovet. Respektive myndighet fattar beslut inom ramen för sin kompetens. Rätten till bistånd bedöms med stöd av lagstiftning, lokala rutinbeskrivningar och domar. Dialog och regelbundna träffar med försäkringskassans handläggare sker även för så lika syn som möjligt om vårdbehovet. Underlag i form av läkarintyg och ADL-bedömning som arbetsterapeut gjort krävs in. Handläggare av insats i form av personlig assistans ingår i bland annat nätverket; SOLTAK där de resonerar kring insatser enligt LSS. Den utredning som kommunen gör kombineras med hembesök och med besök i eventuella andra miljöer där behovet skall tillgodoses. Handläggningsrutinen inom Kungälvs kommun är dokumenterad och innefattar bland annat följande frågeställningar som skall besvaras och moment som utredningen skall innehålla: Är den enskilde under 65 år vid ansökningstillfället? Har den enskilde ansökt om assistansersättning via försäkringskassan? Ta beslut om att utreda personkrets. Läkar- eller psykologintyg bifogas utredningen. 3

53 ABCD Kungälvs kommun Granskningsapport Utbetalningsprinciper personlig assistans Frågeformulär som skall användas vid möte med brukare angående utredning gällande personlig assistans. Utredning om personlig assistans skall diskuteras vid handläggarträffar. Prövning av grundläggande behov. Beslut om insats fattas av enhetschef för handläggarna. Uppdrag skickas till enhetschef verkställighet via datasystemet Treserva. Beslutsmeddelande skickas till den enskilde. Anmälan om eventuellt behov där grundläggande behov bedöms ligga över eller nära 20 timmar per vecka skickas till Försäkringskassan. Om utredningen visar att den enskilde har grundläggande behov blir nästa steg att pröva om det finns övriga behov såsom städning av bostad, ledsagning mm. Utredningen skall visa på underlag för beräkning av assistanstimmar Uppföljning och kontroll Enligt socialförsäkringsbalken skall rätten till assistansersättning omprövas sedan två år förflutit från senaste prövningen. Av Kungälv kommuns handläggningsrutin framgår att när det gäller individärenden och insatser i form av personlig assistans för barn bör omprövning ske varje år och för vuxna vartannat år. Omprövning av beslut svarar handläggare inom myndighetsverksamheten som träffar den enskilde brukaren oavsett om han/hon har kommunen eller annan som utförare. Enligt enhetschefen för verkställighet sker brukarmöten för samtal om hur assistansen fungerar vid två tillfällen per år. Detta sker genom hembesök och samtal med den enskilde och vid behov tillsammans med företrädare för den enskilde. Kommunens egna anställda personliga assistenter medverkar också vid arbetsplatsträffar då tillfälle ges till information om hur de upplever att assistansen fungerar. Enhetschef verkställighet attesterar de fakturor som inkommer gällande personlig assistansersättning. I samband med attestering sker, enligt enhetschefen kontroll av att angivna timmar stämmer mot beslut. Någon dokumenterad rutin för kontroll av privata assistansföretag finns inte och förekommer heller inte enligt tf enhetschef för verkställigheten. Kommunen har enligt våra intervjuer ingen rätt till insyn i, och kontroll av, privata företag. Tillstånd att bedriva verksamhet som avses i Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade ges av länsstyrelsen som har rätt att inspektera verksamheten. När det gäller styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen har kommunfullmäktige antagit Strategi för uppföljning av den interna kontrollen. Strategin tydliggör ansvaret för den interna kontrollen samt på vilket sätt uppföljning av denna 4

54 ABCD Kungälvs kommun Granskningsapport Utbetalningsprinciper personlig assistans skall ske. Av strategin framgår bland annat att nämnderna årligen skall upprätta, och senast i januari, fastställa plan för innevarande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Vidare framgår av strategin att nämnderna skall löpande eller senast i samband med att årets plan för intern kontroll fastställs i januari återrapportera till kommunstyrelsen och kommunrevisionen hur uppföljning har skett föregående år. I riktlinjer för intern kontroll i Kungälvs kommun, ett avsnitt i ekonomihandboken, förtydligas hur återrapporteringen skall gå till. Riktlinjerna anger att granskningsrapporten skall innehålla uppgift om vilka granskningsområden som valts samt kortfattad sammanfattning av resultaten. Rapporten samt ny plan för intern kontroll skall lämnas till kommunstyrelsen och kommunrevisionen senast den 31 januari varje år. Enligt de förtroendevalda revisorerna har inte någon avrapportering skett till dem i enlighet med fullmäktiges strategi och riktlinjer för den interna kontrollen Barnkonventionen Av de dokumenterade lokala rutinerna och riktlinjerna som vi tagit del av angående personlig assistans framgår inte tydligt att barnkonventionen skall beaktas i ärenden som gäller barn/ungdomar. LSS anger att barnperspektivet skall beaktas. Där anges sedan år 2010 att när en insats rör ett barn ska barnet få relevant information och ges möjlighet att framföra sina åsikter. Barnets åsikter skall tillmätas betydelse i förhållande till ålder och mognad Det av fullmäktige antagna funktionshinderpolitiska programmet hänvisar i mycket till FN:s konvention när det gäller rättigheter för personer med funktionshinder. Artikel 7 lyfts fram i programmet som anger att barn med funktionsnedsättning skall få möjlighet att uttrycka sina åsikter, bli lyssnade på och vara delaktiga i alla frågor som berör dem. Ett av fullmäktiges mål i programmet är att den enskildes delaktighet och inflytande ska få tydligt genomslag i beslut och genomförande av socialtjänstens individuella insatser. Detta skall särskilt beaktas när det gäller barn och äldre. FN:s barnkonvention nämns inte i det funktionshinderpolitiska programmet, däremot finns en målsättning dokumenterad i verksamhetsplanen för sektor arbetsliv och stöd år 2014 som lyder; Barnkonventionen skall beaktas i allt arbete som rör barn. Under avsnitt Aktivitet i verksamhetsplanen anges att arbetsrutinerna skall ses över för att belysa barnperspektivet vid stödinsatser. Denna översyn skall enligt verksamhetsplanen vara slutförd De vi intervjuat känner inte till om FN:s barnkonvention finns antaget och nedbrutit till lokala riktlinjer i Kungälvs kommun. Enligt våra intervjuer är barn/ungdomar alltid med vid såväl introduktionsmöte inför beslut om personlig assistans som vid uppföljningsmöten. Barnet/den unge ges tillfälle att uttrycka sin vilja av val av assistent. 5

55 ABCD Kungälvs kommun Granskningsapport Utbetalningsprinciper personlig assistans Sammanfattande bedömning Utifrån våra dokumentstudier och intervjuer är vår sammanfattande bedömning att verksamheten gällande personlig assistans synes fungera ändamålsenligt inom de delar som granskningen har omfattat. Ett förbättringsområde är återrapporteringen från kommunstyrelsen och sociala myndighetsnämnden till kommunrevisionen gällande årlig plan för, och resultatet av, den interna kontrollen. Göteborg dag som ovan Kerstin Ingvarsson 6

56 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 333/2014 Samverkan inom vård och omsorg (Dnr KS2014/1152) Fler blir allt äldre och idag finns cirka 8675 personer som är 65 år och äldre i Kungälvs kommun. De beräknas vara 9970 personer år Mest ökar åldersgruppen 80 år och äldre med 18,7 %. Kommunen har fått ett ökat flöde av hälso-och sjukvård från slutenvård till primärvård och kommunal vård. Vården som utförs i kommunen blir allt mer avancerad och vårdtagarna allt mer sjuka. När den enskilde har behov av läkarkontakt, skulle det underlätta om det fanns ambulerande läkare att kontakta för rådgivning och hembesök. Genom samverkan mellan primärvård, länssjukvård och kommun borde man kunna hitta en lösning med utökad läkarmedverkan i boendet. I väntan på att en äldrecentral etableras (se äldreomsorgsplanen ) ska kommunen samordna insatserna för de äldre genom att införa äldrelots. En äldrelots innebär att det finns ett telefonnummer att ringa för den äldre och dess närstående och sedan slussas vidare. Beslutsunderlag Beredningsskrivelse Samverkan inom vård och omsorg Bilaga Samverkan inom vård och omsorg.pdf Bilaga Protokollsutdrag - Samverkan inom vård och omsorg.pdf Yrkande Anders Holmensköld (M): Kommunstyrelsen ställer sig bakom beredningsskrivelsen. Proposition Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner att kommunstyrelsen beslutar att anta yrkandet. Omröstning begärs inte. Beslut Kommunstyrelsen ställer sig bakom beredningsskrivelsen. Förslag till kommunfullmäktige Västra Götalandsregionen och Kungälvs kommun (SIMBA) ska finna samverkansformer som ökar möjligheten till hembesök av läkare. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda möjligheten att införa funktionen äldrelots. Återrapportering till kommunfullmäktige senast maj 2015 KOMMUNSTYRELSEN Justeras sign

57 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 12 (12) 69/2014 Samverkan inom vård och omsorg (Dnr KS2014/1152-2) Sammanfattning Fler blir allt äldre och idag finns cirka 8675 personer som är 65 år och äldre i Kungälvs kommun. De beräknas vara 9970 personer år Mest ökar åldersgruppen 80 år och äldre med 18,7 %. Kommunen har fått ett ökat flöde av hälso-och sjukvård från slutenvård till primärvård och kommunal vård. Vården som utförs i kommunen blir allt mer avancerad och vårdtagarna allt mer sjuka. När den enskilde har behov av läkarkontakt, skulle det underlätta om det fanns ambulerande läkare att kontakta för rådgivning och hembesök. Genom samverkan mellan primärvård, länssjukvård och kommun borde man kunna hitta en lösning med utökad läkarmedverkan i boendet. I väntan på att en äldrecentral etableras (se äldreomsorgsplanen ) ska kommunen samordna insatserna för de äldre genom att införa äldrelots. En äldrelots innebär att det finns ett telefonnummer att ringa för den äldre och dess närstående och sedan slussas vidare. Förslag till kommunfullmäktige 1. Västra Götalandsregionen och Kungälvs kommun (SIMBA) ska finna samverkansformer som ökar möjligheten till hembesök av läkare. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda möjligheten att införa funktionen äldrelots. 3. Återrapportering till kommunfullmäktige senast maj SOCIALA UTSKOTTET Justeras sign