Standardvillkor för köp av varor för ISS Facility Services AB Version 1.4:2013

Transkript

1 Standardvillkor för köp av varor för 1. INLEDANDE BESTÄMMELSER 1.1 Standardvillkorens verkan Med standardvillkor menas dessa avtalsvillkor. Standardvillkoren skall gälla alla inköp av varor och produkter som företas av;, dess dotterbolag samt intressebolag. För kombinerade Leveranser gäller dessa standardvillkor den del av Leveransen som gäller inköp av varor, medan Standardvillkor för köp av tjänster för gäller för den del av Leveransen som gäller tjänster, i den utsträckning de är applicerbara. I tillfälle att tjänsteleveransen utgör en övervägande del av totala Leveransen skall Standardvillkor för köp av tjänster för fullt ut gälla för denna del av Leveransen. Standardvillkor utarbetade av Leverantören, eller andra, skall icke användas. Avvikelse från denna bestämmelse kan endast ske efter skriftlig överenskommelse mellan Leverantören och Köparen. 1.2 Köparen Med Köparen menas det ISS bolag som ingår vart enskilt inköpsavtal 1.3 Leverantören Med Leverantören menas den som i vart enskilt inköpsavtal utfäst sig att leverera varor till Köparen. 1.4 Avtalet Med Avtalet menas vart enskilt inköpsavtal som ingåtts mellan Köparen och Leverantören. Standardvillkoren ingår alltid som en del av Avtalet. 1.5 Leveransen Med Leveransen menas Leverantörens samlade Leveransförpliktelser gentemot Köparen, enligt Avtalet. Standardvillkoren ingår alltid som en del av Avtalet. 1.6 Avtalets verkan Inköpsavtal som ingåtts mellan Köparen och Leverantören skall kunna användas av alla Köparens avdelningar, moderbolag, dotterbolag och intressebolag. 1.7 Motstridighet Vid motstridighet mellan en bestämmelse i det enskilda inköpsavtalet och en bestämmelse i standardvillkoren går bestämmelsen i det enskilda inköpsavtalet före. 2. PRIS OCH BETALNINGSVILLKOR 2.1 Pris Priser skall vara specificerade i Avtalet. Det avtalade priset skall anses vara en uttömmande beskrivning av det totala vederlaget för varan. Priset skall, om annat ej specifikt skriftligt avtalats, vara fast under avtalsperioden och inkludera alla kostnader förbundna med Leveransen. Angivet pris är exklusive moms, men inklusive alla övriga skatter och avgifter, porto- och expeditionskostnader. Priset skall anges fritt Köparens driftadress. 2.2 Faktura och betalning För enstaka Leverans sker fakturering efter Köparens mottagande av varan. Faktura skall minimum ha som betalningsvillkor innevarande månad + 30 dagar från mottagen, korrekt faktura. Sker Leveransen i form av delleveranser över flera månader, kan Leverantören fakturera à conto, för den del som är levererad, förutsatt att sådan överenskommelse gjorts i Avtalet. Dock kan aldrig mer än 90 % av faktiskt levererat gods faktureras. Slutlig avräkningsfaktura behandlas, efter det att Köparen mottagit och godkänt sista delleveransen. Från denna tidpunkt börjar reklamationstid och i förekommande fall garantitid att gälla. Har Köparen ej mottagit korrekt faktura inom tre månader från leverans, förfaller Leverantörens anspråk på ersättning för Leveransen. Köparen kan utställa allmänna regler om hur fakturan skall utformas, för att enkelt kunna behandlas av Köparen. Härvid måste legala regler beaktas. Med fakturan skall alltid följa den dokumentation som

2 Standardvillkor för köp av varor för krävs för att Köparen skall kunna kontrollera fakturans riktighet. Med godset skall på samma sätt medfölja dokumentation som möjliggör godkännande av Leverans. Faktura med underlag skall sändas till den fakturaadress som Avtalet anger. Fakturaadress och Leveransadress är ej nödvändigtvis desamma. Faktura som ej uppfyller de krav som framgår av Avtalet eller dessa bestämmelser, returneras. Nytt fakturadatum skall åsättas korrigerad faktura. Då Köparen kräver detta, skall Leverantören kunna hantera e-faktura och skall sända e-faktura i sådant elektroniskt format som Köparen kan motta och behandla. Oaktat Leverantörens överlåtelse av fakturan till tredje man (factoring) står Leverantören fortsatt ansvarig i förhållande till Köparen för reklamationer och ev. regresskrav. Köparens betalning till anvisad tredje man sker med frigörande verkan. 2.3 Generella betalningsvillkor Faktureringsavgifter eller andra liknande generella avgifter accepteras inte. Avgifter, som inte avtalats, frånräknas fakturan före utbetalning. Kvittning, d.v.s. att kund och leverantörsfakturor kan kvittas mot varandra, accepteras inte. Kvittning, det vill säga att kund och leverantörsfakturor kvittas mot varandra, accepteras inte. Dröjsmålsräntor överstigande Räntelagen samt dröjsmålsräntefakturor understigande 100:- kronor kommer inte att accepteras då hanteringskostnaden för dessa vida överstiger fakturabeloppet. Samlingsfakturor avseende dröjsmålsräntor för flera kostnadsställen inom ISS accepteras inte. 3. LEVERANSVILLKOR 3.1 Leverans Leverantören skall leverera varorna samt dokumentation nämnd i punkt 4.9 vid den tid och på den plats som framgår av Köparens beställning, eller eljest är avtalat. Om Leveranstid ej avtalats, skall Leverans ske inom rimlig tid, som regel inom 1 vecka från mottagande av beställningen. 3.2 Paketering och märkning Leveransen skall vara försedd med adekvat skyddsförpackning och vart levererat kolli skall vara märkt på sådant sätt att identifiering av mottagare lätt kan ske. 3.3 Mottagande Leverantören skall ha ett sådant system för Leverans av varan, att han, med lätthet i efterhand kan visa att varan mottagits av Köparen. Härvid skall också vara möjligt att spåra mottagande person. 3.4 Övergång av risk Leverantörens risk för varan upphör då varan är levererad som överenskommet och mottagningskvitterad enligt punkt LEVERANTÖRENS SKYLDIGHET 4.1 Generellt Leverantören skall leverera de varor som är angivna i Avtalet. Leverantören skall aktivt eftersöka den information som krävs för Leveransens utförande och kan ej åberopa saknad information som skäl till felaktig Leverans. Leverantören måste också vara uppmärksam på de generella villkor, (ex. fakturamärkning) som Köparen har, för att behandla fakturor. Om sådan information ej frivilligt lämnas av Köparen vid beställning, skall Leverantören aktivt eftersöka denna. Inga generella märkningar accepteras av ISS. 4.2 Lagstiftning mm. Leverantörens verksamhet skall i vart avseende vara lagligt. Leverantören skall, vid varje tillfälle, vara informerad om och rätta sig efter den, vid varje tillfälle gällande, lagstiftningen inom Leverantörens område. Leverantören skall sörja för att de varor som levereras vid var tid möter den lagstiftning och de myndighetskrav som varan omfattas av. Leverantören skall i sin verksamhet sörja för att arbetstagares och andra människors grundläggande rättigheter, hälsa och säkerhet tillvaratas.

3 Standardvillkor för köp av varor för Leverantören skall i sin verksamhet acceptera ISS Code of Conduct 4.3 Lojalitet och förbättringar Leverantören förpliktar sig att i alla avseenden tillvarata Köparens (ISS) intressen. Leverantören skall tillse att han och hans personal och/eller engagerade medhjälpare, ej hamnar i någon form av intressekonflikt i samband med uppfyllelse av Avtalet. Leverantören är också skyldig att tillse att inga mutor eller andra påtryckningsmedel är en del av det ömsesidiga affärsförhållandet. I fall att muta krävs av någon person inom Köparens organisation, är Leverantören skyldig att informera inköpschef eller ledningen i Köparens organisation. Leverantören förpliktar sig att utan dröjsmål informera Köparen om tänkbara problem eller svagheter med levererade varor, behov för utveckling/förbättring av varorna samt andra förhållanden som kan påverka varans kvalitet, funktionalitet eller värde för Köparen. 4.4 Leveranskapacitet Leverantören förpliktar sig att säkra nödvändig kapacitet för att kunna leverera enligt Avtalet, utan förseningar. Vid kapacitetsbrist skall Leverantören prioritera Köparens beställningar. Vid eventuell brist meddelas ISS redan vid avrop/beställningstillfället. Om brist skulle uppstå efter avrops beställningstillfälle meddelas ISS senast dagen därpå. Leverantören skall vid brist av önskad vara föreslå likvärdig vara. Leverantören skall vid brist av beställd vara leverera likvärdig vara i beställd kvantitet. 4.5 Leverantörens kvalitetssäkring, säkerhet mm. Leverantören förbinder sig att ha ett genomarbetat och modernt kvalitetssäkringssystem som skall följas vid Leverans av varor enligt avtal. Köparen kan kräva detaljerad redovisning av kvalitetssäkringsarbetet och i förekommande fall kräva förbättringar, om detta krävs för att Leverantören skall kunna leverera enligt Avtalet. 4.6 Miljökrav, produktmärkning mm Leverantören skall för sin verksamhet och för Leveransen sörja för att alla lagstadgade miljökrav, eller krav som följer på myndighetsutövning. Leverantören är också, i förekommande fall, skyldig att iaktta de interna miljökrav som Köparen har satt upp i sitt miljöledningssystem. Leverantören har rätt att efter anmodan få ta del av dessa krav. Utan uteslutande av andra krav, innebär detta bl.a. att ej leverera kemikalier som icke genomgått de interna miljö- och arbetsmiljöprövningar uppsatta av Köparen. Leverantören är pliktig att på egen bekostnad bidra till att sådan ny produkt genomgår prövning ovan. Leverantören är också pliktig att på egen bekostnad underhålla lagstadgade produktblad, innehållsdeklarationer, mm. samt att omedelbart informera Köparen, då förändringar sker i varans tillverkningsspecifikation. Leverantören är skyldig att på eget initiativ lämna redovisning över inköpta kvantiteter, liksom statistik som följer av nuvarande eller kommande miljölagstiftning. Alla varor skall vara tydligt märkta, enligt gällande lagstiftning. 4.7 Garanti Leverantören garanterar att de varor som omfattas av Leveransen uppfyller Avtalets krav och är fria från fel. Där varan ej är levererad enligt detta, har Köparen rätt att kräva rättelse eller ny Leverans av felfri vara. Sådan rättelse skall ej vara förknippad med någon kostnad. Om ej längre garantitid överenskommits är kortast accepterade garantitid är två år efter godkänd slutleverans. Leverantörens förpliktelser under garantitiden gäller ej fel som uppstår på grund av oriktig hantering eller lagring av varan. Ej heller sådant som kan anses vara normalt slitage. Vid fel och brister under garantitiden är Leverantören skyldig att kunna visa att fel eller brist i varan beror på förhållanden som Köparen står risken för.

4 Standardvillkor för köp av varor för Köparens rättigheter i denna bestämmelse begränsar ej Köparens rättigheter enligt köplagen eller enligt punkten 9 i dessa villkor. 4.8 Elektronisk handel I fall då Köparen kräver det, skall Leverantören, på egen bekostnad, utarbeta och underhålla en elektronisk katalog över produkterna som omfattas av Avtalet. Denna katalog, eller jämförbar lösning, skall vara upprättad på ett sätt som gör det möjligt att nyttja den i Köparens e-handelslösning. 4.9 Dokumentation Varorna skall levereras tillsammans med gängse handlingar, instruktionsböcker, mm. Detsamma gäller lagstadgad dokumentation eller dokumentation som krävs i Avtalet eller beställningen Användande av underleverantörer Om annat inte avtalats, skall användande av underleverantör i förväg vara godkänt av Köparen. Underleverantören skall uppfylla alla de krav som ställs på Leverantören i Avtalet. Användande av underleverantör undantar ej Leverantören från det ansvar som åläggs honom enligt Avtalet eller dessa villkor Försäkringar Leverantören skall inneha och vidmakthålla, under hela avtalstiden och sex (6) månader därefter, en betryggande ansvarsförsäkring, inklusive produktansvarsförsäkring och försäkring för ren förmögenhetsskada, som täcker alla skador som kan drabba Köparen, dess anställda eller tredje man på grund av fel eller försummelse hänförlig till Leverantören, dess personal eller av Leverantören anlitad underleverantör. Ansvarsförsäkringen skall täcka skador som omfattas av en normal ansvarsförsäkring i Sverige och till ett belopp av minst 10 MSEK per skadetillfälle och minst 20 MSEK per tolvmånadersperiod. Försäkringsbeloppet får aldrig understiga den nivå som krävs i Avtalet. Produktansvarsförsäkringen skall täcka skador till ett belopp av minst 10 MSEK per skadetillfälle och minst 20 MSEK per tolvmånadersperiod. Försäkringen för ren förmögenhetsskada skall täcka skador till ett belopp av minst 1 MSEK per skadetillfälle. Leverantören skall på Köparens begäran redovisa att ovan nämnda försäkringar är tecknade samt att dessa är utformade enligt ovan nämnda villkor. Leverantörens personal skall vara försäkrad via AMF-, TFA-försäkring eller motsvarande. 5. KÖPARENS SKYLDIGHET Köparen är ansvarig för betalning av överenskommet vederlag för varan, på förfallodatum. Köparen skall medverka, så Avtalets intentioner kan genomföras. Sådan medverkan innebär att samarbete skall ske så att Leverantören ej blir försenad eller på annat sätt förhindrad att uppfylla sina förpliktelser. Den medverkan som krävs av Köparen skall vara uttömmande beskriven i Avtalet. Oaktat Köparens medverkan, skall Leverantören göra sitt yttersta för att uppfylla sitt åtagande enligt Avtalet. Då Köparen ej uppfyller sitt ansvar, skall Leverantören omedelbart upplysa Köparens huvudkontaktman om detta, samt upplysa om de förmodade konsekvenserna av detta. 6. SAMARBETSFORMER 6.1 Kontaktpersoner Var part skall utse en kontaktperson för uppföljning av Avtalet. Denne kontaktperson skall ha fullmakt att behandla och ta ställning till vart spörsmål som kan uppkomma, avseende Avtalets genomförande. Eventuellt byte av kontaktperson skall skriftligen snarast meddelas motparten. Parterna skall genomföra regelbundna möten för uppföljning av Avtalet. Mötesfrekvens avtalas efter behov. Anteckningar skall föras vid sådana möten. Köparen ansvarar för anteckningarna. Anteckningar

5 Standardvillkor för köp av varor för skall tillställas alla deltagare vid mötet. Ev. noteringar tas upp som efterföljande kommentarer till mötet och biläggs anteckningarna. 6.2 Upplysningsplikt Parterna skall omedelbart upplysa varandra om förhållanden som kan få betydelse för Avtalets genomförande, helt eller i delar. Sådan upplysning skall ske skriftligen. Partena skall omedelbart upplysa varandra om ändringar i ägarförhållanden eller andra nya omständigheter som ställer parterna i ett direkt konkurrensläge. Parterna har i sådana fall rätt att säga upp Avtalet med tre månaders skriftligt varsel. 6.3 Samarbete på operativ nivå Leverantören skall ställa nödvändiga resurser till förfogande för samarbete med Köparens operativa personal, främst inom områdena varans Leverans, funktionalitet och kvalitet. 7. ÖVRIGA RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER 7.1 Parternas tystnadsplikt Parterna, dess personal samt andra som handlar å parternas vägnar, har tystnadsplikt avseende Avtalet och de förhållanden av affärsmässig karaktär som parterna tar del av som en del i uppfyllandet av Avtalet. Leverantörens personal och andra som handlar å parternas vägnar skall, om Köparen så kräver, skriftligen underteckna sådant tysthetslöfte. Parterna är förpliktade att vidta nödvändiga åtgärder i syfte att säkra att material och upplysningar ej blir kända för andra, i strid med denna punkt. Tystnadsplikten gäller också efter det att Avtalet upphört. Om någon av parterna offentligt vill kungöra samarbete enligt Avtalet i reklamsammanhang mm. kan detta endast ske efter godkännande från motparten. 7.2 Överlåtelser av rättigheter och skyldigheter ISS har rätten att låta dotterbolag samt associerade bolag göra avrop i enlighet med Avtalet. I övrigt kan endast överlåtelser av rättigheter och skyldigheter göras efter skriftligt godkännande av båda parter. 7.3 Force Majeure Om part förhindras fullgöra detta avtal på grund av omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kan ha förväntas räkna vid Avtalets träffande och vars följder han inte heller skäligen kan ha undvikit eller övervunnit, skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från vite och annan påföljd. Om Avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre (3) månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda Avtalet helt eller delvis. 8. FEL OCH REKLAMATION 8.1 Försening Det föreligger försening från Leverantörens sida, då Leverans ej sker enligt de tidsintervaller som uppsatts i Avtalet och detta icke har med förhållanden där Köparen kan anses ha ansvar för, enligt Avtalet. 8.2 Fel Det föreligger fel från Leverantörens sida, då Leverans ej täcker de behov, krav och specifikationer, som uppsatts i Avtalet och detta icke har med förhållanden där Köparen kan anses ha ansvar för, enligt Avtalet. Om annat inte följer av Avtalet, föreligger det fel från Leverantörens sida om Leveransen ej överensstämmer med Köplagens bestämmelser om Varans Beskaffenhet. 8.3 Rätt till varan Leverantören garanterar att godset ej häftar i skuld vid Leveransen samt att det ej gör intrång i tredje mans immateriella rättigheter. Om tredje man hävdar sådan skuld, skall Leverantören fullt ut hålla

6 Standardvillkor för köp av varor för Köparen skadeslös och vidta nödvändiga åtgärder. Kostnader för rättsliga åtgärder under denna punkt skall fullt ut bestridas av Leverantören. 8.4 Fel från Köparen Det föreligger fel från Köparens sida om betalning ej erläggs enligt de villkor som avtalats (försening) eller om Köparen ej uppfyller övriga förpliktelser enligt Avtalet (fel). Dock kan försening aldrig hävdas om betalningsvillkor understiger 30 dagar netto, fel kan ej hävdas om felet beror på förhållanden som Leverantören ansvarar för. 8.5 Reklamation Eventuella reklamationer skall göras snarast efter Leverans och alltid inom rimlig tid efter det att felet blivit känt. Vid nästa Leveranstillfälle tas reklamerad vara i retur och krediteras omgående på Leveransdagens order/sedel/beställning. Om brist uppstått, fel vara levererats, dålig vara levererats eller Leverans uteblivit, skall felet rättas till enligt dessa villkor eller ISS önskemål. 8.6 Betalningsinställelse/Insolvens Om någon av parterna ingår ackordsuppgörelse eller blir satta i konkurs kan den andra parten med omedelbar verkan och utan följder säga upp Avtalet. 9. RÄTTELSER VID FEL ORSAKADE AV LEVERANTÖREN Om det föreligger fel, försening eller andra missförhållanden där Leverantören är ansvarig har Köparen rätt att kräva rättelse enligt en eller flera punkter nedan; 9.1 Rättelse Köparen kan kräva att Leverantören, utan kostnad för Köparen avhjälper de fel som åberopats inom den frist som framgår av punkt 8.5, avhjälpande kan bl.a. ske genom förbättring, omleverans eller tilläggsleverans, så att Leveransen uppfyller villkoren i Avtalet. Rättelse skall ske snarast möjligt efter att förhållandet påtalats. Rättelse skall ske utan väsentlig påverkan på Köparens verksamhet, inom rimlig tid samt utan risk för att Köparen ej får täckning för eventuella extra kostnader, orsakande av felleveransen. 9.2 Tredje mans felavhjälpning Har Leverantören ej avhjälpt fel enligt 9.1 eller om felavhjälpning misslyckats, kan på Leverantörens bekostnad, felavhjälpning via tredje man ske. Köparen har rätt att engagera tredje man utan att inhämta Leverantörens samtycke. Dock skall Leverantören informeras och alltid ges möjlighet att själv engagera tredje man. 9.3 Innehållande av betalning Köparen har rätt att innehålla hela, eller del av köpeskillingen, till dess att fullständig rättelse har skett. 9.4 Prisavdrag Har det, trots upprepade försök ej lyckats att avhjälpa felet, har Köparen rätt till prisavdrag som skall motsvara den värdeminskning felet har för Köparen. 9.5 Förseningsvite Vid försening av Leveransen där Köparen ej kan göras ansvarig enligt dessa villkor, eller där Force Majeure ej kan åberopas, skall förseningsvite löpa med automatik. Förseningsvite utgör 0,15 % av Avtalets totala kostnadsram, för var kalenderdag förseningen varar. Sammanlagt förseningsvite kan ej överstiga 15 % av total kostnadsram och kan således löpa maximalt i 100 dagar. Förseningsvite undantar ej Leverantören från övriga skyldigheter enligt dessa villkor eller Avtalet 9.6 Hävning Köparen kan häva hela eller delar av Avtalet om felet/förseningen är väsentligt. Vid värdering huruvida felet/förseningen är väsentligt skall stor vikt läggas vid felets/förseningens betydelse för Köparen. Upprepade förseningar eller fel skall alltid anses vara väsentligt fel liksom brott mot lagar och förordningar.

7 Standardvillkor för köp av varor för 9.7 Kompensation Köparen har rätt att kräva kompensation för ekonomiska förluster orsakade av felet/förseningen. Detta kan även gälla utebliven vinst. Köparens rätt till kompensation faller ej på grund av övriga krav som Köparen ställt i anledning av felet/förseningen. Eventuell utgiven vite för samma avtalsbrott skall dras av vid beräkningen av den ekonomiska förlusten. 10. RÄTTELSER VID FEL ORSAKADE AV KÖPAREN 10.1Dröjsmålsränta Vid försenad betalning kan Leverantören kräva dröjsmålsränta enligt räntelagen. Påminnelse skall ha skickats och mottagits av Köparen innan räntedebitering kan påbörjas. Inga andra krav kan framställas som följd av försenad betalning Hävning av Avtalet I det fall väsentliga fel föreligger från Köparens sida, har Leverantören rätt att häva Avtalet. Hävning kan ej ske efter det betalning skett av förfallna belopp eller om tvistigt belopp är förfallet. 11. UPPSÄGNING AV AVTALET Köparen har rätt att säga upp Avtalet med tre månaders skriftligt varsel. Leverantören är skyldig att leverera varor beställda fram till Avtalets slutdatum. I det fall Avtalet sägs upp i förtid, enligt punkt 11 skall Köparen ersätta Leverantören enligt följande; a) det belopp som Leverantören har tillgodo för den del av Avtalet som redan utförts. b) Dokumenterade direkta kostnader som uppstått hos Leverantören i förbindelse med Avtalet, före den tidpunkt då uppsägningen mottogs och som Leverantören ej kan tillgodogöra sig i andra affärssammanhang. Förutsättning är att dessa belopp ej täcks av de belopp som hänför sig till p. a) Anspråk kan ej ställas på ersättning för icke uppkomna kostnader eller för icke levererade framtida delleveranser eller Leveranser. Leverantören kan ej kräva ersättning för förväntad framtida vinst. Ej heller kräva ersättning som överstiger priset på de uppsagda Leveranserna. 12. TVIST Tvist i anledning av Avtalet avtal skall slutligt avgöras genom skiljedom enligt Skiljedomsregler för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Skiljeförfarandets säte skall vara Stockholm Skiljeförfarande som påkallats med hänvisning till denna skiljeklausul omfattas av sekretess. Sekretessen omfattar all information som framkommer under förfarandet liksom beslut eller skiljedom som meddelas i anledning av förfarandet. Information som omfattas av sekretess får inte i någon form vidarebefordras till tredje person utan den andra Partens skriftliga samtycke. Part skall emellertid inte vara förhindrad att vidarebefordra sådan information för att på bästa sätt tillvarata sin rätt mot den andra Parten med anledning av tvisten eller om Part enligt författning, föreskrift, myndighetsbeslut, börskontrakt eller motsvarande är skyldig att lämna sådan information.