Instruktioner och tips för ansökan till Naturens Bästa

Transkript

1 Instruktioner och tips för ansökan till Naturens Bästa Vårt startpaket Det här Startpaketet består av sex delar; 1. Kriteriedokumentet för Naturens Bästa Det grunddokument som styr kvalitetsmärkningen Naturens Bästa och som de tre avsändarorganisationerna gemensamt arbetat fram och ställt sig bakom. 2. Instruktioner och tips för ansökan. Det material som du läser just nu, och som ska underlätta ditt ansökningsarbete. 3. Arbetshäfte med förklaringar och exempel. Ett häfte med bakgrund och konkret vägledning till ansökans nyckeldokument som resmålsanalys, policy för lokal prägel och miljöplan. På Startpakets CD-skiva finns elektroniska format till resmålsanalys och miljöplan, liksom förslag till markägaravtal. 4. Digitala ansökningsformulär på CD. Ansökningsformulär för arrangören med företagsbeskrivning och krav, formulär för varje presenterat arrangemang med krav, och formulär för märkningens alla bilagor. 5. Bakgrundstexter. Reportagetexter från internationell ekoturism, tillsammans med litteraturtips och användbara webbadresser. Vad händer efter att ansökan lämnats in? Alla inkomna ansökningar passerar en första skrivbordskontroll. Där plockas ofullständiga ansökningar bort, och dessa arrangörer får ett förklarande brev om vad som måste kompletteras. Resterande ansökningar går vidare till nästa fas i processen - kvalitetsgranskarnas besök hos det ansökande företaget. De arrangörer som blir aktuella för ett företagsbesök ska betala en momsfri tilläggsavgift enligt följande sammanställning. Dessutom räknar vi med att de besökta företagen står för kvalitetsgranskarnas kost och eventuella logi i samband med granskningen. Årsomsättning (Ansökningsavgift) Företagsbesök Totalt < (1 500 kr) kr kr (1 800 kr) kr kr (2 000 kr) kr kr (2 500 kr) kr kr (3 000 kr) kr kr > 15 miljoner (4 500 kr) kr kr Medlemmar i Ekoturismföreningen får kronor i rabatt på såväl ansökningsavgift som på avgiften för företagsbesöket. Några veckor efter besöket utvärderar sedan den oberoende Märkningskommittén de inkomna ansökningarna tillsammans med kvalitetsgranskarnas rapporter och beslut fattas om ansökan. 1

2 Vilka beslut fattar Märkningskommittén? Att ansöka till Naturens Bästa är en process, och bara hälften av de ansökande företagen kvalar in i systemet redan vid första ansökningstillfället. Se därför kvalitetsmärkningen som en dynamisk utvecklingsprocess i flera steg, som vanligtvis inleds med ett medlemskap i Ekoturismföreningen, fortsätter via märkningens baskurs och går vidare med en första skriftlig ansökan, granskningsbesök och kommittémöte. Under hela tiden tillförs nya kunskaper, synpunkter och frågeställningar utifrån startpaketet, kriteriedokumentet, granskarnas frågor och Märkningskommitténs beslutsdiskussion. Att nya frågor väcks under resans gång är en styrka, men innebär ofta att Märkningskommittén inte kan fatta ett definitivt beslut redan vid första behandlingen. Kommitténs ledamöter behöver veta mer om det ansökande företaget, och särskilt vanligt blir detta när det handlar om nystartade företag, med liten omsättning och/eller en mindre känd verksamhet. När företagets ansökan behandlas kan därför Märkningskommittén fatta tre olika beslut. Det ansökande företaget godkänns på en gång. Ett godkännande förutsätter en enig Märkningskommittén och en mycket stark övertygelse om att den ansökande arrangören och de presenterade arrangemangen verkligen uppfyller kvalitetsmärkningens alla krav. Arrangörens ansökan bordläggs, vilket händer med många ansökande företag. Detta beslut betyder att Märkningskommittén vill veta mer om den ansökande arrangören och att dess ledamöter inte kunnat ena sig om ett slutgiltigt beslut i form av tummen upp eller ett avslag. Skälen är ofta flera, och kan bero på otydligheter i den inlämnade ansökan, för få vidtalade referenser, brister i vårt eget arbete eller att nya frågeställningar har dykt upp i ett sent skede. Kommittén kan avslutningsvis välja att avslå ansökan. Detta sker med ungefär var tionde ansökning och förutsätter också en enig Märkningskommitté. Ett avslag betyder dock inte att det aktuella företaget för tid och evighet är diskvalificerat för Naturens Bästa. Snarare handlar det om att Märkningskommittén anser att arrangören behöver utveckla sin verksamhet, fortbilda sig och/eller att ansökan kräver ett nytt företagsbesök för en fortsatt behandling. Ansökningsprocessen till Naturens Bästa är knappast fulländad. Vissa ansökningar borde definitivt vara mer fullständiga, några uppgifter missuppfattas och märkningssystemets olika medarbetare kan missa att ställa viktiga frågor. Därför tvingas Märkningskommittén att fatta beslut som av den ansökande arrangören uppfattas som orättvist och/eller felaktigt. Trots detta väljer Märkningskommittén att hellre fälla än fria. Kommitténs ledamöter och kvalitetsmärkningens avsändare är nämligen övertygad om att alternativet, att godkänna en arrangör som ännu inte är klar för Naturens Bästa både skadar vårt gemensamma kvalitetsmärke och ger den ansökande arrangören en förödande badwill. Det tjänar ingen på! 2

3 Vi märker inte företag Kvalitetsmärkningen Naturens Bästa är en produktmärkning. Det innebär att vår kvalitetssymbol visar vägen till de arrangemang som uppfyller märkningens krav. På samma sätt som KRAV-märket visar köparen vilka av grönsaksdiskens tomater som är ekologiskt odlade. Kvalitetsmärkta arrangemang från godkända arrangörer Ett kvalitetsmärkt arrangemang kommer alltid från en godkänd arrangör, på samma sätt som de ekologiska tomaterna bara kan levereras av en godkänd KRAV-bonde. Naturens Bästa bygger därför på att det i grunden finns ett företag, som uppfyller kraven som märkningen ställer på alla ansökande arrangörer. Varje arrangör väljer sedan själv hur stor del av utbudet som ska kvalitetsmärkas. Det kan vara en mindre del, ganska mycket eller allt. När man första gången ansöker till Naturens Bästa kan man presentera upp till fem olika arrangemang, men det räcker också med ett. Vi tror att det i de flesta fall är lämpligt att koncentrera arbetet på två eller tre olika arrangemang. Se även avsnittet Vad kan märkas? i märkningens kriteriedokument. Vi kräver bokningsbara och tydligt beskrivna arrangemang Ett av de vanligaste skälen till att en ansökan inte har blivit godkänd, är att det saknas tydligt beskrivna arrangemang. I och med revideringen av kriterierna under 2005 tillkom därför flera krav kring detta. En tydlig produktbeskrivning med information om transporter, aktiviteter, övernattningar, mat, tid, pris och andra väsentliga detaljer är ett absolut villkor för att vår Märkningskommitté ska kunna ta ställning till om arrangemanget håller måttet eller ej. Använd bifogat elektroniskt format för beskrivning av arrangemanget och bifoga dessutom, om så finns, egna produktblad. Vad är ett arrangemang? Liksom en välsmakande köttgryta består ett minnesvärt ekoturismarrangemang av många olika ingredienser. Köttgrytans smak, utseende och karaktär kan gradvis ändras genom att receptet justeras en aning, och på samma vis kan ett arrangemang byggas på, kortas ner, få en annan inriktning eller ges ett delvis nytt innehåll. Gränsen mellan olika arrangemang är därför ofta flytande och vid en ansökan till Naturens Bästa handlar det om att fokusera på väsentligheter. I ansökan till Naturens Bästa ska ni utgå ifrån det utbud som företaget redan säljer. Beskriv sedan arrangemanget utifrån dess mest omfattande version och med alla aktiviteter redovisade. Utgå från hur produkten beskrivs mot kund. Då får Märkningskommittén ofta en klar bild över vad som ingår. Om något väsentligt ändras, exempelvis man väljer ett annat geografiskt område, vandringen ändras till ridtur, dagsturen förlängs med en övernattning eller två, guiden ersätts med en vägbeskrivning, och så vidare, handlar det vanligtvis om en ny typ av arrangemang. Detta kräver en egen beskrivning och återigen är en god tumregel hur ni kommunicerar mot kund. Däremot kan snarlika arrangemang med en gemensam grund med fördel presenteras i form av en så kallad typprodukt. Exempelvis kan hundspannsturer eller kajakpaddlingar på två, tre eller fler dagar i samma geografiska område beskrivas som flerdagarsturer där den längsta och mest omfattande turen fungerar som mall. Efter samma logik kan olika turer i samma område, men med olika rutter och teman summeras i form av en allmänt beskrivande typprodukt med olika redovisade varianter. 3

4 Håll dock alltid isär endagsturer och arrangemang med övernattning. Just en övernattning innebär en väsentlig förändring både mot kund och mot märkningssystemet Naturens Bästa. Ibland innebär det också att dagsturens prislapp blir för liten, samtidigt som tiden inte räcker till för personliga möten eller goda kvalitetsupplevelser. Hur hanteras en konferensgrupp? Många arrangörer skräddarsyr särskilda konferenspaket till olika företag och större grupper, och då vet man sällan på förhand exakt hur arrangemanget ska se ut. Enklaste lösningen är att presentera en verktygslåda med alla de olika aktiviteter, lokala transporter, övernattningsalternativ som kan bli aktuella. Märkningskommittén tar sedan ställning till om alla eller merparten av dessa komponenter kan användas, och av de godkända delarna kan sedan arrangören tillsammans med kunden utforma en kvalitetsmärkt konferens. Märkt ekoturism på egen hand Kvalitetsmärkt ekoturism behöver inte bara vara guidade aktiviteter. Mer än gärna ser vi också att Naturens Bästa blir en vägvisare till de duktigaste logiarrangörerna och de mest seriösa uthyrningsföretagen. Men av följande tre skäl ställer vi högre krav på denna typ av arrangemang. Gäster som på egen hand vill upptäcka resmålets natur- och kulturvärden kräver arrangörer med bättre och inte minst bredare kunskaper om i stort sett alla destinationens sevärdheter. Jämför exempelvis med en blomstervandring från punkt A till B. Där räcker det med goda botaniska kunskaper och kännedom om övriga natur- och kulturvärden utefter vägen. För arrangören, vars gäster ska upptäcka på egen hand, är utmaningen avsevärt större, eftersom kunderna förväntar sig att arrangören ska kunna tipsa om i stort sett allt sevärt i traktens natur. För det andra måste det finnas väl genomarbetade uppförandekoder för hur gästerna på egen hand upptäcker resmålets olika attraktioner. Under en ledarledd tur har guiden koll på vad som händer, och kan i värsta fall peka med hela handen. Att skicka ut gäster utan guide, kräver välplanerade utflyktsförslag med tydliga rekommendationer om hur resmålets attraktioner kan upplevas med minsta möjliga störning och onödigt slitage. Detta förutsätter i sin tur en ordentlig genomgång. Notera märkningens krav på att varje arrangemang innehåller ett personligt möte mellan arrangör och gäst. Med fördel bör även resmålets känsligaste attraktioner reserveras för exklusiva turer med guide. Utan guide blir det heller inga guideintäkter. Därför krävs extra uppfinningsrikedom för att skapa tillräckligt med klirr i den lokala kassan. Finns egen mat och logi i botten är detta sällan ett problem. Dessutom uppstår då gott om naturliga guidetillfällen vid frukostbordet eller på kvällen framför brasan. Vid ren uthyrning av exempelvis kanoter eller kajaker kan med fördel andra kringtjänster inkluderas till ett särskilt kvalitetsmärkt paket. Det kan handla om en matlåda med lokala läckerheter, en övernattningscheck till ett logialternativ på vägen, ett avslutande bastubad, och/eller en specialguidning någonstans under turen. Ju mer desto bättre, eftersom det både ger större intäkter till trakten och bättre uppsikt över de besökande gästerna. 4

5 Hur ska ansökningsformulären fyllas i? Ansökningsformuläret till Naturens Bästa kan delas in i två delar. Den första delen omfattar företaget i stort och hela deras turismverksamhet, medan den andra delen begränsas till de arrangemang som ska ekoturismmärkas. Företagsdelen inleds med en allmän del där den ansökande arrangören ska fylla i följande; uppgifter om arrangör och verksamhet, information om tre referenspersoner (se även kriteriedokumentets avsnitt om Referenser), en bekräftelse av att det ansökande företaget uppfyller märkningens sex övergripande kriterier, ansökningsformulärets första kravdel, där den ansökande arrangören med kryss bekräftar att grundkraven uppfylls och vilka bonuskrav som infrias. Om något grundkrav inte uppfylls, och/eller inte är tillämpbart, ska skäl till detta alltid redovisas. och en avslutande försäkran om att ansökans alla uppgifter, inklusive bilagor, är korrekta och sanningsenligt ifyllda. Arrangemangs- eller produktdelen inleds på liknande sätt med en övergripande beskrivning av det arrangemang man vill märka upp med Naturens Bästa. Finns ett eget produktblad eller beskrivning ska det bifogas. I dessa fall kan man också hänvisa till det egna produktbladet, när efterfrågad information finns där. Avgörande för ansökans behandling är att det aktuella arrangemanget är tydligt beskrivet. Därefter redovisas med ifyllda kryss att grundkraven uppfylls och vilka av märkningens bonuskrav som uppnås. Om något grundkrav inte uppfylls och/eller inte är tillämpbart ska skäl till detta alltid redovisas. För varje nytt arrangemang eller typprodukt ska märkningens formatmall (basformat) fyllas i. För liknande arrangemang där skillnaderna i uppfyllda grund- och bonuskrav är små, kan med fördel det kompletterande formatet (komplement till basformat) utan kryssdel användas. I dessa fall blir det enklare att i formatmallens sista ruta ange eventuella avvikelser gentemot ett tidigare beskrivet arrangemang. Val av referenser Det finns åtminstone tre viktiga punkter att tänka på vid val av lämpliga referenser. För det första ska de vara väl förtrogna med er verksamhet. Lokala turistchefer, andra turistföretagare på orten, redan godkända arrangörer inom Naturens Bästa, frekventa gäster, kommunekologer är några exempel. Ange i ansökan på vilket sätt referensen känner till ert företag. De ska inte vara jäviga eller ha en alltför nära personlig/vänskaplig relation till ert företag. Släktingar, egna anställda och nära vänner är dåliga val. Referenspersonen ska vara lätt att få tag på. Strängt upptagna kommunpolitiker, landshövdingar och stressade tjänstemän fungerar mindre bra när vi ska göra vår del av jobbet på rimlig tid. Antal anställda Ansökans format för beskrivning av företaget har en ingående ruta för antal anställda. Detta eftersom anställningssituationen varierar mellan företagen. Några jobbar året om med få heltidsanställda. Andra behöver många korttidsanställda under en tydlig högsäsong. Vi vill att ansökan så rättvist som möjligt redovisar dessa skillnader. Dessutom är det av stort värde för oss som arbetar med Naturens Bästa att kunna visa på hur många arbetstillfällen som ekoturismen bidrar till runt om i Sverige. 5

6 Kriterier för specialaktiviteter Naturens Bästa har ett antal särskilda kriterier för exempelvis jakt, fiske och turridning. Se vidare bifogat kriteriedokument. I de fall ett presenterat arrangemang inkluderar en eller flera av dessa aktiviteter, ska även specialaktiviteternas kravformulär fyllas i. På bifogad CD-skiva finns alla dessa kravformulär med ett format för arrangören och ett annat för produkten/arrangemanget. När kraven krockar Naturens Bästa är ett relativt komplicerat märkningssystem där krav på exempelvis lokal förankring kan kollidera med gästens kvalitetsupplevelse. Eller där tuffa miljömål kan hota företagets ekonomi. Vi tror inte att dessa målkonflikter helt går att undvika, och vi har stor respekt för arrangörens bedömning om vad som är den bästa lösningen. Vi kräver däremot alltid att arrangören kan redovisa varför man har prioriterat på ett särskilt vis, hur problemet ska rättas till på lång sikt och att företaget har undersökt de konkreta förutsättningarna. Resmålsanalys och Miljöplan Skriftliga planer ger struktur, överblick och färdriktning i arbetet. Med hjälp av dessa används knappa resurser effektivare och företagets verksamhet utvecklas på ett rationellt vis. Inom kvalitetsmärkt ekoturism arbetar vi därför med en Miljöplan som ska identifiera de viktigaste miljöproblem och slå fast en åtgärdsplan för hur företagets miljöpåverkan ska minskas för varje år. en Resmålsanalys där de värdefullaste natur- och kulturvärdena för ett utvalt geografiskt område redovisas. Dessutom redogör det ansökande företaget för hur man själv och tillsammans med andra aktörer verkar för att vårda, värna och på ett långsiktigt hållbart sätt visa upp traktens sevärdheter. Några företag har redan tagit fram en egen miljöplan, och då ska givetvis denna användas. Men för de som både ska ta fram en miljöplan och en resmålsanalys rekommenderar vi att det görs samtidigt, eftersom det underlättar arbetet. Se vidare Startpakets särskilda Arbetshäfte med handledning, exempel & mallar. Policy för lokal prägel Enligt märkningens krav (2.1.1) ska varje godkänd arrangör ta fram en företagspolicy för lokal prägel. Med ansökan ska därför bifogas en policy (avsiktsförklaring) kring företagets lokalförankring. Se vidare Startpakets särskilda Arbetshäfte med handledning, exempel & mallar. Aktivt bidrag till natur- och kulturskydd Att aktivt bidra till natur- och kulturskydd är en profil- och hjärtfråga för Naturens Bästa. Därför ska varje godkänd arrangör konkret kunna tala om varför deras verksamhet faktiskt kan definieras som en turism som gynnar svensk natur och kultur. Vi nöjer oss inte med att de godkända arrangörerna i största allmänhet värnar om resmålets naturoch kulturvärden. Vi vill dessutom att bidraget verkligen stärker skyddet av exempelvis sällsynta arter, hotade biotoper eller kulturlämningar som riskerar att glömmas bort. Dessa bidrag ser olika ut mellan företagen. Bland dagens godkända arrangörer hittar ni bland annat ekonomiskt stöd till jaktfalk och kungsörn, praktiskt stöd till fjällräven, handfast kulturvård för att hindra att skärgårdens hag- och ängsmarker växer igen, bevarandet av samiska traditioner, och lokalt skydd av flodpärlmusslor. 6

7 Be gärna traktens naturskyddsorganisationer och hembygdförening om konkreta tips, och försök sedan hitta en symbolart, ett kulturarv eller bit natur som ligger i linje med företagets vanliga aktiviteter. Gå även igenom de listor över traktens natur- och kulturvärden som sammanställs i resmålsanalysen. Vi förespråkar varmt en intim koppling mellan detta stödarbete och den egna verksamheten. Fundera också på hur ert aktiva natur- och kulturskyddsarbete kan användas direkt i några av de kvalitetsmärkta arrangemangen, ge extra profil i företagets marknadsföring, bidra till ett starkare lokalt nätverk och/eller ge goodwill bland traktens naturvänner och kulturpersoner. Kvalitet och Gott Värdskap Ekoturism är kvalitetsturism. Under ansökningsprocessen utvärderar vi noga hur företaget arbetar med säkerhet, kundmottagande, kvalitetssäkring och andra mjuka värden som god mat och bra boende. I slutändan vill vi helt enkelt försäkra oss om att företaget har nöjda besökare. Inom Naturens Bästa har vi idag inget eget arbetsmaterial i detta ämne. I stället tipsar vi om andra bra inspirationskällor och/eller utbildningar. Följ gärna med vad som händer inom satsningen Det Svenska Värdskapet - ett initiativ från Sveriges Rese- och Turistråd, Sveriges Hotell & Restaurangföretagare och Svensk Handel för ökad lönsamhet och attraktionskraft inom svensk besöksnäring. Se vidare Ett annat alternativ till mer kunskap om värdskap och kvalitet är det kvalitetssäkringsprogram Tourquality, som har utvecklats gemensamt av ETOUR och Agrippa Kompetens AB. Läs mer om detta på och sedan vidare under rubriken Dialog & Samverkan. Rådgivning Börja jobba med ansökan i god tid. Vår erfarenhet är att ansökningsarbetet till Naturens Bästa innebär flera arbetsdagar, vanligtvis en hel arbetsvecka. Ju tidigare arbetet startar, desto bättre blir ansökan och desto mer tid finns att bolla utkast med medarbetare och lokala resurspersoner. I samband med ansökningsarbetet erbjuds företag som är medlemmar i Ekoturismföreningen en viss telefonrådgivning ( ) via kansliansvarig på föreningen. Flera regionala turistorganisationer har direkt eller via olika projekt även varit med och finansierat riktad rådgivning till ansökande företag. Kolla upp vad som gäller i er regionen. Om det finns några pengar rekommenderar vi i första hand att ni anlitar någon av de nyckelpersoner som finns inom Ekoturismföreningens nätverk. Exempel & Inspiration Är ert företag medlem i Ekoturismföreningen hittar ni mer information om Naturens Bästa, goda exempel och andra tips på föreningens särskilda medlemssidor på och i vårt nyhetsbrev SAFARI. Arbetet med att sammanställa och sprida dessa erfarenheter har precis börjat, men med tiden ska det bli en värdefull och slagkraftig verktygslåda för utveckling av svensk ekoturism. Både för de företag som ansöker till Naturens Bästa, liksom för redan godkända arrangörer med målet att ständigt förbättra sin verksamhet. 7

8 Vad ska bifogas med ansökningen? Här följer en checklista för vad som ska ingå i varje komplett ansökan. 1. Företagsbeskrivning enligt ansökans format. 2. Ikryssade grund- och bonuskrav för företaget enligt ansökans format. 3. Företagspolicy för lokal prägel enligt egen modell eller startpakets exempel. 4. Miljöplan enligt egen modell eller startpakets mall. 5. En eller flera produktbeskrivningar enligt ansökans format och eventuellt kompletterat med eget produktblad. 6. Minst ett exemplar av ikryssade grund- och bonuskrav för arrangemanget enligt ansökans format. 7. Resmålsanalys enligt ansökans format för det geografiska område där aktuella arrangemang genomförs. 8. Kartor till resmålsanalysen. 9. Eventuella dispensansökningar. 10. Företags- och/eller produktbroschyrer i fem exemplar. Vi vill gärna ha elektroniska ansökningar Vårt, och förhoppningsvis även ert arbete, förenklas avsevärt av att så mycket som möjligt av ansökan lämnas i elektronisk form. Det minskar antalet papperskopior, vilket både spar skog och rationaliserar vårt arbete. Dessutom får ni själva kvar ett elektroniskt original, vilket för framtida uppdateringar, revideringar och kompletterande ansökningar kommer att vara till stor hjälp. Vi rekommenderar därför starkt att i stort sett hela ansökan till Naturens Bästa, med undantag för resmålsanalysens kartor och egna produktblad/broschyrer, lämnas i elektronisk form på CDskiva. Detta är emellertid inget absolut krav, utan det går också att göra en vanlig ansökan på papper. Observera också att även de elektroniska ansökningarna ska inkludera ett pappersexemplar av varje dokument. Dessa pappersexemplar ska vara underskrivna på alla indikerade platser och kommer att fungera som originalhandlingar för märkningssystemets arkivering. Lycka till med ansökningsarbetet! 8