Bevis. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1(24) Se nästa sida. Per Hillerström Fritidsnämndens kansli, Bion, Palladium , kl.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1(24) Plats och tid Palladium, Biografen, kl. 08:30-11:25 Mötet ajourneras 09:11-09: ande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Ola Brossberg ordförande (S) Per Hillerström 1:e vice ordförande (OFA) Emil Åhman 2:e vice ordförande (KD) Birgitta Elfström ledamot (S) Christian Kaddik ledamot (S) Carl Delbom ledamot (V) Hardy Bergman ledamot (M) Oscar Sjökvist ledamot (C) Kjell Mosell ledamot (-) Kent Forschner-Hell ledamot (SD) Raymond Johnsson (SD), ersätter Prabakaran Rajasekaran (MP) Ersättare Tjänstemän Utses att justera Justeringens plats och tid Se nästa sida Per Hillerström Fritidsnämndens kansli, Bion, Palladium , kl. 11:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Susanne Rindeskär Ordförande Justerande Ola Brossberg Per Hillerström Organ Sammanträdesdatum Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag Fritidsnämnden Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Fritidsnämndens kansli Underskrift Susanne Rindeskär

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2(24) Tjänstemän Patric Hammar Verksamhetschef kultur och fritid Mats Carlson Utredare/utvecklare Ola Lindbärg Utredare Jeanette Kling Sektorekonom Susanne Rindeskär Nämndsekreterare Inbjuden

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3(24) Innehållsförteckning 99 Ekonomisk rapport oktober 2017/dnr 2017/ Komplettering till fritidsnämndens investeringsbudget 2017 /dnr 2016/ Revidering av nämndplan för fritidsnämnden med verksamhetsbudget för 2018 och plan för / dnr 2017/ Internkontroll-kontrollområden 2018/ dnr 2017/ Förändringen i hanteringen av föreningsbidragen 2019/dnr 2017/ Utvärdering av Träffpunkt Paradiset/dnr 2017/ Ansökan om amorteringsbidrag Borlänge Badmintonhall/dnr 2017/ Isbaneprogrammet /dnr 2017/ Val av ersättare till fritidsnämndens arbetsutskott/dnr 2017/ Maserhallen/dnr 2017/ Hänt på sektorn oktober 2017/dnr 2017/ Samlokalisering Ornäs BK och Torsångs IF/dnr 2017/ Redovisning av delegationsbeslut/dnr 2017/ Redovisning av delegationsbeslut/dnr 2017/ Övrig information/dnr 2017/

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4(24) 99 Ekonomisk rapport oktober 2017/dnr 2017/49 1. Den ekonomiska rapporten innebär att arbetet med ekonomiska åtgärder, för att motverka det prognosticerade underskottet, måste fortsätta och följas upp under resten av år Fritidsnämndens ekonomiska rapport för oktober 2017 godkänns. Ärendet Fritidsnämndens ekonomiska resultat till och med oktober 2017 visar ett överskott med kronor, men nämndens prognos för året visar ett underskott: kronor. Prognosen visar avvikelser för övertagande av drift av sporthalldelen i Maserhallen ( : hyra och förbättrad prognos gällande driftkostnader ), Tennishallen ( hyra högre än budget/förväntat), föreningsdrift Tjängan ( ) och övertagande av Föreningskontoret ( ) samt andra justeringar kronor. sunderlag Tjänsteskrivelse ekonomikontoret Fritidsnämndens ekonomiska rapporter för oktober Skickas till - Jeanette Kling, sektorekonom

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5(24) 100 Komplettering till fritidsnämndens investeringsbudget 2017 /dnr 2016/ Fritidsnämnden avsätter totalt tkr för byte av konstgräsmatta i BSM hallen Kvarnsveden och vid sportfältet samt 700 tkr till ny traktor. 2. Finansieringen sker inom fritidsnämndens investeringsbudget Ärendet Fritidsnämndens investeringsbudget 2017 uppgår till totalt tkr. Genomförda investeringar uppgår i oktober 2017 till tkr. Återstår tkr. Förslag till beslut innebär att tkr disponeras till utbyte av två befintliga konstgräsmattor, en i BSM hallen Kvarnsveden samt en vid sportfältet. En ny traktor till verksamheten 700 tkr tkr avser verksamhetsmässiga investeringar av mindre karaktär. Verksamhetschef har delegerad anskaffningsrätt från fritidsnämnden på 300 tkr per anskaffning. Dessa är: - Gymnastikutrustning nya gymnastikhallen Södra Backa 200 tkr - Handikappramp ishallen 200 tkr - Belysning Sellnäs hockeyplan 200 tkr - Skvalet, staket, läktare mm 100 tkr - Belysning Domnarvsvallen 300 tkr TOTALT tkr Vid Kvarnsvedens IP uppförs ett kallförråd i anslutning till löparbanorna. Kallförrådet ska användas av skolan, fritid samt friidrotten till förvaring av verksamhets- och idrottsutrustning. Kostnaden är beräknad till 700 tkr. Kommunfastigheter bekostar investeringen. sunderlag - Samhällsbyggnadssektorns tjänsteskrivelse Fritidsnämnden Fritidsnämnden Investeringsbudget inriktning

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6(24) Fortsättning 100 Överväganden Fritidsnämnden arbetar kontinuerligt med att bibehålla och förbättra standarden för både anläggningar och verksamhet. Konstgräs är en viktig sådan resurs som gagnar många borlängebor både för högre divisioner som amatören. Bra arbetsredskap är också viktig för att genomföra ett bra arbete. Utbyte av maskinparken sker kontinuerligt. På tur står en ny arbetstraktor. Ekonomiska konsekvenser Finansieringen sker inom fritidsnämndens investeringsbudget et skickas till Verksamhetschef Enhetschef fritid Sektorekonom

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7(24) 101 Revidering av nämndplan för fritidsnämnden med verksamhetsbudget för 2018 och plan för / dnr 2017/2226 Ärendet utgår till nämnden i december.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8(24) 102 Internkontroll-kontrollområden 2018/ dnr 2017/ Godkänna det interna kontrollområdet för Det beslutade kontrollområdet ingår som en del i fritidsnämndens nämndplan för I samband med uppföljning av kontrollområdet ska det även redovisas hur verksamheterna arbetat för att minska de risker som identifierades i riskbedömningen och som hotar måluppfyllelsen inom nämndens ansvarsområden. 4. Nämnden kommer att få uppföljning av internkontrollen en gång i halvåret. Ärendet Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhetsoch ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Arbetet med riskhantering och internkontroll utgör ett komplement till övrig planering och uppföljning. Det syftar till att upptäcka och korrigera avvikelser, som till exempel dåligt utnyttjande av resurser eller för stort, eller onödigt, risktagande. Nämnderna beslutar om kontrollområden i anslutning till att nämndplanerna behandlas och redovisar resultatet av genomförda internkontroller när nämndernas verksamhetsberättelser behandlas efter årets slut. En inventering av risker inom fritidsnämndens ansvarsområde har genomförts och utifrån riskinventeringen föreslås följande interna kontrollområde för 2018: Bidragsgivning inom fritidsnämnden Risk är att bidragsgivningens alla delar är svår att överblicka. Det förekommer årliga föreningsbidrag där det finns ett fastställt övergripande regelverk för Borlänge kommun samt ett detaljerat för fritidsnämnden. Det finns också andra bidrag som fritidsnämnden beslutar om, hyresbidrag, verksamhetsbidrag, anläggningsbidrag, aktivitetsbidrag, passtjänstbidrag med mera. Kontrollen innefattar att se om bidragsgivningen är effektiv och ändamålsenlig, betalas rätt bidrag ut, går det att minimera antalet bidragsformer.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9(24) Fortsättning 102 sunderlag - Tjänsteskrivelse, fritidskontoret Reglemente för intern kontroll, KF Instruktioner för intern kontroll, KF Genomförda riskinventeringar Skickas till - Sektorchef - Verksamhetschef - Utredare/ utvecklare - Samordnare för intern kontroll

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10(24) 103 Förändringen i hanteringen av föreningsbidragen 2019/dnr 2017/ Tidigarelägga sista dag för digital ansökan om årligt föreningsbidrag med en månad, från 15 oktober till 15 september. 2. Förändringen träder i kraft inför ansökningsprocessen Ärende Dåvarande kultur- och fritidsnämnd beslutade om Övergripande riktlinjer för föreningsbidrag. Detta som en del i en process med avsikten från kommunstyrelsen att med generella riktlinjer säkerställa principen om likställighet i handläggning och beslutsfattande. Regelverket behöver med jämna mellanrum justeras. Det har framkommit behov av att tidigarelägga den digitala inlämningen av föreningarnas bidragsansökningar. Anledningen är bland annat att vissa nämnder ger bidrag till lokalhyror. Lokalhyror betalas i förskott. Detta innebär konsekvenser för berörda nämnders beslutsprocess. Dessa nämnder måste innan kommande årsskifte fatta beslut om bidrag samt att beslutet måste vinna laga kraft. För att handläggningen ska bli smidigare föreslås att tidigarelägga sista dag för digital ansökan om årligt föreningsbidrag med en månad, från 15 oktober till 15 september. Förändringen föreslår träda ikraft för ansökningsprocessen under sunderlag - Samhällsbyggnads tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden Övergripande riktlinjer för föreningsbidrag - Kommunstyrelsen En dörr in för föreningsbidrag - Kommunallagen 2 kap Överväganden Handläggningstiden har från flera nämnder upplevts som tidspressat. Speciellt när en del nämnder ger hyresbidrag till vissa föreningar. Den korta beslutsprocessen gör att man inte hinner fatta beslut innan kommande årsskifte. Då lokalhyror betalas i förskott till hyresvärd har inte många föreningar likviditet för det. Fortsättning 103

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 11(24) Förslaget är att utöka handläggningstiden med en månad från 15 oktober till 15 september vilket underlättar berörda nämnder att fatta beslut innan kommande årsskifte. Förändringen föreslår träda ikraft inför ansökningsprocessen Ekonomiska konsekvenser Inga ekonomiska konsekvenser. et skickas till Föreningskontoret Samtliga nämnder Sektorekonom

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 12(24) 104 Utvärdering av Träffpunkt Paradiset/dnr 2017/3094 Fritidsnämnden godkänner informationen. På grund av jäv deltar inte Christian Kaddik (S) i detta ärende, Ärende Martina Bergman och Maslah Omar informerar om verksamheten på mötesplatsen Träffpunkten Paradiset. Gården har varit öppen varje dag under sommaren, vilket har gjort att det har varit lugnt i området Tjärna Ängar. Rädda Barnen, Swesom, Unga Örnar och Vuxenskolan driver gården under kvällarna. Under dagen används gården av de mindre barnen i området. Ett föräldraråd träffas en gång i månaden. sunderlag - Muntlig information Ordförande tackar för informationen.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 13(24) 105 Ansökan om amorteringsbidrag Borlänge Badmintonhall/dnr 2017/ Fritidsnämnden beviljar Stiftelsen Borlänge Badmintonhall ett bidrag på kronor 2018 för amortering av nuvarande lån. 2. Finansieringen sker genom avsatta medel i fritidsnämndens budget Framtida finansiering beaktas vid ett eventuellt övertagande av badmintonhallen av Borlänge kommun. Ärende Fritidsnämnden beslutade om ett bidrag på kronor för verksamhetsåret Stiftelsen Borlänge Badmintonhalls ekonomiska situation är ansträngd och en beviljad checkräkningskredit från banken nyttjas under Stiftelsen Borlänge Badmintonhall framhåller att bidraget återgår till den ursprungliga nivån på kronor per år ( ) Diskussioner förs med Stiftelsen Borlänge Badmintonhall om eventuellt fortsatt drift av badmintonhallen efter halvårsskiftet Detta för att bättre synkronisera med planerna på att bygga rackethallar vid Maserhallen/ sportfältet. sunderlag - Samhällsbyggnads tjänsteskrivelse Stiftelsen Borlänge Badmintonhall Ansökan bidrag Samhällsbyggnadssektor tjänsteskrivelse Fritidsnämnden Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Fortsättning 105

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 14(24) Överväganden Diskussioner förs med Stiftelsen Borlänge Badmintonhall om eventuellt fortsatt drift av badmintonhallen efter halvårsskiftet Detta för att bättre synkronisera med planerna på att bygga rackethallar vid Maserhallen/ sportfältet. Det lån som Stiftelsen Borlänge Badmintonhallen har samt borgensåtagande för lånet som Borlänge kommun ingått, kommer vid ett eventuellt övertagande att avslutas. Låneskulden idag uppgår till kronor. Ekonomiska konsekvenser I Fritidsnämndens ordinarie driftbudget 2018 avsatta kronor. Skickas till Stiftelsen Borlänge Badmintonhall Sektorekonom

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 15(24) 106 Isbaneprogrammet /dnr 2017/2919 Fritidsnämnden antar förslag till isbaneprogram för säsongen Ärende Borlänge kommun, fritidsenheten, ansvarar för att allmänna isbanor finns tillgängliga för både Borlänge kommuns skolor och för allmänhetens behov under säsongen. Enligt upprättat isbaneprogram omfattas uppdraget av 14 isbanor inom Borlänge kommun. Anledningen är att omprioriteringar inom fritidsnämndens budget är nödvändiga då nämndens ekonomiska ram reducerats. Dessutom ställs hårdare krav från Livsmedelsverket på att skydda borlängebornas dricksvatten från föroreningar. Kraven innebär bland annat att återströmningsskydd måste installeras på alla vattenposter som finns i anslutning till nuvarande isbanor. Detta är förenligt med höga investeringskostnader per vattenpost. Fritidsenheten föreslår att isbaneprogrammet lämnas oförändrat i förhållande till föregående säsong sunderlag - Samhällsbyggnadssektorns tjänsteskrivelse Livsmedelsverkets föreskrifter om åtgärder mot sabotage och annan skadegörelse riktad mot dricksvattenanläggningar (LIVSFS 2013:5) - Livsmedelsförordningen 16 (2006:813) - Fritidsnämnden Isbaneprogrammet Överväganden För att få en så bra geografisk bedömning som möjligt och att skolorna ska kunna bedriva skolverksamhet under dagarna på isbanorna, bör det där det är möjligt, finnas en isbana vid skolorna i Borlänge kommun. Nya föreskrifter från Livsmedelsverket innebär fortsatt ökade krav på vattenförsörjningen till kommunens isbanor. Kravet är att återströmningsskydd måste installeras på de vattenposter som används till isbanorna. Förslaget innebär en bibehållen nivå av antalet isbanor i förhållande till föregående säsong. Anledningen är dels på grund av regeln om återströmningsskydd, dels en oförändrad ansträngd ekonomisk ram för fritidsnämnden.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 16(24) Fortsättning 106 Spolningen av isbanor kommer till stor del att ske med spolbil, en tjänst som köps från extern entreprenör. Livsmedelsverkets föreskrifter, LIVSFS 2013:5 Tillämpningsområde 1. Dessa föreskrifter avser åtgärder för att förebygga och avhjälpa skadeverkningar till följd av sabotage eller annan skadegörelse som kan påverka kvaliteten på dricksvatten. 2. Föreskrifterna ska tillämpas på vattenverk och distributionsanläggningar som (punkt 2) vilka kommun har ett sådant rättsligt bestämmande inflytande som av- ses i 3 lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Definitioner 3. I dessa föreskrifter avses med (punkt 2) distributionsanläggning: sådan del av en anläggning för dricksvattenförsörjning som avser rörledningar, pumpar, reservoarer, eller liknade rörutrustning för distribution av dricksvatten. ISBANEPROGRAMMET SÄSONGEN Plats Belysning Anm 1 Kvarnsvedensskola 2 Forssaklackskolan x 3 Forssaängskolan x 4 Hushagen (D-vallen) x 5 Jakobsgårdarnas skola x 6 Skräddarbackensskola x 7 Domnarvets skola x 8 Kyrkskolan 9 Amsbergs skola x 10 Tjärnaskolan 11 Tjärnaängskolan 12 Ornäs skola 13 Halvars skola Vid uppspolning 14 Idkerbergets skola Vid uppspolning 15 Torsångs IP Spolar själva med sjövatten

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 17(24) Fortsättning 106 Ekonomiska konsekvenser En bibehållen nivå av antalet isbanor som föregående säsong ( ) kommer att ge oförändrade kostnader för fritidsnämnden under förutsättning att väderförhållandena är likartade. Skickas till Föreningskontoret Borlänge kommuns hemsida - publiceras

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 18(24) 107 Val av ersättare till fritidsnämndens arbetsutskott/dnr 2015/40 Hardy Bergman (M) utses som ersättare till fritidsnämndens arbetsutskott Ärende Feasal Kheder (M) har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i fritidsnämndens arbetsutskott och fritidsnämnden behöver utse en ny ersättare. Moderaterna har föreslagit att Hardy Bergman (M) ska utses till ersättare i fritidsnämndens arbetsutskott. sunderlag Muntlig information

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 19(24) 108 Maserhallen/dnr 2017/456 Fritidsnämnden godkänner informationen. Ärende Fritidskontoret har påbörjat ett projekt tillsammans med kommunfastigheter och utvecklingskontoret kring Maserhallen. Just nu pågår det ett arbete med en förstudie och som ska vara klar till sommaren sunderlag Muntlig information

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 20(24) 109 Hänt på sektorn oktober 2017/dnr 2017/1106 Ärendet utgår.

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 21(24) 110 Samlokalisering Ornäs BK och Torsångs IF/dnr 2017/3078 Ärendet utgår till december.

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 22(24) 111 Redovisning av delegationsbeslut/dnr 2017/2760 Fritidsnämnden godkänner redovisningen. Ärende Fritidsnämnden får information om följande delegationsbeslut. Detaljplan för Boken 1 med flera Maserskolan inom Bullermyren i Borlänge kommun sunderlag Samhällsbyggnadssektorns skrivelse, Samråd om detaljplan för Boken 1 med flera. Maserskolan inom Bullermyren i Borlänge kommun

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 23(24) 112 Redovisning av delegationsbeslut/dnr 2017/2855 Fritidsnämnden godkänner redovisningen. Ärende Fritidsnämnden får information om följande delegationsbeslut. Detaljplan för Vasaparken, Hagalund 1:13 och 1:15 med flera i Borlänge kommun sunderlag Samhällsbyggnadssektorns skrivelse, Samråd om detaljplan för Vasaparken, Hagalund 1:13 och 1:15 med flera i Borlänge kommun.

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 24(24) 113 Övrig information/dnr 2017/53 Fritidsnämnden godkänner informationen. Ärende Inbjudan från Atletklubben i Maserhallen 22 november, kl. 15:00