Att arbeta i ett godkänt EU-projekt

Transkript

1 Att arbeta i ett godkänt EU-projekt Projektledning, ekonomi och administration 08/03/ /03/ Daniel Wennerlund Byråkratutbildad med inriktning på EU-frågor Har arbetat som informatör, projektledare, ansökningsskrivare, projektutvecklare och EUsamordnare på Europa Direkt West Sweden Borås Stad potential 12 Projektledning i en internationell miljö Prince2 certifierad, LFA-utbildad 08/03/

2 Målsättning utbildning Förståelse och kunskap om de egenheter som EU-projekt har och möjlighet att förutse eventuella problem Kännedom om olika roller, aktörer och uppgifter i uppstart och drift av EU-projekt Kunskap om huvudregler för ekonomi och administration 08/03/ Frågeställningar Vilka aktörer är involverade och vilka förväntningar har de på en koordinator/projektledare? Vilka regler, processer och dokument är centrala? Hur skapar vi bästa förutsättningar för ett lyckat EU-projekt? 08/03/ Agenda Förmiddag 09:30 Uppstart & Introduktion EU-projekt-bidrag-program 10:30 Godkänt projekt Aktörer, processer och roller Uppstart av projekt Projektets verktygslåda Riskanalys och hantering Genomförande av projekt Eftermiddag Rapportering och ekonomi Rapportering Ekonomi i EU-projekt Kostnader, personal, resor, m.m Kaffe Fortsättning Arkivering Sammanfattning Lunch 08/03/

3 Introduktion EU-program, EU-bidrag och EU-projekt, 08/03/ Vad är EU-program och EU-bidrag? 08/03/ Vad är ett EU-program? EU-program beviljar bidrag till ett antal projekt vars resultat ska bidra till att uppfylla en övergripande policy eller mål som formulerats av EU 08/03/

4 Vad är ett EU-program? EU-program beviljar bidrag till ett antal projekt vars resultat ska bidra till att uppfylla en övergripande policy eller mål som formulerats av EU 08/03/ Direktiv Förordningar Reglering EU-bidrag Finansiella instrument Priser Informationskampanjer 08/03/ Bidrag - Finansiella instrument - Priser Finansiella Instrument EU-bidrag Priser Projektstöd Driftsbidrag Är direkt finansiellt stöd för att uppnå en europeisk policy (Project grants) Stöd till en organisation som verkar i unionens intresse (Operating grants) 08/03/

5 Hur fördelas projektstöden? EU MS EU Projekt Region Sektorsprogram - Program inom olika temaområden Sociala, miljö, IT, kultur Skola, etc. Projekt Strukturfonder - Mål 1, 2 och 3 - (Interreg) Även formulering av regler och mål följer samma resonemang och åt andra hållet har vi kontroll och rapportering 08/03/ Relationen mellan program och projekt Program Fördelning av pengar och uppdrag Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Redovisning av ekonomi och aktiviteter 08/03/ Relationen mellan program och projekt Gemensam strategi Program Program Program Fördelning av pengar och uppdrag Redovisning av ekonomi och aktiviteter Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 08/03/

6 Sektorsprogram Strukturfonder EU:s programstruktur Horisont forskning och innovation 80 miljarder euro Lokalt Globalt Erasmus + Kreativa Europa 14,7 miljarder euro 1,5 miljarder Ett Europa Sysselsättning Rättigheter, LIFE Tredje hälsoprogrammet frågor Rättsliga för och social jämlikhet medborgarna innovation och 3,4 miljarder medborgarskap euro 449 miljoner 378 miljoner 186 miljoner 920 miljoner euro euro 439 miljoner Interreg Europe, URBACT, Urban Innovative Actions, m.fl Interreg B - Östersjön, Nordsjön, Norra Periferin Interreg A - ÖKS, Central Baltic, Botnia-Atlantica, Nord, m.fl ERUF ESF Landsbygdsutveckling, inklusive LLU/Leader, m.fl. COSME SMF 2,3 miljarder 08/03/ EU-program ställer olika krav på projekten: Innovationshöjd Europeisk dimension/europeiskt mervärde Antal partners Slutprodukter/typ av resultat Förväntade effekter Typer av aktiviteter som finansieras Budget/omfattning uträkningar Ansökningsförfaranden 08/03/ Projekt definieras av begräsningar Tid Inga kostnader utanför beslutad projekttid Budget EU-bidraget kan inte bli högre än i ansökan Personal Personal måste vara anställd av stödmottagare Uppdrag Aktiviteter som inte bidrar till projektmålen är inte stödberättigande 08/03/

7 Utmaningar i EU-projekt Bygger på andra byråkratiska traditioner Konflikt mellan olika kontrollsystem Interkulturell dimension Administration och rapportering Avstånd till ordinarie verksamhet? Ansökningsprocess försäljning och leverans Tillgången på (för mycket) pengar Information/regler spridd i flera källor 08/03/ Sammanfattning Nästintill oöverblickbart utbud Variationen skapar osäkerhet. Detaljerade regler för specifika situationer kräver ofta en grundlig genomgång av underlaget för programmet och tillgång till redovisningskrav, manualer och guidelines. Alla program/bidrag utgår dock från samma regelverk. 08/03/ Generella principer för EU-projekt 08/03/

8 Medfinansieringsprincipen Projektets kostnader kan inte helt täckas av bidrag från EU. Ska tas upp i projektbudgeten Kan vara egna eller andras resurser i form av t.ex arbetad tid i kontanter eller i form av andra icke-finansiella resurser Kan också vara i form av en intäkt genererad av projektet 08/03/ Dubbelfinansiering Huvudregel: inte under några omständigheter får samma kostnad finansieras två gånger från EU:s budget. Informera ansvariga om det skulle finnas risk 08/03/ Retroaktivitet (non-retroactivity) Huvudregel: Kostnader är inte godkända innan Projektbeslut är undertecknat. Undantag om vissa förutsättningar är uppfyllda Information om detta är tillåtet finns normalt i utlysningen. Finansiering efter att projektet är avslutat är dock inte möjligt. Exempel godkänd retroaktivitet: Kostnader som uppkommer efter sista ansökningsdag, Projektet är godkänt men projektavtalet är inte underskrivet /03/2017 8

9 Utan vinstsyfte (non-profit) EU:s bidrag ska inte generera en vinst varken medvetet eller omedvetet Undantag finns dock i visa fall, t.ex gällande flyktningar, arbetslösa, stöd till icke-juridiska personer som t.ex praktik samt inom H2020. Tillämpas inte på förutbestämda kostnader (t.ex Klumpsummor, Flat rates etc) Eventuella intäkter på grund av projektet räknas normalt av mot bidraget 08/03/ Övriga gemensamma regler att ta hänsyn till Informationsplikt (Användning av logga) Upphandlingar Tröskelvärden för bidrag/rapporterade kostnader som aktiverar vissa skyldigheter 08/03/ Tröskelvärden Bidragens storlek gör att projektet får olika krav på sig gällande: Utvärdering Revision Redovisning Utbetalningar 08/03/

10 Medfinansiering Retroaktivitet Dubbelfinansiering Utan vinstsyfte Övrigt 08/03/ Godkänd ansökan Övergripande process från godkänd ansökan till slutrapport 08/03/ Projektutveckling Ansökan Uppstart Avslut Projektdrift Från idé till avslutat projekt 08/03/

11 Uppstart Genomförande Avslut 08/03/ UPPSTART Skapa en stabil grund för det fortsatta arbetet GENOMFÖRANDE Återkommande process som ska säkerställa att projektet kan genomföras inom ramarna för ansökan AVSLUT Projektet avslutas och rapporteras på ett korrekt sätt 08/03/ Arbetsuppgifter i sammanfattning UPPSTART GENOMFÖRANDE AVSLUT - Samla information och förankra arbetssätt - Riskanalys - Planering - Uppstart av processer - Styrning och avstämning - Planera, genomför, utvärdera - Uppföljning av ekonomi och aktiviteter - Rapportering - Uppföljning av projektet på en övergripande nivå - Slututvärdering - Säkra spårbarhet och eventuell revision - Slutrapportering - Vad händer med projektresultaten? 08/03/

12 Aktörer Ansvar, roller och förväntningar 08/03/ Kontrollerande Myndighet/revision Ansvarig myndighet Strategiägare Styrkommitté - Agency/kontaktpunkter Projektägare Partners Övriga intressenter 08/03/ Relationen mellan de 3 huvudaktörerna Förvaltande myndighet Projektägare Partner Partner Partner 08/03/

13 De tre huvudaktörerna roller i projektdriften Förvaltande myndighet/programansvarig/kommissionen Ansvarig för att bidragen används på rätt sätt av de olika projekten och godkänner utbetalningar av stöd. Styr genom att stämma av utfallet mot avsatta resurser och planerade aktiviteter samt förväntade outputs. Projektägare Mottagare av bidraget, representerar projektet, säkerställer att ansökan och projektplanen följs. Partner Deltar i projektet med specifika arbetsuppgifter i den omfattning som man åtagit sig. 08/03/ Uppgifter och roller Förvaltande myndighet Project Officer (Gränssnittet mellan projekt och program). Granskar, följer upp hur projektet levererar utifrån ansökan. Första granskning att regler följs. Rådgivning etc. Revisorer kontrollerar att projektet följt ansökan, verifierar kostnader på detaljnivå, undersöker rutiner, spårbarhet, m.m. 08/03/ Relationen mellan de 3 huvudaktörerna Förvaltande myndighet Projektägare Partner Partner Partner 08/03/

14 Projektägare och partners Projektägare Projektledare - Koordinator Ekonom Övriga i teamet Partner(s) 08/03/ Vem är koordinator/projektägare? Koordinator/projektägare är en av stödmottagarna (Beneficiaries) med speciellt ansvar för ledning av projektet Fysisk person (projektledare) Juridisk person (stödmottagare) 08/03/ Vad är det övergripande målet för en projektledare? Säkerställ ett smidigt genomförande genom att balansera mellan projektets olika aktörer och deras förväntningar 08/03/

15 Vad är det övergripande målet för en projektledare? Säkerställ ett smidigt genomförande genom att balansera mellan projektets olika aktörer och deras förväntningar Ansökan jämfört med verkligheten Partners förväntningar och förmågor Effektivitet och egna system utifrån EU:s regler och krav 08/03/ Färdigheter hos en projektledare Kompetens för att kunna förstå projektets mål och leda partners Grundläggande kunskap om programmets administrativa och ekonomiska regler Social kompetens och interkulturell förståelse Koordinatorn är alltid "mer jämlik än andra" Förmåga att lyssna, fatta beslut och medla Diktatur eller demokrati? 08/03/ Verktyg för projektledaren 1. Använd din charm 2. Var pragmatisk 3. Förståelse för politik 4. Använd din juridiska makt: Styrgrupp, eventuella avtal mellan partners, beslutsprocesser 5. Tid 6. Tålamod Mer tid. Mer tålamod 08/03/

16 Projektägarens roll Mot programmet Ansvarar för att leverera projektet. Ansvarig för redovisning enligt programmets tidsplan. Ansvarig för att säkerställa att utgifter som redovisats av partners är i linje med den arbetsplan och regler. Ansvarar för att verksamheten genomföras är i linje med ansökan. Ansvarig för omedelbart varna programmet om förändringar. Mot partners Säkerställ att information om rutiner för rapportering, mallar m.m. förs vidare till partners. Svara på frågor kring redovisning och rapporter Säkerställ att partners har rätt information för att kunna lämna sitt bidrag till projektrapporter Vidareförmedla information till partners kring rapporter och redovisningar Kanalisera frågor från partners till programmet 08/03/ Starta upp projekt Viktiga uppgifter när projektet är godkänt 08/03/ Vad gör vi först? Mot programmet Etablera kontakt med Project officer Ev. Financial officer Uppdatera eventuella kontaktuppgifter Mot partner Meddela beslutet Be om uppdaterade kontaktuppgifter till Koordinator Ekonom Ev. annan ansvarig Förbered på uppstart 08/03/

17 UPPSTART Skapa en stabil grund för det fortsatta arbetet För att kunna starta och driva projektet åt rätt håll behövs det både kännedom och kunskap om de avtal och dokument som kommer att styra projektets verksamhet och vilka aktörer som är involverade. 08/03/ UPPSTART Skapa en stabil grund för det fortsatta arbetet Skapa en projektmapp med nödvändig information (Project toolbox) Planering finansiell och teknisk Riskanalys finansiell och teknisk 08/03/ Dokumentation Samla information och gör den tillgänglig 08/03/

18 Viktig dokumentation Financial and administrative Guidelines Guidelines for applicants Programme Manual Project Management Communication guidelines Ansökan Letter of Intent Partnership agreements Subsidy contract Förarbeten Resursplanering Projektplan Aktivitetslista Time sheets List of Expenditures Rapportering av kostnader Rapporteringsformulär 08/03/ Projektets verktygslåda Samlar all nödvändig dokumentation och är tillgänglig för partners Innehåller information om hur, när och på vilket sätt som projektet arbetar. Exakt innehåll är beroende på vilket program som projektet är finansierat av samt erfarenheten hos dina partners 08/03/ Innehåll i en verktygslåda Officiell dokumentation Projektrelaterad dokumentation Mallar och rutinbeskrivningar 08/03/

19 Officiell dokumentation Avtal Projektavtal/beslut om finansiering Partneravtal Guidelines Ekonomi och administration Rapportering Kommunikation Förordningar och liknande Strukturfondsförordning Andra relevanta förordningar 08/03/ Relationen mellan de 3 huvudaktörerna Förvaltande myndighet Projektavtal Projektägare Partneravtal Partner Partner Partner 08/03/ Projektavtal Subsidy Contract, Projektavtal, Projektbeslut, Grant agreement Reglerar förhållandet mellan Projektägare och programägare. Ger Projektägaren mandat att driva projektet Till stor del standardiserat Kan ofta laddas ner från programmets hemsida 08/03/

20 Projektavtal Reglerar blanda annat: Ansvar utifrån gällande regler och krav. Projektets budget/bidrag Rapporteringstider Hänvisningar till andra dokument Ansökan, Budget, projektplan The subsidy contract determines the rights and responsibilities of the lead partner and the managing authority, the scope of activities to be carried out, the terms of funding, requirements for reporting and financial control, etc [Interreg Europe Program Manual sep-2016] 08/03/ AVTAL MELLAN PROJEKTÄGARE OCH PARTNERS Project partnership agreement, Samverkansavtal, Reglerar förhållandet mellan Projektägare och partners, dvs de som projektägaren samarbetar med. Ansvar som Projektägare har i Projektavtalet ska/kan överföras till partners 08/03/ AVTAL MELLAN PROJEKTÄGARE OCH PARTNERS Kan reglera bland annat: Roller och ansvar för de olika partnerna Skyldigheter för respektive partner och projektägare Budgetprinciper Kostnader och rapportering Konflikthantering 08/03/

21 Projektrelaterad dokumentation Ansökan med bilagor Svarar på frågan vad det är man åtagit sig att göra, på vilket sätt och till vilken kostnad. Denna ger dock sällan en fullständig bild av vad som ska göras utan kompletteras med till exempel: Upphandlingsplan Riskanalys Kommunikationsplan Budget Gantt Aktivitetslista Övriga förarbeten Projektets planer för kommunikation, jämställdhet, spridning, m.m. Mötesanteckningar och beslut Kontaktlista 08/03/ Mallar och rutinbeskrivningar Dessa dokument ska se till att man gör på rätt sätt i alla delar av partnerskapet. Kan gälla olika processer i projektet som t.ex kommunikation och rapportering. Mallar för rapportering av ekonomi och verksamhet Instruktioner för upphandlingar, resor, spårbarhet Bilagor till redovisningar (Certificates) Mallar för kommunikation, pressmeddelanden m.m. 08/03/ En färdig verktygslåda Avtal och ansökan Formell dokumentation Instruktioner, mallar, rutiner m.m. för ekonomi, kommunikation Kontaktlistor till partners Övrig stödjande information Övergripande tidsplanering Detaljerad för kommande 3-6 månaderna Lista på outputs, produkter, indikatorer Hur gör man detta tillgängligt? 08/03/

22 UPPSTART Skapa en stabil grund för det fortsatta arbetet Skapa en projektmapp med nödvändig information (Project toolbox) Planering finansiell och teknisk Riskanalys finansiell och teknisk 08/03/ Projektplanering Ekonomi och verksamhet 08/03/ Översiktlig planering av projektet Ansökan med bilagor ger inte alltid hela bilden. Anpassning av befintligt material kan behövas Producera nytt material vid behov Materialet används för både planering, styrning och uppföljning 08/03/

23 Översiktlig planering av projektet Extrahera central information från ansökan: Indikatorer Outputs Aktiviteter Kostnader/Budget Effekter Gantt-schema Tidsplanering Arbetspaket WP ansvar och uppgifter Resultat Kommunikation 08/03/ Finansiell planering Periodisering av budget Finansieringsplan/Spending plan Budget/partner Avstämningsverktyg (Utfall budget) 08/03/ Var uppmärksam på: Kommer alla att ha pengar till sina aktiviteter? Visualisera och sammanställ på ett bra sätt Gantt, Excel, Att-göra, Mind-map, etc Programmets rapporteringscykler egna förväntningar 08/03/

24 Riskanalys Upptäck och hantera risker 08/03/ Riskanalys Syftet är att förekomma vissa problem som var svåra att identifiera under ansökan. Minska behovet av förändringar i budget och aktiviteter. Används för både styrning och planering dvs en återkommande process under hela projektdriften Se till att vi kan hantera stora skillnader mellan ansökan och verkligheten 08/03/ Riskanalys Vanliga risker: Upphandlingar när, hur, vad? Hur ser fördelningen av kostnader ut? På Arbetspaket, Partner, Kostnadsslag Rapportering frekvens? 08/03/

25 Riskanalys 1. Vad är risken? 2. Vad är sannolikheten? 3. Vad är konsekvensen 1. Poängsätt och multiplicera för att få ett riskvärde 2. Välj ut risker som bör hanteras 3. Hur ska ni kunna hantera dem? 4. När ska ni hantera dem? 08/03/ Riskanalys 08/03/ Riskanalys Vilka åtgärder kan vi vara tvungna att vidta för att inte hamna i tidsnöd/budgetproblem? Kan ligga till grund för prioriteringar och eventuella omstruktureringar av ursprunglig projektplan Prioriterade/vitala processer 08/03/

26 Riskanalys En formell ändring av ansökan, dess budget eller aktiviteter bör alltid vara den sista utvägen. Följer en specifik process Specifika regler för detta rör: När vissa gränser för över- eller underspendering blir för stora. Antalet ändringar per projekt 08/03/ UPPSTART Skapa en stabil grund för det fortsatta arbetet Skapa en projektmapp med nödvändig information (Project toolbox) Planering finansiell och teknisk Riskanalys finansiell och teknisk 08/03/ Generella tips för uppstarten Etablera tidigt en kontakt med den som är ansvarig för ditt projekt hos programmet. Utnyttja synergier med befintlig verksamhet. Identifiera personer, aktörer och andra projekt som kan tänkas vara intresserade av ert resultat Utnyttja de konferenser som programmet arrangerar. 08/03/

27 När uppstartsfasen är avslutad De inblandade i projektet ska ha tillgång till den information de behöver för att kunna leverera sin insats i den form och vid den tidpunkt som projektets planering kräver. Projektägaren har en detaljplanering av de första månaderna samt en övergripande planering för kommande. 08/03/ Communicate to every project partner and make sure they are living up to every requirement. Do this repeatedly and never assume that what you have said is the same as what has been understood experience shows this is generally not the case. 08/03/ Genomförande Arbetet delas upp i tre återkommande delprocesser som kan/bör följa projektets rapporteringsperioder. 08/03/

28 Planera Avsluta Genomför 08/03/ Genomförande Driv arbetet utifrån den fastlagda arbetsplanen: Detaljplanera kommande period. Starta upp processer Styra arbetet och stödja genomförandet hos partners Se till att budget hålls spendera mer och mindre? För projektet för partners? Planera för rapportering Kontrollera budget Sätt deadlines 08/03/ Rapportering Process, Spårbarhet, Vanliga fel, Tips 08/03/

29 Processen 08/03/ Exempel från Interreg 08/03/ /03/

30 Process Förvaltande myndighet Sammanställd rapport på projektnivå Projektägare Kontroll av kostnader Partners kostnader och aktiviteter Partner Partner Partner 08/03/ Rapportering Rapporteras enligt den modell och den frekvens som programmet satt upp. Projektägaren ansvarar för att partners gör på rätt sätt och i tid. Projektägaren tillhandahåller mallar och sammanställer projektets totala kostnader till programägare 08/03/ Olika typer av rapporter Olika typer av (namn på ) rapporter Lägesrapport Ekonomisk rapport Spridningsrapport Fördjupad lägesrapport Ansökan om utbetalning Slutrapport Rapporteringstempo frekvens 08/03/

31 Ekonomisk rapport Redovisning av periodens kostnader, intäkter och ev. medfinansiering. Oftast online Lista på kostnader under relevanta kategorier (LoE) Specifikationer underlag stödjande dokumentation Huvudbok med eventuella referenser Förklaringar av skillnader jmf budget (planerade aktiviteter) 08/03/ Tips för rapportering Låt den första rapporteringen vara otroligt bra. Hör dig för hur Project officer vill ha det och gör exakt på det sättet. Jämför arbetet ni gjort med ansökan förklara skillnader, vad de beror på och hur ni ska hantera detta Förse partners med mallar och deadlines för arbetet i god tid. Ta höjd för deras involvering. Första rapporten mer omfattande Balans mellan underlag och kostnadens omfattning Rapportera genomförda aktiviteter. Inte planerade. 08/03/ Godkänd rapport Förvaltande myndighet Godkända kostnader efter kontroll Projektägare Fördelning till partners Eventuell minskning beroende på utfall Partner Partner Partner 08/03/

32 Kostnader Godkända och inte godkända kostnader 08/03/ Tre huvudtyper av kostnader Stödberättigande kostnader I vissa fall stödberättigande/med villkor Inte stödberättigande 08/03/ Kostnader som är stödberättigande 1. Har uppkommit för att genomföra projektet, 2. Är skäliga 3. Uppkommit och betalats under den beslutade projektperioden 4. Är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser, 5. Uppfyller de villkor som angetts i stödbeslutet, 6. Kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar 7. Kostnader måste vara direkt kopplade till projektgenomförandet. Inga interna påslag. 08/03/

33 Exempel på stödberättigande kostnader med villkor Moms Moms är en stödberättigande kostnad om ni som stödmottagare saknar avdragsrätt för ingående moms på projektets verksamhet. I så fall ska ni redovisa era kostnader inklusive moms. Stäm av med ansvarig. Gåvor Ska vara kopplade till marknadsföring, kommunikation, reklam, information. Max 450 kr. (Glöm inte loggan) Finns ytterligare exempel kring utbildning för projektpersonal, inventarier och inköp av fastigheter 08/03/ Ej stödberättigande kostnader Förutom oskäliga utgifter: 1. finansiella utgifter, räntor på skuld 2. böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader, 3. Valutaförluster Aktiviteter som ska finansieras i ett annat program ESF ERUF eller LIFE H /03/ Hur beräknas kostnader? Metoder och modeller i olika EU-program 08/03/

34 Beräkning av stödberättigande kostnader Faktiska kostnader (Actual costs) Enhetskostnader (Unit costs) Klumpsummor (Lump sums) Schablonsats (Flat rate) 08/03/ Faktiska kostnader Vår bästa bedömning med den nu tillgängliga informationen av vad de olika resurserna kostar. Fördelas ut på olika kategorier - Personal - Externa tjänster - Resor - Indirekta kostnader 08/03/ Unit costs - Enhetskostnad Ersättning för en kostnad/enhet Omfattar alla eller vissa specifika kategorier av stödberättigande kostnader som på förhand är identifierade genom hänvisning till ett belopp per enhet. Exempel på enheter Timkostnad för personal, 08/03/

35 Klumpsummor Lump sum Enhetsbelopp/Klumpsumma/Schablon Ska genom ett övergripande bidrag täcka alla eller specifika kategorier av stödberättigade kostnader specificerade på förhand. (Payment on delivery) Exempel på kostnader Workshops, resor, hotel, ansökningskostnad 08/03/ Flat rate Schablonsats, procentuell Ska täcka specifika kategorier av på förhand identifierade stödberättigande kostnader genom tillämpning av en procentsats. Exempel på användning OH/administration/Indirekta kostnader 08/03/ Beräkningsmodeller i olika EU-program EU-program Faktiska kostnader Enhetskostnad er Schablonkostn ader Flatrate ESF Ja Löner inkl. LKP OH ERUF Ja Lönebikostnad OH Europa för Medborgarna Nej Nej Ja Nej Interreg Europa Ja Nej Nej Ja Erasmus+ Ja Ja Ja Ja Horizon 2020 Ja Ja Ja Ja 08/03/

36 Sammanfattning EU-programmens kostnadsmodeller kan innehålla enbart en men är oftast en blandning Unit costs Lump sum Flat rate Faktiska Personal - timlön Workshop Förstudie Ansökan Endast SME Instrument H2020 Indirekta kostnader (OH) Stödberättigande kostnader Personal Subcontract. Resor Utrustning m.m 08/03/ Ekonomisk rapportering Spårbarhet, Stödjande dokumentation för olika kostnader 08/03/ Om man vill ha sitt bidrag måste man också visa att man gjort som utlovat och att pengarna har gått till rätt saker. 08/03/

37 Vad är det som kontrolleras? Särredovisade projektkod/huvudbok för projektet Spårbarhet Kontrollerade/certifierade enligt programmets bestämmelser Är den utbetald? Kostnaderna är faktiska Aktiviteten har ägt rum Man har följt de regler som finns (upphandling, informationsplikt m.m.) Överföringar av medel mellan program och projekt och partners Olika kostnader har olika stödjande dokument för att verifiera att de är korrekta. 08/03/ Kan kostnaden rapporteras? Ska vara utbetald inom rapporteringsperioden och innan sista projektdag Vara särredovisad (om den är faktiskt) Stödberättigad Uppkommit på grund av projektet Vara spårbar dvs stödjas av korrekt dokumentation Ex moms (normalt) Förutsedd? - Gråzon 08/03/ Spårbarhet audit trail Möjligheten att spåra kostnader tillbaka till godkända aktiviteter för att veta hur programmets pengar har använts. Oftast fakturor, avtal, intyg Stödjande dokumentation väljs utifrån vilken kostnad man rapporterar 08/03/

38 Hur säkerställer vi spårbarhet i projektet? 08/03/ Rapportering av olika budgetkategorier Personalkostnader, Resor, Extern expertis, Avskrivningar, Projektintäkter 08/03/ Budgetkategorier 1. Personal 2. Extern sakkunskap och tjänster 3. Resekostnader 4. Investeringar 5. Materiel och utrustning 6. Projektintäkter 7. Medfinansiering 8. OH-kostnader 08/03/

39 Personalkostnader 08/03/ Personalkostnader Huvudregel: Lön till anställd personal som betalats ut för genomfört arbete vilket stödmottagaren åtagit sig utföra enligt ansökan/projektavtal Övriga kostnader som arbetsgivaren haft, betalat och som är direkt kopplade till dessa löner såsom skatter och sociala avgifter, pensioner, m.m. Andra typer av personalkostnader kan vara aktuella; t.ex bonus, bensin, tjänstebil som kan vara helt eller delvis stödberättigande. Det finns ett anställningskontrakt och den anställde är fördelad till projektet. 08/03/ Personalkostnader Redovisning av personalkostnader varierar beroende på hur budgeteringsmodellen ser ut. Enhetskostnad Schablon Flatrate - Faktiska Oavsett uträkningsmetod behöver vi visa att personen är anställd av den organisation som står som projektägare/partner. Förvänta er användning av Timesheets. 08/03/

40 Personalkostnader Stödberättigad personalkostnad: Lön Sociala avgifter ersättningar enligt nationell lagstiftning Eventuella förmåner i anställningskontraktet. 08/03/ Beräkningar av faktisk lönekostnad Bruttolön x sociala avgifter = Stödberättigad personalkostnad Kostnad/timme räknas på årsarbetstid t.ex 1720 timmar 08/03/ huvudtyper av anställningar Förutbestämd hel- eller deltid i projektet/månad Heltid/Deltid eller timanställning med varierande antal arbetstimmar per månad i projektet 08/03/

41 Fast hel- eller deltid i projektet/månad Underlag (Oftast) Ingen tidsrapportering. Anställningsbevis & underlag till beräkning Intyg på att personen jobbar i projektet enligt de former som uträkningen visar. Vid deltid Uppgifter i projektet för att kunna bedöma om den avsatta tiden är realistisk Förändring efter överenskommelse & kommunikation 08/03/ Varierande tid i projektet/månad Underlag Tidsrapportering vid redovisningar All arbetstid ska registreras även den som inte görs inom ramen för projektet Anställningsbevis & underlag till beräkning Intyg på att personen jobbar i projektet enligt de former som uträkningen visar. Med månadslön Bruttolön/månad x Sociala avgifter x 12 /årsarbetstid= Kostnad/timme Vid timanställning Fastställd timlön enligt anställningsbevis 08/03/ Tidrapportering 1. I de flesta program kommer tidsredovisning att krävas. 2. Excelfil/tabell ifylld 3. Mallar finns obligatoriska eller frivilliga. 4. Egna tidsrapporteringssystem godkänns normalt. 5. Särredovisning av personalkostnader i huvudbok? Stäm av. 6. Rapportera tid utanför projektet 7. Semester, frånvaro m.m. rapporteras på ordinarie verksamhet 08/03/

42 Vad efterfrågas? Gemensamt för alla time sheets Projektnamn och projekt-id Anställd Arbetsgivare och eventuellt Partner-ID Rapporteringsperiod Underskrivet av anställd och arbetsgivare Tid i och utanför projektet 08/03/ En korrekt personalkostnad: Anställningskontrakt Eventuellt intyg på engagemanget i projektet Lönespec för samtliga månader Utbetalningsbevis (?) Tidsredovisad/Timesheet Hur beräkningen har gjorts Om förutsättningarna ändras meddela detta. Personalsammanställning på partnernivå 08/03/ Resor 08/03/

43 Resekostnader Kostnader som uppstår i samband med projektets resor. Kan innefatta resor, biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, vägtullar och parkeringsavgifter. Måltider, om de inte täcks av traktamente, Logi, Visum Traktamenten Regionala projekt/transnationella projekt Kostnadseffektivitet! Egen policy? 08/03/ Resekostnader Underlaget ska bevisa: Att resan var baserad på projektets behov Att den genomförts Att kostnaderna är betalda Att kostnaderna är acceptabla 08/03/ Resekostnader Resekostnader stöds och spåras genom: Fakturor för hotell, resa, Eventuellt boardingkort Deltagarlistor, Agenda (Bevis på deltagande) Information om traktamente Bevis på utbetalning Egen policy vid behov 08/03/

44 Resekostnader Resekostnader Var uppmärksam på: Kostnader för personer ej anställda av projektägare/partner Omräkningar i euro Särskilt dyra resor Förlängningar av resor Moms på utländska fakturor (Huvudregel: ej stödberättigat) 08/03/ Extern expertis 08/03/ Tjänster, extern kompetens Kostnader för kompetens och resurser som behöver köpas in från organisationer utanför projektet. Utvärdering, Talare till konferenser, Kommunikation, Revision (certifiering av kostnader) Ersättning till konsulter/underleverantörer Kopplade till ett kontrakt/överenskommelse Affärsmässig relation 08/03/

45 Tjänster, extern kompetens Kostnaden stöds av: Kontrakt/överenskommelse Faktura och betalningsbevis Produkten som levererats Broschyr grafisk profil, kampanj etc Upphandlingsunderlag 08/03/ Tjänster, extern kompetens Var uppmärksam på: Upphandlingar Vad är godkänt enligt programmet? Ej underställd projektägare Ej interna kostnader faktiskt pris Stäm av är det en godkänd tjänst att upphandla? Kapacitetsfråga Balans med övriga kategorier 08/03/ Utrustning och investeringar 08/03/

46 Utrustning och förbrukningsmaterial Utrustningen ska vara nödvändig för projektet. Köpa, hyra eller leasas (Programspecifika regler) Rapporteras normalt som en faktisk kostnad Nyttjandegrad påverkar hur stor del som kan rapporteras Ej redan fått EU-finansiering 08/03/ Utrustning och förbrukningsmaterial Fakturor och utbetalningsbevis Upphandlingsdokumentation Kostnaden som tas upp på projektet är beroende på avskrivningar 08/03/ Investering För anläggningstillgångar gäller specifika regler beroende på typ av program och vilka investeringar som detta tillåter. Stöd kan ges som två huvudtyper: Avskrivningar årligen Direkt avskrivning (specifika investeringar som uppfyller målen i programmet) Regler om insatser varaktighet (!) 08/03/

47 Uträkning - avskrivning Projektet har köpt en utrustning för kronor som ska skrivas av under 3 år Avskrivningskostnad/år: Avskrivningskostnad/mån: Rapporteringsperiod: 6 månader Utrustningen används enbart av projektet: Rapporteras (6x10 000) Utrustningen delas: Nyttjandegrad: 50% Rapporteras ( x 50%) 08/03/ Stöds av: Fakturor och utbetalningsbevis Upphandlingsdokumentation (policy) Metod för uträkning av kostnader vid avskrivning Eventuellt time sheet för nyttjande 08/03/ Var uppmärksam på: I vissa program hamnar externa lokaler under Extern expertis Förbrukningsmaterial som ingår i OH-kostnader Vid köp av utrustning: kommer den vara värd något vid projektavslut? (Stäm av) Projektpersonalens lokaler (OH-kostnad) Begagnad utrustning (ej finansierad av EU-bidrag) Kontorsutrustning normalt i OH men kan beroende på anställds tid i projektet bli en direkt kostnad 08/03/

48 OH Indirekta kostnader 08/03/ Overhead Indirekta kostnader Schablonsats - Flatrate Schablon i % (Beräknas på Stödberättigande lönekostnad) Kan vara olika beroende organisationstyp Ex: 15% för offentliga 20% för Akademi 08/03/ Overhead Indirekta kostnader Administration Kompetensutveckling Styrning & ledning Avskrivningar på befintliga byggnader, utrustning m.m. Underhåll Försäkringar El m.m. 08/03/

49 Overhead Indirekta kostnader Var uppmärksam på: Vid användning av schabloner: Kostnader som täcks av OH kan endast i undantagsfall vara en direkt kostnad i projektet. Se respektive program för en uttömmande lista Ingen stödjande dokumentation 08/03/ Vanliga fel vid ekonomisk rapportering Kostnader rapporteras under fel kategori Felaktigt uträknade personalkostnader, Kostnader rapporteras på organisationer som inte är partners/ägare Redovisad i fel period/utanför projektperioden Euro-kurs omräkningar Upphandlingar kan inte bevisas/dokument saknas Budgeten eller budgetkategori överskrids Bristfällig spårbarhet 08/03/ Generella råd vid ekonomisk rapportering Glöm inte projektkod och se till att kostnaden hamnar på projektet (Särredovisning) Involvera tidigt ekonomiskt ansvarig hos partners Säkra spårbarhet genom instruktioner till partners Håll redovisning och bokföring uppdaterat Undvik gråzoner ta hjälp av programmet /PO Hittar du risker eller problem - kommunicera med ansvarig. 08/03/

50 Medfinansiering 08/03/ Medfinansieringsprincipen Projektets kostnader kan inte helt täckas av bidrag från EU. Ska tas upp i projektbudgeten Kan vara egna eller andras resurser i form av t.ex arbetad tid, i kontanter eller i form av andra icke-finansiella resurser Kan också vara i form av en intäkt genererad av projektet Nivån på medfinansiering skiljer sig åt mellan programmen och ibland även inom program och inom projekt 08/03/ Enbart kostnadsbudget Enbart genom en kostnadsbudget Samtliga kostnader verifieras i redovisningen men endast X % ersätts. Ex: i stödberättigande kostnader EU medfinansierar med 75% betalas till partner Inget krav på att visa källan till medfinansiering däremot är kostnaderna verifierade 08/03/

51 Genom kostnads- och finansieringsbudget Kostnadsbudget Personal Externa tjänster Resor och logi Utrustning, material och externa lokaler Indirekta kostnader Finansieringsbudget Privata och offentliga medel Kontanter Tid Material och lokaler Resor 08/03/ Medfinansiering från EU i olika program ESF Skiljer sig åt ERUF Minst 30% Europa för medborgarna ca 70% LIFE 50-60% REC 80% Andra program % 08/03/ Medfinansiering - kontrollfrågor 1. Vad är medfinansieringen från EU i procent? 2. I vilken form beräknas medfinansieringen? (Faktiskt, Schablon, Enhetskostnad, % av projektbudget) 3. Vad är godkända källor till medfinansiering? 4. Är det olika medfinansiering för olika typer av partners? Kommun/region Akademi - Företag Land 5. Ska medfinansieringen periodiseras? 6. Hur garanteras medfinansieringen? 08/03/

52 Var uppmärksam på Medfinansiering i samma program kan skilja sig åt mellan olika organisationer. Vinstdrivande icke-vinstdrivande organisation Specas med fördelning mellan olika partners och fördelat på typ av medfinansiering. Använd tillgängliga mallar. Förklara uträkningar och motivera. Schabloner för insatser i tid? 08/03/ Tumregler ekonomi i projektdrift Budgeten är ett tak för vad projektet kan rapportera under hela projektperioden Kostnaderna ska betalas under projektperioden Rapportera kostnader och inte priset för något (ex. ej rutinmässiga interna påslag) Faktiska kostnader ska finnas i stödmottagarens bokföring Särredovisa faktiska kostnader Säkerställ att logotyp inkluderad i relevanta aktiviteter, material m.m. (Informationsplikt) Särskilda regler gäller ofta vid rapportering och budgetering av Investeringar och Externa kostnader/konsulter Att flytta kostnader mellan kategorier och partners är möjligt under projektdriften förutsatt att möjligheten till framgång inte minskar. Projektägaren har här viss handlingsfrihet - hur stor - beror på programmets regler. Kontrollera projektet mot gränsvärden/tröskelvärden Desto större utgift desto viktigare att säkerställa dokumentation 08/03/ Arkivering 08/03/

53 Arkivering Varför arkiverar vi? Vid en revision behöver vi kunna återskapa projektet Visa att det genomförts. Vilka aktiviteter genomfördes? Stämmer detta med ansökan? 08/03/ Vad arkiverar i EU-projektet? Ansökan med bilagor Kontrakt Projektrapporter Beslut om utbetalning Viktigare korrespondens Tidrapporter Reseräkningar med kvitton Fakturor m. underlag Upphandlingsdokument Avtal Protokoll Deltagarlistor Trycksaker Foton Hemsidor 08/03/ Arkivering Tidsfrister Huvudregel: bokföring, underlag samt statistik och annan dokumentation ska sparas i åtminstone fem år eller tre år efter sista utbetalningen beroende på projektets storlek Jämför med egna regler dokumenthanteringsplan 08/03/

54 Hur skapar vi bra förutsättningar för ett lyckat projekt? 08/03/ Vad är ett lyckat projekt? 08/03/ Skapa bra förutsättningar 1. Tillhandahåll mallar och checklistor 2. Lägg en tydlig tidsplan och kommunicera detta 3. Arbeta med riskanalyser förekom eventuella problem 4. Planera implementera kontrollera - utvärdera 08/03/

55 Exempel på innehåll Checklistor för Godkända kostnader Stödjande dokumentation och spårbarhet Mallar för kommunikation gemensamma mallar för pressreleaser, Loggor Inbjudningar 08/03/ Tips för bättre rapporter Låt den första rapporteringen vara otroligt bra. Hör dig för hur Project officer vill ha det och gör exakt på det sättet. Förse partners med mallar och deadlines för arbetet i god tid. Ta höjd för deras involvering. Balans mellan underlag och kostnadens omfattning Rapportera genomförda aktiviteter. Inte planerade. 08/03/ Hur rapporterar vi problem? Rapportera inte mindre problem. Försök hitta en lösning inom ramarna för partnerskapet. Stora problem som t.ex allvarliga förseningar, förändringar i partnerskap, måste rapporteras (=konsekvenser) Rapportera problem med förslag på lösningar Stora problem och förändringar kräver formella beslut 08/03/

56 Hur hanterar vi problem? 1. Vi är trevliga, förstående och tuggar ibland maten åt våra partners 2. Lösningsorienterade 3. Förståelse för politik partners/personer förväntar sig inte samma behandling. 4. Använd din juridiska makt: Steering Committee konsortialavtalet 5. Internt handlingsutrymme - Mandat 08/03/ Verktyg för att hantera utmaningar Använd agenda-makten för att diskutera rätt frågor. Vad betyder deadline? Balansera mellan diktatur och demokrati Name and Shame (?) Hur - när 08/03/ Hur ska vi förhålla oss till osäkerheten om vad som är rätt? 08/03/

57 Strategi för att hantera osäkerhet Ibland behövs en revision för att veta om man gjort rätt Olika svar från olika PO Tolkningar En annan beslutsram mindset Vem kan egentligen lämna ett korrekt svar? 08/03/ Strategi för att hantera osäkerhet Gör en riskbedömning: Vilka effekter får en feltolkning - Är det värt att chansa? Bygg en relation med PO utnyttja den relationen Det handlar om att göra rätt inte att få rätt Korrekt lösning handlar inte om effektivitet eller logik Ta hjälp av partnerskapet utnyttja möjligheten att lära sig Fördela ansvar 08/03/ Interkulturell kommunikation 08/03/

58 Att samarbeta med andra kulturer 08/03/ Ska chefen ha alla svar? Indien 77% Ryssland 74% Polen 73% Tyskland 69% Benelux 38% Finland 27% Norge 23% Danmark 11% Sverige 7% 08/03/ Tips för kommunikation i transnationella projekt 1. Förvänta dig inte att folk tar hänsyn till dina svenska egenheter 2. Generellt våga vara mer auktoritär om du är projektägare 3. Sätt deadlines och poängtera vikten med dem 4. Hantera tidsfrågan vid behov vad betyder kl Olika partners kommer ha olika behov och förutsättningar. Anpassa din kommunikation efter detta. 08/03/

59 Målsättning utbildning Förståelse och kunskap om de egenheter som EU-projekt har och möjlighet att förutse eventuella problem Kännedom om olika roller, aktörer och uppgifter i uppstart och drift av EU-projekt Kunskap om huvudregler för ekonomi och administration 08/03/