Bilaga II Allmänna villkor för Asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF)

Transkript

1 1 (17) Bilaga II Allmänna villkor för Asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF) Innehållsförteckning DEL A. RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 2 A1 Hänvisning... 2 A2 Tillämpningsområde... 2 A3 Särskilda villkor... 2 A4 Avtalsperiod... 2 A5 Avtalets parter... 3 A6 Ansvar... 3 A7 Upphovsrätt och spridning av resultat... 3 A8 Informations- och kommunikationsskyldighet... 4 A9 Uppföljning och granskning... 4 A10 Överlåtelse av medfinansieringsavtalet... 5 A11 Uppskjutet genomförande... 5 A12 Befrielsegrunder force majeure... 5 A13 Upphävande av medfinansieringsavtalet... 5 A14 Korrigering, återkrav och oegentligheter... 7 A15 Ändringar och tillägg... 7 A16 Inköp och upphandling... 8 A17 Projektpartner... 9 A18 Rapportering... 9 A19 Fastställande av det slutliga bidraget från funktionen för fonderna A20 Utbetalning A21 Stödmottagarens arkiveringsskyldighet A22 Skydd av målgruppens personuppgifter A23 Ekonomisk korrigering DEL B ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER B1 Grundläggande principer B2 Budget B3 Icke-vinst princip B4 Period under vilken projektkostnader berättigar till stöd B5 Kostnads- och utgiftsredovisning B6 Separat projektredovisning B7 Internfakturor B8 Mervärdesskatt DEL C KATEGORIER AV STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER C1 Direkt Stödberättigande Kostnader och utgifter Bfd Migrationsverket Fristående funktioner, Fonderna Besöksadress Slottsgatan Postadress NORRKÖPING Telefon Telefax E-post migrationsverket@migrationsverket.se Webbplats Organisationsnr

2 2 (17) DEL A. RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Detta kapitel handlar om administrativa och rättsliga bestämmelser. Migrationsverket, funktionen för fonderna, representerar i detta avtal ansvarig myndighet så som det definieras i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 av den 16 april 2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering (EUförordning 514/2014). A1 Hänvisning Dessa allmänna villkor grundar sig på bestämmelserna i den grundläggande rättsakten samt i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 516/2014 av den 16 april 2014 om inrättande av asyl-, migrations och integrationsfonden, om ändring av rådets beslut 2008/381/EG och om upphävande av Europaparlamentets och rådets beslut nr 573/2007/EG och nr 575/2007/EG och rådets beslut 2007/435/EG (AMIFförordningen),och förordning (2014:1538) om förvaltning av asyl-, migrations- och integrationsfonden. Definitioner Stöd: Bidrag från unionen inom ramen för ett projekt. Stödmottagare: Mottagaren av ett bidrag från unionen inom ramen för ett projekt. Projektpartner: En projektpartner är en organisation, myndighet eller företag som aktivt stödjer och samarbetar med stödmottagaren vid genomförandet av projektet och tar del av unionens bidrag genom stödmottagaren på samma villkor som denne. Samarbetspartner: En aktör som samarbetar med stödmottagaren i genomförandet av projektet utan att ta del av stöd. A2 Tillämpningsområde Dessa allmänna villkor tillämpas på projekt som har beviljats medfinansiering från asyl-, migrations-, och integrationsfonden om inte annat följer av författningsbestämmelse. A3 Särskilda villkor Utöver allmänna villkor finns det även särskilda villkor som framgår av medfinansieringsavtalet. A4 Avtalsperiod Avtalsperioden är den period inom vilken projektet ska påbörjas och avslutas. Datum för avtalsperiod framgår av medfinansieringsavtalet. Endast kostnader som uppkommit under avtalsperioden är stödberättigande. Bfd Migrationsverket Fristående funktioner, Fonderna Besöksadress Slottsgatan Postadress NORRKÖPING Telefon Telefax E-post migrationsverket@migrationsverket.se Webbplats Organisationsnr

3 3 (17) A5 Avtalets parter Stödmottagaren ansvarar för projektets genomförande och är den part som funktionen för fonderna tecknar avtal om medfinansiering med. A6 Ansvar Stödmottagaren är ensam ansvarig för att uppfylla projektets rättsliga och finansiella förpliktelser gentemot funktionen för fonderna. Detta innebär att ansvara för att såväl stödmottagaren som projektpartners och andra samarbetspartners och underentreprenörer uppfyller reglerna i Sveriges nationella program med tillämpliga unionsrättsliga och nationella bestämmelser, inklusive villkoren i dessa allmänna villkor. Stödmottagaren ansvarar för att alla inblandade projektpartners och övriga samarbetspartners har information om de avtal och regler som gäller för projektet. Stödmottagaren ska kunna styrka att den målgrupp som projektet arbetar mot är den korrekta, och att den är i enlighet med beslutet om stöd. Stödmottagaren är ansvarig för att visa att samtliga kostnader som redovisas inom projektet är stödberättigande. Stödmottagaren är den enda kontaktpunkten gentemot funktionen för fonderna och ansvarar för att samla in och sammanställa underlag och rapporter från alla projektpartners. Stödmottagaren är den part som tar emot stöd från funktionen från fonderna. Stödmottagaren ansvarar för att de projektpartners som deltar i projektet tar del av stödet. Stödmottagaren bär ensam ansvaret gentemot projektpartners och övriga deltagare i projektet i samband med genomförandet och fullgörandet av de avtal eller överenskommelser som tecknas i detta sammanhang. Ansvaret inbegriper eventuella skadeståndsanspråk. Stödmottagaren, projektpartners och övriga samarbetspartners bär ensamma ansvaret gentemot tredje man för varje slags skada som drabbat tredje man under genomförandet av projektet, inbegripet eventuella skadeståndsanspråk som kan uppstå i samband med projektets genomförande. A7 Upphovsrätt och spridning av resultat A7.1 Om inget annat anges i särskilda villkor, ska upphovsrätten beträffande projektresultatet såsom dokumentation av metoder tillfalla stödmottagaren och/eller övriga genomförare av projektet. Upphovsrätten kan dock inte utnyttjas i vinstsyfte. A7.2 Erfarenheter och resultat av projektet ska spridas och komma allmänheten till nytta. Projektresultaten ska i första hand spridas av stödmottagaren. Trots vad som sägs under A7.1 har funktionen för fonderna och EUkommissionen (kommissionen) rätt att, utan ersättning till upphovsrättsinnehavaren, sprida och på annat sätt använda sig av projektresultat, rapporter och metoder på sätt som funktionen

4 4 (17) för fonderna eller kommissionen finner lämpligt. A8 Informations- och kommunikationsskyldighet A8.1 Det ska framgå tydligt i all verksamhet som projektet bedriver att det är medfinansierat av AMIF. Stödmottagaren ska se till att de projektpartners som deltar i projektet har underrättats om medfinansieringen och att projektpartners och övriga samarbetspartners inom projektet är medvetna om informations-och kommunikationsskyldigheten. När projektet nämns vid seminarier och konferenser ska åhörarna informeras om att AMIF medfinansierar projektet. Av alla handlingar, även deltagarbevis eller andra intyg, som produceras i projektet ska det tydligt framgå att projektet medfinansieras av AMIF; till exempel i broschyrer, externutvärderingar och vid projektets lokaler, webbsidor, med mera. Detta synliggörande ska finnas kvar i minst tio år efter i att projektet fått sin slutliga medfinansiering. Om stöd för ett inköp av ett fysiskt föremål är större än euro eller är en finansiering av infrastrukturprojekt eller byggoch anläggningsprojekt ska stödmottagaren sätta upp en väl synlig, permanent skylt av rimlig storlek, till exempel, en A4, senast tre månader efter slutförandet. På skylten ska projektets namn anges. Dessutom ska EU-flaggan, en hänvisning till Europeiska Unionen och uppgiften om att AMIF medfinansierar projektet samt ett utlåtande godkänt av funktionen för fonderna, som framhäver mervärdet av gemenskapsstödet, uppta minst 25 procent av skyltens yta. A8.2 Funktionen för fonderna och kommissionen har rätt att publicera följande information, även på webbsidor: - stödmottagarens namn och kontaktuppgifter, - projektets innehåll och syfte, - medfinansierat belopp och total kostnad för projektet. Enskilda individer får inte namnges utan tillstånd. Personer som hör till de målgrupper som definieras i artiklarna 5-11 i EUförordning 516/2014 ska inte namnges. A9 Uppföljning och granskning När funktionen för fonderna, Ekonomistyrningsverket, Riksrevisionen, kommissionen eller EU-revisionen genomför utvärderingar eller ekonomiska kontroller av handlingar och kontroller på plats av projektverksamheten, är stödmottagaren skyldig att tillhandahålla alla dokument som rör projektet till myndigheternas representanter eller till de granskare som myndigheten anlitat. Skyldigheten omfattar även dokumentation upprättad av projektpartners och av underentreprenörer. På begäran ska även utdrag ur eller kopior av handlingar och uppgifter tillhandahållas. Handlingar och uppgifter, inklusive räkenskapsinformation, ska vara tillgängliga i original eller i form av bestyrkta kopior på allmänt godkända databärare i enlighet med tillämpliga

5 5 (17) unionsrättsliga och nationella bestämmelser. Stödmottagaren ska hjälpa till i alla avseenden så att arbetet med kontroller och utvärderingar av projektet underlättas och kan genomföras på ett smidigt sätt. A10 Överlåtelse av medfinansieringsavtalet Överlåtelse av medfinansieringsavtalet helt eller delvis liksom förändringar av ägarförhållandena hos stödmottagaren får inte göras utan funktionen för fondernas skriftliga medgivande. Fordringar som stödmottagaren har på funktionen för fonderna får inte utan skriftligt godkännande överlåtas på någon annan. A11 Uppskjutet genomförande Om särskilda omständigheter tvingar stödmottagaren att skjuta upp genomförandet av projektet helt eller till betydande del, så ska funktionen för fonderna omgående få ett skriftligt besked med en förklaring och eventuellt förslag på när projektet skulle kunna återupptas. A12 Befrielsegrunder force majeure A12.1 Arbetskonflikt och varje annan omständighet som en part inte kan kontrollera, såsom krig, mobilisering, rekvisition samt naturkatastrof ska anses utgöra befrielsegrunder om de inträffar efter avtalsdagen, eller om omständigheterna inträffar dessförinnan och om följderna av detta inte kunde förutses före avtalsdagen och medfinansieringsavtalets fullgörande därigenom hindras. A12.2 Den part som drabbats av force majeure ska snarast informera motparten om omständigheterna och befarade effekter. Ingen av parterna ska hållas ansvariga för de åtaganden som inte kan fullföljas på grund av force majeure. Parterna ska göra allt för att minimera de skadeverkningar som uppstår. A13 Upphävande av medfinansieringsavtalet För de fall avtal mellan parterna ingås i strid med gällande nationell lag eller unionsrättslig reglering är avtalet ogiltigt i den del som är lagstridig. I sådant fall ska avtalet revideras och undertecknas på nytt av båda parter. A13.1 Uppsägning av stödmottagaren Om det finns godtagbara skäl kan stödmottagaren, när som helst, säga upp medfinansieringsavtalet utan att riskera krav på skadestånd från funktionen för fonderna. I fall när det saknas godtagbara skäl för uppsägning så kvarstår stödmottagarens skadeståndsskyldighet enligt allmänna avtalsrättsliga regler, principer och rättgrundssatser gentemot funktionen för fonderna. Uppsägning av medfinansieringsavtalet ska ske skriftligt, undertecknas av en person som är behörig att företräda stödmottagaren, innehålla en utförlig motivering och ske med minst 60 dagars varsel. Om det inte anges några skäl för uppsägningen, eller om funktionen för fonderna inte accepterar anförda skäl, anses stödmottagaren ha sagt upp

6 6 (17) avtalet utan godtagbara skäl, se A13.3. A13.2 Uppsägning av funktionen för fonderna Funktionen för fonderna kan, utan någon skadeståndsskyldighet, besluta om att säga upp medfinansieringsavtalet under följande omständigheter: a) i händelse av juridiska, finansiella, tekniska eller organisatoriska förändringar som kan förmodas ha väsentligt betydelse för medfinansieringsavtalet eller för beslutet att medfinansiera projektet. b) om stödmottagaren i väsentligt hänseende brister eller avviker från sina åtaganden i avtalet inklusive bilagor. c) i händelse av force majeure enligt A12 eller om projektet har blivit fördröjt enligt A11 d) om stödmottagaren försätts i konkurs, upptar ackordsförhandlingar, träder i likvidation, underlåter att infria accepterad växel eller annan förbindelse som inte är föremål för tvist, eller i annat fall kan antas ha kommit på obestånd. e) om stödmottagaren eller personer i stödmottagarens organisation som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget/organisationen får företräda denna, döms för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom, eller har gjort sig skyldig till sådant fel i yrkesutövningen som kan betraktas som allvarligt, eller f) om stödmottagaren avsiktligt eller av vårdslöshet lämnat oriktiga uppgifter som har lett till eller skulle kunna leda till en felaktigt utbetald medfinansiering från funktionen för fonderna. g) om stödbeslutet upphävs i enlighet med 28 förordning (2014:1538) om förvaltning av asyl-, migrations-och integrationsfonden kan funktionen för fonderna säga upp detta avtal på samma grund. A13.3 Procedur för uppsägning Om funktionen för fonderna anser att det finns anledning att säga upp medfinansieringsavtalet ska stödmottagaren meddelas detta skriftligt. Skrivelse ska skickas med rekommenderad postförsändelse. När uppsägning har skett enligt A13.2 a, b eller d, så ska stödmottagaren inom 30 dagar skicka ett skriftligt svar och vidta de åtgärder som krävs för att fullgöra sina förpliktelser enligt medfinansieringsavtalet. Funktionen för fonderna ska svara skriftligt på stödmottagarens skrivelse. Om de åtgärder som vidtagits anses som tillräckliga kan projektet fortsätta enligt plan, i annat fall kan funktionen för fonderna säga upp medfinansieringsavtalet. När uppsägning har skett enligt A.13.2 c, e eller f så träder uppsägningen i kraft när stödmottagaren har tagit del av beslutet. Om medfinansieringsavtalet sagts upp så ska betalning från funktionen för fonderna endast avse de stödberättigande kostnader som uppkommit till och med det datum då uppsägningen träder i kraft. Stödmottagaren ska inom tre månader efter medfinansieringsavtalets upphävande lämna en slutrapport tillsammans med ekonomisk redovisning och en eventuell

7 7 (17) begäran om slututbetalning. Eventuellt överskjutande belopp ska återbetalas till funktionen för fonderna. Om återbetalning inte har gjorts senast 30 dagar efter återkravets förfallodatum debiteras dröjsmålsränta enligt Räntelag (1975:635). I händelse av att stödmottagaren har hävt medfinansieringsavtalet felaktigt eller om medfinansieringsavtalet sagts upp enligt punkterna e eller f under A13.2 så kan funktionen för fonderna begära att utbetalt stöd helt eller delvis återbetalas i skälig proportion till de fel och brister som har konstaterats. A14 Korrigering, återkrav och oegentligheter Stödet från funktionen för fonderna kan bara grundas på kostnader som är stödberättigande enligt gällande regelverk. Funktionen för fonderna och kommissionen kan återkräva den EU-finansiering som i efterhand visar sig inte kunna styrkas som stödberättigande. A14.1 Återkrav Om beslut om stöd har fattats på grund av oriktig, vilseledande eller ofullständig uppgift från sökanden eller om denne brutit mot de villkor som gäller för stödet, ska funktionen för fonderna upphäva beslutet helt eller delvis. Om ett stödbeslut upphävs efter det att stöd har betalats ut till följd av beslutet, eller om den huvudsakliga stödmottagare i övrigt har tagit emot stöd för utgifter som inte är stödberättigande, är stödmottagaren återbetalningsskyldig för beloppet. Funktionen för fonderna ska kräva att motsvarande del av stödet betalas tillbaka. Återbetalning får krävas inom tio år från det att beloppet betalades ut. 1 A14.2 Ränta på återkrävt belopp Om stödmottagaren inte är berättigad till ett stödbelopp och detta ska återbetalas, ska ränta tas ut enligt räntelagen (1975:635). Funktionen för fonderna får sätta ned räntekravet om det finns särskilda skäl. A14.3 Kvittning Är stödmottagaren återbetalningsskyldig eller skyldig att betala ränta enligt vad som angetts ovan får annat stöd som beviljats av funktionen för fonderna kvittas mot denna skuld. A15 Ändringar och tillägg Om väsentliga förändringar av projektbeskrivning och budget behöver göras ska stödmottagaren snarast och innan förändringen genomförs ansöka om att få göra en ändring av överenskommelsen. Kostnader som uppstått på grund av förändringen kan endast godkännas från och med datumet då det nya medfinansieringsavtalet tecknats. Kostnader som uppstått på grund av ändringar kan inte ersättas retroaktivt. Ansökan om ändring ska göras skriftligen till funktionen för fonderna. Stödmottagaren ska snarast 1 Se Förordning (2014:1538) om förvaltning av asyl-, migrations- och integrationsfonden, 29.

8 8 (17) rapportera till funktionen för fonderna om projektet avbryts eller försenas. Följande förändringar måste godkännas av funktionen för fonderna: 1. ändring av projektets inriktning eller målsättning jämfört med beslutet om stöd, 2. nya eller inställda aktiviteter inklusive väsentligt ändrad tidsplan, 3. omfördelning mellan kostnadsslagen som är större än 10 % av budgetomslutningen, 4. nya kostnadsposter, 5. förändringar av budgetens omslutning, 6. förändringar avseende finansiering inklusive medfinansiering, 7. byte av projektpartner eller projektledning, 8. om verksamheten helt eller delvis överlåts eller på annat sätt övergår till annan juridisk eller fysisk person och om projektet omfattas av denna överlåtelse/övergång, 9. vid förändring av avtal om samverkan mellan stödmottagaren och övriga i projektet ingående organisationer, eller 10. om någon annan väsentlig förändring behöver göras. Stödmottagaren ska dessutom snarast till funktionen för fonderna rapportera ändring av stödmottagarens: 1. namn, 2. adress, 3. plusgiro eller bankgiro, 4. behörig företrädare, eller 5. annan ändring av betydelse för projektets genomförande. Budgeten får inte innehålla någon post för oförutsedda utgifter. En omfördelning mellan kostnadsslagen på upp till sammanlagt 10 % av ursprunglig budget behöver inte anmälas i förväg. Detta gäller under förutsättning att: 1. budgetposterna redan finns upptagna i den godkända budgeten, 2. omfördelningen inte är orsakad av en betydande förändring av projektbeskrivningen, exempelvis nya eller borttagna aktiviteter, ny riktning eller målsättning 3. förändringen inte innebär en utökning av projektets omsättning eller påverkar medfinansieringen från funktionen för fonderna, 4. förändringen sker inom avtalsperiodens ramar. A16 Inköp och upphandling Stödmottagaren ansvarar för att alla inköp till och i projektet följer både de unionsrättsliga och nationella upphandlingsrättsliga reglerna. De stödmottagare som omfattas av lag (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, ska tillämpa denna inom ramen för projektverksamheten. Stödmottagare som inte omfattas av LOU ska agera på affärsmässiga villkor. Vid samtliga inköp, även de som inte ska upphandlas, ska projektet följa principerna om kostnadseffektivitet, ickediskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Upphandlingsplan

9 9 (17) Upphandlingsplanen är preliminär och förändringar som uppstår under projektets gång ska anmälas till funktionen för fonderna. A16.1 Affärsmässiga villkor Projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. Utgifter kan anses vara oskäliga när de är oproportionerliga i förhållande till det som behövs för att genomföra det enskilda projektet. A16.2 Underlag och dokumentation Exempel på dokument som funktionen för fonderna kan begära in är kopia av beslut om upphandling, eventuell inköpsanalys, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning, anbud, utvärderingsunderlag, tilldelningsbeslut, ramavtal, avtal och eventuell efterannonsering och förlängningsavtal, samt underlag från förnyad konkurrensutsättning. En felaktig hantering av LOU och brister i dokumentationen kan medföra att funktionen för fonderna underkänner hela utgiftsposter. Det kan i sin tur innebära en nedsättning av det stödbelopp som beviljas eller återkrav av redan tidigare utbetalt stöd. A17 Projektpartner Stödmottagaren kan genomföra projektet ensam eller tillsammans med en eller flera projektpartner. Stödmottagaren är skyldig att arkivera bestyrkta kopior av bokföringsunderlag som verifierar projektpartners intäkter och kostnader för det berörda projektet. A18 Rapportering Stödmottagaren ska redovisa samtliga kostnader i svenska kronor. Enligt artikel 43 i EUförordning nr 514/2014 har kommissionen en månatlig valutakurs för bokföring för den månad under vilken utgifterna bokfördes i räkenskaperna. Denna växelkurs ska offentliggöras elektroniskt av kommissionen varje månad. Denna valutakurs får användas av projekt som har hela eller delar av sin bokföring i euro för att konvertera till svenska kronor. A18.1 Kvartalsrapportering En ansökan om utbetalning av stöd ska lämnas på Migrationsverkets ansökningsformulär i det format som Migrationsverket anger. En ansökan som kommer in elektroniskt måste kompletteras med en bekräftelse av ansökan och vara undertecknad av en person som är behörig att företräda sökanden. Uteblir en rapport så finns ingen möjlighet att få en utbetalning innan nästkommande rapporteringstillfälle. Medfinansieringsavtalet reglerar när kvartalsrapport ska skickas in till funktionen för fonderna. Vid upprepad underlåtenhet att skicka in kvartalsrapportering anses stödmottagaren begått ett avtalsbrott. A18.2 Slutrapportering Stödmottagaren ska lämna in en slutrapport enligt anvisad mall vid sista ansökan om utbetalning till funktionen för fonderna. Slutrapporten ska skickas till funktionen för fonderna senast det

10 10 (17) datum som anges i särskilda villkor. A19 Fastställande av det slutliga bidraget från funktionen för fonderna För beräkning av den slutliga utbetalningen till stödmottagaren ska det totala bidraget till varje projekt vara det lägsta av följande tre belopp: a) det högsta belopp som anges i särskilda villkor I.3, b) den maximala medfinansiering som är resultatet av att de totala stödberättigande kostnaderna för det berörda projektet multipliceras med den procentandel som anges i särskilda villkor I.3, c) det belopp som blir resultatet av tillämpningen av principen om att verksamheten inte får bedrivas i vinstsyfte, såsom denna princip definieras i allmänna villkor B.3. A20 Utbetalning Medfinansieringen betalas (med undantag för förskottsutbetalningar) ut i efterhand efter redovisning av de faktiska kostnaderna för projektet efter att funktionen för fonderna har granskat de redovisade kostnaderna för projektet. Medfinansiering betalas ut endast om kostnaderna är stödberättigande. A.20.1 Utbetalning för projekt där Migrationsverket är stödmottagaren Projektets bokföring ska genomföras i enlighet med bestämmelserna i Migrationsverkets ekonomihandbok. Migrationsverket disponerar ett anslag från EU-budgeten för finansiering av Migrationsverkets projekt hos funktionen för fonderna och det sker därför ingen särskild utbetalning av stöd till stödmottagaren. Stödberättigande kostnader och utgifter som ska finansieras med stöd från funktionen för fonderna ska stödmottagaren bokföra direkt på ett särskilt kostnadsställe kopplat till fondanslaget. I övrigt gäller samma rapporteringskrav för Migrationsverket som för övriga stödmottagare. Stödmottagaren är skyldig att utan dröjsmål korrigera felaktigt upptagna och bokförda transaktioner som upptäcks av egen personal eller av funktionen för fonderna. A20.2 Utbetalning för externa stödmottagare Utbetalning till stödmottagaren kan ske vid tre slags tillfällen. A Förskottsutbetalning. I samband med att avtal om medfinansiering undertecknas kan stödmottagaren ansöka om ett förskott. Ansökan om förskotts ska göras i den mall som anvisas av funktionen för fonderna. Beloppet är begränsat till att vara max 50 % av totalt beviljad medfinansiering, och som högst kr. A Delutbetalning. I samband med kvartalsrapportering skickas en ansökan om utbetalning av stöd in till funktionen för fonderna enligt A18.1. A Slutreglering. Efter genomfört projekt görs en slutreglering av funktionen för fonderna, där utbetalade belopp avräknas och eventuellt överskjutande belopp återbetalas till funktionen för fonderna.

11 11 (17) A21 Stödmottagarens arkiveringsskyldighet Verifikationer (kvitterade fakturor, kvitton, skattehandlingar och andra räkenskapshandlingar av lika bevisvärde) ska upprättas, bokföras, numreras och förvaras av stödmottagaren i minst 10 år efter det att projektet fått sin slutliga medfinansiering. Beslut avseende personal knuten till projektet ska också arkiveras. All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska också sparas i 10 år efter det att projektet fått sin slutliga medfinansiering. Stödmottagaren ansvarar för att det finns bestyrkta kopior på alla underlag från projektpartners redovisning, om sådan ingår, i den ekonomiska rapporten. A22 Skydd av målgruppens personuppgifter Stödmottagaren ska vidta åtgärder för att skydda personuppgifter för personer tillhörande de målgrupper som definieras i artiklarna 5-11 i EU-förordning 516/2014. A23 Ekonomisk korrigering I fall där stödmottagaren i betydande mån avvikit från medfinansieringsavtalet inklusive bilagor kan funktionen för fonderna besluta om nedsättning, helt eller delvis, av det slutliga stödet. Exempel på sådana situationer kan vara: om stödmottagaren i väsentligt hänseende brister eller avviker från sina åtaganden enligt avtalet, inklusive bilagor, till exempel vad gäller verksamhetsinnehåll, styrning och riskhantering, om stödmottagaren inte rapporterat in ändrade förhållanden enligt A.15, om stödmottagaren väsentligt avviker från ett eller flera av de i projektet satta målen utan anmälan enligt A.15, om stödmottagaren brister i resultatredovisning av uppsatta mål, eller om stödmottagaren inte uppfyller synlighetskravet enligt A8. DEL B ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER Detta kapitel handlar om övergripande principer för vad som är en stödberättigande kostnad. B1 Grundläggande principer I enlighet med de regelverk som styr AMIF måste kostnader för att vara stödberättigande uppfylla följande krav: a) de ska omfattas av de särskilda förordningarna och målen för dessa, b) de ska vara nödvändiga för genomförandet av de verksamheter som det berörda projektet omfattar, c) de ska vara skäliga och följa principerna för sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om prisvärdhet och kostnadseffektivitet. B1.2 Samtliga redovisade kostnader ska:

12 12 (17) a) finnas med i den överenskomna och godkända budgeten, b) ha uppstått hos, vara bokförda och betalda av stödmottagaren eller projektpartners, c) ha uppkommit inom den avtalade avtalsperioden, d) kunna redovisas och styrkas med fullgott underlag (fakturor, tidrapporter, deltagarlistor mm), e) vara inom ramen för målen för det nationella programmet och vara kopplad till korrekt målgrupp, vara i enlighet med det regelverk som styr fonden, uppfylla synlighetskravet för AMIF, och f) inte vara finansierade från andra källor ur unionens budget. B2 Budget Budgeten ska vara upprättad i den mall som funktionen för fonderna anvisar. Budgeten måste vara i balans, de sammanlagda budgeterade kostnaderna måste vara lika med de sammanlagda intäkterna. B3 Icke-vinst princip 1. Projekt som stöds av funktionen för fonderna får inte gå med vinst. Om inkomstkällorna i slutet av projektet, inklusive intäkter, överstiger utgifterna kommer bidraget till projektet från funktionen för fonderna att sänkas i motsvarande grad. Alla projektets inkomstkällor måste bokföras i stödmottagarens räkenskaper eller skattehandlingar samt vara identifierbara och kontrollerbara. 2. Projektinkomsterna kommer från alla projektets ekonomiska bidragsgivare, från offentliga eller privata källor, inklusive stödmottagarens egna bidrag, samt från eventuella intäkter som uppstått genom projektet. Med intäkter avses i denna regel inkomster som ett projekt, under den period det varit stödberättigat har från försäljning, lönebidrag, uthyrning, tjänster, inskrivningsavgifter eller annan likvärdig inkomst. Redovisningskrav B4 Period under vilken projektkostnader berättigar till stöd 1. Kostnaderna för ett projekt måste uppstå och respektive betalning (utom vid avskrivningar) göras efter den 1 januari Den period under vilken utgifterna berättigar till stöd löper fram till och med den 31 december 2022, vilket innebär att kostnaderna för ett projekt måste ha uppstått senast detta datum. Trots det måste varje projekts kostnader uppstått inom den avtalsperiod som avtalats i medfinansieringsavtalet. 2. Redovisade kostnader ska vara både en utgift och en kostnad, de ska både ha uppstått inom avtalsperioden som anges i särskilda villkor I.2. och motsvaras av faktiska utbetalningar. Observera att kostnader som är betalda före och efter avtalsperioden inte är stödberättigande. Undantag för kostnader betalda efter projektperiodens slut är följande:

13 13 (17) kostnader för exempelvis utvärdering, revision och löner kan vara betalda efter projektperiodens slut men innan en slutrapportering har skickats in till funktionen för fonderna. Det är funktionen för fonderna som avgör om en kostnad får betalas efter projekttidens slut. B5 Kostnads- och utgiftsredovisning 1. Samtliga kostnader ska motsvaras av utbetalningar som stödmottagare eller projektpartner gjort. Dessa ska ske i form av finansiella kontanta transaktioner (utgifter), med undantag för avskrivning. 2. Som regel ska varje kostnad kunna styrkas genom fakturor i original. Om detta inte går ska kostnaden kunna styrkas med bokföringsunderlag eller verifikationshandlingar med likvärdigt bevisvärde. 3. Kostnaderna ska vara tydliga och kunna kontrolleras. I synnerhet måste de: a) finnas bokförda i stödmottagarens eller projektpartners räkenskaper, b) följa tillämpliga lagar, förordningar och praxis avseende bokföring och redovisning som gäller i det land som stödmottagare eller projektpartner är etablerade. God redovisningssed ska följas. 4. Stödmottagaren är skyldig att arkivera bestyrkta kopior av bokföringsunderlag som verifierar projektpartners intäkter och kostnader för det berörda projektet. 5. Arkiveringen och bearbetningen av sådana handlingar måste följa gällande dataskyddsbestämmelser. B6 Separat projektredovisning Stödmottagaren och projektpartner ska ha en separat projektredovisning, så att projektets totala kostnader, intäkter och finansiering direkt kan utläsas i stödmottagarens och projektpartnerns redovisning. Detta för att säkerställa att kostnaderna enbart har uppkommit i syfte att genomföra projektet. Gällande bokföringsregler ska följas. B7 Internfakturor Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska kostnader. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. B8 Mervärdesskatt Stöd för mervärdesskatt medges endast om denna utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren. Mervärdesskatt utgör en slutlig kostnad när den inte får dras av eller återbetalas som ingående mervärdesskatt. Om Skatteverket senare fattar beslut om att stödmottagaren omfattas av skattskyldighet enligt mervärdesskattelagen för den verksamhet som avses i det aktuella beslutet om stöd, ska stödmottagaren återbetala stöd som felaktigt utbetalats. DEL C KATEGORIER AV STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER

14 14 (17) Detta kapitel handlar om bestämmelser för vad som är en stödberättigande kostnad. C1 Direkt stödberättigande kostnader och utgifter Följande direkta kostnader berättigar till stöd: C1.1 Personalkostnader 1. Direkta kostnader för personal berättigar endast till stöd i fråga om personer som avdelats till att arbeta i projektet med avdelningsbeslut eller som är direkt anställda i projektet genom anställningsavtal. 2. Personalutgifter ska i detalj redogöras i budgeten, med angivelse av arbetsuppgifter samt antal personer i projektpersonalen. I budgeten ska en befattning motsvara en individ i projektorganisationen. 3. Personalkostnader ska avse bruttolönekostnader för personal med följande typ av anställning hos en stödmottagare: a) heltidsanställning, b) deltidsanställning med en fast andel av arbetstiden per månad, c) deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad, och d) timanställning. 4. Utgifter för arvodering av personal som inte är anställd av en stödmottagare är stödberättigande endast om arvodet fastställts i ett avtal som har godkänts av funktionen för fonderna eller om arvodet framgår av lag eller annan författning. 5. Följande kostnader för personal är stödberättigande: a) löner som betalats ut i samband med verksamhet som en stödmottagare eller projektpartner inte skulle utföra om det inte vore för det berörda projekte; som fastställts i ett anställningsavtal, arbetsavtal eller anställningsbeslut (nedan kallade anställningsbevis) eller i lag eller annan författning och som gäller de arbetsuppgifter som anges i arbetsbeskrivningen för den berörda arbetstagaren, b) andra kostnader som arbetsgivaren haft och betalat och som är direkt kopplade till löner och förmåner, såsom skatter och sociala avgifter inklusive pensioner, förutsatt att: b.1) de har fastställts i ett anställningsbevis, framgår av lag eller annan författning eller avser personalvårdande kostnader av mindre omfattning som inte ska beskattas som inkomst av tjänst hos den anställde, och b.2) de inte kan återkrävas av arbetsgivaren. 6. Personalkostnader för personer som arbetar deltid med projektet ska beräknas som: a) en fast procentsats av bruttopersonalkostnaden i enlighet med att en fast andel av arbetstiden ägnas åt projektet, utan skyldighet att införa ett separat tidsregistreringssystem, eller b) en varierande andel av bruttopersonalkostnaden, i enlighet med att det antal arbetstimmar som ägnas åt projektet varierar från månad till månad, baserat på ett tidsregistreringssystem som täcker 100 procent av den anställdes arbetstid. 7. För deltidsuppgifter enligt C a ska arbetsgivaren utfärda ett intyg för de anställda och i det ange hur stor andel av tiden som de anställda ska arbeta med projektet.

15 15 (17) För deltidsuppgifter enligt C b ska arbetsgivaren utfärda ett intyg för de anställda och i det ange hur stor andel av tiden som de anställda ska arbeta med projektet och ersättningen av personalkostnader ska beräknas på grundval av en timlön som fastställs: a) genom att bruttopersonalkostnaden per månad divideras med det arbetstimmar per månad som anges i anställningsbeviset, eller b) genom att den senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaden per år divideras med timmar, i enlighet med artikel 18.7 i förordning 514/2014. Timlönen ska multipliceras med det faktiska antalet timmar som ägnats åt projektet. 8. Personalkostnader för personer som enligt anställningsbeviset är timanställda ska vara stödberättigande. Det faktiska antalet timmar som personerna har arbetat med projektet ska multipliceras med den timlön som anges i anställningsbeviset. 9. I ansökan om utbetalning ska personalkostnader alltid redovisas per person. C1.2 Resor och logi 1. Följande direkta kostnader för resor och logi är stödberättigande: a) för resor, såsom biljetter, reseoch bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar b) för måltider, om de inte täcks av traktamente, c) för logi, d) för visum, e) för traktamenten och f) andra kostnader som uppstått i samband med att resekostnader uppstår, såsom exempelvis vaccinationer. Stödmottagaren ansvarar för att styrka kostnader som uppstått. 2. Personer som inte arbetar för antingen stödmottagaren eller projektpartners och som deltar i projektverksamheten och vilkas resor är nödvändiga för genomförande av projektet. I detta fall ska närvaroförteckningar föras som styrkande underlag. C1.3 Utrustning, materiel och lokaler C1.3.1 Allmänna regler 1. Kostnader för utrustning och materiel som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren för att genomföra projektet är stödberättigande. Även hyra av lokaler för att genomföra projektet är stödberättigande. Om det står klart att den utrustning som köps in kommer att ha ett värde när projektet avslutas får funktionen för fonderna besluta att utgiften är stödberättigande endast till viss del. Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas ska intäkten räknas av från medfinansieringen. 2. Utöver C gäller att utgifter för köp av begagnad utrustning är stödberättigande endast om: a) inget annat stöd för utrustningen har tagits emot b) utrustningens pris är marknadsmässigt och c) utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfyller gällande normer och standarder. 3. I valet mellan leasing, hyra eller inköp ska det mest kostnadseffektiva alternativet väljas. Är leasing eller hyra

16 16 (17) omöjlig på grund av projektets korta varaktighet eller den snabba värdeminskningen godtas inköp. C1.3.2 Inköp 1. När utrustning köps in före eller under projektets löptid är bara den del av avskrivningarna för utrustningen stödberättigande som motsvarar den tid den användes för projektet samt den faktiska användningsgraden. Utgifterna berättigar dock inte till stöd om utrustningen ursprungligen köptes med hjälp av ett bidrag från EU. 2. Inköpskostnaderna för utrustning ska motsvara gängse marknadspriser och värdet ska avskrivas i enlighet med de skatte- och bokföringsregler som är tillämpliga för stödmottagaren. C1.4 Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigande. Kostnaden för en viss tjänst ska inte överstiga marknadsvärdet och tjänsten ska upphandlas på ett affärsmässigt sätt. Vidare ska kostnaden tillföra ett mervärde och vara kostnadseffektiv. C1.5 Övriga kostnader Avser utgifter som är nödvändiga för genomförandet av projektet men inte passar in i något annat kostnadsslag ovan. Här redovisas exempelvis kostnader för möten, seminarier och konferenser. I samband med dessa måste deltagarlistor upprättas. Representationskostnader för enbart projektets personal är inte stödberättigande. Rimliga kostnader vid sociala tillställningar som är motiverade i projektet, till exempel vid projektets avslutning eller konferenser. Syftet med representationen måste tydligt gagna projektet. Representation ska präglas av restriktivitet och gott omdöme. Deltagare och syfte måste alltid anges på fakturan och nota ska bifogas vid representation. C1.6 Indirekta kostnader Avser kostnader som är kopplade till projektet men som inte går att identifiera som specifika direkta kostnader. Funktionen för fonderna tillämpar en schablon på 15 procent baserat på de stödberättigande personalkostnaderna. Om stödmottagaren redovisar ett lägre utfall gällande personalkostnaderna än budgeterat och/eller om en del av personalkostnaderna inte bedöms stödberättigande, kommer andelen indirekta kostnader att minska i motsvarande mån. Indirekta kostnader behöver inte särredovisas i bokföringen. Några underlag som styrker de indirekta kostnaderna krävs inte heller då detta är en schablon. C1.7 Inte stödberättigande kostnader Följande utgifter är inte stödberättigande: a) skuldräntor, b) köp av obebyggd mark, c) finansiella utgifter, d) böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader,

17 e) utgifter för underleverantörskontrakt, om: 1) anlitande av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra motsvarande värde, eller 2) utgiften för underleverantören beräknats med en procentuell andel av totalkostnaden för projektet, f) utgifter för gåvor, g) köp av bebyggd mark om den behövs för att projektet ska kunna genomföras, i fråga om det belopp som överstiger 10 % av de totala stödberättigande utgifterna för det berörda projektet, h) mervärdesskatt som återbetalas enligt nationell rätt i fråga om mervärdesskatt, i) olika former av bonus, j) representationskostnader för enbart projektpersonal. 17 (17)