Landstinget Dalarna. Granskning av följsamheten till landstingets anskaffningsprocess. Revisionsrapport

Transkript

1 Granskning av följsamheten till landstingets anskaffningsprocess Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 17 Antal bilagor: 2

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 4 9. Granskningens genomförande Läsanvisningar Dataanalys E-post till betalningsattestanter Utfallet från e-postsvaren Kontrollmiljö Riskvärdering Kontrollaktiviteter Kommunikation och information av styrande regler Tillsyn, inklusive uppföljning och utvärdering 10

3 1. Sammanfattning KPMG har av Landstingsrevisionen i fått i uppdrag att granska huruvida det finns en god efterlevnad av landstingets anskaffningsprocess och en god följsamhet till tecknade avtal. I granskningen konstaterar vi att det i flera fall finns brister inom inköp och upphandling. Detta är ett tydligt tecken på att systemet inte fungerar på ett tillfredsställande sätt. Resultatet av detta är att landstingsstyrelsen får mycket svårt att utöva sin uppsiktsplikt, det råder också en betydande risk för att brott mot lagen om offentlig upphandling sker. Detta kan i sin tur leda till mycket stora kostnader för landstinget i form av konkurrensskadeavgifter. Vi har inte funnit att det finns en samlad bild av avtalstroheten inom landstinget. Det är respektive verksamhetschef som ansvarar för beslut om köp av varor och tjänster. Vid tillfälliga kapacitetsbrister styrs insatserna utifrån behoven och en samlad bild för hela landstinget saknas i dagsläget. Möjligheten att hitta områden som kräver central reglering, central utbildning och som genom samverkan kan bidra med synergieffekter, tror vi skulle kunna öka med att utdela en central funktion vid ledningskontoret mandat att vidta åtgärder om regelverken inte efterlevs. I dag anser vi att ansvaret för tillsyn, uppföljning och utvärdering ligger till mycket stor del decentraliserat. Vi ser problem i detta i och med att regelverket kan tolkas olika, det blir en osäkerhet kring helhetsbilden, samordningsvinster kan komma att missas och det kan vara svårt att avgöra om regelverk, kontroller och information fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Vi rekommenderar därför utifrån genomförd granskning att: Kontrollmiljön i fråga om anskaffningsprocessen och främst upphandling bör utvecklas. Detta genom ett aktivt arbete för att förbättra efterlevnaden och tilltron för systemet rörande inköp och upphandling. Att stärka den centrala upphandlingsfunktionens mandat att formellt vidta åtgärder i upphandlingsfrågor kan vara en av flera framgångsfaktorer. Systemet för intern kontroll bör utvecklas att inbegripa kontroller från centrala ledningen som omfattar alla landstingets verksamheter. Landstinget bör försäkra sig om att dokumentera att samtliga som ansvarar för att köpa/upphandla varor och tjänster har fått information om det externa och interna regelverk som reglerar området. Landstinget bör sammantaget införa rutiner och åtgärder för att minimera risken för att otillåtna upphandlingar inträffar. 1

4 2. Bakgrund 3. Syfte Landstinget köper varor och tjänster i betydande omfattning vilket förutsätter att det finns regelverk kring inköp och upphandling. Inom finns regelverk som hanterar hela anskaffningsprocessen, så som riktlinjer och tillämpningsanvisningar som anger hur, när och av vem. Dessa innehåller aktiviteter som syftar till en effektiv och ändamålsenlig anskaffningsprocess med målet att åstadkomma det bästa resultatet till lägsta möjliga kostnad. Landstingsrevisionen har som uppgift att bereda fullmäktige underlag som ligger till grund för den årliga ansvarsprövningen. Detta är ett politiskt ansvar för verksamheten som regleras i kommunallagen och god revisionssed. Denna granskning ingår som en del av den prövningen. Den övergripande revisionsfrågan är huruvida det finns en god efterlevnad av landstingets anskaffningsprocess och en god följsamhet till tecknade avtal. Följande särskilda frågeställningar ingår i offertunderlaget: Är landstingets interna regler och anvisningar för anskaffningsprocessen ändamålsenliga, är ansvar, roller och befogenheter tydliga? I vilken utsträckning efterlevs gällande anskaffningsprocess (föregås t ex anskaffning av varor och tjänster av en formaliserad upphandling och görs avrop från tecknade avtal?) och hur stor är omfattningen av otillåten direktupphandling? Är landstingets interna uppföljning och kontroll av följsamheten till anskaffningsprocessen ändamålsenlig och effektiv? Vilka åtgärder vidtas för att minimera risken för otillåten direktupphandling och hur agerar organisationen när sådan uppmärksammas? (är t ex information om gällande regler, information om tecknade avtal etc. lättillgänglig?) 4. Avgränsning Granskningen har omfattat samtliga landstingets verksamheter. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om landstinget uppfyller/motsvarar vad kommunallagens 6 kapitel reglerar om styrelser/nämnders uppgift och ansvar samt interna regelverk; såsom regler för upphandling, intern kontroll och ekonomistyrning. Den interna kontrollen är viktig att 2

5 utgå från då den är ett medel för ledningens kontroll av att verksamheten efterlever lagar, förordningar och riktlinjer. Intern kontroll är en process vilken styrelsen, ledningen och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att målen uppnås, och som påverkas av hur man agerar i vad man säger och utför. Viktiga delar att ta hänsyn till när vi bedömer landstingets anskaffningsprocess är även efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling samt brottsbalkens regler. Tillsyn inkl uppföljning och utvärdering Kommunikation och information Kontrollaktiviteter Riskvärdering Kontrollmiljö Vi har i vår bedömning utgått från COSO-modellens 1 beståndsdelar för intern kontroll. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett landstingsstyrelsens och nämndernas verksamhetsområden. Det övergripande ansvaret för styrning och ledning vad gäller inköp och upphandling finns placerat i den centrala förvaltningen vars ansvar åvilar landstingsstyrelsen. 7. Metod I våra bedömningar har vi utgått från COSO-modellens beståndsdelar och genomfört intervjuer som följer upprättade granskningsprogram i dess anda, se utförlig beskrivning av metoden i bilaga 1. Av definitionen för intern kontroll framgår att man ska skaffa sig rimlig säkerhet för att landstingets mål ska uppnås. Utifrån kommunallagen och landstingets riktlinjer för intern kontroll har vi särskilt granskat om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig utifrån huruvida det finns en god efterlevnad av anskaffningsprocessen och en god följsamhet till tecknade avtal. För räkenskapsåret 2012 och 2013 års första månader fram till och med maj har vi inhämtat och använt landstingets bokföring inklusive leverantörsdata. Vi har även använt upphandlingsenhetens förteckning per över leverantörer med avtal för samma period. Analysresultatet har sedan legat till grund för en riktad fråga till attestanter av leverantörsfakturor. 1 Den amerikanska oberoende revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commision (COSO) har beskrivit den interna styrningen och deras samband. 3

6 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Camilla Karlsson, certifierad kommunal revisor och Lars Anteskog, dataanalysspecialist. Magnus Larsson har deltatig i egenskap som kundansvarig. 9. Granskningens genomförande 9.1 Läsanvisningar Resultatet av granskningen har delats upp i fem avsnitt. Avsnitt 10 Dataanalys, 11 Kontrollmiljön, avsnitt 12 Riskvärdering, avsnitt 13 Kontrollaktiviteter, avsnitt 14 Kommunikation och information av styrande regler, avsnitt 15 Tillsyn samt avsnitt 16 innehållande en sammanfattande bedömning. I varje avsnitt presenteras resultatet av granskningen enligt landstingets ansvar och uppdrag. Ansvarsfrågan regleras i lagens föreskrifter och styrelsens/nämndernas uppdrag regleras av reglementen och andra styrdokument (se revisionskriterier i avsnitt 5). 10. Dataanalys Utifrån genomförd dataanalys, se metod och genomförande i bilaga 2, har en fråga ställts till ett urval av betalningsattestanter via e-post E-post till betalningsattestanter Vi har valt sammanlagt 30 betalningsattestanter vilka varit involverade i hur kostnaden för inköpen från de 31 leverantörerna redovisningsmässigt hanterats. E-post enligt exempel i bilaga 2 har skickats till de 30 attestanterna. Frågan som ställts är följande: 4

7 Fråga: Har underliggande faktura/fakturor sin grund i upphandling som genomförts enligt LOU:s regler och landstingets interna anvisningar? Den sammanlagda kostnaden som specificerats till de 31 leverantörerna uppgick till 16,3 MSEK. Efter att svaren analyserats och hänsyn tagits till kompletterande avtal (som inte registrerats i avtalsdatabasen) uppgår den samlade kostnaden för fakturor från urvalet som inte upphandlats enligt LOU till drygt 8,1 MSEK Utfallet från e-postsvaren Ur resultatet från dataanalysen har vi valt att välja ett antal svar för en mer detaljerad uppföljning som utgår från hur respondenterna svarat enligt ovan beskriven frågeställning. Utifrån urvalet är de detaljerade svaren per sista svarsdag , som vi erhållit, fördelade enligt nedan: Organisation Ja Nej Vet ej/otydligt svar Central förvaltning Hälso- och sjukvårdsförvaltning Tandvårdsförvaltning 2 Landstingsservice 1 Av de 30 attestanterna som tillfrågades får vi respons enligt följande: 1 har inte återkommit med ett svar 16 har svarat ja 5 har svarat nej 8 har svarat vet inte eller otvetydigt besvarat frågan Fördelar vi attestanternas respons på utvalda 31 leverantörerna och kompletterar med de avtal som inte registrerats i avtalsdatabasen får vi följande utfall: 4 av 16 som svarat ja saknar avtal, 3 av 5 som svarat nej saknar avtal eller annan bedömning till avsaknad finns, samt 7 av 8 som svarat vet ej/otvetydigt saknar avtal. 5

8 Därutöver är det en som inte svarat men för denna faktura har vi funnit att avtal finns. Fördelar vi den delen av leverantörernas kostnadsbelastning på landstinget avseende de som redovisats i e-posten (16,3 MSEK) noterar vi att 12 leverantörer (från vårt urval) som saknar avtal enligt LOU:s regler som aggregerat uppgår till 8,1 MSEK. Kommentar Utifrån resultatet ovan har vi valt att visa några fall mer i detalj. Av de svar som återstår avseende om kostnader enligt attesterad faktura/fakturor har genomförts enligt LOU:s regler och landstingets interna anvisningar följer särskilda iakttagelser nedan. Fall 1: En av respondenterna har svarat vet ej om upphandling skett av en leverantör som förekommit vid tre tillfällen under urvalsperioden. Under genomförd urvalsperiod saknas avtal med leverantören. Beslutsattestanten har i sitt svar förmedlat att han förutsätter att kontrollen av leverantören och om avtal finns sker vid leveransattesten, enligt gällande attestinstruktioner. Som beslutsattestant på en central funktion anser han det som en omöjlig uppgift att följa upp samtliga inköp som sker ute i verksamheterna. En förståelse finns för bristfälligheten och att den rådande gränsen för direktupphandling överskridits. Fall 2: Ytterligare en av respondenterna har svarat vet ej om upphandling skett av en leverantör som förekommit vid ett tillfälle under urvalsperioden. Under genomförd urvalsperiod saknas avtal med leverantören. Denna faktura överstiger landstigets gräns för direktupphandling. Beställningen uppges avse material till kliniken och kontrollen ska vara utförd vid leveransattest. Fall 3: En av respondenterna har svarat nej om upphandling skett av en leverantör som förekommit vid ett tillfälle under urvalsperioden. Under genomförd urvalsperiod saknar avtal med leverantören. Däremot har regionsamarbetet med bl.a. Landstinget i Uppsala som ansvarar för tolkning av vissa undersökningar ett avtal som har rätt att nyttja. Motiv till att upphandling enligt LOU inte skett har beslutats av berörda i verksamheten och arkiverats. Nedan följer ett utdrag från det svar som vi erhållit. 6

9 Den aktuella upphandlingen har inte skett i konkurrens enligt LOU. Motiveringen är att den neurofysiologiska verksamheten i Dalarna är uppbyggd på regionsamarbete med Uppsala, som ansvarar för tolkning av samtliga neurofysiologiska undersökningar(via avtal). Därav måste systemet mellan regionerna vara kompatibla med befintligt system i Uppsala. Att välja ett annat system skulle medföra orimliga kostnader för landstinget. Uppsala är regionansvarigt för Västmanland, Gävleborg, Värmland, Sörmland och Örebro läns landsting. EEG verksamheten på neurofyslab i Falun kommer att utökas med CFM monitorering på vuxna, vilket barnkliniken sedan några år tillbaka redan har. Efter augusti 2012 kan Uppsala inte längre tolka registreringar från Winsor då de ska uppgradera sin infrastruktur och Winsor går då inte att använda. Därav måste samtliga system i Dalarna bytas ut samtidigt och följa Uppsalas val som använder sig av systemet Nervus liksom i övriga regioner. Region Dalarna är sist ut med utbytet. Fall 4: En av respondenterna har svarat nej om upphandling skett av en leverantör som förekommit vid ett tillfälle under urvalsperioden. Under genomförd urvalsperiod saknas avtal med leverantören. Beslutsattestanten uppger att det tidigare funnits avtal men att detta upphört. Motiv till fortsatt beställning av tjänsten uppges vara att leverantören besitter en unik kompetens. Sammantaget är vår bedömning att det finns brister i hur landstinget följer den av fullmäktige antagna anskaffningsprocessen vilket medfört att hanteringen blivit suboptimerad. När ett behov uppstår ska ansvarig beställare vända sig till upphandlingsenheten. Detta gäller även vid inköp under direktupphandlingsgränsen. I de flesta fall som vi funnit iakttagelser kring, har detta frångåtts. Ett flertal av respondenterna uppger också att de saknar kunskap om vilka regler som gäller kring anskaffningsprocessen inom landstinget. Värt att notera att samtliga respondenter är beslutsattestanter med chefsfunktion. Det är också viktigt att när en beställare kommer fram till motiv som undanröjer skyldigheten att upphandla enligt LOU ska dessa beslut förankras med upphandlingsenheten och lämpligen även läggas i avtalsdatabasen under ett särskilt avsnitt som behandlar dessa typfall. Vi konstaterar dock att 13 av 30 respondenter har svarat på kostnader som inte har sin grund i upphandling enligt LOU:s regler och en konsekvens av detta inte heller följt landstingets interna anvisningar. 3 av dessa har dessutom svarat ja att upphandling har skett, vilket motsvarar totalt 16 fakturor som inte upphandlats enligt LOU:s regler och landstingets interna anvisningar. De uppgifter som övriga respondenter lämnat har 7

10 verifierats med ramavtal eller har direktupphandlats enligt landstingets interna anvisningar. 11. Kontrollmiljö Som vi beskrivit tidigare omfattar kontrollmiljön enligt COSO-modellen, den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelningen av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Vår bedömning grundar sig i om landstinget uppfyller/motsvarar vad kommunallagens 6 kapitel reglerar, interna regelverk; såsom regler för upphandling, intern kontroll och ekonomistyrning. Den interna kontrollen är viktig att utgå från då den är ett medel för ledningens kontroll av att verksamheten efterlever lagar, förordningar och riktlinjer. Intern kontroll är en process vilken styrelsen, ledningen och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att målen uppnås, och som påverkas av hur man agerar i vad man säger och utför. Viktiga delar att ta hänsyn till när vi bedömer landstingets anskaffningsprocess är om den är ändamålsenlig och hur efterlevnaden är enligt lagen om offentlig upphandling samt landstingets interna anvisningar. I granskningen kan vi ana en kultur där verksamheterna ibland hänvisar till särskilda skäl så som att leverantören innehar en unik kompetens etc. och försöker komma ifrån att använda sig av gällande externa och interna regler. Detta anses bero på att man har en misstro mot att man i ett upphandlingsförfarande kan få tag i personer med rätt kompetens. Behovet av stafettläkare är en annan besvärlig hantering som landstinget enligt uppgift tagit tag i för att undvika att beställningar sker utanför ramavtal. Kommentarer Efter vad som framkommit i granskningen konstateras att den vid granskningen gällande anskaffningsprocessen behöver ses över. Enligt uppgift från ekonomienheten ska nya riktlinjer kring anskaffningsprocessen antas som en del i ett nytt ledningssystem. Ledningssystemet ska implementeras tidigast under En fråga vi ställer oss är om en översyn av anskaffningsprocessen kan vänta så länge, ställt mot risken att tilldömas upphandlingsskadeavgifter. Vi bedömer det finnas brister i kontrollmiljön ur flera aspekter. Vi uppfattar det som om lagen om offentlig upphandling i flera fall ses som ett nödvändigt ont, som man ibland försöker kringgå. Lagens ställs mot hälso- och sjukvårdslagens regleringar kring patientsäkerhet med mera. När man ställer lagarna mot varandra vinner hälso- och 8

11 sjukvårdslagen. Denna kultur som vi tycker oss kunna identifiera kan leva vidare i brist på aktuella och kompletta styrdokument inom området. Vår slutsats av detta är att ledningens fokus bör öka vad gäller efterlevnaden av anskaffningsprocessen. Att stärka den centrala upphandlingsfunktionens mandat att formellt vidta åtgärder i upphandlingsfrågor kan vara en av flera framgångsfaktorer. Ny policy och nya riktlinjer bör också antas snarast möjligt. Området är så ekonomiskt viktigt för landstinget och i kombination med risken för förtroendeskada, är det viktigt för landstinget att arbeta aktivt för att förbättra kontrollmiljön. 12. Riskvärdering Riskvärdering är de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Ledningen ansvarar även för hur den interna styrningen och kontrollen är utformad. I granskningen framkommer att inga övergripande analyser görs på central nivå när det gäller avtalstrohet i landstinget. Det finns exempelvis ingen jämförelse över hur köp fördelar sig på ramavtal, särskilda avtal, direktupphandlingar och övriga köp. I den centrala interna kontrollgruppen finns riskområdet avtalstrohet med som ett övergripande kontrollmål, dock är det respektive enhet som ansvarar för att följa upp detta. Någon samlad bild för hela lanstinget finns inte i dagsläget. Däremot ett mål om att uppnå en avtalstrohet om 90 %. Det finns också ett rapportverktyg, som är under utveckling, i redovisningssystemet som kan användas för detta ändamål. Det pågår också kontinuerliga diskussioner när det gäller anlitande av stafettläkare utanför upphandlade ramavtal och de risker för skenande kostnader detta kan medföra. Där finns ett beslut om att arbeta för att styra upp upphandling och avrop av dessa. Kommentarer Av vad som framkommit i granskningen saknas centrala initiativ från ledningsnivå, som omfattar hela landstingets verksamheter och som innefattar analys och kontroll av hur anskaffningsprocessen fungerar. Om uppföljning av avtalstroheten ska genomföras finns det behov av att ge den centrala funktionen mandat att hantera detta genom att tydliggöra uppdrag och kontrollåtgärder. 13. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter (styrningsåtgärder) är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl organisationsstruktur som rutiner. Detta innebär att det systematiska arbetet med kontroller fortfarande är under utveckling. En central grupp för att arbeta med att identifiera interna kontrollområden har funnits en 9

12 kortare tid. Deras uppdrag består bland annat i att hitta områden att titta på generellt i hela landstinget. Kontrollerna sker därefter ute i verksamheterna och dessa återrapporteras sedan via nämnderna till landstingsstyrelsen. 14. Kommunikation och information av styrande regler Kommunikation och information är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan medarbetare och ledning är nödvändig. När det gäller kommunikation och information framkommer i granskningen att det skett en stor satsning på en utbildning för alla som attesterar och beställer varor och tjänster. Dock har denna utbildning legat i träda under två år fram till Under året har chefsutbildningar genomförts där bl.a. anskaffningsprocessens regelverk behandlades. I övrigt anges att: Information om anskaffningsprocessen finns under på intranätet Navet som alla landstingsanställda ska ta del av. Upphandlingsenheten ansvarar för sidan på intranätet Navet med bl.a. information, avtal, upphandlingsregler, LOU, aktuella avtal, kontaktuppgifter m.m. Kommentarer Det har redovisats flera olika informations- och kommunikationsinsatser, vilket är positivt. Det är av stor vikt att landstinget säkerställer att alla som har rätt att beställa, avropa och upphandla har fått information om både de externa och interna regelverk som gäller. Detta är viktigt ur flera olika aspekter, givetvis ökar det efterlevnaden av regler och riktlinjer, men det är också viktigt ur ett arbetsrättsligt perspektiv. Om fel skulle ske, oavsett medvetna eller omedvetna, är det ur rättslig synvinkel viktigt att landstinget kan visa på att den berörda beställaren har fått bra information i ämnet för att kunna vidta arbetsrättsliga åtgärder. Felaktiga beställningar och upphandlingar kan komma att innebära stora kostnader för landstinget i form av upphandlingsskadeavgifter. Utifrån dessa perspektiv är vår rekommendation att landstinget centralt ser över så att det går att förvissa sig om att berörd personal verkligen tagit del av den information som finns. Detta kan ske med olika metoder, så som exempelvis obligatoriska inslag i ett introduktionsprogram, eller genom funktioner i en elektronisk utbildningsplattform. 15. Tillsyn, inklusive uppföljning och utvärdering Ovan beskrivna iakttagelser får givetvis en direkt bäring på tillsyn, uppföljning och utvärdering. Frågor som lyfts är exempelvis om direktiven är tydliga nog? Finns det 10

13 brister i informationen? Finns det andra delar som bör utvecklas för att uppnå de uppsatta målen? Förutom risken för upphandlingsskadeavgifter är även risken för förtroendeskada mycket stor om reglerna i LOU och interna anvisningar inte efterlevs. Det finns ett flertal fall som vi i denna granskning funnit där bristen, medvetet eller omedvetet, kan få konsekvenser. Hur stor skada kan en bristen på efterlevnad av LOU:s regler ge? Regeringen beslutade den 16 juni 2011 att ge Statskontoret i uppdrag att ta fram ett samlat underlag som ger en bild av rättspraxis, forskning och uppfattningen om förekomsten av korruption i kommuner och landsting samt kommun- och landstingsägda företag. Något som diskuteras i många kommuner och landsting idag är den nya uppförandekoden från IMM 2 och SKL:s 3 förändrade vägledning kring mutor och jäv. Enligt statskontorets bedömning omfattas riskerna för korruption alltför sällan i de riskanalyser som bildar utgångspunkt för den interna kontrollen. Det diskuteras redan i många kommuner och landsting vilken konsekvens statskontorets rapport medför. Nedan framgår en sammanfattning över statskontorets begreppstolkning om var gränsen går vid korruption och oegentligheter. Figur 1: Ur Statskontorets rapport "Köpta relationer", sid 46 (presenterades för regeringen ) 2 Institutet mot mutor 3 Sveriges kommuner och landsting 11

14 Kommentarer Vår bedömning från ovanstående avsnitt blir tydlig även när det gäller landstingets ansvar att utöva tillsyn. Ett tydligare fokus från ledningsnivån på denna fråga i samverkan med en decentraliserat ansvar, gör det svårt att utöva en effektiv tillsyn, uppföljning och utvärdering. Vem som äger stafettpinnen bör tydliggöras. Om vi tittar på Statskontorets uttalande om att bristande efterlevnad av LOU är att beteckna som en oegentlighet, på gränsen till korruption, kan bristen hos landstinget bedömas som allvarlig om vårt resultat är signifikant för hela landstinget. Mot bakgrund av detta borde granskningens resultat tydliggöra vikten av att anskaffningsprocessen måste vara ändamålsenlig och effektiv och att uppföljning och utvärdering är nödvändigt. KPMG, dag som ovan Camilla Karlsson Certifierad kommunal revisor Lars Anteskog Dataanalysspecialist 12

15 A.1 Bilaga 1 Av modellen nedan framgår en beskrivning av COSO-modellens respektive delområden. Tillsynen (övervakning) innebär uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Detta bör ske regelbundet bl.a. för att ledningen ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. Rutinerna siktar i detta sammanhang främst på att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att utan fördröjning kunna göra korrigeringar. Kontrollmiljön är den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organistionens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelnigen av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Riskvärdering är de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Ledningen ansvarar även för hur den interna styrningen och kontrollen är utformad. Brister Uppföljning Tillsyn Kommunikation och information är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan medarbetare och ledning är nödvändig. Styrningseffekter Rapportering Kontrollaktiviteter (styrningsåtgärder) är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl organsiationsstruktur som rutiner. 13

16 A.2 Bilaga 2 Dataanalys För att identifiera leverantörer och leveranser för den riktade frågan har vi övergripande utgått från följande: Betalade leverantörer enligt leverantörsreskontra och -register Aggregerade och enskilda inköpsbelopp Beslutsattestanternas organisatoriska tillhörighet Variationen i hur leverantörskostnaden konterats Nedan följer en beskrivning av hur urvalet gjorts för att identifiera leverantörer och leveranser för den riktade frågan. Leverantörerna är valda beaktande: Finns inte med i erhållen leverantörssammanställning från upphandlingsenheten. Motivet till detta är att rimligtvis finns det fler avtalsbundna leverantörer utan att de finns landstingscentralt förtecknade. Största möjliga variation mellan branscher (huvudnäring enligt SNI 4 ) som leverantören är klassificerad inom. Motivet till detta är att granskaningen skall omfatta så många branscher som möjligt. Beloppskategorisering med underlag av erhållen leverantörsreskontra. Motivet till detta är att granskningen skall omfatta enstaka inköp likväl som ett av flera inköp från en och samma leverantör. Här försöker vi även fånga den egenhet som förekommer i landstingets leverantörsregister, att en och samma juridiska person förekommer med fler än en leverantörsidentitet. Vi har i möjligaste mån tagit hänsyn till de beloppsgränser som enligt LOU styr vilken typ av upphandling/inköp som tillåts. Om de är passivmarkerade och/eller betalningsspärrade enligt uppgifter i leverantörsregistret. 4 Svensk Näringsgrensindelning (SNI) är en branschindelning som används vid beräkning av nationalräkenskaperna i Sverige. Indelningen bygger på EU:s standard NACE som enligt svenska Wikipedia översatts till "Europeiska gemenskapens statistiska nomenklatur över ekonomiska aktiviteter". 14

17 Beslutsattestanterna är valda så att de representerar så många verksamheter som möjligt på de större orterna i länet. Vi har inhämtat information från Skatteverket ( ) om de leverantörer som i leverantörsregistret är identifierbara via ett registrerat och tekniskt korrekt (format och regler för organisationsnummer uppfyllda) angivet organisationsnummer. Följande bruttoinformation har styrt urvalet: Organisationsnumret inte känt av eller betraktas inte giltigt. Leverantören anses vara vilande eller har upphört. Leverantören inte registrerad för F-/FA-skatt. Leverantören är inte registrerad för moms och/eller som arbetsgivare. Vi har beaktat att mindre leverantörer inte alltid har anställda och att inom vissa branscher krävs ingen momsregistrering. Leverantören har en skatteskuld registrerad hos Kronofogdemyndigheten. När identifierade leverantörer och beslutsattestanter kombineras och vi tillför Skatteverkets information om leverantörerna ger det att vi frågar 31 personer om 31 leverantörer med underlag av 35 fakturor. Enligt vår offert så skall vi redovisa bruttoresultatet av vår metod. Detta anses uppfyllt genom att metoden presenterats och exemplifierats för landstingets revisionschef i juni Tre stycken blad i ett Exceldokument med följande innehåll har överlämnats via e- post till landstingets revisionschef den 19 september