Zash Produkt Manual. För support 24/7, var snäll och kontakta 1. Vad är Zash? Zash för Handlaren Komma igång...

Transkript

1 Zash Produkt Manual För support 24/7, var snäll och kontakta 1. Vad är Zash? Zash för Handlaren Komma igång

2 2.2. Instrumentpanelen LÄGGA TILL EN PRODUKT I MENYN STATISTIK OMDÖMEN ZASH KASSA (POS) Quick order skärmen Order received skärmen Inställningar in Zash POS Addera eller ta bort kopplade kassalådor eller printers Addera eller reducera float (kontanter) ZASH KÖK OCH BAR APPEN Zash för kunderna Zash Order Appen FÖRBESTÄLLNINGAR LEVERANS BOKNINGAR OMDÖMEN BETALNINGAR & ANNAT BETALNING I BUTIK Andra betal former TA BETALT FRÅN Zash Order eller andra externa appar Återbetalningar Rapportering SKV Elektroniska journalen SYSTEM ARKITEKTUR... Error! Bookmark not defined. 2

3 1. Vad är Zash? Zash är ett molnbaserat kassasystem med mer än det där lilla extra. Med Zash kan ni acceptera Swish, Apple Pay, hantera era bokningar, skicka digitala kvitton, hantera kassan som en webbshop och mycket mer! Zash är certifierad av Skatteverket och ni väljer själva vilket inlösenavtal (kortterminaler) ni vill ha. Vi hjälper er att komma igång direkt med det bästa erbjudandet på marknaden. Med Zash har ni en One Stop Shop då vi har allt ni behöver inom kassasystem för att driva er verksamhet effektivt. Tjänsten består av 3 olika produkter: 1. Instrumentpanelen som är er administrativa hemmaplan där ni kan ladda upp menyer, administrera personal, granska omdömen, sätta upp marknadsföringskampanjer, se transaktionshistorik, skapa egna rapporter och mycket, mycket mer! Att sätta upp en eget konto och komma igång tar endast ett par minuter. Mer om detta nedan. Instrumentpanelen hittar ni på 1. En ios Mobil applikation som heter Zash POS. Detta är Kassan som ni använder i butik. Alla varor som finns I kassan, finns även I nätet. Det vill saga att allt ni säljer I butik, kan ni även erbjuda era kunder att köpa online och vise versa. Ladda ner appen på en ipad från Apple Appstore här 2. En ios och en Android app som heter Zash Order (för era kunder eller serverings personalen). Med denna mobilapp kan era kunder beställa från, boka hos och betala till er via sin mobil. Zash Order appen, ger er som handlare möjlighet att enkelt erbjuda tjänster som: bokningar, förbeställningar, hemleveranser, betala på plats, lämna omdömen, ta del av riktade erbjudanden från just er handel och mycket, mycket annat. Ni behöver inte erbjuda Zash Order till era kunder, men när ni väl gör det så kommer ni att lära känna era kunder så mycket mer då Zash Order och Zash POS samspelar perfekt. Dessutom kommer era kunder att älska er då det gör deras liv så mycket enklare! ios finns här och Android finns här Demo Video av Zash produkterna hittar ni här Det unika med den Zash, är att det är en fullt utrustad kassa, som har ett enklare sätt att integrera andra tjänster såsom mobil beställningar och betalningar. Detta beror främst på den Zash POS är moln baserat. Zash Kassan kan användas fristående eller tillsammans med Zash Order App. Zash kassan integrerar även andra B2C konsumenterbjudanden och betalningar, ytterligare differentiera sig från konkurrenterna. 2. Zash för Handlaren 2.1. Kom igång När ni är redo att öppna ett Zash konto kan göra detta på vår websida Klicka I övre högra hörnet Logga in eller gå direkt till om ni redan har ett konto registrerat. För att registrera ett nytt konto, följ länken längst ner på denna sida Dont have an account? Sign Up! 3

4 När ni har registrerat ert konto får ni ett e-postmeddelande för att bekräfta och verifiera eran e-post adress Så snart detta är gjort, kan ni logga in på instrumentpanelen och gå igenom företagsregistrering. När allt är ifyllt, är ert konto inrättat och redo att användas Instrumentpanelen När ni loggat in till ert konto så är ni inne på er " Instrumentpanelen". Det är här ni anger alla detaljer som rör er verksamhet. Detta inkluderar företagsadress, vilken typ av tjänster ni erbjuder, vilken betalning typer ni vill acceptera, vilket kort inlösen system ni använder, ladda upp menyn, affärs öppettider etc. Instrumentpanelen har andra funktioner som gör det möjligt att registrera er personal, titta på statistik, rapportering och mycket mer. Vi rekommenderar er att sätta upp en gratis demo med en Zash representant, för att gå igenom alla funktioner, så att ni kan få den bästa användningen av den. 4

5 Eftersom Zash tjänsten ligger i molnet, så är allt som matas in i "instrumentpanelen" automatiskt uppdaterat Zash Kassa appen samt i Zash Order appen. Som ett exempel, om ni lägger till eller tar bort ett menyalternativ, så är detta omedelbart uppdaterat i alla appar som är kopplat till Zash LÄGGA TILL EN PRODUKT I MENYN I Meny mappen (till vänster), har ni möjlighet att lägga till kategorier och produkter. En kategori kan vara till exempel frukost eller dryck. När lägger till en kategori, måste ni lägga till vilken typ av skatt, kategorin har. Till exempel i Sverige så har vi mat = 12%, medan alkohol = 25%. Detta görs så att vi kan rapportera rätt skattesats till Skatteverket när ni säljer varor och tjänster genom kassan. När ni skapar ett nytt menyalternativ, måste ni välja en kategori, ange pris och dess titel. Ni har även möjlighet att ange en beskrivning av menyalternativet. Denna beskrivning finns då tillgänglig apparna. I Zash Kassan finns denna beskrivning tillgänglig när ni du trycker på menyalternativet i kassan under ca 2 sek, samt i Zash Order appen när kunden trycker mer info. Ni kan ladda upp en bild av menyalternativet och även välja om ni vill att menyalternativet ska vara aktivt eller inaktivt (till exempel om ni har ett happy hour erbjudande eller erbjudanden som är säsongsbaserade). 5

6 STATISTIK Instrumentpanelen ger en komplett översikt över hur ditt företag utför. Här kan man se hur mycket försäljning du hade i din organisation förra veckan, per kassa, per anställd eller för hela organisationen. Du kan se vad som är bäst säljande produkter, hur lojala kunderna är och mycket mer OMDÖMEN Instrumentpanelen ger en fullständig översikt över personal föreställningar. Varje gång en kund har besökt handlaren, får denne en möjlighet att lämna ett anonymt omdöme om eran organization eller servis personalen (det sistnämnda gäller endast om de använde 2.3. ZASH KASSA (POS) När ni har fyllt i hela profilen och började ladda upp menyalternativen i Zash instrumentpanelen är lätt tillgänglig i Zash POS appen samt Zash Order Appen. Zash POS har 2 huvudskärmar: Quick order skärmen. Detta är huvudskärmen och är en standardskärm för kassasystem. Från denna skärm startar ni beställningar, hanterar betalningar, skickar kvitton etc. På botten av denna skärm hittar ni olika meny kategorier. Till exempel dryck 6

7 eller lunch kategorier. Ni kan ha så många kategorier eller objekt som ni vill och detta sätter ni upp i "instrumentpanelen". När ni klickar på ett menyalternativ, lags denna in beställningen till höger. Om ni vill ta bort ett menyalternativ, som du har lagt till beställningen, kan ni hålla fingret mot menyalternativet och dra till vänster. Tryck sedan på Delete. Om ni håller fingret på menyalternativet I 1sek, så visar det information om menyalternativet, såsom ingredienser, etc. Ni kan när som helst byta till andra skärmar som Order Received / Tables / Bookings trycka på knapparna längst upp till höger. När ni är redo att ta emot betalning för beställningen, trycker ni på Cash för att ta emot kontanter, eller Card för att ta emot kort. Det finns ytterligare funktioner på hur man kan ta betalt, dela upp notan osv I sektionen "Betalningar & Annat" se nedan. De flesta kunderna hos er är förmodligen så kallade "Walk in kunder (alltså majoriteten av era kunder kommer in och hare j förbeställt något ännu hos er). När ni börjar en beställning så vet ni alltså inget om kunden. Och oftast så stänger ni en beställning utan att göra något mer än att ta beställningen och därefter ta betalt, sen förbereda produkten/tjänsten Order received skärmen. Denna skärm är en viktig differentiering från andra kassasystem på marknaden! Här kan ni ta emot beställningar från kunder som från Zash Order App eller någon annan B2C tjänst som är integrerad I Zash (t ex Bookatable, Foodora etc). När en beställning kommer in, kan ni godkänna eller avvika den. Så fort ni bekräftat en beställning så flyttas den från NEW ORDER till IN PROGRESS. 7

8 Order Received skärmen, gör det möjligt för en unik interaktion mellan er personal och era och kunder. När en beställning har startat i Quick Order skärmen, så tilldelas den automatiskt ett Order Number. Om ni hoppar mellan skärmarna innan ni avslutat en beställning I Quick Order skärmen kan ni alltid hitta pågående beställning i Order Received skärmen. I sin korthet så är Order Received skärmen är en "sekundär skärm" så att du kan göra mer med beställningen än från Quick Order skärmen. Men det är bara i Quick Order skärmen som man kan välja menyalternativ. I båda skärmarna kan man avsluta (ta betalt och stänga) en påbörjad beställning. Order Received skärmen är också där ni får inkommande beställningar från webben eller mobilapparna (om ni erbjuder sådana möjligheter för era kunder). Till exempel om någon har begärt att boka ett bord eller gjort en förbeställning av en maträtt hos er, kommer kassan att få ett pop up meddelande samt en ljud notifikation. Ni kommer då att se att det finns en ny beställning som har dykt upp till höger (se NEW ORDER). När ni klickar på denna beställning, så får ni upp information om den (till exempel vad typ av beställning, vem som beställde, vad beställningen innehåller osv). Om ni får en order från en kund som registrerat sitt foto och andra detaljer, så kommer du att se bilden och namnet, utöver informationen om beställningen. Om ni vill få reda på mer info om en känd kund, så kan ni trycka på KNOW MORE under deras foto, så får ni upp ett fönster med info som deras senaste besök, födelsedag, hemadressen, preferenser osv. När ni godkänner en inkommande beställning, kommer kunden att meddelas I sin mobile applikation och bli ombedd att förbetala. När kunden betalat beställningen, kommer beställningen ändras från röd till grön prick till höger om order status. Exempel nedan. 8

9 Ni kan välja att acceptera olika beställnings former från era kunder. Detta val gör ni själva i er instrument panel. Till exempel om ni ej har bord eller tidsbokningar kryssar ni inte I detta alternative och kunderna kommer då inte att se denna tjänst när de är inne på ert erbjudande I apparna. Ni kan också välja om ni vill att kunderna betalar i förskott eller om ni bara vill ta emot betalningar i kassan. I "instrumentpanelen" går ni till Settings och välj undermapp "Payments" Inställningar in Zash POS I det övre vänstra hörnet av Zash POS ser ni 3 små streck. Här kan ni öppna inställningsmenyn för POS och hantera olika funktioner som t ex göra en retur för en vara, koppla på olika hårdvaror, se rapporter osv. 9

10 Addera eller ta bort kopplade kassalådor eller printers När ni vill ansluta en kassalåda och / eller en skrivare till kassan (specifika ipaden) så kan ni göra detta i det övre vänstra hörnet av Zash POS. Klicka på Cashbox eller skrivare för att ansluta. Ni får då ett popup-fönster för att välja hur ni vill ansluta (Blåtand eller WiFi). Följ därefter instruktionerna Addera eller reducera float (kontanter) Om ni tar kontanter så har ni en funktion som heter Float eller Rullande kassa. I början av dagen, kan ni t ex lägga till en växel kassa och sedan under dagen kan ni lägga till eller ta ut kontanter från specifika kassan med kassalåda. Låt oss säga att ni lägger till 1000 kronor som växel kassa, I början av dagen. Under dagen har ni tagit emot t ex 30,200 kronor och I slutet utav dagen (eller när som helst egentligen) så vill ni ta ut pengar från kassan. T ex kronor. Du kommer då att ha 1200 kronor kvar I er Float. Det vill saga 1000 SEK som ni la till I början som växelkassa samt de 200 kronor som var utöver de kronor som ni fick in under dagen. Alla transaktioner registreras självklart i den elektroniska journalen så att ni kan ha koll när och hur mycket ni tog ut från kassan. Detta rapporteras även till SKV. 10

11 Vi rekommenderar att ni sätter upp en demo med en representant från Zash som kan hjälpa er att komma igång med alla funktioner som Zash kassan erbjuder ZASH KÖK OCH BAR APPEN Detta är en webbaseratd tjänst som används främst i köket. Appen tar emot beställningar som gjorts I kassan och berör t ex mat (även kallade bongar). De flesta har en printer som skriver ut papperslappar och det kan man självklart göra med Zash också, men man spar mer på att göra det elektroniskt. Om ni har valt att en viss Kategori ska vara "Kitchen" så kommer denna beställning att visas I KÖK och BAR appen så fort beställningen bekräftad (om man har öppnat ett bord t ex) eller om den är stängd och betald. Köks personalen får nu ett meddelande o matt det kommit in en ny beställning och de kan nu sätta igång och förbereda den. När kökspersonalen är klara, sager de till servis personalen att maträtten är klar att serveras också genom appen. Denna webtjänst behöver man ej ha på en ipad utan kan använda en Android platta/mobil, Apple platta/mobil eller dator (som har touch screen) Zash för kunderna Zash Order Appen Zash Order används utav kunder som vill ha det lilla extra i livet. Appen konsoliderar alla olika tjänster som bokningar, förbeställningar, betalningssätt I en och samma app. Här kan kunden boka bord hos er eller förbetala en kopp kaffe innan de kommer in. De kan koppla flera betal kort till appen eller koppla sitt Swish konto. Zash Order kunderna sparar då tid genom att använda appen och kan även få olika lojalitets erbjudanden från e rom ni vill erbjuda sådana. Som ett resultat av att era kunder börjar göra mer utav beställningarna och betalningarna själva (Self Service) så kan ni börja spara pengar på personal och istället fokusera mer på det ni gör bäst: att ge service erbjuda bästa möjliga kvalitet och säkerställa kundnöjdheten. 11

12 Appen finns på Android liksom ios och erbjuder följande tjänster: 3.1. FÖRBESTÄLLNINGAR Kunderna kan förbeställa en vara eller tjänst genom Appen när de är max 5 km från er. Om beställningen är en produkt (t ex en cappuccino plus en macka) så kan kunden välja om de vill ta med eller konsumera inne hos er. Om det är en tjänst (t ex en klippning) så finns det självklart bara ett alternativ. Innan kunden gör klart en förbeställning så måste ni godkänna beställningen I kassan (Order Received Skärmen) LEVERANS I likhet med förbeställnings funktionen, så kan Zash Order användaren beställa varor för leverans hem eller till kontoret. för leverans (hem, kontor etc). Ni kan själva ställa in leveransradie eller minimum beställnings summa för denna tjänst, t ex om ni endast vill göra leveranser utanför rusningstid, och bara inom kontors byggnaden som er handel ligger i BOKNINGAR Vanlig bords eller tidsbokning. Ni får notifikation in I kassan och väljer om ni vill acceptera eller ej. Ni har även chanson att chatta med kunden för att lägga bokningen till en lämpligare tidpunkt OMDÖMEN Efter det att en Zash Order har gjort klart en beställning får de möjlighet att lämna ett omdöme. Allt är självklart anonymt och om kunden väljer att ge mindre än 3 stjärnor så ber vi do matt även lämna en kommentar varför deras upplevelse var dålig hos er. Ni kan då se i er instrument panel vad ni ska fokusera på för att förbättra er service. 4. BETALNINGAR & ANNAT 4.1. BETALNING I BUTIK När en beställning har matats in, kan ni välja vilken typ av betalning ni tar. Just nu finns det möjligheten att ta betalt med Kontanter, Kort och Swish. Om ni väljer kontanter, öppnas ett nytt fönster och summan som ska betalas visas I vänstra fönstret Amount. T ex är detta belopp 150 kronor. Ni har möjlighet att ange stora valörer, med snabbknappar till höger, till exempel att ni tar emot 200 kronor. Ni kommer då att se I mellersta fönstret att ni fått 200 och I fönstret till höger ser ni växel att ge tillbaka till kunden 50 kronor. När ni tryckt Pay är beställningen stängd. 12

13 Om kunden vill betala med kort så trycker ni på Card. Om ni har en integrerad kort terminal så skickas summan som ska dras från kortet till terminalen. Om ni ej har en integrerad kort terminal så slår ni in summan I terminalen och bekräftar I kassan att transaktionen gick igenom. Ni kan integrera kort terminaler till kassan genom instrument panelen Settings & Payments. Just nu stödjer Zash SumUp och Nets terminaler för integrering. När en betalning är gjord, så öppnas fönstret nedan. Här kan ni erbjuda kunden att få kvitto per SMS, eller utskrivet. Om kunden inte vill ha något kvitto kan ni stänga beställningen Archive. Ni kan vid ett senare tillfälle skriva ut kvittot till kunden igen. 13

14 Andra betal former Om en kund vill betala t ex med Swish för varorna eller tjänsten så kan ni erbjuda 2 olika alternativ: Första alternativet är att från Quick Order skärmen när beställningen är påbörjad, tryck på "More". Ni kommer nu till Order Received och kan trycka på Swish Payment knappen. När ni gjort detta, öppnas ett Swish fönster upp där ni kan slå in kundens mobil nummer (eller vrida kassan till kunden så att de själva kan slå in numret). Därefter trycker man på Send och kunden kan då öppna sin Swish appen och verifiera betalningen. 14

15 Andra alternativet är att göra en så kallad Pull Payment. Detta är en enklare och snabbare process för att ta emot en Swish betalning. Från Quick Order skärmen, tryck på More och klicka på den person som har checkat in hos er genom Zash Order Appen. Det kan vara flera personer incheckade och ni ser bild och namn av personer för att göra det enklare. När ni väljer denna kund så skickas en betalningsförfrågan till kunden och att de ska betala för beställningen. Så fort kunden betalat (med kort eller Swish) så stängs beställningen som betald och ni kan skicka kvittot till kunden (SMS/ /print). 15

16 Om kunden inte har Zash Order appen och är intresserad av att göra denna typ av betalningar hos er i framtiden kan ni skicka dem en länk för att hämta den. Här trycker ni på knappen "Skicka erbjudande". Det är viktigt att ni samlar in så mycket kund data som möjligt och om kunden medger, så kan de bli en digital lojalitets kund hos er. En skärm öppnas upp där ni kan ange kundens telefonnummer (eller be kunden göra det själva). Kunden kommer nu att få ett SMS med en lank till att ladda ner Zash Order Appen. Ni kan nu gå tillbaka till beställningen, och avsluta den på ett vanligt sätt TA BETALT FRÅN Zash Order eller andra externa appar. När ni får en beställning från Zash Order appen eller någon annan extern app som är integrerad in i kassan, får ni ett meddelande i Zash Kassan (popup samt music spelas). När ni klickar på popup meddelandefältet, tas ni till Order Received skärmen. Klicka på beställningen till vänster som kommit in och ni visas nu information om denna beställning (vad som är beställt, vilken typ av beställning, vem osv). Ni kan nu välja att acceptera eller avböja bestllningen. När ni godkänner beställningen, uppmanas kunden att göra betalning. Oftast sker betalningen med kort, och ni får då en notis att betalningen är mottagen I form av att beställningen får en grön knapp vid sidan av. 16

17 4.3. Återbetalningar I Settings delen (högst upp till vänster i kassan) trycker ni på beställningen som ni vill önskar att återbetala. Om beställningen har betalats med kort, kan ni antingen be kunden sätta in kortet I terminalen och göra en retur, eller återbetala kontant. Allt registreras som det ska I kassan. 5. Rapportering I instrumentpanelen, kan ni få ut olika typer av rapporter och statistik för kundbesök, typer av betalningar. Det är även här ni hittar SKV elektroniska journalen SKV Elektroniska journalen Enligt SKV regler så måste alla handlare som omsätter over SEK per år ha en registrerad kassa hos SKV. Förut hade SKV små dosor som kopplades till kassorna, men med modern teknologi så tar nu SKV emot elektroniska lagringar utav kassans journal. När ni registrerar ett konto med Zash och skriver på ett avtal, så meddelar vi SKV att ni har en eller flera kassor registrerade (säg till hur många ni behöver). Därefter skickar SKV ut en klisterlapp till er som ni kan sätta på er ipad. Detta märke är alltså unikt för varje kassa. Dagligen så gör varje kassa en Z rapport där alla transaktioner skickas till SKV. Bekräftelse att Zash är bekräftat av SKV hittar ni här. de+kassaregister pdf 17