Administrativa rutiner vid hantering av EU-projekt inom det Sjunde ramprogrammet för utveckling av forskning och teknik (FP7) vid HVV

Transkript

1 Akademin för hälsa vård och välfärd HVV /09 Administrativa rutiner vid hantering av EU-projekt inom det Sjunde ramprogrammet för utveckling av forskning och teknik (FP7) vid HVV Arbetet med EU-projekt inom sjunde ramprogrammet har sex tydliga faser: utlysning, godkännande av process, ansökan, kontraktsförhandling, genomförande och projektavslut. UTLYSNING 1. a) Utlysningen (call for proposal) publiceras på Cordis: Här preciseras bl a vilket program och vilka områden som utlysningen omfattar samt det Work Programme och Guide for Applicants som finns för respektive utlysning. Här står också dead-line för ansökan. b) Utlysningar anslås även på den högskolegemensamma kalendern: Grants Office (GO) ansvarar för detta. GODKÄNNANDE AV PROCESS 1. Forskaren anmäler, till forskningsledare och ekonom, att han/hon: a) har bjudits in att delta i en projektansökan eller b) önskar göra en ansökan och koordinera ett projekt. Forskaren och ekonomen fyller gemensamt i de inledande uppgifterna i dokumentet Godkännandeprocess för FP7-projekt. - se Bilaga 1. (=utlysningsinfo, program, tema, projektnamn/arbetsnamn, projektstruktur d v s (möjliga) partners/nätverk, deltagande forskare vid MDH, kompetenser, arbetsinsatser, budget och finansieringsgrad, behov av medfinansiering etc.) 1

2 2. Forskare informerar akademichef ang. ovanstående. (Här används samma dokument som ovan.) 3. Forskningsledaren skall godkänna att ansökan görs. Forskaren informerar forskningsledaren, vilken kontrollerar att ansökan överensstämmer med akademins profiler och godkänner därefter ansökan Detta sker genom underskrift i samma dokument som ovan. 4. Akademichef skall godkänna att ansökan görs Akademichef kontrollerar det tänkta projektets genomförbarhet i termer av: - kompetens (finns tillräcklig sådan eller krävs det också nyanställningar?) - planerade arbetsinsatser och dessas förläggning över tid - budget (mall tas fram och läggs in i dokumentet Godkännandeprocess för FP7- projekt.) - infrastruktur - medfinansieringsbehov (beräkningsmall läggs in i ovanstående dokument). Akademichef har stöd av forskningsledare och ekonom i ovanstående arbete. Genom sin underskrift i samma dokument godkänner akademichef ovanstående punkter. 5. Projektpärm Ansvarig akademiekonom öppnar en projektpärm där all relevant information för projektet samlas. 6. Beslutet skall diarieföras och arkiveras. Forskningsledaren skickar beslutet för diarieföring (=nytt diarienummer) och arkivering hos akademiregistrator, samt till ansvarig akademiekonoms projektpärm. 7. Nu kan forskarens/forskarnas skrivarfas inledas. 2

3 ANSÖKAN 1. Ansökan görs i EU:s elektroniska ansökningssystem, EPSS. Koordinatorn för projektet lägger upp ansökan i EPSS-systemet (Electronic Proposal Submission Service). Detta görs med hjälp av parternas PIC-koder (Participant Identification Code). Vår PIC- kod är och är gemensam för hela MDH. Används denna kod blir ansökans all högskolespecifika formalia korrekt (se Bilaga 2) - både i ansökan, i det webbaserade systemet för de kontraktsförberedande formulären (NEF) och i projektkontraktet (Grant Agreement). a) Ansökans A-del - Alla formalia om MDH finns i blanketten Proposal Submission Form A2.1:. - Budgetens finns i blanketten Proposal Submission Form A3.1:. Blanketterna genereras i EPSS- systemet av koordinatorn. Deltagaren kan kontrollera och korrigera dessa när denne får log-in-uppgifter till EPSS-systemet av koordinatorn. Log-in-uppgift meddelas även akademiregistrator och till Clas Tegerstrand vid Grants Office. Akademiregistrator skriver ut och arkiverar ansökan. Det är Clas Tegerstrand som senare, tillsammans med rektor, skriver under ett eventuellt kontrakt. Forskaren och Clas Tegerstrand kontrollerar att följande information är korrekt: Finansieringsgraden skall vara följande: - 75% för forskningsaktiviteter (RTD activities) - 100% för projektsamordning (Management activities) - 50% för demonstrationsaktiviteter (Dissemination) - 100% för övriga aktiviteter (Other) - 100% för forskningsstödjande aktiviteter (Support actions). Beräkningsmetod för indirekta kostnader skall vara Transitional flat rate = 60% 1. När MDH:s PIC- kod ( ) används genereras viss förinprogrammerad data (se Bilaga 2). Lönekostnader skall innehålla korrekt lönenivå, LKP (varierar över tid) och löneutvecklingskoefficient (doktorandstege eller genomsnittlig löneökning per år). Omvandlingskurs mellan SEK och skall vara rimlig 2. Använd t ex den eurokurs som gällde när utlysningen (callet) öppnade. Se historisk kurs här: rency=167&language=en 1 I vissa kontrakt t.ex. inom Science-in-Society delprogrammet ersätts endast 7 procents indirekt kostnad, trots att man använder transitional flat rate. 2 Här kan med fördel ett historiskt medelvärde användas för SEK/ som oftast ger ett något starkare kronvärde mot euro än dagskursen då budgeten räknas. Fördelen består i att om kronkursen försvagas mot (vilken inte är säkert att den gör, men det har varit trenden de senaste åren) så får man relativt sett mer SEK om man har budgeterat mot en starkare kronkurs. 3

4 b) Ansökans B-del Ansökans huvudbilaga kallas Descriptional Work. Här beskrivs projektmålen (objectives), hur dessa skall realiseras (implementation), förväntat resultat och projektpåverkan, etiska aspekter etc. Bl a följande frågor skall besvaras: Vem gör vad? Hur mycket? När? Även en List of Deliverables bifogas (ren forskningsinformation). Mall finns tillgänglig inom EPSS- systemet när projektkonto har öppnats. Forskaren sparar B-delen och skickar denna till akademiregistrator för arkivering. Forskaren skickar även vidare B-delen till Clas Tegerstrand. 2. Mottagningsbevis och ansökningsnummer genereras via systemet Om forskaren vid MDH är koordinator för projektansökan får han/hon ett mottagningsbevis och ett ansökningsnummer via EPSS-systemet. Denna information ska diarieföras. 3. Ansökningshandlingarna skall diarieföras och arkiveras vid akademin. Forskaren ser till att projektansökan (A+B-delarna i pdf-format) diarieförs av akademiregistrator. 4. Akademiregistrator sammanställer projektansökningar Alla insända projektansökningar sammanställs efter varje ansökningsomgång, där även underlaget Godkännandeprocess för FP7-projekt biläggs. 5. EU- kommissionen granskar ansökan. Utvärderingen sker av oberoende experter, tar ofta flera månader och resulterar i ett Evaluation Summary Report. Forskaren skall be att få utvärderingsrapporten av koordinatorn när den kommer, oavsett om projektet har klarat gränsvärdet i utvärderingen eller inte. Forskaren ska skicka utvärderingen till forskningsledaren och Grants Office (clas.tegerstrand@mdh.se), samt till akademiregistrator. 6. Informera om eventuell upphandling. Om projektet kommer att kräva upphandling över gränsvärdena för förenklad upphandling ska forskaren redan i detta stadium informera högskolans upphandlare vid Campussektionen att en upphandlingsprocedur kan komma att behöva genomföras om projektansökan godkänns. 4

5 KONTRAKTSFÖRHANDLING Om ansökan blir framgångsrik inleds kontraktsförhandlingar. Konsortiet inbjuds att förhandla om kontrakt med EU-kommissionens direktorat för forskning (DG Research). Projektet får en särskild handläggare vid EU-kommissionen (Project Officer). Kommunikationen med projektet sker endast mellan EU-kommissionen och projektets koordinator. Koordinerande organisation kontaktar i sin tur deltagande parter i konsortiet. Kontraktsförhandlingsprocessen innehåller nödvändiga administrativa och tekniska formaliteter som krävs för att kunna upprätta det slutliga finansieringskontraktet (Grant Agreement). För mer information om detta se Negotiation Guidance Notes på: 1. Ifyllnad av informationen på NEF Forskaren inbjuds av koordinatorn att fylla i uppgifterna i det web-baserade verktyget NEF (Negotiation Forms). NEF innehåller rubriker om legala data, organisationens status, auktoriserade representanter för organisationen, forskningskontaktperson för projektet, finansiell kontaktperson, vilka som skall signera kontraktet, vem som är LEAR (se nedan), tillåtna kostnader m m. För att öppna NEF, följ länken: För att få tillgång till förhandlingssessionen måste information om projektets nummer och en så kallad Access key (20 siffror) matas in. 2. Kontroll av informationen på NEF. Ifyllda uppgifter skall kontrolleras av EU-samordnaren vid Grants Office. Koordinatorn för projektansökan avgör om han/hon ger ut ett användarnamn och login till den internetbaserade plattformen eller inte, men det förekommer även att kontrollen görs på pappersformat (pdf) 3. I detta skede kontrollerar Grants Office att PIC är korrekt, samt övriga uppgifter om kontaktpunkter på MDH såsom finansiell kontaktperson, forskningskontaktperson, vilka som ska signera kontraktet samt högskolans LEAR (Legal Entity Appointed Representative). Viss information kan endast ändras av MDH:s LEAR via en speciell hemsida: EU-samordnaren vid Grants Office har utsetts som LEAR av rektor och registrerats samt godkänts av EU-kommissionen. 3. Kontraktet förbereds genom rektorsbeslut. Kontraktet (Grant Agreement) skall signeras av rektor och EU-samordnaren vid Grants Office i enlighet med särskild delegation. Rektor signerar genom ett rektorsbeslut. Mottagare av ett PM om förslag till rektorsbeslut är chefen för rektors kansli. Grants Office bistår forskaren med att ta fram ett underlag till rektorsbeslut. (Se Bilaga 3.) 3 Anledningen är att deltagaren av misstag kan trycka på submit- knappen, vilket bara skall göras en gång av koordinatorn när alla data är korrekta. 5

6 I PM:et skall följande framgå: - projektnamn - det diarienummer på akademinivå som togs fram i projektansökningsfasen. - under vilket program det är finansierat - projektets kontaktperson - på vilken akademi projektet skall drivas - projektets medfinansiering från MDH (25% krävs) Anges i belopp i svenska kronor (enligt budgeterad omräkningskurs) och i euro (som det står i kontraktet). - att akademichefen har godkänt projektet och dess medfinansiering (dokumentet Godkännandeprocess för FP7-projekt biläggs) - vilka som har berett ansökan (inkl. EU-samordnaren vid Grants Office). Föredragande av ärendet för rektor: EU-samordnaren vid Grants Office, alternativt chefen för rektors kansli. 4. Diarieföring och arkivering Handlingarna (PM och ett original av det signerade kontraktet) diarieförs och arkiveras vid HVV. 5. Projektpärm upprättas Forskare och ekonomen upprättar en projektpärm. En kopia av alla dokument arkiveras även här. 6. Ett original skickas till projektets koordinator Ett original av det signerade kontraktet skickas till projektets koordinator. 7. Grant Agreement Preparation Forms (GPF) fylls i GPF-blanketterna (A.1: - A4:) fylls i. Underskrifter: Rektor och/eller Clas Tegerstrand. 8. Forskarintyg Alla i projektet delaktiga forskare skall signera ett forskarintyg i samband med upprättandet av konsortialavtalet (se nedan). Detta eftersom IPR, vilket regleras i avtalet, är i forskarens ägo enligt lärarundantaget. 9. Konsortialavtal (Consortium Agreement) skrivs mellan alla projektparter. Avtalet är obligatoriskt för alla projekt såvida det inte uttryckligen står i utlysningen från EU att ett sådant inte behövs. Grants Office granskar konsortialavtal tillsammans med högskolans jurister. Vid behov tas extern kompetens in för ändamålet. Grants Office kan även hjälpa till att upprätta konsortialavtal, och använder då den så kallade DESCA- mallen 6

7 som utgångspunkt, en generellt accepterad förlaga i EU. EU-kommissionen har inte någon egen mall för konsortialavtal och är heller inte någon part i detta. Rektor skriver under och stämplar avtalet. 10. Modellkontrakt (Model Grant Agreement) Det av EU-kommissionen godkända kontraktsunderlaget resulterar i ett modellkontrakt. Kontraktet är standardiserat (mall) och tecknas mellan EU-kommissionen och koordinatorn (för konsortiets räkning). Övriga parter ansluter sig till modellkontraktet genom att underteckna och till koordinatorn sända blanketten Form A - Accession of Beneficiaries to the Grant Agreement. GENOMFÖRANDE Projektkontraktet/Avtalet (Grant Agreement) Det faktiska finansieringsavtalet för ett specifikt projekt (rektor + EU undertecknar). Projektet skall genomföras enligt det tekniska annex som finns i kontraktet. Detta är en spegling av ansökans B-del. 1. Ersättning av faktiska, godkända kostnader (eligible costs). Vilka kostnader som är godkända är inskrivna i kontraktet. I princip godkänns alla typer av kostnader som gör att projektets mål uppnås. Kostnaderna måste ha uppkommit på MDH och bokförts här, och måste ha uppkommit under projektets löptid. Kostnader för slutrapporter kan dock tas upp 60 dagar efter projektets slut. Kostnader skall tas upp i enlighet med normala bokföringsrutiner. Kostnader som inte är godkända är som regel moms, tull, ränta, försäkringar om framtida förluster eller avgifter, valutakursförluster, kostnader som redovisats under andra EUprojekt samt vårdslösa utgifter. 2. Tidsredovisning Deltagare skall göra en tidsredovisning som visar antal arbetade timmar per dag. Tidsredovisning kan göras dagligen, veckovis eller månatligen och skall redovisas i pappersformat eller elektroniskt. Tidsredovisningar måste signeras av projektledaren eller annan chef till den som upprättar redovisningen. Huvudprincip: att man redovisar både arbetad tid inom EU-projekt och övrig tid. 7

8 3. Förskottsbetalning En förskottsbetalning ställs till koordinatorn och sker vid projektstart (inom 45 dagar efter det att Grant Agreement har trätt i kraft). Varje projekt där HVV är koordinator skall ha eget bankkonto för snabb hantering av utbetalningar till partners. En generell regel finns att denna betalning är 160% av den genomsnittliga EU-finansieringen per rapporteringsperiod. Interrimsbetalningar kommer sedan efter varje rapporteringsperiod, inom 105 dagar efter mottagen rapport. Slutbetalning sker efter projektslut. Förskott plus interimsbetalningar får inte överstiga 90% av det maximala EU- bidraget. 5% av det totala EU-bidraget för projektet dras från förskottsutbetalningen och placeras i en Garantifond. Betalningarna inkommer till MDH:s valutakonto och Ekonomisektionen skall informeras på förhand att en betalning är på ingång. 4. Periodic Reports Periodrapporterna skall inkomma till EU senast 60 dagar efter rapporteringsperiodens slut. Rapporteringarna skall göras elektroniskt, via NEF (försök pågår just nu inom EU vad gäller möjligheten att rapportera via the Participant Portal ), men undertecknade originaldokument skall också skickas in per vanlig postgång (till koordinatorn). De periodiska rapporteringarna (inklusive den sista rapporteringsperioden) skall innehålla följande: Self declaration by the coordinator Publishable summary Progress of work towards objectives. Deliverables and milestones tables (Deliverables = ren forskningsinfo, se Annex I) Project Management Explanation of the use of resources Financial Statement (Form C) Summary financial report Certificates on the Financial Statements, CFS (tas fram om det behövs, se nedan) Finansiell rapportering till EU-kommissionen sker kontinuerligt. Rapporterna tas fram av ekonomen i samråd med forskare och projektledare/ koordinator. Kostnader redovisas i en särskilt blankett Form C. Vi redovisar våra faktiska direkta kostnader + indirekta kostnader (från MDH) via OH-schablon på 60% av de direkta kostnaderna. (Nya regler kommer (fr o m 1/1 2010) för beräkning av indirekta kostnader.) Kostnadstyp redovisas per aktivitetstyp (RTD, Management, Demonstration, Other). Intäkter skall också redovisas. Är man projektkoordinator skall man även redovisa ränta på förskottsbetalning. På frågan om Certificate on the methodology skall svaras Nej. 8

9 Form C skall signeras av ekonomiskt ansvarig på akademin. Koordinatorn skall göra en samlad rapport till EU-kommissionen. Form C skall alltså skickas till koordinatorn, inte till EUkommissionen. Omräkningskurs Den omräkningskurs som skall användas är den som gäller den första dagen efter den månad som är slutmånad för en kostnadsredovisningsperiod. Eurokurs hämtas på Gå ner till SEK och klicka på symbolen för kursutveckling. Längre ner på sidan finns kurs per datum. Revisionsintyg för den financiella rappporteringen (Certificates on financial statements, CFS) Revisionsintyg (Certificate on the financial statements, Certificate on the methodology) skall tas fram när deltagarens totala fordran på EU-kommissionen är lika med eller överstiger i EU-bidrag. Detta eftersom ett CFS behöver utfärdas och skickas med den finansiella redovisningen till projektkoordinatorn (och EU-kommissionnen). De flesta projektformerna (dock inte alla) kräver revisionsintyg för den ekonomiska rapporteringen. Projekt som är två år eller kortare behöver bara lämna ett CFS i slutet av projektet. Grants Office hanterar upphandling av revision. Ansvarig ekonom informerar om när revision behövs. Revisionsintyg utfärdas av Ernst&Young. Uppgifterna i Financial Statement granskas och revisionsintyg utfärdas för dessa. Rapporteringsperioder För rapporteringsperioder, se kontraktet (Grant Agreement). Normalt sker de efter 9, 12 eller 18 månader. När rapporteringsperioden är slut har man 60 dagar på sig att rapportera. 5. Mer information och mallar Mer info kan hämtas på: Bra dokument att ladda ner för projektets ekonom är: - Guide to financial issues - Guidance notes on project reporting - Standard model grant agreement 9

10 PROJEKTAVSLUT 1. Final Report En slutrapport skall skickas till EU inom 60 dagar efter projektets slut. I de fall där MDH är partner i ett projekt (men inte koordinator) bidrar involverade personer vid högskolan med material till slutrapporten, som koordinatorn för projektet sammanställer. Slutrapporten skall innehålla: Final publishable summary report - en publicerbar sammanfattande rapport (resultat, slutsatser och socio-ekonomisk påverkan av projektet. Plan for the use and dissemination of foreground - en plan för användandet och spridningen av forskningsresultaten. Report on wider societal implications - en rapport om lite bredare social betydelse för projektet, som innehåller frågor kring jämställdhet, könsfördelning, etiska frågor samt strävanden att involvera olika aktörer. 2. Report on the Distribution of the Community Financial Contribution (rapport om fördelningen av EU-bidraget) måste lämnas in senast 30 dagar efter att den sista betalningen (Final Payment) har inkommit från koordinatorn. 3. EU-kommissionens granskningar (Technical Reviews) Granskningar av rapportering (se ovan) sker kontinuerligt under projekttiden. EUkommissionen kan initiera Technical Reviews när som helst under projekttiden och upp till 5 år efter projektslut. 4. Arkivering När projektet är avslutat skall alla verifikat som styrker projektets genomförande och kostnader arkiveras, på ett sådant sätt att de är reviderbara under så lång tid som stipuleras i kontraktet om finansiering. Dokumentationen lämnas för slutarkivering till akademins arkivansvarig som förtecknar projektakten i akademins arkiv. Grants Office meddelas att projektet har avslutats. 5. Projektslutet dokumenteras Forskaren och forskningsledaren intygar att projektet är avslutat genom sin underskrift i det tidigare nämnda dokumentet Godkännandeprocess av EU-projekt. Detta betyder att avslut av projektet kan meddelas berörd ekonom och akademiregistrator vid HVV, vilka markerar detta i övriga relevanta interna system t ex Accessia och Agresso. OBS! Notera att ett exemplar av alla dokument från ansökan (inklusive själva utlysningen) till projektavslut skall (av projektledaren för respektive projekt) vidarebefordras ekonomen. 10

11 Bilaga 1. Godkännandeprocess för FP7- projekt FAS 1, 2,3 osv.. 1. Information kring utlysning 2. Projektnamn/arbetsnamn 3. Forskaren som koordinator eller inbjuden?.. 4. Projektets överensstämmelse med profil 5. Kompetens, planerade arbetsinsatser, medverkande forskare 6. Projektstruktur.infrastruktur 7. Projektbudget. 8. Medfinansieringsbehov etc.. Utrymme skall finnas för underskrifter vid relevant info (forskningsledare, akademichef etc 11

12 Bilaga 2 Formella uppgifter att ange i A2- formuläret i ansökan till det sjunde ramprogrammet Om inte PIC- koden har använts är följande formalia korrekta för MDH: a. Organisation Legal Name: MAELARDALENS HOEGSKOLA b. Organisation short name: MDU c. Administrative Data/Legal adress; i. Street name: HOEGSKOLEPLAN ii. Number: 1 iii. Town: VASTERAS iv. Postal Code/Cedex: v. Country: Sweden vi. Internet homepage: d. Status of your organisation i. Non-profit organisation: Yes ii. Public body: Yes iii. Research organisation: Yes iv. Higher or secondary education establishment: Yes v. Main area of activity (NACE code): Higher Education vi. Is your number of employees smaller than 250? (full time equivalent): No vii. Is your annual turnover smaller than 50 million?: No viii. Is your annual balance sheet total smaller than 43 million?: No ix. Are you an autonomous legal entity? Yes x. Following this check, do you conform to the Commission's definition of an SME: No e. Dependencies with other participants i. Are there dependencies between your organisation and (an)other participant(s) in this proposal?: No f. Contact Point - Person in charge (For the coordinator (participant number 1): This person is the one who the Commission will contact in the first instance. (Detta är oftast forskaren = den vetenskapliga ledaren som deltar i projektet.) i. Family Name: Forskarens efternamn ii. First name(s): Forskarens förnamn iii. Title: Prof, Dr, Mrs, Mr iv. Sex: Male eller Female v. Position in the organisation: till exempel Senior Lecturer, Vice Dean, Professor m.m. vi. Department/Faculty/Institute/Laboratory name/...: School of Health, Care and Social Welfare vii. Address (if different from the legal address): här kan man fylla i eventuell address i Eskilstuna om man önskar det viii. Phone 1: Forskarens telefon nummer utskrivet på följande sätt (de sex sista siffrorna skall vara det fullständiga lokala numret till forskaren) ix. Phone 2: T ex forskarens mobilnr landsnumret anges som + 46, eventuell nolla som står först i det nationella numret skrivs ej ut x. Fax: Anges på samma sätt som telefonnummer xi. Forskarens e-postadress 12

13 Bilaga 3 Exempel på förslag till rektorsbeslut Förslag till Beslut Dnr CF /07 Clas Tegerstrand Handläggare Kontrakt inom sjunde ramprogrammet, yyy-programmet Rektor beslutar att Mälardalens högskola skall ingå i kontrakt med EU-kommissionen som partner i projektet yyy av EU:s sjunde ramprogram för forskning. Motivering Den ordinarie rutinen för rektorsbeslut kan inte följas i enlighet med rektors beslut med Dnr CF /07 Rutin för underskrifter av rektor. Förutsättningar för undantag enligt punkt 4 är uppfyllda. Förhandling om kontrakt har skett vid EU-kommissionen av projektets koordinator för projektet EU-samordnare Clas Tegerstrand har bistått xxx i framtagande av kontraktsunderlag och har granskat dess ekonomi. Projektet är ett så kallat Networks of Excellence och bygger vidare på tidigare samarbeten inom EU:s ramprogram för forskning. Generellt i sjunde ramprogrammet gäller att EU finansierar 75% av de totala kostnaderna för forskning. Mälardalens högskola använder sig av en special transition flat rate vilket innebär ett indirekt kostnadsuttag på 60% av alla direkta kostnader (förutom externa tjänster). Dessa 60% overhead kostnader finansieras också till 75% liksom direkta kostnader. Projektet xxx omfattar för Mälardalens högskola xxx i forskningskostnader, varav xxx direkta kostnader och xx indirekta kostnader. Begärd EU finansiering är xxx (75% av xxxx ). Dessa kostnader och övriga kostnader som bedömts uppkomma har godkänts av ansvarig akademichef. Egen medfinansiering tas från akademins forskningsbudget och består främst av egen arbetstid. Detta beslut är fattat av rektor, efter föredragning av Clas Tegerstrand. Rektor Clas Tegerstrand Föredragande 13