Handbok Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö

Transkript

1 Handbok Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö :s kvalitets-, miljö och arbetsmiljöledningssystem enligt ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007 samt SOSFS 2011:9 Ersätter handbok daterad: Sidan: 1(59) QiM AB

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Företaget Företagspresentation Arbetssätt Så här arbetar vi Genomförande Ledningssystem Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöledningssystem Definitioner Processmodell Organisation Organisationsskiss Företagslednings - Verksamhetschef Ansvar och befogenhet Ledningens representant för kvalitet Ledningens representant för miljö Arbetsmiljöarbetet Delegerat arbetsmiljöansvar Information och möten Kvalitet Kvalitetsledningssystem Kundfokus Kvalitetspolicy Kvalitetsmål Övergripande kvalitetsmål Detaljerade kvalitetsmål Miljö Miljöledningssystem Verksamhetens miljöpåverkan Miljöpolicy Miljömål Övergripande miljömål Detaljerade miljömål Arbetsmiljö Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljöarbete med allas delaktighet Arbetsmiljömål Övergripande arbetsmiljömål Kortsiktiga arbetsmiljömål Jämställdhetspolicy Alkohol- och drogpolicy Trafiksäkerhetspolicy Arbetsmiljöronder Rutiner för en bra arbetsmiljö Tecknande av uppdrag Behandlingsprogram Ersätter handbok daterad: Sidan: 2(59) QiM AB

3 5.2 Tillhandhållande av uppdrag Avbrutna behandlingsprogram Utveckling Utveckling genom ständiga förbättringar Kundtillfredsställelse Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöpolicy Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål Interna revisioner Riskbedömning av miljöaspekter och arbetsmiljö Avvikelse- och incidenthantering Korrigerande och förebyggande åtgärder Ledningens genomgång Personalutveckling Personalpolicy Kompetens Kompetensutveckling Utvecklingssamtal Introduktion Huvudprocesser Behandling Behandlingsmetod Verksamhet Verksamhetsprocess Dygnspuls Fas 1 Primärbehandling Fas 2 Utsluss med stödbehandling Läkemedelshantering Kontaktmannasamtal mm Kost Städning och klädvård Uppföljning Dokumentstyrning Tillgång till rätt dokument Specificerande/styrande dokument Redovisande dokument Uppföljning av gällande lagrum Arkiv IT-stöd Inköp Inköpsrutiner Anlitande av vikarier Leverantörsbedömning Mottagningskontroll Material- och livsmedelshantering Underhåll av maskiner och utrustning Kemisk-tekniska produkter Hantering av livsmedel Hantering av avfall Ersätter handbok daterad: Sidan: 3(59) QiM AB

4 10.5 Hantering av nycklar Nödlägesberedskap Administration Klientadministration Ekonomiadministration Personaladministration Schemaläggning Rehabilitering Olyckor, ohälsa och tillbud Bilaga 1 Handlingsprogram miljö Bilaga 2 Specificerande/styrande dokument Bilaga 3 Redovisande dokument Bilaga 4 IT-stöd Ersätter handbok daterad: Sidan: 4(59) QiM AB

5 Företaget Företagsnamn: Adress: Stigbergstorget Göteborg Organisationsnummer: Startår: 2005 Antal anställda: 10 VD: Mohammad Babulfath I denna handbok benämns företaget: Nya Tag 1.2 Företagspresentation Nya Tag är ett aktiebolag som grundades Organisationen består av en ledningsgrupp bestående av verksamhetschef och föreståndare samt övriga medarbetare som är behandlingsoch kökspersonal. Nya Tag är ett drogfritt behandlingshem med plats för nio personer. Till verksamheten hör också fyra referenslägenheter. Målgruppen är killar mellan 18 och 32 år med en bakgrund av missbruksproblematik, social problematik och/eller kriminalitet. I denna målgrupp finns det personer som även har neuropsykiatriska/psykologiska diagnoser. I samarbete med psykiatriker, psykolog och psykoterapeut erbjuder Nya Tag utredningar inom detta område. Våra främsta uppdragsgivare är socialtjänst och kriminalvård. Vi tar emot akutplaceringar, SoL, LVU, LVM samt kontraktsvård. Vi har ett rikstäckande samarbete med våra uppdragsgivare och tar emot ungdomar från hela landet. Förutom behandling så arbetar vi med öppenvård och utsluss. Nya Tag har en konstellation av medarbetare som tillsammans besitter en bred kompetens med olika utbildningar, erfarenhet och bakgrund, bland annat olika etniska bakgrunder. Med dessa olika erfarenheter kompletterar vi varandra och kan lyckas hålla ett helhetsperspektiv. Nya Tag är beläget i den centrala stadsdelen Majorna i Göteborg. Fördelen med att finnas centralt är att vi är nära andra aktörer kring klienten så som praktikplatser och skolor. Ersätter handbok daterad: Sidan: 5(59) QiM AB

6 1.3 Arbetssätt Nya Tags personal har en unik kompetens i att nå fram till och vinna förtroende hos ungdomar som är i en svår livssituation. Den "hållande" förmågan är stor och trots att Nya Tag ligger mitt i staden fungerar personalens förmåga till en varierande gränssättning runt varje ungdom mycket bra. Det ungdomarna uppskattar är att de känner sig förstådda av personalen och även upplever att en förändring till det bättre är möjlig. Att aldrig släppa taget och det starka engagemanget har haft en avgörande betydelse för många ungdomar. För att möta ungdomarnas behov har personalgruppen en blandad kompetens. Följande utbildningar och erfarenheter finns representerade: psykolog, psykiatriker, jurist, socionomer, socialpedagog, behandlingsassistent och underskötare med inriktningarna akut-, barn- och ungdomssjukvård. Flertalet av personalen besitter dubbel kompetens och har erfarenhet från behandlingsvärlden genom arbete på olika statliga, kommunala och privata behandlingshem, institutioner och referensboenden både i slutna och öppna former. Nya Tag har tillgång till två konsultläkare varav en är specialiserad på missbruksbehandling och den andre inom psykiatri och neuropsykiatriska funktionshinder Så här arbetar vi Allting börjar med en tanke. Denna tanke ger oss en känsla och denna känsla ligger till en grund för de attityder vi har och de handlingar vi utför. Genom att ändra våra tankar, vara mer selektiva, välja in eller välja bort de tankar som vi vill ha eller inte ha, kan vi mera medvetet skapa en behagligare tillvaro. Alla människor styr sina egna tankar och väljer vilka tankar man ska tänka. Man sorterar och väljer ut goda och positiva tankar. Välja ut tankar som kan tillföra något bra och positivt. Beskriva tankar i ord. Vad syftar de till att förbättra? Omsätta tankar och ord i handling. Det viktiga är att man väljer att aktivt i tanke, ord och handling - fortsätta att vidga sina livsperspektiv och arbeta för att göra det allra bästa utav sitt liv. De metoder vi använder oss av är: Kognitiv Miljöterapi Motivationsarbete Lösningsfokuserat arbete Nätverksarbete Återfallsprevention Stödsamtal ASI - Addiction Severity Index En timmes psykoterapi i veckan hos en legitimerad psykoterapeut. Kognitiv miljöterapi: Ersätter handbok daterad: Sidan: 6(59) QiM AB

7 Den metod som ligger som grund för Nya Tags behandlingsarbete är kognitiv miljöterapi. För att stärka ungdomens motivation till drogfrihet är det viktigt med en strukturerad vardag och nära relationer mellan personal och klient. Det kognitiva miljöarbetet delas upp i tre faser: Bedömningsfasen Behandlingsfasen Avslutning-utskrivning Det centrala arbetet i den kognitiva miljön är: Observation av ungdomens reaktioner och beteenden Strukturering av ungdomens vardag Omstrukturering av dysfunktionellt tänkande och förändring av destruktivt beteende Förebyggande av återfall Uppbyggande av bättre färdigheter och coopingstrategier Psykopedagogik (ungdomen undervisas om tex olika drogers påverkan på hjärnan och psyket) Arbete med självförtroendeträning ligger i fokus vilket innebär att jobba med: att bygga upp olika sociala förmågor och träna på att uttrycka sina behov och önskemål. I arbetet ingår att träna på att öka självkänslan och att reglera sina känslor. Viktigt är också att öva på problemlösningar och bygga upp en tolerans mot motgångar, stress och obehag. Sist men inte minst lika viktigt är att få redskap att identifiera negativa tankar och strukturera om dem till konstruktiva tankar istället. Motivationsarbete I motivationsarbetet ingår det att personalen ansvarar för en kontinuitet i relationen mellan personal, en så kallad kontaktperson, och klient. Om en klient avviker från behandlingshemmet så arbetar vi med att söka upp och hämta tillbaka personen i den mån det är möjligt. Det görs en bedömning i varje enskild situation hur mycket tid som ska ges till detta. Hänsyn måste alltid tas till klientens integritet. Grundtanken med att arbeta uppsökande är att en del klienter under en fas i behandlingen straffar ut sig och då behöver stöd i att våga gå vidare i tillfriskningsprocessen. Vi arbetar med att bygga relationer, tillit så att klienterna ska känna sig trygga i Nya Tags miljö så att de vågar komma till personalen när de mår dåligt så behandlingsfasen går framåt. Lösningsfokuserat arbete Utifrån det lösningsfokuserade arbetet använder vi samtal och det vardagliga miljöarbetet med att uppmärksamma klienten på de undantag som gör en positiv skillnad. Tanken är att ge utrymme för reflektioner och möjlighet att omvärdera synen på sig själv. Fokus ligger på klientens mål, fungerande liv och självtillit. Ersätter handbok daterad: Sidan: 7(59) QiM AB

8 De grundläggande faserna som vi arbetar efter är följande: Att beskriva problemet Att utveckla välformulerande mål Att leta efter undantag som gör en positiv skillnad Feedback Att utvärdera klientens framsteg I samtalen med klienterna används en manual med frågor som berör de ovannämnda faserna. Nätverksarbete Familj och andra närstående är viktiga i arbetet med klienten. Det sociala nätverket kring klienten bestående av släktskap, vänskap, bekantskap, arbetsplats, myndigheter etc. utgör personens sociala sammanhang. Detta system av sociala relationer är klienten på olika sätt beroende av. I förekommande fall kallar vi till nätverksmöten där de som påverkar och är involverade i klientens situation bjuds in. Tillsammans med klienten och de inbjudna diskuteras hur man ska arbeta för att lösa de problem som finns och komma överens om vem som ska ta ansvar för vad. Återfallsprevention I Nya Tags behandlingsarbete ingår det att ha beredskap för eventuella återfall eftersom återfallsrisken är hög bland människor med tungt missbruk. De är väldigt viktigt att personalen finns som ett starkt stöd i de mest kritiska situationerna. Man straffar inte automatiskt ut sig vid ett återfall men beroende på uppdragsgivarens arbetsplan och i de fall där återfallsfrekvensen överstiger det acceptabla för att kunna utöva en god behandling finns en tydlig individuell gräns. För att motverka och minska risken för återfall arbetar personal och klient tillsammans med kartläggning av de högrisksituationer som finns för recidiv i varje fall. Man skapar därmed en medvetenhet om vilka situationer man ska vara observant på och kan då pröva nya strategier så att man får möjlighet att handla på ett annat sätt vid dessa tillfällen Genomförande Målsättning Arbete/Utbildning Arbetet är en viktig del av den unges liv. Ett arbete leder till förbättrad självkänsla och ökad självständighet och dessutom ger det en inkomst. Vi samarbetar med ett flertal olika hantverkare och företag samt arbetsförmedlingen och försäkringskassan. Med hjälp av praktikplatser och lärlingsplatser försöker vi lotsa ut ungdomen i arbetslivet. Många ungdomar har inte fullgjort sin skolplikt. Där det behövs hjälper vi ungdomen att slutföra sin skolgång. Vi samarbetar även med olika gymnasieskolor och folkhögskolor. Nya Tag har en arbetspraktik tillgänglig för ungdomarna som fungerar som en "praktik före praktiken". Syftet är att lära sig hålla en struktur, få rutin på sin vardag samt få erfarenhet och referenser. Boende Ersätter handbok daterad: Sidan: 8(59) QiM AB

9 Vi strävar efter att ungdomarna ska ha ett väl fungerande boende. Vi ger stöd i de vardagliga sysslorna så som att betala räkningar, handla mat, ADL mm. Förutom våra nio platser i gruppboendet så har vi ett antal referenslägenheter som ett steg i behandlingen/utslussningen. Fritid Vi försöker hitta något meningsfullt och roligt för klienten att göra på sin fritid. En fritidssysselsättning kan bidra till att klienten utvecklas såväl socialt som inombords. Det är också bra att lära sig att "göra ingenting", att bara vara hemma och hitta lugnet. Nätverk/Relationer Det är viktigt att vidga och stärka ungdomarnas nätverk och relationer genom att de får träffa positiva vuxna. Hos oss får de träffa vuxna i olika sammanhang på ett naturligt sätt genom bland annat sina praktikplatser. Social träning Den sociala träningen pågår hela tiden under behandlingen och finns med som en grundkomponent i behandlingsarbetet. Förutom de olika metoder som används i behandlingen så är social träning ute på praktikplatser, skolor, mm av stor betydelse. Nya Tag riktar sig ut i det omgivande samhället för att ungdomen ska få möjlighet att under behandlingstiden kunna bearbeta de svårigheter som han kan tänkas stöta på i vardagslivet. Vårt syfte med detta är att minimera återfallsrisken så långt det är möjligt genom att rusta ungdomen för att klara av ett självständigt liv efter utskrivning. Drogfrihet Nya Tag är ett drogfritt boende som ska vara en frizon från droger för de inskrivna. Det är inte tillåtet att föra in, förmedla, eller använda droger i verksamheten. Öppenvårdsbehandling som innehåller beteendeförändrande insatser som bidrar till förbättringar av klientens livssituation, funktionsförmåga, och livskvalitet. Insatserna är fokuserade på missbruksproblematiken. Vi tar alla klagomål på allvar På Nya Tag tar vi alla idéer, synpunkter och klagomål från klienter, anhöriga, handläggare och övriga på allvar. Vi ser det som en möjlighet och förbättra och utveckla vår verksamhet. Ett klagomål ger oss möjligheten att ta itu med det problem eller missförstånd som har uppstått. Vi för en öppen dialog internt och extern för att korregera och ta lärdom av problemet eller missförståndet som har uppstått. Alla som arbetar på Nya Tag känner till rutinerna kring klagomålshanteringen. Du kan framföra klagomål personligen, per telefon, skriftligen eller via e-post. Ersätter handbok daterad: Sidan: 9(59) QiM AB

10 Du kan vara anonym när du framför ditt klagomål. Nackdelen är att vi då inte kan ta kontakt med dig och berätta hur vi följer upp klagomålet. Vi ser hela klagomålshanteringen som ett verktyg i vårt kvalitetsarbete. Ersätter handbok daterad: Sidan: 10(59) QiM AB

11 1.4 Ledningssystem Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöledningssystem Nya Tag har för sin verksamhet upprättat ett processbaserat ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö, enligt kraven i ISO 9001:2008 för kvalitetsledningssystem samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 och ISO 14001:2004 för miljöledningssystem samt arbetsmiljöledningssystem enligt OHSAS 18001:2007 innefattande ett systemiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:01. Ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö omfattar följande dokument: Handbok Handlingsplan miljö, handbokens bilaga 1 Styrande dokument som är förtecknade i handbokens bilaga 2 Fastställda blanketter och dokumentmallar i handbokens bilaga 2 Redovisande dokument som är förtecknade i handbokens bilaga 3 Fastställda blanketter och dokumentmallar i handbokens bilaga 2 Företagets IT-stöd presenterat i handbokens bilaga 4 Miljöutredning Arbetsmiljöutredning med tillhörande riskbedömning av företagets arbetsplatser samt protokoll från arbetsmiljörond Ledningssystemet är tillgängligt via vår server eller på de platser som är angivna i handbokens bilaga Definitioner Ett processbaserat ledningssystem bygger på att Nya Tag:s olika processer och dess ordningsföljd fastställs. Samverkan mellan processerna betecknas som den processmodell som tillämpas för ledningssystemet. Övergripande för processorienteringen är en strävan att se verksamheten ur ett kund- och patientperspektiv och att arbeta med ständiga förbättringar av såväl tjänster som den egna verksamhetens sätt att arbeta. Processmodellen anpassas över tiden. Ledningsprocesser beskriver hur Nya Tag leds, följs upp och utvecklas genom ständiga förbättringar. Ledningsprocesserna kan beskrivas i form av en årsplan för verksamhetsåret/ bokslutsåret. Ledningsprocessen omfattar t ex de möten och uppföljningar som genomförs för att leda och utveckla företaget. Utveckling betraktas också som ledningsprocesser. Huvudprocesser beskriver hur vi uppfyller uppdragsspecifikation och våra överenskomna åtaganden gentemot kund. Huvudprocesserna styrs så att de uppfyller fastställd uppdragsspecifikation och andra kundkrav samt tillämpliga författningskrav. Stödprocessernas uppgift är att stödja huvudprocesserna (kärnverksamheten) och verkar inom den egna verksamheten. Utlagd process; en utlagd process är en process som vi valt att utföra genom extern part. Vi styr och säkerställer så att utlagd process uppfyller kund och författningskrav. Ersätter handbok daterad: Sidan: 11(59) QiM AB

12 1.4.3 Processmodell Ledningsprocesser Företagsledning Utveckling K U N D K R A V Tecknande av uppdrag Huvudprocesser - egna Behandling Utslussningslägenheter Huvudprocesser - utlagda Underleverantör K U N D T I L L F R E D S S T Ä L L E L S E Dokumentstyrning Materialhantering Nödlägesberedskap Stödprocesser Inköp Administration Ersätter handbok daterad: Sidan: 12(59) QiM AB

13 1.5 Organisation Organisationsskiss Vår organisation framgår av nedanstående organisationsskiss. VD Mohammad Babulfath Admin./Ekonomi Ida Babulfath Zara Hedlund SOSFS och Kvalitet Rolf Eriksson Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska Miljö och Arbetsmiljö Ida Babulfath Verksamhetschef Ida Babulfath Stigbergstorget Rolf Eriksson Surte Föreståndaren Utöver denna finns dokumenterade ansvarsfördelningar i form av delegationer samt befattningsbeskrivningar. Personal finns tillgänglig dygnet runt. Konsulter finns att tillgå som kan indelas i följande kategorier: - Psykolog - Läkare Ersätter handbok daterad: Sidan: 13(59) QiM AB

14 - Sjuksköterska Företagslednings - Verksamhetschef Verksamhetschefen/föreståndaren leder verksamheten och har personal- och bemanningsansvar. Verksamhetschefen/föreståndaren sammanhåller också kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbetet samt fastställer ledningssystemets dokument. Företagsledningen ansvarar för: - att medarbetarna är utbildade för sina uppgifter samt medvetna om kvalitets-, miljö och arbetsmiljöpolicyn - att följa upp att alla medarbetare följer författningskrav - att informera medarbetarna om ändringar som kan påverka arbetsmiljön - att kontrollera att fordon och andra anordningar underhålls och uppfyller säkerhetskraven - att undanröja eller låta undanröja påtalade olycksrisker - att anmäla arbetsskada och medverka i rehabiliteringsarbetet - att stoppa arbetet vid omedelbar fara för personal eller sakskada Ansvar och befogenhet För att medarbetarna ska kunna verka i sina olika roller är ansvar och befogenheter klargjorda för olika typer av befattningar. Verksamhetschefen ansvarar för att resurser finns för att driva verksamheten. I allas ansvar ingår att aktivt medverka i verksamhetens kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete. Var och en ansvarar för att följa instruktioner, lagar och föreskrifter. Vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker, tillbud och hot mot en god arbetsmiljö Ledningens representant för kvalitet Ledningens representant för kvalitet ingår i företagsledningen och ansvarar för att: - säkerställa att kvalitetsledningssystemets processer upprättas, införs och underhålls - rapportera till företagsledningen om kvalitetsledningssystemets funktion och behov av förbättring - säkerställa att organisationen känner till aktuella kundkrav Ersätter handbok daterad: Sidan: 14(59) QiM AB

15 Ledningens representant för kvalitet är: Rolf Eriksson Ledningens representant för miljö Ledningens representant för miljö ingår i företagsledningen och ansvarar för att: - säkerställa att miljöledningssystemet upprättas, införs och underhålls - rapportera till företagsledningen om miljöledningssystemets prestanda och föreslå till förbättringar - vid förfrågan informera externa intressenter om miljöpolicyn Ledningens representant/representanter för miljö är: förnamn efternamn Arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet leds av VD/företagsledningen. Arbetsgivaren har alltid kvar sitt ansvar för arbetsmiljön, även om man väljer att fördela ut olika uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Ledningens representant för arbetsmiljö ingår i företagsledningen och ansvarar för att: - säkerställa att arbetsmiljöledningssystemet upprättas, införs och underhålls - rapportera till företagsledningen om arbetsmiljöledningssystemets prestanda och lämna förslag till förbättringar - vid förfrågan informera externa intressenter om arbetsmiljöpolicyn Ledningens representant/representanter för arbetsmiljö är: förnamn efternamn Vi saknar formellt skyddsombud utsett av personalorganisationerna. I vårt systematiska arbetsmiljöarbete deltar en representant för medarbetarna vid riskbedömning av arbetsmiljön, och vid arbetsmiljöronder. Vi har alla ansvar för att skapa en god arbetsmiljö och uppmärksamma risker Delegerat arbetsmiljöansvar Företagsledning ska: - Se till att medarbetarna är utbildade i sin yrkesroll samt medvetna om sitt arbetsmiljöansvar - Informera medarbetarna om ändringar som kan påverka arbetsmiljön. - Se till att alla medarbetarna följer lagar och föreskrifter. Kontrollera att maskiner, redskap och andra anordningar underhålls väl och uppfyller säkerhetskraven. - Infordra rapport om arbetsmiljön från medarbetarna. - Undanröja eller låta undanröja påtalade olycksrisker - Anmäla arbetsskada och medverka i rehabiliteringsarbetet Ersätter handbok daterad: Sidan: 15(59) QiM AB

16 - Organisera arbetsmiljöronder - Följa upp olycksfall, arbetsrelaterad frånvaro, frånvaro samt medverka till rehabiliteringsarbete. Medverka till undanröjande av olycksfallsrisker. 1.6 Information och möten För att vår verksamhet ska löpa så smidigt som möjligt har vi en god information inom den egna organisationen liksom med kunder, leverantörer, samarbetspartners och övriga intressenter. Löpande information VD/ansvarig chef lämnar löpande information om aktuella frågor till medarbetarna. Måndagsmöte Varje vecka genomförs ett personalmöte och behandlingsmöte. Här deltar all personal. Företagsledningen förankrar beslut kring utförande av verksamhet vid personalmötet. Aktuellt arbetsläge klargörs och planering sker för den närmaste veckan. Minnesanteckningar skrivs. Handledning Varje månad genomförs självreflekterande vidareutveckling av personal genom handledning. Här deltar all behandlingspersonal. Ledningens genomgång Två gånger per år, under kvartal 2 respektive kvartal 4, genomför VD det tillsammans med verksamhetschefen den så kallade ledningens genomgång av kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledningssystemet. Protokoll skrivs. Rapportering Under löpande verksamhet är det respektive medarbetares ansvar att till verksamhetschef informera om händelser eller externa kontakter som är av betydelse för genomförande av vårt kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete. Ersätter handbok daterad: Sidan: 16(59) QiM AB

17 2. Kvalitet 2.1 Kvalitetsledningssystem Nya Tag har för sin verksamhet upprättat ett kvalitetsledningssystem enligt kraven i SOSFS 2011:9 och ISO 9001:2008. Kvalitetsledningssystemet omfattar hela verksamheten och är dokumenterat i denna Handbok. Kvalitetsledningssystemet utesluter ISO 9001:2008 krav 7.3 Konstruktion och utveckling samt 7.6 behandling av övervaknings- och mätutrustning. Kvalitetsledningssystemet bygger på ständiga förbättringar av verksamheten genom uppföljning av kvalitetsmål, avvikelsehantering och interna revisioner. 2.2 Kundfokus Kvalitetsledningssystemet bygger på en kundfokusering av verksamheten. Kvalitetsarbetet säkerställer att klientens behandlingsbehov klarläggs i ankomstsamtalet. Uppföljning sker mot behandlingsplan och redovisas till klient och beställare. Under behandlingen sker löpande dialog och återkoppling till klient. 2.3 Kvalitetspolicy tillhandahåller behandling där individens behov sätts i centrum. Behandling utförs utifrån fastställd metodik av engagerad och kompetent personal. Alla som arbetar inom medverka aktivt till att åstadkomma bra behandlingsresultat genom förståelse för klientens behov samt bra behandlingsprogram. Vår verksamhet sker efter tillämpliga lagar och föreskrifter. Vårt kvalitetsarbete och kvalitetsledningssystem utvecklas genom ständiga förbättringar. 2.4 Kvalitetsmål Övergripande kvalitetsmål Nya Tag har följande grundläggande kvalitetsmål för verksamheten. - Klienter ska kunna känna tillförsikt med behandlingsprogrammet - Programmet ska uppfylla ställda mål Ersätter handbok daterad: Sidan: 17(59) QiM AB

18 2.4.2 Detaljerade kvalitetsmål I syfta att följa upp och utveckla verksamheten har följande kvalitetsmål fastställts: Införande av kvalitetsledningssystem Under året införs ett kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9 och ISO 9001:2008 för hela verksamheten. Kvalitetsmål Kundkrav: Klientens boende och behandling mm motsvarar överenskommelse med kundens förväntningar till 100 %. Uppföljning sker av uppkomna avvikelser samt kundklagomål. Beläggningsgrad Målsättningen är 100 % beläggning. Kvalitetsmål Journalföring Inga fel får förekomma i journalföringen. Kvalitetsmålet mäts i form av antal fel och gjorda rättelse i journalföringen. Uppföljning av kvalitetsmål Uppföljning av kvalitetsmål sker löpande av ansvarig chef och behandlas vid ledningens genomgång. Ersätter handbok daterad: Sidan: 18(59) QiM AB

19 3. Miljö 3.1 Miljöledningssystem Vårt miljöarbete är ett kontinuerligt arbete som beskrivs med nedanstående bild. Miljöutredning Miljöpolicy Övergripande miljömål Detaljerade miljömål Handlingsprogram Miljöutredningen identifierar och kartlägger de betydande miljöaspekter som vår verksamhet ger upphov till och som är möjliga att styra och påverka. I miljöutredningen klargörs även tillämpade miljörutiner, miljöprestanda samt den kunskap som finns inom miljöområdet samt tillämpliga lagkrav. Identifierade miljöaspekter värderas och rangordnas. Miljöutredningen uppdateras en gång per år som bas för planering av vårt långsiktiga och kortsiktiga miljöarbete. I det fall händelser inträffar som påverkar vårt miljöarbete sker uppdatering av miljöutredningen inför förnyad inriktning av vårt fortsatta miljöarbete. Miljöpolicyn bygger på miljöutredningens riskbedömning av de betydande miljöaspekterna. Vår miljöpolicy är vägledande för vårt miljöarbete. Övergripande miljömål fastställs inom ramen för miljöpolicyn. Detaljerade miljömål fastställs per verksamhetsår och avser såväl intern verksamhet som verksamhet gentemot kund. Miljömålen följs upp och utvärderas löpande av företagsledningen samt vid ledningens genomgång. Miljörutiner införs utifrån behov. Handlingsprogram för miljö utarbetas för att tydliggöra hur olika delar av verksamheten verkar för att uppnå satta miljömål. 3.2 Verksamhetens miljöpåverkan Vår miljöpåverkan har tydliggjorts i miljöutredningens riskvärdering av de miljöaspekter som vår verksamhet ger upphov till. Uppkomna miljöaspekter har bedöms vad gäller allvarlighetsgrad, omfattning och egen förmåga att påverka detta. Resultatet av kartläggningen och riskvärderingen visar vad vi i första hand bör koncentrera det egna miljöarbetet på. Miljöutredningen ligger till grund för fastställande av vår miljöpolicy. Ersätter handbok daterad: Sidan: 19(59) QiM AB

20 3.3 Miljöpolicy ska verka för att förebygga förorening och för att belastningen på natur och miljö begränsas så långt som möjligt. I vårt miljöarbete utgår vi från att tillämpliga lagar och föreskrifter uppfylls. Vi tillämpar källsortering av avfall och strävar efter en minskad energianvändning. I vårt praktiska miljöarbete deltar medarbetare och klienter. Vårt eget miljöarbete och vårt miljöledningssystem utvecklar vi genom ständiga förbättringar. 3.4 Miljömål Övergripande miljömål Vårt övergripande miljömål är att ha ett aktivt miljöarbete med engagemang från såväl medarbetare som klienter Detaljerade miljömål I syfte att följa Miljöbalkens intentioner och utveckla vårt miljöarbete har vi satt upp följande detaljerade miljömål: Införande av miljöledningssystem Under året införs ett miljöledningssystem enligt ISO 14001:2004 för hela verksamheten. Miljömål Grundläggande miljöutbildning Under året utbilda all personal i grundläggande miljöutbildning. Miljömål Modern teknik Inom ramen för vår verksamhet utnyttjar modern teknik för att minska pappersflödet och upprätthålla en god kommunikation med alla våra medarbetare. Under året införs rutiner för hur vi inrapporterar tid respektive anteckningar via telefon och datakommunikation. Miljömål Kretsloppsperspektiv På vårt kontor ska allt återvinningsbart papper, material, glas och plast mm lämnas på därför avsedd plats. På kontoret ska endast lågenergilampor användas och alla maskiner och all belysning ska stängas av efter arbetstid. Uppföljning av miljömål Uppföljning av miljömål sker löpande av ansvarig chef och behandlas vid ledningens genomgång. För att tydliggöra hur vi ska uppnå satta miljömål finns ett handlingsprogram för miljö. Se Bilaga 1. Ersätter handbok daterad: Sidan: 20(59) QiM AB

21 4. Arbetsmiljö 4.1 Arbetsmiljöarbete Ledningssystem för arbetsmiljö enligt OHSAS 18001:2007 innefattar vårt systematiska arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:01. Arbetsmiljöarbetet syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall samt bygger på en ständig förbättring av vårt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöarbetet är ett kontinuerligt arbete som beskrivs med nedanstående bild. Ständiga förbättringar av arbetsmiljö Identifiera risker för ohälsa Arbetsmiljöutredning Uppföljning Arbetsmiljöronder Intern revision av arbetsmiljön Fastställ Arbetsmiljöpolicy mål och praktiskt arbetsmiljöarbete Allt vårt arbetsmiljöarbete utgår från vår riskbedömning av de risker för ohälsa som förekommer inom ramen för vår verksamhet samt resultatet av en arbetsmiljörond. Protokoll upprättas för riskbedömningen av arbetsmiljön och arbetsmiljörond och utgör grund för vår arbetsmiljöutredning som klargör vår arbetsmiljö och de krav som ställs för att eliminera risker för ohälsa och uppfylla författningskrav. Arbetsmiljöutredningen är alltså en dokumentation av vår riskbedömning av arbetsmiljön, redovisar arbetsmiljöronden samt tillämpligt lagrum samt drar slutsatser om vilka åtgärder som bör vidtas för att förbättra vår arbetsmiljö. Utifrån arbetsmiljöutredningens resultat upprättas en Handlingsplan Arbetsmiljö, arbetsmiljöpolicy, arbetsmiljömål och vårt praktiska arbetsmiljöarbete. Ersätter handbok daterad: Sidan: 21(59) QiM AB

22 Vid en identifierad risk för ohälsa elimineras denna genom att följande åtgärder: 1. Ersätter metod eller maskin som innebär risk för ohälsa 2. Vidtar tekniska skyddsåtgärder 3. Märker och varnar för ohälsa och inför interna regler 4. Tillhandahåller personlig skyddsutrustning och informerar berörda medarbetare om risker Arbetsmiljöronderna innebär en uppföljning av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. För att följa upp vårt arbetsmiljöledningssystems funktion och tillämpning genomförs årliga interna arbetsmiljörevisioner gentemot OHSAS 18001:2007 krav och tillämplig lagstiftning. De interna arbetsmiljörevisionerna är tillsammans med riskbedömning av vår arbetsmiljö samt arbetsmiljörond underlag för uppdatering av vår arbetsmiljöutredning. Arbetsmiljöutredningen uppdateras en gång per år som bas för planering av vårt långsiktiga och kortsiktiga arbetsmiljöarbete. I det fall händelser inträffar eller förändringar planeras för verksamheten som påverkar vår arbetsmiljö görs en uppdatering av arbetsmiljöutredningen som grund för förnyad inriktning av vårt fortsatta arbetsmiljöarbete. 4.2 Arbetsmiljöpolicy systematiska arbetsmiljöarbete omfattar alla delar av verksamheten. Vår målsättning är upprätthålla en bra arbetsmiljö, såväl fysiskt, psykiskt som ur ett socialt perspektiv. En bra dag på jobbet innebär för oss intressanta och utvecklande arbetsuppgifter. Ett arbete som utförs tillsammans med andra medarbetare eller anlitade konsulter. Vi utför arbeten i våra egna kontorslokaler men även ute hos klient. Vi sätter säkerheten först genom att ha god kunskap om tillämpliga lagar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet. Tillsammans strävar vi efter att ständigt förbättra vår arbetsmiljö, förhindra arbetsskador, minska arbetsrelaterad sjukfrånvaro och på ett tidigt stadium arbeta med rehabilitering. Vi utvecklar vår egen arbetsmiljö och arbetsmiljösystem genom ständiga förbättringar. 4.3 Arbetsmiljöarbete med allas delaktighet Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön, men för att uppnå en god arbetsmiljö krävs att vi alla är delaktiga i arbetsmiljöarbetet. Varje medarbetare ska: - känna till målen med sitt arbete Ersätter handbok daterad: Sidan: 22(59) QiM AB

23 - ha nödvändig kompetens och befogenheter för att utföra sina arbetsuppgifter samt använda och utveckla sin kompetens - kunna påverka arbetets innehåll och arbetsmiljö - visa ett personligt ansvar för hälsa och miljö - verka för att mobbning inte förekommer - medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet - använda personlig skyddsutrustning 4.4 Arbetsmiljömål Övergripande arbetsmiljömål Genom ett aktivt arbetsmiljöarbete utvecklar vi vår egen arbetsmiljö och förebygger ohälsa och olyckor Kortsiktiga arbetsmiljömål Våra kortsiktiga arbetsmiljömål tydliggörs i vår Handlingsplan arbetsmiljö. Handlingsplanen upprättas utifrån årlig riskbedömning av arbetsmiljö, arbetsmiljörond/arbetsmiljöronder och interna arbetsmiljörevisioner. 4.5 Jämställdhetspolicy Vårt jämställdhetsarbete präglas av respekt för individen och individens integritet. Detta innebär att: - kvinnor och män ska behandlas lika som individ i alla sammanhang och ingen ska på grund av sitt kön ifrågasättas i sin yrkesroll - arbetsgivaren och varje enskild medarbetare i både ord och handling arbetar för en jämställd arbetsplats där män och kvinnor har lika värde - vi ska aktivt verka för att både kvinnlig och manlig kompetens representeras i arbetsgrupper, projekt mm. - kvinnor och män har lika lön för lika eller likvärdiga arbetsinsatser - vår arbetsmiljö ska vara fri från kränkande särbehandling inklusive sexuella trakasserier - anställdas olika erfarenheter och kulturella skillnader tillvaratas - kvinnor och män ges lika rätt till utveckling i arbetet (med utvecklingssamtalet som grund) - kvinnor och män ges samma möjlighet att förena föräldraskap och arbete - arbetsplatsen och dess organisation, teknik och arbetsinnehåll är anpassade för både kvinnor och män Det är varje medarbetares ansvar att aktivt ta del av jämställdhetsarbetet för att arbetet ska bli framgångsrikt. Chefer på alla nivåer ska tydliggöra, vidareutveckla och konkret genomföra jämställdhetspolicyns intentioner. Ersätter handbok daterad: Sidan: 23(59) QiM AB

24 Som arbetsgivare tar vi avstånd från alla former av diskriminering och trakasserier p.g.a. kön, funktionella funktionshinder, sexuell läggning, etnisk tillhörighet eller religion. 4.6 Alkohol- och drogpolicy Vi har alla ett gemensamt ansvar för en god arbetsmiljö och en effektiv och säker arbetsplats. Alkohol och droger går inte att förena med arbete. Vårt mål är: - att ha en för alla god fysisk och psykisk arbetsmiljö - att förebygga ohälsa, tillbud och olyckor - att förebygga uppkomst av alkohol- och drogmissbruk - att aktivt hjälpa den som har missbrukarproblem - att all verksamhet, ska vara fri från bruk av narkotika och anabola steroider - att genom klara regler och ökad kunskap motverka fördomar och negativa attityder så att hjälpinsatser inte fördröjs - att alla aktivt ska delta i detta viktiga arbete 4.7 Trafiksäkerhetspolicy I vår verksamhet ingår transporter som en del i vår arbetsmiljö. Trafiksäkerhet kräver därför extra uppmärksamhet. Den som framför fordon i arbetet ska ha behörighet för aktuell fordonstyp och innan start förvissat sig om fordonets skick. Vi framför våra fordon enligt gällande trafikbestämmelser och ser bilkörningen som en viktig arbetsuppgift för egen och andras säkerhet. Under färd i fordon undviker vi samtal i mobiltelefon. Då så inte kan undvikas använder vi hands-free. 4.8 Arbetsmiljöronder Företagsledningen genomför tillsammans med medarbetare arbetsmiljöronder i verksamheten. Här studeras den arbetsmiljö som finns vid våra olika arbetsplatser och gemensamma lokaler. Arbetsmiljöronden dokumenteras i form av ett protokoll som undertecknas av företagsledning och medarbetare. Ansvarig chef fattar beslut om åtgärder på kort och lång sikt med anledning av genomförd arbetsmiljörond. Protokollet från arbetsmiljöronden är beslutsunderlag. För de risker som åtgärdas direkt anges på Handlingsplanen. För övriga åtgärder som inte kan ske direkt anges när dessa ska vara genomförda samt ansvarig för åtgärden. Företagsledningen fastställer Handlingsplan Arbetsmiljö. Vid större förändringar av verksamhet, teknik eller organisation bedöms konsekvenser för arbetsmiljön före beslut. Beslutet följs upp med en extra arbetsmiljörond. Ersätter handbok daterad: Sidan: 24(59) QiM AB

25 4.9 Rutiner för en bra arbetsmiljö Rutiner för den dagliga verksamheten har framtagits för att ge en god arbetsmiljö. Ett arbetsmiljöarbete med allas delaktighet Företagsledning och alla medarbetare medverkar tillsammans för att åstadkomma en bra arbetsmiljö. Frågor som berör arbetsmiljön delges all personal. Vid anställning/anlitande av personal Vid anställning eller anlitande av nya medarbetare och underentreprenörer sker information om vårt arbetsmiljöarbete. Introduktion sker på aktuell arbetsplats med tillhörande arbetsmiljörutiner. Särskild information och eventuell utbildning lämnas om användning av personlig skyddsutrustning för vissa arbetsuppgifter samt vilken gemensam skyddsutrustning som finns att tillgå och var den förvaras. Verksamhetslokaler Alla lokaler är försedda med belysning och ventilation anpassade utifrån aktuell verksamhet. Hygien För att minska smittspridning följer vi rutiner/föreskrifter kring hygien. Personlig skyddsutrustning För de arbetsmoment för vilka det behövs personlig skyddsutrustning eller lyftutrustning finns sådan att tillgå. Upphandling Vid upphandling av utrustning och kemisk-tekniska produkter beaktas arbetsmiljöaspekter. Ordning och reda För allas trivsel håller vi god ordning på vår arbetsplats. Hantering av kemisk-tekniska produkter Alla kemisk-tekniska produkter som används är märkta av tillverkaren. För klassade produkter finns säkerhetsdatablad som följer produkter. Av detta framgår hur produkten ska hanteras och lagras. I de fall produkter tappas upp på annan förpackning märks ny förpackning utifrån originaltext. Ersätter handbok daterad: Sidan: 25(59) QiM AB

26 5. Tecknande av uppdrag 5.1 Behandlingsprogram Behandling kan bokas av kommun eller myndighet för personer utifrån ett individuellt behov. 5.2 Tillhandhållande av uppdrag Inom Nya Tag är det verksamhetschef och föreståndare som presenterar våra behandlingsprogram och lämnar offerter. De priser som lämnas dokumenteras tillsammans med aktuellt behandlingsprogram. Vår beställare är kommun eller landsting som för klients räkning beställer ett behandlingsprogram. Alla beställningar bygger på en individuell behandlingsplan samt ett aktivt ställningstagande av klienten om att vilja genomgå aktuellt program. Förfrågan leder oftast till en dialog i flera mellan oss, beställare och klient. Varje uppdrag dokumenteras i form av en skriftlig beställning/avtal som är undertecknad av verksamhetschef. Av beställningen framgår även vilken rapportering som ska ske till beställaren. Till beställningen bifogas aktuell behandlingsplan för klienten. 5.3 Avbrutna behandlingsprogram I det fall klient eller Nya Tag beslutar om att avbryta behandling sker detta i dialog med beställare. Detta dokumenteras i journalsystem. Ersätter handbok daterad: Sidan: 26(59) QiM AB

27 6. Utveckling 6.1 Utveckling genom ständiga förbättringar Nya Tag arbetar med utveckling av verksamheten enligt förbättringshjulet. Agera Ledningens genomgång Planera Kontrollera Genomföra. Planera: Fastställ vilka mål och åtgärder som behövs för att åstadkomma resultat som överensstämmer med kundkrav och våra olika policies. Genomföra: Genomför verksamheten. Kontrollera: Kontrollera genomförandet med utgångspunkt kundkrav och våra olika policies samt rapportera resultaten. Agera: Vidta åtgärder för att ständigt förbättra vår verksamhet. Med bas i förbättringshjulet utvecklar vi genom ständiga förbättringar vårt ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö med hjälp av: - kundtillfredsställelse - kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpolicy - kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål - interna revisioner - riskbedömning av miljöaspekter och arbetsmiljö - avvikelsehantering - korrigerande och förebyggande åtgärder - ledningens genomgång Ersätter handbok daterad: Sidan: 27(59) QiM AB

28 6.1.1 Kundtillfredsställelse En central fråga i allt kvalitetsarbete är kundtillfredsställelse. Genom nöjda kunder får vi möjlighet att skapa långsiktiga affärskontakter och en utveckling av den egna verksamheten. I våra kontakter med kunder och presumtiva kunder är vi lyssnande till vilka krav kunden ställer på den typ av tjänster som vi tillhandahåller. Genom vår kontraktsgenomgång tydliggör vi kundkraven tillsammans med kund och dokumenterar dessa. För våra större och återkommande kunder har vi utsedda kundansvariga som håller en löpande kontakt med kunden. Vi följer upp större uppdrag genom ett avslutande möte där vi inhämtar kundens synpunkter på uppdraget. Kundsynpunkterna dokumenteras och redovisas för företagsledningen som beslutar om åtgärder. Uppkomna kundreaktioner behandlas vid ledningens genomgång och återförs till alla medarbetare t ex vid personalmöten eller särskilda informationstillfällen. För att kundtillfredställelsen ska hållas på högsta nivå, deltar vi i kvalitetsindexmätningar utförda av SSIL, Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöpolicy Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpolicy fastställs av företagsledningen och kommuniceras ut till medarbetarna. Uppföljning sker vid ledningens genomgång. Miljöpolicyn baseras på aktuell miljöutrednings riskbedömning av miljöaspekter knutna till vår verksamhet. Miljöutredningen uppdaterar vi årligen och vid större förändringar av verksamheten. Arbetsmiljöpolicyn baseras på arbetsmiljöutredningens riskbedömning av arbetsmiljön. Arbetsmiljöutredningen uppdaterar vi årligen och vid större förändringar av verksamheten. Alla medarbetare är ansvariga för att kvalitets-, miljö- och arbetsmiljö-policyn tillämpas i verksamheten. I det fall extern förfrågan finns om gällande miljöpolicy besvaras denna av ledningens representant för miljö som sänder över denna per post eller e-post Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål fastställs av företagsledningen och kommuniceras ut till medarbetare. Uppföljning sker vid ledningens genomgång. Kvalitetsmålen innebär ett åtagande om ständig förbättring av vår egen verksamhet internt och gentemot kund. Miljömålen formuleras utifrån miljöpolicyn och därmed miljöutredningens riskbedömning av våra miljöaspekter. Miljömålen vägleder vårt eget miljöarbete. Ersätter handbok daterad: Sidan: 28(59) QiM AB

29 Arbetsmiljömålen syftar till att säkra arbetsmiljön. Kvalitets- och miljömålen ska vara mätbara och stå i överensstämmelse med kvalitets- och miljöpolicy Interna revisioner Intern kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörevision genomförs av hela ledningssystemet en gång per år. Revisionerna ska omfatta standardernas alla kravelement och hela organisationen ska omfattas av de interna revisionerna. Revisionerna kan delas upp på flera tidpunkter. Revisionen syftar till att genom intervjuer med medarbetare följa upp det praktiska kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbetet. Handboken studeras utifrån om dokumenterat arbetssätt tillämpas inom verksamheten. Våra policies och mål för kvalitet, miljö och arbetsmiljö följs upp. Resultatet från revisionen ska ge grund för ständiga förbättringar av vårt kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete. Varje avvikelse som uppkommer vid revisionen dokumenteras på avvikelserapport och en sammanfattande revisionsrapport skrivs. Avvikelser och revisionsrapport överlämnas till ledningens representant för kvalitet som överlämnar densamma till företagsledningen. Resultatet från interna revisioner behandlas vid ledningens genomgång. Ledningen fattar beslut om utvecklingen av ledningssystemet samt vid behov revidering av policies och mål utifrån revisionens resultat. Våra revisorer för intern revisioner ska ha kunskap om de standarder som revisioner sker mot samt revisionsteknik. Intern revisor reviderar inte eget verksamhetsområde eller funktion. För våra interna kvalitets- och miljörevisioner kan QiM Revisionsprogram användas. Intern kvalitetsrevisor: verksamhetschef Ida Babulfath Intern miljörevisor: verksamhetschef Ida Babulfath Riskbedömning Miljöaspekter och arbetsmiljö En gång per år ses miljö- och arbetsmiljöutredning över. Miljöaspekter och riskområden för ohälsa identifieras. Arbetsmiljöronder av arbetsmiljön genomförs enligt plan under året och följs upp som underlag för arbetsmiljöutredning. Uppdatering av miljöutredningen innefattar en ny riskbedömning av aktuella miljöaspekter. Uppdaterad miljöutredning är grund för fortsatt eget miljöarbete. Uppdatering av arbetsmiljöutredningen innefattar en ny riskbedömning av risker för ohälsa. Arbetsmiljöutredningens resultat omsätts i en aktuell handlingsplan för det egna systematiska arbetsmiljöarbetet. Ersätter handbok daterad: Sidan: 29(59) QiM AB

30 Riskbedömning och handlingsplan avseende klienter Klientsäkerhetsarbetet ska bedrivas inom ramen för socialsäkerhetslagen och Patientsäkerhetslagen. Viktiga aktiviteter i klientsäkerhetsarbetet är riskanalys, att analysera risker och händelser för att få kunskap om vilka åtgärder som ska vidtas för att öka säkerheten och undvika risk för att klienter drabbas av skador eller lidande. Bakomliggande orsaker till avvikelser kan uppdagas med hjälp av ett välfungerande systematiskt kvalitetsarbete med att analysera vad i systemet som möjliggjorde att händelsen kunde utvecklas, hur detta kan åtgärdas och hur en upprepning ska kunna förhindras. Vid konflikt mellan klienter finns ett samarbete med HVB-hemmet Korpberget som kan erbjuda plats om två klienter inte kan umgås på ett lämpligt sätt gentemot varandra. Nya Tag har tillsatt en analysgrupp gällande riskanalys, bestående av verksamhetschef Ida Babulfath, föreståndare Rolf Eriksson och handläggare Zara Hedlund. Analysgruppen utarbetar förslag till åtgärder för att förhindra att risker inträffar samt beslutar hur uppföljning ska ske av vidtagna åtgärder. Riskanalysen innebär att man identifierar risker och analyserar identifierade risker. Riskerna bedöms utifrån deras sannolikhet och allvarlighetsgrad samt negativa konsekvenser till följd av händelsen. En handlingsplan finns för hur verksamheten uppfylls vid exempelvis brand, längre tids elavbrott, översvämning, längre tids vattenavbrott eller dylikt. Om lokalerna blir obrukbara så har vi kontakt med andra HVB-hem för att dessa ska kunna erbjuda plats under tiden Avvikelse- och incidenthantering Vi dokumenterar och följer upp avvikelser - incidenter - för att kunna bota brister i rutiner, kunskap, metoder och organisation. En incident är en arbetsrelaterad händelse som gett eller kan ge skada eller ohälsa. Alla incidenter rapporteras till ansvarig chef som beslutar om åtgärd, dokumenterar och rapporterar. Ett avvikelsehanteringssystem finns för hantering av: - incidenter - reklamationer - klient/kundklagomål - klient/kundsynpunkter - avvikelser i uppdrag, gentemot planer och mål mm - avvikelser miljöpåverkan Alla medarbetare som upptäcker en avvikelse eller mottar en kundsynpunkt ansvarar för att rapportera denna. Rapportering sker på blankett Avvikelserapport. Avvikelserapport lämnas till närmaste chef som beslutar om direkt åtgärd där så erfordras. Avvikelsen lämnas därefter vidare till verksamhetschefen som ger avvikelsen med ett löpnummer och för in denna i avvikelsejournalen. Ersätter handbok daterad: Sidan: 30(59) QiM AB

31 Avvikelsejournalen visar uppkomna avvikelser och status. Uppkomna avvikelser och avvikelsernas status redovisas för företagsledningen och behandlas vid Ledningens genomgång. Information lämnas till personalen om uppkomna avvikelser och beslut om åtgärder. Kundklagomål Reklamationer Kundklagomål Reklamationer dokumenteras på avvikelserapport och information lämnas till närmaste chef som beslutar om åtgärd. Åtgärden dokumenteras av ledningens representant för kvalitet. Klagomålshantering Nya Tag har följande rutin för klagomålshantering. 1. Den som mottar ett klagomål informerar om detta till föreståndaren. 2. Klagomålet dokumenteras ned. 3. Behov av korrigerande åtgärder klargörs och beslut fattas i erforderlig omfattning t ex beslut om extra uppföljning för att klargöra. 4. Dokumentation 5. Föreståndaren ordnar en avstämning med alla parter. Tillvaratagande av förbättringsmöjlighet förankras i organisationen och införs Korrigerande och förebyggande åtgärder Korrigerande och förebyggande åtgärder syftar till: - eliminera risk för ohälsa - förebygga förorening - undvika att avvikelse uppkommer igen Korrigerande åtgärd kan föreslås av medarbetare eller intressent när problem upptäcks där alternativ lösning kan anses lämpligare. När en korrigerande åtgärd genomförs skrivs en avvikelserapport. Denna ska behandla grundorsak, beskriva vidtagen åtgärd samt förslag till förebyggande åtgärd för att förhindra att samma fel uppstår igen. Avvikelserapport behandlas därefter av ledningen som tar beslut om eventuell åtgärd. I det fall avvikelsen är att betrakta som ett systematiskt fel tas beslut om korrigerande och förebyggande insatser för att undvika framtida avvikelser. Förebyggande insatser kan innefatta information, utbildning eller nya rutiner för hur vi genomför vår verksamhet. Ledningen beslutar om korrigerande och förebyggande insatser samt följer upp dess införande och effekt av gjorda förändringar Egenkontroll Egenkontrollen görs med den frekvens och i den omfattning som krävs för att Nya Tag ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet Ersätter handbok daterad: Sidan: 31(59) QiM AB