Fördjupad uppföljning av naprapater upphandlade enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) i Landstinget i Uppsala län

Transkript

1 Fördjupad uppföljning av naprapater upphandlade enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) i Landstinget i Uppsala län Hälso- och sjukvårdsavdelningen vid Landstinget i Uppsala län Denna rapport har utvecklats av Sirona AB (org nr ). Materialet är ej en komplett spegling av Sirona:s perspektiv. För fördjupande kommentarer kontakta Sirona. Materialet får ej kopieras eller distribueras externt utan skriftligt samtycke från Sirona.

2 1 UPPDRAGSBESKRIVNING BAKGRUND UPPDRAGETS OMFATTNING OCH AVGRÄNSNINGAR PROJEKTORGANISATION METOD RESULTAT AV INTERVJUER ORGANISATION, BEMANNING, TILLGÄNGLIGHET OCH ÖPPETTIDER KVALITETS- OCH PATIENTSÄKERHETSARBETE, PATIENTFOKUS OCH BEMÖTANDE PERSONALPOLITIK, BEHÖRIGHET OCH LEGITIMATION ÖVRIGT RESULTAT AV JOURNALGRANSKNING DOKUMENTATION AV IDENTITET, SIGNERING OCH FAKTURERAT ARVODE UNDERSÖKNINGSRESULTAT, BEHANDLINGSPLAN OCH DIAGNOS ÅTGÄRDER, PATIENTINFORMATION, BEHANDLINGSRESULTAT OCH UTFÄRDADE INTYG SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER BILAGA 1: FÖRKORTNINGAR FÖR VÅRDGIVARE

3 1 UPPDRAGSBESKRIVNING 1.1 BAKGRUND Landstinget i Uppsala län beslutade att genomföra en fördjupad uppföljning av samtliga naprapater upphandlade enligt lagen (07:1091) om offentlig upphandling (LOU). I avtalet med naprapaterna anges att beställaren har rätt att företa ekonomisk och medicinsk revision. Vidare ges stöd för fördjupade uppföljningar i patientdatalagen (08:355). Sirona AB har fått i uppdrag att genomföra en fördjupad uppföljning av samtliga naprapater som är upphandlade enligt LOU. Den fördjupade uppföljningen har utgjorts av journalgranskningar och intervjuer med verksamhetschef för berörda vårdgivare. 1.2 UPPDRAGETS OMFATTNING OCH AVGRÄNSNINGAR Inom ramen för uppdraget har en fördjupad uppföljning genomförts för fyra naprapatmottagningar som samtliga drivs av ett och samma företag. För varje verksamhet har fem patientjournaler granskats, vilket innebär att behandlingen av totalt patienter granskats i detalj. Den fördjupade uppföljningen har syftat till att säkerställa verksamheternas följsamhet till gällande avtal, lagar, förordningar, föreskrifter och medicinska riktlinjer. Uppföljningen har vidare omfattat granskning av verksamheternas: - Organisation och bemanning - Tillgänglighet och öppettider - Patientfokus och bemötande - Patientsäkerhetsarbete - Personalpolitik - Behörighet och legitimation - Följsamhet till policys och riktlinjer - Kontroll av fakturaunderlag - Registreringsrutiner - Remisshantering Den fördjupade uppföljningen grundas i det material som har framkommit vid intervju med verksamhetschefen och vid journalgranskningen. Analysen och resultatet av uppföljningen är således begränsad till denna information 3

4 1.3 PROJEKTORGANISATION Projektet har utförts av konsulter och experter hos Sirona AB och utgörs av följande personer: - Marit Vaagen, uppdragsansvarig, Civilekonom - Isabelle Cehlin, senior manager och leg. Läkare - Frederic Neander, leg. Naprapat - Victor Friberg, konsult, Civilingenjör och Ek. kand. 4

5 2 METOD Den fördjupade uppföljningen har genomförts i form av journalgranskningar och intervju med verksamhetschefen för samtliga naprapatmottagningar som har tecknat avtal med Landstinget i Uppsala län. Journalgranskningen har syftat till att granska vårdgivarens följsamhet till gällande avtal och regler avseende journalföring och ersättning. Journalgranskningen baseras på fem avidentifierade patientjournaler för fyra mottagningar, dvs. patientjournaler har granskats i detalj. De patientjournaler som har granskats har valts ut slumpmässigt av uppdragsgivaren, med kriteriet att patienten ska ha besökt vårdgivaren under 15. Journalerna har granskats i sin helhet och antalet landstingsfinansierade vårdkontakter varierar mellan vårdgivarna. Ett särskilt utformat formulär har tagits fram för journalgranskningen där granskningskriterier är framtagna med utgångspunkt i gällande avtal och regler för journalföring. Avidentifiering av journalerna har skett på plats hos vårdgivarna och på sådant sätt att den som genomfört journalgranskningen enbart tagit del av det avidentifierade materialet. Sekretessförbindelse har tecknats mellan verksamhetschef och berörda granskare. Journalgranskningen har genomförts av leg. Naprapat Frederic Neander. Intervju med verksamhetschefen har genomförts med hjälp av ett semistrukturerat frågeformulär som är specifikt utformat med utgångspunkt från de fördefinierade områdena för uppföljning samt gällande avtal, lagar, föreskrifter och förordningar. 5

6 3 RESULTAT AV INTERVJUER Intervju genomfördes med verksamhetschefen för de berörda enheterna i samband med ett platsbesök. Ett och samma företag står för samtliga avtal i landstinget och verksamhetschefen innehar denna roll för samtliga mottagningar. Vårdgivaren har varit positiv till den fördjupade uppföljningen och tillmötesgående vid platsbesöket. 3.1 ORGANISATION, BEMANNING, TILLGÄNGLIGHET OCH ÖPPETTIDER Mottagningarna tillhör alla samma företag och bemannas med tre heltidstjänster som fördelar sig på fyra leg. Naprapater. Mottagningarna är belägna i landstingsägda lokaler, varav två är belägna i Uppsala, en i Enköping och en i Tierp. Mottagningarna har generellt öppet 8-17 varje helgfri vardag, beroende på efterfrågan, och ingen av mottagningarna har några betydande väntetider. Vid akuttider uppger verksamhetschefen att de som allra mest har en veckas väntetid och att väntetiden för övriga tider är som mest två veckor. Verksamhetens bemanning och öppettider förefaller vara godtagbar i förhållande till det avtal som tecknats med landstinget. 3.2 KVALITETS- OCH PATIENTSÄKERHETSARBETE, PATIENTFOKUS OCH BEMÖTANDE Den aktuella granskningen har inte haft sådan omfattning att det getts tillräckligt med underlag för att bedöma huruvida verksamheterna bedriver ett godtagbart kvalitets- och patientsäkerhetsarbete. Bedömningarna kring detta baseras enbart på det som har kunnat uppvisas i form av dokument och det som framkommit i samband med intervjuerna. Verksamheten har ett omfattande ledningssystem för att systematiskt arbeta med kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Ledningssystemet tycks uppfylla, enligt granskarnas bedömning, de krav som ställs i SOSFS 11:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vidare har vårdgivaren, enligt granskarnas bedömning, fullgoda rutiner för rapportering till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) om en patient i samband med vård, behandling eller undersökning drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom (SOSFS 05:28). Medicinska avvikelser skickas till Naprapatförbundet för konsultation, vilka ger rekommendation om fallet bör lex Maria-anmälas eller ej. Vidare analyserar och diskuterar, enligt egen utsago, verksamhetschefen medicinska avvikelser med övrig personal. Behandlingsrelaterade patientklagomål behandlas på samma sätt som medicinska avvikelser och icke-behandlingsrelaterade klagomål återkopplas rutinmässigt till berörd patient. Vårdgivarna förefaller sig ha ett fokuserat arbete med att systematiskt ta in och bearbeta patienters behov och förväntningar på vården. Alla kunder erbjuds att delta i enkätundersökning som skickas ut vid tre tillfällen: direkt efter, tre månader och ett år efter besöket. Utöver detta håller vårdgivarna intervjuer med patienter och har tydliga mål som verksamheterna ska sträva efter att nå, baserat på patienters upplevelse av vården. 3.3 PERSONALPOLITIK, BEHÖRIGHET OCH LEGITIMATION De aktiviteter som ingår i verksamheten beskrivs i verksamhetens kvalitetsledningssystem. Där specificeras bland annat rutiner för hur anställda ska kompetensutvecklas och enligt 6

7 verksamhetschefen har varje anställd en individuell kompetensutvecklingsplan. Det har, enligt verksamhetschefen, historiskt sett varit relativt hög personalomsättning i företaget och verksamheten har haft vissa svårigheter med att rekrytera personal. Eftersom företaget är relativt litet påverkar varje avhopp organisationen, men de uppger att organisationen i dagsläget har marginal för att klara oväntade förändringar i personalstyrkan. Verksamheten har vid platsbesöket kunnat visa upp en dokumenterad plan för kompetensförsörjning, som en del av ledningssystemet. Verksamheten har vidare rutiner för att kontrollera anställdas behörighet och legitimation i samband med nyanställningar. Vid nyanställning kontrolleras legitimation genom att företaget begär in legitimationsintyg. Verksamheten kunde i samband med platsbesöket visa upp skriftliga rutiner för detta. 3.4 ÖVRIGT Vårdgivaren upplever att kontakten med landstinget är av varierande kvalitet. De uppger vid intervjun att det vid ärenden tar lång tid, ex. godkännande av ny personal, vilket är beroende av enskilda handläggare. 7

8 4 RESULTAT AV JOURNALGRANSKNING Journalgranskningen har genomförts genom en helhetsbedömning av utvalda patientjournaler. Bedömning av huruvida journaldokumentationen styrker fakturerat arvode baseras på jämförelse av journalanteckningar och registrerade besök som vårdgivare lämnat för fakturering till landstinget. I tabell 1 redovisas resultaten från journalgranskningen. Tabell 1 Resultat av journalgranskning för respektive vårdgivare Revisionsfråga Alternativ VG1 VG2 VG3 VG4 Subtotalt Total Journalinnehållet är godtagbart avseende patientens identitet Ja Nej Journalanteckningar är signerade inom 14 dagar Ja Bristfälligt Nej Journalinnehållet verifierar fakturerat arvode Ja Bristfälligt Nej Journalinnehållet är godtagbart avseende undersökningsresultat Ja Bristfälligt Nej Journalinnehållet är godtagbart avseende plan för behandlingen Ja Bristfälligt Nej Journalinnehållet är godtagbart avseende ställd diagnos Ja Bristfälligt Nej Journalinnehållet är godtagbart avseende vidtagna och planerade åtgärder Ja Journalinnehållet är godtagbart avseende information som lämnats till patienten rörande behandlingsmöjligheter inklusive egenvårdsråd och möjlighet till förbättrat hälsotillstånd genom egenvård och aktivitet Bristfälligt Nej Ja Bristfälligt Nej N/A Journalinnehållet är godtagbart avseende behandlingsresultat Ja Journalinnehållet är godtagbart avseende utfärdade intyg och remisser samt andra inkommande och utgående uppgifter Bristfälligt Nej Ja Bristfälligt Nej N/A Journalgranskningen visar på en överlag godkänd dokumentation, men med varierande brister för samtliga mottagningar. En summering av resultat per svarsalternativ och mottagning presenteras i tabell 2. Tabell 2 Summering av resultat per svarsalternativ och mottagning Alternativ VG1 VG2 VG3 VG4 Ja Bristfälligt Nej N/A Totalt DOKUMENTATION AV IDENTITET, SIGNERING OCH FAKTURERAT ARVODE För samtliga granskade journaler har det funnits en upprättad patientjournal där patientens identitet är dokumenterad på ett godtagbart sätt. Det är dock enbart 12 av patientjournaler som innehåller journalanteckning för samtliga landstingsfinansierade vårdkontakter. För åtta 8

9 av de granskade journalerna har det funnits ett fåtal besök där det inte finns en journalanteckning som verifierar det fakturerade arvodet. Två av fyra mottagningar har signerat majoriteten av de granskade journalerna på ett godtagbart sätt. De två andra har inte signerat någon av de granskade journalerna på ett tillfredsställande sätt. Det går inte, utifrån de granskade journalerna, att avgöra huruvida journalanteckningar är signerade inom 14 dagar, utan enbart om de är signerade. 4.2 UNDERSÖKNINGSRESULTAT, BEHANDLINGSPLAN OCH DIAGNOS Av de granskade journalerna har ingen av mottagningarna på ett godtagbart sätt dokumenterat undersökningsresultat i samtliga journaler. Sammantaget bedöms journalinnehållet vara godtagbart avseende undersökningsresultat i 11 av journaler. Det är enbart i 1 av journaler där det helt saknas undersökningsresultat. I samtliga granskade journaler har patienten sökt behandling för åkommor i rörelse- och stödjeapparaten. Journalinnehållet anses inte godtagbart avseende plan för behandling i 19 av journaler. Behandlingsplan är relevant att dokumentera då det underlättar kontinuerlig uppföljning och minskar risken att behandlingsserier blir längre än nödvändigt. Detta är det kriterium där de granskade naprapaterna kontinuerligt missar i journalföringen. Avseende detta kriterium behöver naprapaterna utveckla sin journalföring för att denna ska vara förenlig med gällande praxis. Generellt anses journalinnehållet rörande ställd diagnos vara godtagbart, där 14 av journaler har godtagbar dokumentation. För 6 av journaler anses dokumentation avseende ställd diagnos vara bristfällig, dvs. det finns dokumentation, men denna anses inte vara fullgod. Det är ingen av journalerna som fullständigt saknar dokumentation rörande ställd diagnos. 4.3 ÅTGÄRDER, PATIENTINFORMATION, BEHANDLINGSRESULTAT OCH UTFÄRDADE INTYG Rörande planerade och vidtagna åtgärder bedöms över hälften av journalerna vara bristfälliga. Det är endast 7 av journaler där planerade och vidtagna åtgärder är godtagbart dokumenterade, dock är det ingen journal som helt saknar denna dokumentation. Den vanligaste bristen i journalinnehållet är att dokumentationen inte är tillräckligt specifik för att vara tillfredsställande. Detta utgörs i majoriteten av de granskade journalerna av att det i journalen inte är möjligt att utläsa vilken manipulationsteknik som använts och/eller vilken sida som behandlingen avser. I enlighet med avtalet ska naprapater informera patienter om behandlingsmöjligheter, egenvårdsråd och möjlighet till förbättrat hälsotillstånd genom egenvård och aktivitet. Detta gör de flesta naprapater till stor sannolikhet muntligen, men i över hälften av de granskade journalerna är råd och information till patienten underdokumenterat. Dokumentation av behandlingsresultat är överlag godtagbart dokumenterat i de granskade journalerna. Totalt har 11 av granskade journaler bedömts vara godtagbara avseende behandlingsresultat. Tre av fyra mottagningar har dokumenterat tillfredsställande för majoriteten av de granskade journalerna medan en av mottagningarna inte har tillfredsställande dokumentation i någon av de granskade journalerna. För utfärdade intyg och remisser har detta ej varit relevant att bedöma i 10 av de granskade journalerna. För resterande 10 journaler där detta har varit relevant att bedöma har journalinnehållet varit godtagbart avseende detta kriterium. 9

10 5 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER Den fördjupade uppföljningen av naprapater med avtal med landstinget i Uppsala län syftade huvudsakligen till att granska följsamhet till gällande avtal, lagar, förordningar, föreskrifter och medicinska riktlinjer. I den fördjupade uppföljningen har det framkommit områden, kopplat till journalföringen, där det finns en tydlig förbättringspotential. Vid journalgranskningen har det framkommit att naprapaterna framförallt brister i journalföringen rörande dokumentation av plan för behandlingen. Detta område bör vidareutvecklas av naprapaterna och är i dagsläget inte tillfredsställande. Det är flertalet journaler som inte är signerade och för ett par landstingsfinansierade besök saknas journalanteckning. Samtliga anteckningar ska signeras och besök där ersättning begärs ska kunna styrkas med journalanteckning. I samband med intervjun har det inte framkommit något område där granskarna ser att verksamheten brister i förhållande till avtalet med landstinget. Verksamheten har ett väl dokumenterat kvalitetssäkringsarbete och tycks ha ett strukturerat arbete med att ta in och värdera patienters åsikter rörande den vård som ges. Det har i granskningen dock inte varit möjligt att följa det dagliga arbetet och denna bedömning förlitar sig därför enbart på de dokument som verksamheten kunnat uppvisa i samband med intervjutillfället. Baserat på de resultat som framkommit i samband med den fördjupade uppföljningen rekommenderar granskarna: Att landstinget kontinuerligt utför fördjupade uppföljningar av verksamheterna. Detta arbete bör inkludera såväl intervjuer som journalgranskningar Att landstinget kommunicerar vilka krav som ställs på verksamheterna rörande journaldokumentation 10

11 BILAGA 1: FÖRKORTNINGAR FÖR VÅRDGIVARE Tabell 3 Förkortning för respektive vårdgivare Vårdgivare Joylife Healthcare AB Enköping Joylife Healthcare AB Uppsala, Samariterhemmet, rum 1 Joylife Healthcare AB Uppsala, Samariterhemmet, rum 2 Joylife Healthcare AB Tierp Förkortning VG1 VG2 VG3 VG4 11